Koşullu Biçimlendirme ile Tüm Satırınızı Farkedilir Hale Getirin!

Koşullu Biçimlendirme’de bir koşula göre hücrelerinizi hazır şablonlar kullanarak kolayca biçimlendirebilirsiniz. Mevcut olmayan biçimler için ise yeni biçimlendirme kuralı oluşturmanız gerekir. Tüm satırı biçimlendirme işlemi de hazır şablonlarda bulunmadığı için yeni kural oluşturulmalıdır. Bu işlem ile verilerin fazla olduğu listelerde satırın ilk hücresinden son hücresine kadar biçimlendirme yapılacağından o satırın bir değerine bakılmak istendiğinde hangi satırda olduğu gibi kargaşaların kolayca önüne geçilir.

Şimdi Excel Eğitimlerimizde de anlattığımız  Koşullu Biçimlendirme ile tüm satırı biçimlendirme işlemini verilerin fazla olduğu ve aranan ürünün hangi firmalarca üretildiğini gösteren bir örnek ile inceleyelim.

1.Adım: B sütununda ürün adlarının, H sütununda ise Üretici Firmaların bulunduğu listeyi seçtikten sonra Giriş sekmesinin altında bulunan Stiller grubundan Koşullu Biçimlendirme’yi ve ardından ise “Yeni Kural”ı seçiyoruz.

2.Adım: Açılan pencereden “Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan” seçeneği ile ilgili alana formül yazarak işlem gerçekleştirilmelidir. Listede ürün adları B sütununda bulunmaktadır ve ürün sütununda “Atkı” ürününün bulunduğu satırları biçimlendirmek için B sütununu içeren uygun formülü yazıyoruz. Sabitleme işlemiyle hem sütun hem satır için $ işareti gelmektedir. Biçimlendirmenin tüm satırlarda kontrol edilmesi için sütunun sabitleme işaretini sabit tutup satırın işaretini kaldırıyoruz.

3.Adım: Biçimlendirme butonuyla da formülün doğru olduğu satırlara uygulanacak olan biçimler seçilir. Örneğimizde; dolgusunu turuncu, yazı tipini ise beyaz ve kalın olarak seçelim.

4.Adım: Tamam’a tıklayıp ilerledikten sonra Koşullu Biçimlendirme satırlara uygulanacaktır.

Siz de verilerinizin fazla olduğu çalışma sayfalarınızda aynı satırdaki bilgilere erişmekte zorluk yaşıyorsanız, satır sütun adlarına her seferinde tekrar bakmak zorunda kalıyorsanız, görselliğe önem verip daha dikkat çekici olmasını istiyorsanızsanız Koşullu Biçimlendirme ile tüm satırı biçimlendirmek işinize çok yarayacaktır.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

Metni Sütunlara Dönüştür İşlevi’nin Bilinmeyen 3 Yeteneğini Daha Keşfedin

Bu makalede metni sütunlara dönüştür işlevinin bilinmeyen 3 yeteneğini keşfedeceğiz. Her zaman orada olmasına rağmen fark edilemeyen bazı özelliklere değineceğiz.

“Metni sütunlara dönüştür’ün, bir sütundaki metinleri sütunlara dağıtmaktan başka ne özelliği var ki?” diye düşünüyorsanız, haydi gelin birlikte adım adım keşfedelim!

Dışarıdan veri aldığımızda genellikle bu veriler bir arada gelir ve bulundukları hücre içerisinde sola yaslı şekilde konumlanırlar. Bunun sebebi verilerin Excel tarafından metin olarak algılanmasıdır. Excel’de metinler sola yaslı yazılırken, sayısal değerler sağa yaslı yazılırlar. Müşteri bilgileri verisi çektiğimizi düşünelim, T.C. Kimlik Numaraları ile Ad Soyad verilerinin ayrı ayrı sütunlarda olması beklenir ama ayrı sütunlarda gelmeyebilir. Veriler bir arada olursa metin olarak algılanacağından T.C. Kimlik numarasına göre işlemler yapmak çok zor hale gelir hatta bazı durumlarda imkansızlaşabilir. Benzer bir durum Personel Adları ile İl verilerinin aynı sütunda olması sonucu yaşanacaktır. Dışarıdan çektiğimiz verilere farklı bir örnek de negatif sayılardan oluşan bir liste üzerinden olsun. Bu listedeki sayıların eksi işaretleri, sayıların solunda değil de alışılmışın dışında sağında yer alıyor olabilir.

Bütün bunları nasıl düzelteceğiz? Haydi okumaya devam edelim ve birlikte görelim.

Elimizdeki listede İl, Yıl, Ay gibi farklı kriterlerde değerler bulunuyor. Bu değerler bir arada yazılı olduğunda, Metni Sütunlara Dönüştür özelliği ile ayrı ayrı yazabilirsiniz, sütunların veri türlerini değiştirebilirsiniz,…

Aşağıdaki örnek liste Metni Sütunlara Dönüştür özelliği ile düzenlenmiştir. Resimleri incelersek son sütundaki oranların, ilk resimde nokta ile ayrılıyorken ikinci resimde virgül ile ayrıldığını siz de fark edeceksiniz.

İşleme başlayalım! Yalnızca verilerin bulunduğu sütunu seçeriz ve Veri sekmesinden Veri Araçları grubuna oradan da Metni Sütunlara Dönüştür’e tıklarız.

 

Açılan pencerede iki farklı seçenek karşımıza çıkar.

