Yüksek Önemli İşaretlenmiş Mailleri Kaçırmayın

[vc_row][vc_column][vc_column_text]İş yoğunluğunda gelen mail takibini yapmak zorlaşabilir ve mailler gözden kaçırılabilir. Maillerinizi kaçırmamak için Outlook’ta kural oluşturmayı deneyebilirsiniz.

Günlük iş rutininize ve iş yapış biçiminize göre çeşitli kurallar oluşturarak optimum mailbox kullanımı elde edebilirsiniz. Böylece maillerinizi kategorize ederek iş yoğunluğunu farklı kollara dağıtabilir ve maillere daha hızlı dönüş yapabilirsiniz.

Outlook Kuralları

Outlook’ta yazdığınız kurallar sayesinde önem derecesi yüksek maillere göre, proje kapsamında konu başlığına yada mail kontağına göre, ya da aslında sizin ilgilenmeniz gerekmeyen konulara göre ve daha bir çok senaryo ile maillerinizi ayrıştırılmış vaziyette kullanabilirsiniz.

Önem Derecesi Yüksek Maıller için Uyarı Sesleri Alın

Inbox’a önemli bir mail geldiğinde, uyarı sesleri duymak ve ekranda uyarı penceresi görmek iyi olmaz mıydı?

Önem Derecesi Yüksek Maıller için Uyarı Sesleri Alma

Bu yazıda Önemli olarak işaretlenmiş mailler için uyarı sesi çalma ve uyarı penceresi gösterme kuralı oluşturulacak.

Önemli Maıl Geldiğinde Ses Kaydı Çalmak

işlemler Dosya Sekmesi–>Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresinde gerçekleştirilecek.

*Bu kuralda, gelen mail Yüksek Önemli işaretlenmiş ise bu mail için uyarı sesi çalınacak ve uyarı penceresi gösterilecektir.

İşlem Adımları

Yeni Kural–> Şablonlardan (Birinden ileti aldığımda ses çıkar) seçilerek başlanabilir. Zaten İleri butonu ile kural için gerekli tüm kriterleri sürekli olarak ortak bir ekran üzerinden değiştirilmekte. O nedenle şablon seçimi çok önemli değil, dilerseniz Boş bir kuraldan başla başlığı altından Aldığım iletilerde kuralı uygula seçilebilir.

Önemli Maıl Geldiğinde Ses Kaydı Çalma

İleri butonuna tıklanır.

1.Adım: kişi veya ortak grup tarafından gönderilen seçimi kaldırılır.
Önem olarak işaretli seçimi yapılır.

2.Adım: önem kelimesine tıklanarak açılan pencereden Önem derecesi seçilir. İleri butonuna tıklanır.

Önem derecesi

Yeni ekranda 1Adım: ses çal seçimi vardır.

2.Adım: ses çal’a tıklanarak gelen mail için çalması istenen ses seçilir.

istenen sesi seçme

Aynı ekranda pencere kaydırılarak Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster seçilmektedir.

2.Adım: alanından Uyarı İletisi için metin yazılarak bir sonraki ekrana geçilir.

Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster

İleri butonu tıklanır ve son ekrana geçilir.

1.Adım: Kurala bir isim verilir.
2.Adım: Bu kuralı Gelen Kutusunda çalıştırarak kurala uyan verileri geçmişe dönük kontrol etmiş olursunuz.

Son Butonu ile kural penceresi kapatılır.

Gelen Kutusunda çalıştırma

Yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için Kurallar ve Uyarılar penceresi de Uygula butonuna basılabilir, yeni kurallar oluşturulmayacaksa bu pencere kaydedilerek kapatılmalıdır.

Kurallar ve Uyarılar penceresi

Mail kuralları için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

TABLO BİÇİMİ ve FAYDALARI

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Bu yazımızda sizlere; Excel’de veri aralığını tablo biçimi ‘nin faydalarını aktarıyor olacağız. Genellikle başlıkları yazıp altına verileri girdiğimizde veya bize hazır gelmiş bir dosya üzerinde çalışırken, biz bir tablo hazırladık diyoruz, fakat o tablo dediğimiz veri aralığı Excel için henüz bir tablo değil, tablo olarak kabul edebilmesi için veri aralığının tablo olarak biçimlendirilmesi gerekir. İşte o zaman tablo biçiminin bize sağladığı birçok özelliği kullanabilmemize imkân tanır.

Tablo oluşturmadan önce bazı özellikleri kullanabilmek için ne yapmamız gerekirdi, tablo olarak biçimlendirdikten sonra nasıl yapabiliyoruz hadi gelin bu özelliklere hep birlikte bir göz atalım. Bu arada, fırsat buldukça Blogtaki yazıları dikkatlice okumanızda fayda var. Dilerseniz Office Support tarafından da yine detaylı bir yazıya erişebilirsiniz.

 

Tablo Biçim İçin Stilini Seç

Bu özelliği, Giriş menüsündeki Stiller gurubu içerisinde Tablo Olarak Biçimlendir diyerek kullanabiliyoruz.  Verilerimiz üzerindeki herhangi bir hücreyi seçip Tablo Olarak Biçimlendir komutuna tıklayın ve istediğiniz herhangi bir tablo stilini seçin, verilerinizi hızlıca tabloya dönüştürmüş olacaksınız. Unutmayın; sayfaya sonradan eklenen her şey birer nesnedir, bu bir resim, şekil, grafik, tablo, dilimcileyi vs. bunlar birer nesnedir ve sonradan eklenen nesnelerin özelliklerinin olduğu bir menü de Şeride eklenir.

 

 

Bu özelliği kısayol tuşlarıyla da hızlıca uygulayabilirsiniz.
Verileriniz üzerindeki herhangi bir hücreyi seçip,

  • Türkçe Office kullanıyorsanız CTRL + L
  • İngilizce Office kullanıyorsanız CTRL + T 

tuş kombinasyonları ile verilerinizi kısayoldan tabloya dönüştürebilirsiniz.

 

 

Şimdi bu basit bir kısayolla veri aralığımıza ne gibi özellikler kazandırmış olduğumuzu görelim.

 

Tablo Biçimi ‘nin Faydaları

  • Tablo üzerinde bir hücre seçip aşağı yukarı hareket ettiğinizde, sütun başlıkları tablonuzun başlıkları olacaktır. Dolayısıyla; Görünüm menüsündeki Bölmeleri Dondurdan uyguladığımız Üst Satırı Dondur özelliğini kullanmaya gerek kalmıyor.

 

 

  • Tablomuza otomatik olarak bir stil uygulanır ve her bir satır bir koyu bir açık şeklinde renklendirilmiş olur. Bu da hoş bir görüntü oluşturur.

 

  • Tablonun altına veya yanına veri girişine devam ettiğinizde ya da bir veri yapıştırdığımızda, tablonuz aşağıya doğru uzar, sağa doğru genişler, bu da sonradan eklediğimiz verilerin tabloya dahi olmasına ve bir bütün olarak kabul edilmesini sağlar.

 

 

  • Tablo biçimi ‘ni uygulamadan önce, örneğin Tutar alanındaki sayıların %18’lik Kdv tutarlarını yan sütuna yazdırmak istediğimizde, önce bir hücreye formülü yazıp onu aşağıya doğru çekmemiz gerekirdi. Eğer arada boş satırlar varsa bu aşağı çekme işini tekrar yapmak zorundaydık. Ama tablo olarak biçimlendirdiğimizde, formülü yazıp Enter dememiz, o formülün tüm sütunda uygulanması için yeterli.

