MICROSOFT FORMS: Form ve anketlerinizi yönetin ve düzenleyin

Merhaba sevgili okurlar,
Bugün konumuz Microsoft Forms ve bize sunduğu yeni yönetim ve düzenleme işlemleri. İsterseniz bu işlemlerin neler olduğuna ve diğer ayrıntılara hiç zaman kaybetmeden bakalım.

Forms’un bu yeni sürümü, kullanıcıların tüm formları ve anketleri istedikleri şekilde ve kendi yöntemleriyle yönetmelerine ve gruplamalarına, formlarını verimli bir şekilde arşivlemelerine ve koleksiyonlara ayırmalarına olanak tanıyacaktır.

Bu yeni sürüm masaüstü, web ve mobil cihazlar için yayınlanıyor olacak.

Bu güncelleme ne zaman gerçekleşecek?

Standart: Eylül ayının sonlarında kullanıma sunulmaya başlanacak ve kullanıma sunumun kasım ayının sonlarında tamamlanması planlanmakta.

Kamu: Kasım ayının başlarında kullanıma sunulmaya başlanacak ve kullanıma sunumunun kasım ayının sonlarında tamamlanması planlanmakta.

Bu güncelleme kurumunuzu nasıl etkileyecek?

Kurumunuzdaki son kullanıcılar, kendi kişisel formlarını farklı koleksiyonlarda kolayca arşivleyebilecek ve yönetebilecekler. Bu da onların daha verimli çalışmalarına ve kendilerini kişisel içerikleri üzerinde daha fazla kontrole sahip hissetmelerine olanak tanıyacak. Ek olarak, bu yeni güncelleme, kullanıcılar için office.com’da farklı ürünler (PowerPoint, Word, Excel, OneDrive gibi) arasında geçiş yaptıklarında sorunsuz bir deneyim sağlıyor olacak.

Bunlara ek olarak kullanıcılar:

  • Microsoft Teams, Outlook ve PowerPoint üzerinden oluşturdukları hızlı anketleri daha iyi arşivleyebilecek ve yönetebilecek,
  • Formlarını, anketlerini ve testlerini kolayca yönetebilip aramakta oldukları belli bir dosyayı kullanıcılar tarafından oluşturulmuş, paylaşılmış ve grup formları arasında kolayca bulabilecekler.

Bu görünüm, kullanıcıların formları/anketleri kişisel formlarından koleksiyonlar halinde oluşturup yönettikten sonra görüyor olacakları görünümdür.Koleksiyon özelliği, mobil görünümde de desteklenmektedir. Aşağıdaki görselde koleksiyonun küçük ekranlardaki görünüm şeklini bulabilirsiniz.

Hazırlanmak için yapmanız gerekenler

Kullanıcılarınızı bu yeni özellik hakkında bilgilendirmek ve eğitimin ve belgelerinizi uygun şekilde güncellemek isteyebilirsiniz.

 

 

Daha önceki bir yazımızda Microsoft Forms anketlerini oluşturmanın ve düzenlemenin artık her zamankinden daha kolay olduğundan bahsetmiştik. Bunun nasıl olduğunu buradaki yazımızdan öğrenebilirsiniz.

Eğer şu an hepimizin gündeminde olan Windows 11 ile ilgili aklınızda birçok soru varsa bu yazı tam size göre. Sıkça sorulan soruların cevaplarını okumadan geçmeyin deriz!

Yeni özellikler ve güzel haberlerle görüşmek dileğiyle, kendinize iyi bakın. 👩🏻‍💻

MS Forms ile Anket Kuralları Oluşturmak

Anketler, şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlama, takip ve analizler yapma ya da iş stratejilerinizi belirleme konularında önemli rol oynuyor. Dijitalleşme sürecinizde MS Forms ile e-formları çok pratik ve hızlı şekilde  hazırlayabilir ve paylaşabilirsiniz. Ms Forms ile anket hazırlama konusundaki makaleye link üzerinden ulaşabilirsiniz.

Bu makalede, Forms anketlerine kurallar ekleme konusunu işleyeceğiz. Anketlere kurallar ekleyerek soru bazlı anket yönetimi yapılabilmekte.Kullanıcının, sorulara verdiği cevaplara göre görüntülenecek bir sonraki soruyu yönetebileceksiniz.

Nasıl Çalışır?

Örnek olarak personellerin kişisel bilgilerini toplarken

  • Ehliyeti var mı? sorusuna Evet/Hayır şıklarından Evet cevabı seçilirse Ehliyet sınıfı nedir? sorusu görünür hale getirilebilir.
  • Medeni durumu nedir? sorusuna Evli/Bekar şıklarından Evli cevabı seçilirse Çocuk Sayısı, Çocukların Yaşları gibi detay sorular kullanıcıya gösterilebilir.

