Excel’de İç içe Açılır Listeler Oluşturun!

Hücrelere veri girişinin fazla zaman almaması ve aynı zamanda yanlış veri girme olasılığının artmaması için veri doğrulamayla ile açılır listeler oluşturup veri girişinin sağlanması konusundan daha önce buradan ulaşabileceğiniz makalede bahsetmiştik. Bu makalemizde ise bunu bir üst seviyeye taşıyarak Excel’de İç içe Açılır Listeler oluşturmaktan bahsedeceğim.

Excel Verimlilik Eğitimi konularımızdan biri olan bu işlemi, departman seçimine göre departman çalışanlarının seçilebildiği bir bağımlı açılır liste örneği üzerinden birlikte inceleyelim.

Öncelikle farklı bir alanda departman adlarının ve bu departmanda çalışan kişilerin adlarının yazılı olduğu bir liste oluşturalım. Daha sonra oluşturulan bu listedeki departman çalışanlarına departmanla aynı adı tanımlamak gerekmektedir. Bunun için  departmanın altında bulunan isimleri seçtikten sonra Formüller sekmesinin altında bulunan Tanımlı Adlar grubundan Ad Tanımlama seçilir. Ad alanına departmanla aynı ad girilip tamama tıklanır. (Kaç kategori varsa bu departmana bağımlı alanlar için bu adımlar tekrar uygulanır.)

 

 

Departman alanına açılır liste oluşturmak için Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları grubundan Veri Doğrulama ve ardından doğrulama ölçütü olarak liste seçilir. Kaynak olarak ise departman adlarının bulunduğu hücreler seçilir.

 

 

Ad Soyad alanında departmana bağlı kişileri getirmek için aynı adımlar tekrar uygulanır ancak kaynak alanına =DOLAYLI(A2) formülü yazılmalıdır.

 

 

Tüm bu işlemleri gerçekleştirdikten sonra artık departman adı seçildiğinde kişiler açılır listeye otomatik bir şekilde gelecektir.

 

 

Bu noktada dikkat edilmesi gereken nokta kaynak verilerin silinmemesidir. Eğer kaynak gösterilen veriler silinirse açılır listeler boş gelecektir. Başka bir sayfada bu verileri tutup kullanılan sayfaya verilerin çekilmesi daha iyi bir sayfa düzeninin sağlanmasını sağlayabilir.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

 

Düşeyarasız Yapamayanlara: Birden Çok Koşula Göre Düşeyara!

Düşeyara’yı sevmeyen var mı? Sonu gelmeyen listelerde Düşeyara fonksiyonuyla istediğimiz değerleri anında bulabildik. O zaman Excel’i kullanmaktan ne kadar da keyif alıyoruz! Peki, aynı anda birden çok koşula göre değer atama yapılması gereken durumlarda da Düşeyara’yı kullanabilir miyiz? Örneğin, tarihlere ve kişilere göre yapılan satışları bulmak istediğinizde? Cevap: Evet, kullanabiliriz!

Düşeyara, çalışma mantığı gereği tek bir hücreyi alarak belirtilen sütunda arama işlemi yapar. Aranacak tabloda sağa doğru arama yapabilir, solundaki değerleri bulamaz. Eğer Düşeyara tek bir hücreyi alarak arama yapıyorsa bizim çok kritere göre aramamızda Düşeyara’yı nasıl kullanacağız? Aslında bu işlemi Düşeyara’nın huyuna suyuna gitmek olarak adlandırabiliriz. Hadi konumuzu örneğimizle açıklığa kavuşturalım.

 

Elimizde ad, soyad ve unvanların olduğu bir listemiz mevcut. Bu listede yapılmak istenen ada göre unvanı getirmesi ancak burada bir problem var ki aynı adda çalışanlar mevcut. Bu listemiz için Düşeyara yapmaya karar verdik çünkü hepsine tek tek girmek oldukça manasız.

Düşeyara yapmaya karar verdik ancak bir problem var: Düşeyara tek bir hücreye göre arama yapabilir, bizim koşulumuz ise ad ve soyad olarak iki hücrede bulunuyor. Böyle bir durumda Düşeyara fonksiyonu yazmanın önüne bir adım ekleyerek fonksiyonumuza göre verilerimizi  düzenlemiş olacağız. Bu adımımız, koşullarımızı tek bir sütunda toplamak oluyor. Örneğimizde ad ve soyad değerlerini tek bir sütunda birleştireceğiz. Birleştirme işlemini; “&” işareti, Birleştir fonksiyonu ya da Metinbirleştir fonksiyonu ile yapabilirsiniz.

 

Bu işlem sonucunda listemiz Düşeyara kullanabileceğimiz duruma gelmiş oldu. Artık o bildiğimiz ve sevdiğimiz Düşeyara’yı yapmaya devam edebiliriz.

