Düşeyarasız Yapamayanlara: Birden Çok Koşula Göre Düşeyara!

Düşeyara’yı sevmeyen var mı? Sonu gelmeyen listelerde Düşeyara fonksiyonuyla istediğimiz değerleri anında bulabildik. O zaman Excel’i kullanmaktan ne kadar da keyif alıyoruz! Peki, aynı anda birden çok koşula göre değer atama yapılması gereken durumlarda da Düşeyara’yı kullanabilir miyiz? Örneğin, tarihlere ve kişilere göre yapılan satışları bulmak istediğinizde? Cevap: Evet, kullanabiliriz!

Düşeyara, çalışma mantığı gereği tek bir hücreyi alarak belirtilen sütunda arama işlemi yapar. Aranacak tabloda sağa doğru arama yapabilir, solundaki değerleri bulamaz. Eğer Düşeyara tek bir hücreyi alarak arama yapıyorsa bizim çok kritere göre aramamızda Düşeyara’yı nasıl kullanacağız? Aslında bu işlemi Düşeyara’nın huyuna suyuna gitmek olarak adlandırabiliriz. Hadi konumuzu örneğimizle açıklığa kavuşturalım.

Elimizde ad, soyad ve unvanların olduğu bir listemiz mevcut. Bu listede yapılmak istenen ada göre unvanı getirmesi ancak burada bir problem var ki aynı adda çalışanlar mevcut. Bu listemiz için Düşeyara yapmaya karar verdik çünkü hepsine tek tek girmek oldukça manasız.

Düşeyara yapmaya karar verdik ancak bir problem var: Düşeyara tek bir hücreye göre arama yapabilir, bizim koşulumuz ise ad ve soyad olarak iki hücrede bulunuyor. Böyle bir durumda Düşeyara fonksiyonu yazmanın önüne bir adım ekleyerek fonksiyonumuza göre verilerimizi  düzenlemiş olacağız. Bu adımımız, koşullarımızı tek bir sütunda toplamak oluyor. Örneğimizde ad ve soyad değerlerini tek bir sütunda birleştireceğiz. Birleştirme işlemini; “&” işareti, Birleştir fonksiyonu ya da Metinbirleştir fonksiyonu ile yapabilirsiniz.

Bu işlem sonucunda listemiz Düşeyara kullanabileceğimiz duruma gelmiş oldu. Artık o bildiğimiz ve sevdiğimiz Düşeyara’yı yapmaya devam edebiliriz.

Excel’de elimizde bulunan her liste her zaman Düşeyara yapmamıza olanak vermiyor olabilir. Koşul sayısı dışında Düşeyara yapabilmemizi kısıtlayan bir durum söz konusu değilse Düşeyara kullanmak için koşullar tek bir sütunda toplanabilir. Biz de bu makalemizde Düşeyara kullanımına uygun olmayan listemizi nasıl uygun hale getirebileceğimiz üzerine konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek dileğiyle,hoşçakalın.

Son Dakikada Son Tarihin Bugün Olduğunu Öğrenip Panik Olmaya Son Verecek Kombinasyon: İç İçe Eğer & Bugün

Eğer fonksiyonun mantığına baktığımızda değerlendirilmesi gereken bir koşul vardır. Bu koşulun sağlanması ve sağlanamaması durumunda bu fonksiyon kullanılarak farklı seçenekler döndürülür. Örneğin; satış listenizde eğer satılan ürün kısa çorapsa fiyatına 3 ₺ yazdıralım, kısa çorap değilse fiyatını 4 ₺ olarak yazdıralım. Peki çorapta bu tercihler kullanılsın ama ya çorapların yanında V yakalı kazaklara 60 ₺; diğer kazaklara da 55 ₺ değer belirlemek istersek ne olur? Buradaki can simidimiz iç içe eğer olacaktır. Bunların yanında ürünlerin mağazaya geleceği güne göre listede çeşitli talimatlar belirtmek istersek nasıl bir yol izlemeliyiz? İşte bu makalemizde bu tip durumlar için kullanabileceğimiz iç içe eğer ve bugün fonksiyonunu konuşacağız.

Elimizde kişilere göre ödeme miktarları ve son ödeme tarihlerinin olduğu bir listemiz mevcut. Bugünün tarihini de H1 hücresine BUGÜN() fonksiyonunu yazarak elde ettik.

İstediğimiz durumları, C2 hücresini temel alarak şu şekilde yazabiliriz:

Eğer C2 hücresindeki tarih bugün ise  “Bugün ödenmeli” yazsın.

Eğer C2 hücresindeki tarih bugünden eski bir tarihse “Ödendi” yazsın.

Eğer C2 hücresindeki tarih gelecek bir tarih ise “Ödenecek” yazsın.

