Yazar: Enterprise Services

Windows 10 ile Üretkenliğinizi Arttırın

Etkinliğimizin 4. Haftasında Windows 10 ile rutin süreçlerimizi dijitalleştirmekle kalmayıp birçok işimizi de kolaylaştırma yöntemlerinden bahsettik. Önceki haftalarda OneDrive’ın önemine değinerek verilerimizi yedeklemiştik. Bu hafta ise senkronize etme ayarları ve bilgisayarımızda yer kaplayan dosyaları “Storage Sense” ile akıllıca yönetmekten bahsettik. Storage Sense, belirlediğimiz süre sonunda düzenli olarak kullanılmayan dosyaları Online Only (Yalnızca Çevrimiçi) durumuna alarak gereksiz yer tutmalarını engelliyor. Diğer bir konumuz olan “Dynamic Lock (Dinamik Kilit)” ile mobil cihazlarımızı bilgisayarlarımıza Bluetooth yoluyla eşleyerek bilgisayarımızdan uzaklaştığımızda otomatik olarak kilitlenmesini sağladık. “Sync Your Settings” özelliği ile cihazlar arasında dil tercihleri ve parolalardan duvar kağıtlarına tüm tercihlerimizi senkronize etmekten bahsettik. Ayrıca Windows’un Timeline özelliği ile kullandığımız tüm cihazlarda çalıştığımız sayfalar, açtığımız dosyalara tekrar nasıl erişebileceğimiz, “Clipboard” da sürekli kopyala-yapıştır yapmadan tüm kopyaladıklarımızın bir panodan nasıl erişilebilir oluğu en merak edilen konularımız arasındaydı. Yeni Edge uygulamasından bahsetmeden de geçemezdik. “Tarayıcıda açtığımız websitelerini nasıl uygulama olarak görev çubuğumuza sabitleriz?” dedik. Hepimizin yaşadığı milyonlarca sekme açıp içinde kaybolma durumlarını Collections (Koleksiyonlar) yaratarak çözdük. Yeni Sticky Notes (Yapışkan Notlar) ile PostIt deneyimini dijitale taşırken, yeni ekran görüntüsü alma aracımız Snip & Sketch’I de tanıttık. Ve ilk hafta da bahsettiğimiz Whiteboard (Beyaz Tahta) uygulamasına göz atarak bilgi depoladığımız bir etkinliği daha geride bıraktık.

PowerPoınt ve Outlook’un Hiç Bilmediğiniz Yönleri

Etkinliğimizin 5. Haftasında PowerPoint ve Outlook’un ilginç yönlerinden bahsettik. Bir sunuma başlamanın ne kadar zor olduğunu hepimiz biliriz. Yeni bir sunum oluştururken sunum ve Infographic’ler için hazır şablonlar olduğunu ve sıfırdan yapılması saatler alacak bir sunumu birkaç dakikaya indirebileceğimizi birçoğumuz bilmiyoruz. Buradan yola çıkarak başlayan etkinliğimizin ilerleyen dakikalarında ikon kataloğundan, 3 boyutlu modeler eklemekten ve yüksek çözünürlüklü arkaplan kataloglarından bahsettik. Herbir aşama sonrasında “Design Ideas” ile sunumumuzun dizaynı hakkında yeni fikirler edinirken çok daha etkileyici olması için “Morph” isimli geçişi koyduk. Bu sayede sunumumuza hareket ve gerçeklik katmış olduk. “Summary Zoom” ve “Slide Zoom” bizlere özellikle çok parçalı olan sunumlarımızı özetleme imkanı verdi. Son olarak PowerPoint’I bilgilendirme dokümanı olarak kullanarak Forms’tan bir anket/quiz ekleyerek doküman hakkında geribildirimler toplayabilme imkanımız bizler için önemli bir detaydı. Forms’un aynı şekilde Outlook’ta da bir eklentisinin olması bizlere e-postalarımız içerisine hızlı anketler yerleştirme olanağı sunmuş oldu. Bir diğer eklenti olan “Translator” ile de bir metin veya tümüyle bir e-postayı istediğimiz dile çevirme imkanı bulduk. Jira bağlayıcısı ile gelen bir mail hakkında görevler yaratırken Checkpoint eklentisi bizlere toplantı davetlerimizden Navigasyon üzerinde açılabilen konumlar ekleyebilmemizi sağladı.

