Verimliliğin Anahtarı: Power Automate Desktop ile İş Süreçlerinizi Kolayca Otomatikleştirin

power automate verimliliğin anahtarı blog yazısı görseli

Power Automate Desktop Nedir?

Power Automate Desktop, robotik süreç otomasyonu (RPA) ve masaüstü işlemlerinizin otomasyonlarının sağlanması amacı ile kullanılan bir araçtır.

Sık güncellenen bu araç sayesinde; masaüstünde yaptığınız gündelik her işlemi taklit edebilir, websitelerine bağlanarak elle yaptığınız tüm işlemleri otomatikleştirebilir ve bu işlemlerinizi diğer Microsoft uygulamalarına (Outlook, Excel, OneNote, OneDrive, Sharepoint, Forms, Teams gibi) iletebilirsiniz. Bahsedilen uygulamalar içinde doğrudan hareket edebilme imkânı bulunurken, diğer uygulamalarınız ya da araçlarınız için, mouse hareketleri ve UI element tanımlamaları ile dilediğiniz işlem yapılabiliyor.

Bunların yanında klavye komutlarınız ve mouse hareketlerinizle sınırlı kalmayıp herhangi bir veri kaynağına doğrudan erişim sağlıyor. SQL statement oluşturulması, Python, Javascript, .Net gibi scriptlerin çağırılması, SAP transactionlarının başlatılması ve Azure işlemlerinin de doğrudan akışınıza dahil edilmesi ve koşturulması da mümkün. Bu çağrılarla birlikte dilerseniz veri alışverişinde bulunabilir ya da veri dönüştürmelerinizi, hesaplamalarınızı yaptırarak sonraki adımlara devam edebilirsiniz.

Otomatik olarak ekleyebileceğiniz aksiyonlar sol panelde yer almaktadır. (Görsel1)

Görsel1. Power Automate Desktop Flow ekran görüntüsü

Bu RPA aracında doğrudan çalışmakta olan bir Power Automate Cloud akışınızla da veri alışverişinde

bulunabilirsiniz.

Power Automate Desktop ile Cloud Flowlarına Nasıl bağlanılır?

Power Automate Desktop’dan Cloud’a bağlanmak için “machine runtime” adında bir uygulamaya ihtiyaç duyulmaktadır. Power Automate Desktop indirme aşamasında karşımıza çıkacak olan panelde machine-runtime uygulamasının da indirilmesini onaylayabilirsiniz. (Görsel2)

Makine ve environment ayarlarınızı machine runtime’da sağlandıktan sonra (Görsel3) cloud akışlarınıza masaüstü akışlarınızı çağırabilirsiniz. (Görsel4) Makine detayları ve sınırlandırmaları için detaylı dokümana link aracılığı ile ulaşabilirsiniz.

Desktop ve Cloud akışları arasında değişken oluşturarak verilerinizi bağlayabileceğinizden bahsetmiştik. Bunu sağlamak için masaüstü akışınıza “input/output variable” alanından değişken eklemeniz gerekiyor. Sonrasında cloud akışınıza ekleyeceğiniz “run desktop flow” adımında size bu variable zorunlu olmayan bir alan şeklinde görünecektir. Bu alanı cloud akışınızdaki farklı bir adımdan çıkan dinamik içerik ya da expression ile doldurmanız mümkün.(Görsel5) Burada unutulmaması gereken, flowunuzun automated ya da instant flow olmak zorunda olmadığı. Örneğin zamanlanmış bir akış oluşturarak her gün saat 9:00’da masaüstü akışınızın çalışmasını sağlayabilirsiniz. Farklı bir tetikleme eklemek zorunda değilsiniz.

Cloud akışına masaüstü akışınızın eklenmesi ile attended ve unattended modları seçilebilmektedir. (Bu konu hakkındadaki detayları buradan inceleyebilirsiniz.)

Görsel2. Power Automate Desktop kurulum ekranı

Görsel3. Machine runtime uygulaması ayarlar ekranı

Görsel4. Power Automate cloud akışlarına Desktop akışlarının eklenmesi

Görsel5. Input / Output Değişkenlerinin oluşturulması ve gönderilmesi

Clouda bağlamadan masaüstü akışınızı nasıl çalıştırırsınız?

Masaüstü akışları manuel olarak “run” butonu ile çalıştırılabiliyor. Buradaki güzel bir özelliğimiz de bilgisayarımızda bulunan “Task Schedular/Görev Zamanlayıcı” uygulaması.  Power Automate Desktop klasörü içerisinden PAD.Console.Host.exe dosyasını çağırarak akışı otomatik olarak çalıştırabilirsiniz.

Videoda paylaşmış olduğumuz akış ne yapıyor?

Power Automate Desktop aracılığı ile bağlamış olduğumuz Excel dosyasındaki verilerin Velocity’e toplu olarak otomatik gönderimi sağlanmaktadır.

Power Automate Desktop’da;

• Web sitesinden veri ayıklama nasıl yapılır?

Tarayıcıda verilerin alınması istenen sayfanın açılması için browser başlatma aksiyonu seçilir ve ilgili link eklenir. Akışa eklemekte güçlük çekilmemesi için verilerin alınacağı alanlar recorder özelliğine tıklanarak sağlanabilir. Mouse hareketleri yardımıyla ekrandaki tıklama işlemleri, tablo seçimi, text alanı tanımlamaları, UI element tanımlamaları buradan kaydedilir ve akışınıza otomatik olarak yansır. Akış test aşamasında tıklanması ya da veri alınması gereken alanda bir hata görülüyor ise UI element değişikliğini aksiyon içerisinden kolaylıkla yapabilirsiniz. (Görsel6)

Görsel6. UI Element

• Web sitelerinden alınan veriler loop indexlere nasıl entegre edilir?

Akışınızda loop döngüsünde yer alan başlangıç ve bitiş sayılarınızın tablo içerisindeki satırlarla birlikte çalışmasını istiyorsanız loop özelliği eklemesi ile oluşan değişken adını UI elements içerisindeki text editöre yazarak güncelleyebilirsiniz.

Görsel7. Değişkenlerin düzenlemesi

• Web sitelerinden alınan tablo yapısına ilişkin “Base CSS selector” nasıl düzenlenir?

Recorder açıkken “advance settings” yardımı ile Base CSS selektörü, loop içerisindeki bir indexle çalıştırmaya devam edebilirsiniz.

Görsel8. Recorderda otomatik gelen alanların düzenlemesi

• Teams’de bir kanal ya da chate nasıl mesaj gönderilir ya da kart oluşturulur?

Doğrudan bir mesaj, bildirim ya da dilediğiniz içeriği Teams kanallarına ve Chatlere iletme imkanı sol panelde yer alan aksiyonlar ile mümkün. Örneğin daha önceki adımlarda web sitesinden , Excel’den, veri kaynağından aldığınız verileri bu alanlara ekleyerek gönderebilirsiniz.

Outlook için de benzer şekilde organize edilebilen bu aksiyonlarda tümünü yanıtla, ek ekle gibi seçenekleri de tercih edebilirsiniz. Ek olarak; Outlook içerisinde silme, ekleri alma, mail iletme, takvim ve benzeri birçok işlemi otomasyona dahil edebilirsiniz.

• SQL’e veri gönderimi nasıl yapılır?

Execute SQL aksiyonu ile sağlayabilirsiniz.

