OneNote Toplantı Notları ile Toplantılarınızı Özelleştirin

Katıldığımız her toplantı için toplantı ayrıntılarını ve notlarını bir arada görmek çok önemlidir, OneNote Toplantı Notları ile toplantı notlarınızı özelleştirebilirsiniz.

Zor yollar

Toplantı notları kimi zaman ajandamızda kimi zaman ise bilgisayarımızda yazılıdır.
Bir çok kişi, Outlook takviminde kayıtlı toplantıları dokümante etmek için Excel’e aktarmayı ya da takvim içeriğini kopyalayıp Excel üzerine yapıştırmayı bir çok kez denemiştir.

Peki toplantı notlarını ve bilgilerini birleştirmek için ne yapmak gerekir?

Zahmetli yöntemlerin yerine OneNote’u kullanarak Outlook takvimimizdeki toplantılarımızı iki saniyede dokümante ederek görebiliriz. Üstelik her bir toplantı için ayrı ayrı ve düzenli notlar alabiliriz. Toplantı ile ilgili takvimde herhangi bir değişiklik olduğunda, toplantıyı hızlıca güncelleyebiliriz.

Bugünün toplantılarının arasından istediğimizi seçebiliriz ya da takvimdem seçeceğimiz güne ait toplantıları listeleyip içlerinden ilgili toplantıyı seçbiliriz.

OneNote Toplantı Notları ile Bugünün toplantısını eklemek

Giriş

sekmesi Toplantılar Grubunda Toplantı Ayrıntıları butonu yer almaktadır. Bu butona tıkladığımızda açılan listede bugünün toplantı listesi yer almaktadır.

Bugünün toplantıları

Tarih seçimine göre toplantı eklemek

Farklı bir günün toplantısını eklemek için ise Başka Bir Günden Toplantı Seç…’e tıklarız.

Farklı bir günden toplantı seç
Bir ya da birden fazla toplantıyı da ardışık şekilde ekleyebiliriz. Eklediğimiz toplantıya ait tarih, yer, zaman gibi toplantı ile ilgili tüm bilgilerin maddelenerek OneNote’a yazıldığını gözlemleriz.

Outlook Öğesine Bağlantı

Bu yazıya tıkladığımızda toplantı bilgilerin bulunduğu Outlook penceresi açılacaktır.

Toplantı bilgilerinin maddelerinin başında yer alan + işaretine ya da sonundaki (Genişlet) yazısına tıkladığımızda ayrıntılarını görebiliriz. (Daralt) yazısı ise açık olan ayrıntıları kapatmamızı sağlar.

Notlar

Toplantı notlarımızı yazacağımız alandır.

Bir toplantı ekledikten sonra, toplantı ile ilgili yer, zaman, katılımcılar gibi konularda değişiklik olduğunda yenileme butonuna basmamız toplantı bilgilerini güncellememiz için yeterli olacaktır.

 

OneNote Toplantı Notları ile toplantılarınızı kolayca yönetin.

Şefin Special’i: CTRL+ENTER & ÖZEL GİT

Rutin olarak aldığınız tablolarda boş hücreler mi çıkıyor? Satırları silmeye kalkışsanız aynı satırın diğer sütunlarında bilgileriniz mevcut. Sütunu da silemezsiniz. Halbuki boş yerine “Yok”,”Kullanılmamaktadır.” “Hesaplanmamıştır.” gibi cümleler yazılabilir. Sakinlikten gerginliğe geçmek için gereken süre oldukça kısa değil mi? Bu boş hücreler adeta bir virüs gibi tablonuzu/listenizi etki altına alıp sizi çileden çıkartabiliyor. Çileden çıkmak kolay, gelin biz bu durumu nasıl toparlarız ona bakalım…

Oluşturulan veya alınan her listenin/tablonun tüm hücrelerinde bir değer olmayabiliyor. Bunun yerine oraya durumu belirten bir metin yazabilsek ne güzel olur. Bu durumla başa çıkabilmek için ileri excel eğitimine yakışan güzel bir çözüm var. Örneğimizle birlikte çözümümüze bir göz atalım.

Elimizde çeşitli ürünlere dair yıllık satış miktarları mevcut. Bazı ürünlerin bazı yıllarda satışlarına dair hücre değerleri boş. Bu boş hücrelere “Yok” yazmak isteniyor.

Düşeyara gibi popüler değil ama bilenlerin işine defalarca yaramış ve köşede kalmış, ilginizi bekleyen bir komut penceresi var: Özel Git. Bu komut penceresinden açıklamalara, formüllere, hatalı hücrelere, boşluklara vs. gibi değerli hücrelere erişebilirsiniz. Bizde burada Giriş sekmesinde bulunan Düzenleme veri grubunda Bul ve Git seçeneklerinden “Özel Git” komutu seçelim.