Sınırlandırılmış seçeneği, nokta, virgül, tire, boşluk gibi işaretlerle ayrılmış uzunlukları farklı olan veriler için kullanılır.

Sabit Genişlikli seçeneği ise veriler beilirli bir karakterden bölmek için kullanılır. Örnek olarak T.C. kimlik numaraları, barkod numaraları, seri numaraları ya da plakalar gibi uzunlukları eşit olan veriler için kullanılabilir.

Bizim örnek listemizdeki verilerin, noktalı virgül, tire ve boşluk gibi simgelerle ayrılmış olduğunu önizleme penceresinde de görüyoruz, bu yüzden Sınırlandırılmış seçeneğini seçerek İleri butonuna tıklıyoruz.

Bir sonraki adımda listemizdeki verileri ayıran simgelerin neler olduğunu bu simgelerin isimlerinin yanlarına işaretleme yaparak verinin tek seferde ayrılmasını sağlarız. Verilerin ayrıldığını yine önizleme penceresinden izleriz. Listemiz bu pencerede bulunmayan bir simge ile ayrılmış olduğunda ise, Diğer kutucuğunu seçip onun hemen sağındaki kutucuğa bu simgeyi yazarız.

 

Excel dilinin Türkçe ya da İngilizce olmasına bağlı olarak simgesel farklılıklar gösterir. Bu farklılıklar ondalık sayılar ile tarihleri etkileyebilir. Bu karışıklığı önlemek için Excel diline uygun düzenlemeleri yapmamız gerekiyor. Pek de bilinmeyen bu düzenleme nasıl yapılıyormuş görelim.

Gelişmiş…

butonu tıklanır ve Gelişmiş Metin İçeri Aktarma Ayarları penceresi açılır. Bu pencere içerisinden sözünü ettiğimiz ayarlamaları yaparız. Burada Ondalık ve Binlik ayraçlarının yerlerini değiştireceğiz. Nokta yazan yere virgül, virgül yazan yere nokta yazarak bu pencereyi kapattığımızda oran verilerimiz virgül ile yazılmış oldu.

Metni Sütunlara Dönüştür ile yapılabileceğini düşünmemiş olabileceğiniz bir başka problemin çözümüne bakalım. Dışarıdan aldığımız negatif sayıların işaretlerinin sağda olduğu durumlarda Excel bu sayıları sayı olarak değil de metin olarak algılamaktadır ve bu sebeple de matematiksel hesaplamalar yapılamamaktadır. Bu problemi çözmek için Metni Sütunlara Dönüştür’ü seçip açılan pencereden yalnızca İleri ve Son butonlarına basarsak, eksi işaretinin sola geçtiğini görürüz.  Artık eksi işaretinin sağda olması da dert değil 🙂

 

Ayrıca isteğe bağlı olarak hücredeki verilerin türlerini de değiştirebiliriz. Adım 3 deki pencere bizim bu işlemi yapmamızı sağlıyor. Her bir sütun başlığının içerdiği veri türüne göre seçim yapılarak  veri türleri değiştirilebilir.

 

 

İç İçe Eğerler Yazmak İçin Kahve Molanızı İptal Etmenize Gerek Yok; Gelin Düşeyara’yı Deneyin

Bu makalemizde Düşeyara ve İç içe Eğer ‘i çeşitli durumlar için karşılaştırarak bazı durumlarda hangisinin daha kullanışlı olacağını göreceğiz.

İK departmanının iş yerindeki çalışma sürelerine göre yıllık izin sayılarını yazmak istediği bir listede veya ürünler için kategorilerine göre gelecek komisyon miktarlarını eşleştirmek istediğinizde hangi yolu tercih edersiniz? Özellikle formül kullanmaya yeni başlayanlardansanız aklınıza ilk olarak İç içe Eğer fonksiyonu yazmak gelebilir. Peki bu tip durumlarda Düşeyara fonksiyonunu kullanmayı hiç düşündünüz mü?

Şimdi Düşeyara ve İç içe Eğer ‘i karşılaştırmaya başlayalım. İyi okumalar!

       Elimizde, satış kategorilerine göre komisyon miktarlarını   gösteren bir listemiz var. Burada, satış kategorilerine göre   komisyon miktarlarını iki fonksiyonu da kullanarak   bulacağız.

 

İki fonksiyonu karşılaştırırken ilk dikkat çeken kısım fonksiyonların uzunlukları olsa gerek. Bu kısa liste için 9 eğer fonksiyonunu iç içe yazmamız gerekir. İç içe eğer yazarken veri girişleri için ne kadar parantez, noktalı virgül, çift tırnak kullanmanız gerektiğini bir düşünün. Güzel bir kahve molanıza mâl olabilir. Öte yandan Düşeyara fonksiyonunu tek adımda kullanabiliriz.

 

Herhangi bir hücrede değişiklik yapıldığında Düşeyara fonksiyonu sorgulamada herhangi bir sıkıntı çekmeyecek, listeye yeni veri eklendiğinde aranılan verinin sonucunu vermeye devam edecektir. Ancak yazdığınız iç içe eğer fonksiyonuna veri girişini hücre isimlerini belirterek değil de, aşağıdaki örnekte yüzde değerlerinin formüle yazılmış olması gibi manuel girdiyseniz her değişen yüzdel bilgisini fonksiyonun içine tekrar yazmanız gerekecektir. Ayrıca manuel giriş yapmak basit harf hataların risklerini arttırabilir.

