Power BI ‘da Veri Uyarısı çalıştıktan sonra nasıl otomatik süreçler oluşturabiliriz?

Merhaba BI Fanları,

Bu yazımızda Power BI’ın mevcutta bulunan veri uyarısı özelliğini nasıl geliştirebileceğimizden bahsedeceğiz. Veri uyarıları, panolardaki kartlarda geçerli bellik bir eşik değere göre karttaki değeri karşılaştırarak önemli durumlarda bildirim almanızı sağlayan bir yapı. Daha önceki şu yazımızda veri uyarısı üzerine detaylıca anlatıp bir veri uyarısı oluşmuşturduk. Peki bu alarm çalıştıktan ne gibi aksiyonlar alabiliriz? E-mail göndermek dışında seçenekler arıyorsak o zaman devreye Microsoft’un bir başka ürünü olan Power Automate giriyor. “Power Automate de nedir?” diyenleriniz var ise detaylı genel bakış yazııza buradan ulaşabilirsiniz.

Biz veri uyarısını oluşturduktan sonra bütün süreç Power Automate üzerinden ilerleyecek. Power Automate ‘de yeni bir akış oluşturacağız. Bu akışın tetikleyicisi, “Bir veri uyarısı tetiklendiğinde” olacak.

Bundan sonra ekleyeceğimiz tüm adımlar tek başına veya peşpeşe kullanılabilir.

1-Planner ‘da görev oluştur

Bu durumun normal olmadığı gerekçesiyle hemen ekibin ilgilenmesi için otomatik olarak bir planner görevi oluşturabilrisiniz. Bunun için Planner bağlayıcısının “Create task” seçeneğini seçiyoruz. Doldurulması mutlaka gereken 3 alan var:

Hangi ekip dolduracak? : Group Id (Grup)

Hangi planner? : Plan Id (Plan İsmi)

Oluşturulacak görevin başlığı ne olacak? : Burada tetikleyicinin çıktısı olan alarm başlığını seçiyorum.

Bu işlere bakacak kesin kişiler var ise assigned user ids alanı da doldurulabilir.

2- Microsoft Teams’de mesaj gönder

Hızlıca üzerine konuşabilmek adına Microsoft Teams’de bir grubun kanalına post edilebilir bir içerik oluşturabilirsiniz. Bunun için Teams ‘in altında bulunan seçeneklerden “Post a message” seçeneğini kullanabilirsiniz.

3- Acil Toplantı Organize Et

Konunun çok aciliyeti varsa Power Automate kullanarak hızlı bir toplantı organize edebilirsiniz. Bunun için Office 365 Outlook’un altındaki içeriklerden “Create Event” başlığını kullanacağız. Start time ve end time için utcNow() fonksiyonunu kullandık. Bu fonksiyon o andaki tarih ve zamanı bize getirir. Bunu expressions alanını kullanarak elde ettik.

Start time ve end time için aynı değeri kullandığımızdan dolayı bu toplantı takvimimizde çok küçük bir yer topluyor. Endtime ‘ı daha fazla geliştirmek isterseniz yinr expressionsları kullanarak istediğiniz kadar süreyi ekleyebilirsiniz. Takvimde görünmesi için bu kadarı da yeterlidir. Kimlerin bilgisinin olması gerektiğine ilişkin bir de “Required attendess” alanı doldurulursa herkese de bunun bilgisi gitmiş olur.

4 – Mail Gönderimi

Bunlar dışında tabii ki maili birçok kişiye atmak da bir opsiyon. Veri uyarılarında şu an mail olarak alarmın sahibine mail gönderilmesi de mevcut ancak bunu daha fazla kişiye göndermek istiyorsak kullanabiliriz.

Bu başlıkların hepsi akla en hızlı gelen başlıklardır. Sizin şirketinize özel başka bir durumda olabilir. İstediğiniz durumun Power Automate ile sağlanıp sağlanmayacağı bilgisini araştırmanız faydalı olacaktır. Dilerseniz bizlere de danışabilirsiniz. Olayları mümkün olduğunca otomatikleştirmek için sınırlarımızı zorlamalıyız. Zaman geri alınamıyor ve bu yüzyılın en kıymetli değeri.

Bir başka yazımızda görüşmek üzere…

Good game, well played.