 

“Özel Git” penceresinden Boşluklar’ı seçiyoruz. Excel, otomatik olarak alanınızı algılayıp alanınız içinde kalan boşlukları seçebiliyor. Eğer boşlukları seçme işlemini yapamazsa önce içinde boşluklarınızın seçilmesini istediğiniz alanı seçip sonrasında bu komutu uygulayabilirsiniz.

 

Bu adımdan sonra hiçbir tıklama işlemi yapmadan “Yok” yazalım. “Yok” kelimesini seçilen ilk hücreye yazacaktır. Yazacağımız metin bittiğinde CTRL+ENTER kombinasyonu yapalım. Bu şekilde istediğimiz metin tablodaki tüm boş hücrelere yazılmış oldu.

 

Bu şekilde gerçekleşen çözümümüzde rastgele boş hücreleri seçmenin zorluğunu atladık ve hepsine aynı anda veri girişi sağlayabildik. Bu kombinasyonu keyifli kullanmalar dilerim.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere, hoşçakalın.

Excel’de İç içe Açılır Listeler Oluşturun!

Hücrelere veri girişinin fazla zaman almaması ve aynı zamanda yanlış veri girme olasılığının artmaması için veri doğrulamayla ile açılır listeler oluşturup veri girişinin sağlanması konusundan daha önce buradan ulaşabileceğiniz makalede bahsetmiştik. Bu makalemizde ise bunu bir üst seviyeye taşıyarak Excel’de İç içe Açılır Listeler oluşturmaktan bahsedeceğim.

Excel Verimlilik Eğitimi konularımızdan biri olan bu işlemi, departman seçimine göre departman çalışanlarının seçilebildiği bir bağımlı açılır liste örneği üzerinden birlikte inceleyelim.

Öncelikle farklı bir alanda departman adlarının ve bu departmanda çalışan kişilerin adlarının yazılı olduğu bir liste oluşturalım. Daha sonra oluşturulan bu listedeki departman çalışanlarına departmanla aynı adı tanımlamak gerekmektedir. Bunun için  departmanın altında bulunan isimleri seçtikten sonra Formüller sekmesinin altında bulunan Tanımlı Adlar grubundan Ad Tanımlama seçilir. Ad alanına departmanla aynı ad girilip tamama tıklanır. (Kaç kategori varsa bu departmana bağımlı alanlar için bu adımlar tekrar uygulanır.)

 

 

Departman alanına açılır liste oluşturmak için Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları grubundan Veri Doğrulama ve ardından doğrulama ölçütü olarak liste seçilir. Kaynak olarak ise departman adlarının bulunduğu hücreler seçilir.

 

 

Ad Soyad alanında departmana bağlı kişileri getirmek için aynı adımlar tekrar uygulanır ancak kaynak alanına =DOLAYLI(A2) formülü yazılmalıdır.

 

 

Tüm bu işlemleri gerçekleştirdikten sonra artık departman adı seçildiğinde kişiler açılır listeye otomatik bir şekilde gelecektir.

 

 

Bu noktada dikkat edilmesi gereken nokta kaynak verilerin silinmemesidir. Eğer kaynak gösterilen veriler silinirse açılır listeler boş gelecektir. Başka bir sayfada bu verileri tutup kullanılan sayfaya verilerin çekilmesi daha iyi bir sayfa düzeninin sağlanmasını sağlayabilir.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

 

Compare Power BI Free and Power BI Pro

I am going to talk about the differences between the Power BI Free and Pro licenses, which is a very curious subject in this article. After discussing Power BI technical skills at our meetings, we are also talking about licenses.  The number of users, connections, format, etc. affect the licensing model. (Power BI Premium, Pro, Embeded vb.)  The question on everyone’s mind after all this: What is the difference between Free and Pro licenses? Free license users have what capabilities?

Let’s see what the difference between “Free User” and Pro License comes with Office365. Let’s start from the beginning.

In this article, I will talk about Power BI Desktop, where you can develop Power BI reports, and Power BI Web service, where you can publish reports. in fact both reports can be produced.  We can start to create a new report by signing in at app.powerbi.com ie Web Service .  But this section is not to fully develop the report. This is the for sharing of ready-made reports and sometimes making small visual make-up on reports. To create advanced reports, Power BI Desktop should be preferred. Because the Power BI desktop has a “Query editor” in which you can edit your data, the DAX language you can create new calculations and measures, and the structure in which relationships can be set up. For this reasons it is better to develop reports on Power BI Desktop and share the web service.
You can share your reports on the web service with your friends and see them on your mobile device. Can we do this with Free Free Licenses!