 

Ayrıca, listeye yeni bir satır eklendiğinde Eğer fonksiyonuna bu değerler otomatik olarak gelmez. Fonksiyona yeni değerleri sizin girmeniz gerekir. Düşeyara için, liste içine yeni bir satır eklediğinizde listeyi tekrar belirtmenize gerek yoktur. Liste içine eklendiği için o satırı da listenin bir parçası olarak görür ve aranılan verinin sonucunu getirmeye devam eder. Liste sonuna satır eklerseniz, Düşeyara’da seçimin dışında kaldığı için listenin devamı gibi algılayamaz. Bu sorunun çözümü için listeyi tabloya dönüştürüp dinamik hale getiririz. Yeni satırları hemen tablo bitiminden eklerseniz, dinamik tablo çalışma prensibi gereği satırları tablo alanı içine alır ve Düşeyara da arama sonuçlarında onları da gösterir.

 

Peki listeyi başka yere taşırsak ne olur? Listeyi farklı bir yere taşıdığımızda Düşeyara, çalışma mantığı gereği listenin bulunduğu yeni yerini fonksiyonda güncelleyecektir ve istediğiniz işlemi gerçekleştirmeye devam edecektir.

 

Şu ana kadar Düşeyara’nın İç İçe Eğer’den daha avantajlı olduğu durumları gördük. İç İçe Eğer’in de Düşeyara’ya göre tercih edilebileceği bir nokta elbette mevcuttur. Eğer’e karşı Düşeyara’nın dezavantajı Düşeyara’nın çalışma prensibi gereği aramaya başlanan sütunun sağındaki değerleri verip solundaki değerleri veremeyişidir. İç İçe Eğer ise istediğiniz hücreyi seçerek herhangi bir işlem yapmanıza olanak sağlar. Elbette sütunların yerlerini değiştirip Düşeyara kullanabilecek hale getirebilirsiniz. 😉 

Herhangi bir listede bir değer sorgulaması yapılıyorsa Düşeyara,
İç İçe Eğer’e göre oldukça pratik bir fonksiyondur. İç içe Eğer yazarken “Nerede kaldım ben?” gibi bir durumla karşılaşırken; Düşeyara fonksiyonunu yazarken dikkatinizin dağılmasından önce fonksiyonu çoktan yazmış ve uygulamış olursunuz.

Ve son bir bilgi daha, listedeki bir değeri, belirlenen aralıklara uymasına göre bir tanım vermek istersek Düşeyara’da aralık bak kısmına 1 yazarak bu işlemi gerçekleştirebiliriz. Bu konuyu anlattığımız bir sonraki makalemizde görüşünceye kadar hoşça kalın.

Sunularınız Hiç Bu Kadar İddialı Olmamıştı

Slaytlar arası geçişte nesnelerinizi canlandırmak mı istiyorsunuz? Dönüşüm efekti, slaytlar arasında yumuşak geçiş animasyonları yapmanızı sağlayan yeni bir Office 365 özelliğidir. Bu harika yenilik; özel kelimeleri vurgularken, eğitim esnasında bir nesnenin parçalarını ayırıp tanıtırken, firma analiz toplantılarında grafik değişimlerini yumuşak geçişler ile gösterirken, harita ya da çeşitli resimlerde odaklanmayı kolaylaştırmak için büyütme etkisi yaratırken kullanılabilir.  Tahmin ve yorumlama becerisi sayesinde dönüşüm efekti; nesneleri, sözcükleri ve karakterleri hareket ettirmeye, renklerini değiştirmeye, yakınlaştırmaya veya hepsini aynı anda yapmaya olanak sağlar. Bunun için iki slaydın en az bir ortak nesnesi, karakteri olmalıdır. Ya da dönüşmesini istediğiniz slaydın kopyasını oluşturup bu kopyadaki nesneyi taşımak, yeniden boyutlandırmak, döndürmek ve yeniden renklendirmek gibi değişiklikleri yaptıktan sonra dönüşüm efektini uygulayabilirsiniz. PowerPoint otomatik olarak iki slayt arasındaki farkları hesaplayıp kesintisiz geçiş yapar. Bu geçiş efektini öğrendiğinizde ne kadar kolay ve zaman kazandırıcı bir özellik olduğunu siz de göreceksiniz.

Şimdi İleri PowerPoint Eğitimi konularımızdan biri olan bu özelliği, örnekler üzerinden inceleyelim.

Dağınık harflerden oluşan bir slayttan düzenli kelimelerin yazıldığı bir slayda geçiş için yapmanız gereken ikinci slaytta istediğiniz değişikliği yapıp Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçeneklerini Karakter yapıp slaydı başlatmak.

1.Adım: Slaydınıza sağ tıklayıp “Slaydı Çoğalt” ile çoğalttıktan sonra ikinci slayda istenilen yazıyı yazabilirsiniz. Örnekte alfabe yazılı bir slayt çoğaltılıp “Dönüşüm (Morph)” yazılmıştır.

2.Adım: Slaytları seçtikten sonra Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçenekleri Karakter yapılmalıdır.

 

3.Adım: Sununuzu başlatarak karakterlerinizin nasıl hareketlendiğini izleyin 🙂

 

 

Nesneleri parçalara ayırıp tanıtmak için slaytları çoğaltıp her adım için üzerlerinde istenilen değişiklikler yapılmalıdır. Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçeneklerini Nesneler yapıp slaydı başlatarak, sununuza hayat verebilirsiniz.

