Outlook’da Kendi Kurallarınızı Kendiniz Belirleyin

Olası Durumlar

Outlook’da kendi kurallarınızı yazın ve önemli mailleri kaçırmayın. Mail trafiği ve yoğun iş temposunda bizim için önemli olan mailleri bazen kaçırabiliriz. Bazen mailin gelmesini bekler dururuz ama aslında mail oradadır ve biz fark etmemişizdir. Outlook’da kural yazmayı öğrenmiş Süper Personeller bekledikleri mailleri kaçırmamak için kendi kurallarını kendileri yazıyorlar!

Ayrıca Outlook’da farklı durumlar için belirlediğimiz kurallar ile birçok işlemin otomatik olarak yapılmasını da sağlayabiliriz.

Örnek olarak mailler renklendirilebilir, farklı bir klasöre taşınabilir, geldiği anda silinebilir, bir başkasına yönlendirilebilir…

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Yazmaya Başlayın!

Bu makalede belirli bir kişiden gelen mailin renklendirilmesinden (biçimlendirilmesinden) bahsedeceğiz. Mailin kırmızı renkle ve belirli bir yazı fontunda gösterilmesini sağlayalım.
Bu işlem için Görünüm sekmesinden Geçerli Görünüm grubundan Görünüm Ayarları‘na tıklarız. Belirli bir kişiden gelen maili renklendirmek istediğimiz için açılan pencereden Koşullu Biçimlendirmeyi seçeriz.
Excel’den de bildiğiniz gibi belirli kriterleri sağlayan işlemler için koşullu biçimlendirme kullanılır. Excel koşullu biçimlendirmesi ile ilgili makaleyi buradan okuyabilirsiniz.

Yeni gelen mailleri hedef alarak belirginleştirmek için koşullu biçimlendirme sayfasından “Okunmamış İletiler” seçilerek Ekle butonuna tıklarız ve yeni bir kural belirlemeye başlarız. Yeni kurala “kimden” adını verdikten sonra Yazı Tipi… butonuna tıklayarak bu sayfadan renk, yazı tipi, yazı boyutu seçeneklerini kendi isteğimize göre belirleriz. Bu penceredeki işlemi tamamlayıp Koşul butonuna tıklarız. Açılan pencereden Kimden alanına mail alacağımız kişiyi/kişileri seçeriz, Kime alanına ise kendi mail adresimizi yazarız. İşlemleri onayladıktan sonra belirlediğimiz kişiden/kişilerden gelen tüm yeni mailler kişiselleştirilmiş şekilde görünecektir.

Metin, Sayı ve Tarihlerinizi Kolayca Filtreleyin!

Verileri filtreleme; verilerin daha anlamlı olması, istenilen verilerin kolayca bulunup düzenlenmesi ve neticesinde daha etkili kararlar alınmasına yardımcı olur. Bir veya daha fazla sütuna filtreleme işlemi uygulayabilirsiniz. Bir filtreleme sadece görmek istediklerinizi değil görmek istemediklerinizi de denetler. Verileri filtrelediğinizde, veriler filtre ölçütüyle eşleşmediğinde satırların tamamı gizlenir. Aynı zamanda sayısal ve metin değerlerini filtreleyebilir veya arka planına ya da metnine renk biçimlendirmesi uygulanmış hücreleri rengine göre filtreleyebilirsiniz.

Şimdi Excel İleri Eğitimi konularımızdan biri olan metin, sayı, tarih filtreleme işlemini; müşteri ve satış bilgilerinin olduğu bir listede Satış Bölgesi İstanbul, Satış 10000-15000 tl arası ve Tarih 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtreleme uygulamasını birlikte yapalım.

Öncelikle filtreleme işlemi uygulamak için listedeki herhangi bir hücreyi tıkladıktan sonra Veri sekmesinin altında bulunan Sırala ve Filtre Uygula grubundan Filtreleye tıklıyoruz. Sütun başlıklarının yanında filtreleme işlemlerini gerçekleştirmek üzere işaretler belirecektir. Satış  Bölgesini sadece İstanbul olarak filtrelemek için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranını açıyoruz. Bu ekranda tüm satış bölgeleri seçili olarak gelecektir. Tümünü seç işaretini kaldırıp ister listeden sadece İstanbul’u seçebilir isterseniz ara alanından İstanbul’u aratarak seçiminizi yapabilirsiniz.

