Outlook Web’de Takvim Pano Görünümü

OUTLOOK WEB’DE TAKVİM PANO GÖRÜNÜMÜ

 

Merhabalar,

Yaklaşık 2 yıl önce paylaştığımız Microsoft Outlook Spaces başlıklı yazımızda bahsettiğimiz, whiteboard tarzı sürükle bırakla tüm office uygulamalarınızı tek bir alanda pano içerisinde görütüleyebileceğinizden söz etmiştik.

Microsoft Outlook Spaces

 

Gelin şimdi de adım adım neler yapılabileceğinden bahsedelim.

İlk olarak https://outlook.office.com/ adresine giriş yapın.
Sol menüden Takvimi tıklayın.

Sağ köşedeki Panoyu tıklayın. Sonrasında dilerseniz Yeni pano oluşturabilir veya mevcut bir Panoyu seçebilirsiniz.

Ekrana gelen Panonuza aşağıda göreceğiniz üzere birçok öğe ekleyebilirsiniz.

PANOYA EKLENEBİLECEK ÖĞELER

 

Örnek Pano Görünümü

Outlook: Yeni Ton Algılama ve E-postalarımı Sesli Çal Özellikleri

Merhaba sevgili okurlar,
Bugün sizlere hayatımızın çok büyük bir parçası olan Outlook’a gelen iki yeni özellikten bahsedeceğiz.

Bunlardan ilki, Web üzerinde Outlook’a gelen Tonlama özelliği.

Web üzerinde Outlook’taki bu yeni Microsoft Düzenleyici özelliği, artık konuşma tonunda değişiklik önermek için yazma iyileştirmeleri sunuyor olacak. Bu öneriler, yanlış anlaşılmaları önlemek için kullanıcının daha net ve istenen bir tonda iletişim kurmasını sağlayacaktır.

Bu özellik Web üzerinde Outlook için kullanıma sunuluyor olacak.

Bu güncelleme ne zaman gerçekleşecek?

Bu özelliğin Eylül başlarında kullanıma sunulmaya başlanıp Eylül sonunda tamamlanması bekleniyor.

Bu güncelleme kurumunuzu nasıl etkileyecek?

Bir kullanıcı Web için Outlook üzerinde bir şeyler yazarken, Düzenleyici yazılanları tarar ve geliştirilmiş konuşma tonuyla yeniden yazma önerileri oluşturur.

Bu özellik varsayılan olarak devre dışı bırakılacak ve kullanıcılar Ton‘u seçebilecekleri Microsoft Düzenleyici Ayarları‘nı yüzeye çıkarmak için düzenle butonuna tıklayarak bu özelliği etkinleştirebiliyor olacaklar.

 

Web üzerinde Outlook’ta Standart Düzenleyici Ayarları için erişim noktasıAccess to Microsoft Editor Settings

Kullanıcılar Ton’u seçebilir ve aynı şekilde Ton seçimini kaldırabilir

Microsoft Editor Settings outlook

Not: Bu öneriler, kurum içindeki bir kullanıcının posta kutusuyla aynı sunucularda çalışan Yapay Zeka modellerinden gelir ve kurumunuzun iletileri dışında hiçbir ileti içeriği iletilmez veya depolanmaz.

Hazırlanmak için yapmanız gerekenler

Kullanıcılarınızı bu yeni özellik hakkında bilgilendirmek ve eğitiminizi ve belgelerinizi uygun şekilde güncellemek isteyebilirsiniz.

 

İkinci özelliğimiz ise, aslında hali hazırda bulunan E-Postalarımı Sesli Oynat özelliğine gelen bir geliştirme.

 

Outlook Mobil’in E-postalarımı Sesli Oynat özelliğine gelen bu geliştirme, Öne Çıkan E-postaları (önemli görülen e-postaları) belirler ve gelen kutusundaki diğer e-postalardan önce okunmalarına öncelik verir.

 

Bu güncelleme kurumunuzu nasıl etkileyecek?

Outlook Mobil’de E-postalarımı Sesli Oynat uygulamasında e-postaları dinleyen müşteriler, zaman zaman e-postaların okunma sırasını değiştirebilir. Kullanıcıların harekete geçmesini gerektirebilecek e-postalar önce oynatılacaktır.

