FORMS UYGULAMASINI TANIYINCA ÇOK SEVECEKSİNİZ

 In Microsoft Office

Teknolojinin ofis süreçlerinize dahil olmasıyla, kağıtla işleyen formalitelerden uzaklaşmak kaçınılmaz oluyor. Dolayısıyla teknolojiyle birlikte gelen kâğıttan uzaklaşma süreci çoğu işinizi dijital ortamda yapabilmeyi beraberinde getiriyor. Peki siz çalışma alanlarınıza teknolojiyi nasıl dahil ediyorsunuz?

İş süreçlerinizde hız ve verimlilik her şeyin başında geliyor. Şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlamak, takip ve analiz edebilmek ise stratejilerinizi belirlemede önemli bir rol oynuyor. Şüphesiz ki anketler, müşteri memnuniyetini ölçmek, ürünleriniz özelinde sorular göndermek, müşterilerinizin hangi konularda memnun veya memnun olmadıklarını, istek ve taleplerini öğrenmek için en iyi yollardan biridir. Anket sonuçları, iş stratejilerinizi müşterilerinizden gelen dönüşlere göre şekillendirmek ve gelişim sağlamak için size oldukça faydalı bir yol haritası çıkaracaktır.  Anketler sadece müşterileriniz için değil, çalışanlarınızın memnuniyeti hakkında bilgi sahibi olmak için şirket içinde kolayca uygulayabileceğiniz birer geri bildirim araçlarıdır. Böylece çalışanlarınızın dönüşlerine göre mutsuz oldukları koşulları analiz ederek iyileştirme sürecine girebilirsiniz. Dolayısıyla çalışanlarınız için doğru çalışma koşulları oluşturarak hız ve verimliliklerini, şirkete bağlılıklarını da arttırabilirsiniz.

Çoğu şirket için anket hazırlama ve yayma süreçleri uzun ve zor olabiliyor. Anket hazırlamak, dağıtmak, cevapları toplamak, analiz etmek gibi süreçler uzun ve karmaşıklaşabiliyor. Peki siz anket ve test süreçlerinizi nasıl yapıyorsunuz? Bu noktada daha kolay, hızlı ve ücretsiz bir şekilde yapabileceğiniz Microsoft Forms ile tanışmak isteyebilirsiniz. Forms sayesinde kendi formunuzu hazırlayabiliyor, en doğru ve hızlı analizleri yapabiliyorsunuz.

OFFICE 365 UYGULAMARIYLA GELEN KOLAYLIK: MICROSOFT FORMS 

Microsoft Forms, Office 365 paketleriyle gelen ücretsiz ürünlerden bir tanesi. Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 ve E5 lisansları gibi paketlere sahip olan herkes Forms uygulamasını kullanabilir ve birkaç kolay adımda anket veya test formları oluşturabilir.

Nasıl kullanılır? 

Microsoft Forms adresi üzerinden girerek Yeni Form ya da Yeni Test’e tıklayarak formunuzu oluşturmaya başlayabilirsiniz.

forms-1
Görsel 1: Yeni Form, Yeni Test

Formunuzu düzenlemek için:

  • Forma Başlık ekleyin.
  • Eklemek istediğiniz soru biçimlerini seçin. (Çoktan seçmeli, uzun yanıtlı, tarihli, sıralamalı sorular sorabilir, derecelendirme yapabilirsiniz.)
  • Tasarımınızı değiştirebilirsiniz. (Temanızı, görsellerinizi masa üstünüzden seçebilir veya Forms içerisindeki temaları kullanabilirsiniz.)
  • Oluşturduğunuz formu ön izleme yaparak görebilir ayrıca telefonda da nasıl görüneceğine bakabilirsiniz.
  • Formunuzu şirket içi veya şirket dışı e-posta, QR kod ve benzeri birçok yöntemle paylaşabilirsiniz.

İsterseniz aşağıda yer alan gelişmiş ayarlarla formlarınızı özelleştirebilirsiniz.

  • Soruların ve şıkların yerlerini karıştırabilirsiniz.
  • Seçilen cevaba göre değişen yanıtlar belirleyebilirsiniz.
  • Gelen yanıtları anında görebilir ve grafikler üzerinden analiz edebilirsiniz.
  • Bir anket doldurulduğunuzda e-posta bildirimleri alabilirsiniz.
  • Anket sonuçlarını Excel çıktısı olarak alabilirsiniz.
  • Anketlerde birden fazla kişiyle birlikte çalışabilirsiniz.

