Hızlı Doldur (Flash Fill)

Bu makalemizde sizlere Excel eğitimlerimizde keyifle anlattığımız bir özellik olan Hızlı Doldurma özelliğinden bahsedeceğim.

Hızlı doldurma; Excel 2013 ile gelen, hızlı veri girişini sağlamak için geliştirilmiş oldukça başarılı bir çözümdür. Bu özellik sayesinde Excel’e veri girişi yapılırken hücrelerde var olan verilerde bir düzen algıladığında, Excel geriye kalan hücreleri otomatik doldurur ve kolayca veri girişi sağlanmış olur.

Hızlı doldurma özelliği ağırlıklı olarak metinsel ifadeleri ayrıştırma, birleştirme gibi işlemlerde kullanılır. Çeşitli özellikler kullanılarak çok basit bir verinin ayrıştırılmasının yanı sıra çok karmaşık formüllerle ayrıştırılabilen veya ayrıştırılması formüllerle de çok zor olan bir metinsel ifade de istediğimiz kısımları kolaylıkla ayırabildiğimiz bir yöntemdir.

Metin fonksiyonlarıyla yapılan; bir kelimenin ilk harfi, ilk üç harfi ya da her kelimenin üçüncü karakteri vb. metin verilerinin parçalanmasına ilişkin bir kalıbı algılayıp uygulamayı sağlar.

Tipik kalıplar içinde metin parçalarını tanımak, telefon numaraları ve tarih verisinin parçalarını tanımak gibi uygulamalar vardır.

Excel’in 2013 sürümü ile hayatımıza giren Hızlı Doldur özelliğini Excel’de birkaç farklı yerde bulunur.

  1. Excel’de Veri sekmesi‘nin Veri Araçları grubunda görebilirsiniz.

  1. Giriş sekmesinin Düzenle grubunda Doldur özelliğinin altında da bulabilirsiniz.

  1. Bir hücreyi çoğaltmak için hücrenin sağ alt kısmındaki noktadan aşağı doğru çektiğimizde doldurma seçenekleri olarak Hızlı Doldurma’yı görebilirsiniz.

  1. Hızlı Doldur özelliğini Ctrl+E kısayolu ile kullanabilirsiniz.

Hızlı Doldurma varsayılan olarak açıktır ve bir düzen algıladığında verilerinizi otomatik olarak doldurur. Eğer beklendiği gibi çalışmazsa, Hızlı Doldurma’nın açık olup olmadığını aşağıdaki şekilde kontrol edebilirsiniz.

  1. Dosya > Seçenekler‘i tıklatın.
  2. Gelişmiş‘i tıklatın ve Otomatik Olarak Hızlı Doldur kutusunun işaretli olduğundan emin olun.

  3. Tamam‘ı tıklatın ve çalışma kitabınızı yeniden başlatın.

Bir örnekle özelliğimizi detaylıca görelim.

Örnek 1: Aşağıdaki tabloda tek sütunda yazılan Ad ve Soyadları ayrı ayrı sütunlarda gösterelim.

Yapacağımız işlem Adı Sütununa ilk satırına listenin ilk kaydı olan Tarık ismini yazıyoruz ve imlecimiz Tarık yazan hücrenin üzerinde iken Veri Sekmesi Veri Araçları grubuna gidip Hızlı Doldur özelliğine tıklıyoruz veya Ctrl+E kısayol tuşlarına basıyoruz.

Evet hepsi bu kadar başka bir işlem yapmanıza gerek yok sonuç aşağıdaki gibi olacaktır.

Aşağıdaki gif’de birçok farklı senaryoda Hızlı Doldur özelliği ile verilerimizi hızlıca nasıl düzenlediğimizi görebilirsiniz.

 

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Ufkunuzu 2 Katına Çıkarma Vaadi: Düşeyara’yı [aralık_bak]= 1 Yazarak Kullanmayı Öğrenin!

Belirtilmesi gereken aralıklar için uzun uzun İç İçe Eğerler yazmaktan sıkılıp Düşeyara kullanmayı denediniz mi?

İK departmanında çalışan biri olarak kişilerin çalıştıkları yıllara göre izin günleri sayısını bulma görevi size kalmış olabilir. Ürünleri belirli aralıklara göre sınıflandırmanız istenmiş olabilir. Sizden önce gelenler belki de bunu Doğu Ekspresi yolu kadar uzun iç içe eğerlerle çözüyorlardı. Buna karşılık siz “Yok mu bunun daha pratik, hızlı bir yolu?” dediyseniz, bizdensiniz! Pratik bir yolu var gerçekten, gelin birlikte bakalım.

Düşeyara’yı bu ana kadar bir değerin aynısını listede bulmak için mi kullandınız? Zaten metin arıyorsanız böyle kullanmak doğru bir yaklaşımdır. Peki sayılara, belirlenen aralıklarlara göre istenen değerleri atamak için Düşeyara kullanabileceğimizi biliyor muydunuz? Gelin bu özelliğe bir örnekle değinelim.