 

 

  • Verileri tabloya dönüştürdüğümüzde, Şerit üzerinde Tablo Tasarımı ya da sadece Tasarım adında bir menü oluşur. Bu menü, tablomuz için kullanabileceğimiz özellikleri barındırır. En önemli özelliklerden biri de; Pivot Table‘dan da âşinâ olduğumuz Dilimleyici (Slicer) özelliğidir. Bu özellik; tablomuzdaki istediğimiz alanlarda tek tıklama ile filtre uygulayabilmeyi sağlar.

 

 

  • Tabloda herhangi bir filtreleme yaptığımızda, istediğimiz alanların altında toplam, ortalama, say, min, mak vs. gibi işlevleri de kolayca ekleyebilmemizi sağlar. Diğer Tablo Stili Seçeneklerine de göz atabilirsiniz.

 

 

  • Veri aralığından bir Pivot Table (Özet Tablo) oluşturduğunuzda, aralık olarak belirtilen alanın altına yeni veriler eklendiğinde çoğunlukla Veri Kaynağını Değiştir demek durumunda kalırsınız. Her gün yeni verilerin tablonuza eklendiğini düşünürsek, sürekli Veri Kaynağını Değiştir diyerek yeni verileri içeren hücre aralıklarını belirtmek gerekecek. Oysa verilerimizi tabloya dönüştürdüğümüzde, altına eklediğimiz/yapıştırdığımız tüm veriler de artık tablonun bir parçası olarak kabul edilir ve tablo aralığının içerisinde yer alır. Dolayısıyla; o verilerin Pivot Table‘a yansıması için sadece Yenile demeniz yeterli olacaktır.

 

 

  • Formüllerde de, tüm tabloyu seçmeye gerek kalmadan, sadece tablonun adını yazarak tüm tablo aralığını belirtmiş oluruz.

 

 

Evet buraya kadar birçok artı özellik gördük ve bunları sadece CTRL + L veya CTRL + T yaparak elde ettik.

Küçük büyük fark etmez, verilerle çalışırken olabildiğince Tablo Olarak Biçimlendirmenizi öneririz.   Bu sayede yukarıdaki, size görsellik ve hız kazandıracak özellikleri kullanabilir olacaksınız.

 

Aralığa Dönüştür

Son olarak, tablo biçimini eskiye, yani tablo biçiminden kurtararak tekrar veri aralığına dönüştürmek istediğinizde bunu iki noktadan gerçekleştirebilirsiniz.

  1. Tablo Tasarımı veya Tasarım menüsündeki Aralığa Dönüştür diyerek.
  2. Tablodaki herhangi bir hücre üzerinde sağ tıklayıp , Tablo’dan Aralığa Dönüştür diyerek.

Tablo özelliklerinden arındırmış olursunuz ama tablo stili sizin için tutulur.

 

 

Umuyorum sizin için faydalı bir yazı olmuştur.
Bu yazıyı çevrenizle de paylaşıp birçok kişinin de bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz.

Hoşça kalın. 👍🏻

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Excel ile Resimden Veri Alma

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Mobil Excel’inizde muhteşem bir özellik sizleri bekliyor.

Cep telefonu ya da tablet gibi mobil cihazlarınızda kullanacağınız Resimden Veri alma özelliği sayesinde fotoğraf üzerinden Excel’e veri aktarımı yapabiliyorsunuz.

Resimden Veri Alma

Excel sekmelerini görüntülemek için sol alt köşedeki butona tıklanır.

Bu menüde üzerinde fotoğraf makinası olan bir tablo görseli ( Resimden Veri ) dikkatinizi çekecek.

Resimden Veri butonuna tıklayarak açılan ekrandan tablonuzun resmini çekin.

Resim çektikten sonra verileriniz Excel’e aktarılması için arkaplanda düzenlenecektir.

İşlemler tamamlandığında tablonuz hazır olacak.

 

İşlem bu kadar kısa ve hızlı..[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

SIRALAÖLÇÜT FONKSİYONU İLE VERİ SIRALAMA

[vc_row][vc_column][vc_column_text]

SIRALAÖLÇÜT FONKSİYONU

 

Herkese merhaba

Yeni yayınlanan dinamik dizi fonksiyonlarda sıralama ile ilgili iki fonksiyon yer aldı.
Bunlar;

  • SIRALA
  • SIRALAÖLÇÜT

Bu yazımızda sizlerle SIRALAÖLÇÜT fonksiyonunu paylaşıyor olacağız.

 

NE İŞE YARAR

Office 365

 sonrası yeni çıkan dinamik dizi fonksiyonlarından SIRALAÖLÇÜT Fonksiyonu ile, asıl tablonuza dokunmadan, başka bir alanda istediğiniz birden fazla sütunlara/satırlara ve sıralama düzenine göre tablonuzun sıralanmış hâlini kolayca dökebilirsiniz. Excel‘de sürekli kullandığımız Sırala özelliğini Özel Sıralama penceresinden yaptığınızı düşünün. Tablomuzda birden fazla alana göre sıralama yapmak istersek orada bir sütun seçeriz ve Düzen kısmında A’dan Z’ye veya Z’den A’ya seçeneklerinden birini kullanırız, sonrasında diğer alanı seçip yine düzen kısmında sıralama düzenini seçeriz şeklinde devam eder. Dolayısıyla tablomuz, seçtiğimiz sütunlara/satırlara ve düzene göre sıralanmış olur. Tüm bunları artık tek bir fonksiyonla da yapabilirsiniz.

 

YAZIM KALIBI

Fonksiyonda 3 ana argüman bulunuyor.
İlk iki argüman gereklidir, sonraki argüman(lar) opsiyonel/isteğe bağlıdır.

Şimdi bu argümanların anlamlarına, yani fonksiyonun bizden ne isteğine ve bizim ona ne vereceğimize bakalım.

 

FONKSİYON KULLANIMI

  • dizi argümanında, formül sonucunda listelenecek veri aralığı seçilir.
  • diziye_göre1 argümanında, ilk önce hangi sütuna/satıra göre sıralama yapılacaksa o veri aralığı seçilir.
  • sıralama_düzeni1 argümanında, belirtilen veri aralığındaki sıralama düzeni seçilir. Belirtilmezse A’dan Z’ye sıralama düzeni kabul edilir.
  • sonraki opsiyonel dizi ve düzenlerde de yine önce bir veri aralığı, sonra sıralama düzeni seçilerek devam edilebilir.
  • diziye_göre1 argümanında en az bir sütun/satır belirtilmelidir.

 

Hemen bir örnek yapıp, önce sadece gerekli argümanlar seçildiğinde ne oluru görelim..

 

Şimdi sıralama_dizini argümanını -1 yaparak Z’den A’ya yani büyükten küçüğe bir sıralama yapalım..

 

BİRDEN FAZLA ALANA GÖRE SIRALAMA

Şimdiye kadar tek bir sütuna ve düzene göre sıralama yaptık. Artık birden fazla alan ve düzene göre sıralama yapmanın zamanı geldi. 😉  Önce Marka alanını A-‘dan Z’ye, sonra da Fiyat alanını da Z’den A’ya olacak şekilde sıralayalım, daha sonra da Fiyat alanındaki sıralama düzenini değiştirip sonucu görelim.

 

 

YATAY TABLODA SOLDAN SAĞA DOĞRU SIRALA

Dilerseniz yatay bir tabloda, dizi olarak belirttiğiniz alandaki verileri, belirtilen dizi ve düzene göre de soldan sağa doğru sıralayabilirsiniz. Önemli olan, geri döndürülecek diziyi, sıralanacak alanı ve sıralama düzenini belirtmeniz, tablo dikey de olsa yatay da olsa istediğiniz ölçütlere göre sıralamayı yapacaktır.