1.Adım: Nesnenizin olduğu slaydı çoğalttıktan sonra her adım için istenilen değişiklikler yapılmalıdır. Örnekte ilk önce bisiklet çoğaltılmış, ikinci slaytta parçalara ayrılmış, üçüncü slaytta yazılar eklenmiş ve son slaytta da eski haline getirilmiştir.

2.Adım: Slaytları seçtikten sonra Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçenekleri Nesneler yapılmalıdır.

3.Adım: Sununuzu başlatarak nesnelerinizin nasıl hareketlendiğini izleyin 🙂

 

Office 365 ile 2016 yılında hayata giren Dönüşüm efekti, büyük bir potansiyele sahiptir ve slaytlar arasında yumuşak geçiş animasyonları yapmanızı sağlar. Bu görsel şölenlerin yanısıra eğitimlerinizi daha eğitici hale getirebilir, ürünlerinizi daha detaylı tanıtabilir, büyüme raporlarınızın sunumunda hareketli grafiklerle etkileyiciliği arttırabilirsiniz. Dönüşüm efektinden daha fazla verim almak için 3B nesnelerle çalışmayı deneyin.

Keyifli sunumlar…

 

 

Excel’de Açılır Listelerle Verilerin Doğruluğunu Sağlayın!

Hücrelere tek tek veri girişi yapmak bazen çok fazla zaman alabilir ve aynı zamanda yanlış veri girme olasılığının artmasına sebep olabilir. Seçimleri açılır listeden yapmak verilerin girişinin daha hızlı ve daha doğru yapılmasına yardımcı olur.

Şimdi İleri Excel Eğitimi konularımızdan biri olan bu işlemi,  ürünleri açılır liste üzerinden seçebildiğimiz bir örnek üzerinden inceleyelim.

       1.Adım: Açılır liste eklemek istediğiniz hücreleri seçtikten sonra Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları Grubundan Veri Doğrulama seçilir.

 

       2.Adım: Açılan Veri Doğrulama ekranında varsayılan olarak Doğrulama Ölçütü “Herhangi Bir Değer” olarak gelmektedir. Burada açılır listeler oluşturmak için Doğrulama Ölçütü olarak “Liste” seçilmelidir.

 

       3.Adım: Doğrulama Ölçütü olarak Listeyi seçtikten sonra açılır listeye eklenecek veriler “Kaynak” kısmına eklenir. Bunu 2 yoldan yapabiliriz. Öncelikle; örnek üzere satın alınan ürünler kaynak kısmına, aralarına noktalı virgül (;) koyarak girilir.

 

Diğer bir yol ise verilerin başka bir hücreden kaynak gösterilerek alınmasıdır. Bunun için kaynak içerisine tıkladıktan sonra ürünlerin bulunduğu hücreleri seçerek veri girişin yapılır. Kaynak gösterilen hücreler silinirse açılır listeler boş gelecektir.

 

       4. Adım: Veri Doğrulama işlemini gerçekleştirdiğiniz hücrenin yanında açılır liste işareti çıkmaktadır. Bu işarete tıklayarak açılır listenizi kullanmaya başlayabilirsiniz.

 

Veri girişini çok daha kısa zamanda ve doğru bir şekilde açılır listeler ile sağlayabilirsiniz. Ayrıca Veri Doğrulama ile hücrelere girilecek verilerin kontrolü için sayı değeri, karakter sayısı gibi sınırlandırmalar da yapılabilir.

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Gelişmiş Filtre İle Birden Fazla Koşulu Sağlayan Verileri Hızlıca Listeleyin

Bir firmanın satış departmanı, Excel’de bulunan yıllık satış verilerinden yalnızca Ocak ayında yapılmış  satışları görmek isteyebilir, İK departmanı eğitim derecesi lise olan çalışanlarını listelemek isteyebilir. Bu tip, birbirine bağlı kriterler olmadığı durumlarda filtre kullanabiliriz. Filtre, her sütunda istenen tüm değerleri arar ve  filtreler. Peki, İK  verilerinden 24 yaşındaki lise mezunlarını ve 23 yaşındaki önlisans mezunlarını filtrelemek istediğimizde, filtre ile doğru sonuca ulaşabilir miyiz? Bu makalede birbirine bağlı birden fazla kriter olduğunda, filtreleme sonucunun yanlış geldiğini ve doğru sonuca ulaşmak için ne yapmamız gerektiğini inceleyeceğiz.  Gelişmiş filtre, karmaşık ölçütlere göre filtreleme işlemini gerçekleştirmeye yarar. Gelişmiş filtrenin nasıl işlediğini anlamak için İK departmanı ile ilgili olan örnekten devam edelim.

Excel sayfasındaki  listede İK departmanına ait çalışan, eğitim durumu ve yaş sütunlarını görüyorsunuz. İstenen ölçütler de F1:G3 aralığında belirtilmiştir. Buna göre eğitim derecesi lise; yaşı 24 olan ve eğitim derecesi ön lisans; yaşı 23 olan kişileri filtrelenmesi istenmiştir. Bu durumda normal filtre kullanılırsa firmada lise mezunu-23 yaş ve ön lisans mezunu-24 yaş varsa bu kayıtlar da listelenecektir. Normal filtreleme tüm kuralları tek tek değerlendirir ve hepsine uyan tüm satırları getirir.

 

Gördüğünüz gibi bizim asıl ölçütümüz lise mezunu-24 yaş ve ön lisans mezunu-23 iken lise mezunu-23 ve ön lisans-24 yaş da listelenmiştir.

