OneNote Toplantı Notları ile Toplantılarınızı Özelleştirin

Katıldığımız her toplantı için toplantı ayrıntılarını ve notlarını bir arada görmek çok önemlidir, OneNote Toplantı Notları ile toplantı notlarınızı özelleştirebilirsiniz.

Zor yollar

Toplantı notları kimi zaman ajandamızda kimi zaman ise bilgisayarımızda yazılıdır.
Bir çok kişi, Outlook takviminde kayıtlı toplantıları dokümante etmek için Excel’e aktarmayı ya da takvim içeriğini kopyalayıp Excel üzerine yapıştırmayı bir çok kez denemiştir.

Peki toplantı notlarını ve bilgilerini birleştirmek için ne yapmak gerekir?

Zahmetli yöntemlerin yerine OneNote’u kullanarak Outlook takvimimizdeki toplantılarımızı iki saniyede dokümante ederek görebiliriz. Üstelik her bir toplantı için ayrı ayrı ve düzenli notlar alabiliriz. Toplantı ile ilgili takvimde herhangi bir değişiklik olduğunda, toplantıyı hızlıca güncelleyebiliriz.

Bugünün toplantılarının arasından istediğimizi seçebiliriz ya da takvimdem seçeceğimiz güne ait toplantıları listeleyip içlerinden ilgili toplantıyı seçbiliriz.

OneNote Toplantı Notları ile Bugünün toplantısını eklemek

Giriş

sekmesi Toplantılar Grubunda Toplantı Ayrıntıları butonu yer almaktadır. Bu butona tıkladığımızda açılan listede bugünün toplantı listesi yer almaktadır.

Bugünün toplantıları

Tarih seçimine göre toplantı eklemek

Farklı bir günün toplantısını eklemek için ise Başka Bir Günden Toplantı Seç…’e tıklarız.

Farklı bir günden toplantı seç
Bir ya da birden fazla toplantıyı da ardışık şekilde ekleyebiliriz. Eklediğimiz toplantıya ait tarih, yer, zaman gibi toplantı ile ilgili tüm bilgilerin maddelenerek OneNote’a yazıldığını gözlemleriz.

Outlook Öğesine Bağlantı

Bu yazıya tıkladığımızda toplantı bilgilerin bulunduğu Outlook penceresi açılacaktır.

Toplantı bilgilerinin maddelerinin başında yer alan + işaretine ya da sonundaki (Genişlet) yazısına tıkladığımızda ayrıntılarını görebiliriz. (Daralt) yazısı ise açık olan ayrıntıları kapatmamızı sağlar.

Notlar

Toplantı notlarımızı yazacağımız alandır.

Bir toplantı ekledikten sonra, toplantı ile ilgili yer, zaman, katılımcılar gibi konularda değişiklik olduğunda yenileme butonuna basmamız toplantı bilgilerini güncellememiz için yeterli olacaktır.

OneNote Toplantı Notları ile toplantılarınızı kolayca yönetin.

Şefin Special’i: CTRL+ENTER & ÖZEL GİT

Rutin olarak aldığınız tablolarda boş hücreler mi çıkıyor? Satırları silmeye kalkışsanız aynı satırın diğer sütunlarında bilgileriniz mevcut. Sütunu da silemezsiniz. Halbuki boş yerine “Yok”,”Kullanılmamaktadır.” “Hesaplanmamıştır.” gibi cümleler yazılabilir. Sakinlikten gerginliğe geçmek için gereken süre oldukça kısa değil mi? Bu boş hücreler adeta bir virüs gibi tablonuzu/listenizi etki altına alıp sizi çileden çıkartabiliyor. Çileden çıkmak kolay, gelin biz bu durumu nasıl toparlarız ona bakalım…

Oluşturulan veya alınan her listenin/tablonun tüm hücrelerinde bir değer olmayabiliyor. Bunun yerine oraya durumu belirten bir metin yazabilsek ne güzel olur. Bu durumla başa çıkabilmek için ileri excel eğitimine yakışan güzel bir çözüm var. Örneğimizle birlikte çözümümüze bir göz atalım.

Elimizde çeşitli ürünlere dair yıllık satış miktarları mevcut. Bazı ürünlerin bazı yıllarda satışlarına dair hücre değerleri boş. Bu boş hücrelere “Yok” yazmak isteniyor.

Düşeyara gibi popüler değil ama bilenlerin işine defalarca yaramış ve köşede kalmış, ilginizi bekleyen bir komut penceresi var: Özel Git. Bu komut penceresinden açıklamalara, formüllere, hatalı hücrelere, boşluklara vs. gibi değerli hücrelere erişebilirsiniz. Bizde burada Giriş sekmesinde bulunan Düzenleme veri grubunda Bul ve Git seçeneklerinden “Özel Git” komutu seçelim.

