Mail Geri Çekme ile Maillerinizin Kontrolü Elinizde

Şirket içinde göndermiş olduğunuz bir iletiyi karşı taraf henüz açmamış ise  Mail Geri Çekme özelliği ile mailler alıcıların posta kutularından kaldırılabilir.

Bu iletinin içeriğinin değiştirilerek son güncel halinin paylaşılması gerektiği durumlarda ya da bu mail içeriği değiştirilerek gönderilmek istendiği durumlarda, bu özellik kullanılabilir. Örneğin eki iliştirmeyi unuttuysanız, mail geri çekme işlemini deneyebilir ve sonra eki olan yeni bir ileti gönderebilirsiniz. Tamamen yanlış gönderilmiş bir mail de bu sevdaya dahil…

Mail Geri Çekme özelliği siz Gönder’e tıkladıktan sonra mail iletildiği andan itibaren kullanılabilir ve bu özelliğin kullanılabilmesi için alıcının aynı kuruluş içinde bir Exchange hesabının olması gerekir.

*Mailinizi okundu bilgisi alarak gönderirseniz İletiyi geri çekme özelliğini daha etkin kullanabilirsiniz.

Mail içeriğinizi yazarak gönderdikten sonra değiştirmeyi ya da geri çekme işlemini yapmak için gönderilmiş öğeler kutusuna gideriz. İlgili mail içeriğini açarız ve Dosya sekmesinden Bilgi’ye tıklarız bu ekranda İletiyi Yeniden Gönder ve Geri Çek seçeneğini seçeriz. Açılan listeden Bu İletiyi Geri Çek… seçeneğini seçeriz.

Bu seçimle birlikte karşımıza yeni bir pencere gelir. Gönderdiğimiz maili kalıcı olarak karşı taraftan çekmek için birinci seçeneği seçeriz. İkinci seçenek ile gönderilen iletiyi geri çekerek yerine bir başka mailin gönderilmesini sağlayabiliriz. Üçüncü seçenek ise yapılan geri çekme işlemleri için taraflara mail bildirimi gönderilmesini sağlar. İlgili seçimler yapıldıktan sonra işlem tamamlanacaktır.

 

 

Microsoft Forms: Office 365’iniz varsa bir Anket Uygulamanız Olduğunu da Biliyor musunuz?

Birçok İnsan Kaynakları personeli aylık birden fazla anket oluşturuyor. Bazıları ise belki 3 – 4 ayda bir anket yapmaya ihtiyaç duyuyor. Ancak yine de herkes lazım oluyor diye IT ekiplerinden bir anket uygulaması satın almasını istiyor ya da  kısıtlı özellikleri ile ücretsiz anket uygulamalarını kullanıyor.  Office 365  kullanıyorsanız, Microsoft Forms’a yani mükemmel bir anket uygulamasına sahipsiniz! Üstelik şifrelerle uğraşmanıza gerek yok, Office 365 hesabına sahip tüm kullanıcılar mevcut Office 365 hesapları ile Microsoft Forms’u hemen kullanabilir.  Microsoft Forms  son derece kolay bir yapıya sahip olmakla beraber oldukça gelişmiş bir anket hizmeti sunuyor.  Onu dakikalar içerisinde öğrenebilir,  öneri, etkinlik, müşteri geri bildirim anketleri oluşturabilir, istediğiniz kişilerle paylaşabilir, sonuçlarını analiz edebilir ve anketleri iş akışlarınıza dahil edebilirsiniz.. MicrosoftForms’un detaylarını incelediğinizde başka bir uygulamaya ihtiyacınız olmadığını farkedeceksiniz.

Microsoft Forms ile Anketler Oluşturun, Ekibinizle ya da Müşterilerinizle Paylaşın

Office 365 panelindeki Forms ikonundan, OneDrive üzerinden ya da Excel Online’daki Survey butonundan tüm kullanıcılarınız hemen anket oluşturmaya başlayabilir. Dakikalar içinde  takım etkinliği, öneri & şikayet formu, kampanya ya da müşteri anketleri oluşturabilir, istediğiniz kişilerle paylaşabilir ve sonuçlarını analiz edebilirsiniz.

Sınav Oluşturun Ve Toplam Puanları Anında İnceleyin

Microsoft Forms ile anket yapmanızın yanı sıra sınav  yapabilir, kişilerin bilgisini ölçebilirsiniz. Sınav oluşturmak için Office 365 Panelindeki Forms Uygulamasını kullanmalısınız. Sorularınız için puan atayabilir ve açıklamalar ekleyebilirsiniz. Sınav  bitiminde kullanıcıların soruların % kaçını doğru çözdüklerini anında görmelerini sağlayabilir ya da siz kontrol ettikten sonra sonuçları iletmek üzere ayarlama yapabilirsiniz.  Ayrıca her sınav kağıdını tek tek inceleyebilirsiniz.

İstediğiniz Soru Tipini Seçin, İster Çoktan Seçmeli İsterseniz Açık Uçlu! Hatta Fazlası

Anket ya da sınav sorularınızı çoktan seçmeli, açık uçlu,  1-5 ya da 1-10 aralığında yıldız ya da sayı ile oylamalı,  Tarih seçmeli ya da sıralama şeklinde sorabilirsiniz.

 

 

 

Cevap Verilmesi Zorunlu Soruları Belirleyin

Sizin için mutlaka yanıtlanması gereken soruları “yanıtlaması zorunlu” olarak işaretleyebilirsiniz.

Birden Çok Cevaplı Sorular

İlgilenediklerinizi seçiniz gibi birden çok işaretleme yapılabilecek “Seçenek” sorularında “Birden Çok Yanıt” özelliğini aktif edebilirsiniz.

Resim Ve Videolarla Soruları Canlandırın

Soru bazında resim ya da video ekleyerek sorunuzu bunun üzerinden sorabilir ya da sorunun kolay anlaşılmasını sağlayabilirsiniz.

Anketleriniz Ya Da Sınavlarınız Şirketinizin Kurumsal Kimliğini Taşısın!

isterseniz hazır renk ve hazır şablonları arkaplan olarak belirleyebilir ya da şirket renklerinize özel istediğiniz bir arkaplan görselini dışardan ekleyebilirsiniz.

Takım Arkadaşlarınızla Birlikte Çalışın, İşleri Hızlandırın!

Anketi takım arkadaşlarınızla birlikte düzenlemeye devam edebilirsiniz. Yapmanız gereken Paylaşım penceresinden takım arkadaşlarınız için paylaşım linki edinip onlarla paylaşmak!

Bir Kişi Anketi Birden Fazla Kez Yapabilir Mi?