 

Şimdi gelişmiş filtre adımlarıyla sadece bu kriterlerin elde edilmesini sağlayalım. Gelişmiş filtre’ye Veri sekmesi-> Sırala ve Filtre Uygula veri grubundan ulaşabilirsiniz.

Gelişmiş filtre seçeneği için Excel’de Veri-> Sırala ve Filtrele Uygula-> Gelişmiş seçilir.

 

 

Gelişmiş filtre komutuna basıldığında öncelikle liste aralığı için verilerin olduğu alan seçilir. Sonra ölçütlerin bulunduğu I2:J4 aralığı seçilir. Burada önemli olan ölçütlerin başlıklarıyla listedeki ölçütlerin uygulanacağı sütunların başlıkları aynı olmalıdır. Çünkü kriterlerinizi yazdığınız başlığın altında arar.

 

Filtrelenen listeyi ana listenin bulunduğu yerde veya hedef alanına bir konum belirtilerek başka bir alanda gösterebiliriz.  Hedef belirtilmediğinde, filtrelenen yeni verileri, ana verilerinizin yerinde gösterdiği için ana veriler kaybolur.

Sonuç olarak istediğimiz görüntü aşağıdaki gösterilmiştir.

 

Birden fazla filtreleme kriteriniz olduğunda, Gelişmiş Filtre ile kriter alanını seçerek tek hamlede tüm filtrelerin verilerinize uygulanmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca gelişmiş filtre kriterlerini detaylandırmak istediğinizde, aşağıdaki mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz.

 

Başka bir konuda buluşuncaya kadar hoşça kalın.

 

Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları kolayca kaldırın!

      Excel ileri eğitim konularından Yinelenenleri Kaldır işlevi, Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları sizin yerinize bulabilir ve onları çok hızlı ve kolay bir şekilde kaldırarak verilerinizi benzersiz hale getirebilir!

      İşlem çok basit!

     Mükerrer kayıtları kaldırmak istediğimiz liste seçilir ya da listenin içinde bir hücreye tıklanır.

     Veri Sekmesi-> Veri Araçları Grubundan-> Yinelenenleri Kaldır butonu tıklanır.

Listemizdeki veriler, kişisel bilgiler olduğundan satır boyunca birbirleriyle ilişkilidirler. Listede Ad Soyad, Unvan ve İl bilgilerinin birebir aynı olduğu başka satırlar varsa, kaldırması için açılan Yinelenenleri Kaldır penceresindeki Sütunlar alanından Ad Soyad, Unvan, İl sütunlarının her biri seçilir ve Tamam butonu tıklanır.

 

Bu işlem sonunda yinelenen değerler kaldırılmıştır.

 

 Yinelenenleri Kaldır penceresini inceleyelim:    

Tümünü Seç butonu seçili olduğunda tüm sütun değerleri birbirleriyle ilişkili olarak değerlendirilerek, benzersiz değerlere ulaşılır.
Tüm Seçimleri Kaldır butonu sütun seçimlerini kaldırır.
Verilerimde üst bilgi var seçeneği ise sütun başlıklarımızı temsil eder. Sütun başlıklarınız varsa bu seçeneği seçeriz. Aksi halde başlıklarla veriler arasında aynı olan değerler denk gelirse başlık veri olarak kabul edilir ve kaldırma işlemine dahil edilir.
Sütunlar penceresinden mükerrerliğinin kontrol edilmesini istediğimiz sütunları seçebiliriz.

 

Tablo içerisinde bir veya birkaç sütun seçilerek yinelenenleri kaldırma işlemi yapmaya başlandığında ilgili seçimin doğruluğunu sınamak için Yinelenenleri Kaldır Uyarısı Penceresi açılır. Bu ekranda Seçimi genişlet ve Geçerli seçimle devam et isimlerinde iki seçenek vardır. Aşağıdaki gibi uygulanabilirler…

 

  1. Seçimi genişlet ; Eğer verilerimizin yukardaki örnekte olduğu gibi, birbiri ile bağı varsa, mutlaka seçimi genişlet diyerek ilgili listenin tamamının seçilmesi sağlanmalıdır, böylece kaldırma işlemi tüm satırlar için gerçekleşir.    

     

    Ardından Yinelenenleri Kaldır penceresi açılır. Buradan yinelenmesini istemediğimiz sütunun başlığını seçeriz. Ad Soyad ve Unvan alanlarının benzeşmesine bakmaksızın, yalnızca il bazında mükerrer olan kayıtların kaldırması için yalnızca İl seçeneğini işaretleriz.  

      

    Açılan pencerede mükerrer değerlerin ve benzersiz değerlerin sayısı karşımıza gelir. Bu işlem sonucunda il bazında mükerrer değerler kaldırılmış olacaktır.    

  2. Bu işleme,  Geçerli seçimle devam et  ile işleme devam edilirse, yinelenenleri kaldır penceresinde  yalnızca il sütunu görünür ve bu şekilde işlem yapıldığında, sütunlar birbirlerinden bağımsız şekilde değerlendirilerek yalnız il sütunundaki yinelenen değerler kaldırılır ve verileriniz arasındaki veri bütünlüğünün bozulmasına neden olur. Ancak, eğer listenizdeki sütunların değerleri  birbirleriyle ilişkili değilse, yalnızca tek sütun seçerek  ilgili sütun üzerinden kaldırma işlemi yapabilirsiniz.

