Power BI, 3 vakte kadar sende yenilik görüyorum

Microsoft yaklaşık 2 ay önce BI oturumu gerçekleştirdi ve bu oturumda Power BI’da ilerde bizleri nelerin beklediğine dair bazı tüyolar gösterdiler. Gelecek özellikler heyecan verici!

Bu oturumda sunulanların bir kısmını hayatımıza almaya başladık bile. Salonda da en çok alkışlanan özelliklerin başında rapor sayfasındaki nesneleri gruplama ile matrix tablolara gelebilen koşullu biçimlendirmeydi. Bu özellikler Ağustos ayıyla birlikte hayatımıza girdi. Peki bunların detayları nerede diyorsanız işte bu makalemize bakabilirsiniz. Çünkü bu kış sert geçecek; bu yazı uzun olacak.

Power BI Web Service Yeni Görünüme Kavuşuyor!

Power BI Web Service 2000 bakımına girmiş; yeni bir görünüme kavuşmuş. Bu yeni görünümü çok yakın zamanda aktif ettiler. Şu anlık herkese zorunlu değil ama açmak isterseniz app.powerbi.com adresine girdiğinizde sağ üstte çıkan yeni görünüm düğmesini aktive etmeniz yeterli olacaktır.

 

Bu düğme yaşamımıza neler getirecek?

Raporların en son ne zaman refresh edildiğini öğrenmek, Power BI ile görselleştirme yapanlar için kritik bir nokta. Bu özellik, her rapor için aktif hale getiriliyor. Verinin en son ne zaman yüklendiği bilgisi raporun adının yanında belirtiliyor. Hemen yanındaki aşağı oka bastığınızda raporla ilgili tüm övgülerinizi iletebilmeniz için bu raporun sahibini de hızlıca görüp mail atmanız mümkün.

Bu düğmenin hayatımıza katacağı bana kalırsa en efsane noktalardan bir tanesi de artık rapor sayfalarını sol menüde görüyor olmamız. Bu özellik, Service ve raporun bir bütün olarak sunulmasını sağlıyor.

Power BI Desktop’ta pbix dosyası içinde farklı sayfalarda rapor yapabiliyoruz: Super. Rapor sayfaları mevcut Power BI Service düzenine uymaz, raporun içinden başka sayfalara geçiyoruz: OoO 😐.

Neden 😐? Çünkü bu geçiş web sayfası içinde ayrı bir web sayfası görünümüne sebep oluyor. Bu da kullanıcılar için istenmeyen bir deneyim anlamına geliyor. Kullanıcılar olarak aynı web sayfası içinde başka sayfa istemiyoruz! İşte bu durum yüzünden yeni metotlar keşfetmeye çalışıp bu özelliği başka yöntemlerle bu durumu yenmek ve rapora bir bütünlük kazandırmaya çalışıyorduk. Şu an hep birlikte yapmamız gereken eylem: “Lütfen yeni görünüşü açar mısınız? 😊” .

 

Bu oturumda bahsedilen noktalardan biri de veri güvenliği. Özellikle premium modda veri güvenliği için çok çalışılmış. Verileri sınıflandırarak raporlarda kullanımlarını kısıtlayabilirsiniz ve hangi verinin hangi raporlarda kullanıldığına ilişkin yapıya göz atabilirsiniz.

Premium özelliklerle öne çıkan bir diğer nokta veri kapasitesi. Veri kapasitesi artık 4 ana başlıkta toplanıyor:

  • Power BI PRO – 1 GB
  • Power BI Premium 10 GB
  • Power BI Premium Large Models – 400 GB
  • Power BI Premium Extended Memory- 4 TB