 

 

Devam eden yazılarımızda, diğer Yeni Dinamik Dizi fonksiyonlarını da sizlere aktarıyor olacağız. Sonrasında bu yeni fonksiyonları da birlikte iç içe kullandığımızda ekstra işleri kolaylıkla yapabileceğiz. YAŞASIN YENİ DİNAMİK DİZİ FONKSİYONLARI!

Diğer yazılarımızda görüşmek üzere, hoşça kalın. 🙋🏻‍♂️
Bu yazımızı çevrenizle paylaşarak birçok kişinin de bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz. 👍🏻

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son-1.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

EXCEL’İN TARİHÇESİ (DÜNDEN BUGÜNE EXCEL)

[vc_row][vc_column][vc_column_text]

EXCEL’İN TARİHÇESİ (Dünden Bugüne Excel)

 

Herkese merhaba,

Kurumsal firmalara verdiğim birçok eğitimde; Hocam Excel’i kim buldu, nasıl oluştu?
Sürekli gelişiyor, acaba ilk hâli nasıldı şeklinde sorular geliyordu.

Bu sorulara cevaben, sizin için Excel’in tarihçesini hazırlayıp, eski kullanıcılara; ah be! neydi o zamanlar dedirterek bir zaman yolculuğuna çıkarayım istedim. Yeni kullanıcılar için de bilgilendirici bir yazı olmuş olur..

 

Zaman yolculuğuna, hazır mısınız?  👨🏻‍🚀

 

İlk Excel 1978’de VisiCalc olarak karşımıza çıkıyor.
1978 yılında Harvard Business School öğrencisi olan Dan Bricklin Günümüz Modern Excel’in Babası , vaka çalışması için bir analiz görevi yapmak zorunda kaldı. Bunu yapmak için iki alternatifi vardı;

  1. Elle yapmak zorunda kalacaktı.
  2. Basit ve beceriksiz bir bilgisayar programı kullanacaktı.

Daha iyi bir alternatifi olmadığını düşündü ve 1978 sonbaharında VisiCalc‘ı seçti.
İlk çalışmayı programladı. VisiCalc adını verdiği konseptinin prototipini hazırladı. VisiCalc‘in ilk sürümü 4 sütun ve 20 satırlık bir matris hâlindeydi.
Günümüz elektronik tablolarına yakın değildi ama yine de VisiCalc o an için anlık bir başarıydı.

Bu ilk elektronik tablo programıydı ve başlangıçta Apple II için yayınlandı.
Temel aritmetik işlemler, anında yeniden hesaplama ve Kaydırma çubukları gibi yetenekleri vardı.

 

1978 – VISICALC

 

 

1980 – SUPERCALC

 

 

1982 – MULTIPLAN

 

 

1983 – LOTUS 1-2-3

 

 

1985 – MICROSOFT EXCEL 1.0 (MAC) 

 

 

1987 – MICROSOFT EXCEL 2.0 (WINDOWS)

 

 

1990 – MICROSOFT EXCEL 3.0

 

1992 – MICROSOFT EXCEL 4.0

 

1993 – MICROSOFT EXCEL 5.0

 

 

1995 – MICROSOFT EXCEL 7.0 (Excel 95)

 

 

1997 – MICROSOFT EXCEL 8.0 (Excel 97)

1999 – MICROSOFT EXCEL 9.0 (Excel 2000)
2001 – MICROSOFT EXCEL 10.0
2003 – MICROSOFT EXCEL 11.0 (Excel 2003)

 

 

2007 – MICROSOFT EXCEL 12.0 (Excel 2007) 

 

 

2010 – MICROSOFT EXCEL 14.0 (Excel 2010)

2013 – MICROSOFT EXCEL 15.0 (Excel 2013)
2016 – MICROSOFT EXCEL 16.0 (Excel 2016)
2019 – MICROSOFT EXCEL 16.0 (Excel 2019) 

 

 

2019 – MICROSOFT EXCEL 16.0 (Office 365)

 

Şimdi sizleri 1992 Microsoft Excel tanımı ile baş başa bırakıyorum..

 

Evet.. birkaç dakika da olsa mâziye gidip gelerek keyifli bir zaman geçirdiğinizi umuyorum.
Bu yazımızı paylaşarak birçok kişiyi mâziye döndürebilirsiniz. 👍🏻

Hoşça kalın.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son-1.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

SİZ HİÇ FORMÜLLE SIRALAMA YAPTINIZ MI?

[vc_row][vc_column][vc_column_text]

SIRALA FONKSİYONU

 

Herkese merhaba,

Excel‘de en sık kullanılan özelliklerden biri de şüphesiz Sırala özelliğidir.
Bu özelliğin de iki tane sabiti vardır; A-Z ve Z-A  yani Artan ve Azalan sıralama.
Hemen her tabloda da verilerimizi belli alanlara göre sıralıyoruz.
Peki bu sıralama işlemini formülle yapmayı denediniz mi?

 

NE İŞE YARAR

Office 365

sonrası yeni çıkan dinamik dizi fonksiyonlarından SIRALA Fonksiyonu ile, asıl tablonuza dokunmadan, başka bir alanda istediğiniz sıralama dizini ve düzenine göre satırlar arası ya da sütunlar arası sıralamayı kolayca yapabilirsiniz.

 

YAZIM KALIBI

Fonksiyonda 4 argüman bulunuyor.
İlk argüman gereklidir, sonraki 3 argüman opsiyonel/isteğe bağlıdır.

Şimdi bu argümanların anlamlarına, yani fonksiyonun bizden ne isteğine ve bizim ona ne vereceğimize bakalım.

 

FONKSİYON KULLANIMI

  • Tablomuzdan almak istediğimiz alanları seçip, hangi sütuna ve hangi düzene göre sıralayacağımızı belirtiyoruz.
  • Eğer sadece dizi argümanı için bir alan seçtiğinizde, o alandaki verileri Artan sıralamayı dikkate alarak sıralama işlemini gerçekleştirir.
  • Dizi argümanında birden fazla sütun seçilmiş ise, hangi sütuna göre sıralama yapılacağı belirtilir.
  • Sıralama_düzeni argümanında  istenirse Azalan sıralama da seçilebilir, seçilmezse her zaman Artan sıralamayı dikkate alır.
  • Sütuna_göre argümanında istenirse Sütuna göre, yani soldan sağa doğru da sıralama yapılabilir, seçilmezse her zaman yukarıdan aşağıya sıralar.

 

Hemen bir örnek yapıp, önce sadece dizi argümanı seçildiğinde ne oluru görelim..

 

Şimdi birden fazla sütun seçerek, sıralama_dizini argümanını da belirtelim.

 

Yukarıdaki formülde sıralama_düzeni argümanını kullanmadığımız için, fiyatları küçükten büyüğe sıraladı. Şimdi de aynı fonksiyonda sıralama_düzeni argümanını kullanarak verilerimizi büyükten küçüğe sıralanmış olarak görelim.

 

Son olarak verileri yukarıdan aşağıya doğru satırlar arası sıralama değil de, soldan sağa doğru sütunlar arası bir sıralama yapalım.

 

Devam eden yazılarımızda, diğer Yeni Dinamik Dizi fonksiyonlarını da sizlere aktarıyor olacağız. Sonrasında bu yeni fonksiyonları da birlikte iç içe kullandığımızda ekstra işleri kolaylıkla yapabileceğiz. YAŞASIN YENİ DİNAMİK DİZİ FONKSİYONLARI!