“Özel Git” penceresinden Boşluklar’ı seçiyoruz. Excel, otomatik olarak alanınızı algılayıp alanınız içinde kalan boşlukları seçebiliyor. Eğer boşlukları seçme işlemini yapamazsa önce içinde boşluklarınızın seçilmesini istediğiniz alanı seçip sonrasında bu komutu uygulayabilirsiniz.

Bu adımdan sonra hiçbir tıklama işlemi yapmadan “Yok” yazalım. “Yok” kelimesini seçilen ilk hücreye yazacaktır. Yazacağımız metin bittiğinde CTRL+ENTER kombinasyonu yapalım. Bu şekilde istediğimiz metin tablodaki tüm boş hücrelere yazılmış oldu.

Bu şekilde gerçekleşen çözümümüzde rastgele boş hücreleri seçmenin zorluğunu atladık ve hepsine aynı anda veri girişi sağlayabildik. Bu kombinasyonu keyifli kullanmalar dilerim.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere, hoşçakalın.

Microsoft Forms: Office 365’iniz varsa bir Anket Uygulamanız Olduğunu da Biliyor musunuz?

Birçok İnsan Kaynakları personeli aylık birden fazla anket oluşturuyor. Bazıları ise belki 3 – 4 ayda bir anket yapmaya ihtiyaç duyuyor. Ancak yine de herkes lazım oluyor diye IT ekiplerinden bir anket uygulaması satın almasını istiyor ya da  kısıtlı özellikleri ile ücretsiz anket uygulamalarını kullanıyor.  Office 365  kullanıyorsanız, Microsoft Forms’a yani mükemmel bir anket uygulamasına sahipsiniz! Üstelik şifrelerle uğraşmanıza gerek yok, Office 365 hesabına sahip tüm kullanıcılar mevcut Office 365 hesapları ile Microsoft Forms’u hemen kullanabilir.  Microsoft Forms  son derece kolay bir yapıya sahip olmakla beraber oldukça gelişmiş bir anket hizmeti sunuyor.  Onu dakikalar içerisinde öğrenebilir,  öneri, etkinlik, müşteri geri bildirim anketleri oluşturabilir, istediğiniz kişilerle paylaşabilir, sonuçlarını analiz edebilir ve anketleri iş akışlarınıza dahil edebilirsiniz.. MicrosoftForms’un detaylarını incelediğinizde başka bir uygulamaya ihtiyacınız olmadığını farkedeceksiniz.

Microsoft Forms ile Anketler Oluşturun, Ekibinizle ya da Müşterilerinizle Paylaşın

Office 365 panelindeki Forms ikonundan, OneDrive üzerinden ya da Excel Online’daki Survey butonundan tüm kullanıcılarınız hemen anket oluşturmaya başlayabilir. Dakikalar içinde  takım etkinliği, öneri & şikayet formu, kampanya ya da müşteri anketleri oluşturabilir, istediğiniz kişilerle paylaşabilir ve sonuçlarını analiz edebilirsiniz.

Sınav Oluşturun Ve Toplam Puanları Anında İnceleyin

Microsoft Forms ile anket yapmanızın yanı sıra sınav  yapabilir, kişilerin bilgisini ölçebilirsiniz. Sınav oluşturmak için Office 365 Panelindeki Forms Uygulamasını kullanmalısınız. Sorularınız için puan atayabilir ve açıklamalar ekleyebilirsiniz. Sınav  bitiminde kullanıcıların soruların % kaçını doğru çözdüklerini anında görmelerini sağlayabilir ya da siz kontrol ettikten sonra sonuçları iletmek üzere ayarlama yapabilirsiniz.  Ayrıca her sınav kağıdını tek tek inceleyebilirsiniz.

İstediğiniz Soru Tipini Seçin, İster Çoktan Seçmeli İsterseniz Açık Uçlu! Hatta Fazlası

Anket ya da sınav sorularınızı çoktan seçmeli, açık uçlu,  1-5 ya da 1-10 aralığında yıldız ya da sayı ile oylamalı,  Tarih seçmeli ya da sıralama şeklinde sorabilirsiniz.

 

 

Cevap Verilmesi Zorunlu Soruları Belirleyin

Sizin için mutlaka yanıtlanması gereken soruları “yanıtlaması zorunlu” olarak işaretleyebilirsiniz.

Birden Çok Cevaplı Sorular

İlgilenediklerinizi seçiniz gibi birden çok işaretleme yapılabilecek “Seçenek” sorularında “Birden Çok Yanıt” özelliğini aktif edebilirsiniz.

Resim Ve Videolarla Soruları Canlandırın

Soru bazında resim ya da video ekleyerek sorunuzu bunun üzerinden sorabilir ya da sorunun kolay anlaşılmasını sağlayabilirsiniz.

Anketleriniz Ya Da Sınavlarınız Şirketinizin Kurumsal Kimliğini Taşısın!

isterseniz hazır renk ve hazır şablonları arkaplan olarak belirleyebilir ya da şirket renklerinize özel istediğiniz bir arkaplan görselini dışardan ekleyebilirsiniz.