 

Satış sütununa 10000-15000 tl arası bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Sayı Filtreleri ve ardından Arasında seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında 10000’den büyük 15000’den küçük ayarlamalarını yaptıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 arası olan satışlar filtrelenecektir.

 

Tarih sütununa 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Tarih Filtreleri ve ardından Sonra seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında filtre ölçütü olarak 1.1.2010  yazıldıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 tl arası olan satışlardan 1.1.2010 sonrası olanlar filtrelenecektir.

 

Artık metin, sayı ve tarih verilerinizi kolayca bulup düzenleyebilir ve neticesinde daha etkili kararlar alabilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

Mail Geri Çekme ile Maillerinizin Kontrolü Elinizde

Şirket içinde göndermiş olduğunuz bir iletiyi karşı taraf henüz açmamış ise  Mail Geri Çekme özelliği ile mailler alıcıların posta kutularından kaldırılabilir.

Bu iletinin içeriğinin değiştirilerek son güncel halinin paylaşılması gerektiği durumlarda ya da bu mail içeriği değiştirilerek gönderilmek istendiği durumlarda, bu özellik kullanılabilir. Örneğin eki iliştirmeyi unuttuysanız, mail geri çekme işlemini deneyebilir ve sonra eki olan yeni bir ileti gönderebilirsiniz. Tamamen yanlış gönderilmiş bir mail de bu sevdaya dahil…

Mail Geri Çekme özelliği siz Gönder’e tıkladıktan sonra mail iletildiği andan itibaren kullanılabilir ve bu özelliğin kullanılabilmesi için alıcının aynı kuruluş içinde bir Exchange hesabının olması gerekir.

*Mailinizi okundu bilgisi alarak gönderirseniz İletiyi geri çekme özelliğini daha etkin kullanabilirsiniz.

Mail içeriğinizi yazarak gönderdikten sonra değiştirmeyi ya da geri çekme işlemini yapmak için gönderilmiş öğeler kutusuna gideriz. İlgili mail içeriğini açarız ve Dosya sekmesinden Bilgi’ye tıklarız bu ekranda İletiyi Yeniden Gönder ve Geri Çek seçeneğini seçeriz. Açılan listeden Bu İletiyi Geri Çek… seçeneğini seçeriz.

Bu seçimle birlikte karşımıza yeni bir pencere gelir. Gönderdiğimiz maili kalıcı olarak karşı taraftan çekmek için birinci seçeneği seçeriz. İkinci seçenek ile gönderilen iletiyi geri çekerek yerine bir başka mailin gönderilmesini sağlayabiliriz. Üçüncü seçenek ise yapılan geri çekme işlemleri için taraflara mail bildirimi gönderilmesini sağlar. İlgili seçimler yapıldıktan sonra işlem tamamlanacaktır.

 

Word belgelerinizde İçindekiler Tablosu oluşturmak için zaman kaybetmeyin! Word bunu otomatik yapabiliyor!

Çok sayıda sayfa içeren bir belge, örneğin rapor ya da tez yazarken  “İçindekiler Tablosu” ekleme ihtiyacı doğmaktadır. Bu tabloyu manuel oluşturmak çok zahmetlidir, başlıklar istenilen şekilde olmaz ve her adım için tek tek uğraşmak gerekir. En çok da içindekiler tablosunu oluşturduktan sonra belge başlıklarında bir değişiklik yapılırsa ya da başlıkların sayfa numaraları değişirse tüm tablonun baştan oluşturulması gerekir. Aslında Word ile içindekiler tablosu oluşturmak çok kolaydır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, başlık olması gereken metinlere Word üzerindeki başlık stillerinin uygulanmasıdır. Genel olarak her başlık için tek tek gerekli biçimler (yazı boyutu, kalınlığı, rengi vs.) seçilmektedir. Bu işlemler size göre metnin başlık olması için yeterli olabilir ama Word bunu sadece biçimlendirilmiş bir metin olarak görmektedir ve otomatik içindekiler tablosu oluşturmaya çalıştığınızda başlıkları algılayamaz. Word sadece kendi stillerini kullanan metinleri başlık olarak algılayacağından başlık stillerini kullanmak gerekir.