Diğer yazılarımızda görüşmek üzere, hoşça kalın. 🙋🏻‍♂️
Bu yazımızı çevrenizle paylaşarak birçok kişinin de bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz. 👍🏻

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son-1.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

COĞRAFYA BAĞLANTILI VERİ TÜRÜ

[vc_row][vc_column][vc_column_text]

COĞRAFYA VERİ TÜRÜ

 

Excel’de her zaman veri türleri vardı. Ama bunlar metin ve sayı gibi geleneksel veri türleriydi. Hisse Senetleri ve Coğrafya veri türleri benzersizdir çünkü bunlar bağlantılı veri türleri olarak kabul edilir. Bağlantılı veri türleri çevrimiçi bir veri kaynağına bağlantı içerir. Şu anda, bağlantılı veri türleri yalnızca Hisse Senetleri ve Coğrafya‘dır. Microsoft müşterilerde gelecek geri bildirimlere göre gelecekte daha fazla bağlantılı veri türünü desteklemeyi planlıyor. Yeni bağlantılı veri türleri geldikçe sizlerle burada paylaşıyor olacağız.

 

Office 365 kullanıcıları, ülkelere ait birçok veriyi sadece ülke adına tıklayarak ulaşabilirler. Veri menüsündeki Veri Türleri grubu içerisinde Coğrafya bağlantılı veri türünü göreceksiniz. Bu özellik bize; ülkelerin bayraklarını, başkentlerini, para birimlerini, veri oranlarını, nüfuslarını, askeri gücünü, ülke başkanlarını, ortalama yaşam sürelerini vb. gibi birçok göstergeyi http://data.worldbank.org/ üzerinden hızlıca çekip listelememizi sağlıyor.  Verdiğim adresten ülkelerin çok daha detaylı verilerine ulaşmanız mümkün, hatta bu verileri rahatlıkla Excel, Csv ve Xml formatında indirebilir ve raporlarınızda değerlendirebilirsiniz.

 

 

Ülke isimlerini A sütununda alt alta yazıp, hücreleri seçerek Coğrafya türünü seçmeniz yeterlidir.
Ülke isimlerini Türkçe yazsanız bile (örneğin France yerine Fransa) sizin yerinize kabul edilen isimle değiştirecektir.

 

VERİ KARTI

Örnek olarak, 5 ülke adlarını yazdık ve Coğrafya veri türünü seçtik.
Hücredeki ülke ismini Coğrafya veri türüne dönüştürdükten sonra hücrede bir simge görüntülenir. Kartı görüntülemek için simgeye tıklayın. Kart, alanların ve ilgili değerlerin bir listesini görüntüler. Verilere bağlı olarak, görüntüleyebileceğiniz ve birlikte çalışabileceğiniz çok sayıda alan olabilir. Eğer ülke adının yanındaki ikona tıklarsanız, bu şekilde ülke bayrağı ve o ülke ile ilgili diğer birçok bilgiyi alabildiğinizi göreceksiniz.

 

 

Hücrede herhangi bir ülkeyi seçtiğinizde yan tarafta Veri Ekle adında bir seçenek listesi çıkar..
O listeden almak istediğiniz bilgiye seçmeniz hâlinde yan sütuna o bilgiler hızlıca gelecektir.

 

 

Seçtiğiniz ülke veya ülkelere ait birçok bilgiyi yan yana listeleyerek aşağıdaki gibi tablo hâline getirebilirsiniz. İsterseniz bir ülke için almak istediğiniz verileri belirtip sonrasında aşağıya doğru çekerek listedeki tüm ülkelerin belirtilen alanlardaki verilerini listeletebilirsiniz.

 

 

Formülle de ilgili alanlardaki verileri =A2. diyerek tanımlı adlardan bu şekilde çağırabilirsiniz.

 

 

Ülkeler üzerinde sağ tıkladığınızda gelen menüdeki Veri Türünden Kartı Gösterebilirsiniz. (Ctrl + Shift + F5)  Veriyi Metne Dönüştürerek özelliği devre dışı bırakabilirsiniz. Tabloları Aralığa Dönüştür gibi istediğiniz zaman Coğrafya veri türünü iptal edebilirsiniz.

 

 

Faydalı olması dileğiyle. 👍🏻
Bu yazımızı paylaşarak birçok kişiye ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Unutmayın; bilgi paylaşıldıkça değerlenir.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son-1.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

MS Forms ile Anket Kuralları Oluşturmak

Anketler, şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlama, takip ve analizler yapma ya da iş stratejilerinizi belirleme konularında önemli rol oynuyor. Dijitalleşme sürecinizde MS Forms ile e-formları çok pratik ve hızlı şekilde  hazırlayabilir ve paylaşabilirsiniz. Ms Forms ile anket hazırlama konusundaki makaleye link üzerinden ulaşabilirsiniz.

Bu makalede, Forms anketlerine kurallar ekleme konusunu işleyeceğiz. Anketlere kurallar ekleyerek soru bazlı anket yönetimi yapılabilmekte.Kullanıcının, sorulara verdiği cevaplara göre görüntülenecek bir sonraki soruyu yönetebileceksiniz.

Nasıl Çalışır?

Örnek olarak personellerin kişisel bilgilerini toplarken

  • Ehliyeti var mı? sorusuna Evet/Hayır şıklarından Evet cevabı seçilirse Ehliyet sınıfı nedir? sorusu görünür hale getirilebilir.
  • Medeni durumu nedir? sorusuna Evli/Bekar şıklarından Evli cevabı seçilirse Çocuk Sayısı, Çocukların Yaşları gibi detay sorular kullanıcıya gösterilebilir.

Bu özellik sayesinde kullanıcıdan bilgi toplarken tüm sorular görüntülenmeyecek ve anketler daha hızlı ve tutarlı şekilde cevaplanabilecek ve interaktif çalışmalar yürütülebilecek.

Nasıl Yapılır?

Öncelikle anket sorularının hazırlanması gerekmekte. Anket sorularını oluşturduktan sonra sağ üst köşede Paylaş butonun yanında yer alan … içinden Dallanma seçilir. İngilizce arayüz için Branching seçeneği seçilir.



Birinci soruyu 4 şıklı oluşturduk.
Her bir şıkka verilen cevap için sorulması istenen bir sonraki soru açılan listeden seçilerek yönlendirme işlemi tamamlanmaktadır.

İşlemleriniz o an kaydedilecektir ve ön izleme özelliği sayesinde senaryonuzu istediğiniz an test edebileceksiniz.

Aşağıdaki senaryoyu detaylıca inceleyelim.

1.soru için
1.seçenek seçilirse –>2.soruya gidecek
2.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
2.seçenek seçilirse –>2.soruya gidecek
2.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
3.seçenek seçilirse –>3.soruya gidecek
3.soru için yanıt verilecek –>form sonlandırılacak

1.soru için
4.seçenek seçilirse –>Diğer alanına yazı yazılması beklenecek–>form sonlandırılacak

Yukarıdaki işlemler ile form sorularının kurallara bağlanabildiğini, soruların sıralamalarının değiştirilebildiğini detaylıca inceledik.

Yaptığınız işlemleri iptal etmek istediğinizde, yine aynı ekrandan sağ üst köşeden … içinden Sıfırla‘ya basarak form senaryosunu sıfırlayabilirsiniz.

 

DÜŞEYARA FORMÜLÜ HAKKINDA HER ŞEY

DÜŞEYARA/VLOOKUP İşlevi

 

Herkese merhaba,

Yazı başlığından da anlaşılacağı gibi, bu yazımız bir hâyli uzun olacak.
DÜŞEYARA formülün de uzmanlaşmak istiyorsanız, bu yazıyı sonuna kadar okuyup uygulayabilirsiniz.

