PLANNER İLE TÜM PLANLARINIZI CEBİNİZDE TAŞIYIN

 In Microsoft Office

Dijitalleşmeyle birlikte şirketlerin izledikleri iş tanımları da değişiyor ve bu süreçlere adaptasyon sağlayabilmek kolay olmuyor. Kullandığınız her bir uygulama, dijitalleşme adına kullanıcıya ek yük getiriyor. Bunu minimalize etmediğiniz zaman ise işlevselliğini kaybediyor. Birçok farklı uygulama, farklı kullanıcılar, farklı şifreler şirketiniz için güvenlik açığı oluşturmasının yanı sıra son kullanıcı için de karmaşık ve alışılması zor bir ortam yaratıyor. Bu nedenle birçok firma ve kullanıcı, dijitalleşme sürecine ayak uyduramıyor.  Deneme yanılma kültürü günümüzün önemli konularından biri haline geliyor. Doğru uygulamanın ne olduğuna karar verebilmek için vazgeçebiliyor olmak şirketlerin dijital süreçlerinde yardımcı oluyor.

İş süreçlerinizin planını yaparken bunu düzenli bir şekilde önceliklendirebilmek, zaman yönetiminiz açısından da önemli bir rol oynuyor. Bu noktada da devreye Task Management (Görev yönetimi) giriyor. Haftalık planlarınızı iş stratejilerinize göre yapabilirsiniz ve bu planları task listlerinize (Görev listesi) girdiğiniz zaman planlarınızı oluşturmuş olursunuz. Hangi işi yapacağınızı bilemediğiniz anda girdiğiniz task listler sayesinde daha planlı yol alabilirsiniz. Birçok işinizi beraber ve paralelde yapabilmek, kullandığınız uygulamalarla birlikte iş süreçlerinizi basitleştirir. Bu konu hakkında detaylı bilgi almak isterseniz önceki yazımızı linke tıklayarak okuyabilirsiniz.

Bu süreçlerle birlikte görev tanımlarınız ve yönetimleriniz de zamanla değişiyor. Planladığınız işlerin takibini yapmak ise daha karmaşık ve zorlu oluyor. Aynı anda birden çok işi yapabilmeye çalışmak ve doğru yönetememek zaman ve verimliliğinizi olumsuz etkiliyor. Peki sizce işlerinizi aklınızda tutmaya çalışmak veya kaybolma potansiyeli olan kağıtlara not almak ne kadar yararlı olabilir? Örneğin herkesin yaşadığı bir işlerini planlayamama durumu vardır. Uzun süredir üzerinde çalıştığınız bir işi bitirdiğinizde sonrasında ne yapacağınızı veya hangi işten başlayacağınızı bilemeyebilirsiniz. Aldığınız notları bulamayabilir, bilgisayarınıza yapıştırdığınız post-itlerinizi kaybedebilirsiniz. Bu durum da sizi iş süreçlerinizde zaman kaybetmenize neden olabilir.

Bu noktada sizi iş takibinizi daha verimli bir şekilde yapabilmenizi sağlayacak ve size zaman kazandıracak Microsoft Planner ile tanıştırmak isterim. İş takibinizi yaparken Planner’da oluşturduğunuz görev listesinden yardım alabilirsiniz. Böylece hangi sırayla ne kadar sürede işlerinizi tamamlayacağınızı bilebilirsiniz. Sıraladığınız işleriniz sayesinde daha düzenli ve planlı bir şekilde çalışabilirsiniz.

Microsoft Planner ile Tanışın

Microsoft Planner mobil, web ve Microsoft Teams içerisinde çalışabilen bir yönetim aracıdır. Office 365 uygulamalarıyla birlikte ücretsiz olarak kullanmaya başlayabileceğiniz Planner, yüzbinlerce kullanıcının geri bildirimleriyle sürekli geliştirilmeye devam eden bir uygulama olmasıyla da size iş süreçlerinizin takibinde iyi bir yol arkadaşı oluyor.

planner_gorsel_1
Görsel 1: Microsoft Planner genel görünüm
planner_gorsel_2
Görsel 2: Planner Mobil Görünüm

Görev takibinizi Planner ile Sağlayın

Yöneticilerin şirket ihtiyaçları, şirket stratejilerine uygun olarak planladıkları yıllık stratejik planları vardır. Bu planları ekip bazına indirdiğinizde daha taktiksel olmak gerekebilir.  Şirketlerdeki yönetim hiyerarşisi yukarıdan aşağıya doğru ilerledikçe, görevler daha anlık ve haftalık olabiliyor. İşte bu noktada ekip ihtiyaçlarına göre teknolojik çözümler seçebilmek, iş süreçlerinizi ve takibinizi daha da kolaylaştırır. Dijitalleşmeyle birlikte, geleneksellikten uzaklaşan şirketler için artık görev takiplerini de kâğıttan uzaklaştırarak yeni iş modellerine ayak uydurmaları gerekiyor.

İşlerinizi Planner ile Önceliklendirin

Yapacağınız işleri sıralayıp, önceliklendirerek planlı bir çalışma ortamı hazırlayabilirsiniz. Böylece kendinize ayırabileceğiniz zamanları da rahatlıkla planlayabilirsiniz.

Planner üzerinde Office 365 uygulamalarına bağlı olarak departmanlarla birlikte veya bağımsız görev ekranları oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz görev ekranlarını ortak olarak tek bir panelden yönetebilirsiniz.

Örneğin, tasarım, pazarlama, strateji veya dijital anlamda sosyal mecraları ayırabilir, her ekip için kategorilere bölebilirsiniz. Kategoriler üzerinde gördüğünüz görev kartlarıyla kim hangi iş üzerinde çalışıyor görebilirsiniz.