Yalnızca şirketin Office 365 hesabına sahip kullanıcılar anketi çözebilir şeklinde ayarladıysanız, bir kullanıcının anketi yalnızca bir defa ya da  birden çok kez çözebilir durumda olmasını paylaşım menüsünden bir tıkla ayarlayabilirsiniz.

 

Anketiniz Geçerlilik Süresi Var Mı?

Microsoft Forms ile anket oluşturduğunuzda otomatik olarak “yanıtları kabul et” seçeneği aktiftir. Anket paylaşımından bir süre sonra, anket görevini tamamladıysa “yanıtları kabul et” seçeneğini kapatabilirsiniz. Anketiniz örneğin bir kurs ya da organizasyon başlangıcında talep toplama amaçlıysa, bir kampanya dönemine ithafen hazırlanıyorsa ya da belirli bir saatte yapılacak sınav için hazırlanmışsa,  anketin geçerlilik süresini belirtebilirsiniz. Geçerlilik süresi için başlangıç ve bitiş tarih & saatlerini ayarlayabilirsiniz.

 

Mail Bildirimleri İle Anında Haberdar Olun

Paylaşım ayarlarından mail bildirimlerini açarak, her yanıt gelişinde mail bildirimi alabilirsiniz.

 

Şirket Anketlerinizi Herkes Çözebilir mi!

Dilerseniz anketinize erişilse bile açma hakkını yalnızca firmanızdaki çalışanlara verebilirsiniz. Bu iki seçenek Paylaş ekranında mevcut. Paylaşmadan önce ya da paylaştıktan sonra değiştirebilirsiniz.

 

Anketiniz Nasıl Gözüküyor?

Anketinizin nasıl gözüktüğünü görmek için onu paylaşmanıza gerek yok. Paylaşmadan önce de Web ve Mobil Platformlar için önizleme yapabilirsiniz.

 

Hazırız, Artık Paylaşalım!

Anketin paylaşım linkini ve Embed kodunu alabilir,  QR kodunu indirebilirsiniz.  Mail ile iletebilirsiniz.  Paylaşım tercihinize göre web sitenizde  ya da  linkedin hesabınız gibi istediğiniz farklı platformlarda kullanıcılarla paylaşabilirsiniz.

 

Sonuçları Anında Analiz Edin!

Anket Yanıtlarını anında grafiklerle düzgün ve otomatik olarak görüntüleyebilir, kullanıcıların cevaplarını kullanıcı bazında inceleyebilirsiniz. Ya da Excel listesine gelen yanıtları detaylıca analiz edebilirsiniz.  Özelleştirilmiş derinlemesine analizler için Excel listenizi canlı olarak Power BI’ya bağlayabilir ve eş zamanlı güncellenmesini sağlayabilirsiniz.

 

 

Mobil’de Form Oluşturmanın ve Yanıtlamanın Özgürlüğünü Yaşayın

Forms’un Mobil Uygulaması ile formlarınızı ve sınavlarınızı hareket halindeyken de oluşturabilir, düzenleyebilir ve yanıtlayabilirsiniz.

 

Tüm Anketleriniz Kontrolünüz Altında

Forms ile kendi oluşturduğunuz ve sizinle paylaşılan tüm anketleri hızlıca görüntüleyebilirsiniz.  Kendi anketlerinizi ve ekip ile ortak çalışma için yetki sahibi olduğunuz anketleri düzenleyebilir sonuçlarını inceleyebilirsiniz.

 

İşte harika haberler! Office 365 uygulamalarını kullanırken birbirleriyle entegre çalışmalarına hayran kalacaksınız. 

Microsoft Forms & Power BI

Anket sonuçlarınız tek bir listeden görüp üzerinde derin analiz çalışmaları yapmak istiyorsanız Excel Online üzerinden Forms oluşturun. Böylece yanıtlar, OneDrive üzerinde bir tane Excel sayfasında birikir. Power BI ile OneDrive dosyanıza bağlanarak hızlıca çeşitli analizler yapıp interaktif raporlar oluşturmanın keyfini çıkarın!

 

Forms & Flow 

Microsoft Flow, belirli tetikleyiciler ve eylemlere dayanarak iş akışları oluşturarak iş süreçlerini otomatikleştirmenizi sağlar. Örneğin Flow ile, Forms’taki bir anketi ya da sınavı Flow akışı içerisinde adresleyerek yeni form oluştuğunda form sonuçlarını kullanıcının yöneticisine içinde Onay/ret butonları olan bir maille otomatik iletebilir, yöneticinin onay vermesi halinde insan kaynaklarına onaya gönderebilir ve son durumu anketi oluşturan kişiye bildirim olarak iletebilirsiniz.

Sevgilerimle,

Etkili Sunumların Sırları

Geçen hafta tam da bugün, Kariyer.net 10.kat etkinlikleri kapsamında PowerPoint ile Etkili Sunum Teknikleri Seminerindeydik. Seminerde, sunu hazırlama teknikleri, sunum kaygısını yenmek, sunum esnasında etkileyici tutumlar gibi konuların yanında; PowerPoint sunu tasarımında uyulması gerekenler, sunum hazırlarken uyguladığınızda zamanı size kazandıracak teknikler ve sunum sırasında sunuya hakim olmanızı sağlayacak PowerPoint ipuçlarından bahsettik.

İşte bazıları!

Nasıl Daha Hızlı Ve Etkileyici İçerik Oluşturabilirim?

Hedef kitlenizi belirleyin;

sunumu kime yapacaksınız, beklentileri ne, bu konudaki bilgi seviyeleri ne, anlatacaklarınızın hangi alanlarına direneceklerdir? Bu soruların cevapları sunumuzun çatısını oluşturacak.

Sunum başlangıcında sunumunuzun faydalarını söyleyin.

Bu sunum dinleyicilere nasıl bir fayda sağlayacak, sunumdan sonra nasıl değişecekler? Hayatlarını nasıl daha kolay hale getirebilir, büyümelerine nasıl yardımcı olabilirsiniz. Dinleyicilerinizle aynı tarafta olmanızı sağlamanın en iyi yolu onlar için büyük değer yaratmaktır.

Sunumunuzun ana mesajını belirleyin ve sunumun çeşitli duraklarında bu mesajı yineleyin!