Takım Arkadaşlarınızla Birlikte Çalışın, İşleri Hızlandırın!

Anketi takım arkadaşlarınızla birlikte düzenlemeye devam edebilirsiniz. Yapmanız gereken Paylaşım penceresinden takım arkadaşlarınız için paylaşım linki edinip onlarla paylaşmak!

Bir Kişi Anketi Birden Fazla Kez Yapabilir Mi?

Yalnızca şirketin Office 365 hesabına sahip kullanıcılar anketi çözebilir şeklinde ayarladıysanız, bir kullanıcının anketi yalnızca bir defa ya da  birden çok kez çözebilir durumda olmasını paylaşım menüsünden bir tıkla ayarlayabilirsiniz.

 

Anketiniz Geçerlilik Süresi Var Mı?

Microsoft Forms ile anket oluşturduğunuzda otomatik olarak “yanıtları kabul et” seçeneği aktiftir. Anket paylaşımından bir süre sonra, anket görevini tamamladıysa “yanıtları kabul et” seçeneğini kapatabilirsiniz. Anketiniz örneğin bir kurs ya da organizasyon başlangıcında talep toplama amaçlıysa, bir kampanya dönemine ithafen hazırlanıyorsa ya da belirli bir saatte yapılacak sınav için hazırlanmışsa,  anketin geçerlilik süresini belirtebilirsiniz. Geçerlilik süresi için başlangıç ve bitiş tarih & saatlerini ayarlayabilirsiniz.

 

Mail Bildirimleri İle Anında Haberdar Olun

Paylaşım ayarlarından mail bildirimlerini açarak, her yanıt gelişinde mail bildirimi alabilirsiniz.

 

Şirket Anketlerinizi Herkes Çözebilir mi!

Dilerseniz anketinize erişilse bile açma hakkını yalnızca firmanızdaki çalışanlara verebilirsiniz. Bu iki seçenek Paylaş ekranında mevcut. Paylaşmadan önce ya da paylaştıktan sonra değiştirebilirsiniz.

 

Anketiniz Nasıl Gözüküyor?

Anketinizin nasıl gözüktüğünü görmek için onu paylaşmanıza gerek yok. Paylaşmadan önce de Web ve Mobil Platformlar için önizleme yapabilirsiniz.

 

Hazırız, Artık Paylaşalım!

Anketin paylaşım linkini ve Embed kodunu alabilir,  QR kodunu indirebilirsiniz.  Mail ile iletebilirsiniz.  Paylaşım tercihinize göre web sitenizde  ya da  linkedin hesabınız gibi istediğiniz farklı platformlarda kullanıcılarla paylaşabilirsiniz.

 

Sonuçları Anında Analiz Edin!

Anket Yanıtlarını anında grafiklerle düzgün ve otomatik olarak görüntüleyebilir, kullanıcıların cevaplarını kullanıcı bazında inceleyebilirsiniz. Ya da Excel listesine gelen yanıtları detaylıca analiz edebilirsiniz.  Özelleştirilmiş derinlemesine analizler için Excel listenizi canlı olarak Power BI’ya bağlayabilir ve eş zamanlı güncellenmesini sağlayabilirsiniz.

 

Mobil’de Form Oluşturmanın ve Yanıtlamanın Özgürlüğünü Yaşayın

Forms’un Mobil Uygulaması ile formlarınızı ve sınavlarınızı hareket halindeyken de oluşturabilir, düzenleyebilir ve yanıtlayabilirsiniz.

 

Tüm Anketleriniz Kontrolünüz Altında

Forms ile kendi oluşturduğunuz ve sizinle paylaşılan tüm anketleri hızlıca görüntüleyebilirsiniz.  Kendi anketlerinizi ve ekip ile ortak çalışma için yetki sahibi olduğunuz anketleri düzenleyebilir sonuçlarını inceleyebilirsiniz.

 

İşte harika haberler! Office 365 uygulamalarını kullanırken birbirleriyle entegre çalışmalarına hayran kalacaksınız. 

Microsoft Forms & Power BI

Anket sonuçlarınız tek bir listeden görüp üzerinde derin analiz çalışmaları yapmak istiyorsanız Excel Online üzerinden Forms oluşturun. Böylece yanıtlar, OneDrive üzerinde bir tane Excel sayfasında birikir. Power BI ile OneDrive dosyanıza bağlanarak hızlıca çeşitli analizler yapıp interaktif raporlar oluşturmanın keyfini çıkarın!

Forms & Flow 

Microsoft Flow, belirli tetikleyiciler ve eylemlere dayanarak iş akışları oluşturarak iş süreçlerini otomatikleştirmenizi sağlar. Örneğin Flow ile, Forms’taki bir anketi ya da sınavı Flow akışı içerisinde adresleyerek yeni form oluştuğunda form sonuçlarını kullanıcının yöneticisine içinde Onay/ret butonları olan bir maille otomatik iletebilir, yöneticinin onay vermesi halinde insan kaynaklarına onaya gönderebilir ve son durumu anketi oluşturan kişiye bildirim olarak iletebilirsiniz.