 

Excel’de elimizde bulunan her liste her zaman Düşeyara yapmamıza olanak vermiyor olabilir. Koşul sayısı dışında Düşeyara yapabilmemizi kısıtlayan bir durum söz konusu değilse Düşeyara kullanmak için koşullar tek bir sütunda toplanabilir. Biz de bu makalemizde Düşeyara kullanımına uygun olmayan listemizi nasıl uygun hale getirebileceğimiz üzerine konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek dileğiyle,hoşçakalın.

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Kendiniz Belirleyin

Olası Durumlar

Outlook’da kendi kurallarınızı yazın ve önemli mailleri kaçırmayın. Mail trafiği ve yoğun iş temposunda bizim için önemli olan mailleri bazen kaçırabiliriz. Bazen mailin gelmesini bekler dururuz ama aslında mail oradadır ve biz fark etmemişizdir. Outlook’da kural yazmayı öğrenmiş Süper Personeller bekledikleri mailleri kaçırmamak için kendi kurallarını kendileri yazıyorlar!

Ayrıca Outlook’da farklı durumlar için belirlediğimiz kurallar ile birçok işlemin otomatik olarak yapılmasını da sağlayabiliriz.

Örnek olarak mailler renklendirilebilir, farklı bir klasöre taşınabilir, geldiği anda silinebilir, bir başkasına yönlendirilebilir…

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Yazmaya Başlayın!

Bu makalede belirli bir kişiden gelen mailin renklendirilmesinden (biçimlendirilmesinden) bahsedeceğiz. Mailin kırmızı renkle ve belirli bir yazı fontunda gösterilmesini sağlayalım.
Bu işlem için Görünüm sekmesinden Geçerli Görünüm grubundan Görünüm Ayarları‘na tıklarız. Belirli bir kişiden gelen maili renklendirmek istediğimiz için açılan pencereden Koşullu Biçimlendirmeyi seçeriz.
Excel’den de bildiğiniz gibi belirli kriterleri sağlayan işlemler için koşullu biçimlendirme kullanılır. Excel koşullu biçimlendirmesi ile ilgili makaleyi buradan okuyabilirsiniz.

Yeni gelen mailleri hedef alarak belirginleştirmek için koşullu biçimlendirme sayfasından “Okunmamış İletiler” seçilerek Ekle butonuna tıklarız ve yeni bir kural belirlemeye başlarız. Yeni kurala “kimden” adını verdikten sonra Yazı Tipi… butonuna tıklayarak bu sayfadan renk, yazı tipi, yazı boyutu seçeneklerini kendi isteğimize göre belirleriz. Bu penceredeki işlemi tamamlayıp Koşul butonuna tıklarız. Açılan pencereden Kimden alanına mail alacağımız kişiyi/kişileri seçeriz, Kime alanına ise kendi mail adresimizi yazarız. İşlemleri onayladıktan sonra belirlediğimiz kişiden/kişilerden gelen tüm yeni mailler kişiselleştirilmiş şekilde görünecektir.

Son Dakikada Son Tarihin Bugün Olduğunu Öğrenip Panik Olmaya Son Verecek Kombinasyon: İç İçe Eğer & Bugün

Eğer fonksiyonun mantığına baktığımızda değerlendirilmesi gereken bir koşul vardır. Bu koşulun sağlanması ve sağlanamaması durumunda bu fonksiyon kullanılarak farklı seçenekler döndürülür. Örneğin; satış listenizde eğer satılan ürün kısa çorapsa fiyatına 3 ₺ yazdıralım, kısa çorap değilse fiyatını 4 ₺ olarak yazdıralım. Peki çorapta bu tercihler kullanılsın ama ya çorapların yanında V yakalı kazaklara 60 ₺; diğer kazaklara da 55 ₺ değer belirlemek istersek ne olur? Buradaki can simidimiz iç içe eğer olacaktır. Bunların yanında ürünlerin mağazaya geleceği güne göre listede çeşitli talimatlar belirtmek istersek nasıl bir yol izlemeliyiz? İşte bu makalemizde bu tip durumlar için kullanabileceğimiz iç içe eğer ve bugün fonksiyonunu konuşacağız.

Elimizde kişilere göre ödeme miktarları ve son ödeme tarihlerinin olduğu bir listemiz mevcut. Bugünün tarihini de H1 hücresine BUGÜN() fonksiyonunu yazarak elde ettik.

İstediğimiz durumları, C2 hücresini temel alarak şu şekilde yazabiliriz:

Eğer C2 hücresindeki tarih bugün ise  “Bugün ödenmeli” yazsın.

Eğer C2 hücresindeki tarih bugünden eski bir tarihse “Ödendi” yazsın.

Eğer C2 hücresindeki tarih gelecek bir tarih ise “Ödenecek” yazsın.