Elimizde araç parçalarına göre arıza gerçekleşme oranlarının olduğu bir listemiz var. Bu listemizdeki oranların sağ tarafta gösterilen risk grubu aralıklarına göre adlandırılması ve daha sonra bir sorgulama alanında yazılan değerin hangi risk grubuna ait olduğu bulunması isteniyor.

İkinci adımda Düşeyara yapabileceğimiz aklımıza hemen gelmiştir. İlk adım için listeye Risk Grubu sütunu eklediğimizde bu sütundaki verileri oluşturmak için iç içe eğer mi yazacağız? Vakti verimli kullanmak adına bu işi Düşeyara yazarak hiç yıpranmadan halledebiliriz.

Düşeyara’da aralık bak kısmına 1 yazdığımızda Düşeyara yaklaşık eşleme yapacaktır. Değerin aynısını bulamasa bile, çalışma mantığı gereği, ona en yakın taban değerine karşılık gelen aralığa ait kategoriyi getirecektir. Burada önemli olan ölçütleri Düşeyara fonksiyonunu kullanabilecek görünüme getirmek ve taban değerlerini küçükten büyüğe sıralamaktır. Sıralama yaparak değerlerin başka bir aralığa gitmesini engellemiş oluruz.

Ölçütlerimizi tekrar düzenleyerek bu problemimizi çözmeye başlayalım. Grup tabanları başlığı altına grupların değer aralıklarının tabanlarını yazalım. Bu taban değerlerini Düşeyara yapabilmemiz için risk grupları başlığının sol tarafına yazmamız gerekir. Bu sayede taban değerine bakarak oranı bir risk grubuna atayabilir. Son olarak sıralama işlemini yaparız.

 

Başlangıç olarak fonksiyonu C3 hücresine yazalım. Aradığımız değer parçanın arıza oranı yani b3 hücresi, aradığımız tablo kategori ve grup tabanlarının olduğu tablo, değerini yazacağı alan risk gruplarının yazılı olduğu 2.sütun ve en önemli kısım aralık bak kısmı 1 veya doğru. Bu fonksiyonu aşağıya çektiğimizde her oranın bir risk grubuna ait olduğunu görebilirsiniz. İkinci adım için zaten her zamanki gibi düşey ara yapacağımızı yukarıda söylemiştik.

 

Ne kadar kolay olduğunu fark ettiniz mi? Artık bu yöntemi kullanmayı seçtiğinizde ölçüt listenizi tamamen silmediğiniz müddetçe tekrar fonksiyonları düzenlemek zorunda kalmayacak bu şekilde fazladan efor sarf etmenize gerek kalmamış olacak. Şimdi artan zaman sizin!

Bir sonraki makalemizde görüşünceye kadar hoşça kalın.

Excel Tips & Tricks

Excel Kullanıcıların çalışırken işlerini kolaylaştıran pratik yöntemleri bilmeleri işlerini yaparken hız kazandırarak zamandan tasarruf sağlar.

Sizler için derlediğimiz bazı pratik yöntemleri aşağıda bulabilirsiniz.

Excel Eğitimlerimizde etkin şekilde kullandığımız bu pratiklikler ile Excel’i daha etkin kullanabilirsiniz.