• Formlar / Excel verileri uygulamalara nasıl otomatik olarak işlenir?

Tüm formlarınızı ve doküman içeriklerinizi işlenmesini istediğiniz web sitesi ya da uygulamalarınıza yukarıdaki açıklamalarla (UI element, servis çağırımı ve PAD aksiyonları) entegre edebilirsiniz.

• Veri düzeltmeleri nasıl sağlanır?

Tarih-text, number-text, file-binary data-base64 gibi birbirine çevrilmesi hedeflenen veri ve kaynakları sol panelden yönetebilirsiniz. Örneğin Teams’e yayımlayacağınız mesajlar, mail içeriğiniz ya da veri tabanlarınıza veri gönderimi adımlardan önce veri düzeltmesi adımı ekleyebilirsiniz.

Neden Power Automate Desktop?

Power Automate Desktop; kullanıcı etkileşimlerini yakalama noktasında ve okuma-yazma izinleri açısından büyük kolaylık sunmaktadır.

Bulut tabanlı akışlar dışında karmaşık otomasyonların işlenebilirliği açısından da önemli ölçekte kolaylık sağlar.

Yerel kaynaklarınız ve uygulamarınıza doğrudan erişim sağlar.

RPA aracı olması sebebi ile bir insanın masaüstünde gerçekleştirdiği hemen hemen her işlemi yapabilmektedir.

Sonuç olarak Power Automate Desktop ile Power Automate Cloud arasındaki seçiminiz, özel ihtiyaçlara ve otomatikleştirmek istediğiniz akış özelliklerine bağlıdır diyebiliriz.

Otomatikleştirmek istediğiniz akışlar ve dijitalleştirmek istediğiniz tüm süreçleriniz için bizimle iletişime geçmeyi unutmayın!

Yapay Zeka ve Microsoft Power Automate ile yeniliğe açılan yollar

Microsoft Ignite 2022’de, Microsoft Power Automate için bazı heyecan verici yenilikler duyuruldu. Artık üreticiler ve pro-code geliştiriciler yapay zeka ile kurumsal çapta otomatikleştirme ve ölçeklendirmenin yeni yollarıyla beraber daha da güçlendirildi. 

Tanımlayan siz olun, geliştiren ise yapay zeka 

Akışlar oluşturmak Power Automate’in temelini oluşturur. Artık bir süreci otomatize etmek için istediğiniz şeyi bir cümleyle tanımlayabilir ve yapay zeka tabanlı bir yardımcı pilotun saniyeler içinde akışınızı oluşturmasına şahit olabilirsiniz. Arama yapmaya ya da tahmin yürütüp durmaya gerek yok, sadece tanımlayın ve yardımcı pilotun hünerlerini izleyin. 

 

Akış oluşturmanın bu yeni yolu, doğal dili koda, bu durumda Power Automate bulut akışlarına çevirebilen GPT-3’ün soyundan gelen bir yapay zeka modeli olan OpenAI Codex üzerinde çalışıyor. Bu, GitHub Copilot ve Power Apps Ideas’ın arkasındaki teknolojinin kendisinden başkası değil. Başlangıçta, önemli Microsoft 365 bağlayıcıları desteklenecek ve önümüzdeki aylarda daha fazlasını içerecek şekilde genişletilecek. 

 

Screen where a user has typed a description of a scenario to automate, and a suggested flow generated by AI is shown.

Verilerinizi örneklere göre biçimlendirin 

Genellikle, tabii eğer öğrenmek için zaman ayırmadıysanız, verilerinizle belirli şekillerdeçalışmak için ifadeler yazma fikri gözünüzü korkutabilir. Artık verileri örneklere göre biçimlendirmelerine olanak tanıyarak bu kullanıcılar için son derece basit hale getirildi. Power Apps Ideas ile yapıldığı gibi, bu benzer deneyim PROSE tarafından desteklenen Power Automate’e de getiriliyor. Artık verilerinizi ihtiyaç duyduğunuz şekilde yeniden şekillendirmek için bir yapay zeka yardımcı pilotu kullanabilirsiniz. Bulut akışınızda metin, tarih ve sayıları biçimlendirmek istediğinizde, yalnızca istediğiniz çıktı biçiminin örneklerini sağlamanız yeterli olacaktır. Sonrasında yardımcı pilot kullanılacak ifade formülünü otomatik olarak oluşturacaktır.   Screen shows how an expression to format a date is generated by just providing one example pair of incoming and desired output format date.

AI Builder’daki Yeni Geliştirmeler 

AI Builder, iş akışlarınıza zeka katmak için size kullanıma hazır yapay zeka çözümleri sunmak üzere Microsoft Power Platform’un temel bileşenlerinden biri olmuştur. Belge işleme, sıradan ve zaman alıcı olması nedeniyle AI Builder’da en sık kullanılan özellik olmuştur. Akıllı Belge İşlemeye yönelik en yeni özellik güncellemeleriyle beraber bu deneyimin daha da iyileştirildiğini paylaşmaktan mutluluk duyuyoruz. Yapılandırılmamış belgeler için desteğin genel kullanıma hazır olduğu duyuruldu. Artık sözleşmeler, iş beyanları ve mektuplar gibi serbest biçimli belgelerden veri ayıklayabilirsiniz. Bu kadar çok veri işlenirken doğruluğun önemli olduğunu aşikar. İşte bu nedenle Geri Bildirim Döngüsü önizlemeye sunuluyor. Bu da size daha iyi bir doğruluk için modeli yeniden eğitmek üzere düşük güven puanına sahip belgeleri işaretleme olanağı sunuyor. Birden fazla sayfaya yayılan tablolar artık ayıklanabiliyor. Çok sayfalı tablo çıkarma ile artık modelinizi çıkarmak istediğiniz veriler üzerinde eğitebilir ve bu işlemi basitleştirebilirsiniz. El yazısı Japonca da dahil olmak üzere 164 dil desteğinin eklenmesiyle, AI Builder ile belgeleri işlemek hiç bu kadar kolay olmamıştı.  Screen that shows how AI Builder can extract common fields and line items from an invoice out of the box

Otomatize etmek için yeni yerler 

Power Virtual Agents ile konuşma aracılığıyla otomatize edin Bu yılın başlarında Power Virtual Agent’lar için yeni bir akıllı bot yazma deneyiminin yakında geleceği duyurulmuştu. Bu yeni deneyim, 10 Kasım 2022’den itibaren kullanıcılar için otomatik olarak önizlemeye açılacak. Bu yeni deneyim, Microsoft Azure Bot Framework Composer ve Power Virtual Agents’ın bot oluşturma deneyiminin bir birleşimi olan low-code ve pro-code yeteneklerinin gelişmişliğini birleştiriyor. Pro-code ve low-code kullanıcıları, Power Fx ve kod görünümleri gibi en yeni işlevlerden yararlanırken, çoklu yazma ve yorum yapma özellikleriyle birlikte geliştirme yapabilirler. Ve bununla birlikte, hiperotomasyon yolculuğunuza diyalog botlarını getiren daha birçok senaryo geliyor. İster ilgi çekici bir uyarlamalı kart oluşturun, ister Power Automate’in 800’den fazla bağlayıcısından gelen verileri sergileyin veya Power Fx ile verilerinizi manipüle edin ve dönüştürün. Otomasyonla nasıl iletişim kuracağınıza dair yeni ufuklar artık sizinle. Yeniden tasarlanan connect ve yeni çözüm ile SAP’yi otomatikleştirin Eylül 2022’deki Power Platform Konferansı’nı, Power Platform’a SAP sistem bağlantısını ve bir akış oluşturucunun Power Automate akışları içinde SAP’nin karmaşık uygulama programı arayüzleriyle (API’ler) çalışabilmesini destekleyen SAP ERP bağlayıcısında yapılan geliştirmelerle ilgili ayrıntılar duyurulmuştu. Duyurulan bir başka heyecan verici öğe de bağlayıcı geliştirmelerini daha da ileriye taşımaktadır. İndirilebilirönceden oluşturulmuş SAP Entegrasyon çözümü, Power Apps şablonları, Power Automate akışları ve bir SAP sistemini Power Platform ile dijital olarak dönüştürmeyi radikal bir şekilde kolaylaştıran diğer bileşenlerden oluşuyor. Çözüm, kullanıcılara SAP’nin ERP temel iş fonksiyonlarının modern bir görünümünü sunarken, perde arkasındaki iş akışlarını otomatikleştiriyor.   

