Power Automate ile Haftalık Olarak Ekli Mail Yönlendirin

Ekibinizle birlikte ortak olarak çalıştığınız Excel dosyanızın en güncel halini her hafta mail ek’i ile yöneticinize iletiyor musunuz? Hemen şimdi 10 dakikanızı ayırarak bir Power Automate ile kendi akışınızı oluşturun ve Excel ek’li mailleriniz her hafta ve istediğiniz saatte yöneticinize otomatik şekilde iletilsin.

Bir akış oluşturmak istediğinizde, her zaman bir eylem(tetikleyici) ile başlarsınız.
Oluşturacağımız akış haftalık şekilde otomatik olarak çalışması gereken bir akış , bu nedenle Recurrence(Schedule) Türkçesi Yinelenme(Zamanla) tetikleyicisi ile akış’ı başlatacağız.  *Dilerseniz aylık, günlük, saatlik,..kontroller de yapabilirsiniz.

Bir sonraki adımda mail ek’i olarak göndermek istediğiniz dosyanın bulunduğu konumu akışa söylemek gerekiyor. Dolayısıyla ilgili konnektörü (örn: OneDrive) işlem adımına eklememiz gerekir. Bu sayede mail ek’i ile göndermeyi istediğimiz dosyaya erişebilmesi sağlanır.

İşlemler çok kısa ve kolay. Hızlıca aşağıdaki adımları izleyerek akışı oluşturabilirsiniz.

Power Automate Uygulama Adımları 

  • Haftalık kontrol için Recurrence(Schedule) ->
  • OneDrive(Get File Content)->
  • Buradaki Verileri çağırmak için (List Files in Folder)->
  • Çağırdığımız dosyalardan istediğimizi seçebilmek için Koşul Eklenir-> (Çağırmayı istediğim dosyanın kontrolünü Name without Extension üzerinden [Name without Extension=ExcelAdı] yazarak sağlarız
    (Bu işlem otomatik olarak (her birine uygula /apply to each) komutunu ekrana getirir)->
    Power Automate Uygulama Adımları 
  • Koşul sağlanırsa mail atma işlemi için Outlook (Send an email) ->
    bu seçeneğin içinde Gelişmiş seçenekler içinden de attachments content bölümüne OneDrive’dan gelen contenti eklemeliyiz
    aynı zamanda attachments name bölümü de doldurulmalıdır
    mail atma işlemi

Power Automate üzerinde yukarıdaki adımları uygulayarak  her hafta Recurrence(Schedule) kontroller ile Outlook mail ek’inde Excel dosyanızın en güncel halini gönderebilirsiniz.

OneDrıve’a Eklenen Dosyayı Mail Ek’inde İletin

Merhaba bu yazıda OneDrive’a eklenen dosyayı mail ek’inde iletmek için işlem yapacağız. Tabii ki tahmin ettiğiniz gibi Power Automate’i kullanacağız.

Akışı oluşturmaya başlamadan önce OneDrive’da oluşturmamız gereken dosyalar olacak.

OneDrıve for Busıness

OneDrive–> Yeni(New)–>Klasör(Folder) oluşturarak klasör adını Mail Folder olarak belirleyelim.

Mail Folder içerisinde Attachments adından başka bir klasör oluşturalım. Mail eklerini bu klasöre ekleyeceğiz.

OneDrıve'a Eklenen Dosyayı oluşturma

Artık Power Automate’e geçebiliriz.

Power Automate

Akışlarım (My flows) –>Yeni (New)–> Otomatik- boştan (Automated- from blank) seçerek boş bir flow ile süreci başlatacağız.

Power Automate

Açılan pencerede hiç bir şey seçmemize gerek yok, Atla (Skip) butonu ile akış penceresine doğrudan geçilebilir.

Atla (Skip) butonu

Akış İşlemleri

Akışımız OneDrive’a eklenen dosyayı eklendiğinde çalışacak. Bu nedenle ilk adım yani tetikleyici (trigger) olarak OneDrive for Business –> Bir Dosya Yaratıldığında (When a file is created (properties only) ) seçerek başlıyoruz.
When a file is created (properties only), Drive’a eklenen dosyanın dosya adı, dosya yolu gibi detaylarını içermekte.