Bırakın Rutin İşlerinizi PowerAutomate Sizin İçin Yapsın

Bu haftaki Uzaktan Çalışma Pratikleri konumuz iş akışları oluşturabileceğimiz PowerAutomate uygulamasıydı. PowerAutomate ile sıfırdan bir iş akışı oluşturabilirken, uygulamanın içerisindeki şablonlardan faydalanabilmek de mümkün. İş Akışlarının oluşabilmesi için bir Tetikleyici (Trigger) ve sonucunda gerçekleşen bir Aksiyon (Action) olmak zorunda. PowerAutomate bağlayıcılar (connectors) ile Microsoft uygulamaları veya 3. Parti farklı uygulamalara (Google Sheets, Jira, Twitter, SalesForce vb.) bağlanarak işlerimizi otomatik hale getirebiliyor. Bizler de bu hafta SharePoint Online’a eklenen bir dosya için belirlediğimiz kişilerden onay alma, Planner’da bir görev oluşturulduğunda Teams üzerinden gönderi paylaşarak haber verme, Outlook’tan gelen e-postaların eklerini OneDrive’da istediğimiz bir alana otomatik olarak kaydetme ve bir tuş ile lokasyonumuzu raporlama gibi şablonlardan faydalanarak iş akışları oluşturduk. Ayrıca şablonları kullanmadan da sıfırdan iş akışı oluşturmak da bir o kadar basit!

Teams ve Bulut Depolama Alanlarımıza Derinlemesine Bakış

[vc_row][vc_column][mk_fancy_title size=”20″ font_family=”none”]Etkinliğimizin son haftasında başa dönerek Teams üzerinde uzaktan çalışırken daha detaylı neler yapabiliriz diye düşündük ve Pop-out Chat başta olmak üzere yeni gelen özelliklere değindik. Okunmamış mesajlarımızı ve bildirimlerimizi nasıl filtreleriz, sol navigasyon panelimizi nasıl düzenleriz gibi kolay ama önemli özellikler de etkinlik konularımızdandı. Ayrıca Office uygulamalarını Teams üzerinde/Online açmak ile Masaüstü uygulamasında açarken ne gibi fonksiyonlar farklılık gösteriyor başlığı altında konuştuk. Files (Dosyalar) alanında seçtiğimiz dosyaları hızlı erişim için pinleme, sekme olarak sabitleme, indirme gibi seçenekleri gözden geçirdik. Teams Mobil uygulamasındaki bildirim ayarlarını da inceleyerek “Masaüstü uygulamasında aktif olmadığında mobil bildirim al” özelliğine ve Sohbet/Kanalları sık kullanılanlara pinleme seçeneklerine değindik. Etkinliğimizin 2. Kısmında Office dokümanlarının eski versiyonlarına erişme (Version History) konusuna daha derin girerek limitasyonlarından, Sohbet ve Kanallar arasındaki depolama alanı ve teknik olarak farklılıklarından söz ettik. Online only olan bir dokümanı sildiğimizde 1. Ve 2. Faz geri dönüşüm kutularından ne kadar süre içerisinde nasıl kurtarabildiğimizi görmek önemli başlıklarımızdandı. Ayrıca Teams’ten göndermeden dosyaları kişilerle nasıl paylaşacağımız, dokümanların paylaşıldığında sadece erişilebilir olması, düzenleme ve indirme yetkisinin kısıtlanması daha güvenli bir alanda çalışmak için işimize yarayan özelliklerden oldu. Etkinliğimizin son konusu olan “Request Sign-off” ile SharePoint Online’a eklenen dosyaları onaya göndermeyi incelerken, PowerAutomate şablonlarına ayrıca SharePoint içerisinden de ulaşabilmeyi gösterdik.[/mk_fancy_title][vc_video link=”https://youtu.be/hHUyTt-5zCo”][/vc_column][/vc_row]

Uzaktan Çalışırken Teams’te Bir Gün

Uzaktan Çalışma Pratikleri etkinliğimizin ilk haftasında Teams’te bir gün başlığı altında şirket içi ve dışı toplantı rutinlerimizi yönetme ve Live Event (Canlı Etkinlik) ile konferanslarımızı nasıl online olarak düzenleyebileceğimizden bahsettik. Bu toplantıları, fiziksel olarak toplantı odalarında nasıl gerçekleştiriyorsak Microsoft Teams ile de aynı deneyimi yaşayabilmek için beyaz taha özelliğinden faydalanabilmek, ekran paylaşımı ile sunumlar yapabilmek, evdeki kontrolümüz dışında gelişen süreçlerden soyutlanmak için arka plan bulanıklaştırma özelliğini kullanmak ana başlıklarımızdandı. Ayrıca ekip arkadaşlarımıza duyurular yaparken @mention özelliği ile ilgili kişilere bildirimler gönderebiliyor olmak, dosya paylaşımı yaparak bu dosyalar üzerinde birlikte çalışabilmek, hızlı anketler oluşturarak anlık geribildirimler toplamak ise Teams’in değindiğimiz iş birliğini arttırıcı özelliklerinin başında geliyordu. Mağaza’da yer alan uygulamaları sol panelimize sabitleyerek anında rahatça kullanabildiğimizi hatırlatmakta da fayda var.