Excel de bir hücrede ya da aralıkta var olan ya da uygulamış olduğunuz bir formatı (Renk, boyut yazı tipi, veri tipi vs.) başka bir hücreye uygulamak için Giriş sekmesinde bulunan Pano alanındaki Biçim Boyacına tıklayarak formatı bir seferliğine alıp uygulayabilirsiniz. Biçim Boyacısına çift tıklarsanız, formatı farklı hücrelere uygulamaya devam edebilirsiniz.
Excel’de farklı sütunlarda bulunan verileri tek bir sütunda listelemek istediğinizde, Giriş Sekmesindeki Pano alanının sağ alt köşesine tıklarsanız kopyaladığınız tüm verileri görebileceğiniz bir pencere açılır. Bu pencere açıldığı zaman birden fazla kopyalama işlemi gerçekleştirebilir ve Panodan Tümünü Yapıştır dediğinizde kopyalamış olduğunuz tüm verileri tek sütuna yapıştırabilirsiniz.
Excel’de hücre içerisinde alt satıra geçmek istediğinizde ALT+ENTER kısa yolunu kullanabilirsiniz.
Excel’de Belli bir aralıktaki boş hücreleri, görünen hücreleri ya da formülleri seçmek istediğinizde, F5 tuşuna basıp karşınıza gelen pencereden Özel dediğinizde farklı türlerde seçim yapabileceğiniz Özel Git penceresi açılır.
Excel’de imlecin bulunduğu satırı seçmek isterseniz Shift+Space, sütunu seçmek isterseniz Ctrl+Space kısa yollarını kullanabilirsiniz.
Karmaşık formüller oluştururken, farklı alanlarla ilgili seçim işlemi gerçekleştiriyorsanız, bir seçim işlemi yaptıktan sonra CTRL+Backspace ‘e basarsanız, imleciniz, formül yazdığınız hücreye geri döner.
Hücre içerisinde “=” ‘den sonra fonksiyonu yazarken, arka planı mavi olan fonksiyon seçilebilir fonksiyondur. Bu durumda ilgili fonksiyona çift tıklamak yerine. TAB tuşuna basarak fonksiyonu tamamlayabilirsiniz.
Bir formül ya da fonksiyon yazdıktan sonra üzerinde düzenleme yapmak için ya da herhangi bir hücrenin içine girmek için çift tıklamak yerine, F2 tuşuna basabilirsiniz. F2 tuşu, hücre içine girip imleci en sona konumlandırır.
Sayfada belli bir aralık seçildiği zaman imleç, seçim yapmaya başladığınız noktaya konumlanır (Aktif Hücre). Bu hücreye herhangi bir veri yazdıktan sonra CTRL+ENTER yaparsanız, hücre içine yazmış olduğunu veri seçili olan alana kopyalanır.
Formüllerle hesaplamalar gerçekleştirdikten sonra ENTER tuşuna bastığınız zaman imleç bir alt hücreye konumlanır. Ancak CTRL+ENTER yaparsanız aynı hücrede durmaya devam eder, SHIFT+ENTER yaparsanız da bir üst hücreye konumlanır.
Çalışma kitabına yeni bir sayfa eklemek istediğiniz de SHIFT+F11 tuşuna basabilirsiniz.
Hücreleri biçimlendir penceresini CTRL+1 ile açabilirsiniz.
ALT+F1 kısa yolunu kullanarak verilerinizden hızlı bir şekilde grafik oluşturabilirsiniz.
Açıklama eklemek istediğinizde Shift+F2 tuşuna basabilirsiniz.
CTRL+F3 Ad yöneticisini açar.
CTRL+SHIFT+L tabloya filtre uygular.
Arada boş satırların olduğu bir tabloda en alt satıra inmek istediğinizde CTRL+END yapabilirsiniz. CTRL+END ilgili sayfada işlem yapılan en alt satır ve en son sütunun kesiştiği hücreye imlece konumlandırır.
Düzenleme işlemleri gerçekleştirirken, Belli bir karakterden öncesini ya da sonrasını silmek istediğiniz zaman, “*” karakterini kullanabilirsiniz. Örneğin Hücre içinde var olan verilerin “:”‘ dan sonrasını silmek istediğinizde Aranan değer alanına “:*” Yeni değer alanına da ” ” koyabilirsiniz. Aynı şekilde “/” ‘dan öncekileri kaldırmak istediğinizde aranan değer alanına “*/” yazabilirsiniz.
Excel’e yazmış olduğunuz ya da dışarıdan kopyalamış olduğunuz uzun bir metni yeniden hizalamak isterseniz, verinin tamamını hizalamak istediğiniz sütun sayısını da dâhil edecek bir biçimde seçtikten sonra, Giriş sekmesinde, Düzenle alanında, Doldur seçeneğine tıkladıktan sonra Yasla seçeneğine tıklayabilirsiniz.
Bir Excel Çalışma sayfasında Sayısal ya da Tarihsel bir seri girmek istediğinizde (Örneğin 1’den 100.000’e ya da 1.1.2016’dan 1.1.2020 ye gibi) başlangıç değerini hücre içine yazın. Daha sonra hücrenin sağ alt köşesine gelip, farenin sağ click’i ile bir satır aşağı çekip tekrar geri bıraktığınızda karşınıza gelen pop-up penceresinde Seriler’e tıklayarak oluşturacağınız seri verisinin artış miktarını ve bitiş değerini girdikten sonra Tamam’a basabilirsiniz.
“CTRL+SHIFT+, ” Bulunduğunuz günün tarihini ekler.
“CTRL+SHIFT+.” O anki saati ekler.
Bir Excel çalışma kitabında çok fazla sayfa varsa, sayfalar arası CTRL+PgUp ve CTRL+PgDn ile dolaşabilirsiniz.
Sayfalar arası geçişin bu iki kısa yol ile de zaman aldığı durumlarda, Excel çalışma kitabının sol alt köşesinde bulunan ve sayfalar arası geçiş işlemi gerçekleştirdiğiniz yön tuşları üzerine Fare ile gelip, sağ tık yaparsanız, kitaptaki tüm sayfaların listesinin bulunduğu pencere açılır. Hangi sayfaya gitmek isterseniz, seçimi buradan gerçekleştirebilirsiniz.
PivotTable’da filtreleme işlemini manuel olarak tek tek gerçekleştirmek yerine, filtrelemek istediğiniz kriteri ve ya kriterleri, PivotTable’nun filtre alanına bıraktıktan sonra, Pivottable Araçlarında Çözümle sekmesinde, sol tarafta bulunan PivotTable alanında Seçenekler seçeneğinin açılır listesine tıkladıktan sonra karşınıza gelen listede Rapor Filtresi Sayfalarını Göster seçeneğine tıkladıktan sonra filtre kriterini belirleyip Tamam’a basarsanız, PivotTable vermiş olduğunuz kritere göre filtrelenip, her tablo kriter adında oluşturulan sayfaya dağıtılır.

Başka bir makalede görüşmek dileğiyle,

Hoşçakalın.