Sevgilerimle,

Hızlı Doldur (Flash Fill)

Bu makalemizde sizlere Excel eğitimlerimizde keyifle anlattığımız bir özellik olan Hızlı Doldurma özelliğinden bahsedeceğim.

Hızlı doldurma; Excel 2013 ile gelen, hızlı veri girişini sağlamak için geliştirilmiş oldukça başarılı bir çözümdür. Bu özellik sayesinde Excel’e veri girişi yapılırken hücrelerde var olan verilerde bir düzen algıladığında, Excel geriye kalan hücreleri otomatik doldurur ve kolayca veri girişi sağlanmış olur.

Hızlı doldurma özelliği ağırlıklı olarak metinsel ifadeleri ayrıştırma, birleştirme gibi işlemlerde kullanılır. Çeşitli özellikler kullanılarak çok basit bir verinin ayrıştırılmasının yanı sıra çok karmaşık formüllerle ayrıştırılabilen veya ayrıştırılması formüllerle de çok zor olan bir metinsel ifade de istediğimiz kısımları kolaylıkla ayırabildiğimiz bir yöntemdir.

Metin fonksiyonlarıyla yapılan; bir kelimenin ilk harfi, ilk üç harfi ya da her kelimenin üçüncü karakteri vb. metin verilerinin parçalanmasına ilişkin bir kalıbı algılayıp uygulamayı sağlar.

Tipik kalıplar içinde metin parçalarını tanımak, telefon numaraları ve tarih verisinin parçalarını tanımak gibi uygulamalar vardır.

Excel’in 2013 sürümü ile hayatımıza giren Hızlı Doldur özelliğini Excel’de birkaç farklı yerde bulunur.

  1. Excel’de Veri sekmesi‘nin Veri Araçları grubunda görebilirsiniz.

  1. Giriş sekmesinin Düzenle grubunda Doldur özelliğinin altında da bulabilirsiniz.

  1. Bir hücreyi çoğaltmak için hücrenin sağ alt kısmındaki noktadan aşağı doğru çektiğimizde doldurma seçenekleri olarak Hızlı Doldurma’yı görebilirsiniz.

  1. Hızlı Doldur özelliğini Ctrl+E kısayolu ile kullanabilirsiniz.

Hızlı Doldurma varsayılan olarak açıktır ve bir düzen algıladığında verilerinizi otomatik olarak doldurur. Eğer beklendiği gibi çalışmazsa, Hızlı Doldurma’nın açık olup olmadığını aşağıdaki şekilde kontrol edebilirsiniz.

  1. Dosya > Seçenekler‘i tıklatın.
  2. Gelişmiş‘i tıklatın ve Otomatik Olarak Hızlı Doldur kutusunun işaretli olduğundan emin olun.

  3. Tamam‘ı tıklatın ve çalışma kitabınızı yeniden başlatın.

Bir örnekle özelliğimizi detaylıca görelim.

Örnek 1: Aşağıdaki tabloda tek sütunda yazılan Ad ve Soyadları ayrı ayrı sütunlarda gösterelim.

Yapacağımız işlem Adı Sütununa ilk satırına listenin ilk kaydı olan Tarık ismini yazıyoruz ve imlecimiz Tarık yazan hücrenin üzerinde iken Veri Sekmesi Veri Araçları grubuna gidip Hızlı Doldur özelliğine tıklıyoruz veya Ctrl+E kısayol tuşlarına basıyoruz.

Evet hepsi bu kadar başka bir işlem yapmanıza gerek yok sonuç aşağıdaki gibi olacaktır.

Aşağıdaki gif’de birçok farklı senaryoda Hızlı Doldur özelliği ile verilerimizi hızlıca nasıl düzenlediğimizi görebilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Formüllü Hücreler Hiç Bu Kadar Güvende Olmamıştı

Çoğumuz, formül içeren Excel belgelerimizi  iş arkadaşlarımıza gönderiyor ya da belge üzerinde birlikte çalışıyoruz.  Hayal etmesi bile kötü ama, onlarca formülün olduğu ve binbir zahmetle hazırladığımız  bu sayfalarda bir iş arkadaşınızın yanlışlıkla bazı formülleri sildiğini düşünelim… Hücrelerinizi savunmasız bıraktığınız için, birbirine bağlı formülleriniz ve verileriniz can çekişmeye başlıyorlar!

Bir sürü formüllü hücreyi tek tek seçmek ve korumak güç olabilir. Ama üzülmeyin! Bu makale ile formüllü hücreleri tek hamlede seçip koruma altına alacağız! Artık formüllü hücrelerimiz tam bir Karate Kid! (Yoksa siz Karate Kid’i bilmiyor musunuz?)

