Microsoft Teams , Telekonferans ve Toplantılar

  • Telekonferans Butonları

Sohbet ekranının sağ üst köşesinde bulunan 3 buton telekonferans butonlarıdır.

  • Bunlardan ilki “Görüntülü Arama” (Video Call) butonudur ve kameranızı açarak çevrimiçi toplantılar yapabilirsiniz.
  • İkincisi “Sesli Arama” (Audio Call) ile görüntünüzü paylaşmadan çevrimiçi aramalar yapabilirsiniz.
  • Sonuncusu “Ekran Paylaşımı” (Screen Share) ile bilgisayarınızın ekranını karşı taraf ile paylaşabilir sunumlar yapabilirsiniz.

  • Görüntülü Görüşme – Online Meeting

Görüntülü görüşmeler yaparak seyahatlerde zaman kaybetmeden uzaktan toplantılar yapabilirsiniz.

Bu toplantılarda 250 kişiye kadar katılım sağlanabilir.

Toplantılara telefon, tablet ve bilgisayarlarınızdan katılabilirsiniz.

Toplantı yaparken bir yandan da yazışabilir, dosya veya ekranınızı paylaşabilirsiniz.

Online toplantılara 250 kişiye kadar katılabilirsiniz ancak ekranda şu anda görebileceğimiz max kişi sayısı 4‘tür. Teams toplantılarının arka planında bulunan yapay zeka, kişilerin aktif katılımlarına göre kişileri ekrana alır ve dinamik olarak değiştirir. Bunlar kameranın açık olması, konuşmak gibi aktivitelerdir.

  • Ekran Paylaşımı (Desktop Share)

Toplantılarınız sırasında ekranınızı paylaşarak online sunumlar yapabilirsiniz.

Aynı zamanda ekranınızın kontrolünü çalışma arkadaşınıza vererek sizlere sizin yerinize işlemler yapmasını sağlayabilirsiniz. Bu özellik, yardım masalarında sıklıkla kullanılmaktadır.

Ekran Paylaşımı
Ekran Paylaşma Butonu
Denetim Verme

 

 

 

– Ekran paylaşıldığında yapılan tüm işlemlerin paylaşılması isteniyorsa Masaüstü (Desktop) seçeneği ile ilerlenir. Arka planda açık olan sadece belirli bir uygulamanın paylaşılması isteniyorsa seçenekler arasından seçilir. Örneğin sunum yaparken notlarınıza bakmak istiyorsanız ancak notlarınıza bakıldığının görülmesini istemiyorsanız sadece ilgili PowerPoint’I seçin. Böylece siz sunumu aşağı indirip başka bir uygulama açsanız bile karşı taraf sunumu görmeye devam edecektir.

– Ekran paylaşımı sırasında sadece 1 kişiye yetki verilebilir.

 

  • Arka Plan Bulanıklaştırma

Toplantılarınızda “Arka Planımı Bulanıklaştır” (Blur my background) seçeneği ile çalıştığınız ortamdan bağımsız görüntülü toplantılar yapabilirsiniz.

 

  • Toplantıyı Kaydetme (Meeting Record)

Toplantılarınız sırasında 3 nokta ikonu içerisinden “Toplantı kaydını başlat” seçeneği ile toplantınızı kayıt edebilir ve kaydı sonradan Teams içerisinden izleyebilirsiniz.

Bu toplantı kayıtları Teams içerisinde eğitim portal oluşturmakta kullanılabilir.

  •  Ekipler ve Kanallar (Teams and Channels)

Şube, departman, proje ekipleri sayesinde iş birliği halinde çalışabilir, duyurular yayınlayabilir, dağınık lokasyondaki çalışanlarınızın birbirinden haberdar olmasını sağlayabilirsiniz.

Ekipler altındaki kanallar ile çalışma alanlarınızı daha özel parçalara bölerek ilgili konuşmaları ve dokümanlarını da birbirine karışmadan düzenli halde tutabilirsiniz.

  • Yeni Bir Ekip Açma

Ekipler sayfasının altında bulunan “Ekip Oluştur” seçeneği ile yeni bir ekip oluşturabilir veya her bir ekipte bulunan ekip kodu ile var olan bir ekibe katılabilirsiniz.

Ekip kodunu sadece ekip sahipleri görebilir. Ekip Kodu ekip isminin yanında bulunan 3 nokta ikonuna tıklanıp “Ekibi Yönet” / Ayarlar / Ekip Kodu altından bulunabilir.

  • Yeni Bir Kanal Açma

Ekip adının yanında bulunan 3 nokta ikonu içerisinden ekip altına yeni kanallar açabilirsiniz.

Standart kanallar ekipteki herkesin erişebileceği, Özel kanallar ise ekip içerisindeki belirli bir grup kişinin erişebileceği kilitli kanallardır.

Ekip sahipleri özel kanallara dahil edilmeyebilirler. Bu durumda kanalın var olduğunu görürler ancak içerisindekileri göremezler. Kanal açılması istenmiyorsa ekip sahibi ayarlar içerisinden bunu kısıtlayabilir.