Bu etkinliğimize aşağıdaki video’dan kolayca ulaşabilirsiniz:

Mıcrosoft Offıce 365 Mayıs Ayı Güncellemeleri

Microsoft Teams Yeni Toplantı Deneyimi

Yakında Microsoft Teams toplantılarımız ana Teams ekranından ayrı bir pencerede açılır halde sunulacak! Ayrıca kamera/ seç açıp kapatma, el kaldırma, sohbet, toplantıdan ayrılma seçeneklerinin bulunduğu kontrol çubuğu ise ekranın üstüne taşınacak. Böylece arka plandaki toplantı görüntüsünü engellemeyecek. Kontrol çubuğunun yeri bolca negative eleştiri alan özelliklerden birisiydi.

Yeni toplantı deneyiminde artık 2×2 yerine 3×3 olarak 9 ekran bulunduğunu, el kaldırma özelliği ile söz isteme deneyimi olduğunu ve önerilen arka planlar haricinde kendi duvar kağıtlarımızın da yüklenebileceğini hatırlatmakta fayda var.

Tüm Toplantılara Online Toplantı Seçeneği Ekleme

Online toplantılarımız için gelecek bir diğer özellik ise Outlook’tan oluşturulacak tüm toplantılara varsayılan olarak “Online” seçeneği eklenmesi olacak. Bu özellik aktif edildiğinde tüm Teams ve Skype for Business toplantıları için Outlook Web, Outlook Mobile (iOS ve Android) Online toplantı seçeneği eklenecektir. Bu özellik 3. Parti online toplantı uygulamalarıyla uyumlu değildir. Eğer kullanıcılar bu özelliği aktif etmeyi seçmezlerse her toplantı oluşturdukları zaman Online seçeneği manual olarak kendileri ekleyeceklerdir.

Teams ve Skype Consumer Arasında Sohbet ve Toplantı

Çok istenen özelliklerden bir tanesi de Skype Consumer (kişisel Skypeİ) ve Teams’in birlikte çalışma deneyimiydi. Sonunda organizasyon içindeki kullanıcılarımız ile Skype kullanıcıları arasında toplantı ve sohbet gerçekleştirilebilir durumda olacak. Bu özellik zaten uzun zamandır Teams Yönetim Paneli’nin Dış Erişim sayfasında bulunuyordu, şimdi aktif olarak kullanılabilir durumda olacak.

SharePoint’te Yayınlama Öncesi Önizleme

SharePoint’te ekranın sağ tarafında bulunacak “Pre-publish” seçeneği ile sayfa düzenleyicilerine, yayınlama öncesinde önizleme seçeneği sunularak, sayfanın yayımlandıktan sonraki halini tam olarak inceleyebilme ve öncesinde gerekli ise tekrar düzenleme seçeneği sunuluyor olacak.

Teams Toplantısına Office 365 Grubu veya Dağıtım Listesi (Distribution List) Davet Etme

Yeni bir Teams toplantısı oluştururken bir Teams ekibindeki veya Distribution List içindeki herkesi davet etmek yakında mümkün olacak. Böylece kanal içerisinde toplantı düzenlemeden de bir birey gibi gruplar/listeler eklenebilecek ve gruba/listeye dahil olan herkese toplantı isteği gönderilebilecek.

Outlook Web – “Send later”

Yakında Outlook Web üzerinden düzenlenen e-postalar “Send Later (Daha Sonra Gönder)” seçeneği ile ileri bir zamanda iletilebilecek. Bu özellik Outlook kuralları arasına da gelerek toplu halde uygulanabilir durumda olacak.

Microsoft Stream’de Ekran Kaydı

Stream’e sonunda ekran kaydetme özelliği geliyor! Artık bir pencerenin ya da tüm ekranın video kaydını alabilmek, mikrofon, ses, webcam seçeneklerini ekleyerek profesyonelleştirmek mümkün. Herhangi bir uygulama indirmeye gerek yok, bu özelliği Edge veya Chrome tarayıcılarının son versiyonu ile kullanabilirsiniz.

Office.com Ana Sayfa Düzeni Değişiyor

Şu anda Office.com portalimizin düzeni “Start New” ile doküman yaratılabilecek opsiyon ile başlayıp önemli uygulamalarımızın olduğu listenin yatay olarak sıralanması ile devam ediyor. Yeni portal ise dikey olarak sol tarafa simgesel olarak taşınacak.