3 temel şifreleme işlemi vardır:
Çalışma kitabını şifre ile koruduğumuzda ilgili Excel dosyası şifre ile açılabilir olacaktır. Bu dosyada yalnızca var olan sayfalar üzerinde çalışılabilecek ve yeni sayfalar eklemek mümkün olmayacaktır.
Sayfaları koruma ile de veri girişi, satır silme, sütun silme, sıralama yapma gibi sayfa kullanımını kısıtlayan bir koruma yapılabilir.
Hücre koruma ise isimlendirmeden de anlaşılacağı gibi belirli bir hücre ya da hücreler üzerinde yapılıyor. Tüm hücreleri değil de belirli bir alandaki hücreleri şifrelemeyi, diğer hücrelerde çalışmayı serbest bırakmak istediğimizde başvurduğumuz bir yöntemdir.

Excel’de her hücrenin şifre ile korunabilmesi için bir kilit alt yapısı vardır. Excel’in kilit alt yapısını bir kapının kilit mekanizması gibi düşünebiliriz. Kilit mekanizması olmayan bir kapı kilitlenebilir mi? Tabi ki hayır! Bu kilit alt yapısı default olarak tüm Excel belgelerinde,  tüm hücreler için aktif durumdadır ancak aşağıda açıklayacağımız adımlarla devreye girerler.

Adım 1- Formüllü hücrelerin bulunduğu Excel sayfasındaki tüm hücreleri seçeriz ve sayfaya sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir penceresini açarız. Koruma içindeki Kilitli seçeneğini pasif yaparız.

Adım 2- Giriş sekmesindeki Düzenleme grubundan Bul ve Seç’e tıklayıp açılan listeden Özel Git’i seçeriz. Bu işlem için alternatif kısayol tuşu ise klavyedeki f5 tuşudur. f5 tuşuna bastıktan sonra açılan pencereden Özel.. ‘e tıklarız. Yapılan bu iki işlemde de aynı pencereye gideriz.

Bu pencereden Formüller seçeneğini seçeriz ve bu seçimi yaptıktan sonra listemizde ne kadar formüllü hücre varsa hepsi aynı anda seçili hale gelecektir.

Ardından formüllü hücreler seçiliyken sağ tıklayarak Hücreleri Biçimlendir penceresi tekrarda açarak kilitleri aktif duruma getiririz.

Yalnızca formüllü hücrelerin kilit mekanizması aktif edildiğine göre artık sayfayı şifreleyebiliriz.

Adım 4- Gözden Geçir sekmesinde Koru grubuna geliriz buradan Sayfayı koruyu seçeriz. Açılan pencereden sayfa şifresini yazdıktan sonra koruma işlemi tamamlanmış olacaktır. Bu işlemin ardından sayfamıza uyguladığımız şifrelemeler yalnızca formüllü hücreleri etkilemiş olacaktır.

Bu işlemlerden sonra artık Excel dosyalarınıza, sayfalarınıza ya da hücrelerinize kendilerini koruyacak gücü verebilirsiniz.

Formüllü hücrelerinizi kilitlemek bu kadar kısa ve kolay iken, siz de verilerinizi koruma altına almayı unutmayın!

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Köprülerinizin Mimarı Siz Olun!

Word’de oluşturduğunuz köprülerin istediğiniz gibi gözüksün diye sizce de fazla uğraşmadınız mı? Her Word sayfasında aynı işlemleri tekrarlamak verimliliğimizi düşürür. Bu makalemizde sürekli tekrarlanan olaylardan biri olan köprü biçimini değiştirme işlemini varsayılan ayarlarını değiştirerek otomatik hale getireceğiz.

Bir metninize köprü oluşturduğunuzda metninizin görünümü mavi renkli ve altı çizili olacaktır:

Genelde herkesin yaptığı bir durum olarak Word’de köprü metnini seçip önce yazı tipi rengini değiştirir; sonra da alt çizgisini kaldırarak bu sorunu çözeriz. Bu işlemi her defasında yapmak yerine Microsoftun kullanıcıları için bu tercihleri yapmasına olanak sağlayan yerini keşfedelim.

Word’de yazdığımız yazıya göre çeşitli stiller mevcuttur. Bu stiller, her türlü metin için çeşitli seçeneklere sahiptir. Metninize başlık, konu başlığı, altyazı, köprü görünümünü ve bunun haricinde birçok görünümü stiller penceresinden değiştirebilirsiniz.

Stiller penceresinde Köprü seçeneğinden Değiştir komutuna tıkladığınızda açılan pencerede varsayılan olarak hangi biçimlendirmenin kullanıldığı görebilir ve değiştirebilirsiniz. Yaptığınız değişiklerin ön izlemesini hemen alttaki alanda görebilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; stil kaynağının başlangıçta varsayılan paragraf yazı tipi olarak gelmesidir. Bu kaynağı Akıllı Köprü olarak değiştirmeliyiz.