Power of Q&A

Q&A ‘in yükselişine tanıklık ediyoruz. Gelecek günlerde bunu çok konuşacağız. Q&A, Power BI Deskop içinde varsayılan olarak geliyor, ayrıca gümbür gümbür geliyor. Q&A özelliğini kullanarak soru sorduğunuzda sorunuza en yakın grafiği size verip size soru önerisi sunuyor. Services e bu dosyayı publish ettiğinizde, bu raporu kullanan kişilerin sorularını da geliştiriciler için saklaması harika bir özellik olmuş. Böylelikle kişilerin raporlardan ne beklediğini de görebiliyorsunuz. Q&A ayrıca eş anlamlıları eklemenize de yardımcı oluyor. Belki de tek başına Q&A ‘in olduğu raporlar göreceğiz. Yeni bir ağaç hiyerarşisi karşımıza geliyor ki görünüşü müthiş gözüküyor. Umarım kullanımı da aynı güzellikte olur.

Bunların dışında temas ettikleri diğer özellikler şöyle;

Direct Ouery Süresi

Verileri anlık olarak Power BI’da görüntülemek için Powershell, api vb. yöntemleri kullanıyorduk. Artık Power BI Desktop anlık olarak verilere bağlanabilecek.

Dashboard üzerinden Grafik Değiştirme

Power BI Service’de etkileyici bir özellik daha ortaya çıkmaya hazırlanıyor. Raporlardaki grafiklerin üzerine basılarak değiştirilebileceği ön görülüyor ki bu harika bir özellik olurdu. İstediğiniz grafik değişikliklerini yapmak artık web üzerinde daha kolay.

Hey Siri! Finans Raporunu aç!

Power BI Mobile App’e bağlanabilen Siri’ye artık hangi raporu açmak isterseniz o raporun adını söylemeniz yeterli olacak ve rapor önünüze gelecek.

Yaşasın Office!

Office ailesinden destekçiler geliyor. Office uygulamalarının arayüzlerinden aşina olduğumuz yazı tipi grubu yakında Power BI Desktop’ta bizlerle buluşacak. Artık görseller özelinde format kısmına inmemize gerek kalmayacak. İşte buna kadeh kaldırılır.

Power BI’a güzel özellikler geliyor. Bu bahsettikleri özellikler, 1 saat içinde anlattıkları bölümdendi. Mutlaka aylık güncellemelerde bunların dışında leblebi çerez özelliklerin de gelip bizi mutlu edeceğinden eminim. Yeni özelliklerle ve başka konularla görüşmek üzere. Şimdilik hoşça kalın!

Good game well played.

Onay Süreçlerini Power Automate Approval Mailler ile Yönetin

Şirketinizdeki havuz araçları için Sql üzerinde rezervasyonlar tablosu kullanıyor olabilirsiniz. Her yeni rezervasyon talebinde ise ik onay süreçlerinizi Approval mail ile başlatabilirsiniz.

Ms Flow üzerinde oluşturacağınız birkaç adımlı akış ile en temel haliyle Approval sürecini başlatalım.

Bir Flow oluşturmak istediğinizde, her zaman bir eylem(tetikleyici) ile başlarsınız.
Oluşturacağımız akışın başlaması için tabloya veri girişi yapılması gerekmekte. Bu nedenle tetikleyici olarak SQL-> Bir öğe oluşturulduğunda (When an item is created) seçerek başlayacağız.

*Ilgili konektörün …’sı üzerinden hangi database üzerinde çalışılacağı seçilir.

*Konektörün içerisinden ise hangi tabloda çalışılacağı seçilir.

Veri girişi yapılmasının hemen ardından onay süreci başlayacağı için Approvals konektörünü yeni adıma ekleyeceğiz. Bu adımda 3 farklı onay süreci çeşidi mevcut. Rezervasyon talebinde bulunan kullanıcıya onay/ret sürecinin sonucunu “talebiniz onaylanmıştır ya da talebiniz reddedilmişitir” gibi bir açıklama ile mail göndermeyi amaçladığımız bir akış oluşturacağız. Bu nedenle Start and wait for an approval konektörü ile ilerleyeceğiz.