Can we publish our reports on the web service with free Power BI license?

With the Power BI Free license you have a 10 GB space on the Power BI web service!
As a result, as a Free User, you can log on to the web service and generate reports. You can also develop reports and publish web services on Power BI Desktop.

Now we have created the Retail Store Report Power BI Desktop file with a Free Licensed user account and publish it to the web service.

The report was published on our account at app.powerbi.com.

 

Can Free Users share reports with colleagues?
To share the report with our colleagues, we click on the “Share” button in my report on web service, but the users with Free License do not have the authority to share reports. Only Pro-licensed users share their reports with other users.

 

Do free-licensed users see reports shared with them?

To list the reports shared with us, click on the “Shared With me” field on the web service When we click to view the reports, we receive a warning message that our colleagues are not authorized to view reports shared with us. We recommend that you do not go through a Pro license to view or start a 60-day Pro License trial.

 

Can free licensed users share their reports publicly on their websites?

With Free license, you can generate Embed code to share your own reports on Public web site, email, on company network or intranet. ♥

 

Can we export Power BI reports to PowerPoint with a free license?

On the Web service, you can export your reports to the PowerPoint presentation by clicking Export to PowerPoint on the File tab.

 

However, this presentation only shows the picture of your power bi report. It is not as interactive as the “Power BI” reports. In Power BI, it’s enough to click on the pants bar to show only the pants sales of all product sales graphs. But this is not possible with the PowerPoint. Because the entire report is a picture.

 


With Free License, can we show reports on web service on our mobile devices?

The answer is yes. If you want to see your reports at the first time you open your reports, we will fix the graphics that are most important to you in the Pano.  When you click on the pin button in the upper right corner of the graphics, the first panel is displayed. Then we can pin the number of graphs we want by pushing the other graphs to the pin button.♥

 

To see the pano, click on the Dashboards section on the left navigation menu. You can see the graphs that you have pinned when you click on the name of the board. Now let’s edit how these graphics will look on a Mobile device. For this I switch to the Web View view from the top menu.

 

You can drag the graphics you want to see on the mobile to the Mobile screen by pinning them from the right side window. You can easily change the dimensions and locations of graphics on the mobile with drag and drop.

 

That’s it! Now download your Power BI application from your app store or play store and sign in with your account and your reports are in your pocket!

 

We see that the most fundamental difference of Power BI Free and Pro License is at the point of sharing.  You can contact us for more information.

Other differences in Pro & Free License comparison are available here.

See you in another article,

Power BI Free, Power BI Pro Karşılaştırması

Merhaba, bu yazımızda çok merak edilen bir konu olan Power BI Free ve Power BI Pro lisanslarının farklarına değineceğim. Power BI fiyatlandırma sayfasında Power BI Free, Power BI Pro ve Power BI Premium olarak üç farklı lisanslama görürsünüz. Power BI Free Office 365’in tüm planlarında bulunur. En çok merak edilen Office365 ile gelen bu ücretsiz lisansın ücretli olan Pro lisanstan farkının neler olduğudur. Free lisans ile Pro lisans arasında nasıl farklar var bakalım.

İki lisansın farklarını açıklamaya çalışırken Power BI raporlarını geliştirebileceğiniz Power BI Desktop ve raporları yayınlayabileceğiniz Power BI web servis olmak üzere iki platformdan da bahsedeceğim. Gelişmiş raporlar oluşturmak ve Power BI ‘ın Power Query, İlişkiler, DAX gibi yeteneklerinden de faydalanmak için raporları Power BI Desktop üzerinde geliştirmek ve tamamlanınca web servise paylaşmak daha doğru bir yaklaşım olur. Aynı zamada aslında Web Servis üzerinde oturum açarak burada da rapor oluşturulabilir ancak bu bölüm aslında sıfırdan rapor geliştirmek için değil, Power BI Desktopta geliştirilen raporların paylaşılması, online servislere bağlanılması ve bazen gerektiğinde üzerinde ufak tefek görsel makyajların yapılması için daha uygundur. (En azından şimdilik böyle) Power BI Desktop herkes için ücretsiz bir ürün. Hemen şimdi buradan indirerek rapor oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Power BI Free lisans ile Power BI Desktoptaki raporları web servise yayınlayabilir miyiz?

Power BI Free lisansla ile de Power BI Pro da olduğu gibi web servis üzerinde 10 GB kapasiteli bir alana sahipsiniz! Dolayısıyla isterseniz Free User olarak web serviste oturum açıp rapor oluşturabilirsiniz ya da Power BI Desktop üzerinde rapor geliştirip web servise yayınlayabilirsiniz.