Excel Online’da yerel olarak otomatize edin 

Bildiğimiz gibi, otomasyona en uygun senaryolardan biri, genellikle veri girişi, veri yönetimi ve raporlama gibi manuel, hantal ve tekrarlayan görevler üzerindeçalıştığımız Excel ile çalışmaktır. Power Automate’in Excel Online’a yerel olarak entegre edildiğini ve Excel ile yapabileceklerinize göre uyarlanmış önceden oluşturulmuş şablonları kullanarak özel akışlar oluşturmanıza olanak tanındığını paylaşmaktan mutluluk duyuyoruz. Excel Online artık şeritte bir “Otomatikleştir” sekmesine sahip. Microsoft Forms ve SharePoint gibi popüler uygulamalarla Excel’i otomatikleştirmeye hazır şablonları görmek için bu sekmeye tıklamanız ve “Bir Görevi Otomatikleştir ” seçeneğini seçmeniz yeterli olacaktır.  

Yerleşik deneyimlerle otomatikleştirin 

WorkFusion ve DocuSign’ı Power Automate için Cloud Embed programına davet etmekten heyecan duyuyoruz. Cloud Embed, bağımsız yazılım satıcılarının (ISV) Power Automate’i doğrudan kullanıcı deneyimlerine (UX) yerleştirmelerine olanak tanır. WorkFusion, mevcut Digital Worker teklifine ek olarak Power Automate’te RPA’dan yararlanacak ve masaüstü akışları için yeni Microsoft Dataverse API’larını kullanacak. DocuSign, Power Automate için yeni bir Bulut Yerleşimi yaklaşımına öncülük ediyor. Bu yaklaşımla, DocuSign eSignature müşterileri, Power Automate için bağımsız bir lisans satın almalarına gerek kalmadan premium Power Automate yeteneklerinden yararlanarak otomasyon oluşturabilecekler.  Bu özellik, önümüzdeki haftalarda Power Automate bağlayıcı yayıncılarına küresel olarak sunulacak. 

Ölçeklendirmenin yeni yolları 

Automation Kit ile Ölçeklendirin 

Hiperotomasyon uygulamanızı yönetmenize ve ölçeklendirmenize yardımcı olacak iki yeni çözüm kitinin olduğunu paylaşmaktan mutluluk duyuyoruz. Başarılı bir otomasyon kültürü oluşturan kuruluşlar, kuruluşun yatırımlarını en üst düzeye çıkarmak ve dijital dönüşüm için RPA ve diğer hiperotomasyon senaryolarının kontrollü ve daha güçlü bir şekilde geliştirilmesine olanak tanıyan guardrail’leri tanımlamak için bir “Otomasyon Mükemmeliyet Merkezi” oluşturmayı düşünmelidir.  Two Power Apps screens showing the automation kit dashboard and customization screen areasMicrosoft kısa bir süre önce, açık kaynaklı bir GitHub projesi olarak bir “otomasyon kiti” başlattı ve kuruluşunuzun sektördeki “en iyi uygulamalara” dayalı otomasyonunu hızlandırmaya yardımcı oldu. Bu kit, halihazırda hiperotomasyon için Power Platform’u kullananlar tarafından dünyanın dört bir yanından gelen müşteri geri bildirimlerinden oluşturulmuştur.  

İş onayları şablonları ile ölçeklendirin 

Her sektörde ve her departmanda gördüğümüz temel kullanım alanlarından biri onaylardır. Power Automate, onay deneyimini dijitalleştirerek işinizi kolaylaştırmanıza olanak tanır. Onay oluşturma sürecinizi hızlandırmak için yeni “iş onayları şablonlarının” tanıtıldığını söylemekten mutluluk duyuyoruz. İş onayları şablonu, kuruluşunuzun koşullu dallanma, yetkilendirme, yönetici geçersiz kılmaları ve daha fazlası gibi gelişmiş onayları tek bir satır bile kod yazmadan yapılandırmasına olanak tanıyan Power Platform bileşenlerinin üzerine inşa edilmiş, kod içermeyen, hazır bir şablondur ve kuruluşunuzdaki herkesin kuruluşunuzun onay ihtiyaçları için “daha azıyla daha fazlasını yapmasını” sağlar.  Two screens showing the business approvals process manager areas

Şirket dışında barındırılan RPA botları ile ölçeklendirin 

Power Automate, genellikle robotik süreç otomasyonu veya RPA olarak bilinen masaüstü otomasyonu için kendi altyapınızı getirmeniz konusunda hali hazırda farklı yollar sunmakta. Doğrudan makine bağlantısı ve makine grupları gibi özelliklerle makinelerinizi kurmak ve Power Automate ortamlarınıza kaydetmek çok kolay. Ve Power Automate’in barındırılan RPA botlarını önizlemede sunmakla kalınmıyor, bir adım daha ileri gidilerek katılımsız RPA senaryolarınız sizin için yönetiliyor. Barındırılan RPA botları, katılımsız RPA’i geniş ölçekteçalıştırmanıza olanak tanır ve tamamen bulutta barındırılır.  Barındırılan RPA botlarını kurmak kolaydır, sadece birkaç parametre girmeniz yeterli olacaktır. Bir isim verin, bu gruba tahsis edilen maksimum paralel bot sayısını ve hangi temel görüntünün ve hesabın kullanılacağını belirtin ve sonrasında her şey sizin için hazır olacak. Varsayılan olarak, web otomasyonu için zaten yeterli olan bir Windows görüntüsü sağlanıyor. Ancak belirli masaüstü uygulamalarıyla daha gelişmiş otomasyona ihtiyacınız varsa, Azure İşlem Galerisi ile entegrasyon aracılığıyla artık kendi sanal makine (VM) görüntünüzü getirebilirsiniz. Barındırılan RPA botları ihtiyaçlarınıza göre otomatik olarak ölçeklenir. Artık talepteki herhangi bir artışa tepki verebilir ve altyapı satılan mal maliyetinizi (COGS) yalnızca gerçekten ihtiyaç duyulana göre optimize edebilirsiniz. Barındırılan RPA botları, farklı otomasyon senaryolarınız arasında kaynak paylaşımı için de bir yol sağlar. Örneğin, biri satış diğeri finans için olmak üzere 2 grup arasında paylaştırılmış 10 botunuz olabilir. Bu 10 bot, ihtiyaca göre her iki ekibin amaçlarına dinamik olarak atanabilir.  