Şimdi İleri Word Eğitimi konularımızdan biri olan içindekiler tablosunun nasıl oluşturulduğunu görelim. Öncelikle belgede başlık olarak gösterilmek istenen metinlerin belirlenmesi gerekir. Bu başlıklar ana başlık olabileceği gibi alt başlıklar ve daha alt başlıklar da olabilir. Bu başlıklardan ana başlık Başlık 1, bir alt başlık ise Başlık 2 olacak şekilde stillerde düzenlenmiştir. Hazır stilleri kullanmak istemezseniz yeni bir yazı stili oluşturabilirsiniz. Yeni bir stil oluşturmak için stillerin yanında bulunan oka tıklayarak açılan ekrandan “Stil Oluştur” seçilir ve buradan stil düzeyi, biçimi gibi ayarlamalar yapılır. Şimdi başlık için belirlenen metinlere Giriş sekmesinin altında bulunan Stiller grubundan Başlık 1, Başlık 2 gibi stiller seçelim.

Ya da başlık için belirlenen metinler seçildikten sonra düzey belirlemesi yapılarak bu stiller uygulanabilir. Düzey eklemek için Başvurular sekmesinin altında bulunan İçindekiler Tablosu Sekmesinden “Metin Ekle” ile başlık düzeyine göre Düzey 1, Düzey 2… seçilir.

Başlık düzenlemeleri yapıldıktan sonra belgenin en başına boş bir sayfa eklenir. Bu boş sayfayı Ekle sekmesinin altındaki Sayfalar grubundan ekleyebilirsiniz. Daha sonra boş sayfadayken Başvurular sekmesindeki İçindekiler’i seçerek yeni bir içindekiler tablosu oluşturabilirsiniz.

Başlıklarınızda ya da sayfa numaralarınızda bir değişiklik olduğunda oluşturduğunuz içindekiler tablosunu güncellemek için; tablonun üst kısmında bulunan “Tabloyu Güncelleştir” ile sadece sayfa numaralarını ya da tüm tabloyu güncelleyebilirsiniz.

Ya da hazır olan içindekiler tablosunu kullanmak istemezseniz yeni bir içindekiler tablosu stili de oluşturabilirsiniz. Yeni bir içindekiler tablosu stili oluşturmak için Başvurular sekmesinden İçindekiler seçildikten sonra “Özel İçindekiler Tablosu” seçilerek biçimlendirme işlemleri yapılabilir.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

OneNote ile Resimlerinizden Tek Hamlede Metninizi Çekin

OneNote, bir not defterinden fazlası, dijital dünya için oldukça ihtiyaçları karşılayan ve eldeki not defterini çöpe attırabilecek kadar iddialı bir MS Office uygulaması. Microsoft bu uygulamayı 3 sözcükle özetliyor:

Web’den veya kopyalanamaz bir PDF’den içinde metnin de mevcut olduğu bir ekran görüntüsü aldığımızı veya bir görüntü indirdiğimizi varsayalım. Normalde görüntü üzerindeki metni elimizle yazdığımız olmuştur. Çünkü bu metni alıp kullanmamız gerekiyor. O geçmek bilmeyen saatleri aklınıza getirmek istemezdim ancak OneNote’un bu tip durumlar için çok kullanışlı tam da günümüz için bir çözümü var.

OneNote, Optik Karakter Tanıma (OCR) adlı bir özelliği ile not defterinize eklediğiniz bir görüntüden metni çekebilmemize olanak sağlıyor hem de 2 adımda. Gelin birlikte bakalım…

Herhangi bir web sayfasından veya bilgisayarımızdan bir görüntüyü OneNote’unuzdaki bir alana yapıştıralım.

Görüntü üzerinde sağ tıklayıp Resimden Metin Kopyala seçeneğini seçelim.

Metni yapıştırmak istediğiniz alana gelip sağ tıklayarak yapıştır diyelim. Burada 4 adet yapıştırma seçeneği mevcuttur. Bu seçeneklerden “resim olarak yapıştır” haricindeki yapıştırma seçeneklerini kullanarak yapıştırabilirsiniz.

Bu işlemler sonucunda görüntüdeki metni, üzerinde değişiklik yapabileceğimiz kıvamda elde ettik. Metnin netliği, karakter aralığı ve diğer öğeler elde edilen metnin doğruluğunu etkileyebilir. Bazı durumlarda son kez düzenlemeniz ve düzeltme yapmanız gerekebilir. Şimdilik bir diğer handikapı da metni paragraf halinde almıyor. Resimde gözüktüğü şekliyle satır satır alıyor.