Bir departman üzerinde fazla iş yükü varsa o departmanda işlerin gecikebileceğini öngörebilir ve ona göre alternatif süreçler üretebilirsiniz. Böylelikle ekibinizdeki iş süreçlerini görebilmeniz, işlerinizi de ona göre planlayabilmenizi sağlayabilirsiniz. Ortak çalışmak durumunda kaldığınız zaman ekip arkadaşlarınızın planıyla kendi planınız arasına uygun bir zaman ekleyebilirsiniz. Bu sayede çalışma modellerinizi daha doğru kullanabileceğiniz alanlar yaratmak zamanınızı iyi yönetebilmenizi de sağlar.

Microsoft Planner’da neler yapabilirsiniz?

Microsoft Planner, Ofiice365’in tüm servisleriyle entegre olduğu için dokümanlarınızı bulutta da tutabiliyorsunuz. Örneğin Planner’a eklediğiniz bir dokümana ekip arkadaşlarınız da erişebiliyor veya birlikte çalışabiliyorsunuz. Bu sayede bilgisayarınızdaki birden fazla aynı belge yerine tek bir dosya üzerinden çalışarak dosyalarınızın sadeliğini ve tekliğini de korumuş oluyorsunuz.

Ayrıca mobilleşen iş süreçleriyle beraber Planner sayesinde iş takibinizi mobil üzerinden yapabiliyorsunuz. Unuttuğunuz veya evde çalışmanız gereken işlerinizi telefonunuzdan da takip ederek zamandan ve mekândan bağımsız olarak cebinizde tüm planlarınızı taşıyabiliyorsunuz.

Microsoft Planner’da;

  • Oluşturduğunuz görev kartlarını kişilere atayabilirsiniz. Böylece görevi atadığınız kişilerle beraber çalışabilirsiniz.
  • Ofisinize yeni biri geldiğinde Planner’a otomatik olarak ekleyebiliyorsunuz. IT veya IK departmanlarının iş yükü de böylelikle azalmış oluyor.
  • Görevlerinizin zamanlarını ayarlayabilirsiniz. Başlangıç ve bitiş tarihlerini eklediğiniz görev kartlarına girebilirsiniz. Böylece hangi işinizi ne zaman bitireceğinizi planlayarak daha düzenli çalışabilirsiniz.
  • Oluşturduğunuz görev kartlarına dosya veya link ekleyebilirsiniz. (Teams veya Sharepoint üzerinden). Böylelikle çalıştığınız dosyayı yöneticiniz veya ekip arkadaşlarınız da görebilir ve takip edebilir.
  • Yöneticiniz veya ekip arkadaşlarınız hangi iş üzerinde çalıştığınızı veya hangi işleri bitirdiğinizi takip edebilir.
  • Açtığınız görev kartlarına checklist’ler oluşturabilirsiniz.
  • Planner’a eklediğiniz görevleri kategorize edebilirsiniz.
  • Planner’ın Teams ile entegre olması sayesinde birlikte çalışmanız gereken işlerinizi daha derli toplu yapabilirsiniz. Planner üzerinden başka bir kişiyle görevleriniz hakkında konuşabilirsiniz ve konuşma geçmişiniz Teams içerisinde görebilirsiniz. Aradığınız bilgiye bu sayede daha kolay erişebilirsiniz.
  • Grafik ve istatistiksel veriler alabiliyorsunuz. İşlerinizin ne kadarı başlamamış, hangileri tamamlanmış ne kadarı şu an sürmekte ne kadarının zamanı geçmiş görebiliyorsunuz.
  • Görev değişimi olduğu zaman otomatik olarak görevleri ekleyip kaldırabiliyorsunuz.
  • Birden çok gruba dahil olduğunuzda, Plan görünümüne geçip dahil olduğunuz grupları ve üzerinizdeki işleri görebiliyorsunuz.
  • Excel üzerinden çıktı alarak verilerinizi analiz edebilirsiniz.
  • Bir gruba bağlı birden çok plan oluşturabilirsiniz. Örneğin pazarlama, dijital, tasarım için ayrı veya tek bir panelden görev kartları açabilirsiniz.
  • Görevlerinizi Outlook’taki takviminize entegre ederek e-posta ile bilgi alabilirsiniz.
  • Takvim görünümü sayesinde işlerinizin ilerleme durumunu takip edebilirsiniz.
  • Microsoft Planner, Velocity intranet portalınızla entegre olabildiği için girdiğiniz zaman görevlerinizi buradan da takip edebilirsiniz. (Velocity hakkında detaylı bilgi almak için linke tıklayabilirsiniz.)

microsoftteams-image-8
Görsel 3: Planner Grafik

Planner kullanarak kendinize zaman ayırın

Çalışan verimliliğinin ve motivasyonunun yüksek olduğu çalışma ortamlarında daha verimli ve hızlı sonuçlar elde edebiliyorsunuz. Hem jenerasyon farkı hem de dünyanın geldiği rekabetçi ve yaratıcı ortamda var olabilmenin ve çalışabilmenin ön şartlarından biri haline gelen verimlilik kavramı iş süreçlerinizi anlık, haftalık veya aylık olarak planlamanızı gerektirebilir.

Microsoft Planner ile iş süreçlerinizi planlarken kendinize de ayırabileceğiniz zamanları öngörebiliyor ve planlarınıza göre daha motive çalışma ortamı sağlayabiliyorsunuz.

İş rutininizdeki dağınıklığı bir kenara atın ve Planner’la kendinize dijital bir not defteri oluşturun.

planner_gorsel_5
Görsel 4: Planner zamanlama
Son Yazılar
İletişim

Start typing and press Enter to search