Bu koşulların hepsini tek bir hücrede yazabilmek için iç içe eğer ve bugün fonksiyonlarını birlikte yazmamız gerekiyor. BUGÜN() fonksiyonu, bulunduğumuz günün tarih formatını bize verir. Formül yazımına geçtiğimizde hangi koşuldan başlamak istersek başlayabiliriz.

 

Excel, tarihleri de arka planında sayı olarak tuttuğundan dolayı tarihlerle toplama, çıkarma yapılabilir; mantıksal operatörlerle beraber kullanılabilir. Bu sebeple tarihleri geçmiş ve gelecek tarih olarak sınıflandırabilmemizi kolaylaştırır.

 

Formülü durum sütununa uyguladığımızda, sütunda, istediğimiz ifadeleri hızlıca elde ettik. En güzel kısmı, Excel, BUGÜN() fonksiyonu ile tarih bilgisini verirken bilgisayarın sistem bilgilerinden yararlandığı için her gün buradaki durumlar güncellenecek. Bu da her gün aynı işlemleri yapmak, her gün yeniden listeler oluşturmak gibi büyük zaman kayıplarının önüne geçilebileceği anlamına gelir.

İç içe eğer fonksiyonu ile birçok fonksiyonu kombine edebilirsiniz. Böylelikle iç içe eğer fonksiyonunu daha kullanışlı hale dönüştürür ve işlerinizi daha verimli şekilde halledebilirsiniz.

Bir dahaki makaleye kadar hoşça kalın.

Metin, Sayı ve Tarihlerinizi Kolayca Filtreleyin!

Verileri filtreleme; verilerin daha anlamlı olması, istenilen verilerin kolayca bulunup düzenlenmesi ve neticesinde daha etkili kararlar alınmasına yardımcı olur. Bir veya daha fazla sütuna filtreleme işlemi uygulayabilirsiniz. Bir filtreleme sadece görmek istediklerinizi değil görmek istemediklerinizi de denetler. Verileri filtrelediğinizde, veriler filtre ölçütüyle eşleşmediğinde satırların tamamı gizlenir. Aynı zamanda sayısal ve metin değerlerini filtreleyebilir veya arka planına ya da metnine renk biçimlendirmesi uygulanmış hücreleri rengine göre filtreleyebilirsiniz.

Şimdi Excel İleri Eğitimi konularımızdan biri olan metin, sayı, tarih filtreleme işlemini; müşteri ve satış bilgilerinin olduğu bir listede Satış Bölgesi İstanbul, Satış 10000-15000 tl arası ve Tarih 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtreleme uygulamasını birlikte yapalım.

Öncelikle filtreleme işlemi uygulamak için listedeki herhangi bir hücreyi tıkladıktan sonra Veri sekmesinin altında bulunan Sırala ve Filtre Uygula grubundan Filtreleye tıklıyoruz. Sütun başlıklarının yanında filtreleme işlemlerini gerçekleştirmek üzere işaretler belirecektir. Satış  Bölgesini sadece İstanbul olarak filtrelemek için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranını açıyoruz. Bu ekranda tüm satış bölgeleri seçili olarak gelecektir. Tümünü seç işaretini kaldırıp ister listeden sadece İstanbul’u seçebilir isterseniz ara alanından İstanbul’u aratarak seçiminizi yapabilirsiniz.

 

 

Satış sütununa 10000-15000 tl arası bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Sayı Filtreleri ve ardından Arasında seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında 10000’den büyük 15000’den küçük ayarlamalarını yaptıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 arası olan satışlar filtrelenecektir.

 

 

Tarih sütununa 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Tarih Filtreleri ve ardından Sonra seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında filtre ölçütü olarak 1.1.2010  yazıldıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 tl arası olan satışlardan 1.1.2010 sonrası olanlar filtrelenecektir.

 

 

Artık metin, sayı ve tarih verilerinizi kolayca bulup düzenleyebilir ve neticesinde daha etkili kararlar alabilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

Application.WorksheetFunction ile VBA’de VLookup Fonksiyonunu Kullanmak

Merhaba,

Bu makalemizde VBA kodunuza bir Excel fonksiyonu nasıl uygulayabileceğimizi anlatacağım. Makro yazarken bazı durumlarda Excel’in yerleşik fonksiyonlarından birini kullanmak isteyebiliriz. Bu durum makro yazarken mümkündür. Örneğin Düşeyara fonksiyonunu makro kodu içinde Excel’de olduğu şekliyle kullanabiliriz.

VBA’da bulunmayan pek çok fonksiyon vardır ama yerleşik Excel fonksiyonlarından VLookup, Max, Min ve daha birçok Excel işlevini doğrudan VBA makronuzdan çağırmak için Application.WorksheetFunction uygulamasını kullanırız.

