Power Automate Akışlarını Forms Yanıtlarına Göre Şekillendirin

Önceki makalelerimizde Ms Forms ile elektronik ortamda güvenli şekilde veri toplanabildiğinden bahsetmiştik. Otomatik iş süreçleri ise Power Automate akışları ile gerçekleştirebilir.

Bu yazıda MS Forms ile oluşturulmuş bir forma İşlem Seçiniz sorusu ekleyerek kullanıcının seçimine göre şekillenecek bir akış oluşturacağız.

Kullanıcı Formu Onaya Gönder seçeneğini işaretlerse Approval süreci başlayacak, diğer durumda ise sadece bilgilendirme e-postası iletilecek.

Form içine İşlem Seçiniz sorusu eklendikten sonra Power Automate’e geçerek boş bir akış ile işlemlere başlanabilir.

Power Automate

Tüm akışlar oluşturulurken ilk adımda bir tetikleyici belirlenerek oluşturulur. Tetikleyici akışın çalışmaya başlaması için gerekli olan adımdır ve doğru şekilde belirlenmesi önemlidir. Bu makalede oluşturacağımız akış Form yanıtlandığında çalışacak. Yani form her yanıtlandığında akış tetiklenecek ve çalışmaya başlayacak. Form Yanıtlandığında(When a new response is submitted) tetikleyicisi eklenir. Hangi anket yanıtlandığında akış çalışacaksa bu bağlayıcının açılan listesinden belirlenir.

Sonraki adımda ise anketin yanıtlarına bakacağız. Verilen yanıtlara ulaşabilmek için Yanıt Alma Detayları(Get Response Details) adımı eklenir.

Form Kimliği kısmında anketin adı seçilir. Yanıt kimliği için Yanıt bildirimleri listesi Yanıt Kimliği seçilir.

Bu adım ile anketin içindeki tüm soru alanları erişilebilir oldu. Bu sayede, İşlem Seçiniz sorusuna verilen yanıtı alabiliriz.

Yeni adımda, soruya verilen cevabı sınamak için Koşul(Condition) eklenir. Sol tarafa dinamik içerik ile İşlem Seçiniz sorusu eklenir.

Sağ tarafa ise verilen yanıtlardan biri yazılacak. Bu kontrolde Metin (String) bir ifade kontrol edeceğimiz için String fonksiyonu kullanılacak.

String(‘Formu Onaya Gönder’) ifadesi ile verilen yanıt bu değere eşit mi diye kontrol edilecek.

Koşulun Evet ise bölümüne Onay Mailleri (Approval) ekleyerek, Hayır ise kısmına E-mail gönder(Send an E-mail) ekleyerek süreci bitiriyoruz.

Onay maillerinin Onay/Ret olma durumlarına göre de, talebi oluşturan(formu onaya gönderen kişiye) bilgilendirme yapılabilir. (Talebiniz onaylanmıştır./Talebiniz reddedilmiştir.)

 

MS Forms ile Dijital Formlara Giriş

Şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlamak, takip ve analiz edebilmek ise stratejilerinizi belirlemede önemli bir rol oynuyor. Dijitalleşme sürecinizde MS Forms ile e-formları çok pratik ve hızlı şekilde  hazırlayabilir ve paylaşabilirsiniz. MS Forms ile iş senaryolarını ve kullanım örnekleri detaylı şekilde okumak isterseniz makalemize link üzerinden bir göz atabilirsiniz.

Kendi kullanıcı bilgileriniz ile oturum açarak çalıştığınız için formlarınız güvenli bir ortamda saklanır.
Formlarınız dijital ortamda tutulduğu için yaptığınız her işlem anında kaydedilir. Bu nedenle formlarınız kaybolmaz ya da kendiliğinden silinmez.

MS Forms ’un öne çıkan 10 yeteneği

  1. Formun mobil telefon ya da bilgisayardaki önizlemesi görüntülenebilir.
  2. Formunuz yanıtlandığında mail bildirimi alabilirsiniz.
  3. Formunuza kurallar ekleyebilirsiniz. Bu kurallar ile sorulara verilen yanıta göre soruları değiştirebilirsiniz. Böylece kullanıcının verdiği yanıta göre görüntülediği soru da değişir.
  4. Yanıtlar soru bazlı ya da yanıtlayan kişi bazlı özel grafiklerle analiz edilebilir.
  5. Yanıtlar Excel listesi üzerinden incelenebilir.
  6. Formun arkaplan rengi ya da resmi özelleştirilebilir.
  7. Bir formu sildiğinizde geri dönüşüm kutusuna gider. Böylece formu istediğiniz an tekrar kullanmak üzere aktif edebilirsiniz.
  8. Puanlı formlar yapabilirsiniz. Puanları, formu yanıtlayan kişiye göstermek zorunda değilsiniz. Göstermek istediğinizde ise form yanıtlandığı anda gösterebilirsiniz
  9. Kullanıcının birden çok kez form yanıtlamasına izin verilebilir.
  10. Sorular kendi içinde karıştırılabilir. Soruların şıkları kendi içinde karıştırılabilir.

MS Forms Ekranı

https://forms.office.com/

adresinden Yeni Form butonuna tıklayarak kendi formunuzu oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bu ekranda sizinle paylaşılmış formlar ya da grup formları görüntülenebilir.

Form Oluşturma

Oluşturulan bir formu 6 ana başlıkta inceleyebiliriz.

  1. Sorular
  2. Yanıtlar
  3. Önizleme
  4. Tema (Tasarım)
  5. Paylaşım
  6. Ayarlar

Formu oluştururken ilk adımda adlandırarak başlayabiliriz. Formun adının hemen sağındaki görsel ekleme butonu üzerinden firma logosu ya da formunuzun konseptine uygun bir görsel ekleyebilirsiniz.

Form Ögesi Ekleme

Yeni ekle

butonu ile anketinize ekleyeceğiniz soru tiplerini aşağıdaki şekilde görüntülenir.

Standart 4 Soru Tipi mevcut.

  1. Seçenek
  2. Metin
  3. Değerlendirme
  4. Tarih

Sağ köşedeki ok butonuna basarak daha fazla soru tipi görüntüleyebilirsiniz. Bunlar Derecelendirme, Likert gibi diğer soru tipleridir.

Eklediğiniz yeni form ögesi için de görsel ekleme seçeneği mevcuttur.

Sağ üst köşedeki butonlar sırasıyla

  1. Sorunun kopyasını oluşturur (varsayılan)
  2. Soruyu silme (varsayılan)
  3. Sorunun sıralamasını değiştirme (varsayılan)

Sağ alt köşede ise

  1. Şıklı sorular için; birden çok şık işaretlenmesine izin verir
  2. Sorunun yanıtlanmasını zorunlu tutar (varsayılan)

Soruları eklemeyi bitirdiğinizde, formu tamamladığınızı düşünüyorsanız artık formu paylaşabilirsiniz.

Sayfanın en üst sağ köşedeki Paylaş butonuna tıklayıp sonra formunuzun linkini kopyalayarak, yanıtlamasını istediğiniz kişilere bu linki iletmeniz yeterlidir.

Formu paylaşsanız bile yaptığınız herhangi bir değişiklik her an aktiftir. Paylaştığınız kişiler her zaman formun en güncel halini görüntüler.