OneDrıve’a Eklenen Dosyayı Mail Ek’inde İletin

Merhaba bu yazıda OneDrive’a eklenen dosyayı mail ek’inde iletmek için işlem yapacağız. Tabii ki tahmin ettiğiniz gibi Power Automate’i kullanacağız.

Akışı oluşturmaya başlamadan önce OneDrive’da oluşturmamız gereken dosyalar olacak.

OneDrıve for Busıness

OneDrive–> Yeni(New)–>Klasör(Folder) oluşturarak klasör adını Mail Folder olarak belirleyelim.

Mail Folder içerisinde Attachments adından başka bir klasör oluşturalım. Mail eklerini bu klasöre ekleyeceğiz.

OneDrıve'a Eklenen Dosyayı oluşturma

Artık Power Automate’e geçebiliriz.

Power Automate

Akışlarım (My flows) –>Yeni (New)–> Otomatik- boştan (Automated- from blank) seçerek boş bir flow ile süreci başlatacağız.

Power Automate

Açılan pencerede hiç bir şey seçmemize gerek yok, Atla (Skip) butonu ile akış penceresine doğrudan geçilebilir.

Atla (Skip) butonu

Akış İşlemleri

Akışımız OneDrive’a eklenen dosyayı eklendiğinde çalışacak. Bu nedenle ilk adım yani tetikleyici (trigger) olarak OneDrive for Business –> Bir Dosya Yaratıldığında (When a file is created (properties only) ) seçerek başlıyoruz.
When a file is created (properties only), Drive’a eklenen dosyanın dosya adı, dosya yolu gibi detaylarını içermekte.

Akış İşlemleri

Bu nesneyi ekledikten sonra eklerin yükleneceği klasörü belirteceğiz.

Dosya yolu seçim alanından Root–>Mail Folder–> Attachments seçiyoruz.

Dosya yolu seçim alanı

Yeni adımda, klasöre eklenen dosyayı somut şekilde kullanabilmek için Get File Content nesnesini ekliyoruz.

Klasöre eklenen dosyayı tespit etmek için unique idendtifier bilgisini bu nesneye vermemiz gerekiyor.

Dinamik içerik ekle (Add dynamic content)’e tıklayarak açılan pencereden List of Files Id seçilir.Dinamik içerik ekle

Yeni adımda E-posta Gönder (Send an Email(V2) ) nesnesini ekliyoruz.

Bu nesnenin içerisinde

Bitiş (To): Maili göndereceğiniz kişinin mail adresi,

Konu (Subject): Mailin konusu (isteğe göre yazılabilir).

İçerik (Body): Mail içeriği (isteğe göre yazılabilir).

 

Mail eklerini akışa ekleyebilmek için sol alt köşeden yer alan Gelişmiş ayarları göster (Show advanced options) ile mail gönderme detayları açılır.

Maıle Dosya Eklerini Ekleyin

Ek adı (Attachments name):

Dosya Adı (List of Files Name) seçilir.

Ek içeriği (Attachments Content): Dosya içeriğini getir (Get File Content) nesnesi sayesinde alınabilen File Content bu alana eklenir.

Maıle Dosya Eklerini Ekleyin

Akış bu şekilde tamamlanmış durumda.

Sol üst köşeden akışa isim verdikten sonra, sağ üst köşeden kaydet butonuna basarak akışı kaydedebilirsiniz.

Artık belirttiğimiz Attachments klasörüne herhangi bir dosya yüklendiğinde,  otomatik şekilde ek’li mail gönderilecek.

Diğer Power Apps yazılarına link üzerinden erişebilirsiniz.

Power Automate ile Toplu Maıl Göndermek

Özellikle İnsan Kaynaklarının ihtiyaç duyduğu tebrik, etkinlik, özel gün kutlama gibi mail süreçlerinde katılımcılara özel hitap, mail içeriği ve detay konuların özelleştirildiği mailleri Power Automate üzerinden iletebilirsiniz.

Bu sayede tek tek mail göndermek için uğraşmazsınız. Size sadece mail listesi ve detayını belirlemek kalır.

Tablo Oluşturma

OneDrive içerisinde bir Excel açılır. Ekle sekmesinden Tablo seçilerek sayfaya bir tablo eklenir.