Word’de bu kadar kolay bir işlemle bu durumu çözüp bu hikayede köprülerin sahibi siz olabilirsiniz. Peki bu durum PowerPoint’te nasıl işliyor? Bildiğiniz üzere PowerPoint, bir sunu tasarlama ve düzenleme programı olduğu için bu şekilde gelişmiş bir stiller alanına sahip değil. Bu yüzden bunu ufak dokunuşlarla istenilen forma sokacağız.

PowerPoint’te köprünüzün normal metin formatında gibi gözükmesi için;

-Bir metin kutusu veya şekil ekleyin.

-Oluşturduğunuz metin kutusuna veya şekle Ekle-> Bağlantı diyerek istediğiniz bağlantıyı ekleyin.

-Köprü eklemek istediğiniz metninizi sadece metin olarak metin kutusunun içine veya şeklin üzerine yazın.

Üzerine köprüyü kaldırdığınız metni koyduğunuzda arka plan sayesinde köprü olmayan metniniz köprü varmış gibi gözükecektir.

 

Bir başka seçenek olarak köprü eklenen metin seçilerek Giriş sekmesi-> Yazı Tipi grubundan köşedeki çeltiğe tıkladığınızda açılan pencereden alt çizgi ayarını Yok yerine Var yapıp rengini slaytın arka plan rengi yaparsanız alt çizgi yokmuş gibi görünecektir. Rengini de anahat görünümünden değiştirebilirsiniz.

İşimizi yaparken mutlaka bir web sitesini kaynak olarak göstermiş veyahut istediğimiz web sitesine gidilmesi için köprü oluşturmuşuzdur. Biz burada bu işler için sıkıntı olan köprü olduğunu adeta bağıran köprü biçimini nasıl değiştirebileceğimizi konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Metni Sütunlara Dönüştür İşlevi’nin Bilinmeyen 3 Yeteneğini Daha Keşfedin

Bu makalede metni sütunlara dönüştür işlevinin bilinmeyen 3 yeteneğini keşfedeceğiz. Her zaman orada olmasına rağmen fark edilemeyen bazı özelliklere değineceğiz.

“Metni sütunlara dönüştür’ün, bir sütundaki metinleri sütunlara dağıtmaktan başka ne özelliği var ki?” diye düşünüyorsanız, haydi gelin birlikte adım adım keşfedelim!

Dışarıdan veri aldığımızda genellikle bu veriler bir arada gelir ve bulundukları hücre içerisinde sola yaslı şekilde konumlanırlar. Bunun sebebi verilerin Excel tarafından metin olarak algılanmasıdır. Excel’de metinler sola yaslı yazılırken, sayısal değerler sağa yaslı yazılırlar. Müşteri bilgileri verisi çektiğimizi düşünelim, T.C. Kimlik Numaraları ile Ad Soyad verilerinin ayrı ayrı sütunlarda olması beklenir ama ayrı sütunlarda gelmeyebilir. Veriler bir arada olursa metin olarak algılanacağından T.C. Kimlik numarasına göre işlemler yapmak çok zor hale gelir hatta bazı durumlarda imkansızlaşabilir. Benzer bir durum Personel Adları ile İl verilerinin aynı sütunda olması sonucu yaşanacaktır. Dışarıdan çektiğimiz verilere farklı bir örnek de negatif sayılardan oluşan bir liste üzerinden olsun. Bu listedeki sayıların eksi işaretleri, sayıların solunda değil de alışılmışın dışında sağında yer alıyor olabilir.

Bütün bunları nasıl düzelteceğiz? Haydi okumaya devam edelim ve birlikte görelim.

Elimizdeki listede İl, Yıl, Ay gibi farklı kriterlerde değerler bulunuyor. Bu değerler bir arada yazılı olduğunda, Metni Sütunlara Dönüştür özelliği ile ayrı ayrı yazabilirsiniz, sütunların veri türlerini değiştirebilirsiniz,…

Aşağıdaki örnek liste Metni Sütunlara Dönüştür özelliği ile düzenlenmiştir. Resimleri incelersek son sütundaki oranların, ilk resimde nokta ile ayrılıyorken ikinci resimde virgül ile ayrıldığını siz de fark edeceksiniz.

İşleme başlayalım! Yalnızca verilerin bulunduğu sütunu seçeriz ve Veri sekmesinden Veri Araçları grubuna oradan da Metni Sütunlara Dönüştür’e tıklarız.

Açılan pencerede iki farklı seçenek karşımıza çıkar.

Sınırlandırılmış seçeneği, nokta, virgül, tire, boşluk gibi işaretlerle ayrılmış uzunlukları farklı olan veriler için kullanılır.

Sabit Genişlikli seçeneği ise veriler beilirli bir karakterden bölmek için kullanılır. Örnek olarak T.C. kimlik numaraları, barkod numaraları, seri numaraları ya da plakalar gibi uzunlukları eşit olan veriler için kullanılabilir.

Bizim örnek listemizdeki verilerin, noktalı virgül, tire ve boşluk gibi simgelerle ayrılmış olduğunu önizleme penceresinde de görüyoruz, bu yüzden Sınırlandırılmış seçeneğini seçerek İleri butonuna tıklıyoruz.