Aşağıdaki Excel tablosunda standart bir Excel fonksiyonunu kullanmak isteyelim.


Yukardaki örnekte Oya adlı personelin maaşını VLookup’u kullanarak bulmak istiyoruz . Makro ile bunu aşağıdaki gibi yazarız:

Sub VLookupFonksiyonu()

Dim ArananMaas As Double

ArananMaas = Application.WorksheetFunction.VLookup(“Oya”, Range(“A:F”), 5,0)

MsgBox Format(d1, “Currency”) ,, “VBA Vlookup fonksiyonu”

End Sub

Makro aşağıdaki gibi sonuç üretir:

Vlookup yazmaya başladığımızda altındaki etikette sadece Arg1,Arg2,Arg3,[arg4] yazdığını göreceksiniz. Haliyle Excel’deki gibi çok açıklayıcı bir etiket olmadığı göze çarpıyor ve pek kullanıcı dostu olmayan bir bilgi çıkıyor.

Bu çok kullanışlı değil, ancak sadece WorksheetFunction fonksiyonlarının argümanlarının standart Excel fonksiyonlarının argümanlarıyla aynı olduğunu bilin. Ancak sözdizimi farklı olabilir.

Excel’de formülü nasıl kullanacağınızı biliyorsanız, VBA WorksheetFunction yöntemini kullanarak formülün nasıl kullanılacağını bildiğinizden emin olabilirsiniz.

Application.WorksheetFunction kullanarak arayabileceğiniz düzinelerce işlevin sadece birine değindim . Tam bir liste için VBA Düzenleyicinizi açın ve kod yazmaya başlayın Application.WorksheetFunction. dediğinizde “Sözcük tamamlama” etkinse (Ctrl-Space), VBA makrolarınızda kullanabileceğiniz düzinelerce yerleşik Excel fonksiyonu arasında gezinebilirsiniz!

Yukardaki örnek deki gibi birçok fonksiyonu kod kısmında rahatlıkla kullanabilirsiniz. Bunun birkaç avantajı var bunlardan birisi kodlar çok kısalacaktır ikincisi yerleşik fonksiyonlar çok hızlı çalışırlar.

Özellikle topla, ortalama, mak, min tarzında fonksiyonlar çok sık kullanıldığı için yazdığımız kodlarda büyük avantaj sağlarlar.

Sonuçta var olan bir yapı mevcutsa kısa zamanda etkin kodlar yazmak isteniyorsa Application.WorksheetFunction nesnesi oldukça işe yarar biryapıdır. Bunların yanı sıra bazı fonksiyonlarda bu nesneyi kullanmayız örneğin left ,right gibi metinsel fonksiyonları Exceldeki gibi doğrudan yazarız bu fonksiyonlar için Application.WorksheetFunction nesnesi kullanılmaz.

Aşağıdaki örnekteki fonksiyonlar VBA yerleşik fonksiyonları olduğu için Application.WorksheetFunction yapısı kullanılmaz doğrudan yazılırlar.

Sub MetinselFonksiyonlar()

Dim isim as string

isim = “Cihan Doğan”

buyukharf = UCase(isim)

kucukharf = LCase(isim)

ilk2karakter = Left(isim, 2)

End Sub

Burada dikkat edilmesi gereken konu Excel’de ki fonksiyon adı ile her zaman aynı olmayabilir. Örneğin Büyükharf fonksiyonu Excel’de Upper diye yazılır VBA kısmında ise Ucase olarak yazılır bu farklara dikkat etmek gerekir.

Bir başka makalede görüşmek üzere hoşçakalın.

Makro ile Çok Fazla Sayfayı Hızlıca Silebilirsiniz!

Merhaba,

Excel belgelerinde eğer çok fazla sayfa var ise ve bu sayfaları silmek bir noktadan sonra zorlaşıyor ise bu makromuz, bu iş için tam biçilmiş kaftan…

Bu makalemizde bir veya daha çok sayfayı hızlıca silebileceğimiz bir makro uygulamasını form ara yüzü kullanarak nasıl silebileceğimizi göstereceğim. Uygulamanın çalışan son hali aşağıdaki gibidir. Silmek istediğimiz sayfaları seçerek, tarayarak, arama yaparak veya tümünü seç gibi işlemleri yaparak seçebilir ve silebiliriz. Çoklu seçim için Ctrl tuşuna basarak seçim yapmak oldukça kolay ve pratiktir.

Uygulamamız için ilk etapta yukarda görülen form’u tasarlıyoruz.

Daha sonra Tümünü Seç, Tümünü Kaldır ve Sil düğmeleri için kodlar yazıyoruz. Form arayüzünü açmak için Crtl+j kısayolu ile formu çağırabiliriz.

