Birleştir (Consolidate)

Farklı Sayfalardaki Verileri Birkaç Tıklama İle Hızlıca Birleştirin!

Bu makalemde İleri Excel eğitimlerimizde anlattığımız konulardan biri olan farklı sayfalardaki verileri tek bir sayfada tek kalemde birleştirmeye yarayan Birleştir özelliğimizden bahsedeceğim.

Birleştir özelliği ile bir Excel belgesinin bir sayfasında bulunan verileri ya da farklı sayfaları içinde bulunan aynı sütun isimlerine sahip olan verileri tek kalemde istediğimiz aritmetiksel işlemi (Toplama, Ortalama, En büyük, Say, Standart Sapma vb.) uygulayarak birleştirebiliriz.

Bu özellik var olan verileri kayıt kayıt alt alta birleştirmeye yaramaz aynı sütuna sahip olan birden çok kaydı tek kalemde ilgili matematiksel işlemi yaparak birleştirmeye yarar.

Bu işlemin fonksiyonlar ile yapılması oldukça zahmetli olduğundan ve verilerde çok fazla fonksiyon olacağından çok kullanışlı değildir bu yüzden Birleştir özelliğini kullanmak çok pratik ve hızlı bir çözümdür.

Birleştir özelliği Veri sekmesinin Veri Araçları grubu içinde bulunur.

Aşağıdaki Excel belgesinde Ocak ayından Haziran ayına kadar olan farklı sayfalardaki A:B aralığındaki verileri Birleştir isimli sayfada tek kalemde birleştirilmek istenmektedir. Bu veriler Satış Temsilcisi ve Satış bilgilerinden oluşmaktadır. Satış Temsilcisi alanı isimleri, Satış değeri ise bu isimlerin yapmış oldukları Satış değerlerini göstermektedir.

Yukarıdaki şekilde de görüldüğü üzere her sayfada aynı türden farklı isim ve Satış değerleri vardır. Bizim amacımız bu sayfalardaki verilerinin hepsini Birleştir isimli sayfada ortak Satış temsilcilerinin adlarını sadece bir kez yazılmasını sağlayarak Satış alanındaki değerleri toplamak veya başka bir matematiksel işlem yapmak olacaktır olacaktır.(Ör. Ortalama, Standat Sapma vb.)

Birleştir Özelliğini Kullanmak:

  1. İlk etapta Birleştir isimli sayfaya geliriz ve A1 hücresine tıklarız.
  2. Daha sonra Veri sekmesinin Veri araçları grubunda Birleştir özelliğimize tıklarız ve aşağıdaki pencerenin açılmasını sağlarız.

  3. Bu pencerede Birleştirme işlemin yaptığımızda uygulamak istediğimiz matematiksel işlemi İşlev kısmından seçeriz.
  4. Daha sonra Başvuru yazan kısma bir kere tıklar ve eğer işlem yapılacak sayfalar bu Excel belgesi içinde ise ki bizim Ocak ayından Haziran ayına kadar tüm sayfalarımız bu belge içinde olduğundan ilk Ocak isimli sayfaya gidip tüm A:B aralığındaki veriyi seçeriz ve Ekle düğmesine tıklayarak sırayla tüm sayfalar için aynı işlemi tekrarlayarak tüm sayfaların Tüm
    Başvurular yazan yere eklenmesini sağlarız. Eğer birleştirme işlemi yapmak istediğimiz sayfalar başka belgeler içinde ise Gözalt diyerek ilgili belgelerin konumlarını gösteririz ve gerekli alanları taratırız.

    Eğer verinin Başlıkları varsa onların çıkması için Üst Satır kutucuğu tıklanır.

    Eğer Satış toplamları yanında Satışı kimlerin yaptığı görüntülenmek isteniyorsa Sol Sütun da seçilir. Ayrıca bu verilere bağlantı yapılmak istenirse Kaynak Veriye Bağlantı Oluştur kutucuğuna tıklanır. Yalnız eğer birleştirilecek veriler aynı sayfa içinde ise Kaynak Veriye Bağlantı Oluştur kutucuğu seçilmez. Ben Üst Satır ve Sol Sütun gelsin istediğim için tıklıyorum.


    Tamam düğmesine tıkladığımda birleştir sayfasında aynı isme Sahip tüm temsilcilerin tek kalemde tüm aylardaki Satış toplamlarını aşağıdaki görebiliriz.

    İşlem olarak topla seçtiğimiz için her temsilcinin tüm aylardaki sayfalardan Satış tutarlarını toplattık. Bu işlemi Etopla fonksiyonu ile de gerçekleştirebiliriz ama bu kadar pratik değildir.

    Eğer Kaynak Veriye Bağlantı Oluştur kutucuğuna tıklayıp Tamam düğmesine tıklasaydık ekran görüntüsü aşağıdaki gibi olacaktır.

    Aşağıdaki gif’de işlemin nasıl yapıldığını görebilirsiniz.