Şimdi sunumunuz için kullanacağınız tüm metinleri öncelikle slaytlarınızın altındaki açıklama alanlarına yapıştırın. Anlatacaklarınızı tekrar tekrar okuyun ve dinleyicileriniz için çok önemli bir bilgi mi karar verin. Vermek istediğiniz mesaja atıfta bulunmama ihtimali varsa ya da konuyu fazla derinleştiriyorsa çıkarın. mark twain yazdığı mektuba “Mektubumun uzunluğu için özür dilerim, fakat kısa bir mektup yazacak kadar zamanım yoktu!” diye başlayarak , kısa yazmanın daha meşakatli olduğunu ironik biçimde vurgulamıştı. Unutmayın 45 dakikalık sunumlar, TED konuşmalarında 18 dakikada anlatıldığında çok daha fazla ilgi uyandırdı. İşin sırrı yalnızca iyi konuşmacılar olmaları değil, ana mesajın belirlenmesi ve gereksiz bilgilerin çıkarılmasıydı!Anlatacaklarınıza karar verdikten sonra, açıklama alanlarında kalan bilgileri vurgulamak için tek bir cümle belirleyin ve slayta onu yazın. Cümleniz mümkünse 6-7 kelimeyi geçmesin. Asla bir slayta tüm söyleyeceklerinizi eklemeyin. O zaman dinleyici kendisi mi okuyacak, sizi mi dinleyecek karar veremez ve ilgi dağılır.Söyleyeceklerinizin anlaşılmasını kolaylaştıracak ya da anlamını derinleştirecek görsel, video ya da çizim bulun ve slaytınıza ekleyin.

Materyal Tasarım İlkerlerine Uyum Sağlayın!

Birbiri ile ilgili resimleri slayt üzerinde yakın yerlere yerleştirin.İkon, şekil ya da resimlerin tipini aynı seçin. Örneğin bir resim vektörel çizim iken diğeri fotoğraf ise, bu algı bütünlüğü için olumsuz bir durumdur.Aydınlık mekanlar için koyu zemin üzerine açık renk yazı, karanlık mekanlar için açık renk zemin üzerine koyu yazı tercih edin.Slaytlarda boş alanları doldurmak için gereksiz gif ya da resim kullanmayın ya da anlatılan nesnenin alanı doldurması için onu büyütmeyin. Aksine boş alanda nesneler orijinal boyutları ile daha değerli hissi uyandırır. Reklamlarda siyah zemin üzerinde, ekranın ortasına eklenen küçük bir tek taş pırlantayı düşünün.

Grafikleri yalnızca görsellik olarak değil, mesajınızı güçlendirmek için kullanın.

Amacınıza hizmet eden grafik türlerini seçmeye özen gösterin. Zamansal değişimleri göstermek için çizgi grafik, verileri karşılaştırmak için sütun grafik, bir verinin yüzdelik dağılım oranlarını göstermek için pasta grafik ve yeni grafiklerden ilgili türevlerini seçebilirsiniz. Bazı Office sürümlerinde, ülkede ya da dünyadaki satış durumunuzu harita üzerinde harika biçimde gösterebilirsiniz.Eğer 2016 ya da Office365 kullanıyorsanız ve Morph – Dönüşüm Efekti ile tanışmadıysanız, birazdan bir arama motorundan aratıp izlemeniz heyecan verici olacaktır! Ya da bu makaleyi inceleyebilirsiniz.Birden çok slaytınız varsa ve sıralamada değişiklik gerekiyorsa Görünüm Sekmesi altındaki “Slayt Sıralayıcısı” aklınıza gelsin! Tüm slaytları bir ekrandan görüp hızlıca yerlerini değiştirebilirsiniz.

Sunumlarınızda mutlaka yazmanız gereken maddeler olduysa asla madde işaretlerini kullanmayın! Madde işaretleri sunumlar için yapılmamıştır. Onun yerine Ekle Sekmesi altındaki “SmartArt’larla” metinleri görselleştirmeyi deneyin!Zengin metin görselleştirmeleri için mutlaka Infografiklerle tanışın. Google’da “free infographics powerpoint templates” anahtarı ile yüzlerce ücretsiz infografik bulabilirsiniz.

Birden fazla şekli ya da resmi hizalamanız gerektiğinde işi gözlerinize bırakmayın. Nesneleri seçtikten sonra Format sekmesinden “Hizalama” Seçeneklerinden yararlanın.Bazen slaytlardaki resimlerde insanların bir kalem gibi inceldiğini ya da kısa ve olduğundan çok daha kalın olduğunu görürüz. Bu durum resim ya da şekillerin sağ ya da alt ve üst bölümlerinden tutularak büyültülmesi/küçültülmesinden kaynaklanır. Engellemek için, her zaman köşe tutamaçlarından ve SHIFT tuşuna basılı tutarak bu işlemi yapmamız gerekir.Sunudaki slaytlara logo eklemek için Görünüm sekmesinden “Asıl Slayt” özelliğini kullanmalıyız. Böylece tüm slaytlara bir defada logoyu ekleyebiliriz. Ayrıca Asıl Slayt aracılığı ile şirketimize özel renk, yazı tipi, punto gibi bazı diğer ayarları barındıran template dosyaları oluşturursak ve logoyu da burada eklersek, sunu dosyamızın boyutunun artmasını önleriz.

Sunum Heyecanınızı Yenin!

Öncelikle şunu bilmelisiniz ki, dinleyiciler stresiniz ve tansiyonunuzu sizin kadar anlamazlar. Yine de iyi bir sunum için sunum korkusunu makul seviyeye indirmemiz gerekiyor. Nasıl?Sunum anındaki olası heyecanı azaltmak için ilk işiniz, anlatmak istediklerinizi vurguladığına inandığınız bir yardımcı materyal hazırlamak. Tabi bu her zaman bir powerpoint sunusu olmayabilir. Steve Jobs MacBook Air’I sunarken, bir zarfla sahneye çıktı. Ve insanlar “0,76 ve 0,16 inç rakamlarını unutsalar bile, MacBook Air’in standart bir ofis zarfına kolayca sığabileceğini hatırlamalarını sağladı.Sunumu kendi kendinize tekrar edin ancak ayna karşısında değil mümkünse kamera karşısında yapın. Ayna karşısında sunumdan çok, o an mimiklerimize ve ya beden dilimize odaklanırız ve çalışma süremiz uzar. Kameraya çekip daha sonradan bütün olarak başka bir kişiyle izlemek ve tartışmak daha etkilidir.

Sunumda gelebilecek sorulara hazırlıklı olun.

Sunum yapacağınız salonu dinleyicilerle dolu ve kendinizi sahnede sunum yaparken hayal edin. Bu sayede sahnede olmak bir süre sonra size korkutucu gelmeyecektir.Sunumdan önce sunum yapacağınız salonu, kullanacağınız projektörü ve kumandasını incelemeniz, sunum zamanı geldiğinde kendinizi daha rahat hissetmenizi sağlayacaktır.Sahneye çıkmadan önce, bedeninizi rahatlamanızda fayda var. Bunun için bacaklarınızı omuz hizasında rahat pozisyona getirin, ellerinizi iki yanınıza salıp kollarınızı ve bacaklarınızı sallayın, başınızı daire çizer gibi 2 – 3 defa omuz çevresinde döndürün. Birkaç dakika içerisinde biraz daha rahatlamış hissedeceksiniz.Sunum esnasında konuşma ve strese bağlı olarak ağzımız kuruyabilir, kendinize bir bardak su hazırlayın! sunum esnasında su içerek kendiniz için minik molalar sağlayabilir ve bu saniyelerde başardığınız düşüncesini aklınıza getirebilirsiniz.