 

Not: Kuruluşunuzun dışında hiçbir e-posta içeriği iletilmez veya depolanmaz.

 

Hazırlanmak için yapmanız gerekenler

Kullanıcılarınızı bu yeni özellik hakkında bilgilendirmek ve eğitim ve belgelerinizi uygun şekilde güncellemek isteyebilirsiniz.

 

Bu özellik, varsayılan olarak aktif bir şekilde kullanıma sunuluyor olacak. Bu özellik, tenant yöneticileri tarafından aşağıdaki cmdlet’i false olarak ayarlanarak devre dışı bırakılabilir:

 

Set-OrganizationConfig -MessageHighlightsEnabled $true

 

Anahtar Noktalar

  • 85570 Kimlikli Yol Haritası
  • Zamanlama: Ekim başı
  • Kullanıma sunma: Kiracı Seviyesi
  • Kontrol Tipi: Yönetici Kontrolü
  • Eylem: Gözden geçirin ve değerlendirin

 

 

Güncel bilgileri kaçırmamak için blog sayfamızı takip etmeyi unutmayın.

Yeni özellikler ve güzel haberlerle görüşmek dileğiyle, kendinize iyi bakın. 👩🏻‍💻

Power Automate ile Haftalık Olarak Ekli Mail Yönlendirin

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Ekibinizle birlikte ortak olarak çalıştığınız Excel dosyanızın en güncel halini her hafta mail ek’i ile yöneticinize iletiyor musunuz? Hemen şimdi 10 dakikanızı ayırarak bir Power Automate ile kendi akışınızı oluşturun ve Excel ek’li mailleriniz her hafta ve istediğiniz saatte yöneticinize otomatik şekilde iletilsin.

Bir akış oluşturmak istediğinizde, her zaman bir eylem(tetikleyici) ile başlarsınız.
Oluşturacağımız akış haftalık şekilde otomatik olarak çalışması gereken bir akış , bu nedenle Recurrence(Schedule) Türkçesi Yinelenme(Zamanla) tetikleyicisi ile akış’ı başlatacağız.  *Dilerseniz aylık, günlük, saatlik,..kontroller de yapabilirsiniz.

Bir sonraki adımda mail ek’i olarak göndermek istediğiniz dosyanın bulunduğu konumu akışa söylemek gerekiyor. Dolayısıyla ilgili konnektörü (örn: OneDrive) işlem adımına eklememiz gerekir. Bu sayede mail ek’i ile göndermeyi istediğimiz dosyaya erişebilmesi sağlanır.

İşlemler çok kısa ve kolay. Hızlıca aşağıdaki adımları izleyerek akışı oluşturabilirsiniz.

Power Automate Uygulama Adımları 

  • Haftalık kontrol için Recurrence(Schedule) ->
  • OneDrive(Get File Content)->
  • Buradaki Verileri çağırmak için (List Files in Folder)->
  • Çağırdığımız dosyalardan istediğimizi seçebilmek için Koşul Eklenir-> (Çağırmayı istediğim dosyanın kontrolünü Name without Extension üzerinden [Name without Extension=ExcelAdı] yazarak sağlarız
    (Bu işlem otomatik olarak (her birine uygula /apply to each) komutunu ekrana getirir)->
    Power Automate Uygulama Adımları 
  • Koşul sağlanırsa mail atma işlemi için Outlook (Send an email) ->
    bu seçeneğin içinde Gelişmiş seçenekler içinden de attachments content bölümüne OneDrive’dan gelen contenti eklemeliyiz
    aynı zamanda attachments name bölümü de doldurulmalıdır
    mail atma işlemi

Power Automate üzerinde yukarıdaki adımları uygulayarak  her hafta Recurrence(Schedule) kontroller ile Outlook mail ek’inde Excel dosyanızın en güncel halini gönderebilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Power Automate ile Toplu Maıl Göndermek

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Özellikle İnsan Kaynaklarının ihtiyaç duyduğu tebrik, etkinlik, özel gün kutlama gibi mail süreçlerinde katılımcılara özel hitap, mail içeriği ve detay konuların özelleştirildiği mailleri Power Automate üzerinden iletebilirsiniz.