    Örnek 2:

    Aşağıda ekran görüntüsü verilen TÜM YILLAR isimli sayfada Ay ve Gün bilgileri olan bir çapraz tablo vardır. Ayrıca 2015, 2016 ve 2017 yılları bulunan sayfalarda ay ve gün bazlı satışlar bulunmaktadır. Amacımız bu tablolardaki değerleri TÜM YILLAR sayfasında birleştirmek.

Aşağıdaki gif’de bu üç yıldaki verileri TÜM YILLAR isimli sayfada nasıl birleştirdiğimizi görebilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Formüllü Hücreler Hiç Bu Kadar Güvende Olmamıştı

Çoğumuz, formül içeren Excel belgelerimizi  iş arkadaşlarımıza gönderiyor ya da belge üzerinde birlikte çalışıyoruz.  Hayal etmesi bile kötü ama, onlarca formülün olduğu ve binbir zahmetle hazırladığımız  bu sayfalarda bir iş arkadaşınızın yanlışlıkla bazı formülleri sildiğini düşünelim… Hücrelerinizi savunmasız bıraktığınız için, birbirine bağlı formülleriniz ve verileriniz can çekişmeye başlıyorlar!

Bir sürü formüllü hücreyi tek tek seçmek ve korumak güç olabilir. Ama üzülmeyin! Bu makale ile formüllü hücreleri tek hamlede seçip koruma altına alacağız! Artık formüllü hücrelerimiz tam bir Karate Kid! (Yoksa siz Karate Kid’i bilmiyor musunuz?)

3 temel şifreleme işlemi vardır:
Çalışma kitabını şifre ile koruduğumuzda ilgili Excel dosyası şifre ile açılabilir olacaktır. Bu dosyada yalnızca var olan sayfalar üzerinde çalışılabilecek ve yeni sayfalar eklemek mümkün olmayacaktır.
Sayfaları koruma ile de veri girişi, satır silme, sütun silme, sıralama yapma gibi sayfa kullanımını kısıtlayan bir koruma yapılabilir.
Hücre koruma ise isimlendirmeden de anlaşılacağı gibi belirli bir hücre ya da hücreler üzerinde yapılıyor. Tüm hücreleri değil de belirli bir alandaki hücreleri şifrelemeyi, diğer hücrelerde çalışmayı serbest bırakmak istediğimizde başvurduğumuz bir yöntemdir.

Excel’de her hücrenin şifre ile korunabilmesi için bir kilit alt yapısı vardır. Excel’in kilit alt yapısını bir kapının kilit mekanizması gibi düşünebiliriz. Kilit mekanizması olmayan bir kapı kilitlenebilir mi? Tabi ki hayır! Bu kilit alt yapısı default olarak tüm Excel belgelerinde,  tüm hücreler için aktif durumdadır ancak aşağıda açıklayacağımız adımlarla devreye girerler.

Adım 1- Formüllü hücrelerin bulunduğu Excel sayfasındaki tüm hücreleri seçeriz ve sayfaya sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir penceresini açarız. Koruma içindeki Kilitli seçeneğini pasif yaparız.

Adım 2- Giriş sekmesindeki Düzenleme grubundan Bul ve Seç’e tıklayıp açılan listeden Özel Git’i seçeriz. Bu işlem için alternatif kısayol tuşu ise klavyedeki f5 tuşudur. f5 tuşuna bastıktan sonra açılan pencereden Özel.. ‘e tıklarız. Yapılan bu iki işlemde de aynı pencereye gideriz.

Bu pencereden Formüller seçeneğini seçeriz ve bu seçimi yaptıktan sonra listemizde ne kadar formüllü hücre varsa hepsi aynı anda seçili hale gelecektir.

Ardından formüllü hücreler seçiliyken sağ tıklayarak Hücreleri Biçimlendir penceresi tekrarda açarak kilitleri aktif duruma getiririz.

Yalnızca formüllü hücrelerin kilit mekanizması aktif edildiğine göre artık sayfayı şifreleyebiliriz.

Adım 4- Gözden Geçir sekmesinde Koru grubuna geliriz buradan Sayfayı koruyu seçeriz. Açılan pencereden sayfa şifresini yazdıktan sonra koruma işlemi tamamlanmış olacaktır. Bu işlemin ardından sayfamıza uyguladığımız şifrelemeler yalnızca formüllü hücreleri etkilemiş olacaktır.

Bu işlemlerden sonra artık Excel dosyalarınıza, sayfalarınıza ya da hücrelerinize kendilerini koruyacak gücü verebilirsiniz.

Formüllü hücrelerinizi kilitlemek bu kadar kısa ve kolay iken, siz de verilerinizi koruma altına almayı unutmayın!

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Köprülerinizin Mimarı Siz Olun!