  • Bahsetme (Mention) Özelliği

Kanallarda paylaşılan gönderiler kanalın içerisine girildiğinde görülebilir ancak bildirim olarak iletilmezler.

Bildirim gitmesini istediğiniz kişileri @mention özelliği ile seçebilirsiniz.

Herkese bildirim göndererek iletmek isterseniz @ işaretinden sonra ekip ismini yazabilirsiniz.

Bu özellik maillerdeki cc’den kurtulmak için önemlidir. Bu özellik sayesinde paylaştığınız konu cc’deki gibi kişileri bilgisi dahilinde olmaya devam eder ancak bildirim kirliliği yaratmaz. Bildirim alan kişiler to’daki kişiler olarak düşünülebilir.

  • Duyuru Yayınlama

Ekipler içerisinde bulunan “A” (Biçimlendirme) butonunun altında yer alan “Duyuru” seçeneği ile duyurularınızı daha belirgin hale getirebilirsiniz.

Bu seçenek sohbetlerde değil sadece ekipler altında bulunmaktadır.

Duyuru formatına getirmek herkese bildirim gitmesi için yeterli değildir, mutlaka mention özelliği kullanılmalıdır..

  • Birden Çok Kanalda Aynı Anda Paylaşım Yapma

Ekipler içerisinde bulunan “A” (Biçimlendirme) butonunun altında yer alan “Birden çok kanalda gönder” seçeneği ile tek tek göndermeye gerek kalmadan duyurularınızı merkezi olarak yayınlayabilirsiniz.

  • Sekme Ekleme

Kanalların üstünde bulunan sekme (tab)ların yanındaki “+” (Sekme ekle) seçeneğine tıklayarak Microsoft uygulamaları veya 3. parti uygulamalarınızı hızlı erişim için sekme olarak ekleyebilirsiniz.

  • OneNote

Ekiplerinize OneNote entegre ederek toplantı notlarınızın düzenli şekilde tutabilirsiniz. Üstelik bu notlar üzerinde eş zamanlı çalışabilirsiniz!

  • Forms

Forms ile anketler düzenleyerek Teams kanallarına ekleyebilir ve cevaplar toplayabilirsiniz.

Öneri/şikayet formları, memnuniyet anketleri olduğu gibi puanlanabilir sınavlar da oluşturularak kağıt işlerinizi dijitalleştirebilirsiniz.

Sekme olarak Teams’e Forms eklemeye çalıştığınızda 2 seçenek önünüze gelir:

-Ekip arkadaşlarınızla birlikte soruları düzenleyeceğiniz yeni bir form oluştur.

-Forms uygulamasında halihazırda oluşturduğum formları göster ve buradan cevapları topla.

Forms uygulamasına portal.office.com içerisinden erişebilirsiniz. Burada uygulama içerisinde oluşturduğunuz anketleri Teams içerisine entegre edin ve cevapları toplayın. Anketler anonim veya isim istenerek toplanabilir. Şirket içinden veya dışından cevaplar alınabilir. Bu seçeneklerin hepsi Forms uygulamasının Ayarlar kısmında bulunmaktadır.

 

  • Planner

Planner ile ekibinizdeki kişilere görevler atayabilir, bitiş zamanlarını, önem derecelerini, ilerleme durumlarını ve görev adımlarını belirtebilirsiniz.

Planner ile görev takibi raporlarını da alabilirsiniz.

 

  • Takvim (Calender)

Takvim sayfanız Outlook ile senkron şekilde çalışarak Teams içerisinden takviminizi görüntülemenizi sağlar. Teams içerisinde oluşturulan toplantılar Outlook’a da yansıyacaktır.

 

  • Yeni Toplantı Organize Etme

Takvim sayfasının sağ üst köşesinde bulunan Yeni Toplantı seçeneği ile hızlıca toplantı organize edebilirsiniz. Görüntülü görüşmeler için “Toplantı Planla”, büyük sunumlar için “Canlı Etkinlik” seçeneği ile ilerleyebilirsiniz.

Toplantılar 250, Canlı Etkinlikler ise 10.000 kişiye kadar katılımcı ile düzenlenebilir. Canlı etkinlikler sadece sunucunun sunum yaptığı, katılımcıların ise ses ve görüntülerinin olmadan dinleyici olduğu toplantılardır.

Eğitimler için canlı etkinlik seçeneği daha uygun olabilir. Her bir katılımcının mikrofonunu kapatmak sunum yapan kişi için zorlayıcı olabilir. Yüksek katılım gereken toplantılar için de bu seçenek daha uygun olmaktadır. Canlı etkinliklerde soru/cevap alanı sunulma imkanı da vardır. Aynı zamanda bu toplantılar kaydedilerek sonradan Teams içerisinden de izlenebilmektedir.

  • Zamanlama Yardımcısı

Yeni bir toplantı oluştururken Zamanlama Yardımcısı ile kişilerin gün içindeki uygunluk durumlarını görüntüleyerek toplantı katılımını maksimuma çıkarabilirsiniz!

