MS Forms ile Anket Kuralları Oluşturmak

Anketler, şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlama, takip ve analizler yapma ya da iş stratejilerinizi belirleme konularında önemli rol oynuyor. Dijitalleşme sürecinizde MS Forms ile e-formları çok pratik ve hızlı şekilde  hazırlayabilir ve paylaşabilirsiniz. Ms Forms ile anket hazırlama konusundaki makaleye link üzerinden ulaşabilirsiniz.

Bu makalede, Forms anketlerine kurallar ekleme konusunu işleyeceğiz. Anketlere kurallar ekleyerek soru bazlı anket yönetimi yapılabilmekte.Kullanıcının, sorulara verdiği cevaplara göre görüntülenecek bir sonraki soruyu yönetebileceksiniz.

Nasıl Çalışır?

Örnek olarak personellerin kişisel bilgilerini toplarken

  • Ehliyeti var mı? sorusuna Evet/Hayır şıklarından Evet cevabı seçilirse Ehliyet sınıfı nedir? sorusu görünür hale getirilebilir.
  • Medeni durumu nedir? sorusuna Evli/Bekar şıklarından Evli cevabı seçilirse Çocuk Sayısı, Çocukların Yaşları gibi detay sorular kullanıcıya gösterilebilir.

Bu özellik sayesinde kullanıcıdan bilgi toplarken tüm sorular görüntülenmeyecek ve anketler daha hızlı ve tutarlı şekilde cevaplanabilecek ve interaktif çalışmalar yürütülebilecek.

Nasıl Yapılır?

Öncelikle anket sorularının hazırlanması gerekmekte. Anket sorularını oluşturduktan sonra sağ üst köşede Paylaş butonun yanında yer alan içinden Dallanma seçilir. İngilizce arayüz için Branching seçeneği seçilir.



Birinci soruyu 4 şıklı oluşturduk.
Her bir şıkka verilen cevap için sorulması istenen bir sonraki soru açılan listeden seçilerek yönlendirme işlemi tamamlanmaktadır.

İşlemleriniz o an kaydedilecektir ve ön izleme özelliği sayesinde senaryonuzu istediğiniz an test edebileceksiniz.

Aşağıdaki senaryoyu detaylıca inceleyelim.

1.soru için
1.seçenek seçilirse –>2.soruya gidecek
2.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
2.seçenek seçilirse –>2.soruya gidecek
2.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
3.seçenek seçilirse –>3.soruya gidecek
3.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
4.seçenek seçilirse –>Diğer alanına yazı yazılması beklenecek–>form sonlandırılacak

Yukarıdaki işlemler ile form sorularının kurallara bağlanabildiğini, soruların sıralamalarının değiştirilebildiğini detaylıca inceledik.

Yaptığınız işlemleri iptal etmek istediğinizde, yine aynı ekrandan sağ üst köşeden … içinden Sıfırla‘ya basarak form senaryosunu sıfırlayabilirsiniz.

 

Veri Doğrulama Yaparken Formülleri Kullanın

Veri doğrulama, bir hücreye veya seçtiğiniz aralığa girilen verilerle ilgili kısıtlamaları tanımlamak için kullanılan Excel özelliğidir. Veri Doğrulama ekranında liste, tarih, saat, metin uzunluğu gibi hazır bir şekilde kullanıma hazır doğrulama ölçütleri bulunmaktadır. Bu hazır doğrulama ölçütlerinden sadece bir tanesi hücreye uygulanabilmektedir. Birden fazla ya da hazır bulunmayan ölçüte göre veri doğrulama yapabilmek için “Özel” ölçütüne formül yazmak gerekir.

Şimdi İleri Excel Eğitimi konularımızdan biri olan Veri doğrulamada formül kullanımını T.C. Kimlik numarasının 11 haneli ve sadece sayı olacak şekilde girişine izin verildiği bir örnek üzerinden inceleyelim. Birden fazla ölçüt gerektiği için özel bir formül olan VE formülünün içinde UZUNLUK ve  ESAYIYSA formüllerini birlikte kullanmamız gerekiyor.

Öncelikle veri doğrulama uygulamak istediğimiz hücreyi seçtikten sonra Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları grubundan Veri Doğrulama seçilir. Daha sonra açılan penceredeki Ayarlar bölümünden Doğrulama Ölçütü olarak Özel seçilip formül alanına uygun olan =VE(UZUNLUK(A2)=11;ESAYIYSA(A2)) yazılır.

 

Hücre üzerine gelindiğinde Girdi İletisi uyarısı ve hatalı veri girildiğinde Hata Uyarısı verilmek istenirse uygun alanlara gerekli bilgiler girilir. Girdi İletisi için ileti başlığı ve girdi iletisi alanları; Hata Uyarısı için uyarı stili, başlığı ve iletisi girilmelidir.