Word’de oluşturduğunuz köprülerin istediğiniz gibi gözüksün diye sizce de fazla uğraşmadınız mı? Her Word sayfasında aynı işlemleri tekrarlamak verimliliğimizi düşürür. Bu makalemizde sürekli tekrarlanan olaylardan biri olan köprü biçimini değiştirme işlemini varsayılan ayarlarını değiştirerek otomatik hale getireceğiz.

Bir metninize köprü oluşturduğunuzda metninizin görünümü mavi renkli ve altı çizili olacaktır:

Genelde herkesin yaptığı bir durum olarak Word’de köprü metnini seçip önce yazı tipi rengini değiştirir; sonra da alt çizgisini kaldırarak bu sorunu çözeriz. Bu işlemi her defasında yapmak yerine Microsoftun kullanıcıları için bu tercihleri yapmasına olanak sağlayan yerini keşfedelim.

Word’de yazdığımız yazıya göre çeşitli stiller mevcuttur. Bu stiller, her türlü metin için çeşitli seçeneklere sahiptir. Metninize başlık, konu başlığı, altyazı, köprü görünümünü ve bunun haricinde birçok görünümü stiller penceresinden değiştirebilirsiniz.

Stiller penceresinde Köprü seçeneğinden Değiştir komutuna tıkladığınızda açılan pencerede varsayılan olarak hangi biçimlendirmenin kullanıldığı görebilir ve değiştirebilirsiniz. Yaptığınız değişiklerin ön izlemesini hemen alttaki alanda görebilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; stil kaynağının başlangıçta varsayılan paragraf yazı tipi olarak gelmesidir. Bu kaynağı Akıllı Köprü olarak değiştirmeliyiz.

Word’de bu kadar kolay bir işlemle bu durumu çözüp bu hikayede köprülerin sahibi siz olabilirsiniz. Peki bu durum PowerPoint’te nasıl işliyor? Bildiğiniz üzere PowerPoint, bir sunu tasarlama ve düzenleme programı olduğu için bu şekilde gelişmiş bir stiller alanına sahip değil. Bu yüzden bunu ufak dokunuşlarla istenilen forma sokacağız.

PowerPoint’te köprünüzün normal metin formatında gibi gözükmesi için;

-Bir metin kutusu veya şekil ekleyin.

-Oluşturduğunuz metin kutusuna veya şekle Ekle-> Bağlantı diyerek istediğiniz bağlantıyı ekleyin.

-Köprü eklemek istediğiniz metninizi sadece metin olarak metin kutusunun içine veya şeklin üzerine yazın.

Üzerine köprüyü kaldırdığınız metni koyduğunuzda arka plan sayesinde köprü olmayan metniniz köprü varmış gibi gözükecektir.

 

Bir başka seçenek olarak köprü eklenen metin seçilerek Giriş sekmesi-> Yazı Tipi grubundan köşedeki çeltiğe tıkladığınızda açılan pencereden alt çizgi ayarını Yok yerine Var yapıp rengini slaytın arka plan rengi yaparsanız alt çizgi yokmuş gibi görünecektir. Rengini de anahat görünümünden değiştirebilirsiniz.

İşimizi yaparken mutlaka bir web sitesini kaynak olarak göstermiş veyahut istediğimiz web sitesine gidilmesi için köprü oluşturmuşuzdur. Biz burada bu işler için sıkıntı olan köprü olduğunu adeta bağıran köprü biçimini nasıl değiştirebileceğimizi konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Özel Biçimlendirme kodlarının en faydalı kullanımları!

Merhaba,

Bu makalemde Excel’de özel biçimlendirme kodları ile verilerimizi nasıl farklı şekillerde gösterebileceğimizi anlatacağım.

Excel’de verilerimizi farklı bir şekilde göstermek için Hücreleri Biçimlendir’i kullanırız. Excel’in Giriş sekmesinin Sayı grubunda hücre içeriklerimizi Sayı, Tarih, % Yüzde, Para birimi, Ondalık vb. şeklinde gösterebileceğimiz hazır biçimlendirme formatları vardır.


Ancak bazen verilerimize farklı şekillerde görmek için farklı biçimlendirmeler uygulamak isteriz o zaman bu biçimlendirme kodlarını bizim yazmamız gerekir. Böyle durumlarda herhangi bir Excel hücresinde sağ tıklayınca Hücreleri Biçimlendir’i seçersek açılan pencereden isteğe uyarlanmış kendi biçimlendirme kodlarımızı kullanabiliriz.


Veya aşağıdaki gibi sayı grubunun sağ kösesinde ki işaretine tıklayınca da Hücreleri Biçimlendir penceresini açabiliriz. Ya da CTRL+1 kısayolu ile de Hücreleri Biçimlendir penceresini açabilirsiniz.


İsteğe uyarlanmış biçimlendirmede hücrenin içeriği değişmez yalnızca görünen formatı değişir. Özellikle sayısal değerlerini yuvarlanmasında bu durum sizleri yanıltmasın. Excel hücrenin orijinal değerini arka planda tutar ama görseldeki değer yuvarlatıldığından farklı görünebilir. Özellikle hesaplamalarda Excel hücrenin gerçek değerini baz alır.