*Bu adımda Approval type: İlk yanıtlayan Title: Onay sürecinin başlığı, Assigned to: Onaylayıcı, Details: Onay sürecinin açıklaması, olarak doldurulması yeterli olacaktır.

Onay( Approval ) süreci başladıktan sonra onaycının cevabı iki farklı şekilde olabilir;

Onay süreci olumlu ise mail içeriği “Talebiniz onaylanmıştır.“

Onay süreci olumsuz ise mail içeriği “Talebiniz reddedilmişitir.”

Bu iki durum için de ayrı mail gönderilmesi için yeni adımda Koşul (Condition) kullanacağız.

Koşulumuz onaycının cevabı ile ilgili olduğu için Responses Approver response seçeneğini listeden seçerek ilerliyoruz.

*Bu seçeneği seçtiğimizde otomatik olarak (her birine uygula /apply to each) komutunu ekrana getirir)

Eşitliği sağlayacak değer için ise doğrudan Approve yazacağız.

Koşulun olumlu ve olumsuz bölümleri benzer ilerleyecek, Send an email konektörü üzerinde To: Talebi oluşturan kişinin maili (rezervasyonlar tablosu üzerinden), Subject: Onay/ Ret hakkında başlık, Body: bu alan için onaycının onay/ret esnasında yazdığı açıklamayı Responses Comments olarak eklenebilir.

Office365 Birlikte Çalışma Özelliği ile İş Arkadaşlarınızla Ortak Çalışmalar Sağlayın

İş arkadaşlarınız ile aynı Excel üzerinde aynı anda hesaplamalar yapmak ister misiniz?

Farklı bölgelerde çalışan iş arkadaşlarınız ile dosya gönder al yapmadan, bölgeler arası çalışmayı tek Excel üzerinden, aynı anda, birbirinizin çalışmasını saniye saniye görebileceğiniz bir çalışma organize etmek size büyük fayda sağlamaz mıydı?

Word, Excel, PowerPoint gibi Office ürünlerinde birlikte çalışma özelliği sayesinde iş arkadaşlarınızla beraber eş zamanlı olarak çalışabilirsiniz.

Birlikte Çalışma Özelliği ile İş Arkadaşlarınızla Ortak Çalışmalar Sağlayın

Bu işlem iki adımdan oluşur

Belgeleriniz ve dosyalarınız üzerinde birlikte çalışmanız için öncelikle ilgili dosya ya da belgeyi, birlikte çalışacağınız kişiler ile paylaşmanız gerekir. Bu belgeyi ilgili kişiler ile bir defa paylaştıktan sonra, siz kullanım yetkilerini kaldırana kadar dosyada birlikte çalışabilirsiniz. Bir belge birden çok kez paylaşılabilir ve istenildiği an erişilebilirdir.

Paylaşma işlemi ne anlama gelir?

Paylaştığınız dosya OneDrive üzerinde sabit bir konumdadır. Paylaşım sonrası yapılan tüm işlemler yalnızca o dosya üzerinde gerçekleşir. Paylaşımdaki dosyanın paylaşımı durdurulana kadar, yetkiler çerçevesinde, aynı belge üzerinde, istediği cihazdan okuma/ yazma işlemi yapabilir.

Paylaşım sonrasında birlikte çalışmaya başlayabilirsiniz.

Paylaşma

Bilgisayarınızın OneDrive klasörünü açarak birlikte çalışılacak belge ya da klasöre sağ tıklar ve açılan listeden Paylaş (Share) seçeneğine tıklanır.

Açılan penceredeki arama çubuğundan birlikte çalışılacak kişinin mail adresini yazıp Gönder butona bastığınızda birlikte çalışma işleminin ilk adımını tamamlamış olursunuz.

Bir Belge Benimle Paylaşıldığında Nereden Anlarım?

Sizinle bir belge paylaşıldığında otomatik mail bilgilendirmeleri alırsınız.