Microsoft, özellikle Office 365 ile görüntü işleme üzerine de oldukça eğildi. OneNote’un bu özelliğini Word ve PowerPoint’deki arka planı kaldırma özelliğine benzetebiliriz. OneNote’da sadece görüntüden ne almak istediğimiz bellidir:Metin. Bu sebeple ekstra bir çaba sarfetmemize gerek kalmıyor. OneNote’un bu özelliğini keyifli kullanın.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Excel’de İşlerinizi Kolaylaştıracak Üç Muhteşem Özellik

SIRAYI DEĞİŞTİR (TRANSPOSE) YAPIŞTIR

Çalışma sayfanızda sütunlardaki verileri döndürüp satırlar halinde yeniden düzenlemek istiyorsanız; yani satır başlıklarını sütun, sütun başlıklarını da satır yapmak istiyorsanız Sırayı Değiştir özelliğini kullanabilirsiniz. Eskiden bunu yapabilmenin yolu DEVRİK_DÖNÜŞÜM formülünü kullanmaktan geçiyordu ancak bu özellik sütunlardaki verilerin hızla satırlara yani tersine dönüşmesini sağlar.

Örneğin ülkelerin yıllara göre düzenlenmiş gelirlerini içeren bir listeniz olduğunu varsayalım. Bu listede satırda bulunan ülke adları ile sütunda bulunan yılların yerlerinin değişmesini istiyorsunuz. Listeyi kopyaladıktan sonra bir hücreye sağ tıklayıp yapıştırma seçeneklerinden Sırayı Değiştir’i seçerek satır-sütun dönüşümünü sağlayabilirsiniz.

 

BİÇİM BOYACISINA ÇİFT TIKLAMA

Renk, yazı tipi, yazı boyutu ve kenarlık gibi biçimlerin aynısını birden çok metin veya hücreye hızla uygulamak için Giriş sekmesinin altındaki Pano grubundan Biçim Boyacısı‘nı kullanabilirsiniz. Biçim boyacısı, seçilen kelimenin veya hücrenin biçimlerini kopyalayıp diğerlerine yapıştırmak olarak düşünülebilir. Bu özelliğe bir kez tıklandığında biçimlendirme özelliği bir kere kullanılırken çift tıklandığında biçim boyacısından çıkana kadar kullanmaya devam edilir. Biçim boyacısından çıkmak için biçim boyacısı simgesine tıklayabilir ya da ESC tuşuna basabilirsiniz.

Ayrıca biçim boyacısını Excel, Word, PowerPoint, OneNote ve Outlook’ta da tüm özellikleriyle birlikte rahatlıkla kullanabilirsiniz.

 

ÖZEL GİT

Git

işleviyle doğrudan bir sayfaya, satıra, işleve ya da belgenizdeki başka bir yere çok kolay bir şekilde gidebilirsiniz. Özel Git seçeneğini ise daha spesifik özelliklere sahip hücreleri göstermek, seçmek ve gitmek için kullanabilirsiniz. Formüllü hücreler; veri doğrulama, koşullu biçimlendirme içeren hücreler; boşluk içeren ya da gizlenen hücrelere kolayca erişebilirsiniz.

Örneğin; formül içeren hücreleri bulmak için klavye üzerinden f5 tuşuna basıp gelen Git ekranından Özel Git’i seçerek ya da Giriş sekmesinin altında bulunan Düzenleme grubundan Bul ve Seç’in ardından ise Özel Git seçilerek gelen ekrandan Formüller aktif hale getirilir. Dilerseniz sonrasında seçilen hücreleri biçimlendirebilirsiniz. Böylece belgenizdeki formüllü hücreleri çok kolay bir şekilde görebilirsiniz.

 

Bu üç özellik sayesinde birçok kez uğraşmak zorunda kaldığınız işleri sadece birkaç tıkla yapabilmek artık mümkün. Excel’in işlerinizi kolaylaştırmak için  yanınızda olduğunu unutmayın.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

 

Hızlı Doldur (Flash Fill)

Bu makalemizde sizlere Excel eğitimlerimizde keyifle anlattığımız bir özellik olan Hızlı Doldurma özelliğinden bahsedeceğim.

Hızlı doldurma; Excel 2013 ile gelen, hızlı veri girişini sağlamak için geliştirilmiş oldukça başarılı bir çözümdür. Bu özellik sayesinde Excel’e veri girişi yapılırken hücrelerde var olan verilerde bir düzen algıladığında, Excel geriye kalan hücreleri otomatik doldurur ve kolayca veri girişi sağlanmış olur.