Özellikle biçimlendirme kodlarında ağırlıklı olarak aşağıdaki karakterler kullanılır;

  • Sayısal değerler için # ve 0 (Sıfır) karakterleri
  • Metinsel değerler için @ karakteri
  • Mtinler çift tırnaklar içinde yazılır. Ör. # “adet”
    gibi.
  • Renkler için Kırmızı, Yeşil, Sarı, Mavi vs. İngilizce ise Red, Green, Yellow, Blue gibi.
  • Tarih Saat değerleri için g,a,y,s,d,n (Gün,Ay,Yıl,Saat,Dakika,Saniye) karakterleri kullanılır. Office İngilizce kullanılıyor ise d,m,y,h,m,s karakterleri kullanılır.

Aşağıdaki tabloda, Giriş sekmesinin Sayı grubunda bulunan kullanılabilir sayı biçimlerinin özeti verilmektedir.

Biçim Açıklama
Genel Bir sayı yazdığınızda Excel’in uyguladığı varsayılan sayı biçimi. Genel biçim ile biçimlendirilmiş sayılar, çoğunlukla tam olarak yazdığınız biçimde görüntülenir. Ancak hücre, sayının tamamını gösterebilecek genişlikte değilse, Genel biçimi ondalık sayıları yuvarlar. Genel sayı biçimi ayrıca, büyük sayılar (12 veya daha çok basamaktan oluşan) için bilimsel (üslü) gösterim kullanır.
Sayı Sayıların genel görüntülenişi için kullanılır. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Para birimi Genel para değerleri için kullanılır ve sayılarla varsayılan para birimi simgesini görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Finansal Bu da para değerleri için kullanılır ancak, bir sütundaki para birimi simgelerini ve sayıların ondalık hanelerini hizalar.
Tarih Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre tarih değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan tarih biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Saat Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre saat değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan saat biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Yüzde Hücre değerini 100’le çarpar ve sonucu yüzde simgesiyle (%) görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Kesir Sayıyı, belirlediğiniz kesir türüne göre kesir olarak görüntüler.
Bilimsel Sayıyı, sayının bir kısmının yerine E+n kullanarak üslü gösterimle görüntüler. Burada E (Üs), kendinden önceki sayıyı 10 üssü n ile çarpar. Örneğin 2 ondalık basamaklı Bilimsel biçimi, 12345678901 sayısını, 1,23 çarpı 10 üssü 10 anlamına gelen 1,23E+10 olarak görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Metin Hücre içeriğini metin olarak kabul eder ve sayı yazdığınızda bile içeriği tam olarak yazdığınız gibi görüntüler.
Özel Sayıyı; posta kodu, telefon numarası veya Sosyal Güvenlik numarası olarak görüntüler.
Özel Var olan bir sayı biçimi kod kopyasını değiştirmenize olanak sağlar. Sayı biçim kodları listesine eklenen özel sayı biçimi oluşturmak için bu biçimi kullanın. 200 ve 250 özel sayı biçimleri arasındaki, bilgisayarınızda yüklü Excel’in dil sürümüne bağlı olarak ekleyebilirsiniz.

Şimdi aşağıdaki birçok örnek ile konumuzu iyice pekiştirelim.

1- Değerleri % Formata Dönüştürme

  • % işareti sayıyı yüzdeye çevirir, virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0% olarak yazmalısınız.

2- Virgülden Sonra Gösterilecek Basamak Sayısı

  • Virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


  • Virgülden sonra 0 (sıfır) koymadık sayıyı yuvarlayarak tek basamaklı değer yazdı.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0 olarak yazmalısınız.

3- Bindelik Ayracı

  • #.##0 her binlik dilimde bindelik ayracı kullan.


Not: Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0 olarak yazmalısınız.

  • _) Büyük rakamların tamamını sığdırmak için hücre genişliğini arttırır.


  • Formatın soluna gelen her bir . (nokta) işareti sayıdan üç sıfır atar. iki nokta koyar isek altı sıfır atmış oluruz.


Not 1 : Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0,, olarak yazmalısınız.

Not 2 : Burada sayıyı bölmüyoruz görsel olarak sıfır atılmış halini görüyoruz.

4- Sayının Yanına Text Yazma (10 Adet, 100 Milyon Gibi)

  • Tırnak işareti ile sayının yanına metin, birim yazabiliriz.


Not: Sayının yanında metin olması matematiksel işlem yapmamızı engellemez.

5- Sayının Soluna Sıfır Getirme

  • Her bir sıfır girilen rakamın soluna getirilerek rakamı sıfır sayısı dolacak şekilde tamamlar.


6- Pozitif, Negatif Sayılar ve Sıfır’ın Biçimlendirilmesi

  • Formatın başına köşeli parantez ile getireceğimiz renk adları değeri renklendirir.