Daha birçok özellikle hızlı ve kolay bir şekilde yeni bir anket veya test formları oluşturabilirsiniz.

HIZLI VE KOLAY BİR ŞEKİLDE ANKET OLUŞTURUN

İş yerlerinizde değerlendirme formları oluşturmak göründüğü kadar basit olamayabilir. Oluşturulan formların saklanması oldukça önem taşırken, tekrar bakmak istediğinizde bulunması veya kâğıt üzerinden yapılan değerlendirmelerin kaybolması durumunda sıkıntılı zamanlar yaşayabilirsiniz.  Sonuçların uzun süren raporlanma süreçleri gibi durumlarla karşılaşabiliyorsunuz ve bu uzun süre verimlilik kaybına yol açabiliyor. Microsoft Forms ile kolay ve hızlı bir şekilde, doğru hedef kitleye hazırladığınız anketleri gönderebilir ve analiz edebilirsiniz.

forms-2
Görsel 2: Form Sorular

ANKETİNİZİ DİLEDİĞİNİZ GİBİ ŞEKİLLENDİRİN

Örneğin müşterileriniz için ürün memnuniyeti ile ilgili bir anket hazırlıyorsunuz.  Sorunuzu seçebilir, cevap biçimine karar verebilirsiniz. İster çoktan seçmeli, isterseniz yoruma açık bırakabilirsiniz. Yapacağınız testte neler olması gerektiğine siz karar verebilir, belirlediğiniz puan sistemiyle göndermek istediğiniz hedef kitleye formunuzu yollayabilirsiniz.

ANKETİNİZİ KOLAYCA İLETİN

Şirket içinde bir anket yapmak istiyorsanız çalışanlarınız özelinde form oluşturabilirsiniz. Şirket dışı bir form oluşturduğunuzda seçtiğiniz mail adreslerine link ile iletebilirsiniz. (Şirket dışına gönderdiğiniz anketi Office 365 lisansı olmayan kişiler de doldurabilir.)

forms-3
Görsel 3: Tema
forms-4
Görsel 4: Forms Sorular
forms-5
Görsel 5: Forms Yanıtlar

TÜM SEKTÖRLER İÇİN MICROSOFT FORMS

Sadece şirketler değil üniversiteler, kafeler, psikologlar, anketörler gibi daha birçok alan için de Microsoft Forms ile anket ve testlerinizi oluşturabilirsiniz. Bir marketing departmanı müşteri memnuniyeti özelinde anket hazırlayabilir. Bu sayede müşterilerinizden hızlı dönüşler alabilir ve pazarlama stratejilerinizi müşterilerinizin isteklerine göre belirleyebilirsiniz.

Üniversitelerde akademisyenler veya öğrenciler için hazırlanan anket veya testlerle hızlı bir şekilde sonuç alınabilir. Çoktan seçmeli sınav sistemini, hazırladığınız form üzerinden dijitale taşıyabilirsiniz. Soruların ve şıkların yerlerini değiştirerek hazırlayabileceğiniz testte, daha doğru sonuçlar elde edebilirsiniz. Böylelikle uzun süren sınav kağıtlarını okuma sürecini aşmış olursunuz.

ANKETLERİNİZİ ONEDRIVE ÜZERİNDEN HAZIRLAYIN

Microsoft Forms üzerinden anket veya test hazırlayabildiğiniz gibi OneDrive üzerinden de formlarınızı oluşturabildiğinizi biliyor muydunuz? Ayrıca OneDrive üzerinden hazırladığınız anketinizi sürekli saklayabilirsiniz. OneDrive sayesinde verilerinizi çalışmak için excel’de açabilir ve anketinize eklemeler geldiğinde manuel müdahale etmeden yeni verilere ulaşabilirsiniz. OneDrive üzerinden hazırladığınız test veya anketlerin sağladığı diğer bir avantaj ise çoklu çalışma imkânı sağlamasıdır. Dolayısıyla OneDrive’nızda kayıtlı olan excel’in linkini yöneticinizle paylaşarak takip etmesini sağlayabilir ya da diğer bir kişiyle de paylaşarak üzerinde birlikte çalışabilirsiniz. Böylece formunuza eklenen her yeni veri için bir rapor paylaşmak zorunda kalmazsınız. Ayrıca hazırladığınız formu Power BI uygulamasından da açabilir ve anket verilerinizi görselleştirebilirsiniz. Normal süreçlerde Power BI raporu hazırlamak için ilgili kişiye gidip, gelen verileri raporlamasını isteyebilirken, Forms üzerinden hazırladığınız anketi Power BI üzerinden açabildiğiniz için aracı bir kişiye gerek kalmadan raporunuzu görebilirsiniz.