Bu sayede tek tek mail göndermek için uğraşmazsınız. Size sadece mail listesi ve detayını belirlemek kalır.

Tablo Oluşturma

OneDrive içerisinde bir Excel açılır. Ekle sekmesinden Tablo seçilerek sayfaya bir tablo eklenir.

Bu tabloya, aşağıda yer alan görseldeki gibi Mail, AdSoyad ve mail detaylarını içeren bilgiler kolonlara yazılır.

Bu tabloda var olan her bir satır, ayrı ayrı mailler olarak akış tarafından gönderilecek.

Power Automate Akış Süreci

Yeni boş bir akış ile işleme başlanır.

Tablodaki veriler doldurduktan sonra akış bireysel tetiklenerek çalıştırılacak. Bu nedenle akışı Flow button for mobile (Manually trigger a flow) ile başlatıyoruz.

Bir sonraki adımda Excel tablosundaki verileri ekleyebilmek için Excel for Bussiness (Tablodaki satırları listele/ List rows present in a table) eklenir. Bu nesnenin içerisine az önce oluşturulan tablo eklenir.

Bir sonraki adımda Outlook (Eposta gönder/Send an email) eklenir.

Bu adımda Excel tablosunun kolonları ilgili alanlara eklenir. Excel alanlarının (mail, ad, vs) seçilmesiyle Her birine uygula (Apply to each) nesnesi otomatik olarak akışa eklenecektir. Her birine uygula nesnesi sayesinde Excel tablosundaki her bir satır için etkinlik oluşturulacaktır.

 

İlgili alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşeden akışa isim verilir. Ör: Belirli bir listeye Mail gönderme. Akış sağ üst köşeden kaydedilerek kapatılabilir.

Excel tablosundaki bilgiler teyit edilerek akış çalıştırılabilir.

Power Automate Outlook Bağlantısı için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Bir Davetli Listesine Power Automate ile Takvim Göndermek

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Tüm etkinlik davetleriniz için katılımcılara özel hitap, etkinlik içeriği ve etkinlik konumu gibi verileri özelleştirerek toplantı takvimlerini Power Automate üzerinden iletebilirsiniz.

Bu sayede tek tek takvim oluşturmak için uğraşmazsınız. Size sadece katılımcı listesi ve etkinlik detayını belirlemek kalır.

Tablo Oluşturma

OneDrive içerisinde bir Excel açılır. Ekle sekmesinden Tablo seçilerek sayfaya bir tablo eklenir.

Bu tabloya, aşağıda yer alan görseldeki gibi Mail, AdSoyad ve etkinlik detaylarını içeren bilgiler yazılır.

Bu tabloda var olan her bir satır için ayrı ayrı toplantı mailleri akış tarafından gönderilecek.

Etkinlik tarih ve saat bilgisi Power Automete’in beklediği formatta olması adına 2020-03-23T13:00:00 biçiminde yazılmıştır. Saat formatı, 24 saat biçimindedir ve tam belirttiğiniz saat için etkinlik oluşturulacaktır.

Power Automate Akış Süreci

Yeni boş bir akış ile işleme başlanır.

Tablodaki veriler doldurduktan sonra akış bireysel tetiklenerek çalıştırılacak. Bu nedenle akışı Flow button (Manually trigger a flow) ile başlatıyoruz.

Bir sonraki adımda Excel tablosundaki verileri ekleyebilmek için Excel for Bussiness (Tablodaki satırları listele/ List rows present in a table) eklenir. Bu nesnenin içerisine az önce oluşturulan tablo eklenir.

Bir sonraki adımda Outlook (Etkinlik Oluştur/ Create an Event) eklenir.

Bu adımda Excel tablosunun kolonları ilgili alanlara eklenir. Excel alanlarının (mail, ad soyad, tarih, vs) seçilmesiyle Her birine uygula (Apply to each) nesnesi otomatik olarak akışa eklenecektir. Her birine uygula nesnesi sayesinde Excel tablosundaki her bir satır için etkinlik oluşturulacaktır.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşeden akışa isim verilir. Ör: Belirli bir listeye Outlook takvimi göndermek. Akış sağ üst köşeden kaydedilerek kapatılabilir.