Form yüklendiğinde yani aktif olduğunda o Excel belgesinde normalde kaç tane sayfa var ise otomatik olarak listeye eklenmesini istiyoruz.

Bunun için aşağıdaki kod bloğunu kullanırız:

Private Sub UserForm_Activate()

‘Form önyükleme

For Each k In Sheets

ListBox1.AddItem k.Name

Next k

End Sub

Form açıldıktan sonra istediğimiz sayfaları tek tek seçerek, taratarak veya arama yaparak seçip Sil düğmesine tıkladığımızda otomatik olarak silebiliriz.

Tümünü seçmek için aşağıdaki kodu kullanırız. Bu kod çalıştığında form içinde kaç tane sayfa var ise hepsinin onay düğmesi seçili hale gelecektir.

Private Sub CommandButton2_Click()

‘Tümünü seç

For i = 0 To ListBox1.ListCount – 1

ListBox1.Selected(i) = True

Next i

End Sub

Seçili olan tüm sayfalarda Tümünü Kaldır düğmesine tıkladığımızda ne kadar seçili sayfa var ise hepsininde seçimleri iptal olur bunun için aşağıdaki kod bloğunu kullanırız.

Private Sub CommandButton3_Click()

‘Tümünü Kaldır

For i = 0 To ListBox1.ListCount – 1

ListBox1.Selected(i) = False

Next i

End Sub

Eğer arama kutucuğunu kullanarak silme yapmak istersek istediğimiz sayfa adını yazarak listbox içinden arama işlemini yaptırıp seçili olan sayfa veya sayfaları silebiliriz. Bu işlem için aşağıdaki kod bloğunu kullanırız.

Private Sub TextBox1_Change()

‘Arama

Dim i As Integer

Dim j As Integer

With ListBox1

.MultiSelect = fmMultiSelectSingle

.ListIndex = -1

.MultiSelect = fmMultiSelectMulti

For i = 0 To .ListCount – 1

For j = 0 To .ColumnCount – 1

If LCase(InStr(1, .Column(j, i), TextBox1.Text, vbTextCompare)) Then

.ListIndex = i

.Selected(i) = True

End If

Next j

Next i

End With

End Sub

Ve son olarak silmek istediğimiz sayfaları seçtikten sonra Sil düğmesine tıklayarak seçili sayfaları kolaylıkla silebiliriz. Bunun için Sil düğmesinin çift tıkladıktan sonra açılan sayfaya aşağıdaki kodu yazmamız yeterlidir. Böylece ne kadar seçili sayfa var ise silinecektir.

Private Sub CommandButton1_Click()

‘Sayfa veya Sayfaları Silme

On Error Resume Next

Application.DisplayAlerts = False

For k = ListBox1.ListCount – 1 To 0 Step -1

If ListBox1.Selected(k) Then

Worksheets(ListBox1.List(k, 0)).Delete

ListBox1.RemoveItem (k)

End If

Next k

Application.DisplayAlerts = False

End Sub

Yukardaki makro kodları ile işlemimizi çok kolaylaştıracağız. Tabi bu formu çağırmak içinde bir kısayol atamamız gerekir. Diğer türlü sayfa içinden bir düğme koyup onu tıklayarak çağırmak çok mantıklı olmayacaktır. Ama kendimize özel bir makro sekmesi yapıp bu makroyu oraya bir ikon aracılığı ile yerleştirip kullanabiliriz. Tüm bunların yanı sıra kısayol işlemi oldukça basit ve daha kullanışlıdır. Formları çağırmak için modül ekleyim ilgili formu çağırmamız gerekmektedir. Bunun için makromuza bir modül ekliyor ve içerisine aşağıdaki kodu yazıyoruz.

Kodda Forma verdiğimiz ismi Show ederek görüntüleyebiliyoruz.

Aynı şekilde Hide ederek de gizleyebiliriz. Ama bunun için formdaki varsayılan çıkış düğmesinden kapatmayı daha uygun gördüm.

Bir başka makro makalesinde görüşmek üzere,

Hoşçakalın.

Eğerhata İle Hataları Dize Getirin

Yöneticinize sunacağınız dokümanda işlemlerin sonucunda Excel #YOK, #DEĞER!, #BAŞV!, #SAY/0!, #SAY!, #AD? veya #BOŞ! hataları mı veriyor? Belki bir tane olunca görmezden gelinebilir ancak göz ardı edilemeyecek kadar çok olduğunu düşünün. Bu rahatsızlık veren durumdan Eğerhata fonksiyonuyla nasıl kurtulabileceğimizi birlikte görelim.

Elimizde satış toplamı, satış adedi ve ortalama fiyatın olduğu bir listemiz var. Bu listede hiç satılmayan bir ürün mevcut.