Bu tabloya, aşağıda yer alan görseldeki gibi Mail, AdSoyad ve mail detaylarını içeren bilgiler kolonlara yazılır.

Bu tabloda var olan her bir satır, ayrı ayrı mailler olarak akış tarafından gönderilecek.

Power Automate Akış Süreci

Yeni boş bir akış ile işleme başlanır.

Tablodaki veriler doldurduktan sonra akış bireysel tetiklenerek çalıştırılacak. Bu nedenle akışı Flow button for mobile (Manually trigger a flow) ile başlatıyoruz.

Bir sonraki adımda Excel tablosundaki verileri ekleyebilmek için Excel for Bussiness (Tablodaki satırları listele/ List rows present in a table) eklenir. Bu nesnenin içerisine az önce oluşturulan tablo eklenir.

Bir sonraki adımda Outlook (Eposta gönder/Send an email) eklenir.

Bu adımda Excel tablosunun kolonları ilgili alanlara eklenir. Excel alanlarının (mail, ad, vs) seçilmesiyle Her birine uygula (Apply to each) nesnesi otomatik olarak akışa eklenecektir. Her birine uygula nesnesi sayesinde Excel tablosundaki her bir satır için etkinlik oluşturulacaktır.

 

İlgili alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşeden akışa isim verilir. Ör: Belirli bir listeye Mail gönderme. Akış sağ üst köşeden kaydedilerek kapatılabilir.

Excel tablosundaki bilgiler teyit edilerek akış çalıştırılabilir.

Power Automate Outlook Bağlantısı için linke göz atabilirsiniz.

Power Automate ile Haftalık Olarak Ekli Mail Yönlendirin

Ekibinizle birlikte ortak olarak çalıştığınız Excel dosyanızın en güncel halini her hafta mail ek’i ile yöneticinize iletiyor musunuz? Hemen şimdi 10 dakikanızı ayırarak bir Power Automate ile kendi akışınızı oluşturun ve Excel ek’li mailleriniz her hafta ve istediğiniz saatte yöneticinize otomatik şekilde iletilsin.

Bir akış oluşturmak istediğinizde, her zaman bir eylem(tetikleyici) ile başlarsınız.
Oluşturacağımız akış haftalık şekilde otomatik olarak çalışması gereken bir akış , bu nedenle Recurrence(Schedule) Türkçesi Yinelenme(Zamanla) tetikleyicisi ile akış’ı başlatacağız.  *Dilerseniz aylık, günlük, saatlik,..kontroller de yapabilirsiniz.

Bir sonraki adımda mail ek’i olarak göndermek istediğiniz dosyanın bulunduğu konumu akışa söylemek gerekiyor. Dolayısıyla ilgili konnektörü (örn: OneDrive) işlem adımına eklememiz gerekir. Bu sayede mail ek’i ile göndermeyi istediğimiz dosyaya erişebilmesi sağlanır.

İşlemler çok kısa ve kolay. Hızlıca aşağıdaki adımları izleyerek akışı oluşturabilirsiniz.

Power Automate Uygulama Adımları 

  • Haftalık kontrol için Recurrence(Schedule) ->
  • OneDrive(Get File Content)->
  • Buradaki Verileri çağırmak için (List Files in Folder)->
  • Çağırdığımız dosyalardan istediğimizi seçebilmek için Koşul Eklenir-> (Çağırmayı istediğim dosyanın kontrolünü Name without Extension üzerinden [Name without Extension=ExcelAdı] yazarak sağlarız
    (Bu işlem otomatik olarak (her birine uygula /apply to each) komutunu ekrana getirir)->
    Power Automate Uygulama Adımları 
  • Koşul sağlanırsa mail atma işlemi için Outlook (Send an email) ->
    bu seçeneğin içinde Gelişmiş seçenekler içinden de attachments content bölümüne OneDrive’dan gelen contenti eklemeliyiz
    aynı zamanda attachments name bölümü de doldurulmalıdır
    mail atma işlemi

Power Automate üzerinde yukarıdaki adımları uygulayarak  her hafta Recurrence(Schedule) kontroller ile Outlook mail ek’inde Excel dosyanızın en güncel halini gönderebilirsiniz.