Excel tablosundaki bilgiler teyit edilerek akış çalıştırılabilir.

 

Power Automate Outlook Bağlantısı için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Maıl Alerts ile Maıllerinizi Kaçırmayın

[vc_row][vc_column][vc_column_text]İş yoğunluğunda gelen mail takibini yapmak zorlaşabilir ve mailler gözden kaçırılabilir. Maillerinizi kaçırmamak için Outlook’ta kural oluşturmayı deneyebilirsiniz.

Günlük iş rutininize ve iş yapış biçiminize göre çeşitli kurallar oluşturarak optimum mailbox kullanımı elde edebilirsiniz. Böylece maillerinizi kategorize ederek iş yoğunluğunu farklı kollara dağıtabilir ve maillere daha hızlı dönüş yapabilirsiniz.

Outlook Kuralları

Outlook’ta yazdığınız kurallar sayesinde önem derecesi yüksek maillere göre, proje kapsamında konu başlığına yada mail kontağına göre, ya da aslında sizin ilgilenmeniz gerekmeyen konulara göre ve daha bir çok senaryo ile maillerinizi ayrıştırılmış vaziyette kullanabilirsiniz.

Outlook Kuralları ile Mail Alerts Oluşturmak

Beklenen bir onay süreci için Inbox’a onay maili geldiğinde, ekranda uyarı penceresi görmek iyi olmaz mıydı?

Bu yazıda belirli bir konu başlığına sahip mailler için uyarı penceresi göstererek ilgili mailleri belirli bir klasöre taşıma işlemi yapılacak.

Dilerseniz belirli bir kişiden gelen mailler içinde aynı işlem yapılabilir, senaryolar sonsuz.

Mail Uyarıları (Mail Alerts)

işlemler Dosya Sekmesi–>Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresinde gerçekleştirilecek.

*Bu kuralda, gelen mailin konu alanında başlıklı teklif onaylanmıştır. yazan mailler için uyarı penceresi göstererek ilgili mailler Onaylanan Teklifler klasörüne taşınacaktır.

İşlem Adımları

Yeni Kural–> Şablonlardan (Birisinden gelen postaları Yeni Öğe Uyarısı Penceresi’nde Göster) seçilerek başlanabilir. Zaten İleri butonu ile kural için gerekli tüm kriterleri sürekli olarak ortak bir ekran üzerinden değiştirebilmekteyiz. O nedenle şablon seçimi çok önemli değil, dilerseniz Boş bir kuraldan başla başlığı altından Aldığım iletilerde…seçilebilir.

İleri butonu tıklanır ve bir sonraki ekranda kişi veya ortak grup seçimi kaldırılır.

1.Adım: Mailin konu alanını yönetmek için konuda belirli sözcükler bulunan seçilir.

2.Adım: Mailin konu alanında içerecek metni yazmak için 2. adımdaki belirli sözcükler tıklanarak açılan pencereye mail konusunda yer alan metinler yazılarak Ekle ve Tamam butonlarına tıklanarak kaydedilir.

Uyarı iletisini düzenlemek için belirli bir ileti tıklanarak Alert metni yazılır ve Tamam’a tıklanır.

İleri butonu tıklanır ve bir sonraki ekranda Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster
iletiyi belirtilen klasöre taşı seçili gelmektedir.

1.Adım : İletiyi belirtilen klsöre taşı seçilir.
2.Adım: Taşınacak klasör ya da alt klasör seçilir, yok ise o anda ekranda oluşturulabilir.

İleri butonu tıklanır ve son ekrana geçilir.

1.Adım: Kurala bir isim verilir.
2.Adım: Bu kuralı Gelen Kutusunda çalıştırarak kurala uyan verileri geçmişe dönük kontrol etmiş olursunuz.

Son Butonu ile kural penceresi kapatılır.

Yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için Kurallar ve Uyarılar penceresi de Uygula butonuna basılabilir, yeni kurallar oluşturulmayacaksa bu pencere kaydedilerek kapatılmalıdır.