Sunum Anı !

Nasıl söyleyeceğim, Nerede Duracağım, PowerPoint’i nasıl kullanacağım?F5 tuşu ile sunuyu başlatın.Dinleyicilerinizin de sunum için stresli olduğunu hatırlayın. Acaba iyi bir sunum olacak mı? Faydalı olacak mı? Ne zaman biter, ara verecek miyiz? Tüm bu soruların yanıtlarını sunum başlamadan vererek onları sunuma hazır hale getirin.Sunum esnasında soru kabul edip etmeyeceğinizi belirtmelisiniz. Zamansız sorular ya da geç gelen katılımcılar tüm kurgunuzu mahvedebilir.

işte o an!

neden bu sunumu siz sunuyorsunuz? Dinleyiciler bu sunum sonrasında ne kazanacaklar? Onlara açıklayın ve elde edecekleri ile ilgili iyi bir vaadde bulunun!PowerPoint Slayt Görünümü Modunu kullanın. Sunumlarınızdaki gizli notlara göz atmanızı sağlar.Moladan sonra sunumu en son kaldığınız yerden başlatmak için Shift + F5 tuşlarına aynı anda basın.Yanınızda bir Pointer yoksa üzülmeyin, sunum modundayken sağ click / işaretleyici seçeneklerinden lazer işaretleyicisini seçerek farenizi bir lazere dönüştürebilirsiniz.Gösteridiğiniz slayt üzerinde önemli sayıları ya da söylemleri vurgulamak için onları kalemle çizin. Sunum modundayken sağ click ve işaretleyici seçeneklerinden farenizi istediğiniz renkteki bir kaleme dönüştürebilir ve dinleyicilerinizin dikkatini istediğiniz yere toplayabilirsiniz.Slayt üzerinde bir soru sordunuz ve düşünmeleri için slaydı kapatmak istiyorsunuz? B tuşuna basarak anında sununun siyah ekrana dönüşmesini sağlayabilirsiniz. Karanlık bir ortamdaysanız ortamın daha da kararmaması için W tuşuna basarak sununun beyaz ekrana dönüşmesini de sağlayabilirsiniz. Tekrar ilgili tuşa basarak sunuma dönebilirsiniz.

Anlatımlarınızda Ses ve Beden Dilinizi İyi Kullanarak Etkiyi Arttırabilirsiniz, İşte Birkaç Tüyo!

Sahnede kürsünün arkasına saklanmayın, çıkın ve dinleyicilerin sizi rahatlıkla görmesini sağlayın. Bu kendinize güvendiğinizi hissettirir.Projektör tahtasının dibinde durmayın, mümkünse yer değiştirin ve dinleyicilerinizin tarafına yaklaşın.Kollarınızı bağlamayın bu iletişime karşı isteksizliğinize işaret eder.Gülümseyin, gülümsemek bulaşıcıdır ve dinleyicilerinizin de konuya ve size karşı pozitif olmasını sağlar.Göz teması çok önemlidir. Salondakilerle bir bütün olabilmek için gözlerinizi sunuya ya da uzaklara daldırmayın. O sunumu onlar için yaptığınızı hissettirmek için her zaman onları izleyin. Ancak bir kişiye 5-6 sn.’ den fazla bakmayın.Bir diğer unsur sesiniz. Doğal tonunuzda konuşmaya gayret gösterin. Heyecanınız sizi hızlandıracaktır. Yenmek için noktalama işaretlerini düşünün, konuşurken nokta olmadığı için nokta olması gereken yerlerde es verin.

Sesinizle oynayın

Örneğin “Ekibimiz çok güçlü” derken güçlü kelimesini gerçekten güçlü söyleyin. Sunumda kendiniz için bu şekilde kelimeleri işaret belirleyip bunları söylerken vurgulama yapın.

Konu geçişlerinde ya da önemli bir şey söyleyeceğiniz zaman duraksayın, bu merak uyandırır ve sizin cümlenizi daha net ifade etmenizi sağlar. Immm şeklinde aralardansa sessizlik daha etkileyicidir.

Kendi sesinizi insanların nasıl duyduğunu merak ediyorsanız ve henüz bir ses kaydı yapıp denemediyseniz, şimdi sağ elinizi sağ kulağınızın etrafına dolayın, kulağınızı yavaşça öne doğru çekin. Ardından sol elinizi ağzınızın etrafına dolayın ve sesi doğrudan kulağınıza yönlendirin. Bu, sesinizi başkalarının duyduğu gibi duymanıza yardımcı olur. Şimdi sesinizi yönetmeye çalışın.

Beden dili ve ses kullanımı ile ilgili yazılması gereken çok fazla husus var ancak bunları aktarabilmek için başlı başına makale yazmak gerekir.

Sunum anına devam edelim:

Yazar John Medine‘nin dediği gibi ilgi süresi 10 ila 20 dakika arasıdır. İlgiyi devam ettirmek için, dinamik ve anlattığınız konuya karşı tutkulu olun, anlattığınız şeylerin heyecan verici olduğunu hissedin, hisleriniz onlarda da merak uyandıracaktır.

Görüntüleri uyandıran kelimeler kullanın. Benzetmelerden ve somutlaştırmadan yararlanmaya çalışın.

Sayılar ya da cümleler tek başına anlamlı olmayabilir. Onları karşılaştırın! Pazar payı yüzdesi, karşılaştırma, büyüme yüzdelerini söyleyebilirsiniz. Örneğin, 4 milyon iPhone sattığını belirten Jobs, üniteler satışa çıktığı için “günde 20.000” lere eşdeğer olduğunu belirtiyor. Ya da dünyanın en ince dizüstü bilgisayarı dedikten sonra, bunu diğer “ince” leri ile kıyaslıyor ve bir görsel sunuyor.Sayıların gücünden yararlanın. Steve Jobs İpod’u tanıtırken hafızası için 5 GB demedi, 1000 şarkı dedi. Burada hem sayısal büyüklüğün etkisinden faydalandı hem de ürünün kapasitesini tüm insanların anlayabileceği bir şekilde ifade etmiş oldu.Konunuz teknik olsa bile anlattıklarınızı hikayeleştirin. Sunum planınızı, bu 10 dakikaları düşünerek, hikayeler, videolar, alıştırmalar ve tartışmalar yapacak şekilde kurgulayabilirsiniz.Jargonlardan uzak durmaya çalışın! Sunumunuz herkes için anlaşılır olmalı.Sunum esnasında hata yaparsanız duraksamayın, özür dilemeyin. “Düzeltiyorum” diyerek düzeltin ve devam edin.