Power Automate butonu ile Power BI veri setini yenile

Merhaba BI Fanları,

Bu yazımızda sizlerle pratik olarak kullanabileceğiniz uygulaması çok kolay bir işlemden bahsedeceğim. Bir butona basacağız ve istediğimiz Power BI veri seti yenilecek! Detayları aşağıda bulabilirsin. 👇

Power BI raporlarını Power BI Servise yüklediğinizde zamanlanmış yenileme ayarlarını yapabilirsiniz. Bununla ilgili detaylı yazımız burada. Bazen yöneticilerinizden ya da veri sağlayıcılarınızdan şöyle mesajlar alabilirsiniz:

Yöneticim: Raporu güncelleyebilir miyiz? Birazdan toplantıya gireceğim en güncel halini göstermeliyiz.

Veri sağlayıcısı: Veri kaynağında değişiklik yaptık, doğru gözükmesi için raporu yenileyebilir misin?

Bu tip mesajlar, özellikle raporu kullanıma aldığımız ilk haftalarda gelir. Bunların dışında gerçekten farklı bir sebepten dolayı manual olarak sizin güncellemeniz gereken zamanlar da olabilir. İşte bu tip durumlarda Power Automate ‘i kullanarak yalnızca iki adımda Power BI veri setini yenileyebilirsiniz. Power Automate nedir diyenler için ayrıntılı yazımız burada.

Tetikleyici yani akışı başlatacak olay olarak  “Power Automate butonu” nu seçeceğiz. Ardından da gerçekleşecek aksiyon olarak  Power BI seçeneklerinden “Veri setini yenile” başlığın girip ilgili veri setimizi seçip kaydediyoruz.

Ardından bu akışınıza uygun bir isim vererek kullanabilirsiniz. Power Automate butonunu kullanmak için telefonunuza Power Automate uygulamasını indirmeniz gerekiyor. Telefonunuza indirdiğiniz Power Automate uygulamasıyla onaylarınızı da buradan kabul edebilirsiniz.

Uygulamada “ Düğmeler” sayfasına gidiyoruz ve butonumuz buluyoruz. Burada gördüğümüz tüm akışların tetikleyicisi benim o butonların üzerlerine tıklamam olacak ve akışlar çalışmaya başlayacak. Az önce yarattığım akışı buluyorum. İsmi “Refresh AdventureWorks”. Üzerine basıyorum ve hepsi bu kadar. Veri setimde yenileme başlıyor.

Dilerseniz bu akışı geliştirip yenilemenin başlatıldığına dair mail attırabilir ya da Teams mesajı gönderebilirsiniz. Bu pratik akışı özellikle raporunuzu ilk kullanıma aldığınızda kullanmanızı öneririm.

Başka bir yazımızda görüşmek üzere, hoşça kalın.

Good game well played

Power BI ‘da “Yardım Al” Butonu Nasıl Oluşturulur?

Merhaba BI Fanları,

Bu yazımızda Power Automate butonuyla yapabileceğimiz bir “Yardım al” butonu tasarlayacağız. Power Automate ile ilgili detaylı yazımıza buradan ulaşabilirsiniz. Yine power automate ile yaptığımız şu işlere de göz atabilirsiniz.

Power BI’da Power Automate butonu ile çok fazla farklı işlemler oluşturulabilir. Butona basıldığında o anda butona basan kişi bilgisi, zaman, butona eklenen veriler gibi birçok bilgiye erişim imkanı sağlayabiliyoruz. Biz,5 dakikada oluşturup çalıştırmaya başlayacağımız bir Yardım butonu tasarlamak istiyoruz. Rapor kullanıcısı raporu kullanırken desteğe ihtiyacı varsa butona bassın ve Microsoft Teams’den rapor sorumlusuna mesaj gitsin.

Power BI’da Power Automate butonunu eklemek için “Get More Visual” diyerek custom görsel penceresiden seçilip eklenir.

Power Automate butonunu rapora ekleme

Şimdi Flow görseline tıklayalım ve rapor sayfasına gelmesini sağlayalım. Görsel rapor sayfasına geldiğinde bize şu şekilde bir tanıtım gösteriyor. Aynı zamanda gördüğünüz gibi “Fields” alanında Power Automate görselinin istediği şey sadece data. Bu alana birden fazla da değer getirebiliyoruz. Hazırda bir flowunuz varsa onunla da bağlayabilir ya da yeni bir akış da oluşturabilirsiniz. Ben yeni bir akış oluşturacağım.

Flow butonunu dizayn etme

Bir “Yardım al” butonu tasarlıyoruz.Bunun için herhangi ekstra bir bilgiye ihtiyacımız yok. Yönergeleri izleyerek 3 noktadan edit komutuna tıklıyorum.

Bu adımda gördüğümüz pencere ise Power Automate ile daha önceden haşır neşir olanlara tanıdık gelen bir sayfa. Gördüğünüz gibi kendiniz yeni bir akış tasarlayabilir veya aşağıda olan hazır örnekleri de kullanabilirsiniz. Biz de bu örnek şablonlardan kullanacağız. Kullanacağımız şablonun ismi: “Power BI’dan Teams mesajı gönder” olacak.

Hazır şablonu açtığımızda 2 adımdan oluştuğunu görmekteyiz. Bu akışı Power BI ‘da butona basılması tetikleyecek ve bu tetikleme sonunda rapor sahibine veya yardımcı olacak kişilere Microsoft Teams üzerinden mesaj gidecek. Bizim burada yapmamız gereken işlem mesaj içeriğini doldurmak.

Mesaj gönderirken 5 özellik var:

1-Mesajın kime gidecek?: Rapor sahibi olarak kendi mail adresimi yazıyorum.

2-Mesaj içeriği nedir?: Kimin sorun yaşadığı bilgisini Power BI’da butona basılma anındaki toplanan verilerden seçiyorum. Kişinin ismi ve durumu özetleyen bir yazıyı da beraberine ekliyorum. Birhan Aydın (tetiklemeden gelen özellik) raporla ilgili yardıma ihtiyacı var.

3- Başlık nedir?: Mesajın başlığı. Rapor desteği olarak belirttim.

4-Bildirim olarak görülecek mi?: (Isalert) kısmı yes olduğunda Teams’in activity alanında çıkan ve Teams bildirimi almanızı sağlar.

5- Özet nedir?: IsAlert kısmı yes olduğunda bildirimlerde gözükecek kısa bilgi.

Bu bilgileri doldurduktan sonra kaydete basıyoruz. Önemli nokta, save dedikten sonra apply ifadesine de tıklamak. Apply demeden butonda bu akış aktif hale gelmiyor.

Bu işlemleri tamamladıktan sonra biri butona bastığında aldığınız mesaj şu şekilde oluyor.

Eğer “isalert” açıksa -açık olmasını öneririm- activity alanında çıkan yazı da böyle gözüküyor.