Şimdi daha önceden oluşturduğumuz Retail Store Raporunun Power BI Desktop raporunu, Power BI Desktop üzerinde Free lisanslı bir kullanıcı hesabı ile oturum açıp web servise yayınlayalım. Web Servis üzerinde herkes default olarak bir çalışma alanına sahiptir. Bu alan aşağıdaki ekranlarda “My Workspace” olarak karşımıza gelecek. Raporlarımızı yayınlarken bir çalışma alanı seçerek yayınlarız.

oturumu Free Lisanslı kullanıcı ile açtığımız için çalışma alanı olarak yalnızca “My Workspace” seçeneği geldi. Tamam ile ilerledik ve raporumuzu, app.powerbi.com adresi üzerinde-My Workspace alanında yayınlamış olduk.

Power BI Free

Power BI Free lisans ile Web Servis üzerinde ek çalışma alanları oluşturulabilir mi?

Power BI Pro lisansına sahip kullanıcılar, iş arkadaşlarıyla ortak kullanabilecekleri, her biri en fazla 10 GB veri depolama alanıyla sınırlı olan yeni Workspace / Uygulama Çalışma Alanları oluşturabilir ve raporlarını bu alanlara paylaşabilirler.

Ancak Power BI Free lisans ile yeni workspace/çalışma alanı oluşturamayız. Hesabımızı Pro Lisansa yükseltmemiz gerekir.

Pro ya da Free Lisans farketmeksizin, web serviste veri kullanımlarını takip etmek için ilgili çalışma alanı seçili iken ayarlar butonu üzerinden “Manage Personal storage” ya da seçtiğiniz diğer çalışma alanlarından ise “Manage Group Storage” seçeneğine tıklarız. Aşağıdaki pencereden, bu alana yayınladığımız dosyaların boyutlarını ve toplam tüketiminizi görebilirsiniz. Burada veri seti başına dosya büyüklüğü en fazla 1 GB olabilir. Power BI xVelocity sıkıştırma teknolojisi ile üzerine çektiği datayı hayli küçültür. O nedenle bu limiti orjinal data boyutunuzla kıyaslamamanızda fayda var.

Power BI Free lisanslı kullanıcılar raporlarını diğer kullanıcılarla paylaşabilir mi?

Raporu paylaşmak için web servis üzerindeki raporumuzda “Share” butonuna tıklarız ancak Free lisansa sahip kullanıcıların rapor paylaşma yetkileri bulunmamaktadır. Yalnızca Pro Lisanslı kullanıcılar raporlarını diğer kullanıcılar ile paylaşabilir.

Power BI Free lisanslı kullanıcılar kendileri ile paylaşılan raporları görüntüleyebilirler mi?

Diğer kullanıcılar tarafından bizimle paylaşılan raporları listelemek için, yine web servis üzerindeki “Shared With me” alanına tıklarız. Raporları görüntülemek için tıkladığımızda ise, iş arkadaşlarımızın bizimle paylaştığı raporları görüntüleme yetkimiz olmadığına dair bir uyarı mesajı alırız. Görüntülemek için Pro lisansa geçmemiz ya da 60 günlük Pro lisans deneme sürümünü başlatmamız önerilir.

Power BI Free lisanslı kullanıcılar raporlarını public olarak web sitelerinde paylaşabilir mi?

Free lisansla, kendi oluşturduğunuz raporlarınızı Public olarak web sitesinde, email içinde, şirket içi network üzerinde ya da intranetlerde paylaşmak üzere Embed kod üretebilirsiniz. ♥

Bu şekilde paylaşım yapıldığında, paylaşıma ulaşan herkes kimlik doğrulaması olmadan raporlarınızı ve dolayısıyla verilerinizi görüyor olur. Dolayısıyla yalnızca güvenlik konusunda çekinceniz olmayan durumlar için kullanmalısınız.

 

Free lisansla Power BI raporlarını PowerPoint’e çekebilir miyiz?

Web servis üzerinde File sekmesinden “Export to PowerPoint” seçeneğine tıklayarak raporlarınızı PowerPoint sunumuna çekebilirsiniz.

Free lisansla Power BI raporları

Ancak bu rapor, sayfaların yalnızca resmini gösterir. Power BI raporlarındaki gibi interaktif değildir. Yani Rapor üzerindeki en yüksek satışları gösteren şehirlerin, geçen yılın ve bu yılın cirosunu gösteren kartların yalnızca Bot satışlarındaki durumu göstermesi için Power BI’da Bot datasına tıklamanız yeterli iken PowerPoint’te bu mümkün değildir . Dolayısıyla örneğin ürün satışları incelemesi için ayrı ayrı grafik yapma ihtiyacı doğar. Bu da normalde Power BI’da 3 sayfada tamamlayabileceğiniz bir Tekstil Raporunun onlarca sayfaya ulaşması anlamına ve verilen emeğin ve zamanında o yönde kaybına sebep olur.