 

Satış toplamını satış adedine bölerek ürünlerin ortalama fiyatlarını elde etmek istiyoruz. Basit bir matematiksel operatörle bunu halledebiliriz. Ancak bu işlemin sonucunda ürün adedi sıfır olan B7 hücresinin satış toplamına bölümünde matematiksel işlem olarak 0’a bölme işlemi gerçekleşemeyeceği için C7 hücresinde #SAY/0! hatası verdi. Hücredeki hata türüne göre kullanılabilecek mantıksal fonksiyonlar değişse de biz burada en temel hata işleme fonksiyonu olan Eğerhata işlevi ile bu problemi çözeceğiz.

Eğerhata işlevi formüldeki hataları yakalamayı ve bu hatalar için istenen ifadelerin yazılmasını sağlar. Bir formül bir hata sonucu döndürürse belirttiğimiz sayısal veya metinsel değeri verir; aksi takdirde, formülün sonucunu verir.

Burada yaptığımız işlemi Eğerhata fonksiyonunun içine alıp bu şekilde işlemi yaptıralım. İşlem sonucu bir hata ifadesi belirecekse bu hatanın yerine istediğimiz ifade yazsın. Örneğimizdeki durum için ortalama fiyat sütununda bir hata mevcutsa bu hataların yerine 0 yazmasını istiyoruz.

 

Görüldüğü gibi artık hata ibarelerinden kurtulup daha uygun gösterime sahip bir dokümanımız oldu.

Eğerhata fonksiyonu, fonksiyonlardan en çok Ehatalıysa fonksiyonu ile karşılaştırılarak anılır. Bu noktada belirtilmesi gereken Ehatalıysa fonksiyonun Eğerhata fonksiyonundan farklı olarak sadece hata denetimi yaptığıdır. Eğerhata gibi kullanmak isteniyorsa başına ekstra bir eğer formülü girilmelidir.

Hataya özel hata işlevini gerçekleştiren başka fonksiyonlar da vardır. Eğerhata fonksiyonu bunların en geniş çaplı olanıdır. Her türlü hata için bir işlem döndürür. Gönül ister ki Excel’deki tüm işlemleriniz hatasız olsun ama eğer çeşitli hatalarla karşılaşıyor olursanız bu fonksiyonu kullanabilirsiniz.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

 

Formüllü Hücreler Hiç Bu Kadar Güvende Olmamıştı

Çoğumuz, formül içeren Excel belgelerimizi  iş arkadaşlarımıza gönderiyor ya da belge üzerinde birlikte çalışıyoruz.  Hayal etmesi bile kötü ama, onlarca formülün olduğu ve binbir zahmetle hazırladığımız  bu sayfalarda bir iş arkadaşınızın yanlışlıkla bazı formülleri sildiğini düşünelim… Hücrelerinizi savunmasız bıraktığınız için, birbirine bağlı formülleriniz ve verileriniz can çekişmeye başlıyorlar!

 

Bir sürü formüllü hücreyi tek tek seçmek ve korumak güç olabilir. Ama üzülmeyin! Bu makale ile formüllü hücreleri tek hamlede seçip koruma altına alacağız! Artık formüllü hücrelerimiz tam bir Karate Kid! (Yoksa siz Karate Kid’i bilmiyor musunuz?)

3 temel şifreleme işlemi vardır:
Çalışma kitabını şifre ile koruduğumuzda ilgili Excel dosyası şifre ile açılabilir olacaktır. Bu dosyada yalnızca var olan sayfalar üzerinde çalışılabilecek ve yeni sayfalar eklemek mümkün olmayacaktır.
Sayfaları koruma ile de veri girişi, satır silme, sütun silme, sıralama yapma gibi sayfa kullanımını kısıtlayan bir koruma yapılabilir.
Hücre koruma ise isimlendirmeden de anlaşılacağı gibi belirli bir hücre ya da hücreler üzerinde yapılıyor. Tüm hücreleri değil de belirli bir alandaki hücreleri şifrelemeyi, diğer hücrelerde çalışmayı serbest bırakmak istediğimizde başvurduğumuz bir yöntemdir.

Excel’de her hücrenin şifre ile korunabilmesi için bir kilit alt yapısı vardır. Excel’in kilit alt yapısını bir kapının kilit mekanizması gibi düşünebiliriz. Kilit mekanizması olmayan bir kapı kilitlenebilir mi? Tabi ki hayır! Bu kilit alt yapısı default olarak tüm Excel belgelerinde,  tüm hücreler için aktif durumdadır ancak aşağıda açıklayacağımız adımlarla devreye girerler.

Adım 1- Formüllü hücrelerin bulunduğu Excel sayfasındaki tüm hücreleri seçeriz ve sayfaya sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir penceresini açarız. Koruma içindeki Kilitli seçeneğini pasif yaparız.