3 koşullu renklendirme yapalım. Bunun için hücre formatı önüne köşeli parantez içinde renk adı girilmeli.


7- Belli Bir Koşula Bağlı Biçimlendirme

  • [<30][green]0;[>30][blue]0;”-“30 dan küçük ise yeşil, büyük ise mavi, 30 ise “-” olsun.


8- Tarih Gösterimi

  • Eğer Ingilizce Excel kullanıyorsanız tarih formülleri için

g (gün) yerine d (day)

a (ay) yerine m (month) yazmalısınız.

y yıl ve year ayni harfle başladığı için değişiklik yapmanıza gerek yok.


9- Diğer Biçimlendirmeler

  • @ işareti hücre içindeki değeri simgeler, * işareti bir sonra gelen karakteri hücre genişliği kadar yaz anlamına gelir.


  • 0 (sıfır) sayısı ile kaç basamak sonrası ayıracağımızı belirttik, –ile de ayraç tipini koyduk.


Not: Hücreleri metin biçimine getirerek de istediğimiz birimi rakamın yanına yazabiliriz. Ancak metin biçimindeki hücreler üzerinde toplam, çıkarma gibi sayısal işlemler yapamayız.

Yukardaki örneklerden anlaşılacağı üzere Hücre Biçimlendirme kodları hücrelerin gerçek değerlerini değiştirmez sadece farklı bir şekilde görüntülenmesini sağlar.
Bir başka makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

PivotTable Hesaplanmış Alan Ekleme

Merhaba,

Bu makalemizde İleri Excel eğitimizde en çok üstünde durduğumuz konu olan PivotTable’a nasıl Hesaplanmış Alan (Calculated Field) ekliyoruz hep birlikte örnekleriyle birlikte görelim.

Hesaplanmış Alan/Calculated Field Ekleme

Excel’de ana veride var olan alanları kullanarak yeni alanları hesaplamak mümkün. Bunun için PivotTable’nın Hesaplanmış Alan Ekleme özelliğini kullanıyoruz. Hesaplanmış alan ekleyerek ana veride yeni hesaplamalar yapmadan PivotTable üzerinde sanal olarak matematiksel işlemleri kolaylıkla yapabileceğimiz alanları ekleyebiliyoruz.

Hemen konuyu daha derinleştirmek için örneğimize başlayalım.

Aşağıdaki tablodan bir PivotTable yapıyoruz.


Ürün bilgisi Satır alanına Satış Tutarı bilgisi de Değerler alanına atıyoruz.


Aşağıdaki gibi bir Pivot elde ettik.


Yukarıdaki PivotTable’da bizim yapmak istediğimiz hesaplama ise Satış Tutarının %18’ni hesaplamak. Bunun için ana veride Satış Tutarının %18’i hesaplanmamış, bu işlemi PivotTable üzerinden yaparak ana veride herhangi bir veri büyümesinin de önüne geçmiş oluyoruz.

Özet Tablo üzerinde iken menüde aktif olan PivotTable araçlarına/PivotTable Tools gidiyoruz ve Çözümle sekmesinin Hesaplamlar grubundan Alanlar/Öğeler ve Kümeler yazan yerden Hesaplanmış Alan/Calculated Field komutuna tıklıyoruz.


Hesaplanmış Alan komutuna tıklayınca aşağıdaki gibi Hesaplanmış Alan Ekle penceresi açılıyor.


Açılan bu pencerede Ad yazan yere alanımıza vermek istediğimiz ismi giriyoruz. Biz KDV adını vereceğiz.

Formül yazan yere de 0 değerini silip Satış Tutarı ifadesine çift tıklayarak bu değerin burada yazılmasını sağlıyoruz daha sonra bu ifadeyi 0,18 değeri ile çarpıyoruz ve Ekle düğmesine tıklayarak alanımızı ekliyoruz.


KDV baslığı adında bir hesaplanmış alan eklenmiş oldu.

Ve PivotTable aşağıdaki gibi hesaplanmış alanımızı kullanabiliyoruz.


Yapılan işlemi aşağıdaki gif’den detaylıca izleyebilirsiniz.

Hesaplanmış alanda formülü güncelleme:

1. Ayni şekilde PivotTable araçlarına/PivotTable Tools gidelim ve seçenekler tabından Hesaplanmış Alan/Calculated Field komutuna tıklayalım.

2. Ad listesinden düzenlemek istediğimiz hesaplanmış alan adını seçelim.

3. Değişiklikleri yaptıktan sonra Değiştir tuşuna ardından da Tamam’a
basalım.


KDV alanını seçtikten sonra aşağıdaki gibi formül gelecektir. Formülü %8 olarak güncelledikten sonra Değiştir düğmesine tıklayarak formülü değiştirmiş olduk.


Hesaplanmış alanı silme:

1.Ayni şekilde PivotTable Araçlarına/PivotTable Tools gidelim ve seçenekler tabından Hesaplanmış Alan/Calculated Field komutuna tıklayalım.