Bir Belge Benimle Paylaşıldığında Bu Belgeye Nereden Ulaşabilirim?

  1. Sizinle bir belge paylaşıldığında gelen otomatik mailden direkt olarak ulaşabilirsiniz.
  2. Excel/Word vs. belgesinde Dosya(File)>Aç(Open)>Benimle Paylaşılan(Shared with me) adımlarını takip ederek sizinle paylaşılan tüm belgeleri görüntüleyebilirsiniz.
  3. OneDrive üzerinden Paylaşılan(Shared)> Benimle Paylaşılan(Shared with me) adımlarını takip ederek paylaşılan tüm belge ve dosyaları görüntüleyebilirsiniz.

Belgeyi Kimlerin Düzenlediğini Nereden Anlarım?

Belge üzerinde iş arkadaşlarınız ile birlikte çalışmaya başladığınızda aşağıdaki resimdeki gibi görünecektir.

Kimler Birlikte Çalışma Özelliğini Kullanabilir?

Birlikte çalışma özelliği Office 365, Office 2016 ve daha üzeri sürümlerde bulunmaktadır.

Power Automate ile Anketlerinizi Yanıtlayanlara Otomatik Mailler Gönderin

MS Forms ile şirketinizdeki anketleri elektronik ortamda kullanmaya başladığınızdan beri, anketleri toplamanın, incelemenin ve analizler yapmanın daha rahat olduğuna fark etmişsinizdir.

MS Forms üzerindeki anketinize, yeni bir yanıt geldiğinde otomatik mail bildirimleri alabilir ve anket sonuçlarını hızlıca görüntüleyip hazır grafikleri inceleyebilirsiniz.

Kullanıcıları bir sonraki anketinizi de yanıtlamasını teşvik etmek için anketinizi yanıtlayanlara otomatik teşekkür maili gönderebilir ya da aynı mailin içerisinde başka bir anketin bağlantısını da ekleyebilirsiniz.

Otomatik mail gönderimleri için MS Flow ile birkaç adımlı akış oluşturmanız yeterli.

MS Flow ile boş bir akış üzerinden işlemlere başlayalım:

Adım1: New Flow Trigger-> Forms

Anket yanıtlandığı anda mail akışı başlayacak bu nedenle Flow tetikleyicisi olarak Forms’a Yeni bir cevap gönderildiğinde (When a new response is submitted) seçilir.

Yanıtlanması beklenen anket açılan listeden seçilerek devam edilir

Seçilen anket için anket adı, anket soruları, yanıtlayan e-mail gibi bilgileri öğrenebilmemiz için yeni adımda detayları çağırmamız gerekir.

Adım2: New Flow Action-> Forms Response Details

Yeni adımda Yanıt detaylarını alın (Get response details) eklenir.

Response Id alanına List of response notifications Response Id seçeneği eklenir. Bu seçeneğin eklenmesiyle Apply to each alanı otomatik olarak gelir.

Artık, anket adı, anket soruları gibi detaylar erişilebilir durumda.

Adım3: New Flow Action-> Outlook

Anket detayında çağırdığımız e-mail adreslerine, mail göndermeye başlayabiliriz. Yeni adımda Outlook –> Send an email eklenir.

Yanıtlayan kişiye cevap maili gönderileceğinden To: alanına Responders’ Email ekleyerek ilerlenir.

Subject ve body alanları ilgili şekilde yazılır.

Adım4: Flow Actions->The Final Step

Akışı sol üst köşeden adlandırdıktan sonra, sağ üst köşedeki kaydet butonu ile kaydederek kullanıma açabilirsiniz.

Ön izleme:

*Not:

E-mail’lerin gönderilebilmesi için form anonim yapılmamalıdır. Böylece anket yanıtlayan kişilerin mail adresleri erişilebilir durumda olur.

Power BI – Ağustos 2019 Güncellemelerinden En Beğendiklerimiz

Power BI ‘ın ağustos ayı güncellemesi çıktııı!! Gelin hemen kritiğini yapalım.