Power BI Free lisans ile web servis üzerindeki raporları mobil cihazlarımızda da görebilir miyiz?

Sorumuzun cevabı evet. Bunun için raporlarınızı açtığınız ilk anda görmek istediğiniz, bir nevi sizin için en önemli olan grafikleri Panoya sabitleriz. Grafiklerin sağ üst köşesindeki pin/sabitle butonuna tıkladığınızda ilk panonuzu oluşturma ekranı gelir. Daha sonra diğer grafikleri de pinle butonuna basarak istediğimiz sayıda grafiği panoya pinleyebiliriz. ♥

Panoyu görmek için Soldaki gezinti menüsünden Dashboards / Panolar bölümüne tıklayınız. Pano adına tıkladığınızda pinlediğiniz grafikleri görebilirsiniz. Şimdi bu grafiklerin Mobil cihazda nasıl gözükeceğini düzenleyelim. Bunun için üst menüden Web View görünümüne geçelim.

Mobilde görmek istediğiniz grafikleri sağ taraftaki pencereden pinleyerek Mobil ekrana atabilirsiniz. Mobil üzerinde grafiklerin boyutlarını ve yerlerini sürükle bırak ile kolaylıkla değiştirebilirsiniz.

İşte bu kadar! Şimdi mobil cihazlarınıza app store ya da play store üzerinden Power BI uygulamasını indirip hesabınızla oturum açar açmaz raporlarınız cebinizde!

Power BI Free ve Pro Lisansının en temel farkının paylaşım noktasında olduğunu görüyoruz. Power BI Free ile kendi web servisimize yayınladığımız raporları başkalarıyla paylaşamayız ve bizimle paylaşılan içeriği görüntüleyemeyiz. Geliştirdiğimiz raporları paylaşmak ve diğerlerinin paylaştığı raporları görüntülemek için Pro lisansa ihtiyacımız var.

Pro & Free Lisans karşılaştırmasındaki diğer farklara buradan ulaşabilirsiniz.

Bunların dışında bir de Power BI Premium lisansı var. Power BI Premium bir kullanıcı lisansı değildir. Tüm şirketi etkileyen bir modeldir. Power BI Premium ile şirketiniz çok güçlü bir sunucuya sahip olur. Paylaşım için 100TB’a kadar alana sahip olur. 50 GB büyüklüğünde veri kümeleri ile çalışma imkanı sunar. Ancak Oldukça yüksek bir ücretledirmesi var. Raporu görüntüleyen kullanıcı sayınız 500 ve üzerindeyse ya da Pro data boyutlarında sorun yaşıyorsanız belki değerlendirilebilir. Premium hesaplayıcısını buraya bırakıyorum.

Başka bir yazıda görüşmek üzere,

Detaylı bilgi için info@peakup.org üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Diğer yazılar https://www.peakup.org/blog/

Veri Doğrulama Yaparken Formülleri Kullanın

Veri doğrulama, bir hücreye veya seçtiğiniz aralığa girilen verilerle ilgili kısıtlamaları tanımlamak için kullanılan Excel özelliğidir. Veri Doğrulama ekranında liste, tarih, saat, metin uzunluğu gibi hazır bir şekilde kullanıma hazır doğrulama ölçütleri bulunmaktadır. Bu hazır doğrulama ölçütlerinden sadece bir tanesi hücreye uygulanabilmektedir. Birden fazla ya da hazır bulunmayan ölçüte göre veri doğrulama yapabilmek için “Özel” ölçütüne formül yazmak gerekir.

Şimdi İleri Excel Eğitimi konularımızdan biri olan Veri doğrulamada formül kullanımını T.C. Kimlik numarasının 11 haneli ve sadece sayı olacak şekilde girişine izin verildiği bir örnek üzerinden inceleyelim. Birden fazla ölçüt gerektiği için özel bir formül olan VE formülünün içinde UZUNLUK ve  ESAYIYSA formüllerini birlikte kullanmamız gerekiyor.

Öncelikle veri doğrulama uygulamak istediğimiz hücreyi seçtikten sonra Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları grubundan Veri Doğrulama seçilir. Daha sonra açılan penceredeki Ayarlar bölümünden Doğrulama Ölçütü olarak Özel seçilip formül alanına uygun olan =VE(UZUNLUK(A2)=11;ESAYIYSA(A2)) yazılır.

