[vc_row][vc_column][vc_column_text]İş yoğunluğunda gelen mail takibini yapmak zorlaşabilir ve mailler gözden kaçırılabilir. Maillerinizi kaçırmamak için Outlook’ta kural oluşturmayı deneyebilirsiniz.
Günlük iş rutininize ve iş yapış biçiminize göre çeşitli kurallar oluşturarak optimum mailbox kullanımı elde edebilirsiniz. Böylece maillerinizi kategorize ederek iş yoğunluğunu farklı kollara dağıtabilir ve maillere daha hızlı dönüş yapabilirsiniz.
Outlook Kuralları
Outlook’ta yazdığınız kurallar sayesinde önem derecesi yüksek maillere göre, proje kapsamında konu başlığına yada mail kontağına göre, ya da aslında sizin ilgilenmeniz gerekmeyen konulara göre ve daha bir çok senaryo ile maillerinizi ayrıştırılmış vaziyette kullanabilirsiniz.
Önem Derecesi Yüksek Maıller için Uyarı Sesleri Alın
Inbox’a önemli bir mail geldiğinde, uyarı sesleri duymak ve ekranda uyarı penceresi görmek iyi olmaz mıydı?
Bu yazıda Önemli olarak işaretlenmiş mailler için uyarı sesi çalma ve uyarı penceresi gösterme kuralı oluşturulacak.
Önemli Maıl Geldiğinde Ses Kaydı Çalmak
işlemler Dosya Sekmesi–>Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresinde gerçekleştirilecek.
*Bu kuralda, gelen mail Yüksek Önemli işaretlenmiş ise bu mail için uyarı sesi çalınacak ve uyarı penceresi gösterilecektir.
İşlem Adımları
Yeni Kural–> Şablonlardan (Birinden ileti aldığımda ses çıkar) seçilerek başlanabilir. Zaten İleri butonu ile kural için gerekli tüm kriterleri sürekli olarak ortak bir ekran üzerinden değiştirilmekte. O nedenle şablon seçimi çok önemli değil, dilerseniz Boş bir kuraldan başla başlığı altından Aldığım iletilerde kuralı uygula seçilebilir.
İleri butonuna tıklanır.
1.Adım: kişi veya ortak grup tarafından gönderilen seçimi kaldırılır.
Önem olarak işaretli seçimi yapılır.
2.Adım: önem kelimesine tıklanarak açılan pencereden Önem derecesi seçilir. İleri butonuna tıklanır.
Yeni ekranda 1Adım: ses çal seçimi vardır.
2.Adım: ses çal’a tıklanarak gelen mail için çalması istenen ses seçilir.
Aynı ekranda pencere kaydırılarak Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster seçilmektedir.
2.Adım: alanından Uyarı İletisi için metin yazılarak bir sonraki ekrana geçilir.
İleri butonu tıklanır ve son ekrana geçilir.
1.Adım: Kurala bir isim verilir.
2.Adım: Bu kuralı Gelen Kutusunda çalıştırarak kurala uyan verileri geçmişe dönük kontrol etmiş olursunuz.
Son Butonu ile kural penceresi kapatılır.
Yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için Kurallar ve Uyarılar penceresi de Uygula butonuna basılabilir, yeni kurallar oluşturulmayacaksa bu pencere kaydedilerek kapatılmalıdır.
Mail kuralları için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]