Böylece ilgili kişi ile hızlıca etkileşim kurabilirsiniz. Çoğu kişinin raporları kullanmayı bırakma sebebi aslında raporla ilgili sıkıntıya düştüğünde bunun peşine düşmemesi ve destek alamaması. Bazen kiminle iletişim kuracağını bilmedikleri için bu işleme girişmiyorlar bazense başka bu işlem o an için oldukça eforlu geldiği için. Hayatta da böyledir. Gerçek bir muhatap bulduğumuz takdirde aradaki anlaşma sağlanabilir ve bu anlaşmaya devam edilebilir. Bu sebeple bunu kullanmakta da hem rapor yapan kişinin kullanıcıların davranışlarını görme ve buna aksiyonu sağlarken aynı zamanda raporu kullanan kişilerin de güvenlerini tazeleyecektir.

Son olarak butonu biraz daha görsel olarak uygun hale getirme durumu var. Butonun şu an için çok az bir noktasını düzenleyebiliyoruz. Arka plan rengini ve buton yazısını. Oynat simgesi ise şu an için kaldırılamıyor. Ama yanına ayrıca ufak iconlar da ekleyebiliyorsunuz.

Artık herşey hazır. Yayınladıktan sonra aktif şekilde kullanabilirsiniz. Bu akışı çok daha komplike şekilde de tasarlayabilirsiniz. Örneğin raporun ismini de mesaja yazabilir ya da hemen plannerda bununla ilgili task oluşturabilirsiniz. Power BI ve Power Automate’in ortaklaşa gideceği yol daha çok var, her gelen güncelleme de bunu arttırıyor. Daha iyileriyle görüşmek üzere.

Good game well played.

Power BI ‘da Veri Uyarısı çalıştıktan sonra nasıl otomatik süreçler oluşturabiliriz?

Merhaba BI Fanları,

Bu yazımızda Power BI’ın mevcutta bulunan veri uyarısı özelliğini nasıl geliştirebileceğimizden bahsedeceğiz. Veri uyarıları, panolardaki kartlarda geçerli bellik bir eşik değere göre karttaki değeri karşılaştırarak önemli durumlarda bildirim almanızı sağlayan bir yapı. Daha önceki şu yazımızda veri uyarısı üzerine detaylıca anlatıp bir veri uyarısı oluşmuşturduk. Peki bu alarm çalıştıktan ne gibi aksiyonlar alabiliriz? E-mail göndermek dışında seçenekler arıyorsak o zaman devreye Microsoft’un bir başka ürünü olan Power Automate giriyor. “Power Automate de nedir?” diyenleriniz var ise detaylı genel bakış yazııza buradan ulaşabilirsiniz.

Biz veri uyarısını oluşturduktan sonra bütün süreç Power Automate üzerinden ilerleyecek. Power Automate ‘de yeni bir akış oluşturacağız. Bu akışın tetikleyicisi, “Bir veri uyarısı tetiklendiğinde” olacak.

Bundan sonra ekleyeceğimiz tüm adımlar tek başına veya peşpeşe kullanılabilir.

1-Planner ‘da görev oluştur

Bu durumun normal olmadığı gerekçesiyle hemen ekibin ilgilenmesi için otomatik olarak bir planner görevi oluşturabilrisiniz. Bunun için Planner bağlayıcısının “Create task” seçeneğini seçiyoruz. Doldurulması mutlaka gereken 3 alan var:

Hangi ekip dolduracak? : Group Id (Grup)

Hangi planner? : Plan Id (Plan İsmi)

Oluşturulacak görevin başlığı ne olacak? : Burada tetikleyicinin çıktısı olan alarm başlığını seçiyorum.

Bu işlere bakacak kesin kişiler var ise assigned user ids alanı da doldurulabilir.

2- Microsoft Teams’de mesaj gönder

Hızlıca üzerine konuşabilmek adına Microsoft Teams’de bir grubun kanalına post edilebilir bir içerik oluşturabilirsiniz. Bunun için Teams ‘in altında bulunan seçeneklerden “Post a message” seçeneğini kullanabilirsiniz.

3- Acil Toplantı Organize Et

Konunun çok aciliyeti varsa Power Automate kullanarak hızlı bir toplantı organize edebilirsiniz. Bunun için Office 365 Outlook’un altındaki içeriklerden “Create Event” başlığını kullanacağız. Start time ve end time için utcNow() fonksiyonunu kullandık. Bu fonksiyon o andaki tarih ve zamanı bize getirir. Bunu expressions alanını kullanarak elde ettik.

Start time ve end time için aynı değeri kullandığımızdan dolayı bu toplantı takvimimizde çok küçük bir yer topluyor. Endtime ‘ı daha fazla geliştirmek isterseniz yinr expressionsları kullanarak istediğiniz kadar süreyi ekleyebilirsiniz. Takvimde görünmesi için bu kadarı da yeterlidir. Kimlerin bilgisinin olması gerektiğine ilişkin bir de “Required attendess” alanı doldurulursa herkese de bunun bilgisi gitmiş olur.

4 – Mail Gönderimi

Bunlar dışında tabii ki maili birçok kişiye atmak da bir opsiyon. Veri uyarılarında şu an mail olarak alarmın sahibine mail gönderilmesi de mevcut ancak bunu daha fazla kişiye göndermek istiyorsak kullanabiliriz.

Bu başlıkların hepsi akla en hızlı gelen başlıklardır. Sizin şirketinize özel başka bir durumda olabilir. İstediğiniz durumun Power Automate ile sağlanıp sağlanmayacağı bilgisini araştırmanız faydalı olacaktır. Dilerseniz bizlere de danışabilirsiniz. Olayları mümkün olduğunca otomatikleştirmek için sınırlarımızı zorlamalıyız. Zaman geri alınamıyor ve bu yüzyılın en kıymetli değeri.

Bir başka yazımızda görüşmek üzere…

Good game, well played.

Power Automate Nedir? – Genel Bakış

Merhaba sevgili okurlar, bu yazımızda Microsoft’un Power Automate (eski adıyla Flow) ürününü konuşacağız. Power Automate , iş süreçlerinizi otomatik hale getirmenize olanak tanıyan mümkün olduğunca az kodla bu süreçlerin tasarımını yapmanızı sağlayan Microsoft’un Power Platform ailesinin bir üyesidir. 300’e yakın bağlayıcıyla entegre çalışarak birden fazla siteye girmeye veya birden fazla program çalıştırmanıza gerek kalmadan kendisi otomatik olarak işlerinizi hallediyor. Başlangıç olarak bu yazıyı okuyup ardından da Power Automate’in sitesinde yer alan şablonlara bakmanızı tavsiye ederim. Bunlar hazır, hemen kullanılabilir halde olan şablonlardır. İncelemeniz için aşağıda birkaç lik bulabilirsiniz:

HERKES İÇİN POWER AUTOMATE

Power Automate ’in en iyi yanı kodlama bilgisine sahip olmadan da çeşitli iş süreçlerinizi mümkün olan en basit düzeyde gerçekleştirebilmenizdir. Burada da tabii ki yeri geldiğinde formüllere de ihtiyaç olacaktır, onlar için de Power Automate’in kendi formülleri var. “Expresssions” olarak geçen bu formüllerin çoğu Excel ile benzerdir.

TEMEL BİLEŞENLERİ

Akışların temel 2 bileşeni vardır:

  1. Tetikleyici
  2. Aksiyon

Tetikleyici başlığının ana sorusu, “Bu akış ne olduğunda çalışacak?”dır.

  • Mail geldiğinde,
  • Her gün saat 10 olduğunda,
  • Yeni bir task oluşturulduğunda,
  • Sharepoint listesine yeni bir satır eklendiğinde,
  • Butona basıldığında (Power Automate butonu, Power Apps butonu, Power BI butonu)

vs. gibi daha da çok türetilebilecek başlıkların hepsi birer tetikleyicidir. Bir akış, tetikleyici olmadan çalışmaz.