forms_6
Görsel 6: Forms OneDrive
forms-7
Görsel 7: Forms Yanıtlar Excel görünümü

OneDrive hakkında detaylı bilgi almak için önceki yazılarımızı okuyabilirsiniz.

ANKETLERDE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU’NA NE KADAR HAKİMSİNİZ?

Türkiye’de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre (KVKK), kanun ile belirlenmiş ve teknoloji ile olağan yaşamın getirilerine bağlı olarak genişletilebilir olduğu düşüncesiyle kısıt konulmamış olan kişisel veri tanımı çerçevesinde, bu verilerin işlenmesi belirli ilke ve şartlara bağlı oluyor. Kanunun öngördüğü belki de en temel şart olan kişinin verisinin işlenmesi için, rıza vermesi/veri işlemesi yapan tarafın kişinin rızasının alınmasını, kanuna uygunluk sağlanabilmesinin ilk koşulu olarak önümüze çıkarıyor. Peki Türkiye’de ve dünyada birçok şirketin yaptığı hatalardan birinin ne olduğunu biliyor musunuz?  Şirketinize iş görüşmesi için gelen bir adayın iznini almadan CV’sini çoğaltmak, ekip içi veya ilintili işlerle ilgili olarak ekip dışına da taşabilecek hallerde bir başka departmanla paylaşmak, görüşme sonrasında da yine adayın rızası alınmadan CV’yi muhafaza etmek, muhafaza işlemini güvenlik gerekliliklerine bağlı olarak gerçekleştirmemiş olmak ve kanun ile belirlenmiş sürelere riayet etmemek; KVKK’nın kapsamına dahil edilen işlemlerden herhangi birini gerçekleştirerek işleme faaliyeti gerçekleştiriyor olmak veri koruması konularından biri olarak karşınıza çıkıyor.

Aday görüşmelerinde adayların verilerini Forms ile işlemeyi düşündünüz mü? Düşünmediyseniz başınız dertte demektir.

Bu konuda size bir çözüm önerimiz var:

Görüşmesini yapacağınız adaylar için Forms üzerinden hazırladığınız formları doldurtarak adayın iznini alabilirsiniz. Forms üzerinde oluşturulacak olan rıza metni içerisine de aşağıda yer aldığı gibi birtakım önemli hususları ekleyerek kişinin hangi verilerinin işlemeye konu olabileceği bilgilendirmesini de gerçekleştirebilirsiniz:

  • Özgeçmişinizi hangi yolla bize ilettiniz? (İnternet, maili posta yolu vb.)
  • Yapılacak görüşme esnasında kayda geçirilecek verilerinizin de muhafazasına/işlenmesine müsaade ediyor musunuz? (CCTV kayıtları, ek kimlik bilgileri, görüşmede yöneltilen sorulara verilen yanıtlar vb.)
  • CV’nizde yer alan referanslar bölümündeki kişilerin verilerinin 3. Kişiler tarafından işlenebilecek olduğu yönünde rıza alınması ile ilgili 3. Kişiler tarafından bu kişilerle iletişime geçilebilecek olduğu yönünde bilgilendirmeyi gerçekleştirdiniz mi?

Özelinde yasal metninizle beraber kısa anket soruları hazırlayarak adayın rızasını alabilirsiniz. Aday, verilerinin işlenmesine izin verdiği zaman OneDrive’da saklayarak sonrasında bile bu verilere ulaşabilirsiniz. Bu sayede kimden ne zaman veri alındığını ve ver işleme faaliyetine gösterilen rızanın kapsamını takip edebileceğiniz bir sistem tasarlayabileceğiniz gibi kendinize bir CV datası da oluşabilirsiniz.

forms-8
Görsel 8: Bilgilendirme Metni
Son Yazılar
İletişim

Start typing and press Enter to search