Hızlı doldurma özelliği ağırlıklı olarak metinsel ifadeleri ayrıştırma, birleştirme gibi işlemlerde kullanılır. Çeşitli özellikler kullanılarak çok basit bir verinin ayrıştırılmasının yanı sıra çok karmaşık formüllerle ayrıştırılabilen veya ayrıştırılması formüllerle de çok zor olan bir metinsel ifade de istediğimiz kısımları kolaylıkla ayırabildiğimiz bir yöntemdir.

Metin fonksiyonlarıyla yapılan; bir kelimenin ilk harfi, ilk üç harfi ya da her kelimenin üçüncü karakteri vb. metin verilerinin parçalanmasına ilişkin bir kalıbı algılayıp uygulamayı sağlar.

Tipik kalıplar içinde metin parçalarını tanımak, telefon numaraları ve tarih verisinin parçalarını tanımak gibi uygulamalar vardır.

Excel’in 2013 sürümü ile hayatımıza giren Hızlı Doldur özelliğini Excel’de birkaç farklı yerde bulunur.

  1. Excel’de Veri sekmesi‘nin Veri Araçları grubunda görebilirsiniz.

  1. Giriş sekmesinin Düzenle grubunda Doldur özelliğinin altında da bulabilirsiniz.

  1. Bir hücreyi çoğaltmak için hücrenin sağ alt kısmındaki noktadan aşağı doğru çektiğimizde doldurma seçenekleri olarak Hızlı Doldurma’yı görebilirsiniz.

  1. Hızlı Doldur özelliğini Ctrl+E kısayolu ile kullanabilirsiniz.

Hızlı Doldurma varsayılan olarak açıktır ve bir düzen algıladığında verilerinizi otomatik olarak doldurur. Eğer beklendiği gibi çalışmazsa, Hızlı Doldurma’nın açık olup olmadığını aşağıdaki şekilde kontrol edebilirsiniz.

  1. Dosya > Seçenekler‘i tıklatın.
  2. Gelişmiş‘i tıklatın ve Otomatik Olarak Hızlı Doldur kutusunun işaretli olduğundan emin olun.

  3. Tamam‘ı tıklatın ve çalışma kitabınızı yeniden başlatın.

Bir örnekle özelliğimizi detaylıca görelim.

Örnek 1: Aşağıdaki tabloda tek sütunda yazılan Ad ve Soyadları ayrı ayrı sütunlarda gösterelim.

Yapacağımız işlem Adı Sütununa ilk satırına listenin ilk kaydı olan Tarık ismini yazıyoruz ve imlecimiz Tarık yazan hücrenin üzerinde iken Veri Sekmesi Veri Araçları grubuna gidip Hızlı Doldur özelliğine tıklıyoruz veya Ctrl+E kısayol tuşlarına basıyoruz.

Evet hepsi bu kadar başka bir işlem yapmanıza gerek yok sonuç aşağıdaki gibi olacaktır.

Aşağıdaki gif’de birçok farklı senaryoda Hızlı Doldur özelliği ile verilerimizi hızlıca nasıl düzenlediğimizi görebilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Köprülerinizin Mimarı Siz Olun!

Word’de oluşturduğunuz köprülerin istediğiniz gibi gözüksün diye sizce de fazla uğraşmadınız mı? Her Word sayfasında aynı işlemleri tekrarlamak verimliliğimizi düşürür. Bu makalemizde sürekli tekrarlanan olaylardan biri olan köprü biçimini değiştirme işlemini varsayılan ayarlarını değiştirerek otomatik hale getireceğiz.

Bir metninize köprü oluşturduğunuzda metninizin görünümü mavi renkli ve altı çizili olacaktır:

Genelde herkesin yaptığı bir durum olarak Word’de köprü metnini seçip önce yazı tipi rengini değiştirir; sonra da alt çizgisini kaldırarak bu sorunu çözeriz. Bu işlemi her defasında yapmak yerine Microsoftun kullanıcıları için bu tercihleri yapmasına olanak sağlayan yerini keşfedelim.

Word’de yazdığımız yazıya göre çeşitli stiller mevcuttur. Bu stiller, her türlü metin için çeşitli seçeneklere sahiptir. Metninize başlık, konu başlığı, altyazı, köprü görünümünü ve bunun haricinde birçok görünümü stiller penceresinden değiştirebilirsiniz.