Power BI’ın en büyük pazarlama taşlarından biri her ay mutlaka güncelleme alıyor olması. Bu olay, Power BI piyasaya çıkarken kullandığı argümanlardan olduğu ve gelecekte Power BI ile ilgili çok konu gündemde olduğu için bu güncellemeler hız kesmeden devam edecek. Bu ayın Ağustos güncellemelerine şöyle bir göz attım ve en beğendiklerimi sizler için derledim.

1-Power BI Groupıng visuals

İşte bu! Basit gibi gözüken ama müthiş kolaylık sağlayan bir özellik. Basit değişikliklerin kaderi yapıldığında takdir almaktır, yapılmadan takdir edilmezler. Faydası hep yürürlüğe girince anlaşılır. Ama bunun olması için haykıran bir kitle vardı.

Rapor sayfası üzerindeki görsellerin yerini değiştirirken, bookmarklar için görünürlükleriyle oynarken yaşanılanların anlatılması için güzel Türkçemizde çok güzel bir laf var; “Yaşayan bilir” diye; özellikle aynı işlemi defalarca yapmak zorunda kalanlar. Bunun en sık yaşanılan örneği her sayfada bulunması tasarlanan görsellerin taşınması işleminde yaşanmakta. Tek tek kopyalanacak görsellerin seçilip kopyalanıp ilgili yere yapıştırılması gerekiyor.

Gruplama özelliğini yaptığınızda kopyalamak, arka plan vermek ve en boy oranlarını değiştirmek oldukça kolaylaşıyor. Görselleri CTRL ile seçip sağ tık yaptığınızda bu komut artık karşınıza çıkıyor. Sağ tık çok mutlu. Çünkü sağ tık, Power BI’da işe yaramaya başladı.

Power BI Groupıng visuals

 

 

 

 

 

2- Power BI Koşullu Biçimlendirme İçin Simge Stili Seçici

Koşullu biçimlendirme yapmayı sevdik. Çünkü hemen bir öngörü elde etmemize olanak sağlıyor. Ancak insan istiyor ki sevmediğim düşük satışın yanına çarpı koyayım, sevdiğim yüksek satışın yanına tik kondurayım. Bu feryatlar dile gelmiş olacak ki artık bu özelliği de Ağustos güncellemesi ile kullanacağız. Bu özellik Excel’de hali hazırda var olan bir özellik olduğu için aslında bir yandan da bunu bekliyorduk.

Power BI Koşullu Biçimlendirme İçin Simge Stili Seçici

 

 

 

 

 

 

 

3- Key Influencer artık measure destekliyor

Key Influencer, ilgilendiğiniz bir ölçümü yönlendiren faktörleri anlamanıza yardımcı olur. Verileri analiz eder, önemli faktörleri sıralar ve bunları kilit etkileyici olarak görüntüleyen efsane bir özellik. Bu özellik artık measureları da destekliyor ki bu da çok geniş analizler yapabileceğimiz anlamına geliyor.

Key Influencer artık measure destekliyor

4- Bağlantılar

  • Artık PostgreSQL’e direct query yapabiliyoruz. Bu özellik beta olarak açıldı. Bunu büyük bir kitle bekliyor.
  • MarkLogic database’ine bağlanıp artık buradan rapor yapabiliyor olacağız.
  • SAP HANA bağlantı sağlayıcısı artık HDI Containers’a da bağlanabiliyor.

Bu ay ki güncellemeler güzel geldi. Bir de dark tema gelse çok güzel olur. Light arayüz pek benlik değil. Sizin de Power BI ile ilgili gelişim fikirleriniz varsa ideas.powerbi.com adresinden fikrinizi belirtebilirsiniz. Kendinize iyi bakın.

Good Game

Good game well played.

.pbix dosyası hangi Power BI exe’sine ait?