 

 

 

 

Mail Merge: Word Üzerinden Alıcısına Göre Kişiselleşmiş Toplu e-Postalar Gönderme

Yüzlerce müşterinize birkaç dakika içerisinde, adına özel e-posta göndermeniz için, Müşteri Ad-Soyad ve e-posta adresi yazan 2 sütuna sahip olmanız yeterli! Gerisi Word’ün işi!

Mail Merge – Adres mektup birleştirme işlemi, aynı anda birden çok belge oluşturmak için kullanır. Bu belgelerde metin, düzen, biçimlendirme gibi ana şablon birbirinin aynısıdır. Fakat her belgenin belirli bölümleri alıcısına göre  kişiselleştirilmiş hale getirilebilir. “Mail Merge” ile, bir etkinlik için katılımcıların isimlerine özel yaka kartlarını toplu halde hazırlayabilir, muhasebe departmanı olarak, firmalara borç bakiyelerini hatırlatan ya da insan kaynakları departmanı olarak personelinize kalan izin günlerini belirten e-postaları birkaç dakika içerisinde hazırlayıp gönderebilirsiniz.
Bu makalede Word’ün çok güçlü işlevlerinden biri olan bu özelliği kullanarak, aynı anda birden çok kişiselleşmiş e-posta oluşturacağız.

1.Adım:  Posta Listesini Hazırlama

Adres mektup birleştirme işlemindeki en önemli adım, posta listesini hazırlamaktır. Posta listesi, e-postadaki bilgileri doldurmak için kullanılan verileri içerir. Posta listenizi, Excel ya da Word’de tablo biçiminde hazırlayabilirsiniz. Listenizi, mutlaka sütun başlıkları olacak şekilde ve kayıtlar arasında hiç boş satır olmayacak biçimde hazırlamanız gerekmektedir.

2.Adım : Adres Mektup Birleştirmeyi Başlatma

Yeni bir Word belgesi açın. Adres Mektup Birleştirme, e-Posta gönderimi dışında, farklı kişiler adına yaka kartı bastırmak için ya da farklı firmalar adına düzenlenmiş Word belgeleri oluşturmak için de kullanılabilir. Mail gönderiminde kullanmak için,  Mailings  –> Start Mail Merge –> Letters    (Postalar –> Adres Mektup Birleştirme–>Mektuplar) düğmelerine basın.

3.Adım: .Ana Belgeyi Hazırlama 

 Sanki mailinizin gövdesini yazar gibi, e-postanızın herkes tarafından görülecek olan ortak içeriğini yazın. Belgeye İmzanızı, Şirket logosunu ya da resim eklemek isterseniz, Ekle / Resim sekmesinden ekleyebilirsiniz ya da istediğiniz yerden kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. e-postanın alıcısına göre kişiselleşecek olan kısımlarını boş bırakın.

4.Adım: Alıcı listesi ile e-Posta Metnini Bağlama

İlk başta hazırladığımız Posta Listesinden (Excel ya da Word Tablosu) veriyi çekmek için Select Recipents –> Use an Exciting List… ( Alıcıları Seç–> Varolan Listeyi Kullan) düğmelerine basın. Excel kitabınız birden fazla sayfadan oluşuyorsa( sayfa1, sayfa2 vb.) kullanıcıların listenin hangi sayfada olduğunu seçmeniz için bir pencere açılır, ilgili sayfaya tıklayın.

5.Adım:  E-posta İletisine Kişiselleştirilmiş İçeriği Ekleme ve Önizleme

Şimdi sıra, alıcıya göre değişecek olan alanlara hangi bilginin geleceğini belirtmek. Sayın kelimesinden sonra bir boşluk bırakıp , İnsert Merge Field (Birleştirme Alanı Ekle )düğmesine tıklayın ve açılan listeden Ad Soyad’I seçin.  Preview Results (Sonuçların Önizlemesi) düğmesine tıklayarak, Excel listesindeki kayıtları nasıl çektiğini ön izleyebilir, ileri geri okları ile kayıtlar arasında gezinebilirsiniz.

6. Adım: Mail Merge İşlemini Tamamlama

Ve Son Adım! İnternete bağlı olduğunuzdan emin olduktan sonra e-posta gönderme işlemini başlatmak için Finish & Merge –> Send e-Mail Message   (Bitir ve Birleştir –> e-Posta Gönder) düğmesine tıklayın.
To, (Kİme,) e-posta adreslerini belirttiğimiz alandır. Excel sayfanızda, e-posta bilgisinin yer aldığı sütun adını seçin.
Subject Line, (Konu Satırı,) gönderilecek olan e-postanın konusunu yazın.
Send Records, (Kayıtlara Gönder) e-postanın kimlere gideceğini seçebileceğiniz alandır.
e-Postanın, Excel listenizdeki tüm alıcılara gönderilmesi için All ( Tümü ) seçeneği,
Preview Results düğmesine basarak önizleme yapıldıysa, o an önizlenen kayda gönderilmesi için Current Record (Güncel Kayıt )seçeneği,
Örneğin 5. satır ile 25. satır arasındakilere gönderilmesi için, From seçeneği seçilir  ve From: 5 To: 25 yazılır.
Karar verdikten sonra Ok düğmesine tıklayın ve işte mailleriniz otomatik olarak gönderilmeye başladı!
Dilerseniz, Outlook hesabınızdan Gönderilmiş Öğeler klasörünüzden gönderilen e-Postaları tek tek görüntüleyebilirsiniz.
 

Office 365 hesabınızı otomatik bir SMS gönderim servisine dönüştürebilir misiniz?