Stiller penceresinde Köprü seçeneğinden Değiştir komutuna tıkladığınızda açılan pencerede varsayılan olarak hangi biçimlendirmenin kullanıldığı görebilir ve değiştirebilirsiniz. Yaptığınız değişiklerin ön izlemesini hemen alttaki alanda görebilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; stil kaynağının başlangıçta varsayılan paragraf yazı tipi olarak gelmesidir. Bu kaynağı Akıllı Köprü olarak değiştirmeliyiz.

Word’de bu kadar kolay bir işlemle bu durumu çözüp bu hikayede köprülerin sahibi siz olabilirsiniz. Peki bu durum PowerPoint’te nasıl işliyor? Bildiğiniz üzere PowerPoint, bir sunu tasarlama ve düzenleme programı olduğu için bu şekilde gelişmiş bir stiller alanına sahip değil. Bu yüzden bunu ufak dokunuşlarla istenilen forma sokacağız.

PowerPoint’te köprünüzün normal metin formatında gibi gözükmesi için;

-Bir metin kutusu veya şekil ekleyin.

-Oluşturduğunuz metin kutusuna veya şekle Ekle-> Bağlantı diyerek istediğiniz bağlantıyı ekleyin.

-Köprü eklemek istediğiniz metninizi sadece metin olarak metin kutusunun içine veya şeklin üzerine yazın.

Üzerine köprüyü kaldırdığınız metni koyduğunuzda arka plan sayesinde köprü olmayan metniniz köprü varmış gibi gözükecektir.

 

Bir başka seçenek olarak köprü eklenen metin seçilerek Giriş sekmesi-> Yazı Tipi grubundan köşedeki çeltiğe tıkladığınızda açılan pencereden alt çizgi ayarını Yok yerine Var yapıp rengini slaytın arka plan rengi yaparsanız alt çizgi yokmuş gibi görünecektir. Rengini de anahat görünümünden değiştirebilirsiniz.

İşimizi yaparken mutlaka bir web sitesini kaynak olarak göstermiş veyahut istediğimiz web sitesine gidilmesi için köprü oluşturmuşuzdur. Biz burada bu işler için sıkıntı olan köprü olduğunu adeta bağıran köprü biçimini nasıl değiştirebileceğimizi konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Özel Biçimlendirme kodlarının en faydalı kullanımları!

Merhaba,

Bu makalemde Excel’de özel biçimlendirme kodları ile verilerimizi nasıl farklı şekillerde gösterebileceğimizi anlatacağım.

Excel’de verilerimizi farklı bir şekilde göstermek için Hücreleri Biçimlendir’i kullanırız. Excel’in Giriş sekmesinin Sayı grubunda hücre içeriklerimizi Sayı, Tarih, % Yüzde, Para birimi, Ondalık vb. şeklinde gösterebileceğimiz hazır biçimlendirme formatları vardır.


Ancak bazen verilerimize farklı şekillerde görmek için farklı biçimlendirmeler uygulamak isteriz o zaman bu biçimlendirme kodlarını bizim yazmamız gerekir. Böyle durumlarda herhangi bir Excel hücresinde sağ tıklayınca Hücreleri Biçimlendir’i seçersek açılan pencereden isteğe uyarlanmış kendi biçimlendirme kodlarımızı kullanabiliriz.


Veya aşağıdaki gibi sayı grubunun sağ kösesinde ki işaretine tıklayınca da Hücreleri Biçimlendir penceresini açabiliriz. Ya da CTRL+1 kısayolu ile de Hücreleri Biçimlendir penceresini açabilirsiniz.


İsteğe uyarlanmış biçimlendirmede hücrenin içeriği değişmez yalnızca görünen formatı değişir. Özellikle sayısal değerlerini yuvarlanmasında bu durum sizleri yanıltmasın. Excel hücrenin orijinal değerini arka planda tutar ama görseldeki değer yuvarlatıldığından farklı görünebilir. Özellikle hesaplamalarda Excel hücrenin gerçek değerini baz alır.