 

 

Hücre üzerine gelindiğinde Girdi İletisi uyarısı ve hatalı veri girildiğinde Hata Uyarısı verilmek istenirse uygun alanlara gerekli bilgiler girilir. Girdi İletisi için ileti başlığı ve girdi iletisi alanları; Hata Uyarısı için uyarı stili, başlığı ve iletisi girilmelidir.

 

 

Tüm bunları bir hücreye uyguladıktan sonra diğer hücrelere uygulamak için ise hücreyi sağ alt köşesinden tutup aşağı doğru çektiğinizde diğer hücrelere de bu veri doğrulama işlemleri otomatik olarak uygulanacaktır. Artık hücrelerinize veri girişlerini daha kontrollü ve düzenli bir şekilde yapabilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

 

Union Fonksiyonu – Power BI DAX

Bu yazıda gelin birlikte Union fonksiyonunu inceleyelim. Farklı satış bölgelerinden gelen ve tek bir raporda gösterilmesi gereken tablolarınızı birleştirmek  ya da  farklı tabloları aynı anda filtreleyebilmeniz için tablolardaki filtre ifadelerini içeren yeni bir tablo oluşturmak amacıyla Union fonksiyonu kullanılabilir.

Union fonksiyonu basit bir tablo birleştirme fonksiyonudur ancak her fonksiyonda olduğu gibi onda da  kullanırken bilmemiz gereken bazı özel durumlar var.

Union ile aşağıdaki TR ve USA isimli iki tabloyu birleştirelim.

 

 

Bu iki tabloyu birleştirmek için; modeling Sekmesi > New Table butonuna basarız ve formül çubuğuna tablo isimlerimizle aşağıdaki formatta formülü yazarız.

Yeni Tablo Adı = UNION (birleştirlecek tablonun adı ; birleştirilecek diğer tablonun adı;diğer tablo;diğer tablo….)

iki tablonun bilgileri yeni tablomuzda başlıkla beraber altalta gelmiş oldu.

 

Tabloların Sütun Adetleri Farklı Olursa ?

TR Tablosu tamamen ayı durumda ancak USA tablosunu PowerQuery üzerinden çoğaltıp USA_2 adında yeni bir tablo oluşturdum. Yeni tabloya Urun Kodu diye yeni bir sütun ekledim.

 

 

şimdi iki tabloyu birleştirmeyi deneyelim.

 

Bu sefer , USA tablosuna ekstra eklediğim “Urun Kodu” sütunu nedeniyle fonksiyon hata verdi. Çünkü UNION birleştirdiği her tablonun aynı sayıda sütuna sahip olmasını bekler. Bu nedenle UNION tercih edecekseniz sütun sayılarının aynı olmasına dikkat!

 

Union Fonksiyonu Kullanırken Sütun Başlıkları Aynı mı Olmalı?

Yine TR tablosunu sabit bırakıp USA tablosundan bir tane daha çoğalttım ve Toplam Tutar Kolon adını Tutar olarak değiştirdim. Dolayısıyla iki tabloda  son sütunların başlıkları birbirinden farklı hale gelmiş oldu.

 

Şimdi iki tabloyu birleştirelim. Sonuç aşağıdaki biçimde oldu. Yani başlıklar UNION ifadesinin içindeki ilk tablodan geldi. Union yeni oluşan tabloya,  her zaman formüldeki ilk tablonun sütun başıklarının adını verir.
UNION fonksiyonu Birleştirme esnasında bir başlık eşleştirme yapmaz. Dolayısıyla başlıkların isimlerinin aynı olmasına gerek yoktur. Ancak bu durumda başka önemli bir durum var, o zaman eşleştirme nasıl olacak? Union aslında eşleştirme de yapmaz, düz mantıkla altalta birleştirir. Dolayısıyla verilerin doğru sütunlarda birikmesi için tablolardaki sütun sıralamasının birleştirilecek olan diğer tablolarla aynı olması şart.

 

şimdi yukarıdaki TR ve USA tablolarına tekrar bakalım. Sütun sıralamasında iki tabloda şehir ve adetler aynı pozisyonda değil; Tr tablosu Ulke, Adet, Şehir ve Toplam Tutar sırasıylayken, USA tablosunda Adet ve Şehrin yeri ters ve işte bu nedenle işlem sonucunda da Adet kolonunda USA’ in şehir isimleri  gözüküyor. Bu şekilde veri türleri farklı olduğunda, ortaya çıkan veri tipi, veri tipi zorlama kurallarına göre belirlenir. Örneğin Adet kolonunun veri tipi artık Text ! Dolayısıyla adet toplamı almak istediğinizde, alan text olduğu için sonuç alamazsınız!