Bu özellik sayesinde kullanıcıdan bilgi toplarken tüm sorular görüntülenmeyecek ve anketler daha hızlı ve tutarlı şekilde cevaplanabilecek ve interaktif çalışmalar yürütülebilecek.

Nasıl Yapılır?

Öncelikle anket sorularının hazırlanması gerekmekte. Anket sorularını oluşturduktan sonra sağ üst köşede Paylaş butonun yanında yer alan … içinden Dallanma seçilir. İngilizce arayüz için Branching seçeneği seçilir.



Birinci soruyu 4 şıklı oluşturduk.
Her bir şıkka verilen cevap için sorulması istenen bir sonraki soru açılan listeden seçilerek yönlendirme işlemi tamamlanmaktadır.

İşlemleriniz o an kaydedilecektir ve ön izleme özelliği sayesinde senaryonuzu istediğiniz an test edebileceksiniz.

Aşağıdaki senaryoyu detaylıca inceleyelim.

1.soru için
1.seçenek seçilirse –>2.soruya gidecek
2.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
2.seçenek seçilirse –>2.soruya gidecek
2.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
3.seçenek seçilirse –>3.soruya gidecek
3.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
4.seçenek seçilirse –>Diğer alanına yazı yazılması beklenecek–>form sonlandırılacak

Yukarıdaki işlemler ile form sorularının kurallara bağlanabildiğini, soruların sıralamalarının değiştirilebildiğini detaylıca inceledik.

Yaptığınız işlemleri iptal etmek istediğinizde, yine aynı ekrandan sağ üst köşeden … içinden Sıfırla‘ya basarak form senaryosunu sıfırlayabilirsiniz.

 

Power Automate ile Anketlerinizi Yanıtlayanlara Otomatik Mailler Gönderin

MS Forms ile şirketinizdeki anketleri elektronik ortamda kullanmaya başladığınızdan beri, anketleri toplamanın, incelemenin ve analizler yapmanın daha rahat olduğuna fark etmişsinizdir.

MS Forms üzerindeki anketinize, yeni bir yanıt geldiğinde otomatik mail bildirimleri alabilir ve anket sonuçlarını hızlıca görüntüleyip hazır grafikleri inceleyebilirsiniz.

Kullanıcıları bir sonraki anketinizi de yanıtlamasını teşvik etmek için anketinizi yanıtlayanlara otomatik teşekkür maili gönderebilir ya da aynı mailin içerisinde başka bir anketin bağlantısını da ekleyebilirsiniz.

Otomatik mail gönderimleri için MS Flow ile birkaç adımlı akış oluşturmanız yeterli.

MS Flow ile boş bir akış üzerinden işlemlere başlayalım:

Adım1: New Flow Trigger-> Forms

Anket yanıtlandığı anda mail akışı başlayacak bu nedenle Flow tetikleyicisi olarak Forms’a Yeni bir cevap gönderildiğinde (When a new response is submitted) seçilir.

Yanıtlanması beklenen anket açılan listeden seçilerek devam edilir

Seçilen anket için anket adı, anket soruları, yanıtlayan e-mail gibi bilgileri öğrenebilmemiz için yeni adımda detayları çağırmamız gerekir.

Adım2: New Flow Action-> Forms Response Details

Yeni adımda Yanıt detaylarını alın (Get response details) eklenir.

Response Id alanına List of response notifications Response Id seçeneği eklenir. Bu seçeneğin eklenmesiyle Apply to each alanı otomatik olarak gelir.

Artık, anket adı, anket soruları gibi detaylar erişilebilir durumda.

Adım3: New Flow Action-> Outlook

Anket detayında çağırdığımız e-mail adreslerine, mail göndermeye başlayabiliriz. Yeni adımda Outlook –> Send an email eklenir.

Yanıtlayan kişiye cevap maili gönderileceğinden To: alanına Responders’ Email ekleyerek ilerlenir.

Subject ve body alanları ilgili şekilde yazılır.

Adım4: Flow Actions->The Final Step

Akışı sol üst köşeden adlandırdıktan sonra, sağ üst köşedeki kaydet butonu ile kaydederek kullanıma açabilirsiniz.

Ön izleme:

*Not:

E-mail’lerin gönderilebilmesi için form anonim yapılmamalıdır. Böylece anket yanıtlayan kişilerin mail adresleri erişilebilir durumda olur.