Özellikle biçimlendirme kodlarında ağırlıklı olarak aşağıdaki karakterler kullanılır;

  • Sayısal değerler için # ve 0 (Sıfır) karakterleri
  • Metinsel değerler için @ karakteri
  • Mtinler çift tırnaklar içinde yazılır. Ör. # “adet”
    gibi.
  • Renkler için Kırmızı, Yeşil, Sarı, Mavi vs. İngilizce ise Red, Green, Yellow, Blue gibi.
  • Tarih Saat değerleri için g,a,y,s,d,n (Gün,Ay,Yıl,Saat,Dakika,Saniye) karakterleri kullanılır. Office İngilizce kullanılıyor ise d,m,y,h,m,s karakterleri kullanılır.

Aşağıdaki tabloda, Giriş sekmesinin Sayı grubunda bulunan kullanılabilir sayı biçimlerinin özeti verilmektedir.

Biçim Açıklama
Genel Bir sayı yazdığınızda Excel’in uyguladığı varsayılan sayı biçimi. Genel biçim ile biçimlendirilmiş sayılar, çoğunlukla tam olarak yazdığınız biçimde görüntülenir. Ancak hücre, sayının tamamını gösterebilecek genişlikte değilse, Genel biçimi ondalık sayıları yuvarlar. Genel sayı biçimi ayrıca, büyük sayılar (12 veya daha çok basamaktan oluşan) için bilimsel (üslü) gösterim kullanır.
Sayı Sayıların genel görüntülenişi için kullanılır. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Para birimi Genel para değerleri için kullanılır ve sayılarla varsayılan para birimi simgesini görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Finansal Bu da para değerleri için kullanılır ancak, bir sütundaki para birimi simgelerini ve sayıların ondalık hanelerini hizalar.
Tarih Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre tarih değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan tarih biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Saat Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre saat değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan saat biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Yüzde Hücre değerini 100’le çarpar ve sonucu yüzde simgesiyle (%) görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Kesir Sayıyı, belirlediğiniz kesir türüne göre kesir olarak görüntüler.
Bilimsel Sayıyı, sayının bir kısmının yerine E+n kullanarak üslü gösterimle görüntüler. Burada E (Üs), kendinden önceki sayıyı 10 üssü n ile çarpar. Örneğin 2 ondalık basamaklı Bilimsel biçimi, 12345678901 sayısını, 1,23 çarpı 10 üssü 10 anlamına gelen 1,23E+10 olarak görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Metin Hücre içeriğini metin olarak kabul eder ve sayı yazdığınızda bile içeriği tam olarak yazdığınız gibi görüntüler.
Özel Sayıyı; posta kodu, telefon numarası veya Sosyal Güvenlik numarası olarak görüntüler.
Özel Var olan bir sayı biçimi kod kopyasını değiştirmenize olanak sağlar. Sayı biçim kodları listesine eklenen özel sayı biçimi oluşturmak için bu biçimi kullanın. 200 ve 250 özel sayı biçimleri arasındaki, bilgisayarınızda yüklü Excel’in dil sürümüne bağlı olarak ekleyebilirsiniz.

Şimdi aşağıdaki birçok örnek ile konumuzu iyice pekiştirelim.

1- Değerleri % Formata Dönüştürme

  • % işareti sayıyı yüzdeye çevirir, virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0% olarak yazmalısınız.

2- Virgülden Sonra Gösterilecek Basamak Sayısı

  • Virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


  • Virgülden sonra 0 (sıfır) koymadık sayıyı yuvarlayarak tek basamaklı değer yazdı.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0 olarak yazmalısınız.

3- Bindelik Ayracı

  • #.##0 her binlik dilimde bindelik ayracı kullan.


Not: Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0 olarak yazmalısınız.

  • _) Büyük rakamların tamamını sığdırmak için hücre genişliğini arttırır.


  • Formatın soluna gelen her bir . (nokta) işareti sayıdan üç sıfır atar. iki nokta koyar isek altı sıfır atmış oluruz.


Not 1 : Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0,, olarak yazmalısınız.

Not 2 : Burada sayıyı bölmüyoruz görsel olarak sıfır atılmış halini görüyoruz.

4- Sayının Yanına Text Yazma (10 Adet, 100 Milyon Gibi)

  • Tırnak işareti ile sayının yanına metin, birim yazabiliriz.


Not: Sayının yanında metin olması matematiksel işlem yapmamızı engellemez.

5- Sayının Soluna Sıfır Getirme

  • Her bir sıfır girilen rakamın soluna getirilerek rakamı sıfır sayısı dolacak şekilde tamamlar.