 

Adım 2- Giriş sekmesindeki Düzenleme grubundan Bul ve Seç’e tıklayıp açılan listeden Özel Git’i seçeriz. Bu işlem için alternatif kısayol tuşu ise klavyedeki f5 tuşudur. f5 tuşuna bastıktan sonra açılan pencereden Özel.. ‘e tıklarız. Yapılan bu iki işlemde de aynı pencereye gideriz.

Bu pencereden Formüller seçeneğini seçeriz ve bu seçimi yaptıktan sonra listemizde ne kadar formüllü hücre varsa hepsi aynı anda seçili hale gelecektir.

Ardından formüllü hücreler seçiliyken sağ tıklayarak Hücreleri Biçimlendir penceresi tekrarda açarak kilitleri aktif duruma getiririz.

 

Yalnızca formüllü hücrelerin kilit mekanizması aktif edildiğine göre artık sayfayı şifreleyebiliriz.

Adım 4- Gözden Geçir sekmesinde Koru grubuna geliriz buradan Sayfayı koruyu seçeriz. Açılan pencereden sayfa şifresini yazdıktan sonra koruma işlemi tamamlanmış olacaktır. Bu işlemin ardından sayfamıza uyguladığımız şifrelemeler yalnızca formüllü hücreleri etkilemiş olacaktır.

 

Bu işlemlerden sonra artık Excel dosyalarınıza, sayfalarınıza ya da hücrelerinize kendilerini koruyacak gücü verebilirsiniz.

Formüllü hücrelerinizi kilitlemek bu kadar kısa ve kolay iken, siz de verilerinizi koruma altına almayı unutmayın!

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Özel Biçimlendirme kodlarının en faydalı kullanımları!

Merhaba,

Bu makalemde Excel’de özel biçimlendirme kodları ile verilerimizi nasıl farklı şekillerde gösterebileceğimizi anlatacağım.

Excel’de verilerimizi farklı bir şekilde göstermek için Hücreleri Biçimlendir’i kullanırız. Excel’in Giriş sekmesinin Sayı grubunda hücre içeriklerimizi Sayı, Tarih, % Yüzde, Para birimi, Ondalık vb. şeklinde gösterebileceğimiz hazır biçimlendirme formatları vardır.


Ancak bazen verilerimize farklı şekillerde görmek için farklı biçimlendirmeler uygulamak isteriz o zaman bu biçimlendirme kodlarını bizim yazmamız gerekir. Böyle durumlarda herhangi bir Excel hücresinde sağ tıklayınca Hücreleri Biçimlendir’i seçersek açılan pencereden isteğe uyarlanmış kendi biçimlendirme kodlarımızı kullanabiliriz.


Veya aşağıdaki gibi sayı grubunun sağ kösesinde ki işaretine tıklayınca da Hücreleri Biçimlendir penceresini açabiliriz. Ya da CTRL+1 kısayolu ile de Hücreleri Biçimlendir penceresini açabilirsiniz.


İsteğe uyarlanmış biçimlendirmede hücrenin içeriği değişmez yalnızca görünen formatı değişir. Özellikle sayısal değerlerini yuvarlanmasında bu durum sizleri yanıltmasın. Excel hücrenin orijinal değerini arka planda tutar ama görseldeki değer yuvarlatıldığından farklı görünebilir. Özellikle hesaplamalarda Excel hücrenin gerçek değerini baz alır.

Özellikle biçimlendirme kodlarında ağırlıklı olarak aşağıdaki karakterler kullanılır;

  • Sayısal değerler için # ve 0 (Sıfır) karakterleri
  • Metinsel değerler için @ karakteri
  • Mtinler çift tırnaklar içinde yazılır. Ör. # “adet”
    gibi.
  • Renkler için Kırmızı, Yeşil, Sarı, Mavi vs. İngilizce ise Red, Green, Yellow, Blue gibi.
  • Tarih Saat değerleri için g,a,y,s,d,n (Gün,Ay,Yıl,Saat,Dakika,Saniye) karakterleri kullanılır. Office İngilizce kullanılıyor ise d,m,y,h,m,s karakterleri kullanılır.

Aşağıdaki tabloda, Giriş sekmesinin Sayı grubunda bulunan kullanılabilir sayı biçimlerinin özeti verilmektedir.