 

Excel‘de herkesin en çok duyduğu, öğrenmek istediği ve kullandığı işlevdir. Tabloda bir değeri bulmak için DÜŞEYARA işlevini kullanırız.
Bunu biraz açalım: aradığımız herhangi bir veriyi bir tabloda/veri aralığında arayıp, eğer o tabloda aradığımız veri varsa karşılığındaki bir sütundan veri almak istediğimizde DÜŞEYARA işlevini kullanırız. Örneğin; bir personel maaş tablonuz olduğunu varsayalım, bir hücrede de personel adı yer alıyor, o personel adını tablomuzda arayıp maaşını kolaylıkla bulabiliriz.

En basit ifadeyle DÜŞEYARA işlevi şu mantıkta çalışır;

Bu işlevin bizden istediği argümanlara bir göz atalım.

 

Çalışma Koşulları

  • Gerekli olarak belirtilen argümanlar girilmediğinde işlev çalışmaz.
  • aralık_bak opsiyonel argümanı girilmez ise DOĞRU – Yaklaşık Eşleşme varsayılan olarak kabul edilir.
  • aranan_değer her zaman seçilen/belirtilen tablo dizisinin en solunda (ilk sütununda) olması gerekir. Fakat bu durum, DÜŞEYARA içine başka işlevler yazılarak aşılabilir. (Aşağıda bunu göreceğiz)
  • aranan_değer belirtilen tablo_dizisinin en solunda bulunmaz ise #YOK hatası geri döner.
  • aranan_değer argümanına yazılan veriden, tablo_dizisi argümanında belirtilen aralıkta birden fazla olsa da bu işlev ilk bulduğu veriye ait olan kaydı getirir.
  • aranan_değer argümanına yazılan metinsel verinin büyük/küçük harf olmasına bakılmaz.
  • aranan_değer argümanına sayısal bir değer yazıldığında, tablo_dizisi olarak belirtilen ilk sütundaki veri türü metin ise #YOK hatası geri döner, ters durumda da aynı koşul geçerli olur.
  • sütun_indis_sayısı argümanına 1‘den küçük veya belirtilen tablo aralığındaki sütun sayısından büyük bir sayı ya da bir metinsel ifade yazılırsa #DEĞER! hatası geri döner.
  • tablo_dizisi olarak belirtilen alandan bir sütun silindiğinde #BAŞV! hatası geri döner.
  • aralık_bak opsiyonel argümanındaki DOĞRU ve YANLIŞ yerine bunların sayısal karşılıkları olan 1 veya 0 yazılabilir.
  • DOĞRU – Yaklaşık Eşleşme seçilir ise; tablodaki ilk sütunun sayısal veya alfabetik olarak sıralanacağını varsayar ve tabandaki en yakın değeri arar. Yöntem belirtmezseniz, varsayılan yöntem olarak bu kullanılır.
  • YANLIŞ – Tam Eşleşme seçilir ise; tablo_dizisinin ilk sütununda, aranan_değer argümanında belirtmiş olduğunuz veri ile birebir aynı olan varsa o değeri arar.

 

DÜŞEYARA İŞLEVİNİN TEMEL KULLANIMI

Aşağıdaki görselde, DÜŞEYARA İşlevinin temel yazım ve çalışma koşullarına uygun bir arama örneğini görüyorsunuz.

Sami Önder ismini B3:D9 hücre aralığındaki ilk sütun olan B sütununda bulursa, seçilen aralıktaki 3. sütundaki veriyi getir demiş olduk.
Son argümandaki YANLIŞ ifadesi yerine 0 yazılabileceğinden bahsetmiştik. Bu YANLIŞ ifadesiyle B sütununda birebir Sami Önder olup olmadığına bak denilir..

 

JOKER KARAKTER KULLANIMI

Aynı tablo üzerinde aradığımız ismin tamamını yazmadan, sadece ismini yazıp devamına joker karakter kullanarak aynı sonucu elde edebiliyoruz. Excel‘de kullanabileceğimiz Joker Karakterleri kısaca bir hatırlayalım.

Üç farklı Joker karakterimiz mevcut.

 

Yıldız ve soru işareti herhangi bir metnin önüne ve sonun gelerek DÜŞEYARA işlevinde aranan_değer argümanında tamamlayıcı görevi görürler.
~ işareti ise sadece joker karakterlerin önüne gelerek o karakterleri kısıtlama işlevi görür.

Eğer Joker karakteri metnin önüne gelirse, sonu yazılan metin ile bitiyorsa denir. Örnek; *ali (ali ile bitiyorsa)
Eğer Joker karakteri metnin sonuna gelirse, sonu yazılan metin ile başlıyorsa denir. Örnek; ali* (ali ile başlıyorsa)
Eğer Joker karakteri metnin hem önüne, hem de arkasına gelirse, yazılan metin içinde geçiyorsa denir. Örnek; *ali* (içinde ali geçiyorsa)
soru işareti için de şöyle bir örnek verelim; ?ali yazıldığında ali kelimesinden önce herhangi 1 karakter (metinsel ifade, harfler veya işaretler) var denir.
Bahsettiğim duruma örnek olarak bu görseli inceleyebilirsiniz. ‘=F4&”*”

 

BİRDEN FAZLA SÜTUNDAKİ VERİLERİ GETİRME YÖNTEMLERİ

Excel

‘de yeni eklenen dinamik dizi işlevleri haricinde diğer tüm işlevler/fonksiyonlar geriye tek bir sonuç döndürürler.
DÜŞEYARA formülü yazarak bir sonuç elde ettiğimizde, tablodaki diğer verileri de formülü sağa doğru çekerek elde etmek isteyebiliriz.
Her sütun için ayrı ayrı formül yazmak yerine, değişen sütun_indis_sayısı argümanına dinamik olarak değişmesini sağlayacak bir işlev dahil ederek
formülü yazdığımız hücreyi sağa doğru çektiğimizde, tablo_dizisi olarak belirttiğimiz alandaki diğer sütunlardan da veri almasını sağlayabiliyoruz.
Bu işlemi birkaç farklı yolla yapabiliriz, şimdi bu yolları inceleyelim..

İlk yöntemimiz..

Buradaki gibi bir tablomuz olduğunu varsayalım.
Aranan Personel adını yazıp, sağa doğru çektiğimizde T.C. Kimlik No ve Maaşı alanındaki verilerin de gelmesini sağlayacağız.

 

Bu tarz bir işlem yapabilmek için öncelikle formülümüzü doğru yazmamız gerekecek.
Doğru formülden kasıt; hücre başvuru stillerini doğru kullanmaktan bahsediyoruz.
Yani bir hücreyi veya hücre aralığını seçerken o hücreleri sabitleyecek miyiz, sabitlemeyecek miyiz, yoksa sadece satırı veya sadece sütunu mu sabitleyeceğiz?..
gibi.. soru işaretlerine cevap olarak, hücreyi seçince $ (dolar) işaretlerini olması gereken yerlere doğru biçimde yazmalıyız.
Sonrasında sütun_indis_sayısı kısmını dinamik, yani değişken yapmamız sağlayacak bir işlev/fonksiyon kullanmamız gerekecek.

Öncelikle $ (dolar) işaretlerini doğru kullanarak tek bir hücre için formülümüzü oluşturalım.
Sonra diğerleri için de formülün nasıl olması gerektiğine bakacağız.

Evet.. Hadi başlayalım.