Microsoft Teams , Sohbetler

  • Etkinlik (Activity)

Etkinlik sayfası içerisinden bildirimlerinizi görüntüleyebilir ve filtreleyebilirsiniz.

 

microsoft-teams-etkinlik-activity

 

Etkinlik sayfası bildirimlerinizi aldığınız ve filtrelediğiniz bir alan. Sizi ilgilendiren tüm bildirimleri buradan alıyor olacaksınız.

  • Bildirimleri Filtreleme

Okunmamış mesajlar, beğenilen /yanıtlanan yorumlar, cevapsız aramalar gibi bildirimleriminize ulaşabilirsiniz.

microsoft-teams-bildirimleri-filtreleme

Bildirimleri filtrelemek için filtre seçeneğine ardından da kategorileri görmek için 3 nokta tuşuna basin. Microsoft’un tüm uygulamalarında 3 nokta ikonu “ daha fazla seçenek” anlamına gelir ve genelde altından işimze yarayan şeyler çıkmaktadır. Okunmamış mesajlar, beğenilen/yanıtlanan yorumlar, cevapsız aramalar gibi bildirimleriminize daraltarak da ulaşabilirsiniz.

 

  • Sohbet (Chat) – Yeni Sohbet

Yeni bir sohbet başlatmak için Yeni Sohbet seçeneğine tıklayıp ve bir veya daha fazla kişinin ismini yazarak konuşmayı başlayabilirsiniz.

microsoft-teams-kullanimi-yeni-sohbet-2microsoft-teams-kullanimi-yeni-sohbet

Yeni bir sohbet başlatmak için kalem-kağıt ikonu olarak gördüğünüz Yeni Sohbet seçeneğine tıklayın ve 1 veya 1den fazla kişinin ismini yazarak konuşmayı başlatın. Burada grup olarak konuşabileceğimiz maksimum kişi sayısı 100dür.

  • Mesaja Tepki Verme (Reaction)

Gönderilen mesajların üzerinde durduğunuzda beğenme/sinirlenme gibi farklı reaksiyonları işaretleyebilirsiniz.

Gönderilen mesajların üzerinde durduğumuzda beğenme/sinirlenme gibi sosyal medyadan aşina olduğumuz farklı reaksiyonları gösterebiliriz.

 

  • Mesajı Kaydetme

Reaksiyonların yanındaki 3 nokta ikonuna tıkladığınızda “Bu mesajı kaydet”  seçeneği ile mesajları sonradan rahatça Kaydedilenler arasında bulabilirsiniz.

microsoft-teams-mesaji-kaydetmemicrosoft-teams-mesaji-kaydetme-2

Reaksiyonların yanındaki 3 nokta ikonuna tıkladığınızda “Bu mesajı kaydet”  seçeneği ile mesajları sonradan rahatça Kaydedilenler arasında bulabilirsiniz. Arama butonu ile aramalar anahtar kelime bazlı aramalar yapabiliriz ancak hatırlamadığımız linkler, ekran görüntüleri için kaydederek ilerlemek sağlıklı olacaktır.

  • Dosyalar (Files)

Konuşmalar içinde paylaşılan Word, Excel, Pdf gibi tüm dokümanlara “Dosyalar” sekmesinden ulaşabilir ve dosyayı tekrar düzenleyebilirsiniz.

microsoft-teams-dosyalar-files

Konuşmalar içinde paylaşılan Word, Excel, Pdf gibi tüm dokümanlara “Dosyalar” sekmesinden ulaşabilir ve dosyayı tekrar düzenleyebilirsiniz. Dosyayı paylaştığınız kişiler sonrasında dosyanın en güncel halini göreceklerdir.

  • Organizasyon Şeması

Organizasyon sekmesi ile kişilerin organizasyon şemasındaki yerini ve unvanını görüntüleyebilirsiniz.

Organizasyona yeni kişiler katıldığında görevlerini öğrenmenin yanısıra nasıl hitap edileceği konusunda bile yardımcı olabilir. Organizasyon Şeması bilgileri Azure AD adını verdiğimiz bir dizinden çekilir. Şemanızı göremiyorsanız ilgili alanları doldurmanız gerekmektedir. Buraya sadece yönetici yetkileri bulunan kişiler (genelde IT adminleri) giriş yapabilmektedir.

  • Sohbet Ekranının Altındaki Butonlar

    • A (Format) ikonu ile yazdıklarınızı biçimlendirebilirsiniz.

 

    • Ünlem ikonu ile önemli/acil mesajlar gönderebilirsiniz. (Acil mesajlar ile kişilerin 20 dk boyunca bildirim alırlar.)

 

    • Gifler, düzenlenebilir Sticker’lar, Emojiler ile yazışmalarınızı keyifli hale getirebilirsiniz.