2.Ad listesinden silmek istediğimiz hesaplanmış alan adını seçelim.

3. Sil komutuna tıklayalım.

Görüldüğü gibi PivotTable ile ana veride olmadığı halde PivotTable ile yeni alanlar oluşturmak çok kolay bir işlem. Bu sayede Pivot’u yaptığımız tablodaki verilerimiz hiç büyümeden daha karmaşık hesaplamaları kolaylıkla yapabileceğiz.

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Ufkunuzu 2 Katına Çıkarma Vaadi: Düşeyara’yı [aralık_bak]= 1 Yazarak Kullanmayı Öğrenin!

Belirtilmesi gereken aralıklar için uzun uzun İç İçe Eğerler yazmaktan sıkılıp Düşeyara kullanmayı denediniz mi?

İK departmanında çalışan biri olarak kişilerin çalıştıkları yıllara göre izin günleri sayısını bulma görevi size kalmış olabilir. Ürünleri belirli aralıklara göre sınıflandırmanız istenmiş olabilir. Sizden önce gelenler belki de bunu Doğu Ekspresi yolu kadar uzun iç içe eğerlerle çözüyorlardı. Buna karşılık siz “Yok mu bunun daha pratik, hızlı bir yolu?” dediyseniz, bizdensiniz! Pratik bir yolu var gerçekten, gelin birlikte bakalım.

Düşeyara’yı bu ana kadar bir değerin aynısını listede bulmak için mi kullandınız? Zaten metin arıyorsanız böyle kullanmak doğru bir yaklaşımdır. Peki sayılara, belirlenen aralıklarlara göre istenen değerleri atamak için Düşeyara kullanabileceğimizi biliyor muydunuz? Gelin bu özelliğe bir örnekle değinelim.

Elimizde araç parçalarına göre arıza gerçekleşme oranlarının olduğu bir listemiz var. Bu listemizdeki oranların sağ tarafta gösterilen risk grubu aralıklarına göre adlandırılması ve daha sonra bir sorgulama alanında yazılan değerin hangi risk grubuna ait olduğu bulunması isteniyor.

İkinci adımda Düşeyara yapabileceğimiz aklımıza hemen gelmiştir. İlk adım için listeye Risk Grubu sütunu eklediğimizde bu sütundaki verileri oluşturmak için iç içe eğer mi yazacağız? Vakti verimli kullanmak adına bu işi Düşeyara yazarak hiç yıpranmadan halledebiliriz.

Düşeyara’da aralık bak kısmına 1 yazdığımızda Düşeyara yaklaşık eşleme yapacaktır. Değerin aynısını bulamasa bile, çalışma mantığı gereği, ona en yakın taban değerine karşılık gelen aralığa ait kategoriyi getirecektir. Burada önemli olan ölçütleri Düşeyara fonksiyonunu kullanabilecek görünüme getirmek ve taban değerlerini küçükten büyüğe sıralamaktır. Sıralama yaparak değerlerin başka bir aralığa gitmesini engellemiş oluruz.

Ölçütlerimizi tekrar düzenleyerek bu problemimizi çözmeye başlayalım. Grup tabanları başlığı altına grupların değer aralıklarının tabanlarını yazalım. Bu taban değerlerini Düşeyara yapabilmemiz için risk grupları başlığının sol tarafına yazmamız gerekir. Bu sayede taban değerine bakarak oranı bir risk grubuna atayabilir. Son olarak sıralama işlemini yaparız.

Başlangıç olarak fonksiyonu C3 hücresine yazalım. Aradığımız değer parçanın arıza oranı yani b3 hücresi, aradığımız tablo kategori ve grup tabanlarının olduğu tablo, değerini yazacağı alan risk gruplarının yazılı olduğu 2.sütun ve en önemli kısım aralık bak kısmı 1 veya doğru. Bu fonksiyonu aşağıya çektiğimizde her oranın bir risk grubuna ait olduğunu görebilirsiniz. İkinci adım için zaten her zamanki gibi düşey ara yapacağımızı yukarıda söylemiştik.

Ne kadar kolay olduğunu fark ettiniz mi? Artık bu yöntemi kullanmayı seçtiğinizde ölçüt listenizi tamamen silmediğiniz müddetçe tekrar fonksiyonları düzenlemek zorunda kalmayacak bu şekilde fazladan efor sarf etmenize gerek kalmamış olacak. Şimdi artan zaman sizin!

Bir sonraki makalemizde görüşünceye kadar hoşça kalın.

Koşullu Biçimlendirme ile Tüm Satırınızı Farkedilir Hale Getirin!