Eğer sütunların sırası aynı olursa, iki tablo aşağıdaki gibi sorunsuz biçimde birleşir.

 

O halde, Union fonksiyonu için şunları söyleyebiliriz;

Tablolarda sütun sayısı aynı değilse çalışmaz.

Birleşmiş Tablodaki sütun başlıkları her zaman Union fonksiyonunda yazdığınız ilk tablodan gelir.

Sütun başlıklarının birebir aynı olması şart değildir çünkü birleşimde esas olan sütunların yerleridir.

UNION Fonksiyonu her iki tabloyu filtreleyen ara tablo oluştururken ya da farklı bölgelerden gelen satışlar için rapor oluştururken de kullanılabilir demiştik. Farklı kullanım örnekleri için yeni yazılarda görüşmek üzere! Ha buarada UNION’ın yeterli olmadığı durumlar için Power Query altındaki Append Query’i de inceleyebilirsiniz!

 

Düşeyarasız Yapamayanlara: Birden Çok Koşula Göre Düşeyara!

Düşeyara’yı sevmeyen var mı? Sonu gelmeyen listelerde Düşeyara fonksiyonuyla istediğimiz değerleri anında bulabildik. O zaman Excel’i kullanmaktan ne kadar da keyif alıyoruz! Peki, aynı anda birden çok koşula göre değer atama yapılması gereken durumlarda da Düşeyara’yı kullanabilir miyiz? Örneğin, tarihlere ve kişilere göre yapılan satışları bulmak istediğinizde? Cevap: Evet, kullanabiliriz!

Düşeyara, çalışma mantığı gereği tek bir hücreyi alarak belirtilen sütunda arama işlemi yapar. Aranacak tabloda sağa doğru arama yapabilir, solundaki değerleri bulamaz. Eğer Düşeyara tek bir hücreyi alarak arama yapıyorsa bizim çok kritere göre aramamızda Düşeyara’yı nasıl kullanacağız? Aslında bu işlemi Düşeyara’nın huyuna suyuna gitmek olarak adlandırabiliriz. Hadi konumuzu örneğimizle açıklığa kavuşturalım.

 

Elimizde ad, soyad ve unvanların olduğu bir listemiz mevcut. Bu listede yapılmak istenen ada göre unvanı getirmesi ancak burada bir problem var ki aynı adda çalışanlar mevcut. Bu listemiz için Düşeyara yapmaya karar verdik çünkü hepsine tek tek girmek oldukça manasız.

Düşeyara yapmaya karar verdik ancak bir problem var: Düşeyara tek bir hücreye göre arama yapabilir, bizim koşulumuz ise ad ve soyad olarak iki hücrede bulunuyor. Böyle bir durumda Düşeyara fonksiyonu yazmanın önüne bir adım ekleyerek fonksiyonumuza göre verilerimizi  düzenlemiş olacağız. Bu adımımız, koşullarımızı tek bir sütunda toplamak oluyor. Örneğimizde ad ve soyad değerlerini tek bir sütunda birleştireceğiz. Birleştirme işlemini; “&” işareti, Birleştir fonksiyonu ya da Metinbirleştir fonksiyonu ile yapabilirsiniz.

 

Bu işlem sonucunda listemiz Düşeyara kullanabileceğimiz duruma gelmiş oldu. Artık o bildiğimiz ve sevdiğimiz Düşeyara’yı yapmaya devam edebiliriz.

 

Excel’de elimizde bulunan her liste her zaman Düşeyara yapmamıza olanak vermiyor olabilir. Koşul sayısı dışında Düşeyara yapabilmemizi kısıtlayan bir durum söz konusu değilse Düşeyara kullanmak için koşullar tek bir sütunda toplanabilir. Biz de bu makalemizde Düşeyara kullanımına uygun olmayan listemizi nasıl uygun hale getirebileceğimiz üzerine konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek dileğiyle,hoşçakalın.

Sunularınıza Kurumsal Kimliğiniz Eşlik Etsin

Sununuz boyunca tutarlı bir görsel temaya ihtiyacınız vardır. Tutarlı bir tema, yalnızca kitlenizin bilgiyi almasına yardımcı olmakla kalmaz aynı zamanda tasarımla sürekli uğraşmaktan ziyade sununuza odaklanmanızı sağlar. PowerPoint slaytlarında aynı öğelerin ya da özelliklerin bulunması için tek tek her bir slaytta aynı ayarı yapmak ya da kopyala yapıştır yapmak zaman kaybına yol açacaktır. Tüm slaytların aynı şekil, renklerde olması ve slaytlardan birine eklenecek logonun tümünde tek seferde uygulanması sunu oluşturmanızı kolaylaştırır. Şirketiniz için bir sunu taslağı oluşturmak istediğinizde, hazırlayacağınız sunuda her seferinde tekrar eden öğeler olduğunda asıl slayt yanınızda.. Asıl slayt ile düzenleme işlemlerini gerçekleştirdiğinizde söz konusu asıl slaydı takip tüm slaytlar bu değişiklerinden etkilenir. Üstelik normal görünüme geçtiğinizde oluşturduğunuz düzenin bozulması gibi bir durumla karşılaşmazsınız. Tekrar düzenlemek isterseniz asıl slayt görünümüne geçmeniz yeterli olur.