 

Tüm bunları bir hücreye uyguladıktan sonra diğer hücrelere uygulamak için ise hücreyi sağ alt köşesinden tutup aşağı doğru çektiğinizde diğer hücrelere de bu veri doğrulama işlemleri otomatik olarak uygulanacaktır. Artık hücrelerinize veri girişlerini daha kontrollü ve düzenli bir şekilde yapabilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

 

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Kendiniz Belirleyin

Olası Durumlar

Outlook’da kendi kurallarınızı yazın ve önemli mailleri kaçırmayın. Mail trafiği ve yoğun iş temposunda bizim için önemli olan mailleri bazen kaçırabiliriz. Bazen mailin gelmesini bekler dururuz ama aslında mail oradadır ve biz fark etmemişizdir. Outlook’da kural yazmayı öğrenmiş Süper Personeller bekledikleri mailleri kaçırmamak için kendi kurallarını kendileri yazıyorlar!

Ayrıca Outlook’da farklı durumlar için belirlediğimiz kurallar ile birçok işlemin otomatik olarak yapılmasını da sağlayabiliriz.

Örnek olarak mailler renklendirilebilir, farklı bir klasöre taşınabilir, geldiği anda silinebilir, bir başkasına yönlendirilebilir…

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Yazmaya Başlayın!

Bu makalede belirli bir kişiden gelen mailin renklendirilmesinden (biçimlendirilmesinden) bahsedeceğiz. Mailin kırmızı renkle ve belirli bir yazı fontunda gösterilmesini sağlayalım.
Bu işlem için Görünüm sekmesinden Geçerli Görünüm grubundan Görünüm Ayarları‘na tıklarız. Belirli bir kişiden gelen maili renklendirmek istediğimiz için açılan pencereden Koşullu Biçimlendirmeyi seçeriz.
Excel’den de bildiğiniz gibi belirli kriterleri sağlayan işlemler için koşullu biçimlendirme kullanılır. Excel koşullu biçimlendirmesi ile ilgili makaleyi buradan okuyabilirsiniz.

Yeni gelen mailleri hedef alarak belirginleştirmek için koşullu biçimlendirme sayfasından “Okunmamış İletiler” seçilerek Ekle butonuna tıklarız ve yeni bir kural belirlemeye başlarız. Yeni kurala “kimden” adını verdikten sonra Yazı Tipi… butonuna tıklayarak bu sayfadan renk, yazı tipi, yazı boyutu seçeneklerini kendi isteğimize göre belirleriz. Bu penceredeki işlemi tamamlayıp Koşul butonuna tıklarız. Açılan pencereden Kimden alanına mail alacağımız kişiyi/kişileri seçeriz, Kime alanına ise kendi mail adresimizi yazarız. İşlemleri onayladıktan sonra belirlediğimiz kişiden/kişilerden gelen tüm yeni mailler kişiselleştirilmiş şekilde görünecektir.

Mail Geri Çekme ile Maillerinizin Kontrolü Elinizde

Şirket içinde göndermiş olduğunuz bir iletiyi karşı taraf henüz açmamış ise  Mail Geri Çekme özelliği ile mailler alıcıların posta kutularından kaldırılabilir.

Bu iletinin içeriğinin değiştirilerek son güncel halinin paylaşılması gerektiği durumlarda ya da bu mail içeriği değiştirilerek gönderilmek istendiği durumlarda, bu özellik kullanılabilir. Örneğin eki iliştirmeyi unuttuysanız, mail geri çekme işlemini deneyebilir ve sonra eki olan yeni bir ileti gönderebilirsiniz. Tamamen yanlış gönderilmiş bir mail de bu sevdaya dahil…

Mail Geri Çekme özelliği siz Gönder’e tıkladıktan sonra mail iletildiği andan itibaren kullanılabilir ve bu özelliğin kullanılabilmesi için alıcının aynı kuruluş içinde bir Exchange hesabının olması gerekir.

*Mailinizi okundu bilgisi alarak gönderirseniz İletiyi geri çekme özelliğini daha etkin kullanabilirsiniz.

Mail içeriğinizi yazarak gönderdikten sonra değiştirmeyi ya da geri çekme işlemini yapmak için gönderilmiş öğeler kutusuna gideriz. İlgili mail içeriğini açarız ve Dosya sekmesinden Bilgi’ye tıklarız bu ekranda İletiyi Yeniden Gönder ve Geri Çek seçeneğini seçeriz. Açılan listeden Bu İletiyi Geri Çek… seçeneğini seçeriz.