Akış İşlemleri

Bu nesneyi ekledikten sonra eklerin yükleneceği klasörü belirteceğiz.

Dosya yolu seçim alanından Root–>Mail Folder–> Attachments seçiyoruz.

Dosya yolu seçim alanı

Yeni adımda, klasöre eklenen dosyayı somut şekilde kullanabilmek için Get File Content nesnesini ekliyoruz.

Klasöre eklenen dosyayı tespit etmek için unique idendtifier bilgisini bu nesneye vermemiz gerekiyor.

Dinamik içerik ekle (Add dynamic content)’e tıklayarak açılan pencereden List of Files Id seçilir.Dinamik içerik ekle

Yeni adımda E-posta Gönder (Send an Email(V2) ) nesnesini ekliyoruz.

Bu nesnenin içerisinde

Bitiş (To): Maili göndereceğiniz kişinin mail adresi,

Konu (Subject): Mailin konusu (isteğe göre yazılabilir).

İçerik (Body): Mail içeriği (isteğe göre yazılabilir).

 

Mail eklerini akışa ekleyebilmek için sol alt köşeden yer alan Gelişmiş ayarları göster (Show advanced options) ile mail gönderme detayları açılır.

Maıle Dosya Eklerini Ekleyin

Ek adı (Attachments name):

Dosya Adı (List of Files Name) seçilir.

Ek içeriği (Attachments Content): Dosya içeriğini getir (Get File Content) nesnesi sayesinde alınabilen File Content bu alana eklenir.

Maıle Dosya Eklerini Ekleyin

Akış bu şekilde tamamlanmış durumda.

Sol üst köşeden akışa isim verdikten sonra, sağ üst köşeden kaydet butonuna basarak akışı kaydedebilirsiniz.

Artık belirttiğimiz Attachments klasörüne herhangi bir dosya yüklendiğinde,  otomatik şekilde ek’li mail gönderilecek.

Diğer Power Apps yazılarına link üzerinden erişebilirsiniz.

Power Automate ile Toplu Maıl Göndermek

Özellikle İnsan Kaynaklarının ihtiyaç duyduğu tebrik, etkinlik, özel gün kutlama gibi mail süreçlerinde katılımcılara özel hitap, mail içeriği ve detay konuların özelleştirildiği mailleri Power Automate üzerinden iletebilirsiniz.

Bu sayede tek tek mail göndermek için uğraşmazsınız. Size sadece mail listesi ve detayını belirlemek kalır.

Tablo Oluşturma

OneDrive içerisinde bir Excel açılır. Ekle sekmesinden Tablo seçilerek sayfaya bir tablo eklenir.

Bu tabloya, aşağıda yer alan görseldeki gibi Mail, AdSoyad ve mail detaylarını içeren bilgiler kolonlara yazılır.

Bu tabloda var olan her bir satır, ayrı ayrı mailler olarak akış tarafından gönderilecek.

Power Automate Akış Süreci

Yeni boş bir akış ile işleme başlanır.

Tablodaki veriler doldurduktan sonra akış bireysel tetiklenerek çalıştırılacak. Bu nedenle akışı Flow button for mobile (Manually trigger a flow) ile başlatıyoruz.

Bir sonraki adımda Excel tablosundaki verileri ekleyebilmek için Excel for Bussiness (Tablodaki satırları listele/ List rows present in a table) eklenir. Bu nesnenin içerisine az önce oluşturulan tablo eklenir.

Bir sonraki adımda Outlook (Eposta gönder/Send an email) eklenir.

Bu adımda Excel tablosunun kolonları ilgili alanlara eklenir. Excel alanlarının (mail, ad, vs) seçilmesiyle Her birine uygula (Apply to each) nesnesi otomatik olarak akışa eklenecektir. Her birine uygula nesnesi sayesinde Excel tablosundaki her bir satır için etkinlik oluşturulacaktır.

 

İlgili alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşeden akışa isim verilir. Ör: Belirli bir listeye Mail gönderme. Akış sağ üst köşeden kaydedilerek kapatılabilir.