Herkese merhaba!!! Bu makalemizde Power BI Desktop ile Power BI Report Server .pbix dosyaları arasındaki farkları konuşacağız. Geçmişte olduğu ve gelecekte de olacağı gibi aynı tür süjeleri ayırmak için farklılaştırmak gerekir, bir objenin değeri farklılaştığı kadardır. Nesnelerde, insanlarda, toplumlarda olduğu gibi. Power BI’da bu ayrımı dışarıdan fark etmek, giderek zorlaşan bir durum. Doğru seçimi yapamayan biri de yanlış yolda raporu duyurmak isteyene kadar kendinden asla şüphe etmeyecektir. Peki işi bu kadar zorlaştıran nelerdir?

Zorluk seviyesi: 3

Kazara ikisini de bilgisayarınıza indirdiğinizi varsayalım. Bir Power BI raporuna sağ tıklayıp birlikte aç dediğinizde karşınıza iki seçenek çıkar. Birincisi, “Microsoft Power BI Desktop”; ikincisi, “Power BI Desktop”. İsimler arasındaki bu fark geceyle gündüz arasındaki fark gibi değil mi? Anlamamız için bu kadar iyi bir ayrım yapılamazdı (!) 😀 Microsoft ile başlayan Report Server’ı açar; Power BI ile başlayan ise Bulut servisine ait Power BI .exe sini çalıştırır. Bu iki kafadarı dışarıdan en net şekilde görsellerinden ayırabilirsiniz. Report Server’ın görselinde arka plan siyah, sütunlar sarıyken; bulut servisine bağlanan Power BI’ın görselinde arka plan sarı, sütunlar ise siyah. Ancak, oluşturulan .pbix dosyası hep aynı görselledir! Oo yoo.😐  Bunun için görev yöneticisine göz atıp çalışan uygulamayı görebilirsiniz.

Zorluk seviyesi: 4

Bilgisayara herhangi birini yüklediniz. Üstüne çift tıklayınca açıldı. Peki bu noktadan sonra bunun report server mı bulut hizmeti mi olup olmadığını nereden anlayacaksınız? İlk olarak uygulamanın şeridinde bir ay ve yıl ibaresi vardır. Bu ibarenin olduğu dosya için bunun report server da yapıldığını söyleyebiliriz. Tâbi son zamanda bu özellik Power BI Desktop’a da yansımış durumda. Dolayısıyla bu bize kesin bir yargı vermez ama bir ön görü kazandırır. Kesin yargıyı bize kazandıracak işte buradadır:

Birinde Home sekmesinde Publish butonu varken bir diğerinde yoktur.

Zorluk Seviyesi: 5

Samanlıktaki iğneyi bulmak! Bunların arasında bu farkı bize artık “yazacak” olan bir kiriş arkası yer vardır ki o da günlük hayatımızda çokça tercih ettiğimiz, ciğerimiz Save As’dir. Save As yaptığınızda Power BI Report Server çıkıyorsa işte bu kesinlikle bir Report Server .pbix dosyasıdır. Buluta publish eden Power BI dosyasında Save As için ayrı bir seçenek çıkmaz.

 

Bu yazımda, Power BI Desktop ile Power BI Report Server dosyalarını nasıl ayırt edebileceğimize ilişkin ufak çaplı bir analiz gerçekleştirdim. Power BI ile alakalı merak ettiğiniz konular/sorular varsa bu konuları bana gönderin, belki de bir sonraki makalemin ilham kaynağı siz olursunuz 😉 Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

 

Good game well played.

 

OneNote Toplantı Notları ile Toplantılarınızı Özelleştirin

Katıldığımız her toplantı için toplantı ayrıntılarını ve notlarını bir arada görmek çok önemlidir, OneNote Toplantı Notları ile toplantı notlarınızı özelleştirebilirsiniz.