    • A (Format) butonu Word gibi çalışılmasını sağlar. Örneğin Enter’a bastığınızda göndermek yerine alt satıra geçebilirsiniz. Paragraflarınıza başlıklar ekleyebilir, maddeler halinde yazabilir, linkler verebilirsiniz.
    • Ünlem ikonu altında 2 çeşit bildirim tipi bulunur. Önemli mesajlar dikkat çekmek için kullanılır. Acil olarak işaretlerseniz kişiler 20 dk boyunda 2 dk’da bir tekrar tekrar gönderdiğiniz mesajın bildirimlerini iletmiş olursunuz. Kişiler mesajı okursa bildirimi daha fazla almazlar.
    • Giflerde kelime bazlı aramalar yapabilir, sticker’ların üzerinde yazanları düzenleyebilirsiniz.

 

  • Sohbet İçinden Dosya Paylaşımı

Sohbet ekranının altında bulunan Ataç ikonu ile bilgisayarınızdan veya OneDrive içerisinde bulunan dosyalardan seçiminizi yaparak dosya paylaşımında bulunabilirsiniz.

Chat sohbetlerindeki dosya paylaşımları OneDrive alanını, ekipler ise SharePoint alanınızı kullanır.OneDrive’da storage sınırı kişi başı 1-5 TB, SharePoint’te ise organizasyon başına 1TB + Lisanslı kişi sayısı x 10GB tır.Yani rahatça dosya paylaşabilirsiniz.

  • Dosyalar Üzerinde Eş Zamanlı Çalışma (Co-authoring)

Excel, PowerPoint, Word gibi dosyaları paylaştıktan sonra tıklayarak içerisine girdiğinizde dosyaları aynı anda düzenleyebilirsiniz. Bu sayede bir dosyanın birçok versiyonunu tutmaktan kurtularak zaman kaybını engelleyebilirsiniz.

Versiyonlama kabusları hayatımızın bir parçası haline gelmiş durumda, özellikle projeler için. Bir dosyayı birbirimize mail aracılığı ile iletip sonra düzenleyerek yeni versiyonlarını iletip kaydediyoruz. Artık dosya göndermeyi hayatımızdan çıkarıp dosya “paylaşma” zamanı. Böylece tek bir dosyanın tek bir versiyonu ile version kirliliğinden kurtulabiliriz. Üstelik OneDrive/ SharePoint üzerinden düzenlenmeden önceki eski sürümlerine erişmek mümkün.

  • Dosyada Çalışırken Sohbet Etme

Dosya üzerinde çalışırken konuşmaya devam etmek için “Konuşma” yazan butona tıklayabilirsiniz.

Chat sohbeti son kaldığı yerden açılacaktır.

 

  • Sohbete Yeni Kişi Ekleme

Sağ üst köşede bulunan “Kişi Ekle” butonu ile grupta olan kişileri görüntüleyebilir, gruptan kişi çıkarabilir veya kendiniz çıkabilirsiniz.

Yeni bir kişi eklendiğinde konuşma geçmişi paylaşıp paylaşmamak sizin inisiyatifinizdedir.

 

Sohbet gruplarında yöneticilik rolü yoktur. Bu yüzden grupta olan herhangi bir kişi sohbete kişi ekleyebilir veya çıkarabilir. Yeni bir kişi eklendiğinde sohbet geçmişinin tamamını, son birkaç gününü paylaşabilir veya hiç paylaşmayabilirsiniz. Yeni kişi eklendiğinde grup üyelerine “Yeni kişi eklendi ve sohbet geçmişi paylaşıldı” yazılı bir uyarı gelmektedir.

Planner ile Görev Yönetimi

MS Planner ile günlük iş rutininde bireysel görevlerin takip edebileceği ya da ekipler içi görev yönetimi yapılabilecek bir ürün. Planner mobil uygulaması ile planları cep telefonu üzerinden yönetmek de mümkün.

Teams ürünü ile entegrasyonu sayesinde tek ekrandan ekip planları görüntülenebilir. Her ekibin planı, kendi ekip sayfasından görüntüleyebilir ve ekip içi işler doğrudan izlenebilir. Teams ekranına Planner eklemek için linke göz atabilirsiniz.

Plan Ekle

Plan oluşturmak için Yeni Plan ekle butonu üzerinden başlanır. Bu ekranda plan içeriğini gizli tutmak  için Özel seçeneği ile ilerlenebilir.
Var olan Ekiplere plan eklemek için Mevcut bir Office 365 Grubuna ekle seçeneği ile ilerlenebilir.

Plan Ekranı

Bir iş farklı adımlardan oluşabilir, farklı kişiler ile yapılabilir ya da farklı safhalarda takip edilebilir. Bu ayrımlar için farklı kategoriler oluşturulabilir. Bu ayrım görev yönetimini de kolaylaştıracaktır. Görevleri gruplandırarak çalışabilmek için Yeni kutu ekle seçeneği ile ilerlenebilir. Görev ekranında gruplama yaparak proje kapsamına göre, ay kırılımına göre, görev önem düzeyine ya da personele göre istenildiği şekilde ayrı ayrı başlıklar verilebilir. Her bir kutu içerisine Görev Eklenerek adım adım yönetilebilir.