Koşullu Biçimlendirme’de bir koşula göre hücrelerinizi hazır şablonlar kullanarak kolayca biçimlendirebilirsiniz. Mevcut olmayan biçimler için ise yeni biçimlendirme kuralı oluşturmanız gerekir. Tüm satırı biçimlendirme işlemi de hazır şablonlarda bulunmadığı için yeni kural oluşturulmalıdır. Bu işlem ile verilerin fazla olduğu listelerde satırın ilk hücresinden son hücresine kadar biçimlendirme yapılacağından o satırın bir değerine bakılmak istendiğinde hangi satırda olduğu gibi kargaşaların kolayca önüne geçilir.

Şimdi Excel Eğitimlerimizde de anlattığımız  Koşullu Biçimlendirme ile tüm satırı biçimlendirme işlemini verilerin fazla olduğu ve aranan ürünün hangi firmalarca üretildiğini gösteren bir örnek ile inceleyelim.

1.Adım: B sütununda ürün adlarının, H sütununda ise Üretici Firmaların bulunduğu listeyi seçtikten sonra Giriş sekmesinin altında bulunan Stiller grubundan Koşullu Biçimlendirme’yi ve ardından ise “Yeni Kural”ı seçiyoruz.

2.Adım: Açılan pencereden “Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan” seçeneği ile ilgili alana formül yazarak işlem gerçekleştirilmelidir. Listede ürün adları B sütununda bulunmaktadır ve ürün sütununda “Atkı” ürününün bulunduğu satırları biçimlendirmek için B sütununu içeren uygun formülü yazıyoruz. Sabitleme işlemiyle hem sütun hem satır için $ işareti gelmektedir. Biçimlendirmenin tüm satırlarda kontrol edilmesi için sütunun sabitleme işaretini sabit tutup satırın işaretini kaldırıyoruz.

3.Adım: Biçimlendirme butonuyla da formülün doğru olduğu satırlara uygulanacak olan biçimler seçilir. Örneğimizde; dolgusunu turuncu, yazı tipini ise beyaz ve kalın olarak seçelim.

4.Adım: Tamam’a tıklayıp ilerledikten sonra Koşullu Biçimlendirme satırlara uygulanacaktır.

Siz de verilerinizin fazla olduğu çalışma sayfalarınızda aynı satırdaki bilgilere erişmekte zorluk yaşıyorsanız, satır sütun adlarına her seferinde tekrar bakmak zorunda kalıyorsanız, görselliğe önem verip daha dikkat çekici olmasını istiyorsanızsanız Koşullu Biçimlendirme ile tüm satırı biçimlendirmek işinize çok yarayacaktır.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

Excel’de ki 3 Joker (Wildcard) Karakter

Yıldız (*), Soru İşareti (?) ve Tilda (~)

Merhaba,

Bu yazımızda, Excel eğitimlerimizde filtreleme işlemlerinde ve fonksiyonlarda özellikle anlattığımız çok kullanışlı olan joker karakterler (Wildcard) hakkında sizleri bilgilendireceğim.

Joker Karakter Nedir?

Bir ifadenin nasıl yazıldığını tam olarak hatırlamadığınız veya bir ifade içinde daha özel bir arama yapmak istediğimizde aradığımız değerleri bulmak için kullandığımız karakterlere Joker karakterler denir.
Joker karakterler metinde bilinmeyen karakterlerin yerine geçebilen özel karakterlerdir ve birbirine benzeyen ancak aynı olmayan verilere sahip birden çok öğeyi bulmak için kullanılırlar.

Excel’de kullanılabilecek üç farklı joker karakter var ve bunların her birinin farklı bir özelliği vardır.

Bu Joker karakterler: Yıldız işareti (*), Soru işareti (?) ve Tilda (~) işaretleridir.

Şimdi bu işaretlerin her birini örnekler ile detaylıca inceleyelim.

1.Yıldız Karakteri (*)

Yıldız (*) karakteri en çok kullanılan karakterdir. Bu karakterimiz farklı birçok program ve sistemde de kullanılabilir. Örneğin Windows, Sap, Access vb.

Yıldız joker karakteri, bir karakterden fazla herhangi bir metni temsil eder.

Örneğin;

Ca* ifadesinde * karakteri; Ca ile başlayan metin uzunluğu fark etmeyen her şey olabilir anlamına gelir. Can, Canan, Cansu, Canlı, Canavar gibi birçok kelimeyi temsil edebilir.

*Ca ifadesi ise; Ca ifadesi öncesinde hangi karakterlerin olduğu ve ne kadar uzunlukta olduğu önemli değil, sonu Ca ile biten bütün kelimeleri temsili eder. Örneğin Almanca, Kanca, Kolayca, Onlarca vb.

Yıldız (*) işaretinin nasıl kullanıldığını bir filtreleme işlemi üzerinde görelim.

Aşağıdaki gibi Ad Soyadlardan oluşan bir verimiz var, amacımız bu veri üzerinde adı Ahmet olan kayıtları filtrelemek istiyoruz.

Önce verimize Filtre uyguluyoruz.

    

Daha sonrasına açılan pencerede Arama kısmına Ahmet* ifadesini yazıyoruz.