Dynamics365 veya Salesforce CRM sisteminizde yeni bir kayıt oluşturduğunuzda veya mevcut bir kayıt üzerinde değişiklik yapıldığında, Facebook timeline’ınızda yeni bir post paylaşıldığında, bir HTTP request aldığınızda, hava durumu yağışlı olduğunda Onedrive veya OneDrive for Business hesaplarınızda yeni bir dosya oluşturulduğunda, Visual Studio Team Services (VSTS) üzerinde çalıştığınız proje Github’a yayınlandığında veya önceden belirlediğiniz kriterlere uygun bir e-posta aldığınızda Office 365 ve Twilio servislerini beraber kullanarak SMS gönderebilirsiniz.

Paylaşmaya çalıştığım senaryolar sadece buzdağının görünen yüzü Microsoft Flow servisini kullanarak, yazılım bilgisine gerek duymadan birçok koşul belirleyebilir ve SMS gönderimi yapabilirsiniz. Tabi Yazılım ekibiniz veya bu yönde bir yetkinliğiniz varsa yapabilecekleriniz hayal gücünüzle sınırlı.

Bu yazımda; belirleyeceğimiz bir gelen e-posta taslağı üzerinden SMS gönderimini paylaşıyor olacağım.

  1. Adım: Twilio Hesabınızı Oluşturun

İlk önce kendinize bir Twilio hesabı oluşturmalısınız.

Twilio (https://www.twilio.com/) telefon numarası satin alabildiğiniz ve bu numaralar üzerinden SMS, Video, Ses, Fax ve benzeri biçok servisi programlama dillerini kullanarak kendi uygulamalarınızla konuşturabildiğiniz bir servis sağlayıcı.

Bu işlemi https://www.twilio.com/ adresine girerek ekranın sağ üstünde yer alan “Kayıt Ol” veya “Sign Up” butonu aracılığıyla yapabilirsiniz. Hesap oluşturma adımları birçok web sitesinde olduğu gibi standart kullanıcı adı, e-posta ve şifre benzeri bilgileri eklemenizi bekleyen bir form karşınıza çıkartıyor. Bu adımı tamamladığınızda aşağıda görselini paylaştığım konsol’a erişeceksiniz.

  1. Adım: Telefon Numaranızı Belirleyin

Hesabınızı aktifleştirdikten sonra Twilio sizi belirli kısıtlamalar çerçevesinde servisi ücretsiz olarak kullanma imkanı sunacaktır. Ücretsiz kullanım dahilinde sistemin önerdiği numaralar içerisinden bir seçim yapabilir ve SMS gönderimi yapacağınız telefon numarasını belirleyebilirsiniz. İsterseniz sol taraftaki yönlendirme panelinden “Telefon Numaraları” veya “Phone Numbers” başlığını seçerek aktif numaralarınızı görüntüleyebilir veya üyeliğinizi yükselterek yeni numaralar satın alabilirsiniz.

Üyeliğinizi yükseltmek genelde korkutucu gelse de Twilio üzerinden kredi kartınızı girdiğinizde kullanmak istediğiniz servisi kullanmaya başlamadan herhangi bir ücret ödemezsiniz, örneğin bir numara satın almak istediğinizde, telefon numarası başına aylık 1$ ve buna ek olarak gönderdiğiniz SMS başına 0.029$ seviyelerinde gönderim ücreti ödemeniz söz konusu elbette bu ücretler kullandığınız ülke ve servis bazında değişiklikler gösteriyor. Özetle çok ufak tutarlarla kullanmaya başlayabilirsiniz.

Telefon numarası seçimi yapmak oldukça basit özellikle istediğiniz bir numara biçimini seçebilir, hangi servisleri kullanmak istediğiniz belirleyebilir veya basitçe ara butonuna basarak karşınıza gelen telefon numaraları içerisinden herhangi birini seçebilirsiniz. Bu adım sonrası Twilio tarafında yapacaklarınız hemen hemen tamamlandı.

  1. Adım: “Microsoft Flow” İş Akışınızı Oluşturun.

Microsoft Flow, Office 365’in belirli paketleri ile ücretsiz gelen bir iş akış servisi. Flow, basit bir anlatımla hem Office 365’in içerisindeki birçok uygulama ile hem de 3.parti Salesforce, Dropbox ve benzeri birçok servisle entegre olabilen, belirlediğiniz kurallar çerçevesinde sizin için aksiyon serileri oluşturabilen bir iş akışı servisi. Aslında bu kadar çok işi yapabilmesi oldukça hayranlık uyandırıcı özellikle de ücretsiz gelen bir servis için. Birkaç senaryo ile ne demek istediğimi sanırım daha iyi anlatabilirim, örneğin SharePoint Online üzerindeki bir listenize girdi yapıldığında ki sanırım bu senaryo SharePoint üzerinde yıllardır yapılan elektronik form süreçlerinin en sıkıntılı noktalarından biri olan SharePoint iş akışlarının yerine geçiyor, bu kişinin yöneticisine otomatik bir onay e-postası gönderebilir ve buradan gelen cevaba göre başka işlemleri başlatabilirsiniz veya ikinci bir senaryo olarak bu yazımın konusu olan bir e-posta geldiğinde SMS gönderimi yapabilirsiniz.

İncelemek isteyenler için birkaç ufak not eklemek faydalı olacaktır, Flow, Azure üzerindeki Logic Apps servisinin aslında bir anlamda son kullanıcı yansıması dolayısıyla buradaki birçok aşamanın biraz daha kapsamlı biçimine Azure Logic Apps üzerinden de ulaşabilirsiniz.