Şimdi İleri PowerPoint Eğitimi konularımızdan biri olan bu özelliği birlikte inceleyelim.

Boş bir PowerPoint sunusu ya da önceden oluşturulmuş bir sunu üzerinde asıl slayt düzenini sağlayabilirsiniz. Örneğimizde boş bir sunu oluşturalım ve Görünüm sekmesinin altında bulunan Asıl Öğe Görünümlerinden “Asıl Slayt” seçilir.

 

Sol sütunda bulunan slaytlardan en baştaki asıl slayttır. O slayt üzerinde yapılan değişiklikler tüm slaytlar üzerinde uygulanır. Diğer slaytlar ise alt slaytlardır ve onlar üzerinde yapılan değişikler sadece o tip için geçerli olacaktır.

 

Asıl slayt üzerinde birkaç biçim değişikliği yapalım ve sayfa numarası, tarih, logo gibi öğeler ekleyelim. Ekle sekmesinin altında bulunan Metin grubundan sayfa numarası, tarih; Resimler grubunun altında bulunan Resimler ile de logo seçilerek slayda eklenip düzenleme işlemleri gerçekleştirilir.

 

Son olarak yeni gelen Asıl Slayt sekmesindeki Kapat grubundan “Asıl Öğe Görünümünü Kapat” ile işlemi tamamlayabilirsiniz.

 

Asıl slayt yardımıyla tüm slaytlarınızın aynı şekil, renk ve logoya sahip olmasıyla sunularınız tutarlı bir görsel temaya sahip olur. Artık sunularınız daha düzenli ve sizi yansıtan bir kimlik barındırır.

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Kendiniz Belirleyin

Olası Durumlar

Outlook’da kendi kurallarınızı yazın ve önemli mailleri kaçırmayın. Mail trafiği ve yoğun iş temposunda bizim için önemli olan mailleri bazen kaçırabiliriz. Bazen mailin gelmesini bekler dururuz ama aslında mail oradadır ve biz fark etmemişizdir. Outlook’da kural yazmayı öğrenmiş Süper Personeller bekledikleri mailleri kaçırmamak için kendi kurallarını kendileri yazıyorlar!

Ayrıca Outlook’da farklı durumlar için belirlediğimiz kurallar ile birçok işlemin otomatik olarak yapılmasını da sağlayabiliriz.

Örnek olarak mailler renklendirilebilir, farklı bir klasöre taşınabilir, geldiği anda silinebilir, bir başkasına yönlendirilebilir…

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Yazmaya Başlayın!

Bu makalede belirli bir kişiden gelen mailin renklendirilmesinden (biçimlendirilmesinden) bahsedeceğiz. Mailin kırmızı renkle ve belirli bir yazı fontunda gösterilmesini sağlayalım.
Bu işlem için Görünüm sekmesinden Geçerli Görünüm grubundan Görünüm Ayarları‘na tıklarız. Belirli bir kişiden gelen maili renklendirmek istediğimiz için açılan pencereden Koşullu Biçimlendirmeyi seçeriz.
Excel’den de bildiğiniz gibi belirli kriterleri sağlayan işlemler için koşullu biçimlendirme kullanılır. Excel koşullu biçimlendirmesi ile ilgili makaleyi buradan okuyabilirsiniz.

Yeni gelen mailleri hedef alarak belirginleştirmek için koşullu biçimlendirme sayfasından “Okunmamış İletiler” seçilerek Ekle butonuna tıklarız ve yeni bir kural belirlemeye başlarız. Yeni kurala “kimden” adını verdikten sonra Yazı Tipi… butonuna tıklayarak bu sayfadan renk, yazı tipi, yazı boyutu seçeneklerini kendi isteğimize göre belirleriz. Bu penceredeki işlemi tamamlayıp Koşul butonuna tıklarız. Açılan pencereden Kimden alanına mail alacağımız kişiyi/kişileri seçeriz, Kime alanına ise kendi mail adresimizi yazarız. İşlemleri onayladıktan sonra belirlediğimiz kişiden/kişilerden gelen tüm yeni mailler kişiselleştirilmiş şekilde görünecektir.