Mail kuralları için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Yüksek Önemli İşaretlenmiş Mailleri Kaçırmayın

[vc_row][vc_column][vc_column_text]İş yoğunluğunda gelen mail takibini yapmak zorlaşabilir ve mailler gözden kaçırılabilir. Maillerinizi kaçırmamak için Outlook’ta kural oluşturmayı deneyebilirsiniz.

Günlük iş rutininize ve iş yapış biçiminize göre çeşitli kurallar oluşturarak optimum mailbox kullanımı elde edebilirsiniz. Böylece maillerinizi kategorize ederek iş yoğunluğunu farklı kollara dağıtabilir ve maillere daha hızlı dönüş yapabilirsiniz.

Outlook Kuralları

Outlook’ta yazdığınız kurallar sayesinde önem derecesi yüksek maillere göre, proje kapsamında konu başlığına yada mail kontağına göre, ya da aslında sizin ilgilenmeniz gerekmeyen konulara göre ve daha bir çok senaryo ile maillerinizi ayrıştırılmış vaziyette kullanabilirsiniz.

Önem Derecesi Yüksek Maıller için Uyarı Sesleri Alın

Inbox’a önemli bir mail geldiğinde, uyarı sesleri duymak ve ekranda uyarı penceresi görmek iyi olmaz mıydı?

Önem Derecesi Yüksek Maıller için Uyarı Sesleri Alma

Bu yazıda Önemli olarak işaretlenmiş mailler için uyarı sesi çalma ve uyarı penceresi gösterme kuralı oluşturulacak.

Önemli Maıl Geldiğinde Ses Kaydı Çalmak

işlemler Dosya Sekmesi–>Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresinde gerçekleştirilecek.

*Bu kuralda, gelen mail Yüksek Önemli işaretlenmiş ise bu mail için uyarı sesi çalınacak ve uyarı penceresi gösterilecektir.

İşlem Adımları

Yeni Kural–> Şablonlardan (Birinden ileti aldığımda ses çıkar) seçilerek başlanabilir. Zaten İleri butonu ile kural için gerekli tüm kriterleri sürekli olarak ortak bir ekran üzerinden değiştirilmekte. O nedenle şablon seçimi çok önemli değil, dilerseniz Boş bir kuraldan başla başlığı altından Aldığım iletilerde kuralı uygula seçilebilir.

Önemli Maıl Geldiğinde Ses Kaydı Çalma

İleri butonuna tıklanır.

1.Adım: kişi veya ortak grup tarafından gönderilen seçimi kaldırılır.
Önem olarak işaretli seçimi yapılır.

2.Adım: önem kelimesine tıklanarak açılan pencereden Önem derecesi seçilir. İleri butonuna tıklanır.

Önem derecesi

Yeni ekranda 1Adım: ses çal seçimi vardır.

2.Adım: ses çal’a tıklanarak gelen mail için çalması istenen ses seçilir.

istenen sesi seçme

Aynı ekranda pencere kaydırılarak Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster seçilmektedir.

2.Adım: alanından Uyarı İletisi için metin yazılarak bir sonraki ekrana geçilir.

Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster

İleri butonu tıklanır ve son ekrana geçilir.

1.Adım: Kurala bir isim verilir.
2.Adım: Bu kuralı Gelen Kutusunda çalıştırarak kurala uyan verileri geçmişe dönük kontrol etmiş olursunuz.

Son Butonu ile kural penceresi kapatılır.

Gelen Kutusunda çalıştırma

Yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için Kurallar ve Uyarılar penceresi de Uygula butonuna basılabilir, yeni kurallar oluşturulmayacaksa bu pencere kaydedilerek kapatılmalıdır.

Kurallar ve Uyarılar penceresi

Mail kuralları için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Eklentiler ile Offıce Programlarınıza Renk Katın

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Excel, PowerPoint gibi Office ürünlerinize, standartların dışında özellikler ekleyerek kullanımınızı özelleştirebilirsiniz.

Harita grafikleri, Power BI görselleri, Forms anketleri, Emoji, Sticker gibi birçok Eklenti mevcut.

Eklentiler (Add-ins) Ekle sekmesinde yer almaktadır.

Kullanışlı ve interaktif  eklenti çeşitleri mağazadan seçilerek kullanılabilir.