Sunumu Nasıl Bitirirsem Daha Fazla İz Bırakırım?

İnsanlar sunumunuzun özellikle, ilk 3-4 dakikası ve son bölümünü iyi hatırlayacaktır. Bu nedenle iyi bir kapanışa çalışın! En etkileyici olduğunu düşündüğünüz şeyi son bölümde verin.Günlük bir iş sunumunuzu bitirirken, bugünlük anlatacaklarımız bu kadar cümlesi yerine, sunumunuzun ana mesajını yineleyin, bu mesajın onlara sağlayacağı faydayı vurgulayın. Teşekkür ederek sunumunuzu tamamlayın.


Sorularla başa çıkabilirsiniz

Soruları sunum sonrası alıyorsanız soruları dinlerken, sorunun cevabını düşünmeyin, soruyu anlamaya çalışın. Eğer cevap veremeyeceğinizi düşünüyorsanız kibarca daha sonra iletebileceğinizi belirtin.Sorunun cevabını vermeden önce, tüm grubun duyması için öncelikle soruyu tekrarlayın ve daha sonra cevabı soruyu soran kişiye değil, tüm gruba anlatın.Sunum öncesi hazırlığımızı kolaylaştırıp zaman kazanmamızı sağlayacak ve projelerimizi, ürünlerimizi daha iyi tanıtıp daha fazla etki bırakmamıza yardımcı olabilecek bir çok yöntem var. Daha fazlası için eğitim içeriklerimizi inceleyebilir veya support@peakup.org adresine sorularınızı iletebilirsiniz.Ayrıca, TED konuşmacılarının mükemmel sunumlarını izleyerek onlardan ilham almanızı ve Robert Cialdini – İknanın Psikolojisi kitabını okuyarak manipülasyon teknikleri ile tanışmanızı öneririm.Keyifli Sunumlar,

Word belgelerinizde İçindekiler Tablosu oluşturmak için zaman kaybetmeyin! Word bunu otomatik yapabiliyor!

Çok sayıda sayfa içeren bir belge, örneğin rapor ya da tez yazarken  “İçindekiler Tablosu” ekleme ihtiyacı doğmaktadır. Bu tabloyu manuel oluşturmak çok zahmetlidir, başlıklar istenilen şekilde olmaz ve her adım için tek tek uğraşmak gerekir. En çok da içindekiler tablosunu oluşturduktan sonra belge başlıklarında bir değişiklik yapılırsa ya da başlıkların sayfa numaraları değişirse tüm tablonun baştan oluşturulması gerekir. Aslında Word ile içindekiler tablosu oluşturmak çok kolaydır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, başlık olması gereken metinlere Word üzerindeki başlık stillerinin uygulanmasıdır. Genel olarak her başlık için tek tek gerekli biçimler (yazı boyutu, kalınlığı, rengi vs.) seçilmektedir. Bu işlemler size göre metnin başlık olması için yeterli olabilir ama Word bunu sadece biçimlendirilmiş bir metin olarak görmektedir ve otomatik içindekiler tablosu oluşturmaya çalıştığınızda başlıkları algılayamaz. Word sadece kendi stillerini kullanan metinleri başlık olarak algılayacağından başlık stillerini kullanmak gerekir.

Şimdi İleri Word Eğitimi konularımızdan biri olan içindekiler tablosunun nasıl oluşturulduğunu görelim. Öncelikle belgede başlık olarak gösterilmek istenen metinlerin belirlenmesi gerekir. Bu başlıklar ana başlık olabileceği gibi alt başlıklar ve daha alt başlıklar da olabilir. Bu başlıklardan ana başlık Başlık 1, bir alt başlık ise Başlık 2 olacak şekilde stillerde düzenlenmiştir. Hazır stilleri kullanmak istemezseniz yeni bir yazı stili oluşturabilirsiniz. Yeni bir stil oluşturmak için stillerin yanında bulunan oka tıklayarak açılan ekrandan “Stil Oluştur” seçilir ve buradan stil düzeyi, biçimi gibi ayarlamalar yapılır. Şimdi başlık için belirlenen metinlere Giriş sekmesinin altında bulunan Stiller grubundan Başlık 1, Başlık 2 gibi stiller seçelim.

 

Ya da başlık için belirlenen metinler seçildikten sonra düzey belirlemesi yapılarak bu stiller uygulanabilir. Düzey eklemek için Başvurular sekmesinin altında bulunan İçindekiler Tablosu Sekmesinden “Metin Ekle” ile başlık düzeyine göre Düzey 1, Düzey 2… seçilir.

 

Başlık düzenlemeleri yapıldıktan sonra belgenin en başına boş bir sayfa eklenir. Bu boş sayfayı Ekle sekmesinin altındaki Sayfalar grubundan ekleyebilirsiniz. Daha sonra boş sayfadayken Başvurular sekmesindeki İçindekiler’i seçerek yeni bir içindekiler tablosu oluşturabilirsiniz.

 

Başlıklarınızda ya da sayfa numaralarınızda bir değişiklik olduğunda oluşturduğunuz içindekiler tablosunu güncellemek için; tablonun üst kısmında bulunan “Tabloyu Güncelleştir” ile sadece sayfa numaralarını ya da tüm tabloyu güncelleyebilirsiniz.

 

Ya da hazır olan içindekiler tablosunu kullanmak istemezseniz yeni bir içindekiler tablosu stili de oluşturabilirsiniz. Yeni bir içindekiler tablosu stili oluşturmak için Başvurular sekmesinden İçindekiler seçildikten sonra “Özel İçindekiler Tablosu” seçilerek biçimlendirme işlemleri yapılabilir.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

Eğerhata İle Hataları Dize Getirin

Yöneticinize sunacağınız dokümanda işlemlerin sonucunda Excel #YOK, #DEĞER!, #BAŞV!, #SAY/0!, #SAY!, #AD? veya #BOŞ! hataları mı veriyor? Belki bir tane olunca görmezden gelinebilir ancak göz ardı edilemeyecek kadar çok olduğunu düşünün. Bu rahatsızlık veren durumdan Eğerhata fonksiyonuyla nasıl kurtulabileceğimizi birlikte görelim.

Elimizde satış toplamı, satış adedi ve ortalama fiyatın olduğu bir listemiz var. Bu listede hiç satılmayan bir ürün mevcut.