Excel tablosundaki bilgiler teyit edilerek akış çalıştırılabilir.

Power Automate Outlook Bağlantısı için linke göz atabilirsiniz.

Bir Davetli Listesine Power Automate ile Takvim Göndermek

Tüm etkinlik davetleriniz için katılımcılara özel hitap, etkinlik içeriği ve etkinlik konumu gibi verileri özelleştirerek toplantı takvimlerini Power Automate üzerinden iletebilirsiniz.

Bu sayede tek tek takvim oluşturmak için uğraşmazsınız. Size sadece katılımcı listesi ve etkinlik detayını belirlemek kalır.

Tablo Oluşturma

OneDrive içerisinde bir Excel açılır. Ekle sekmesinden Tablo seçilerek sayfaya bir tablo eklenir.

Bu tabloya, aşağıda yer alan görseldeki gibi Mail, AdSoyad ve etkinlik detaylarını içeren bilgiler yazılır.

Bu tabloda var olan her bir satır için ayrı ayrı toplantı mailleri akış tarafından gönderilecek.

Etkinlik tarih ve saat bilgisi Power Automete’in beklediği formatta olması adına 2020-03-23T13:00:00 biçiminde yazılmıştır. Saat formatı, 24 saat biçimindedir ve tam belirttiğiniz saat için etkinlik oluşturulacaktır.

Power Automate Akış Süreci

Yeni boş bir akış ile işleme başlanır.

Tablodaki veriler doldurduktan sonra akış bireysel tetiklenerek çalıştırılacak. Bu nedenle akışı Flow button (Manually trigger a flow) ile başlatıyoruz.

Bir sonraki adımda Excel tablosundaki verileri ekleyebilmek için Excel for Bussiness (Tablodaki satırları listele/ List rows present in a table) eklenir. Bu nesnenin içerisine az önce oluşturulan tablo eklenir.

Bir sonraki adımda Outlook (Etkinlik Oluştur/ Create an Event) eklenir.

Bu adımda Excel tablosunun kolonları ilgili alanlara eklenir. Excel alanlarının (mail, ad soyad, tarih, vs) seçilmesiyle Her birine uygula (Apply to each) nesnesi otomatik olarak akışa eklenecektir. Her birine uygula nesnesi sayesinde Excel tablosundaki her bir satır için etkinlik oluşturulacaktır.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşeden akışa isim verilir. Ör: Belirli bir listeye Outlook takvimi göndermek. Akış sağ üst köşeden kaydedilerek kapatılabilir.

Excel tablosundaki bilgiler teyit edilerek akış çalıştırılabilir.

 

Power Automate Outlook Bağlantısı için linke göz atabilirsiniz.

Power Automate Akışlarını Forms Yanıtlarına Göre Şekillendirin

Önceki makalelerimizde Ms Forms ile elektronik ortamda güvenli şekilde veri toplanabildiğinden bahsetmiştik. Otomatik iş süreçleri ise Power Automate akışları ile gerçekleştirebilir.

Bu yazıda MS Forms ile oluşturulmuş bir forma İşlem Seçiniz sorusu ekleyerek kullanıcının seçimine göre şekillenecek bir akış oluşturacağız.

Kullanıcı Formu Onaya Gönder seçeneğini işaretlerse Approval süreci başlayacak, diğer durumda ise sadece bilgilendirme e-postası iletilecek.

Form içine İşlem Seçiniz sorusu eklendikten sonra Power Automate’e geçerek boş bir akış ile işlemlere başlanabilir.

Power Automate

Tüm akışlar oluşturulurken ilk adımda bir tetikleyici belirlenerek oluşturulur. Tetikleyici akışın çalışmaya başlaması için gerekli olan adımdır ve doğru şekilde belirlenmesi önemlidir. Bu makalede oluşturacağımız akış Form yanıtlandığında çalışacak. Yani form her yanıtlandığında akış tetiklenecek ve çalışmaya başlayacak. Form Yanıtlandığında(When a new response is submitted) tetikleyicisi eklenir. Hangi anket yanıtlandığında akış çalışacaksa bu bağlayıcının açılan listesinden belirlenir.