Teams Toplantılarında Arka Plan Politikaları

Teams Adminlerini ilgilendiren bir güncelleme var sırada. Yakında kullanıcıların toplantı deneyimlerine gelen arka plan bulanıklaştırma, değiştirme gibi özellikleri kullanıcı bazlı politikalar atayarak control edebileceğiz. Örneğin bazı kullanıcıların arka planına custom resimler eklemesine izin verebilirken bazılarında sadece bulanıklaştırma özelliğinin açık olmasını sağlayabilirsiniz. Politikalar 4 ana başlıkta olacak:

Hiçbir filtre önerilmesin
Sadece arka plan bulanıklaştırma özelliğini önerilsin
Arka plan bulanıklaştırma ve varsayılanda bulunan resimler konulabilsin.
Her şey aktif: Arka plan bulanıklaştırma, varsayılan fotoğrafların yanında kullanıcılar kendileri de arka plana resim ekleyebilsin.

SharePoint Spaces Preview

SharePoint Spaces web bazlı çalışan bir platformdur ve kullanıcıların 3 boyutlu objeler, 360° resimler, videolar, 2D resimler ve yazılar içeren web partlar ekleyebileceği yapılar, temalar, arka planlar oluşturmasını sağlar. Web tarayıcısında veya mixed-reality headset (karışık gerçeklik kulaklıklarında) ortaya çıkan 3 boyutlu sonuçlar izlenebilir.

Mıcrosoft Offıce 365 yeni gelen güncelleme ve Gelişmeler

Microsoft Teams Update: 250 kişiye kadar grup sohbeti

Bildiğiniz gibi sohbet üzerinden açılan gruplarda maksimum katılımcı sayısı 100 idi. Müşterilerinden gelen yoğun istekler üzerine Microsoft maksimum sohbet boyutunu 100 kişiden 250’ye çıkarıyor.

Tasks: Outlook Görevleri, Planner ve To do

Microsoft Teams içerisindeki Planner uygulaması Tasks uygulaması olarak değişiyor! Tasks, Microsoft To-do, Planner ve Outlook görevleri ile kanalları konsolide ederek kişisel ve ekip içerisinde size atanmış görevlerinizi tek bir yerden yönetmenizi sağlacak. Dağınık şekilde duran tüm görevlerimizi önemine, bitiş zamanına göre gruplayarak birleştirecek, hatta listeler, panolar, çizelgeler halinde Teams içerisinden sunacak. Bizce Teams’in tüm uygulamaları kendi bünyesine kabul ediş yolculuğu çok heyecanlı!

Teams Toplantıları Video Düzeni Artık 3×3

Teams’in telekonferans alanındaki rakiplerine kıyasla online toplantı sırasında ekranda görüntülenebilecek katılımcı sayısının 4 olması ile ilgili birçok negatif eleştiri gelmişti. Microsoft şimdilik bu sayıyı 9’a çıkardığını, ayrıca daha fazla katılımcıyı aynı anda görüntüleyebilmek için bu sınırı daha da artırmaya çalıştığını bildiriyor.

Teams Toplantılarında El Kaldırma!

Microsoft Teams’teki yeni el kaldırma (Raise Hand) özelliği, toplantı katılımcılarının kontrol çubuğundaki el simgesini değiştirerek konuşmak istediklerini belirtmelerini sağlar, böylece toplantılara etkin bir şekilde katılmayı kolaylaştırır. Katılımcılar elini kendisi indirebilir ve herhangi bir sunum yapan kişi toplantıda katılımcıların elini indirebilir. Bu özellik sayesinde toplantılarda sunum yapan kişinin sözünü bölmeden sorumuz olduğunu belirtebileceğiz. Aynı derslerde olduğu gibi.. 😊

Microsoft Stream “people timeline” Özelliği Kalkıyor

Microsoft Stream’in kişi algılama (people detection) özelliği ağınızda açık ise Microsoft Stream oynatma deneyimini geliştirmek için videolarınızda kişilerin yüzlerini otomatik olarak bulur. Videonun sahibi bir video için kişi zaman çizelgesini (people timeline) etkinleştirdiyse, video için bu özellik görüntülenir.

Bu özellik düşük kullanımdan ötürü kullanımdan kaldırılıyor. Temmuz 15’ten itibaren özellik kalıcı olarak kullanımdan kalkmış olacak.