 

Satış toplamını satış adedine bölerek ürünlerin ortalama fiyatlarını elde etmek istiyoruz. Basit bir matematiksel operatörle bunu halledebiliriz. Ancak bu işlemin sonucunda ürün adedi sıfır olan B7 hücresinin satış toplamına bölümünde matematiksel işlem olarak 0’a bölme işlemi gerçekleşemeyeceği için C7 hücresinde #SAY/0! hatası verdi. Hücredeki hata türüne göre kullanılabilecek mantıksal fonksiyonlar değişse de biz burada en temel hata işleme fonksiyonu olan Eğerhata işlevi ile bu problemi çözeceğiz.

Eğerhata işlevi formüldeki hataları yakalamayı ve bu hatalar için istenen ifadelerin yazılmasını sağlar. Bir formül bir hata sonucu döndürürse belirttiğimiz sayısal veya metinsel değeri verir; aksi takdirde, formülün sonucunu verir.

Burada yaptığımız işlemi Eğerhata fonksiyonunun içine alıp bu şekilde işlemi yaptıralım. İşlem sonucu bir hata ifadesi belirecekse bu hatanın yerine istediğimiz ifade yazsın. Örneğimizdeki durum için ortalama fiyat sütununda bir hata mevcutsa bu hataların yerine 0 yazmasını istiyoruz.

 

Görüldüğü gibi artık hata ibarelerinden kurtulup daha uygun gösterime sahip bir dokümanımız oldu.

Eğerhata fonksiyonu, fonksiyonlardan en çok Ehatalıysa fonksiyonu ile karşılaştırılarak anılır. Bu noktada belirtilmesi gereken Ehatalıysa fonksiyonun Eğerhata fonksiyonundan farklı olarak sadece hata denetimi yaptığıdır. Eğerhata gibi kullanmak isteniyorsa başına ekstra bir eğer formülü girilmelidir.

Hataya özel hata işlevini gerçekleştiren başka fonksiyonlar da vardır. Eğerhata fonksiyonu bunların en geniş çaplı olanıdır. Her türlü hata için bir işlem döndürür. Gönül ister ki Excel’deki tüm işlemleriniz hatasız olsun ama eğer çeşitli hatalarla karşılaşıyor olursanız bu fonksiyonu kullanabilirsiniz.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

 

OneNote ile Resimlerinizden Tek Hamlede Metninizi Çekin

OneNote, bir not defterinden fazlası, dijital dünya için oldukça ihtiyaçları karşılayan ve eldeki not defterini çöpe attırabilecek kadar iddialı bir MS Office uygulaması. Microsoft bu uygulamayı 3 sözcükle özetliyor:

Web’den veya kopyalanamaz bir PDF’den içinde metnin de mevcut olduğu bir ekran görüntüsü aldığımızı veya bir görüntü indirdiğimizi varsayalım. Normalde görüntü üzerindeki metni elimizle yazdığımız olmuştur. Çünkü bu metni alıp kullanmamız gerekiyor. O geçmek bilmeyen saatleri aklınıza getirmek istemezdim ancak OneNote’un bu tip durumlar için çok kullanışlı tam da günümüz için bir çözümü var.

OneNote, Optik Karakter Tanıma (OCR) adlı bir özelliği ile not defterinize eklediğiniz bir görüntüden metni çekebilmemize olanak sağlıyor hem de 2 adımda. Gelin birlikte bakalım…

Herhangi bir web sayfasından veya bilgisayarımızdan bir görüntüyü OneNote’unuzdaki bir alana yapıştıralım.

 

Görüntü üzerinde sağ tıklayıp Resimden Metin Kopyala seçeneğini seçelim.

 

Metni yapıştırmak istediğiniz alana gelip sağ tıklayarak yapıştır diyelim. Burada 4 adet yapıştırma seçeneği mevcuttur. Bu seçeneklerden “resim olarak yapıştır” haricindeki yapıştırma seçeneklerini kullanarak yapıştırabilirsiniz.

 

Bu işlemler sonucunda görüntüdeki metni, üzerinde değişiklik yapabileceğimiz kıvamda elde ettik. Metnin netliği, karakter aralığı ve diğer öğeler elde edilen metnin doğruluğunu etkileyebilir. Bazı durumlarda son kez düzenlemeniz ve düzeltme yapmanız gerekebilir. Şimdilik bir diğer handikapı da metni paragraf halinde almıyor. Resimde gözüktüğü şekliyle satır satır alıyor.

Microsoft, özellikle Office 365 ile görüntü işleme üzerine de oldukça eğildi. OneNote’un bu özelliğini Word ve PowerPoint’deki arka planı kaldırma özelliğine benzetebiliriz. OneNote’da sadece görüntüden ne almak istediğimiz bellidir:Metin. Bu sebeple ekstra bir çaba sarfetmemize gerek kalmıyor. OneNote’un bu özelliğini keyifli kullanın.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Excel’de İşlerinizi Kolaylaştıracak Üç Muhteşem Özellik

SIRAYI DEĞİŞTİR (TRANSPOSE) YAPIŞTIR

Çalışma sayfanızda sütunlardaki verileri döndürüp satırlar halinde yeniden düzenlemek istiyorsanız; yani satır başlıklarını sütun, sütun başlıklarını da satır yapmak istiyorsanız Sırayı Değiştir özelliğini kullanabilirsiniz. Eskiden bunu yapabilmenin yolu DEVRİK_DÖNÜŞÜM formülünü kullanmaktan geçiyordu ancak bu özellik sütunlardaki verilerin hızla satırlara yani tersine dönüşmesini sağlar.

Örneğin ülkelerin yıllara göre düzenlenmiş gelirlerini içeren bir listeniz olduğunu varsayalım. Bu listede satırda bulunan ülke adları ile sütunda bulunan yılların yerlerinin değişmesini istiyorsunuz. Listeyi kopyaladıktan sonra bir hücreye sağ tıklayıp yapıştırma seçeneklerinden Sırayı Değiştir’i seçerek satır-sütun dönüşümünü sağlayabilirsiniz.

 

 

BİÇİM BOYACISINA ÇİFT TIKLAMA

Renk, yazı tipi, yazı boyutu ve kenarlık gibi biçimlerin aynısını birden çok metin veya hücreye hızla uygulamak için Giriş sekmesinin altındaki Pano grubundan Biçim Boyacısı‘nı kullanabilirsiniz. Biçim boyacısı, seçilen kelimenin veya hücrenin biçimlerini kopyalayıp diğerlerine yapıştırmak olarak düşünülebilir. Bu özelliğe bir kez tıklandığında biçimlendirme özelliği bir kere kullanılırken çift tıklandığında biçim boyacısından çıkana kadar kullanmaya devam edilir. Biçim boyacısından çıkmak için biçim boyacısı simgesine tıklayabilir ya da ESC tuşuna basabilirsiniz.