Formülde bir hücreyi seçerken ilk etapta yukarıda belirttiğimiz sabitleme olup olmayacağı konusunu düşünmeliyiz.
Bizim Aranan Personel adını yazdığımız hücrenin yeri sabit olduğu için, o hücreyi seçtiğimizde F4‘e basıp sabitliyoruz.
tablo_dizisi argümanı için seçtiğimiz hücre aralığının da yeri sabit olduğu için, o hücre aralığını da F4‘e basıp sabitliyoruz.
ve formülümüz resimde de göreceğiniz üzere bu hâle gelecektir. =DÜŞEYARA($G$2;$B$1:$E$7;2;0)

Şimdi formülümüzü sağa doğru çektiğimizde sütun_indis_sayısı argümanına elle 2 yazdığımız için o kısım hep 2 olarak kalacaktır.
Bizim buradaki amacımız; formülü sağa doğru çektiğimizde,
sütun_indis_sayısı argümanının 2,3,4 şeklinde artarak değişmesini ve o sütunlara denk gelen verilerin alınmasını sağlamak.
İşte tam da burada SÜTUN fonksiyonu imdâdımıza yetişiyor.

 

SÜTUN fonksiyonu ne işe yarar, nasıl kullanılır?

Bu fonksiyon mevcut sütun veya belirtilen başvuruya ait sütun numarasını döndürür.
İki şekilde kullanılır.

=SÜTUN() şeklinde yazıldığında, hangi hücreye yazılırsa o hücrenin sütun numarasını verir.
=SÜTUN(başvuru adresi) şeklinde yazıldığında, başvuru adresi olarak belirtilen hücre adresindeki sütun numarasını verir.

Eğer E10 hücresine =SÜTUN() formülünü yazarsanız, E sütunu Excel’de 5. sütun olduğu için formül size 5 sayısını döndürür.
Ayrın şekilde, eğer E10 hücresine =SÜTUN(B1) forlümün yazarsanız, B sütunu Excel’de 2. sütun olduğu için formül size 2 sayısını döndürür.
B1 hücre adresinde hiçbir sabitleme yapmadığımız için formülü sağa doğru çektiğimizde
C1, D1, E1 olarak değişecektir, bu da bize 2,3,4,5 sayılarını elde etmemizi sağlar.
Tam da bu sayede, tablo_dizisi aralığındaki diğer sütunlardan da veriyi alabilmiş olacağız.

Olmasını istediğimiz durum için örnek formülü aşağıda görebilirsiniz.

 

İkinci yöntemimiz..

Bu yöntemde yardımcı bir fonksiyon kullanmayacağız ama yine değişen argümanımız sadece sütun_indis_sayısı olacağı için o kısımda dizi ile sonuç almaya çalışacağız.
sütun_indis_sayısı olacağı için o kısımda dizi ile sonuç almaya çalışacağız.
Yani almak istediğimiz sütun indis sayılarını {2;3;4} şeklinde yazıp dizi formülü hâline dönüştürerek bu sayıların her bir sütuna aktarılmasını sağlayacağız.

Bu işlemi nasıl yapacağımızı belirtelim;

  • H2 hücresindeki formülümüzü resimdeki gibi düzenleyelim.
  • Sonrasında formülün sonuçlarını aktaracağımız alanı seçelim. (H2:J2)
  • F2 tuşuna basıp hücrenin içerisine girelim.
  • Ctrl + Shift + Enter tuşlarına basarak formülün girişini tamamlayalım.

sütun_indis_sayısı

argümanını bu şekilde {…..} küme parantezi içerisinde istediğimiz sütun_indis_sayısı‘nı yazabilmemiz,
istediğimiz sütunlardaki verileri almamızı sağlayarak bize esneklik kazandıracaktır.

 

SAĞDAN DÜŞEYARA

Bildiğiniz üzere, Excel’de aramalar her zaman soldan sağa doğru yapılır. Aramalar sütunlarda veya bir metnin karakterlerinde soldan sağa doğru olabilir.
Birçok fonksiyon da, arka plânda bu mantıkla hazırlanmış ve kullanıma sunulmuştur. DÜŞEYARA fonksiyonu da bu fonksiyonlardan biridir.

Yukarıdaki Çalışma Koşullarında da belirttiğimiz üzere, DÜŞEYARA fonksiyonunda aranan_değer her zaman
belirtilen tablo_dizisinin ilk sütununda bulunması gerekir, bulunmaz ise formül geriye #YOK hatası döndürür.
Bu arada, aslında bu bizim düşündüğümüz gibi bir “hata” değil, sadece aranan verinin tabloda olmadığını gösteren bir uyarıdır.
Aradığımız bir verinin, belirttiğimiz aralığın ilk sütununda yoksa hata vermesi durumu DÜŞEYARA fonksiyonunun kodlamsal bir sonucudur.

Bu duruma bir örnek verelim isterseniz.
Eğer Murat OSMA isimli personeli ararken, tablo_dizisi argümanı için seçilen hücre aralığı A sütunundan başlarsa,
hâliyle seçtiğimiz alanın ilk sütununda personel ismini bulamayacağı için geriye hata döndürecektir. Bu gayet normaldir.

DÜŞEYARA işlevinin hata almamıza sebep olan bu çalışma şeklini istersek kendi isteğimize göre düzenleyebiliriz.
Bunun da yine birkaç farklı yöntemi var, fakat sizin için kolay olanı izah etmeye çalışalım.

ELEMAN adında bir fonksiyonumuz var.
Bu fonksiyon bizden bir dizin_sayısı ister, bir de dizinler, yani veri kümeleri belirtmemizi/seçmemizi ister.
Aşağıdaki görselde yazılan formül şudur; =ELEMAN(1;C1:C7;B1:B7)
Bu formülde, dizin_sayısı olarak 1 yazdık, sonrasında her bir veri aralığını (dizinleri) seçtik, önce C1:C7 aralığını, sonra da B1:B7 aralığını.
dizin_sayısına 1 yazdığımız ve 1. veri aralığı olarak C1:C7 aralığını seçtiğimiz için bu formül geriye C1:C7 aralığındaki verileri döndürecektir.
dizin_sayısına 2 yazmış olsaydık, B1:B7 aralığındaki verileri geri döndürmüş olacaktık.

İşte biz bu dizin_sayısı ve dizinleri belirttiğimiz anda kendi istediğimiz sütundaki veriyi getirmiş oluruz.
Aşağıda, hatanın oluşmasını engellemek ve istediğimiz veriyi alabilmek adına kullanabileceğiniz formülü görüyorsunuz.
DÜŞEYARA fonkiyonu içerisindeki tablo_dizisi argümanında ELEMAN fonksiyonunu kullanarak,
dizin_sayısı argümanında { … } içerisinde sütun_indis_sayısı kısmına ne yazarsak, ona göre hangi aralıktaki sonucu getirmesini istediğimizi belirtiyoruz.
Bu sayede, sütun_indis_sayısı argümanına 1 yazarsanız B2:B7 aralığındaki sonucunu, 2 yazarsanız da A2:A7 aralığındaki sonucu alacağınızı göreceksiniz.

 

ARALIK BAK ARGÜMANINI [DOĞRU – YAKLAŞIK EŞLEŞME] ( 1 ) KULLANMAK

DÜŞEYARA

fonksiyonunu, genellikle aradığımız değerle birebir eşleşene ait verileri almak için kullanıyoruz.
Bu fonksiyonu kullananların %95‘i de [aralık_bak] argümanını YANLIŞ – Tam Eşleşme yani 0 olarak kullanıyor.
Peki nedir bu DOĞRU – Yaklaşık Eşleşme?