Zor yollar

Toplantı notları kimi zaman ajandamızda kimi zaman ise bilgisayarımızda yazılıdır.
Bir çok kişi, Outlook takviminde kayıtlı toplantıları dokümante etmek için Excel’e aktarmayı ya da takvim içeriğini kopyalayıp Excel üzerine yapıştırmayı bir çok kez denemiştir.

Peki toplantı notlarını ve bilgilerini birleştirmek için ne yapmak gerekir?

Zahmetli yöntemlerin yerine OneNote’u kullanarak Outlook takvimimizdeki toplantılarımızı iki saniyede dokümante ederek görebiliriz. Üstelik her bir toplantı için ayrı ayrı ve düzenli notlar alabiliriz. Toplantı ile ilgili takvimde herhangi bir değişiklik olduğunda, toplantıyı hızlıca güncelleyebiliriz.

Bugünün toplantılarının arasından istediğimizi seçebiliriz ya da takvimdem seçeceğimiz güne ait toplantıları listeleyip içlerinden ilgili toplantıyı seçbiliriz.

OneNote Toplantı Notları ile Bugünün toplantısını eklemek

Giriş

sekmesi Toplantılar Grubunda Toplantı Ayrıntıları butonu yer almaktadır. Bu butona tıkladığımızda açılan listede bugünün toplantı listesi yer almaktadır.

Bugünün toplantıları

Tarih seçimine göre toplantı eklemek

Farklı bir günün toplantısını eklemek için ise Başka Bir Günden Toplantı Seç…’e tıklarız.

Farklı bir günden toplantı seç
Bir ya da birden fazla toplantıyı da ardışık şekilde ekleyebiliriz. Eklediğimiz toplantıya ait tarih, yer, zaman gibi toplantı ile ilgili tüm bilgilerin maddelenerek OneNote’a yazıldığını gözlemleriz.

Outlook Öğesine Bağlantı

Bu yazıya tıkladığımızda toplantı bilgilerin bulunduğu Outlook penceresi açılacaktır.

Toplantı bilgilerinin maddelerinin başında yer alan + işaretine ya da sonundaki (Genişlet) yazısına tıkladığımızda ayrıntılarını görebiliriz. (Daralt) yazısı ise açık olan ayrıntıları kapatmamızı sağlar.

Notlar

Toplantı notlarımızı yazacağımız alandır.

Bir toplantı ekledikten sonra, toplantı ile ilgili yer, zaman, katılımcılar gibi konularda değişiklik olduğunda yenileme butonuna basmamız toplantı bilgilerini güncellememiz için yeterli olacaktır.

 

OneNote Toplantı Notları ile toplantılarınızı kolayca yönetin.

Şefin Special’i: CTRL+ENTER & ÖZEL GİT

Rutin olarak aldığınız tablolarda boş hücreler mi çıkıyor? Satırları silmeye kalkışsanız aynı satırın diğer sütunlarında bilgileriniz mevcut. Sütunu da silemezsiniz. Halbuki boş yerine “Yok”,”Kullanılmamaktadır.” “Hesaplanmamıştır.” gibi cümleler yazılabilir. Sakinlikten gerginliğe geçmek için gereken süre oldukça kısa değil mi? Bu boş hücreler adeta bir virüs gibi tablonuzu/listenizi etki altına alıp sizi çileden çıkartabiliyor. Çileden çıkmak kolay, gelin biz bu durumu nasıl toparlarız ona bakalım…

Oluşturulan veya alınan her listenin/tablonun tüm hücrelerinde bir değer olmayabiliyor. Bunun yerine oraya durumu belirten bir metin yazabilsek ne güzel olur. Bu durumla başa çıkabilmek için ileri excel eğitimine yakışan güzel bir çözüm var. Örneğimizle birlikte çözümümüze bir göz atalım.

Elimizde çeşitli ürünlere dair yıllık satış miktarları mevcut. Bazı ürünlerin bazı yıllarda satışlarına dair hücre değerleri boş. Bu boş hücrelere “Yok” yazmak isteniyor.