Bir sonraki adımda listemizdeki verileri ayıran simgelerin neler olduğunu bu simgelerin isimlerinin yanlarına işaretleme yaparak verinin tek seferde ayrılmasını sağlarız. Verilerin ayrıldığını yine önizleme penceresinden izleriz. Listemiz bu pencerede bulunmayan bir simge ile ayrılmış olduğunda ise, Diğer kutucuğunu seçip onun hemen sağındaki kutucuğa bu simgeyi yazarız.

Excel dilinin Türkçe ya da İngilizce olmasına bağlı olarak simgesel farklılıklar gösterir. Bu farklılıklar ondalık sayılar ile tarihleri etkileyebilir. Bu karışıklığı önlemek için Excel diline uygun düzenlemeleri yapmamız gerekiyor. Pek de bilinmeyen bu düzenleme nasıl yapılıyormuş görelim.

Gelişmiş…

butonu tıklanır ve Gelişmiş Metin İçeri Aktarma Ayarları penceresi açılır. Bu pencere içerisinden sözünü ettiğimiz ayarlamaları yaparız. Burada Ondalık ve Binlik ayraçlarının yerlerini değiştireceğiz. Nokta yazan yere virgül, virgül yazan yere nokta yazarak bu pencereyi kapattığımızda oran verilerimiz virgül ile yazılmış oldu.

Metni Sütunlara Dönüştür ile yapılabileceğini düşünmemiş olabileceğiniz bir başka problemin çözümüne bakalım. Dışarıdan aldığımız negatif sayıların işaretlerinin sağda olduğu durumlarda Excel bu sayıları sayı olarak değil de metin olarak algılamaktadır ve bu sebeple de matematiksel hesaplamalar yapılamamaktadır. Bu problemi çözmek için Metni Sütunlara Dönüştür’ü seçip açılan pencereden yalnızca İleri ve Son butonlarına basarsak, eksi işaretinin sola geçtiğini görürüz.  Artık eksi işaretinin sağda olması da dert değil 🙂

Ayrıca isteğe bağlı olarak hücredeki verilerin türlerini de değiştirebiliriz. Adım 3 deki pencere bizim bu işlemi yapmamızı sağlıyor. Her bir sütun başlığının içerdiği veri türüne göre seçim yapılarak  veri türleri değiştirilebilir.

 

Gelişmiş Filtre İle Birden Fazla Koşulu Sağlayan Verileri Hızlıca Listeleyin

Bir firmanın satış departmanı, Excel’de bulunan yıllık satış verilerinden yalnızca Ocak ayında yapılmış  satışları görmek isteyebilir, İK departmanı eğitim derecesi lise olan çalışanlarını listelemek isteyebilir. Bu tip, birbirine bağlı kriterler olmadığı durumlarda filtre kullanabiliriz. Filtre, her sütunda istenen tüm değerleri arar ve  filtreler. Peki, İK  verilerinden 24 yaşındaki lise mezunlarını ve 23 yaşındaki önlisans mezunlarını filtrelemek istediğimizde, filtre ile doğru sonuca ulaşabilir miyiz? Bu makalede birbirine bağlı birden fazla kriter olduğunda, filtreleme sonucunun yanlış geldiğini ve doğru sonuca ulaşmak için ne yapmamız gerektiğini inceleyeceğiz.  Gelişmiş filtre, karmaşık ölçütlere göre filtreleme işlemini gerçekleştirmeye yarar. Gelişmiş filtrenin nasıl işlediğini anlamak için İK departmanı ile ilgili olan örnekten devam edelim.

Excel sayfasındaki  listede İK departmanına ait çalışan, eğitim durumu ve yaş sütunlarını görüyorsunuz. İstenen ölçütler de F1:G3 aralığında belirtilmiştir. Buna göre eğitim derecesi lise; yaşı 24 olan ve eğitim derecesi ön lisans; yaşı 23 olan kişileri filtrelenmesi istenmiştir. Bu durumda normal filtre kullanılırsa firmada lise mezunu-23 yaş ve ön lisans mezunu-24 yaş varsa bu kayıtlar da listelenecektir. Normal filtreleme tüm kuralları tek tek değerlendirir ve hepsine uyan tüm satırları getirir.

Gördüğünüz gibi bizim asıl ölçütümüz lise mezunu-24 yaş ve ön lisans mezunu-23 iken lise mezunu-23 ve ön lisans-24 yaş da listelenmiştir.

Şimdi gelişmiş filtre adımlarıyla sadece bu kriterlerin elde edilmesini sağlayalım. Gelişmiş filtre’ye Veri sekmesi-> Sırala ve Filtre Uygula veri grubundan ulaşabilirsiniz.

Gelişmiş filtre seçeneği için Excel’de Veri-> Sırala ve Filtrele Uygula-> Gelişmiş seçilir.