Argümana baktığınızda açıklama olarak; “tablo_dizisi ilk sütunundaki veriler artan sırada sıralanmalıdır” der.
O yüzden [aralık_bak] değeri DOĞRU seçildiğinde, DÜŞEYARA’yı kullanmadan önce tablo_dizisi değerinin ilk sütununu sıralayın.
Sıralamazsanız yanlış bir veriyi getirme ihtimali, tesadüf olmadığı sürece oldukça yüksektir.
tablo_dizisi alanındaki verilerimiz sıralı değilse, birebir eşleşen olsa dahî #YOK hatası geri döner.

Ne zaman DOĞRU – Yaklaşık Eşleşmeyi kullanmalıyız?

  • tablo_dizisi alanındaki verilerimiz sıralıysa DOĞRU – Yaklaşık Eşleşmeyi kullanabiliriz.
  • Sayısal bir değer arıyorsak ve onunla eşleşen bir sayı varsa, veya eşleşen bir sayı yoksa ona en yakın tabandaki sayıyı getirmek için de kullanabiliriz.

Şimdi bu duruma bir örnek verelim.
Aşağıdaki görselde yazılan formülde yapmak istediğimiz;
Maaşı 3300 olan veya ona en yakın olan sayılar içerisinde tabandaki bulduğu Maaşa ait Personel Adını bulmak istedik.
Bu işlemin doğru sonuç vermesi için tablo_dizisi argümanının ilk sütunundaki verilerin sıralı olması gerektiğini unutmayalım.
Yazdığımız formül bize, tablomuzda Maaşı 3300 olan olmadığı için, ona en yakın olan 3250‘ye ait Personel Adını, yani Sami Önder sonucunu verecektir.

 

İKİ ve DAHA FAZLA KRİTERE GÖRE DÜŞEYARA

DÜŞEYARA

fonksiyonunu, şimdiye kadar bir veriyi arayıp tabloda bulduktan sonra o tablodaki istenen sütundaki veriyi almak için kullandık.
İstersek birden fazla kritere göre de sonucu alabiliriz.

Aşağıdaki görselde şunu almak istediğimizi belirttik; Maaşı 2500 ise ve Doğum Yeri İzmir ise ona uygun olan satırdaki Personel Adını al.
Onun için de bu formülü kullandık; =YERİNEKOY(DÜŞEYARA(G2&H2&”*”;B1:B7&D1:D7&C1:C7;1;0);G2&H2;””)
Burada şöyle bir teknik uyguladık; aranan_değer argümanına Maaşı ile Doğum Yerini birleştirip
(G2&H2) sonuna da &”*” ekleyerek, şartlarımızın bunlarla başladığını belirttik.
tablo_dizisi argümanında da Maaşı, Doğum Yeri ve sonuç olarak almak istediğimiz Personel Adı aralıklarını birleştirdik.
sütun_indis_sayısı argümanında, almak istediğimiz ve aradığımız aralıkları & ile tek bir alanda birleştirdiğimiz için 1 yazdık.
aralık_bak argümanı Tam Eşleşme için 0 yazdık..
Sonuç olarak bize 2500İzmirSami Önder metnini geri dönderdi.
Son olarak da, YERİNEKOY fonksiyonu ile geri dönen metinden,
aranan_değer argümanına yazdığımız veriyi boş bırak dediğimizde, geriye sadece Personel Adı kalacaktır.
Bu sayede birden fazla kritere göre aradığımız veriyi bulabildik.

 

ARANAN VERİ TÜRÜ İLE BAKILAN VERİ TÜRÜ FARKLI OLDUĞUNDA NE YAPMALI?

Bazen hücre biçimlerinden dolayı, sayısal olması gereken verilerin hücre biçimleri metin olarak belirlenebiliyor.
Bu durumda Exce’in sizi o hücrelerin sol üst köşelerinde yeşil üçgenlerle ve sarı uyarı simgesiyle uyardığını fark etmişsinizdir.
O uyarı simgesini tıkladığınızda açıklama olarak; Metin Olarak Saklanan Sayı ibaresini göreceksiniz.
O açıklama bize; hücreye yazılan veri türü sayısal ama hücre biçimi metin olduğundan ben yine de sizin yerinize yazdığınız bu sayıyı metin olarak saklıyorum der..

Eğer aranan_değer olarak belirtilen hücredeki veri türü metinsel bir ifade ise,
tablo_dizisi olarak belirttiğimiz hücre aralığının ilk sütundaki veri türleri de metin olmak zorunda.
Ya da tam tersi bir durumu de düşünebilirsiniz. Özetle; aranan ve bakılan verilerin türleri aynı olmalı.
Eğer aynı veri türüne sahip değil ise #YOK hatası geri döndürmesine sebep olmakta.
Aşağıdaki görselde bu durumla ilgili örneği görebilirsiniz. Kullanılan formül; =DÜŞEYARA(G2;B1:E7;2;0)
aranan_değer veri türü metin, belirtilen tablo_dizisinin ilk sütunundaki veriler de sayısal olduğunda eşleşme sağlanamıyor ve geriye #YOK hatası dönüyor

Peki bu durumu nasıl çözebiliriz? Çok basit!

aranan_değer olarak belirtilen metinsel ifadeyi sayıya dönüştürecek bir matematiksel işlem uygulayarak durumu çözebiliriz..
Uygulanacak bu matematiksel işlemler mevcuttaki sayıyı etkilemeyecek bir işlem olmalı.
Örneğin; +0, *1, /1, ^1 ya da — (artı 1, çarpı 1, bölü 1, üssü 1, tire tire) gibi herhangi bir matematiksel işleme sokarsak aşağıda göreceğiniz sonucu elde edebiliriz.
Kullanılan formül; =DÜŞEYARA(G2+0;B1:E7;2;0)

 

İÇ İÇE EĞERLER YAZMAK YERİNE DÜŞEYARA’YI KULLANIN

Bazı tablolarımızda, örneğin; hak edilen yıllık izin hesaplama işlemi yapılmak istendiğinde, birçok EĞER fonksiyonu iç içe yazılarak çözüm bulunabilir.
Fakat DÜŞEYARA size bu işlemi çok daha kısa yoldan çözme imkânı tanıyor.
Haydi gelin aynı işlemleri bir İÇ İÇE EĞER yazarak, bir de DÜŞEYARA fonksiyonu kullanarak yapalım.. farkı göreceksiniz.

Aşağıdaki gibi bir tablomuz olduğunu varsayalım. Farklı süreçlere gere farklı oranlar belirleyeceğiz. Eğer, iç içe Eğer fonksiyonları kullanarak yapmak istersek formülümü bu şekilde oldukça uzun yazmamız gerekecek.

=EĞER(C2=”CV Search”;10%;EĞER(C2=”Bizde Mülakat Aşamasında”;20%;
EĞER(C2=”Aday Paylaşıldı”;40%;EĞER(C2=”Müşteride 1.Mülakatta”;50%;
EĞER(C2=”Müşteride 2. Mülakatta”;70%;EĞER(C2=”Müşteri Assessment Aşamasında”;80%))))))

Halbuki tüm süreçlere ve oranlara ait bir tablomuz olsa, DÜŞEYARA fonksiyonu ile yüzde oranını bulmak oldukça kolay olurdu.