Bu seçimle birlikte karşımıza yeni bir pencere gelir. Gönderdiğimiz maili kalıcı olarak karşı taraftan çekmek için birinci seçeneği seçeriz. İkinci seçenek ile gönderilen iletiyi geri çekerek yerine bir başka mailin gönderilmesini sağlayabiliriz. Üçüncü seçenek ise yapılan geri çekme işlemleri için taraflara mail bildirimi gönderilmesini sağlar. İlgili seçimler yapıldıktan sonra işlem tamamlanacaktır.

 

OneNote ile Resimlerinizden Tek Hamlede Metninizi Çekin

OneNote, bir not defterinden fazlası, dijital dünya için oldukça ihtiyaçları karşılayan ve eldeki not defterini çöpe attırabilecek kadar iddialı bir MS Office uygulaması. Microsoft bu uygulamayı 3 sözcükle özetliyor:

Web’den veya kopyalanamaz bir PDF’den içinde metnin de mevcut olduğu bir ekran görüntüsü aldığımızı veya bir görüntü indirdiğimizi varsayalım. Normalde görüntü üzerindeki metni elimizle yazdığımız olmuştur. Çünkü bu metni alıp kullanmamız gerekiyor. O geçmek bilmeyen saatleri aklınıza getirmek istemezdim ancak OneNote’un bu tip durumlar için çok kullanışlı tam da günümüz için bir çözümü var.

OneNote, Optik Karakter Tanıma (OCR) adlı bir özelliği ile not defterinize eklediğiniz bir görüntüden metni çekebilmemize olanak sağlıyor hem de 2 adımda. Gelin birlikte bakalım…

Herhangi bir web sayfasından veya bilgisayarımızdan bir görüntüyü OneNote’unuzdaki bir alana yapıştıralım.

Görüntü üzerinde sağ tıklayıp Resimden Metin Kopyala seçeneğini seçelim.

Metni yapıştırmak istediğiniz alana gelip sağ tıklayarak yapıştır diyelim. Burada 4 adet yapıştırma seçeneği mevcuttur. Bu seçeneklerden “resim olarak yapıştır” haricindeki yapıştırma seçeneklerini kullanarak yapıştırabilirsiniz.

Bu işlemler sonucunda görüntüdeki metni, üzerinde değişiklik yapabileceğimiz kıvamda elde ettik. Metnin netliği, karakter aralığı ve diğer öğeler elde edilen metnin doğruluğunu etkileyebilir. Bazı durumlarda son kez düzenlemeniz ve düzeltme yapmanız gerekebilir. Şimdilik bir diğer handikapı da metni paragraf halinde almıyor. Resimde gözüktüğü şekliyle satır satır alıyor.

Microsoft, özellikle Office 365 ile görüntü işleme üzerine de oldukça eğildi. OneNote’un bu özelliğini Word ve PowerPoint’deki arka planı kaldırma özelliğine benzetebiliriz. OneNote’da sadece görüntüden ne almak istediğimiz bellidir:Metin. Bu sebeple ekstra bir çaba sarfetmemize gerek kalmıyor. OneNote’un bu özelliğini keyifli kullanın.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Microsoft 365 Business Nedir?

Microsoft’un, “İşletmenize özel olarak tasarlanan tek bir çözümle ekibinize güç katın, işletmenizi koruma altına alın ve BT yönetimini basitleştirin!” mottosuyla üzerinde durduğu Microsoft 365, Office 365 ile birlikte tanıştığımız ve hayatımıza giren yeni çalışma kültürünü bir üst seviyeye taşıyacak, yeni bir paket ve lisans modeli diyebiliriz.

Herhangi bir lokasyondan, Windows, iOS, Android, Mac cihazlarda ve web tarayıcıları aracılığıyla, ekiplerinizle iş birliğinizi en verimli şekilde ilerletmenizi, verilerinizin ve kaynaklarınızın güncel hallerine en güvenli şekilde ulaşabilmenizi, çalışmalarınızı kesintisiz devam ettirmenizi amaçlayan ve sağlayan bu evrende, Office uygulamaları dışında artık Windows hizmetini ve içeriğini de telaffuz ediyoruz. Temelde, Office 365, Windows 10, EMS (Enterprise Mobility + Security) özelliklerini tek pakette sunmak için tasarlandığını belirtebiliriz. Bu abonelik ve hizmet ile birlikte, her zamanki Office 365 ürün, hizmet ve teknolojilerine ek olarak, Office uygulamalarınızı, dokümanlarınızı ve daha da önemlisi, Windows 10 cihazlarınızı yönetmeniz ve bunların güvenliklerini sağlamanız için merkezi bir çözüm sağlanmış oluyor.

