Offıce 365 Gruplarını Adlandırma İlkesi (Namıng Polıcy) 

Kuruluşunuz birçok lokasyonda dağınık şekilde bulunuyor ve siz Teams üzerinden açılmış aynı isimdeki Office365 Grupları yönetirken zorlanıyor musunuz? Örneğin İstanbul lokasyonundaki IT departmanındaki bir çalışan IT adlı bir ekip açarken, Londra’daki IT departmanı da aynı isimli Teams Ekibi oluşturabilir. Adlandırma politikaları, kullanıcılarınızın bulundukları coğrafi bölgeler, departmanlar veya fonksiyonlarını ayırırken aynı zamanda grubu kimin oluşturduğunu tanımlamanıza yardımcı olabilir. Adlandırma politikası ayrıca grupların adres defterinde sınıflandırılmasına yardımcı olur. İstemediğiniz kelimelerin grup adlarında kullanılmasını engellemek için de adlandırma ilkeleri kullanabilirsiniz.

NOT: Adlandırma ilkesi, tüm Office 365 gruplarını kullanan uygulamalarda (Outlook, Microsoft Teams, SharePoint, Planner, Yammer vb.) oluşturulan gruplara uygulanır.  

 

Lisans gereksinimleri 

Office 365 grupları için adlandırma ilkesini kullanmak, Azure Active Directory Premium P1 veya Azure AD Temel EDU lisansına sahip olmanızı  gerektirir ancak Office 365 gruplarına üye olan her kullanıcı için bir lisans atamanızı gerektirmez.   !! TİP: Bu makalede uygulayacağınız adımlarla oluşturulan adlandırma politikaları yalnızca Office 365 gruplarına uygulanır. Exchange üzerinden oluşturuan distribution gruplarına uygulamak için aşağıdakilinki kullanabilirsiniz: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-distribution-groups/create-group-naming-policy  Azure AD adlandırma politikaları oluşturmak iki yöntem ile gerçekleştirilebilir: 

  • Azure AD Yönetim Merkezi ile 

  1. Bir adlandırma politikası uygulamak için öncelikle Azure AD Yönetim Merkezi > Gruplar > Adlandırma İlkesine gelinir. 

 

“Engellenen Sözcükler” sekmesi altında grup açılırken kullanılması istenmeyen sözcükler csv
dosyası olarak hazırlanır ve görselde bulunan 3. maddedeki ilgili alana upload edilir.

  • Bizler örneğimizde “yonetim” ve “ceo” sözcüklerini yasaklı kelimeler olarak belirteceğiz. 

 

1-“Grup Adlandırma İlkesi” sekmesi altında ise prefix(önek) ve suffix(sonek) kuralları yazabileceğimiz alanlar bulunmaktadır. Bunlar manuel olarak yazılabilen dizinler olabilirken aynı zamanda grubu açan kişinin özniteliklerine göre de Azure AD’den ekip oluşturma sırasında çekilebilmektedir.

2-Biz bugün örneğimizde hepsini tanıtabilmek adına uzun bir kural yazacağız. Açılacak her bir Office 365 Grubunun “PEAKUP” dizesi ile başlamasını, ardından grup adından önce oluşturan kişinin departmanının prefix(önek), şehir bilgisinin ise suffix(sonek) olarak eklenmesini isteyeceğiz.

 

  • PowerShell ile 

  1. Aynı işlemlerin PowerShell ile yapılabilmesi için öncelikle Azure AD Preview’n eski sürümü kaldırılıp yenisini yüklemeli, sonra da ilgili modul import edilmelidir.  

Uninstall-Module AzureADPreview  Install-Module AzureADPreview Import-Module AzureADPreview 

  • Bu işlemler sonrasında AzureAD’de oturum açılması gerekir. Aşağıdaki ilgili komutların çalışmasının ardından görünen açılır pencere’ye admin kullanıcısının bilgileriyle oturum açılmalıdır.

Connect-AzureAD 

  1. Aşağıdaki komutlar çalıştırılarak engellenecek sözcükler ve adlandırma ilkesi belirlenir. 

 $Settings = Get-AzureADDirectorySetting | ? {$_.DisplayName -eq “Group.Unified”} $Settings[“PrefixSuffixNamingRequirement”] = “PEAKUP_[Department]_[GroupName]_[StateOrProvince]” $Settings[“CustomBlockedWordsList”] = “yonetim,ceo” Set-AzureADDirectorySetting -Id $Settings.Id –DirectorySetting $Settings  

  1. Uygulanan adlandırılma ilkesi ile ilgili ayarları görüntülemek için aşağıdaki komut kullanılır. 

$Setting = Get-AzureADDirectorySetting -Id (Get-AzureADDirectorySetting | where -Property DisplayName -Value “Group.Unified” -EQ).id $Setting.Value  

Kullanıcı Deneyimi 

Microsoft Teams ekipleri alt yapısında Office 365 gruplarını kullanır. Uyguladığımız bu ilkeler Teams’te ekip açarken uygulanacaktır. Örneğin yasaklı kelimlerimizden biri olan “CEO”yu ekip adına koymak istediğimizde bu kelimenin kullanılamayacağına dair bir uyarı alırken aşağıda da organizasyonumuzun adlandırma politikaları olduğu uyarısını alırız. Politikamız gereği grup adı “PEAKUP_” ile başlar ve ekibi açan kişinin departmanı prefix(önek), şehir bilgisi ise suffix(sonek) şeklinde otomatik olarak eklenir.  

Siz de bu şekilde gruplarınıza isimlendirme politikaları atayabilir, karışıklıkların önüne geçebilir, Teams altyapınızın daha kurumsal ve anlaşılır gözükmesini sağlayabilirsiniz.
Grup isimlerini naming policiy’ile standartlaştırsanız da bir noktadan sonra grupların sayısı yönetilebilir olmaktan çıkarsa grupları arşivleyebilecğinizi unutmayın. Teams’de Bir Ekibi Arşivlemek yazımıza buyurun!