Formlarınıza YouTube Videoları Ekleme Özelliği Geliyor

Aşağıdaki onay kutusu seçildiğinde, kuruluşunuzdaki kullanıcılar formlarına YouTube URL’lerini kullanarak videolar ve Bing’den resim ekleyebilir. Böylece anketlerinizi daha canlı ve etkili hale getirebilirsiniz!

SharePoint Listeler, veya Kütüphanelerinde Koşullu Formüller:

Kullanıcılar bu özellik ile başka bir sütundaki değere dayalı olarak SharePoint listesindeki veya kitaplık formundaki sütunları gösterebilir veya gizleyebilir. Formüllerle kolonlar arasında seçimler yapabilirsiniz. Örneğin bir kolondaki değerlere göre diğer kolonun gösterilmemesini sağlayabilirsiniz.

PowerPoint Live Presentations (Canlı Sunumlar)

Yakında gelecek olan “Live Presentations for PowerPoint for web” özelliği sunum yapan kişilerin slaytlarını ve sözlerini, hatta canlı çevirilerini transkript olarak cihazlarında görmelerini sağlayacak!

Microsoft Bookings Office 365 Uygulaması olarak geliyor!

Microsoft Bookings şirket içi ve dışı toplantılarınızı düzenleyenileceğiniz self-service toplantı organize etme aracıdır. Office 365 Kurumsal E3 ve Office 365 Kurumsal E5 müşterileri için Microsoft Bookings uygulaması şu anda bir eklenti (add-on) aracılığıyla kullanılabilir durumdadır. Microsoft son güncellemesinde Bookings’I add-on olmaktan çıkarıp bir Office 365 uygulamasına dönüştürüyor. Organizasyon olarak Booking’I etkin duruma getirmek ya da kapatmak mümkün. Kullanıcı bazlı kısıtlamalar ise kısa zaman içerisinde gelecek.

Teams Toplantı Deneyimi İyileştirmeleri

Anlık Kanal Toplantıları Deneyimi Değişiyor:

Kullanıcılar “Meet Now (Şimdi Toplantı Yap)” butonunu artık Kanal adının yanında, sağ üst köşede görecekler. Böylece altta bir ikon olarak gözden kaçabilen anlık toplantı yapma özelliği daha net bir şekilde anlaşılacak.

Toplantıya Katılım Deneyimi İyileştiriliyor:

Bir Microsoft Teams toplantısına link üzerinden katılırken kullanıcıya toplantıya nasıl / nereden katılmak istediğine dair daha net seçenekler sunulacak.

Microsoft Teams : Sıkça Sorulmayan Sorular

Teams Offline (Çevrimdışı) olarak çalışabilir mi?

Hayır. Teams Online (Çevrimiçi) çalışacak şekilde geliştirilmiş bir uygulamadır.

Ne zaman Chat (Sohbet) grubu, ne zaman ekip kanallarını kullanmalıyım?

Chat (Sohbet) grupları, bir konuyu kanallara taşımadan önce tartışmak ve üzerinde çalışmak için idealdir. Kanalların ise, departmanlar, projeler gibi daha ana grupları bir araya getirmesi sebebiyle daha resmi şekilde kullanılması önerilir. Örneğin; şirket genelinde başarı hikayesi paylaşılması, İnsan Kaynakları Departmanı’nın yapacağı bir duyuru, projelerin fazlara bölünmesi için kanallar açılması daha verimli iken günlük işleyişler için daha çok chat grupları kullanılması önerilmektedir.

Tip: Chat (Sohbet) gruplarına isim vererek sonrasında bulunmasını kolaylaştırabilirsiniz.

Silinen Teams ekiplerim nereye gidiyor?

Silindikten sonraki 30 gün içerisinde Teams ekipleri soft-delete dediğimiz kurtarılabilir bir ortamdadır ancak bu süreden sonra tamamen geri dönüşü olmaksızın silinirler. Her bir Teams Ekibi bir Office 365 grubunu temsil eder ve paylaşılan dosyalar SharePoint Online Site’larında tutulmaktadır. Kanallardaki yazışmalar ise ekiplerin mailbox’ında durmaktadır.

Teams kullanıcı davranışlarını izleyip raporlayabilir miyim?

Tabii ki. Office 365 Security & Compliance Center (protection.office.com) içerisinde tüm Office 365 uygulamalarının izlendiği ve raporlanabileceği Audit Logs bulunmaktadır. Teams etkinlikleri bu yol haricinde Cloud App Security, Azure Sentinel ya da PowerShell (Search-UnifiedAuditLog) ile izlenebilir.

Guest (Konuk) Kullanıcılara profil resmi atayabilir miyim?