Kutular yer değiştirilebilir, görevler farklı kutulara taşınabilir.

Yeni Görev

Yeni görev eklerken, görev adı, önem derecesi, başlangıç ve bitiş tarihleri, işlem durumu gibi bilgiler eklenebilmektedir.

Bir kişiye Görev atandığında, bu kişi doğrudan ve otomatik şekilde Plan sayfasına dahil edilir ve otomatik mail bildirimi iletilir.

Görevin ilerleme durumu Başlatılmadı, Sürüyor, Tamamlandı şeklinde revize edilebilir.

Görevin Önceliği Acil, Önemli Orta gibi seçeneklerle belirtilebilir.

Görevin Başlangıç ve Bitiş tarihlerinin girilmesi takibini kolaylaştıracak ve Plan Takvimi üzerinde görüntülenebilecek. Tamamlanmamış bir görev son tarihini aştığında otomatik mail bildirimleri gelir.

Görev için notlar girilebilir.

Denetim listesi üzerinden göreve ait maddeler tek tek belirtilebilir. Kartta göster butonu ile maddeler Plan ekranında görünür hale getirilebilir.

Ek Eklenerek gereksinimler ya da işlem sonuçları ek’lenebilir.

Görev Yönetimi için Ekranlar

İşlemler tamamlandıkça görevler kullanıcı tarafından güncellenmelidir. Tüm süreç online olduğu için son durum bilgisi anlık olarak alınmış olur. Grafik ve Zamanlama görünümleri üzerinden plan durumları analiz edilebilir.

Grafik Görünümü ile Görev Yönetimi

Bu ekran ile tamamlanan, bekleyen, süren işler, planların öncelik durumları, kutulardaki durumlar ve kişilerde atalı olan işler grafikler üzerinde görüntülenmektedir.

 

Zamanlama Görünümü ile Görev Yönetimi

Başlangıç ve bitiş tarihi belirlenmiş görevler bu ekranda Hafta ve Ay bazında görüntülenmektedir. Takvim üzerinden seçilen güne görev eklenebilir.

Tamamlanan görevler takvim üzerine görünmeyecektir.

Stream ‘i Video Eğitim Platformu Olarak Kullanmak

Genellikle eğitim departmanlarının sıklıkla ihtiyaç duyduğu video eğitim portali, temel anlamda Stream kullanılarak yönetilebilir. Özellikle uzaktan çalışma modelinde video eğitimler ön plana çıkmakta. Stream üzerine videolar yüklendikten sonra eğitim süreçleri hızla başlatılabilir. Office365’in sunduğu birçok ürün ve hizmet mevcut. Görev takibi için Planner, raporlama için Power BI, mobil uygulamalar için Power Apps ürünleri kullanılabilir ve tüm bu ürünler Teams çatısı altında toplanabilir.

Stream ile Eğitim Platformu Oluşturma

Eğitim Platformu oluşturmak için Stream içerisinde farklı ekipler ya da farklı kategoriler altında videolar eklenebilir. Personel gelişimi, teknik eğitimler gibi farklı konulardaki eğitimleri online yönetmek mümkün.

Video eğitim platformunda edinilen bilgiyi ölçmek için Forms ile entegre çalıştırılabilir. İstenilen videolara Forms anketleri eklenerek kullanıcılardan yanıt toplanabilir. Seçilen videonun, istenilen saniyesine Forms anketi eklenebilir.

Stream Videosuna Forms Ekleme

NOT: portal.office.com sayfası içerisinden Stream’i açabilirsiniz.

İçeriğim menüsünde Videolar’ın içerisinden Video seçilir. Etkileşim sekmesinde +Yeni Ekle seçilir.

Hazırlanan Forms anketinin linki ve ismi  bu ekranda yazılır ve videoda görüntülenmesi istenen saniye belirtilerek konumlandırılır.

Stream Time Line

Forms Linki

Anket linki formun düzenleme ekranında Paylaş butonunun altında yer almaktadır.

Forms

Forms entegrasyonu olan diğer ürünleri öğrenmek için MS Forms Tüm Platformlarla Entegre yazısına göz atabilirsiniz.

MS Stream’in tanıtım sayfasını incelemek için linke tıklayınız.

 

 

 

Uzaktan Çalışma ve Dijital İletişim Zirvesi

Microsoft Teams üzerinden canlı yayın olarak CIO Turkey ekibi ile Online sistemlerde daha verimli nasıl çalışılabileceği üzerine konuştuğumuz ve demolar yaptığımız “Uzaktan Çalışma ve Dijital İletişim Zirvesi” etkinliğimizi gerçekleştirdik.

