MS Forms ile Dijital Formlara Giriş

Şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlamak, takip ve analiz edebilmek ise stratejilerinizi belirlemede önemli bir rol oynuyor. Dijitalleşme sürecinizde MS Forms ile e-formları çok pratik ve hızlı şekilde  hazırlayabilir ve paylaşabilirsiniz. MS Forms ile iş senaryolarını ve kullanım örnekleri detaylı şekilde okumak isterseniz makalemize link üzerinden bir göz atabilirsiniz.

Kendi kullanıcı bilgileriniz ile oturum açarak çalıştığınız için formlarınız güvenli bir ortamda saklanır.
Formlarınız dijital ortamda tutulduğu için yaptığınız her işlem anında kaydedilir. Bu nedenle formlarınız kaybolmaz ya da kendiliğinden silinmez.

MS Forms ’un öne çıkan 10 yeteneği

  1. Formun mobil telefon ya da bilgisayardaki önizlemesi görüntülenebilir.
  2. Formunuz yanıtlandığında mail bildirimi alabilirsiniz.
  3. Formunuza kurallar ekleyebilirsiniz. Bu kurallar ile sorulara verilen yanıta göre soruları değiştirebilirsiniz. Böylece kullanıcının verdiği yanıta göre görüntülediği soru da değişir.
  4. Yanıtlar soru bazlı ya da yanıtlayan kişi bazlı özel grafiklerle analiz edilebilir.
  5. Yanıtlar Excel listesi üzerinden incelenebilir.
  6. Formun arkaplan rengi ya da resmi özelleştirilebilir.
  7. Bir formu sildiğinizde geri dönüşüm kutusuna gider. Böylece formu istediğiniz an tekrar kullanmak üzere aktif edebilirsiniz.
  8. Puanlı formlar yapabilirsiniz. Puanları, formu yanıtlayan kişiye göstermek zorunda değilsiniz. Göstermek istediğinizde ise form yanıtlandığı anda gösterebilirsiniz
  9. Kullanıcının birden çok kez form yanıtlamasına izin verilebilir.
  10. Sorular kendi içinde karıştırılabilir. Soruların şıkları kendi içinde karıştırılabilir.

MS Forms Ekranı

https://forms.office.com/

adresinden Yeni Form butonuna tıklayarak kendi formunuzu oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bu ekranda sizinle paylaşılmış formlar ya da grup formları görüntülenebilir.

Form Oluşturma

Oluşturulan bir formu 6 ana başlıkta inceleyebiliriz.

  1. Sorular
  2. Yanıtlar
  3. Önizleme
  4. Tema (Tasarım)
  5. Paylaşım
  6. Ayarlar

Formu oluştururken ilk adımda adlandırarak başlayabiliriz. Formun adının hemen sağındaki görsel ekleme butonu üzerinden firma logosu ya da formunuzun konseptine uygun bir görsel ekleyebilirsiniz.

Form Ögesi Ekleme

Yeni ekle

butonu ile anketinize ekleyeceğiniz soru tiplerini aşağıdaki şekilde görüntülenir.

Standart 4 Soru Tipi mevcut.

  1. Seçenek
  2. Metin
  3. Değerlendirme
  4. Tarih

Sağ köşedeki ok butonuna basarak daha fazla soru tipi görüntüleyebilirsiniz. Bunlar Derecelendirme, Likert gibi diğer soru tipleridir.

Eklediğiniz yeni form ögesi için de görsel ekleme seçeneği mevcuttur.

Sağ üst köşedeki butonlar sırasıyla

  1. Sorunun kopyasını oluşturur (varsayılan)
  2. Soruyu silme (varsayılan)
  3. Sorunun sıralamasını değiştirme (varsayılan)

Sağ alt köşede ise

  1. Şıklı sorular için; birden çok şık işaretlenmesine izin verir
  2. Sorunun yanıtlanmasını zorunlu tutar (varsayılan)

Soruları eklemeyi bitirdiğinizde, formu tamamladığınızı düşünüyorsanız artık formu paylaşabilirsiniz.

Sayfanın en üst sağ köşedeki Paylaş butonuna tıklayıp sonra formunuzun linkini kopyalayarak, yanıtlamasını istediğiniz kişilere bu linki iletmeniz yeterlidir.

Formu paylaşsanız bile yaptığınız herhangi bir değişiklik her an aktiftir. Paylaştığınız kişiler her zaman formun en güncel halini görüntüler.

 

Power Automate ile Anketlerinizi Yanıtlayanlara Otomatik Mailler Gönderin

MS Forms ile şirketinizdeki anketleri elektronik ortamda kullanmaya başladığınızdan beri, anketleri toplamanın, incelemenin ve analizler yapmanın daha rahat olduğuna fark etmişsinizdir.

MS Forms üzerindeki anketinize, yeni bir yanıt geldiğinde otomatik mail bildirimleri alabilir ve anket sonuçlarını hızlıca görüntüleyip hazır grafikleri inceleyebilirsiniz.

Kullanıcıları bir sonraki anketinizi de yanıtlamasını teşvik etmek için anketinizi yanıtlayanlara otomatik teşekkür maili gönderebilir ya da aynı mailin içerisinde başka bir anketin bağlantısını da ekleyebilirsiniz.

Otomatik mail gönderimleri için MS Flow ile birkaç adımlı akış oluşturmanız yeterli.

MS Flow ile boş bir akış üzerinden işlemlere başlayalım:

Adım1: New Flow Trigger-> Forms

Anket yanıtlandığı anda mail akışı başlayacak bu nedenle Flow tetikleyicisi olarak Forms’a Yeni bir cevap gönderildiğinde (When a new response is submitted) seçilir.

Yanıtlanması beklenen anket açılan listeden seçilerek devam edilir

Seçilen anket için anket adı, anket soruları, yanıtlayan e-mail gibi bilgileri öğrenebilmemiz için yeni adımda detayları çağırmamız gerekir.

Adım2: New Flow Action-> Forms Response Details

Yeni adımda Yanıt detaylarını alın (Get response details) eklenir.

Response Id alanına List of response notifications Response Id seçeneği eklenir. Bu seçeneğin eklenmesiyle Apply to each alanı otomatik olarak gelir.

Artık, anket adı, anket soruları gibi detaylar erişilebilir durumda.

Adım3: New Flow Action-> Outlook

Anket detayında çağırdığımız e-mail adreslerine, mail göndermeye başlayabiliriz. Yeni adımda Outlook –> Send an email eklenir.

Yanıtlayan kişiye cevap maili gönderileceğinden To: alanına Responders’ Email ekleyerek ilerlenir.

Subject ve body alanları ilgili şekilde yazılır.

Adım4: Flow Actions->The Final Step

Akışı sol üst köşeden adlandırdıktan sonra, sağ üst köşedeki kaydet butonu ile kaydederek kullanıma açabilirsiniz.

Ön izleme:

*Not:

E-mail’lerin gönderilebilmesi için form anonim yapılmamalıdır. Böylece anket yanıtlayan kişilerin mail adresleri erişilebilir durumda olur.