Evet ancak Teams içerisinden değil! Azure Active Directory/Guest (Konuk) Kullanıcı heapları üzerinden dilediğiniz güncellemeleri yapabilir ya da Set-AzureADUserThumbnailPhoto cmdlet’ini kullanabilirsiniz. Tüm konuk kullanıcılara varsayılan (default) bir profil resmi tanımlamak dış kullanıcıları işaretlemek için güzel bir yol olabilir.

Bir çok ekibe aynı anda duyuru yayınlayabilir miyim?

Evet. Kanalların altında bulunan Biçimlendir (Format) seçeneği A harfi ile gösterilir. Tıkladığınızda “Birden çok kanalda paylaş” seçeneği ile farklı ekiplerin farklı kanallarını dahi seçerek duyurular yayınlayabilirsiniz.

Teams’i e-posta yerine kullanmak mantıklı mı?

Teams organizasyon içi ve birinci derece partnerler arası iş birliği için çok kullanışlı bir uygulamadır. Yazışmalar, online toplantılar, dosyalar üzerinde ortak eş zamanlı çalışmalar ve uygulama entegrasyonlarıyla tam bir çatı platform olup verimliliği arttırmaktadır. Ancak hala e-postalar resmi yazışmalar için ve şirketler arası ortak bir dil olması nedeniyle tamamen vazgeçilir durumda değildir.

Toplantılarımda neden arka planımı bulanıklaştıramıyorum?

Arka planı bulanıklaştırma için gerekli ön şart Advanced Vector Extension 2 (AVX2) grafiğine sahip bilgisayarlardır. Bilgisayarınız gerekli ön şartı sağlayamadığından bulanıklaştırma özelliğini kullanamıyor olabilirsiniz. Ctrl+Shift+P kısayolu ile de bulanıklaştırma özelliğini kullanmayı deneyebilirsiniz.

Bir Teams mesajı büyüklüğünün limiti var mıdır? Varsa nedir?

Yaklaşık 28 KB’tır (medya hariç). Teams kanallarına gönderilen e-postalar, bağlayıcı (connector) ve uygulamalardan gelen mesajlar veya kopyala-yapıştır yaparak gönderebileceğiniz tüm mesajlar için bu limit bulunmaktadır.

Kanalların mail adresleri neden bu kadar garip?

Ekip mail adreslerinden farklı olarak kanal mail adresleri Office 365 tenantına değil Microsoft’un yönettiği başka bir tenant’a bağlı olarak teams.ms domaini altında çalışmaktadır. Buraya gönderilen mailer tek tek kullanıcalara düşmez. Onun yerine kanalın kendi mailbox’ına gelir ve bir connector aracılığıyla kanala yeni bir mesaj olarak düşmer. Bunun yanısıra ekibe bağlı SharePoint Site’ında, dolayısıyla da ekibin Dosyalar (Files) klasörünün altında da .eml dosyası olarak tutulur.

Öncelikli erişim (Priority Access) nedir?

Priority Access, Teams’i “Rahatsız Etme” (Do not Disturb) durumuna alıp Teams bildirimlerini kapattığınızda hala bildirim aldığınız, önceliği olan mesajlardır. Teams Ayarlarının Privacy sekmesi içerisinden size her zaman bildirim gönderecek kişiler ayarlarlanabilir. Acil Bildirimler (Urgent Messages) de öncelikli bildirimler arasındadır ve herkes tarafından gönderilebilir. Acil mesajlar sadece Sohbet (Chat) konuşmalarıda bulunurlar, kanallardan gönderilemezler.

Bot’ların online toplantılarda ne işi var?

Botlar bir çok farklı görevde yer alırlar, bu soru özelinde bot’un Teams ve Strem arasındaki bağlantıyı sağladığını söyleyebiliriz. Bir online toplantı başlatıldığı zaman toplantıya bot katılır ve bitişinde kaydı Azure Media Services’e iletir, sonrasında ise Stream’e aktarılır.

Offıce 365 Gruplarını Adlandırma İlkesi (Namıng Polıcy)

Kuruluşunuz birçok lokasyonda dağınık şekilde bulunuyor ve siz Teams üzerinden açılmış aynı isimdeki Office365 Grupları yönetirken zorlanıyor musunuz? Örneğin İstanbul lokasyonundaki IT departmanındaki bir çalışan IT adlı bir ekip açarken, Londra’daki IT departmanı da aynı isimli Teams Ekibi oluşturabilir. Adlandırma politikaları, kullanıcılarınızın bulundukları coğrafi bölgeler, departmanlar veya fonksiyonlarını ayırırken aynı zamanda grubu kimin oluşturduğunu tanımlamanıza yardımcı olabilir. Adlandırma politikası ayrıca grupların adres defterinde sınıflandırılmasına yardımcı olur. İstemediğiniz kelimelerin grup adlarında kullanılmasını engellemek için de adlandırma ilkeleri kullanabilirsiniz.