 

Eveeet..
Buraya kadar tüm anlatılanları okuyup, anlayıp, uyguladıysanız, artık DÜŞEYARA konusunda UZMAN oldunuz demektir.  👏🏻

Bu yazıyı paylaşarak daha çok kişinin bilgi sahibi olmasını sağlayabilir, Excel Eğitimi alarak da Excel‘i daha etkin ve verimli kullanabilirsiniz.  👍🏻

ÇAPRAZARA; EZBER BOZAN FONKSİYON

ÇAPRAZARA FONKSİYONU

 

Geçen yıl 29 Ağustos‘ta iki önemli fonksiyon duyuruldu; ÇAPRAZARA (XLOOKUP) ve ÇAPRAZEŞLEŞTİR (XMATCH), bu yazımızda ÇAPRAZARA fonksiyonu nedir, ne zaman ve nasıl kullanılırı sizlere aktarıyor olacağız. Bu fonksiyonu kullanmaya başladığınızda vazgeçilmeziniz olacak.

Öncelikle DÜŞEYARA ile ilgili ufak birkaç not aktarayım; bildiğiniz üzere, özellikle DÜŞEYARA fonksiyonu birçok kullanıcı için vazgeçilmez bir fonksiyondu, bilmeyenlerin de en çok öğrenmek istediği fonksiyon DÜŞEYARA idi. Hatta Microsoft‘un hazırladığı En Çok Kullanılan 7 Fonksiyon sunumunda dahî ilk fonksiyon DÜŞEYARA‘dır.

Her ne kadar bazı kullanıcılar için vazgeçilmez olsa da, bazı kullanıcıların hiçbir işine yaramıyordu. Çünkü DÜŞEYARA‘nın çalışabilmesi için bazı koşullar gerekiyordu ve fonksiyon bize sadece ilk bulduğunu getiriyordu. Üstelik belirtilen tablo aralığından dolayı gereksiz hesaplamalara neden olabildiği için Excel’in performansını düşürüyordu. Verileri benzersiz olan kullanıcılar için tam aranılan fonksiyon, fakat aynı veriye ait birçok kayıt olan tablolarda, yani mükerrer kayıt içeren tablolarda bize tüm kayıtları vermediği için pek kullanışlı olmuyordu. Elbette tüm kayıtları listelemek için bazı yöntemler mevcut fakat, ya yardımcı sütunlar kullanarak bir çözüm üretilebilecek ya da Dizi Formülü ile tüm kayıtların dökülmesi sağlanacaktı.

 

YAŞASIN DİNAMİK DİZİ FONKSİYONLARI!

Neyse ki sonradan 25 Eylül 2018‘de yeni dinamik dizi fonksiyonları duyuruldu da, rahat bir nefes aldık. Uzun bir bekleyişin ardından, artık yeni fonksiyonlar geriye tek bir sonuç döndürmek yerine, komple bir diziyi dökebilecekler.

Herkesçe ÇOKLU DÜŞEYARA olarak bilinen bir Dizi Formülü yazmak yerine, çok basitçe FİLTRE fonksiyonu ile bir veriye ait bütün kayıtları, tabiri caizse şak diye dökebiliyoruz. *Detayları onunla ilgili yazımızda anlatıyor olacağız. (Burada Microsoft’a ait makale linkleri eklenmişti, bakabilirsiniz.)


ÇAPRAZARA fonksiyonu çıktıktan sonra artık DÜŞEYARA ve YATAYARA gibi eski fonksiyonlara gerek kalmıyor, çünkü hem onların yaptığını, hem de daha fazlasını bizlere sağlıyor. Ayrıca daha da detaya inip yapabildiklerini tasarladıkça, aslında şu fonksiyonlara da pek ihtiyacımız olmayacak gibi; DÜŞEYARA > YATAYARA > İNDİS & KAÇINCI > KAYDIR > EĞERHATA(DÜŞEYARA..  e daha ne yapsın!  👏🏻

 

Tek bir formül;

  • Hem dikeyde hem yatayda arama yapabiliyor.
  • İlk veya son kayıtı getirebiliyor, joker karakterleri dikkate alarak veriyi bulabiliyor.
  • DÜŞEYARA‘daki istenen argümanlardan aranan_değer illâ seçilen tablo_dizisinin ilk sütununda olması gerekiyor gibi bir şarta gerek kalmadan soldaki istediğimiz veriyi getirebiliyor.
  • aralık_bak argümanındaki DOĞRU seçeneğindeki gibi, belli aralıktaki yaklaşık verileri de getirebiliyor.
  • EĞERHATA formülüne gerek kalmadan, veri bulunamıyorsa şunu yaz denilebiliyor.
  • Tam eşleşme sağlanamıyorsa en yakın küçük veya büyük öğeyi bulabiliyor.
  • Tüm bunları eskisine göre çok daha hızlı bir şekilde bize sunuyor.

Bu kadar detay yeter, haydi şimdi bu fonksiyon neler yapabiliyor görelim.. 👍🏻

 

ÇAPRAZARA FONKSİYONU YAZIM KALIBI

 

=ÇAPRAZARA(arama_değeri; arama_dizisi; döndürülen_dizi; [bulunamıyorsa]; [eşleştirme_modu]; [arama_modu])

 

Fonksiyonda 6 argüman bulunuyor.
İlk 3 argüman gereklidir, son 3 argüman opsiyonel/isteğe bağlıdır.

Şimdi bu argümanların anlamlarına, yani fonksiyonun bizden ne isteğine ve bizim ona ne vereceğimize bakalım.

 

Bu fonksiyonu, aşağıda yazdığımız birkaç örnekle, aranan veriye ait ilk kayıt, son kayıt, bulunamadıysa ne yazılacağı ve joker karakter ile arama gibi durumlarda nasıl kullandığımızı görebilirsiniz.

 

 

Bir de Eşleştirme Modu argümanını Tam eşleşme veya en büyük ve en küçük seçeneklerine göre örnek verelim.

 

 

Şu ana kadar DÜŞEYARA yapar gibi sütunda arama yaparak istediğimiz sütundaki verinin gelmesini sağladık. Şimdi de bu fonksiyonu YATAYARA yapar gibi kullanalım.

 

 

Haydi gelin bir de 2 boyutlu bir arama yapalım. Hem Ürün adına hem de Ay adına göre eşleştirme yapıp kesişen hücredeki veriyi bulalım. İNDİS ve KAÇINCI fonksiyonlarını kullanmayı bilen kullanıcılar genellikle İNDİS + KAÇINCI + KAÇINCI formülleri ile birazdan yapacağımız eşleştirmeyi yapıyorlar. Bir de ÇAPRAZARA ile nasıl yapılır onu görelim.

 

 

Son olarak, DÜŞEYARA ile ÇAPRAZARA fonksiyonlarını aynı veriyi bulma işinde karşılaştıralım.
İlk etapta aynı sonucu elde ettiğimizi göreceksiniz, fakat araya bir sütun eklediğimizde veya sildiğimizde DÜŞEYARA fonksiyonu bize hatalı sonuç verecektir, oysa ÇAPRAZARA fonksiyonunda sonuç değişmeyecektir. Sebebi ise şöyle; DÜŞEYARA‘da almak istediğimiz sütun numarasını manuel yazdığımız için, araya bir sütun eklediğimizde aslında almak istediğimiz sütun_indis_sayısı sabit kalır ama verinin olduğu sütun değişmiş olur ve hatalı bir sonuç geri döndürür. ÇAPRAZARA‘da da istediğiniz kadar sütun ekleyin veya silin hiç fark etmez, almak istediğimiz sütunu belirttiğimizden dolayı o sütun dinamik olarak değişir ve hiçbir hata üretmeden doğru sonucu verir. 

 

Bu örnekte sonucu görebilirsiniz. 

 

Faydalı olması dileğiyle..  👍🏻
Bu yazımızı paylaşarak birçok kişiye ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Unutmayın; bilgi paylaşıldıkça değerlenir.