Düşeyara gibi popüler değil ama bilenlerin işine defalarca yaramış ve köşede kalmış, ilginizi bekleyen bir komut penceresi var: Özel Git. Bu komut penceresinden açıklamalara, formüllere, hatalı hücrelere, boşluklara vs. gibi değerli hücrelere erişebilirsiniz. Bizde burada Giriş sekmesinde bulunan Düzenleme veri grubunda Bul ve Git seçeneklerinden “Özel Git” komutu seçelim.

 

“Özel Git” penceresinden Boşluklar’ı seçiyoruz. Excel, otomatik olarak alanınızı algılayıp alanınız içinde kalan boşlukları seçebiliyor. Eğer boşlukları seçme işlemini yapamazsa önce içinde boşluklarınızın seçilmesini istediğiniz alanı seçip sonrasında bu komutu uygulayabilirsiniz.

 

Bu adımdan sonra hiçbir tıklama işlemi yapmadan “Yok” yazalım. “Yok” kelimesini seçilen ilk hücreye yazacaktır. Yazacağımız metin bittiğinde CTRL+ENTER kombinasyonu yapalım. Bu şekilde istediğimiz metin tablodaki tüm boş hücrelere yazılmış oldu.

 

Bu şekilde gerçekleşen çözümümüzde rastgele boş hücreleri seçmenin zorluğunu atladık ve hepsine aynı anda veri girişi sağlayabildik. Bu kombinasyonu keyifli kullanmalar dilerim.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere, hoşçakalın.

Excel’de İç içe Açılır Listeler Oluşturun!

Hücrelere veri girişinin fazla zaman almaması ve aynı zamanda yanlış veri girme olasılığının artmaması için veri doğrulamayla ile açılır listeler oluşturup veri girişinin sağlanması konusundan daha önce buradan ulaşabileceğiniz makalede bahsetmiştik. Bu makalemizde ise bunu bir üst seviyeye taşıyarak Excel’de İç içe Açılır Listeler oluşturmaktan bahsedeceğim.

Excel Verimlilik Eğitimi konularımızdan biri olan bu işlemi, departman seçimine göre departman çalışanlarının seçilebildiği bir bağımlı açılır liste örneği üzerinden birlikte inceleyelim.

Öncelikle farklı bir alanda departman adlarının ve bu departmanda çalışan kişilerin adlarının yazılı olduğu bir liste oluşturalım. Daha sonra oluşturulan bu listedeki departman çalışanlarına departmanla aynı adı tanımlamak gerekmektedir. Bunun için  departmanın altında bulunan isimleri seçtikten sonra Formüller sekmesinin altında bulunan Tanımlı Adlar grubundan Ad Tanımlama seçilir. Ad alanına departmanla aynı ad girilip tamama tıklanır. (Kaç kategori varsa bu departmana bağımlı alanlar için bu adımlar tekrar uygulanır.)

 

 

Departman alanına açılır liste oluşturmak için Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları grubundan Veri Doğrulama ve ardından doğrulama ölçütü olarak liste seçilir. Kaynak olarak ise departman adlarının bulunduğu hücreler seçilir.

 

 

Ad Soyad alanında departmana bağlı kişileri getirmek için aynı adımlar tekrar uygulanır ancak kaynak alanına =DOLAYLI(A2) formülü yazılmalıdır.

 

 

Tüm bu işlemleri gerçekleştirdikten sonra artık departman adı seçildiğinde kişiler açılır listeye otomatik bir şekilde gelecektir.

 

 

Bu noktada dikkat edilmesi gereken nokta kaynak verilerin silinmemesidir. Eğer kaynak gösterilen veriler silinirse açılır listeler boş gelecektir. Başka bir sayfada bu verileri tutup kullanılan sayfaya verilerin çekilmesi daha iyi bir sayfa düzeninin sağlanmasını sağlayabilir.

Başka bir makalede görüşmek üzere…