Microsoft Teams sayesinde iletişimin ve iş süreçlerinin takibinin tek bir merkezden yapılabiliyor olması, duyuru ve bilgilendirmelerin aynı anda aynı hızda herkese ulaşabiliyor olması iç ve dış iletişimin bütünlüğünü sağlıyor. MS Teams içerisinden canlı yayın etkinlikleri ve eğitimleri düzenleyebilmek ve kaydını alabilmek ise özellikle yaşanılan pandemi sürecini de göz önünde bulundurarak yüz yüze görüşmeleri online üzerinden yapmanızı sağlıyor. Telefon görüşmeleri ve konferanslar düzenleyebiliyor ve sınırsız kullanıcıya erişebilir oluyorsunuz. Bu sayede iletişim süreçlerinizi daha güvenli ve daha kolay bir platform üzerinden dijitalleştirmeye başlayabiliyorsunuz. Zamanın ve verimli çalışmanın bu kadar kıymetli olduğu bir dönemde MS Teams iletişim aksaklıklarından doğan zaman kaybını da en aza indiriyor.

İş hayatınızın özellikle uzaktan çalışma sürecine geçilmesiyle birlikte ortak çalışma alanlarını dijitale taşıyabilmeyi, video konferansları, etkinlikleri veya toplantıları mekan bağımsız devam edilebilmesini sağlayan Microsoft Teams’i ve iş süreçlerini kolaylaştırdığı çözümleri CIO Turkey ekibi ile birlikte detaylıca inceledik.

“Uzaktan Çalışma ve Dijital İletişim Zirvesi” etkinliğimize katılan herkese teşekkür ederiz.

Raporlarınızı Tek Tek Değil Rapor Filtresi Sayfaları ile Açın

Konuya  başlamadan öncede PivotTable‘ dan kısaca bahsedelim istiyorum. Tablo ya da listelerden raporlama yapmak istediğimizde genelde PivotTable oluşturmakla işe başlarız. PivotTable ana veriye hiç dokunmadan kendi isteğimize göre şekillenen tablolar oluşturmamız konusunda bize çok yardımcı olur. PivotTable; raporlama, hesaplama, tabloları kolayca yeniden düzenleme, biçimlendirme, filtreleme gibi birçok işi kolaylıkla yapmamızı sağlıyor. Bu makalede anlatacağımız konu ise Rapor Filtresi Sayfaları.

Aşağıdaki örnekte Şirket Adı, Personel Ad Soyad gibi örnek verilerin bulunduğu bir listeden PivotTable oluşturulmuştur. PivotTable Alanları‘ nda Filtre alanına eklenen sütun başlıkları, tablo üzerinde filtreleme yapılacak kriter haline gelirler ve bu bilgiler üzerinden filtreleme yaparız. Aşağıdaki örnek PivotTable’da, Filtreler alanına Şehir sütunu eklenmiştir, Satırlar alanına ise Personel Ad Soyad ve Şirket Adı sütunları eklenmiştir. Bu tabloda şehirlere göre filtreleme ile şehir bazlı raporlamalar yapacağız.

Uzun Yöntem

Filtreden seçilen her bir şehir için tablonun değişimini tek tek gözlemleyebiliriz. Birkaç sayfayı incelerken sorun yaşamayabiliriz fakat daha fazla sayfa üzerinde raporlama yapmak istediğimizde bu yöntemi genellikle tercih etmeyiz.

Rapor Filtresi Sayfaları

Filtre alanında yer alan Şehir kriteri için tek tıklama ile her bir şehrin raporu Rapor Filtresi Sayfaları işlevi kullanılarak hızlı ve pratik bir şekilde açılacaktır.

Bu işlem için PivotTable Alanları’ na Filtre eklendikten sonra Çözümle sekmesinde şeridin en solundaki Seçenekler tıklarız ve açılan listeden Rapor Filtresi Sayfalarını Göster… işlevini seçeriz. Bu işlemle birlikte filtre alanında yer alan Şehir seçilir. Ek olarak birkaç farklı filtre kriteri daha olsaydı, hangisine göre rapor almak istiyorsak onu seçerek işlemimizi yapabilirdik.

Ardından tüm personellerin satış yaptığı şehir bilgilerinin filtrelenmiş halleri ayrı sayfalarda hızlıca açılır.

Açılan sayfalarda Şehir bilgilerini görmekteyiz, A’dan Z’ye kadar birçok şehir olduğundan ismi sığmayan şehirler … ile temsil edilmiştir.

Siz de Rapor Filtresi Sayfaları ile pratik raporlar alın.

Değişken Türleri

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Power Apps içerisinde kullandığımız her bir nesne ya da özellik değişken olarak kullanılabilir. Örneğin bir TextBox içindeki değeri TextBox1.Text olarak çağırabiliriz, böylece bu nesne, içerisinde metinsel ifade taşıyan bir değişkenmiş gibi kullanılmış olur. Bir nesnenin rengini, içindeki yazıyı, kenarlık bilgisi gibi tüm değerler bu mantıkla çağrılarak kullanılabilmektedir. Bu açıdan bakıldığında tüm nesnelere ve özelliklere değişken gözüyle bakabiliriz. Bu konuda yazılmış diğer makalemizi okumak için linke göz atabilirsiniz.