Excel – Bıng Maps Eklentisi

Excel listelerinizdeki Enlem, Boylam, İl, Ülke gibi verileri Bing Haritalar üzerinde noktasal olarak göstermenizi sağlar.

Excel – People Graph Eklentisi

Standartlaşmış Pasta grafikler ya da Sütun grafikler yerine simgeleri kullanmaya ne dersiniz?

Bu eklenti ile rakamsal verilerinizi simgeler ile ifade edebiliyorsunuz.

Tema, simge ve grafik gösterimini dilediğiniz şekilde özelleştirerek kullanabilirsiniz.

Excel – Selectıon to HTML Eklentisi

HTML kodlarını sizin yerinize yazan bir asistana ne dersiniz.

Excel listenizdeki tablo yapısını, metin içeriği dahil tüm veriyi doğrudan HTML texte çevirebiliyorsunuz.

Yapmanız gereken, dönüştürmek istediğiniz liste aralığını seçmek ve sonrasında dönüştürücü eklentinin penceresinde yer alan COPY HTML CODE butonuna basmak.

Arkaplanda HTML kodları anında oluştu ve kopyalandı, artık istediğiniz alana yapıştırarak kodları kullanabilirsiniz.

Excel – Mını Calender and Date Pıcker Eklentisi

Takvimden seçtiğiniz tarihler ile planlamalarınızı hızlıca yapabilirsiniz.

Takvim hafta sayısı, hafta başlangıç günü, renk gibi özellikler özelleştirilebilir.

PowerPoınt – Forms

Elektronik formlarınızı Sunum esnasında yanıtlayabilirsiniz

Forms özelliği ile dilediğiniz formu sunuma ekleyerek sunum esnasında kullanabilirsiniz.

Word/PowerPoınt/Outlook – Emojı Keyboard Eklentisi

Cep telefonunuzda kullandığınız emojileri PowerPoint sunumlarınızda da kullanabilirsiniz.

PowerPoınt – To Do Lıst Pro Eklentisi

Sunum esnasında To-Do listlere ihtiyaç duyuyor musunuz?

Sunum hazırlarken işlem adımlarınızı To-Do list şeklinde tutabilirsiniz.

PowerPoınt – Web Vıewer Eklentisi

Sunum yaparken dilediğiniz web sayfasının ön izlemesini göstermek ister miydiniz?

Sunumunuzu durdurup tarayıcıya girmeden, web’den sayfanızın ön izlemesini görüntüleyebilirsiniz.

PowerPoınt – Pıxton Comıc Characters Eklentisi

Sunumları eğlenceli hale getirin!

Çizgi karakterlerin görünüm, giyim ve duruşlarını özelleştirebilirsiniz.

Konuşma balonları ile karakterinizi daha çarpıcı hale getirebilirsiniz. Artık sunumlarınız daha renkli.

Word – To Do Eklentisi

Çalışmalarınızı daha planlı hale getirmek için To-Do kullanabilirsiniz.

Görevlere saat, dakika gibi bilgileri ekledikten sonra Add Task butonuna basılır. Geri sayım sayacı ile görev süresi kontrol edilmiş olur.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son-1.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Power Automate ile Anketlerinizi Yanıtlayanlara Otomatik Mailler Gönderin

MS Forms ile şirketinizdeki anketleri elektronik ortamda kullanmaya başladığınızdan beri, anketleri toplamanın, incelemenin ve analizler yapmanın daha rahat olduğuna fark etmişsinizdir.

MS Forms üzerindeki anketinize, yeni bir yanıt geldiğinde otomatik mail bildirimleri alabilir ve anket sonuçlarını hızlıca görüntüleyip hazır grafikleri inceleyebilirsiniz.

Kullanıcıları bir sonraki anketinizi de yanıtlamasını teşvik etmek için anketinizi yanıtlayanlara otomatik teşekkür maili gönderebilir ya da aynı mailin içerisinde başka bir anketin bağlantısını da ekleyebilirsiniz.

Otomatik mail gönderimleri için MS Flow ile birkaç adımlı akış oluşturmanız yeterli.