NOT: Adlandırma ilkesi, tüm Office 365 gruplarını kullanan uygulamalarda (Outlook, Microsoft Teams, SharePoint, Planner, Yammer vb.) oluşturulan gruplara uygulanır.

Lisans gereksinimleri

Office 365 grupları için adlandırma ilkesini kullanmak, Azure Active Directory Premium P1 veya Azure AD Temel EDU lisansına sahip olmanızı gerektirir ancak Office 365 gruplarına üye olan her kullanıcı için bir lisans atamanızı gerektirmez. !! TİP: Bu makalede uygulayacağınız adımlarla oluşturulan adlandırma politikaları yalnızca Office 365 gruplarına uygulanır. Exchange üzerinden oluşturuan distribution gruplarına uygulamak için aşağıdakilinki kullanabilirsiniz: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-distribution-groups/create-group-naming-policy Azure AD adlandırma politikaları oluşturmak iki yöntem ile gerçekleştirilebilir:

Azure AD Yönetim Merkezi ile

Bir adlandırma politikası uygulamak için öncelikle Azure AD Yönetim Merkezi > Gruplar > Adlandırma İlkesine gelinir.

“Engellenen Sözcükler” sekmesi altında grup açılırken kullanılması istenmeyen sözcükler csv
dosyası olarak hazırlanır ve görselde bulunan 3. maddedeki ilgili alana upload edilir.

Bizler örneğimizde “yonetim” ve “ceo” sözcüklerini yasaklı kelimeler olarak belirteceğiz.

1-“Grup Adlandırma İlkesi” sekmesi altında ise prefix(önek) ve suffix(sonek) kuralları yazabileceğimiz alanlar bulunmaktadır. Bunlar manuel olarak yazılabilen dizinler olabilirken aynı zamanda grubu açan kişinin özniteliklerine göre de Azure AD’den ekip oluşturma sırasında çekilebilmektedir.

2-Biz bugün örneğimizde hepsini tanıtabilmek adına uzun bir kural yazacağız. Açılacak her bir Office 365 Grubunun “PEAKUP” dizesi ile başlamasını, ardından grup adından önce oluşturan kişinin departmanının prefix(önek), şehir bilgisinin ise suffix(sonek) olarak eklenmesini isteyeceğiz.

PowerShell ile

Aynı işlemlerin PowerShell ile yapılabilmesi için öncelikle Azure AD Preview’n eski sürümü kaldırılıp yenisini yüklemeli, sonra da ilgili modul import edilmelidir.

Uninstall-Module AzureADPreview  Install-Module AzureADPreview Import-Module AzureADPreview

Bu işlemler sonrasında AzureAD’de oturum açılması gerekir. Aşağıdaki ilgili komutların çalışmasının ardından görünen açılır pencere’ye admin kullanıcısının bilgileriyle oturum açılmalıdır.

Connect-AzureAD

Aşağıdaki komutlar çalıştırılarak engellenecek sözcükler ve adlandırma ilkesi belirlenir.

$Settings = Get-AzureADDirectorySetting | ? {$_.DisplayName -eq “Group.Unified”} $Settings[“PrefixSuffixNamingRequirement”] = “PEAKUP_[Department]_[GroupName]_[StateOrProvince]” $Settings[“CustomBlockedWordsList”] = “yonetim,ceo” Set-AzureADDirectorySetting -Id $Settings.Id –DirectorySetting $Settings

Uygulanan adlandırılma ilkesi ile ilgili ayarları görüntülemek için aşağıdaki komut kullanılır.

$Setting = Get-AzureADDirectorySetting -Id (Get-AzureADDirectorySetting | where -Property DisplayName -Value “Group.Unified” -EQ).id $Setting.Value

Kullanıcı Deneyimi

Microsoft Teams ekipleri alt yapısında Office 365 gruplarını kullanır. Uyguladığımız bu ilkeler Teams’te ekip açarken uygulanacaktır. Örneğin yasaklı kelimlerimizden biri olan “CEO”yu ekip adına koymak istediğimizde bu kelimenin kullanılamayacağına dair bir uyarı alırken aşağıda da organizasyonumuzun adlandırma politikaları olduğu uyarısını alırız. Politikamız gereği grup adı “PEAKUP_” ile başlar ve ekibi açan kişinin departmanı prefix(önek), şehir bilgisi ise suffix(sonek) şeklinde otomatik olarak eklenir.