Biçim Açıklama
Genel Bir sayı yazdığınızda Excel’in uyguladığı varsayılan sayı biçimi. Genel biçim ile biçimlendirilmiş sayılar, çoğunlukla tam olarak yazdığınız biçimde görüntülenir. Ancak hücre, sayının tamamını gösterebilecek genişlikte değilse, Genel biçimi ondalık sayıları yuvarlar. Genel sayı biçimi ayrıca, büyük sayılar (12 veya daha çok basamaktan oluşan) için bilimsel (üslü) gösterim kullanır.
Sayı Sayıların genel görüntülenişi için kullanılır. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Para birimi Genel para değerleri için kullanılır ve sayılarla varsayılan para birimi simgesini görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Finansal Bu da para değerleri için kullanılır ancak, bir sütundaki para birimi simgelerini ve sayıların ondalık hanelerini hizalar.
Tarih Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre tarih değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan tarih biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Saat Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre saat değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan saat biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Yüzde Hücre değerini 100’le çarpar ve sonucu yüzde simgesiyle (%) görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Kesir Sayıyı, belirlediğiniz kesir türüne göre kesir olarak görüntüler.
Bilimsel Sayıyı, sayının bir kısmının yerine E+n kullanarak üslü gösterimle görüntüler. Burada E (Üs), kendinden önceki sayıyı 10 üssü n ile çarpar. Örneğin 2 ondalık basamaklı Bilimsel biçimi, 12345678901 sayısını, 1,23 çarpı 10 üssü 10 anlamına gelen 1,23E+10 olarak görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Metin Hücre içeriğini metin olarak kabul eder ve sayı yazdığınızda bile içeriği tam olarak yazdığınız gibi görüntüler.
Özel Sayıyı; posta kodu, telefon numarası veya Sosyal Güvenlik numarası olarak görüntüler.
Özel Var olan bir sayı biçimi kod kopyasını değiştirmenize olanak sağlar. Sayı biçim kodları listesine eklenen özel sayı biçimi oluşturmak için bu biçimi kullanın. 200 ve 250 özel sayı biçimleri arasındaki, bilgisayarınızda yüklü Excel’in dil sürümüne bağlı olarak ekleyebilirsiniz.

Şimdi aşağıdaki birçok örnek ile konumuzu iyice pekiştirelim.

1- Değerleri % Formata Dönüştürme

  • % işareti sayıyı yüzdeye çevirir, virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0% olarak yazmalısınız.

2- Virgülden Sonra Gösterilecek Basamak Sayısı

  • Virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


  • Virgülden sonra 0 (sıfır) koymadık sayıyı yuvarlayarak tek basamaklı değer yazdı.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0 olarak yazmalısınız.

3- Bindelik Ayracı

  • #.##0 her binlik dilimde bindelik ayracı kullan.


Not: Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0 olarak yazmalısınız.

  • _) Büyük rakamların tamamını sığdırmak için hücre genişliğini arttırır.


  • Formatın soluna gelen her bir . (nokta) işareti sayıdan üç sıfır atar. iki nokta koyar isek altı sıfır atmış oluruz.


Not 1 : Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0,, olarak yazmalısınız.

Not 2 : Burada sayıyı bölmüyoruz görsel olarak sıfır atılmış halini görüyoruz.

4- Sayının Yanına Text Yazma (10 Adet, 100 Milyon Gibi)

  • Tırnak işareti ile sayının yanına metin, birim yazabiliriz.


Not: Sayının yanında metin olması matematiksel işlem yapmamızı engellemez.

5- Sayının Soluna Sıfır Getirme

  • Her bir sıfır girilen rakamın soluna getirilerek rakamı sıfır sayısı dolacak şekilde tamamlar.


6- Pozitif, Negatif Sayılar ve Sıfır’ın Biçimlendirilmesi

  • Formatın başına köşeli parantez ile getireceğimiz renk adları değeri renklendirir.

3 koşullu renklendirme yapalım. Bunun için hücre formatı önüne köşeli parantez içinde renk adı girilmeli.


7- Belli Bir Koşula Bağlı Biçimlendirme

  • [<30][green]0;[>30][blue]0;”-“30 dan küçük ise yeşil, büyük ise mavi, 30 ise “-” olsun.


8- Tarih Gösterimi

  • Eğer Ingilizce Excel kullanıyorsanız tarih formülleri için

g (gün) yerine d (day)

a (ay) yerine m (month) yazmalısınız.

y yıl ve year ayni harfle başladığı için değişiklik yapmanıza gerek yok.


9- Diğer Biçimlendirmeler

  • @ işareti hücre içindeki değeri simgeler, * işareti bir sonra gelen karakteri hücre genişliği kadar yaz anlamına gelir.


  • 0 (sıfır) sayısı ile kaç basamak sonrası ayıracağımızı belirttik, –ile de ayraç tipini koyduk.


Not: Hücreleri metin biçimine getirerek de istediğimiz birimi rakamın yanına yazabiliriz. Ancak metin biçimindeki hücreler üzerinde toplam, çıkarma gibi sayısal işlemler yapamayız.

Yukardaki örneklerden anlaşılacağı üzere Hücre Biçimlendirme kodları hücrelerin gerçek değerlerini değiştirmez sadece farklı bir şekilde görüntülenmesini sağlar.
Bir başka makalede görüşmek üzere hoşça kalın.