Aksiyon başlığının ana sorusu; “Bu akış çalışmaya başladığında hangi işlemler yapılacak?”dır.

Bu aşamada da yapmak istediğimiz işlemleri seçip peşpeşe bağlayacağız.

  • Mail gönder.
  • Task oluştur.
  • Teams üzerinden mesaj at.
  • Sharepoint listesine yeni bir kayıt at.
  • Sharepoint’de yeni bir dosya oluştur.

vs gibi gene daha çok türetilebilecek başlıkların hepsi de birer aksiyondur.

İş süreçlerimizin bir çoğu çeşitli koşullara ve onaylara bağlı ilerliyor aslında. Örneğin dosyaları bir klasöre kaydedeceksiniz ancak önce yöneticinizin bu dosyaları onaylaması gerekiyor. Burada süreç biraz daha karmaşıklaşıyor ve süreçlere çeşitli koşulları da uygulamanız gerekiyor. Bu durumlar, oldukça normal  olduğu için Power Automate ‘in de bu duruma bir çözümü var; aksiyon olarak koşulları seçip bu koşullara göre çalışma sağlatarak belli koşulların sonuçlarına özel tepkiler oluşturabilen akışlar dizayn edilebilir.

Power Automate akışında herşey adım adım ilerler. Bu anlamda bilinmesi gereken temel noktalardan biri de aksiyon eklediğinizde önceki adımlardaki aksiyonların veya tetikleyicilerin çıktılarını kullanabileceğinizdir. Neleri, hangi başlıkları kullanabileceğinizi Power Automate zaten size bunları Dynamic Content alanında gösteriyor.

 

Aşağıda koşullu bir sürecin görselini görebilirsiniz. Burada işlenen adımlar sırasıyla şöyle:

  1. Bir anket oluşturduk, bu ankete yeni bir cevap geldiğinde bu akış tetiklensin istiyoruz.
  2. Tetiklemeyi sağlayan cevabın detaylarını alıyoruz.
  3. Ankette “Etkinliğimizi beğendiniz mi?” diye bir sorumuz var. Bu sorunun cevabına göre farklı 2 işlem yapacağız. Bu sebeple bir koşul ekliyoruz.
  4. Koşul uygulayacağım başlığı seçiyoruz: “Etkinliğimizi beğendimiz mi?”. Buradan gelen cevabın 5’e eşit olup olmadığını kontrol etmesini istiyoruz. 5, en yüksek değer.
  5. Eğer 5’e eşitse o zaman gönderen kişiye “Teşekkürler” yazılı bir mail gönderiyoruz.

Power Automate ile ilgili başka yazılarımıza göz atmak için buraya tıklayabilirsiniz. Bir sorunuz olduğunda her zaman bize yazabilirsiniz. Başka yazılarda görüşmek üzere.

Good game, well played.

Power Automate ile Teams ‘de Kanal ve Kişi Etiketleme

Çoğu insanın merakla googleladığı, sekmeler arasında kaybolduğu o muamma konu! Bu makalede Power Automate ile Microsoft Teams ‘de kanal ve kişiyi etiketleme ile otomatik post paylaşma konusunu ele alıp tüm adımlarıyla nasıl yapacağımıza bakacağız.

Odak sorunumuzun doğuş hikayesi şöyle:

  “İnsan Kaynakları departmanı her gün kim doğmuş diye mesaisinin yarısını bu kişileri tespit edip onlara mail atarak geçirmesin, şirketçe haberleşme platformu olarak Teams kullanıyoruz. Burada otomatik doğum günü postu oluşturabilecek bir sistem kuralım. Hem herkesi haberdar etsin hem de kişinin doğum gününü kutlasın.”

Power Automate

, aslında Microsoft’un önceden ortamlarda Flow adıyla bilinen ürününün yeni adı. O yüzden power automate olarak girdiğiniz sitenin çoğu yerinde hala “Flow” ismini görebilirsiniz. Power Automate, yaklaşık 200 – 250 ürünle entegre çalışabilen, bu ürünler arasında çeşitli aktarım, yazma, okuma, oluşturma işlemlerinizi gerçekleştirebileceğiniz iş akışı oluşturma ürünüdür.  Bu ürünü kullanarak her sabah 9’da bitmemiş tasklarınzı kendinize gönderebilir, gönderdiğiniz anketlerin sonuçlarına göre task oluşturma gibi birden çok ürünle entegre akışlar oluşturabilirsiniz.

Şimdi odak sorunumuza geri dönersek yapmamız gereken işler şöyle:

  • Doğum günleri, kişi mail adreslerinin olduğu bir veri kaynağı oluşturacağız.
  • Veriler içinde doğum günlerinin bugün olup olmadığının kontrolünü yapacağız.
  • Doğum günü bugün olanlar içinde Microsoft Teams ‘de kanal seçip kişiyi ve kanalı mentionlayarak herkesin haberinin olmasını sağlayacağız.
  • Bunu her gün tekrarlasın.

Şimdi adım adım ilerleyelim. Öncelikle Power Automate ‘in sitesine gidip yeni bir tane akış oluşturun.

1-TETİKLEYİCİ SEÇİMİ

Bir flow akışı başlatmanız için ihtiyacınız olan en temel şey bir başlatıcı eylemdir(trigger-tetikleyici). Cevap vereceğimiz soru şu olmalıdır: “Ben bu akışın ne zaman çalışmaya başlamasını istiyorum?”. Biz bu akışımızda “Yineleme -Recurrence” kullanacağız. Tetikleyiciyi seçtikten sonra ne zaman çalışacağına dair bilgileri giriyoruz. Biz bu akış için her sabah 10 dedik.

power automate ile teams de mention için yineleme triggeri gif

2-Doğum günleri ve kişi bilgilerini içeren veri kaynağına bağlantı

Burada veri kaynağı olarak biz SQL tercih edeceğiz. Siz isterseniz Excel de tercih edebilirsiniz. Bu noktada şunu hatırlatmakta fayda var. Veri kaynağını değiştirmek istediğiniz akışı en başından tekrar yapmanız gerek. Çünkü bu kaynağı kullanarak kontrol gerçekleştireceğiz ve işlem yapacağız. Seçtiğimiz aksiyon “Satırları Al” işlemi. Böylelikle tablodaki hepsi için kontrol yapabilecek.

sql bağlantısı

3- “Doğum günü bugün mü?” kontrolü

Bu kontrol için action olarak “Koşul” seçiyoruz. Bu koşulda 2 parça olacak: ilki doğum gününün gün parçasını kontrol edecek (ayın aynı günü mü?); ikincisiyse ayını kontrol edecek (Aynı ay mı?). “Choose a value” alanına şimdi bir expression yazacağız. Bunun için “Expression” başlığını seçiyoruz.