Siz de bu şekilde gruplarınıza isimlendirme politikaları atayabilir, karışıklıkların önüne geçebilir, Teams altyapınızın daha kurumsal ve anlaşılır gözükmesini sağlayabilirsiniz.

Grup isimlerini naming policiy’ile standartlaştırsanız da bir noktadan sonra grupların sayısı yönetilebilir olmaktan çıkarsa grupları arşivleyebilecğinizi unutmayın. Teams’de Bir Ekibi Arşivlemek yazımıza buyurun!

microsoftteams namingpolicy office 365 PowerShell teams

TOP 5 YENİ GELEN MICROSOFT TEAMS ÖZELLİĞİ!

Private Channels ( Özel Kanallar)

Microsoft Teams ‘in ilk zamanlarından beri büyük bir çoğunluğun talep ettiği ve geleceğini öğrendiği andan itibaren de heyecanla beklediği özelliklerden biriydi Private Channels. Bu özellik sayesinde yeni ekipler oluşturulmasına gerek kalmadan bir ekip altında erişim yetkisi kısıtlanabilen alt kanallar oluşturabiliyoruz. Örneğin Proje Ekibi adı altında kurulan bir ekibin her projesi için bir kanal oluşturulabilir ve hangi projede kim yer alacak ise o kişiler sadece görmeleri gereken kanallara dahil edilebilir. Tüm proje ekipleri ise iletişimini “General(Genel)” kanalı üzerinden devam ettirebilir. Bu özellik ekip kalabalığını ortadan kaldırmanın yanısıra bizlere daha kompakt bir çalışma alanı da sağlamış olacak. Bu özelliği kullanmak için yeni bir kanal oluştururken gizlilik ayarları altında “Özel” seçeneğini seçmemiz ve kanala erişmesini istediğimiz kişileri eklememiz yeterli.

Multiwindow (Çoklu Pencereler)

Teams içerisinde yapılan her işlem için ayrı ayrı pencerelerde sırasıyla çalışmak durumundayız; örneğin birkaç sohbet ekranını aynı anda görebilme gibi bir fonksiyon bulunmuyor. Çoklu pencere özelliği, bizlere iş akışını kolaylaştır yardımcı olmak için pop-out sohbetler, toplantılar, çağrılar veya belgeleri ayrı pencerelerde açma seçeneği sunacak. Çoklu pencere yetenekleri gelecek yılın başlarında başlamaya başlayacak.

Tasks (Görevler)

Tasks; Microsoft To-do, Planner ve Outlook görevleri ile kanalları konsolide ederek kişisel ve ekip içerisinde size atanmış görevlerinizi tek bir yerden yönetmenizi sağlayan bir uygulamadır. Gelecek yılın başlarında sunulacak Tasks, dağınık şekilde duran tüm görevlerimizi önemine, bitiş zamanına göre gruplayarak birleştirecek, hatta listeler, panolar, çizelgeler halinde Teams içerisinden sunacak. Bizce Teams’in tüm uygulamaları kendi bünyesine kabul ediş yolculuğu çok heyecanlı!

Pinned Channels (Sabitlenebilir Kanallar)

Pinlenebilir kanallar ile önemli kanallarımızı listenin başına ekleyebileceğiz ve hızlıca erişebileceğiz. Gittikçe daha özelleştirilebilir hale gelmesi bizlere çalışma kolaylığı sunuyor.

Outlook & Teams

Outlook ve Teams arasındaki yeni entegrasyon, konuşmanın nerede gerçekleştiğine bakmaksızın işbirliğini kolaylaştırıyor! Gelecek senenin başından itibaren, Outlook’taki “Teams’te Paylaş” bağlantısını tıklayarak e-posta sohbetini, maildeki ekleri de dahil ederek Outlook’tan Teams sohbetine veya kanal sohbetine taşıyabileceğiz. Ayrıca, bir konuşmadaki “Daha Fazla Seçenek” tuşuna(‘’… ’’) tıklayarak, Teams’den de Outlook’a konuşmalarımızı paylaşabileceğiz.

Ayrıca Outlook üzerinden aldığımız Teams’te kaçırdığımız aktivite e-postaları içerisinden de zaman kaybetmeden Teams konuşmalarına cevap yazabileceğiz. Teams ve Outlook arasındaki dostluk gittikçe artacağa benziyor.

Teams’in her geçen gün gelişimini heyecanla izliyoruz; geliştirmek için harcanan zaman ve yapılan yatırımlar ortada. Geleceği açıklanan yeni özelliklerin tamamını burada bulabilirsiniz.