Microsoft Flow’un Office 365 ve Dynamics 365 dahilinde ücretsiz olarak geldiği paketleri bugünkü hali ile aşağıda bulabilirsiniz.

Office 365 Paketleri:

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Education
  • Office 365 Education Plus
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Dynamics 365 Paketleri:

  • Dynamics 365 Enterprise Sales
  • Dynamics 365 Enterprise Field Service
  • Dynamics 365 Enterprise Marketing
  • Dynamics 365 Enterprise Customer Service
  • Dynamics 365 Enterprise Project Service Automation
  • Dynamics 365 Enterprise Operations
  • Dynamics 365 Business Edition Financials
  • Dynamics 365 Enterprise, Plan 2
  • Dynamics 365 Enterprise, Plan 1
  • Dynamics 365 Business Edition Plan

Office 365 kullanıcıları için Flow’a giriş yapmak için Office 365 portalınıza girip aşağıdaki butonlardan “Flow” başlığını seçebilir veya ekranın sol üst kısmında yer alan menü simgesini tıklayarak içerisinden yine aynı şekilde “Flow” butonuna ulaşabilirsiniz.

Flow sayfasına gittiğinizde sizi önceden oluşturduğunuz iş akışlarını içeren bir liste karşılıyor olacak, bu listenin hemen sağ üst kısmında “Yeni bir Şablon” oluşturma butonu yer alıyor.

Bu buton sizi iş akışınızı oluşturacağınız ve kurallar belirleyebileceğiniz iş akışı tasarım ekranına yönlendiriyor olacak. Bu bölümü düzenli olarak incelemenizi özellikle tavsiye ederim, çünkü düzenli olarak yeni servisler ekleniyor, kapsamlı IT yazılım projeleriyle bütçelendirmeniz gereken bazı işleri basit bir şekilde yapabilir veya önce çalıştığından emin olduğunuz ve asıl projenizin tüm adımlarını deneyimlemenize olanak sağlayan bir prototip üretebilirsiniz.

SMS gönderimi için şablonumuza sırasıyla Office 365 Outlook servisini ekledikten sonra “Yeni E-posta geldiğinde” alt kategorisini seçerek ilerliyoruz. Bu adım içerisinde oluşturduğunuz kartta nasıl bir e-posta aldığınızda SMS gönderimi yapmak istediğinizi belirlemeniz gerekiyor, aşağıdaki örnekte paylaştığım üzere To, CC ve Subject alanlarını doldurarak ilk kuralımı belirliyorum. İkinci aşama için “Yeni Adım” veya “New Step” butonu ve altında açılan seçim alanından “Aksiyon Ekle” veya ” Add an Action” seçimini yapmalısınız. Açılır listeden Twilio servislerini bulduktan sonra “SMS Gönder” veya “Send Text Message” kategorisini ekleyin. Açılan Twilio kartı üzerinden sizden “Account ID” ve “Authentication Token” bilgisi istenecek, ilgili alanlara ilk adımda açmış olduğunuz Twilio hesabınızın ana sayfasında yer alan bilgileri ekleyerek devam edebilirsiniz. Bu aşama bir kere tamamlandıktan sonra Twilio servisini kullanarak oluşturacağınız yeni iş akışlarında otomatik olarak hatırlanacak.

İlk kartımız olan Outlook e-Posta adımında olduğu gibi bu adımda da göndereceğiniz SMS’e dair koşullar belirlemeniz istenecektir. Hangi numaraya gönderim yapmak istediğiniz, ve mesajın içeriğini belirlemeniz yeterli.

Flow içerisindeki tüm adımları parametrik bir şekilde de belirleyebilirsiniz. Örneğin bu örnekte bir önceki adım olan e-posta gönderimi sırasında e-postanın içerisinde yer alan Konu, Gönderen bilgisi ve benzeri alanların tag’lerini kullanabilir ve bu işlemi tüm manuel adımlardan uzaklaştırabilirsiniz. Bu senaryoya daha akılcı bir yaklaşım SQL, Excel veya bir SharePoint listesi gibi bir tablo yapısında yer alan bilgileri bu parametrik tag’ler aracılığıyla almak olacaktır.

Bu adımları tamamlayıp kaydettikten sonra Flow sizi oluşturduğunuz iş akışını takip edebileceğiniz bir ekrana yönlendiriyor olacak geriye kalan tek adım ilk testinizi gerçekleştirmek.

  1. Adım: Test

Bir önceki adımda belirlediğimiz e-posta koşulları ile bir gönderim yapın. E-posta gönderimi gerçekleştikten sonra Flow üzerindeki Outlook ve Twilio bağlantısı aracılığıyla işlemleri başlatacak ve belirlediğiniz telefon numarasına SMS gönderimini gerçekleştirecektir.

Sonuç olarak Microsoft Flow ve Twilio servislerini kullanarak Office 365 SMS servisi oluşturabilir ve bu uygulamayı hesabınıza transfer geldiğinde bankalardan gelen e-posta bildirimlerine bağlayarak müşterilerinize SMS bilgilendirmesi yapabilir, müşterilerinizin bir problemin çözülmesi için açtığı destek taleplerine dair durum bildirimlerini alabilir veya kargo gönderimleriniz sonucu aldığınız bilgilerden otomatik SMS’ler üretebileceğiniz farklı senaryolar oluşturabilirsiniz.