MS Flow ile boş bir akış üzerinden işlemlere başlayalım:

Adım1: New Flow Trigger-> Forms

Anket yanıtlandığı anda mail akışı başlayacak bu nedenle Flow tetikleyicisi olarak Forms’a Yeni bir cevap gönderildiğinde (When a new response is submitted) seçilir.

Yanıtlanması beklenen anket açılan listeden seçilerek devam edilir

Seçilen anket için anket adı, anket soruları, yanıtlayan e-mail gibi bilgileri öğrenebilmemiz için yeni adımda detayları çağırmamız gerekir.

Adım2: New Flow Action-> Forms Response Details

Yeni adımda Yanıt detaylarını alın (Get response details) eklenir.

Response Id alanına List of response notifications Response Id seçeneği eklenir. Bu seçeneğin eklenmesiyle Apply to each alanı otomatik olarak gelir.

Artık, anket adı, anket soruları gibi detaylar erişilebilir durumda.

Adım3: New Flow Action-> Outlook

Anket detayında çağırdığımız e-mail adreslerine, mail göndermeye başlayabiliriz. Yeni adımda Outlook –> Send an email eklenir.

Yanıtlayan kişiye cevap maili gönderileceğinden To: alanına Responders’ Email ekleyerek ilerlenir.

Subject ve body alanları ilgili şekilde yazılır.

Adım4: Flow Actions->The Final Step

Akışı sol üst köşeden adlandırdıktan sonra, sağ üst köşedeki kaydet butonu ile kaydederek kullanıma açabilirsiniz.

Ön izleme:

*Not:

E-mail’lerin gönderilebilmesi için form anonim yapılmamalıdır. Böylece anket yanıtlayan kişilerin mail adresleri erişilebilir durumda olur.

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Kendiniz Belirleyin

Olası Durumlar

Outlook’da kendi kurallarınızı yazın ve önemli mailleri kaçırmayın. Mail trafiği ve yoğun iş temposunda bizim için önemli olan mailleri bazen kaçırabiliriz. Bazen mailin gelmesini bekler dururuz ama aslında mail oradadır ve biz fark etmemişizdir. Outlook’da kural yazmayı öğrenmiş Süper Personeller bekledikleri mailleri kaçırmamak için kendi kurallarını kendileri yazıyorlar!

Ayrıca Outlook’da farklı durumlar için belirlediğimiz kurallar ile birçok işlemin otomatik olarak yapılmasını da sağlayabiliriz.

Örnek olarak mailler renklendirilebilir, farklı bir klasöre taşınabilir, geldiği anda silinebilir, bir başkasına yönlendirilebilir…

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Yazmaya Başlayın!

Bu makalede belirli bir kişiden gelen mailin renklendirilmesinden (biçimlendirilmesinden) bahsedeceğiz. Mailin kırmızı renkle ve belirli bir yazı fontunda gösterilmesini sağlayalım.
Bu işlem için Görünüm sekmesinden Geçerli Görünüm grubundan Görünüm Ayarları‘na tıklarız. Belirli bir kişiden gelen maili renklendirmek istediğimiz için açılan pencereden Koşullu Biçimlendirmeyi seçeriz.
Excel’den de bildiğiniz gibi belirli kriterleri sağlayan işlemler için koşullu biçimlendirme kullanılır. Excel koşullu biçimlendirmesi ile ilgili makaleyi buradan okuyabilirsiniz.

Yeni gelen mailleri hedef alarak belirginleştirmek için koşullu biçimlendirme sayfasından “Okunmamış İletiler” seçilerek Ekle butonuna tıklarız ve yeni bir kural belirlemeye başlarız. Yeni kurala “kimden” adını verdikten sonra Yazı Tipi… butonuna tıklayarak bu sayfadan renk, yazı tipi, yazı boyutu seçeneklerini kendi isteğimize göre belirleriz. Bu penceredeki işlemi tamamlayıp Koşul butonuna tıklarız. Açılan pencereden Kimden alanına mail alacağımız kişiyi/kişileri seçeriz, Kime alanına ise kendi mail adresimizi yazarız. İşlemleri onayladıktan sonra belirlediğimiz kişiden/kişilerden gelen tüm yeni mailler kişiselleştirilmiş şekilde görünecektir.