Ayrıca biçim boyacısını Excel, Word, PowerPoint, OneNote ve Outlook’ta da tüm özellikleriyle birlikte rahatlıkla kullanabilirsiniz.

 

 

ÖZEL GİT

Git

işleviyle doğrudan bir sayfaya, satıra, işleve ya da belgenizdeki başka bir yere çok kolay bir şekilde gidebilirsiniz. Özel Git seçeneğini ise daha spesifik özelliklere sahip hücreleri göstermek, seçmek ve gitmek için kullanabilirsiniz. Formüllü hücreler; veri doğrulama, koşullu biçimlendirme içeren hücreler; boşluk içeren ya da gizlenen hücrelere kolayca erişebilirsiniz.

Örneğin; formül içeren hücreleri bulmak için klavye üzerinden f5 tuşuna basıp gelen Git ekranından Özel Git’i seçerek ya da Giriş sekmesinin altında bulunan Düzenleme grubundan Bul ve Seç’in ardından ise Özel Git seçilerek gelen ekrandan Formüller aktif hale getirilir. Dilerseniz sonrasında seçilen hücreleri biçimlendirebilirsiniz. Böylece belgenizdeki formüllü hücreleri çok kolay bir şekilde görebilirsiniz.

 

 

Bu üç özellik sayesinde birçok kez uğraşmak zorunda kaldığınız işleri sadece birkaç tıkla yapabilmek artık mümkün. Excel’in işlerinizi kolaylaştırmak için  yanınızda olduğunu unutmayın.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

 

Köprülerinizin Mimarı Siz Olun!

Word’de oluşturduğunuz köprülerin istediğiniz gibi gözüksün diye sizce de fazla uğraşmadınız mı? Her Word sayfasında aynı işlemleri tekrarlamak verimliliğimizi düşürür. Bu makalemizde sürekli tekrarlanan olaylardan biri olan köprü biçimini değiştirme işlemini varsayılan ayarlarını değiştirerek otomatik hale getireceğiz.

Bir metninize köprü oluşturduğunuzda metninizin görünümü mavi renkli ve altı çizili olacaktır:

Genelde herkesin yaptığı bir durum olarak Word’de köprü metnini seçip önce yazı tipi rengini değiştirir; sonra da alt çizgisini kaldırarak bu sorunu çözeriz. Bu işlemi her defasında yapmak yerine Microsoftun kullanıcıları için bu tercihleri yapmasına olanak sağlayan yerini keşfedelim.

Word’de yazdığımız yazıya göre çeşitli stiller mevcuttur. Bu stiller, her türlü metin için çeşitli seçeneklere sahiptir. Metninize başlık, konu başlığı, altyazı, köprü görünümünü ve bunun haricinde birçok görünümü stiller penceresinden değiştirebilirsiniz.

 

Stiller penceresinde Köprü seçeneğinden Değiştir komutuna tıkladığınızda açılan pencerede varsayılan olarak hangi biçimlendirmenin kullanıldığı görebilir ve değiştirebilirsiniz. Yaptığınız değişiklerin ön izlemesini hemen alttaki alanda görebilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; stil kaynağının başlangıçta varsayılan paragraf yazı tipi olarak gelmesidir. Bu kaynağı Akıllı Köprü olarak değiştirmeliyiz.

 

Word’de bu kadar kolay bir işlemle bu durumu çözüp bu hikayede köprülerin sahibi siz olabilirsiniz. Peki bu durum PowerPoint’te nasıl işliyor? Bildiğiniz üzere PowerPoint, bir sunu tasarlama ve düzenleme programı olduğu için bu şekilde gelişmiş bir stiller alanına sahip değil. Bu yüzden bunu ufak dokunuşlarla istenilen forma sokacağız.

PowerPoint’te köprünüzün normal metin formatında gibi gözükmesi için;

-Bir metin kutusu veya şekil ekleyin.

-Oluşturduğunuz metin kutusuna veya şekle Ekle-> Bağlantı diyerek istediğiniz bağlantıyı ekleyin.

-Köprü eklemek istediğiniz metninizi sadece metin olarak metin kutusunun içine veya şeklin üzerine yazın.

Üzerine köprüyü kaldırdığınız metni koyduğunuzda arka plan sayesinde köprü olmayan metniniz köprü varmış gibi gözükecektir.

 

 

Bir başka seçenek olarak köprü eklenen metin seçilerek Giriş sekmesi-> Yazı Tipi grubundan köşedeki çeltiğe tıkladığınızda açılan pencereden alt çizgi ayarını Yok yerine Var yapıp rengini slaytın arka plan rengi yaparsanız alt çizgi yokmuş gibi görünecektir. Rengini de anahat görünümünden değiştirebilirsiniz.

İşimizi yaparken mutlaka bir web sitesini kaynak olarak göstermiş veyahut istediğimiz web sitesine gidilmesi için köprü oluşturmuşuzdur. Biz burada bu işler için sıkıntı olan köprü olduğunu adeta bağıran köprü biçimini nasıl değiştirebileceğimizi konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Formüllü Hücreler Hiç Bu Kadar Güvende Olmamıştı

Çoğumuz, formül içeren Excel belgelerimizi  iş arkadaşlarımıza gönderiyor ya da belge üzerinde birlikte çalışıyoruz.  Hayal etmesi bile kötü ama, onlarca formülün olduğu ve binbir zahmetle hazırladığımız  bu sayfalarda bir iş arkadaşınızın yanlışlıkla bazı formülleri sildiğini düşünelim… Hücrelerinizi savunmasız bıraktığınız için, birbirine bağlı formülleriniz ve verileriniz can çekişmeye başlıyorlar!

 

Bir sürü formüllü hücreyi tek tek seçmek ve korumak güç olabilir. Ama üzülmeyin! Bu makale ile formüllü hücreleri tek hamlede seçip koruma altına alacağız! Artık formüllü hücrelerimiz tam bir Karate Kid! (Yoksa siz Karate Kid’i bilmiyor musunuz?)

3 temel şifreleme işlemi vardır:
Çalışma kitabını şifre ile koruduğumuzda ilgili Excel dosyası şifre ile açılabilir olacaktır. Bu dosyada yalnızca var olan sayfalar üzerinde çalışılabilecek ve yeni sayfalar eklemek mümkün olmayacaktır.
Sayfaları koruma ile de veri girişi, satır silme, sütun silme, sıralama yapma gibi sayfa kullanımını kısıtlayan bir koruma yapılabilir.
Hücre koruma ise isimlendirmeden de anlaşılacağı gibi belirli bir hücre ya da hücreler üzerinde yapılıyor. Tüm hücreleri değil de belirli bir alandaki hücreleri şifrelemeyi, diğer hücrelerde çalışmayı serbest bırakmak istediğimizde başvurduğumuz bir yöntemdir.