power automate kosul ekleme

Koşulları takip etme açısından zorlanmayın diye aşağıya görsel olarak bıraktım. Bir tanesinin kod halini de aşağıda bulabilirsiniz. Burada ilk satırda gelen tarih ibarelerinin gün kısımlarını almak için  formatDateTime fonksiyonunu kullanıyoruz, bugünle eşleşip eşleşmediğini görmek için bugünü de utcNow fonksiyonu ile elde ediyoruz. Yanlarındaki ‘dd’ ve ‘MM’ ifadeleri sırasıyla gün ve ayı temsil ediyor. Bu ifadeleri eklediğinizde bunu her satır için yapacak şekilde “Her Birine Uygula” adımının içina alacak. Formüllerdeki items(‘Apply_to_each’) adımı oradan geliyor. [‘Birthday’] ise bizim veri kaynağımızda doğum günlerinin tutulduğu sütunun adı.
PS: ‘MM’ ifadesini büyük kullanmamız gerekiyor yoksa algılamıyor, yani yanlış yazmadık.

kosullar

formatDateTime(items('Apply_to_each')?['Birthday'],'dd')

4- TEAMS ‘DE ETİKETLEME

Geldikk esas konuyaa… Üstteki adımları yaptıktan sonra şimdi esas mesele doğum günü bugün olanın paylaşımını yapmak. Öncelikle bu adımda bunu hangi grupta ve hangi kanalda paylaşacağımızı seçmeli ve grubun&kanalın id sini almamız gerekmekte. İlgili grup  ve kanalı seçtikten sonra bunların ID alanlarını gene Power Automate ile alabilirsiniz. Bunun için iki action var: Teams Gruplarını Al , Teams Kanallarını Al. Bu istekleri çalıştırarak çıktılarından ID leri bulabilirsiniz.

power automate list channel

Aldığınız bu idleri şu adreste yerine yazıyoruz:

https://graph.microsoft.com/beta/teams/TEAM_ID/channels/CHANNEL_ID/messages

Teams ile alakalı bu özelliği kullanmak için graph.microsoft.com adresine bir istek göndereceğiz. Microsoft Graph, birden çok cihazı ve hizmeti birbirine bağlayan bir geliştiri platformudur.

Power Automate ile Teams ‘de etiketleme-mention için kullanacağımız aksiyon: HTTP with Azure AD – Invoke an HTTP Request

 

power automate invoke http request

Bu actionı daha önce hiç kullanmadıysanız karşınıza buradaki gibi bir ekran çıkmaz; önce login olmanız gereken bir ekran çıkar. Ekranda çıkan iki alana graph.microsoft.com adresini yapıştırmanız gerekiyor.

base eresource

Bu aşamayı da atladıktan sonra çıkan ekranda 4 alanın da doldurulması gerekiyor.

  • İlk olarak method alanı için bir mesaj yayınlayacağımız için POST seçeneğini seçiyoruz.
  • İkinci olarak Url of Request alanı için üstte oluşturduğumuz graph ile başlayan teams_id ve channel_id ile devam eden linki yazacağız.
  • Header kısmı için Enter Key alanına Content-Type; Enter Value alanına application/json yazıyoruz.
  • Body of Request alanına da aşağıdaki kod bloğunu yapıştırıyoruz.
{
"body": {
"content": "General Doğum günün kutlu olsun @{items('Apply_to_each_2')?['DisplayName']}
",
"contentType": "html"
},
"mentions": [
{
"id": 0,
"mentionText": "General",
"mentioned": {
"conversation": {
"id":"19:[email protected]",
"displayName": "Business Applications Trials",
"[email protected]": "#Microsoft.Teams.GraphSvc.conversationIdentityType",
"conversationIdentityType": "channel"
}
}
},
{
"id": 1,
"mentionText": "@{items('Apply_to_each_2')?['DisplayName']}",
"mentioned": {
"application": null,
"device": null,
"conversation": null,
"user": {
"id": "@{items('Apply_to_each_2')?['Id']}",
"displayName": "@{items('Apply_to_each')?['DisplayName']}",
"userIdentityType": "aadUser"
}
}
}
]
}

Tüm bunlardan sonra görüntü şöyle olacak:

 

http isteği dolu hali

BODY AÇIKLAMASI

Biraz body kısmını açıklayım. Content kısmına istediğimiz düzende bir HTML içerik giriyoruz. Bu içeriğe fotoğraf vs. de ekleyebilirsiniz. HTML içerikte kimleri etiketlemek istiyorsak onlar tagı içinde etiketliyoruz. Bunu yaparken id ler kullanıyoruz. Bu tagların içindeki id leri kod bloğunun alt kısmındaki mentioned alanının içinde tanımlıyoruz. Biz hem kanalı etiketleyeceğiz -ki bu grubu etiketlemek olacak.- hem de kişiyi etiketleyeceğiz. ID numaralarını siz verebilirsiniz, ne verdiğiniz önemli değil. Önemli olan aşağıdaki mentioned alanıyla eşleşmesi.

Mentioned kısmında öncelikle bu postun hangi konuşmada çıkacağını belirteceğiz yani kanalı etiketleyeceğiz. Bu da bizim tarafımızdaki Business Applications Trials grubumuzun general kanalı.  Conversation içinde id alanına bizim kanalın idsini yazıyoruz. ConversationIdentityType kısmına da “Channel” bilgisini yazıyoruz. Bir diğeri ise kişiyi etiketleyeceğiz. Kişi etiketini yazarken de kişinin Office 365 idsine ihtiyacımız var. Bu id yi de gene Power Automate üzerinden alabiliriz. Bu noktada kullanmamız gereken action Office 365 Users- Search User. Kullanıcının mail adresini kullanarak idsini alıyoruz.

search user

Bu id yi ilgili Id alanına yazıyoruz. Kişi etiketleyeceğimiz için ConversationIdentityType yerine userIdentityType geliyor. Burada da “aadUser” yazıyoruz vee kaydediyoruzz.

 

Bitirdik.. bitirdik Bu konuya ilişkin söyleyeceğim son şey aşağıdaki linklerden Graph’daki Teams APIleriyle ilgili detaylı bilgi edinebilirsiniz. Bizim blogumuzda Power Automate ve Teams ile ilgili başka güzel makalelerimizi de ziyaret edebilirsiniz. Bir de bu akışın çıktısını sunuyorum.

power automate ile teams de mention

https://docs.microsoft.com/en-us/graph/api/channel-post-messages?view=graph-rest-beta&tabs=http

https://docs.microsoft.com/en-us/graph/api/resources/chatmessage?view=graph-rest-beta

https://docs.microsoft.com/en-us/graph/api/resources/chatmessagemention?view=graph-rest-beta

https://docs.microsoft.com/en-us/graph/api/channel-post-messages?view=graph-rest-beta&tabs=http


Arkadaşlar gg, sosyal izalasyon önemli

 

OneDrıve’a Eklenen Dosyayı Mail Ek’inde İletin

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Merhaba bu yazıda OneDrive’a eklenen dosyayı mail ek’inde iletmek için işlem yapacağız. Tabii ki tahmin ettiğiniz gibi Power Automate’i kullanacağız.

Akışı oluşturmaya başlamadan önce OneDrive’da oluşturmamız gereken dosyalar olacak.

OneDrıve for Busıness

OneDrive–> Yeni(New)–>Klasör(Folder) oluşturarak klasör adını Mail Folder olarak belirleyelim.

Mail Folder içerisinde Attachments adından başka bir klasör oluşturalım. Mail eklerini bu klasöre ekleyeceğiz.

OneDrıve'a Eklenen Dosyayı oluşturma

Artık Power Automate’e geçebiliriz.

Power Automate

Akışlarım (My flows) –>Yeni (New)–> Otomatik- boştan (Automated- from blank) seçerek boş bir flow ile süreci başlatacağız.