Temel manada her nesne değişken gibi kullanılabiliyor olsada, esasında değişken olmak üzere tasarlanmış gerçek fonksiyonlar da mevcut. Değişken atama ve kullanma konusunda alanında uzman bu fonksiyonlar Power Apps için 3 kategori altında incelenmiştir diyebiliriz. Bu değişkenler, statik bir Label’ın sayfalar arası veri taşımasından ziyade, bir değeri artan ya da azalan şekilde hesaplamak gibi daha dinamik işlemlerde kullanılmaktadır.

Power Apps Değişken Türleri

1-Genel Değişkenler:

Set

  • Global/genel bir değişkendir, uygulamanın tüm ekranlarından başvurulabilir.
  • Uygulamanın herhangi bir yerinden oluşturulabilir ve başvurulabilir değişken türüdür.
  • Sayı, Metin dizesi, Boole, Kayıt ve Tablo gibi veri türlerinde değer alabilir.
  • Set(değişken_adı; değer)

2-Bağlam Değişkenleri:

UpdateContext

  • yalnızca bir ekrandan başvurulabilir değişkenlerdir.
  • tek bir değer, bir kayıt, bir tablo, bir nesne başvurusu, bir formüldeki herhangi bir sonuç
  • UpdateContext({değişken_adı : değer })

3-Koleksiyon:

Collect & ClearCollect

  • Uygulamanın herhangi bir yerinden oluşturulabilen ve başvurulabilen tablo tutar.
  • Daha sonra kullanılmak üzere yerel cihaza kaydedilebilir.
  • Bir tablo içinde kolon bazında ya da satır bazında farklı veriler girilebilir.
  • Collect her oluşturulduğunda veriyi tekrar tekrar üstüste yazar
  • ClearCollect var olan tabloyu her defasında temizleyerek sıfırdan oluşturur.
  • Collect( tablo adı ;{kolon1: “değer1” ; kolon2: “değer2”; kolon3: “değer3” ;…})
  • Collect( tablo adı ;{kolon1: “değer1” ; kolon2: “değer2”}; { kolon1: “değer1” ; kolon3: “değer3”} ; {…})

Koleksiyon kullanımı hakkında yazılan diğer makaleye link üzerinden ulaşabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/powerapps_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Sway ile İletişimi Kuvvetlendirin

Ms Sway ile personellerinize ya da müşterilerinize doğrudan ulaşabilirsiniz. Bülten, duyuru ya da diğer iletişimsel paylaşımları, zengin içeriklerle hazırlayarak sunabilirsiniz.

İletişimin ön planda olduğu bir iletişim kanalı olarak SWAY kullanabilirsiniz. Sway, cep telefonu, tablet gibi tüm mobil cihazlardan görüntülenebilir.

Fotoğraf, video ve diğer multimedya öğelerini kolayca ekleyebilirsiniz. Tamamen özelleştirilebilir ve zengin görseller ile iletişimi güçlendirebilirsiniz. Web site bağlantılarını Sway içerisinde kullanabilirsiniz.

Üstelik MS Forms üzerindeki anket ve testlerinizi ya da Power BI raporlarınızı Embeded kod ile Sway içerisine ekleyebilirsiniz

Hazır şablonlar ile Sway kullanmaya başlamak çok kolay. Nasıl yapacağınızı uygulamalı olarak görebileceğiniz Sway bültenine link üzerinden ulaşabilirsiniz.

Galeride Nesneleri Koşullu Kullanmak

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Galeride Eğer(If) formüllü yazarak koşula bağlı listeler tasarlanabilir. Bu koşullar ile nesnelerin renk, görünüm, boyut, konum gibi bir çok özelliğini kontrol etmek mümkün. Koşullar ile sayesinde kişi/departman bazlı yetkilendirmeler yapılabilir, ekranlardaki butonlar gösterilip/gizlenebilir, takipsel süreçlerde durum bilgisi renklerle ifade edilebilir.

Galeride Nesnelerini Koşula Bağlı Kullanmak

Bu örnekte galeri içindeki farklı soru tipleri için farklı nesneler gösterme konusunu işleyeceğiz. Böylece aynı grubun içindeki bir soru radio buton ile yanıtlanırken diğer soru derecelendirme ile yanıt alabilecek.

Koleksiyon Oluşturma

Yukarıdaki veriler ile örneği deneyimlemek için örnek bir koleksiyon oluşturacağız. Ekrana ekleyeceğimiz bir butonun OnSelect özelliğine aşağıdaki kodu yazarak koleksiyon yaratılmalıdır.

ClearCollect( Sorular;
{
Soru:    “Soru”;
Soru_no:   “1”;
Soru_tur:    “Radio”   }
;
{
Soru:    “Soru”;
Soru_no:   “2”;
Soru_tur:  “Rating”  }
;
{
Soru:    “Soru”;
Soru_no:   “3”;
Soru_tur:    “Slider”   }
)

Nesneleri Galeride Göstermek

Örnekteki işlemleri yapmak için ekrana Galeri(Gallery)nesnesi eklenmelidir. Bu galeri nesnesinin Items özelliğine Sorular koleksiyonu bağlanmalıdır.