6- Pozitif, Negatif Sayılar ve Sıfır’ın Biçimlendirilmesi

  • Formatın başına köşeli parantez ile getireceğimiz renk adları değeri renklendirir.

3 koşullu renklendirme yapalım. Bunun için hücre formatı önüne köşeli parantez içinde renk adı girilmeli.


7- Belli Bir Koşula Bağlı Biçimlendirme

  • [<30][green]0;[>30][blue]0;”-“30 dan küçük ise yeşil, büyük ise mavi, 30 ise “-” olsun.


8- Tarih Gösterimi

  • Eğer Ingilizce Excel kullanıyorsanız tarih formülleri için

g (gün) yerine d (day)

a (ay) yerine m (month) yazmalısınız.

y yıl ve year ayni harfle başladığı için değişiklik yapmanıza gerek yok.


9- Diğer Biçimlendirmeler

  • @ işareti hücre içindeki değeri simgeler, * işareti bir sonra gelen karakteri hücre genişliği kadar yaz anlamına gelir.


  • 0 (sıfır) sayısı ile kaç basamak sonrası ayıracağımızı belirttik, –ile de ayraç tipini koyduk.


Not: Hücreleri metin biçimine getirerek de istediğimiz birimi rakamın yanına yazabiliriz. Ancak metin biçimindeki hücreler üzerinde toplam, çıkarma gibi sayısal işlemler yapamayız.

Yukardaki örneklerden anlaşılacağı üzere Hücre Biçimlendirme kodları hücrelerin gerçek değerlerini değiştirmez sadece farklı bir şekilde görüntülenmesini sağlar.
Bir başka makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Koşullu Biçimlendirme ile Tüm Satırınızı Farkedilir Hale Getirin!

Koşullu Biçimlendirme’de bir koşula göre hücrelerinizi hazır şablonlar kullanarak kolayca biçimlendirebilirsiniz. Mevcut olmayan biçimler için ise yeni biçimlendirme kuralı oluşturmanız gerekir. Tüm satırı biçimlendirme işlemi de hazır şablonlarda bulunmadığı için yeni kural oluşturulmalıdır. Bu işlem ile verilerin fazla olduğu listelerde satırın ilk hücresinden son hücresine kadar biçimlendirme yapılacağından o satırın bir değerine bakılmak istendiğinde hangi satırda olduğu gibi kargaşaların kolayca önüne geçilir.

Şimdi Excel Eğitimlerimizde de anlattığımız  Koşullu Biçimlendirme ile tüm satırı biçimlendirme işlemini verilerin fazla olduğu ve aranan ürünün hangi firmalarca üretildiğini gösteren bir örnek ile inceleyelim.

1.Adım: B sütununda ürün adlarının, H sütununda ise Üretici Firmaların bulunduğu listeyi seçtikten sonra Giriş sekmesinin altında bulunan Stiller grubundan Koşullu Biçimlendirme’yi ve ardından ise “Yeni Kural”ı seçiyoruz.

2.Adım: Açılan pencereden “Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan” seçeneği ile ilgili alana formül yazarak işlem gerçekleştirilmelidir. Listede ürün adları B sütununda bulunmaktadır ve ürün sütununda “Atkı” ürününün bulunduğu satırları biçimlendirmek için B sütununu içeren uygun formülü yazıyoruz. Sabitleme işlemiyle hem sütun hem satır için $ işareti gelmektedir. Biçimlendirmenin tüm satırlarda kontrol edilmesi için sütunun sabitleme işaretini sabit tutup satırın işaretini kaldırıyoruz.

3.Adım: Biçimlendirme butonuyla da formülün doğru olduğu satırlara uygulanacak olan biçimler seçilir. Örneğimizde; dolgusunu turuncu, yazı tipini ise beyaz ve kalın olarak seçelim.

4.Adım: Tamam’a tıklayıp ilerledikten sonra Koşullu Biçimlendirme satırlara uygulanacaktır.

Siz de verilerinizin fazla olduğu çalışma sayfalarınızda aynı satırdaki bilgilere erişmekte zorluk yaşıyorsanız, satır sütun adlarına her seferinde tekrar bakmak zorunda kalıyorsanız, görselliğe önem verip daha dikkat çekici olmasını istiyorsanızsanız Koşullu Biçimlendirme ile tüm satırı biçimlendirmek işinize çok yarayacaktır.

Başka bir makalede görüşmek üzere…