Power Automate

Açılan pencerede hiç bir şey seçmemize gerek yok, Atla (Skip) butonu ile akış penceresine doğrudan geçilebilir.

Atla (Skip) butonu

Akış İşlemleri

Akışımız OneDrive’a eklenen dosyayı eklendiğinde çalışacak. Bu nedenle ilk adım yani tetikleyici (trigger) olarak OneDrive for Business –> Bir Dosya Yaratıldığında (When a file is created (properties only) ) seçerek başlıyoruz.
When a file is created (properties only), Drive’a eklenen dosyanın dosya adı, dosya yolu gibi detaylarını içermekte.

Akış İşlemleri

Bu nesneyi ekledikten sonra eklerin yükleneceği klasörü belirteceğiz.

Dosya yolu seçim alanından Root–>Mail Folder–> Attachments seçiyoruz.

Dosya yolu seçim alanı

Yeni adımda, klasöre eklenen dosyayı somut şekilde kullanabilmek için Get File Content nesnesini ekliyoruz.

Klasöre eklenen dosyayı tespit etmek için unique idendtifier bilgisini bu nesneye vermemiz gerekiyor.

Dinamik içerik ekle (Add dynamic content)’e tıklayarak açılan pencereden List of Files Id seçilir.Dinamik içerik ekle

Yeni adımda E-posta Gönder (Send an Email(V2) ) nesnesini ekliyoruz.

Bu nesnenin içerisinde

Bitiş (To): Maili göndereceğiniz kişinin mail adresi,

Konu (Subject): Mailin konusu (isteğe göre yazılabilir).

İçerik (Body): Mail içeriği (isteğe göre yazılabilir).

 

Mail eklerini akışa ekleyebilmek için sol alt köşeden yer alan Gelişmiş ayarları göster (Show advanced options) ile mail gönderme detayları açılır.

Maıle Dosya Eklerini Ekleyin

Ek adı (Attachments name):

Dosya Adı (List of Files Name) seçilir.

Ek içeriği (Attachments Content): Dosya içeriğini getir (Get File Content) nesnesi sayesinde alınabilen File Content bu alana eklenir.

Maıle Dosya Eklerini Ekleyin

Akış bu şekilde tamamlanmış durumda.

Sol üst köşeden akışa isim verdikten sonra, sağ üst köşeden kaydet butonuna basarak akışı kaydedebilirsiniz.

Artık belirttiğimiz Attachments klasörüne herhangi bir dosya yüklendiğinde,  otomatik şekilde ek’li mail gönderilecek.

Diğer Power Apps yazılarına link üzerinden erişebilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Power Automate ile Toplu Maıl Göndermek

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Özellikle İnsan Kaynaklarının ihtiyaç duyduğu tebrik, etkinlik, özel gün kutlama gibi mail süreçlerinde katılımcılara özel hitap, mail içeriği ve detay konuların özelleştirildiği mailleri Power Automate üzerinden iletebilirsiniz.

Bu sayede tek tek mail göndermek için uğraşmazsınız. Size sadece mail listesi ve detayını belirlemek kalır.

Tablo Oluşturma

OneDrive içerisinde bir Excel açılır. Ekle sekmesinden Tablo seçilerek sayfaya bir tablo eklenir.

Bu tabloya, aşağıda yer alan görseldeki gibi Mail, AdSoyad ve mail detaylarını içeren bilgiler kolonlara yazılır.

Bu tabloda var olan her bir satır, ayrı ayrı mailler olarak akış tarafından gönderilecek.

Power Automate Akış Süreci

Yeni boş bir akış ile işleme başlanır.

Tablodaki veriler doldurduktan sonra akış bireysel tetiklenerek çalıştırılacak. Bu nedenle akışı Flow button for mobile (Manually trigger a flow) ile başlatıyoruz.

Bir sonraki adımda Excel tablosundaki verileri ekleyebilmek için Excel for Bussiness (Tablodaki satırları listele/ List rows present in a table) eklenir. Bu nesnenin içerisine az önce oluşturulan tablo eklenir.

Bir sonraki adımda Outlook (Eposta gönder/Send an email) eklenir.

Bu adımda Excel tablosunun kolonları ilgili alanlara eklenir. Excel alanlarının (mail, ad, vs) seçilmesiyle Her birine uygula (Apply to each) nesnesi otomatik olarak akışa eklenecektir. Her birine uygula nesnesi sayesinde Excel tablosundaki her bir satır için etkinlik oluşturulacaktır.

 

İlgili alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşeden akışa isim verilir. Ör: Belirli bir listeye Mail gönderme. Akış sağ üst köşeden kaydedilerek kapatılabilir.

Excel tablosundaki bilgiler teyit edilerek akış çalıştırılabilir.

Power Automate Outlook Bağlantısı için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Power Automate ile Haftalık Olarak Ekli Mail Yönlendirin

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Ekibinizle birlikte ortak olarak çalıştığınız Excel dosyanızın en güncel halini her hafta mail ek’i ile yöneticinize iletiyor musunuz? Hemen şimdi 10 dakikanızı ayırarak bir Power Automate ile kendi akışınızı oluşturun ve Excel ek’li mailleriniz her hafta ve istediğiniz saatte yöneticinize otomatik şekilde iletilsin.

Bir akış oluşturmak istediğinizde, her zaman bir eylem(tetikleyici) ile başlarsınız.
Oluşturacağımız akış haftalık şekilde otomatik olarak çalışması gereken bir akış , bu nedenle Recurrence(Schedule) Türkçesi Yinelenme(Zamanla) tetikleyicisi ile akış’ı başlatacağız.  *Dilerseniz aylık, günlük, saatlik,..kontroller de yapabilirsiniz.

Bir sonraki adımda mail ek’i olarak göndermek istediğiniz dosyanın bulunduğu konumu akışa söylemek gerekiyor. Dolayısıyla ilgili konnektörü (örn: OneDrive) işlem adımına eklememiz gerekir. Bu sayede mail ek’i ile göndermeyi istediğimiz dosyaya erişebilmesi sağlanır.

İşlemler çok kısa ve kolay. Hızlıca aşağıdaki adımları izleyerek akışı oluşturabilirsiniz.

Power Automate Uygulama Adımları 

  • Haftalık kontrol için Recurrence(Schedule) ->
  • OneDrive(Get File Content)->
  • Buradaki Verileri çağırmak için (List Files in Folder)->
  • Çağırdığımız dosyalardan istediğimizi seçebilmek için Koşul Eklenir-> (Çağırmayı istediğim dosyanın kontrolünü Name without Extension üzerinden [Name without Extension=ExcelAdı] yazarak sağlarız
    (Bu işlem otomatik olarak (her birine uygula /apply to each) komutunu ekrana getirir)->
    Power Automate Uygulama Adımları 
  • Koşul sağlanırsa mail atma işlemi için Outlook (Send an email) ->
    bu seçeneğin içinde Gelişmiş seçenekler içinden de attachments content bölümüne OneDrive’dan gelen contenti eklemeliyiz
    aynı zamanda attachments name bölümü de doldurulmalıdır
    mail atma işlemi

Power Automate üzerinde yukarıdaki adımları uygulayarak  her hafta Recurrence(Schedule) kontroller ile Outlook mail ek’inde Excel dosyanızın en güncel halini gönderebilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]