Koleksiyondaki her bir sorunun yanıtlanma türü mevcut Soru_tur kolonunda belirtilmiştir. Soruların yanıtlanma türüne göre galeri içerisine Radio Button, Rating ve Slider eklenmiştir. Bu nesnelerin her birinin Visible özelliğine IF formülleri yazılacak ve böylece soru tüne göre ilgili nesne gösterilirken diğerleri gizlenecek.

 

Radio Button Visible Kodu: If(ThisItem.Soru_tur=”Radio”;true;false)

Rating Visible Kodu: If(ThisItem.Soru_tur=”Rating”;true;false)

Slider Visible Kodu: If(ThisItem.Soru_tur=”Slider”;true;false)

 

Diğer Power Apps yazılarına link üzerinden erişebilirsiniz.

Eğer fonksiyonunun kullanımı için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/powerapps_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Power Apps Uygulamalarında Departman Kontrolü ile Yetkilendirme

Uygulama ekranlarında kurallar oluşturarak interaktif akış sağlayabilir ya da görsel anlamda işlem yapabilirsiniz. Uygulama senaryosundaki duruma göre departman , kullanıcı maili, lokasyon, unvan, medeni durum, ya da çoktan seçmeli işlemlerde kullanıcı seçimlerine göre nesneleri ya da işlemleri koşullara bağlayabilirsiniz.

Genellikle belirlenen nesneler için gizleme, gösterme, dondurma, düzenlemeye açma ya da renk, konum, boyut değişikliği yapılmakta. Bu kontrolleri tüm uygulama senaryolarında rahatlıkla ve çok esnek şekilde uygulayabilirsiniz.

Departman bilgisi İnsan Kaynakları olan kullanıcılar IK’ya ait  yönetim ve onay ekranını açabilecekleri IK butonunu görebilmeliler.

Bu kontrolleri yaparken işlemleri adım adım ve parçalı yapmakta fayda var. Daha önceki yazımda bahsettiğim gibi formül değerlendirmeleri ayrı Label’lar içerisinde kontrol edilmeli ve ürettiği sonuca göre isimlendirilmelidir.

Aşağıdaki örnekte ilk olarak kullanıcı departmanını tespit edeceğiz.

Mevcut Kullanıcı için Departman Tespiti

Bu işlem için uygulamayı açan kullanıcının mevcut oturum bilgilerini almamızı sağlayan Office365Users.MyProfile() formülünden faydalanacağız.

lbl_kullanici_departman adını verdiğimiz bir label içerisine aşağıdaki formül yazılarak Departman bilgisi edinilmiş olur.

Office365Users.MyProfile().Department 

 

Tespit Edilen Departman İK mı?

lbl_kullanici_departmani_ik_mi

adını verdiğimiz bir label içerisine aşağıdaki formül yazılarak mevcut kullanıcı İnsan Kaynakları departmanından biri mi diye kontrol edilir. Kullanıcı İnsan Kaynaklarından ise 1 sonucunu, değilse 0 sonucunu alacağız.

If(lbl_kullanici_departman.Text=”İnsan Kaynakları”;1;0)

 

Mevcut Kullanıcı İK ise Ekranda Hangi Aksiyonlar Olacak?

lbl_kullanici_departmani_ik_mi 

adlı labeldan gelecek olan 1/0 değerlerine göre İK Giriş butonunun Visible özelliği değiştirilecek.

Böylece buton, departman koşuluna göre gösterilip gizlenecek.

If(lbl_kullanici_departmani_ik_mi.Text=Value(1);true;false) 

 

Kontrol Formülleri

lbl_kullanici_departman 

ve lbl_kullanici_departmani_ik_mi labelları daha sonra revize etmesi kolay olması adına formüller ekranına taşınmalıdır. Formül ekranı oluşturma ve önemi hakkındaki makaleye göz atmak için linke tıklayın.

Kullanıcı bilgilerini Office365 üzerinden getirmek için kullanılan fonksiyonların detayına link üzerinden ulaşabilirsiniz.

Benzer Örnekler

Personeller için hazırlanmış Ad, Soyad, TC, Cinsiyet, Doğum tarihi, Medeni durum, Askerlik gibi bilgileri içeren kişisel bilgiler formu doldurulurken de aynı süreçlerden geçilerek benzer kontroller yapılabilir.

Cinsiyet alanı Kadın olarak işaretlendiğinde Askerlik ile ilgili alanlar doldurulmayacağı için gösterilmez (Visible) ya da dondurulabilir (DisplayMode).

Medeni durum bilgisi Bekar olarak işaretlendiğinde Eş ve Çocuk bilgileri ile ilgili alanlar doldurulmayacağı için gösterilmez (Visible) ya da dondurulabilir (DisplayMode).

Diğer Power Apps yazılarına link üzerinden erişebilirsiniz.