Sonraki adımda ise anketin yanıtlarına bakacağız. Verilen yanıtlara ulaşabilmek için Yanıt Alma Detayları(Get Response Details) adımı eklenir.

Form Kimliği kısmında anketin adı seçilir. Yanıt kimliği için Yanıt bildirimleri listesi Yanıt Kimliği seçilir.

Bu adım ile anketin içindeki tüm soru alanları erişilebilir oldu. Bu sayede, İşlem Seçiniz sorusuna verilen yanıtı alabiliriz.

Yeni adımda, soruya verilen cevabı sınamak için Koşul(Condition) eklenir. Sol tarafa dinamik içerik ile İşlem Seçiniz sorusu eklenir.

Sağ tarafa ise verilen yanıtlardan biri yazılacak. Bu kontrolde Metin (String) bir ifade kontrol edeceğimiz için String fonksiyonu kullanılacak.

String(‘Formu Onaya Gönder’) ifadesi ile verilen yanıt bu değere eşit mi diye kontrol edilecek.

Koşulun Evet ise bölümüne Onay Mailleri (Approval) ekleyerek, Hayır ise kısmına E-mail gönder(Send an E-mail) ekleyerek süreci bitiriyoruz.

Onay maillerinin Onay/Ret olma durumlarına göre de, talebi oluşturan(formu onaya gönderen kişiye) bilgilendirme yapılabilir. (Talebiniz onaylanmıştır./Talebiniz reddedilmiştir.)

 

Power Apps ve Power Automate 2020 Lisans Güncellemeleri

Power Platform

Ms Flow olarak tanıdığımız iş akışı ürününün, Power BI ve Power Apps gibi Power unvanını almasını uzun zamandır bekliyorduk. Yakın zamanda ve tam da beklendiği şekilde Power Automate (Flow) adıyla Power Platform ailesine resmi olarak katıldı.

Başından beri Power Apps ve Power Automate (Flow)  birlikte çalıştığında verimliliği artıran ve işleri çok hızlandıran bir ekip. Son kullanıcılar Power Apps mobil uygulamalarıyla çalışırken; iş akışlarını ve onay süreçlerini arka planda Power Automate sessizce sürdürmeye devam ediyor.

Power Automate makalelerine link üzerinden erişim sağlayabilirsiniz.

Power Platform Ücretsiz Kullanılabilir mi?

Herhangi bir Office365 lisansınız varsa evet!

Aşağıdaki Office365 lisanslarından herhangi birine sahip olmanız durumunda Power Platform ürünlerini ücretsiz şekilde kullanabiliyorsunuz.

Power Apps ve Power Automate için 2020 Lisanslama Güncellemeleri

Premium bağlayıcıların ve Premium özelliklerin artması Flow’da yaşanacak lisanlama değişikliklerinin habercisiydi.

Flow’un Power ailesine katılması sonrası Power Apps & Power Automate lisanslamaları gündeme gelmeye başladı.

Office 365’iniz Yoksa

Katmanlı fiyatlandırma yapısına dayalı lisanslama şeklinin netleşmesiyle beraber 1 Aralık 2019 tarihinden itibaren fiyatlar geçerliliğini sürdürüyor.

Power Apps ve Power Automate’i Add-on olarak aylık ödeme biçimiyle kullanabiliyorsunuz.

Lisanslama şekli 2’ye ayrılmış durumda; kullanıcı sayısına göre ya da kullanacağınız uygulama sayısına göre maliyetleriniz belirleniyor.

1. Ödeme Modeli

Şirket içi/Bireysel olarak 2 mobil uygulama kullanmak için

Kullanıcı başına 56 TL’den fiyatlandırılmakta ve uygulama sayısı arttıkça uygulama başına maliyetler de artmaktadır.

 

2.Ödeme Modeli

Şirket içi/Bireysel olarak sınırsız sayıda mobil uygulama kullanmak için

Kullanıcı başına 224,20 TL’den fiyatlandırılmaktadır ve ek masraf bulunmamaktadır.

Detaylar için linke göz atabilirsiniz.

 

Lisanlama konusunda detaylı bilgi içeren dokümanı okumak için linke göz atabilirsiniz.