Excel’de her hücrenin şifre ile korunabilmesi için bir kilit alt yapısı vardır. Excel’in kilit alt yapısını bir kapının kilit mekanizması gibi düşünebiliriz. Kilit mekanizması olmayan bir kapı kilitlenebilir mi? Tabi ki hayır! Bu kilit alt yapısı default olarak tüm Excel belgelerinde,  tüm hücreler için aktif durumdadır ancak aşağıda açıklayacağımız adımlarla devreye girerler.

Adım 1- Formüllü hücrelerin bulunduğu Excel sayfasındaki tüm hücreleri seçeriz ve sayfaya sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir penceresini açarız. Koruma içindeki Kilitli seçeneğini pasif yaparız.

 

Adım 2- Giriş sekmesindeki Düzenleme grubundan Bul ve Seç’e tıklayıp açılan listeden Özel Git’i seçeriz. Bu işlem için alternatif kısayol tuşu ise klavyedeki f5 tuşudur. f5 tuşuna bastıktan sonra açılan pencereden Özel.. ‘e tıklarız. Yapılan bu iki işlemde de aynı pencereye gideriz.

Bu pencereden Formüller seçeneğini seçeriz ve bu seçimi yaptıktan sonra listemizde ne kadar formüllü hücre varsa hepsi aynı anda seçili hale gelecektir.

Ardından formüllü hücreler seçiliyken sağ tıklayarak Hücreleri Biçimlendir penceresi tekrarda açarak kilitleri aktif duruma getiririz.

 

Yalnızca formüllü hücrelerin kilit mekanizması aktif edildiğine göre artık sayfayı şifreleyebiliriz.

Adım 4- Gözden Geçir sekmesinde Koru grubuna geliriz buradan Sayfayı koruyu seçeriz. Açılan pencereden sayfa şifresini yazdıktan sonra koruma işlemi tamamlanmış olacaktır. Bu işlemin ardından sayfamıza uyguladığımız şifrelemeler yalnızca formüllü hücreleri etkilemiş olacaktır.

 

Bu işlemlerden sonra artık Excel dosyalarınıza, sayfalarınıza ya da hücrelerinize kendilerini koruyacak gücü verebilirsiniz.

Formüllü hücrelerinizi kilitlemek bu kadar kısa ve kolay iken, siz de verilerinizi koruma altına almayı unutmayın!

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Ufkunuzu 2 Katına Çıkarma Vaadi: Düşeyara’yı [aralık_bak]= 1 Yazarak Kullanmayı Öğrenin!

Belirtilmesi gereken aralıklar için uzun uzun İç İçe Eğerler yazmaktan sıkılıp Düşeyara kullanmayı denediniz mi?

İK departmanında çalışan biri olarak kişilerin çalıştıkları yıllara göre izin günleri sayısını bulma görevi size kalmış olabilir. Ürünleri belirli aralıklara göre sınıflandırmanız istenmiş olabilir. Sizden önce gelenler belki de bunu Doğu Ekspresi yolu kadar uzun iç içe eğerlerle çözüyorlardı. Buna karşılık siz “Yok mu bunun daha pratik, hızlı bir yolu?” dediyseniz, bizdensiniz! Pratik bir yolu var gerçekten, gelin birlikte bakalım.

Düşeyara’yı bu ana kadar bir değerin aynısını listede bulmak için mi kullandınız? Zaten metin arıyorsanız böyle kullanmak doğru bir yaklaşımdır. Peki sayılara, belirlenen aralıklarlara göre istenen değerleri atamak için Düşeyara kullanabileceğimizi biliyor muydunuz? Gelin bu özelliğe bir örnekle değinelim.

Elimizde araç parçalarına göre arıza gerçekleşme oranlarının olduğu bir listemiz var. Bu listemizdeki oranların sağ tarafta gösterilen risk grubu aralıklarına göre adlandırılması ve daha sonra bir sorgulama alanında yazılan değerin hangi risk grubuna ait olduğu bulunması isteniyor.

İkinci adımda Düşeyara yapabileceğimiz aklımıza hemen gelmiştir. İlk adım için listeye Risk Grubu sütunu eklediğimizde bu sütundaki verileri oluşturmak için iç içe eğer mi yazacağız? Vakti verimli kullanmak adına bu işi Düşeyara yazarak hiç yıpranmadan halledebiliriz.

Düşeyara’da aralık bak kısmına 1 yazdığımızda Düşeyara yaklaşık eşleme yapacaktır. Değerin aynısını bulamasa bile, çalışma mantığı gereği, ona en yakın taban değerine karşılık gelen aralığa ait kategoriyi getirecektir. Burada önemli olan ölçütleri Düşeyara fonksiyonunu kullanabilecek görünüme getirmek ve taban değerlerini küçükten büyüğe sıralamaktır. Sıralama yaparak değerlerin başka bir aralığa gitmesini engellemiş oluruz.

Ölçütlerimizi tekrar düzenleyerek bu problemimizi çözmeye başlayalım. Grup tabanları başlığı altına grupların değer aralıklarının tabanlarını yazalım. Bu taban değerlerini Düşeyara yapabilmemiz için risk grupları başlığının sol tarafına yazmamız gerekir. Bu sayede taban değerine bakarak oranı bir risk grubuna atayabilir. Son olarak sıralama işlemini yaparız.

 

Başlangıç olarak fonksiyonu C3 hücresine yazalım. Aradığımız değer parçanın arıza oranı yani b3 hücresi, aradığımız tablo kategori ve grup tabanlarının olduğu tablo, değerini yazacağı alan risk gruplarının yazılı olduğu 2.sütun ve en önemli kısım aralık bak kısmı 1 veya doğru. Bu fonksiyonu aşağıya çektiğimizde her oranın bir risk grubuna ait olduğunu görebilirsiniz. İkinci adım için zaten her zamanki gibi düşey ara yapacağımızı yukarıda söylemiştik.

 

Ne kadar kolay olduğunu fark ettiniz mi? Artık bu yöntemi kullanmayı seçtiğinizde ölçüt listenizi tamamen silmediğiniz müddetçe tekrar fonksiyonları düzenlemek zorunda kalmayacak bu şekilde fazladan efor sarf etmenize gerek kalmamış olacak. Şimdi artan zaman sizin!

Bir sonraki makalemizde görüşünceye kadar hoşça kalın.