Tamam düğmesine tıkladığımızda, listemiz artık Ahmet ile başlayan tüm kayıtlara göre filtreleniyor.


Filterimizi A* diye değiştirirsek bu seferde A karakteri ile başlayan tüm isimler listelenecektir.

Ya da *ka* gibi bir ifade yazarsak içinde ka ifadesi geçen bütün isimler listelenecektir.

2. Soru İşareti Karakteri (?)

Soru işareti joker karakteri herhangi sadece bir karakterin yerini alır. Özellikle daha spesifik aramalarda kullanılır.

Bu karakteri kullandığımız zaman ifadelerin metin uzunluğunda bir sınırlama söz konusudur, yani ifadeler * karakteri gibi sonsuz uzunlukta olmazlar.

Örneğin;

Can?? ifadesinde bu kelimenin toplamda beş karakter ile sınırlı olduğu son iki karakterinin herhangi bir karakter olabileceği anlamına gelir. Bu kelimeler Canan, Cansu, Caner, Canlı gibi olabilir ama Candan olmaz çünkü Candan beş karakterden fazladır.

Yukarıdaki örneği aşağıdaki gibi bir filtreleme işleminde görelim.

    

Daha sonra Arama kısmına Can?? İfadesini yazalım ve Tamam düğmesine tıklayalım.

Ve sonuç olarak aşağıdaki gibi filtrelemenin yapıldığını görebiliriz.


3. Tilda İşareti Karakteri (~)

Excel, yıldız işareti ve soru işaretini varsayılan olarak joker karakter olarak algılar, bu tür karakterlerin aslında ifademizin bir parçası olduğu durumlarda olabilir. Bu sebepten dolayı Excel’in bunu ayırt etmesi için Tilda karakterlerini kullanırız.

Bazı durumlarda yıldız işareti ve soru işareti karakterlerini Excel’in joker karakter olarak algılamamasını isteriz. Örneğin veriler içinde ? karakteri olabilir veya * karakteri olabilir bunu joker karakter olarak algılamasın diye başına bir Tilda işareti yerleştiririz.

Örneğin bizler aşağıdaki tabloda Monitör* yazan ifadeleri filtreleyelim. Bunun için Monitör* yazarsak bu Monitör kelimesi ile başlayan sonrası herhangi bir karakter olabilir anlamına gelen her şey olabilir. Burada Monitör? İfadesi de gelir, Monitör ifadesi de gelir bu bizim istediğimiz bir durum değildir.

Önce verimize filtre işlemini uygulayalım.

    

Daha sonra filtre penceresinin Arama kısmına Monitör~* ifadesini yazalım. Bu ifade de * işaretinin başına ~ işaretini koyduğumuz için * karakteri Excel tarafından joker karakter olarak algılanmayacaktır ve gerekli filtreleme işlemi yapılacaktır.


Sonuç olarak aşağıdaki sadece iki adet kayıt filtrelenecektir.


Fonksiyonlarda Joker Karakterleri Kullanma

Excel’de verileri filtrelemek ve bulmak için joker karakterler kullanılıyor ama asıl önemli kullanım yerlerinden biride fonksiyonlar. Örneğin Düşeyara kullanıyorsanız aradığınız değer ile tablodaki değerlerin birebir eşleşmesi gerekmektedir. Ancak bazı durumlarda bu olmayabilir. Örneğin kayıtların sonunda boşluk karakteri varsa birebir eşleşme olmayacaktır.

Joker karakterlerini EğerSay, ÇokEğerSay, ETopla, ÇokEtopla, EğerOrtalama, ÇokEğerOrtalama, Ara, YatayAra, DüşeyAra, VSeçTopla vb. birçok fonksiyonda kullanabiliriz.

Bu durumu bir örnek üzerinden anlatalım. Düşeyara ile alakalı bir örnek yapalım.

Aşağıdaki A:B aralığındaki tablolun A sütununda İlçe/İl şeklinde yazmaktadır.

Bizlerin elinde sadece ilçe listesi olsun ve bu kayıtları A:B aralığından çekmek isteyelim.


Bunun için E2 hücresine DüşeyAra fonksiyonunu uygulayacağız.


Fakat sonuç gelmeyecektir çünkü birebir bir eşleşme gerçekleşmedi.

Bizim istediğimiz olay Şişli ifadesi ile başlayan A:B aralığındaki ilk değeri bulmak.

Bunun için iki yöntem vardır.

  1. Doğrudan * karakterini D2 hücresindeki Şişli ifadesinin sağına yazmak.


  2. Diğer yöntem ise ki bu daha kullanışlıdır, * karakterini fonksiyon içine yazmaktır. Bunun için fonksiyonu aşağıdaki gibi değiştiriyoruz.


    Ve sonuç itibari ile aşağıdaki gibi görüyoruz.


    Yukarıdaki örneklerde görüldüğü üzere Joker karakterler gerek filtreleme de gerekse fonksiyonlarda kullanılması çok avantajlıdır.

    Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.