 

Gelişmiş filtre komutuna basıldığında öncelikle liste aralığı için verilerin olduğu alan seçilir. Sonra ölçütlerin bulunduğu I2:J4 aralığı seçilir. Burada önemli olan ölçütlerin başlıklarıyla listedeki ölçütlerin uygulanacağı sütunların başlıkları aynı olmalıdır. Çünkü kriterlerinizi yazdığınız başlığın altında arar.

Filtrelenen listeyi ana listenin bulunduğu yerde veya hedef alanına bir konum belirtilerek başka bir alanda gösterebiliriz.  Hedef belirtilmediğinde, filtrelenen yeni verileri, ana verilerinizin yerinde gösterdiği için ana veriler kaybolur.

Sonuç olarak istediğimiz görüntü aşağıdaki gösterilmiştir.

Birden fazla filtreleme kriteriniz olduğunda, Gelişmiş Filtre ile kriter alanını seçerek tek hamlede tüm filtrelerin verilerinize uygulanmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca gelişmiş filtre kriterlerini detaylandırmak istediğinizde, aşağıdaki mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz.

Başka bir konuda buluşuncaya kadar hoşça kalın.

 

Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları kolayca kaldırın!

      Excel ileri eğitim konularından Yinelenenleri Kaldır işlevi, Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları sizin yerinize bulabilir ve onları çok hızlı ve kolay bir şekilde kaldırarak verilerinizi benzersiz hale getirebilir!

      İşlem çok basit!

     Mükerrer kayıtları kaldırmak istediğimiz liste seçilir ya da listenin içinde bir hücreye tıklanır.

     Veri Sekmesi-> Veri Araçları Grubundan-> Yinelenenleri Kaldır butonu tıklanır.

Listemizdeki veriler, kişisel bilgiler olduğundan satır boyunca birbirleriyle ilişkilidirler. Listede Ad Soyad, Unvan ve İl bilgilerinin birebir aynı olduğu başka satırlar varsa, kaldırması için açılan Yinelenenleri Kaldır penceresindeki Sütunlar alanından Ad Soyad, Unvan, İl sütunlarının her biri seçilir ve Tamam butonu tıklanır.

Bu işlem sonunda yinelenen değerler kaldırılmıştır.

 

 Yinelenenleri Kaldır penceresini inceleyelim:    

Tümünü Seç butonu seçili olduğunda tüm sütun değerleri birbirleriyle ilişkili olarak değerlendirilerek, benzersiz değerlere ulaşılır.
Tüm Seçimleri Kaldır butonu sütun seçimlerini kaldırır.
Verilerimde üst bilgi var seçeneği ise sütun başlıklarımızı temsil eder. Sütun başlıklarınız varsa bu seçeneği seçeriz. Aksi halde başlıklarla veriler arasında aynı olan değerler denk gelirse başlık veri olarak kabul edilir ve kaldırma işlemine dahil edilir.
Sütunlar penceresinden mükerrerliğinin kontrol edilmesini istediğimiz sütunları seçebiliriz.

 

Tablo içerisinde bir veya birkaç sütun seçilerek yinelenenleri kaldırma işlemi yapmaya başlandığında ilgili seçimin doğruluğunu sınamak için Yinelenenleri Kaldır Uyarısı Penceresi açılır. Bu ekranda Seçimi genişlet ve Geçerli seçimle devam et isimlerinde iki seçenek vardır. Aşağıdaki gibi uygulanabilirler…

 

  1. Seçimi genişlet ; Eğer verilerimizin yukardaki örnekte olduğu gibi, birbiri ile bağı varsa, mutlaka seçimi genişlet diyerek ilgili listenin tamamının seçilmesi sağlanmalıdır, böylece kaldırma işlemi tüm satırlar için gerçekleşir.    

    Ardından Yinelenenleri Kaldır penceresi açılır. Buradan yinelenmesini istemediğimiz sütunun başlığını seçeriz. Ad Soyad ve Unvan alanlarının benzeşmesine bakmaksızın, yalnızca il bazında mükerrer olan kayıtların kaldırması için yalnızca İl seçeneğini işaretleriz.  

      

    Açılan pencerede mükerrer değerlerin ve benzersiz değerlerin sayısı karşımıza gelir. Bu işlem sonucunda il bazında mükerrer değerler kaldırılmış olacaktır.    

  2. Bu işleme,  Geçerli seçimle devam et  ile işleme devam edilirse, yinelenenleri kaldır penceresinde  yalnızca il sütunu görünür ve bu şekilde işlem yapıldığında, sütunlar birbirlerinden bağımsız şekilde değerlendirilerek yalnız il sütunundaki yinelenen değerler kaldırılır ve verileriniz arasındaki veri bütünlüğünün bozulmasına neden olur. Ancak, eğer listenizdeki sütunların değerleri  birbirleriyle ilişkili değilse, yalnızca tek sütun seçerek  ilgili sütun üzerinden kaldırma işlemi yapabilirsiniz.