Satya Nadella, Microsoft Inspire konferansında önemle ve heyecanla bahsedilen bu hizmeti şu şekilde açıklayıp özetlemişti: “Microsoft 365 Business, büyük ölçekli işletmelerin sahip olduğu araçlara ve çok yönlülüğe, her küçük ölçekli ve orta ölçekli işletmenin de sahip olabilmesi vizyonuyla ve amacıyla, ürünlerin ilgi çekici bir teklif ve paket ile bir araya getirilmesidir.”

Şu an önizleme sürümünde olan ve takvim yılı sonuna doğru genel kullanıma sunulması beklenen Microsoft 365 Business’ı kuruluş bazında kullanabilmek için, Active Directory etki alanı denetleyici kullanılmıyor olması gerekiyor. Kullanıcıların Microsoft 365’ten yararlanabilmeleri için ise, cihazlarında Windows 7, 8.1 veya Windows 10 Pro (Creators Update’in geçili olması şartıyla) işletim sistemlerinin yüklü olması gerekiyor.

Windows 10 Creators Update ile ilgili detaylar için aşağıda bağlantısını verdiğim sayfayı ziyaret edebilirsiniz:
https://support.microsoft.com/tr-tr/help/4028685/windows-get-the-windows-10-creators-update

Microsoft 365 Business’la gelen yenilikleri, alışkın olduğunuz Office 365 Portal’ınızda, Yönetim Merkezinde, efektif şekilde kontrol edebileceksiniz. Microsoft 365 Business yönetim arayüzünde göreceğiniz yeni menüler aşağıdaki gibidir:

“Cihaz İlkeleri” menüsünde, daha önce Intune kullananların aşina olacağı üzere, mobil cihazlar ve ek olarak Windows 10 cihazlar için dağıtılabilecek ilkeler tanımlanabiliyor:

Aşağıdaki resimde, “Windows 10 cihaz yapılandırması” ilkesinin şablonunu ve düzenlenebilecek ayarları görebilirsiniz. Windows Defender, Windows update, Microsoft Edge gibi birçok hizmet ve özellik, merkezi olarak yönetilebilir ve bu ilkeler, yapıda bulunan cihazların tamamına veya istenenlere dağıtılabilir durumda:

Aşağıdaki resimde, başka bir örnek olarak, “Android için uygulama yönetimi” ilkesinin şablonunu görebilirsiniz. Cihazların çalınması veya kaybolması gibi istenmeyen senaryolarda alınabilecek güvenlik önlemleri, kullanıcıların cihazlarındaki Office dosyalarına erişimlerinin yönetimi gibi kritik önemde seçenekler mevcut durumda:

Oluşturduğunuz bu ilkeler, sayfanın URL’inden de anlaşıldığı gibi Intune’dan beslenen Office 365 arayüzünde, aşağıdaki gibi listelenecektir:

Bir kullanıcı iş hesabıyla cihazında veya cihazında kurulu Office365 uygulamalarında oturum açarak kuruluşunuza bağlandıktan sonra, sizin ayarladığınız ilkelerle cihaz korunabiliyor ve bu cihaz, “Cihazlar” sayfasında listeleniyor. Kaybolan veya çalınan bir cihazı bu sayfadan yönetebilir ve böylece tüm şirket verilerini kaldırabilirsiniz. Ayrıca, Windows 10 cihazları fabrika ayarlarına sıfırlayarak tüm özel ayarları da temizleyebilirsiniz:

“Windows 10 Yükseltmesi” başlığı altındaki bağlantılar, ilgili yükseltme işlemi için gerekli adımları içeren Microsoft sayfalarına yönlendirilmenizi sağlıyor. Windows 7 veya Windows 8.1 kullanan kullanıcılar, Microsoft 365 lisansları dahilinde Windows 10 yükseltme hakkına sahip oluyor ve bu hakları Microsoft 365 Business önizlemesine dahil durumda. Bu hakla birlikte gelecek olan Windows 10 Business sürümü, Windows 10 Pro sürümünün içerdiği her şeye ek olarak Windows Defender Security Controls (Güvenlik Kontrolleri) gibi güvenlik özelliklerini içeriyor:

Microsoft 365 Business ile Office 365 Business paketlerinin karşılaştırması için aşağıdaki tabloyu referans alabilirsiniz:

Son olarak, PeakUp çatısı altında yetkin ve dinamik ekiplerimizin, sahip olduğunuz seçenekleri anlamanıza yardımcı olma ve Microsoft 365 Business önizlemesini kuruluşunuzda dağıtmaya yönelik en iyi önerileri sunma konusunda size destek olmak için her zaman hazır ve istekli olduğunu ayrıca hatırlatmak isterim.

https://www.peakup.org//#contact-us

Keyifli, güvenli, verimli çalışmalar!