Bu koşulların hepsini tek bir hücrede yazabilmek için iç içe eğer ve bugün fonksiyonlarını birlikte yazmamız gerekiyor. BUGÜN() fonksiyonu, bulunduğumuz günün tarih formatını bize verir. Formül yazımına geçtiğimizde hangi koşuldan başlamak istersek başlayabiliriz.

Excel, tarihleri de arka planında sayı olarak tuttuğundan dolayı tarihlerle toplama, çıkarma yapılabilir; mantıksal operatörlerle beraber kullanılabilir. Bu sebeple tarihleri geçmiş ve gelecek tarih olarak sınıflandırabilmemizi kolaylaştırır.

Formülü durum sütununa uyguladığımızda, sütunda, istediğimiz ifadeleri hızlıca elde ettik. En güzel kısmı, Excel, BUGÜN() fonksiyonu ile tarih bilgisini verirken bilgisayarın sistem bilgilerinden yararlandığı için her gün buradaki durumlar güncellenecek. Bu da her gün aynı işlemleri yapmak, her gün yeniden listeler oluşturmak gibi büyük zaman kayıplarının önüne geçilebileceği anlamına gelir.

İç içe eğer fonksiyonu ile birçok fonksiyonu kombine edebilirsiniz. Böylelikle iç içe eğer fonksiyonunu daha kullanışlı hale dönüştürür ve işlerinizi daha verimli şekilde halledebilirsiniz.

Bir dahaki makaleye kadar hoşça kalın.

Metin, Sayı ve Tarihlerinizi Kolayca Filtreleyin!

Verileri filtreleme; verilerin daha anlamlı olması, istenilen verilerin kolayca bulunup düzenlenmesi ve neticesinde daha etkili kararlar alınmasına yardımcı olur. Bir veya daha fazla sütuna filtreleme işlemi uygulayabilirsiniz. Bir filtreleme sadece görmek istediklerinizi değil görmek istemediklerinizi de denetler. Verileri filtrelediğinizde, veriler filtre ölçütüyle eşleşmediğinde satırların tamamı gizlenir. Aynı zamanda sayısal ve metin değerlerini filtreleyebilir veya arka planına ya da metnine renk biçimlendirmesi uygulanmış hücreleri rengine göre filtreleyebilirsiniz.

Şimdi Excel İleri Eğitimi konularımızdan biri olan metin, sayı, tarih filtreleme işlemini; müşteri ve satış bilgilerinin olduğu bir listede Satış Bölgesi İstanbul, Satış 10000-15000 tl arası ve Tarih 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtreleme uygulamasını birlikte yapalım.

Öncelikle filtreleme işlemi uygulamak için listedeki herhangi bir hücreyi tıkladıktan sonra Veri sekmesinin altında bulunan Sırala ve Filtre Uygula grubundan Filtreleye tıklıyoruz. Sütun başlıklarının yanında filtreleme işlemlerini gerçekleştirmek üzere işaretler belirecektir. Satış  Bölgesini sadece İstanbul olarak filtrelemek için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranını açıyoruz. Bu ekranda tüm satış bölgeleri seçili olarak gelecektir. Tümünü seç işaretini kaldırıp ister listeden sadece İstanbul’u seçebilir isterseniz ara alanından İstanbul’u aratarak seçiminizi yapabilirsiniz.

 

Satış sütununa 10000-15000 tl arası bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Sayı Filtreleri ve ardından Arasında seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında 10000’den büyük 15000’den küçük ayarlamalarını yaptıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 arası olan satışlar filtrelenecektir.

 

Tarih sütununa 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Tarih Filtreleri ve ardından Sonra seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında filtre ölçütü olarak 1.1.2010  yazıldıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 tl arası olan satışlardan 1.1.2010 sonrası olanlar filtrelenecektir.

 

Artık metin, sayı ve tarih verilerinizi kolayca bulup düzenleyebilir ve neticesinde daha etkili kararlar alabilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere…

Eğerhata İle Hataları Dize Getirin

Yöneticinize sunacağınız dokümanda işlemlerin sonucunda Excel #YOK, #DEĞER!, #BAŞV!, #SAY/0!, #SAY!, #AD? veya #BOŞ! hataları mı veriyor? Belki bir tane olunca görmezden gelinebilir ancak göz ardı edilemeyecek kadar çok olduğunu düşünün. Bu rahatsızlık veren durumdan Eğerhata fonksiyonuyla nasıl kurtulabileceğimizi birlikte görelim.

Elimizde satış toplamı, satış adedi ve ortalama fiyatın olduğu bir listemiz var. Bu listede hiç satılmayan bir ürün mevcut.


Satış toplamını satış adedine bölerek ürünlerin ortalama fiyatlarını elde etmek istiyoruz. Basit bir matematiksel operatörle bunu halledebiliriz. Ancak bu işlemin sonucunda ürün adedi sıfır olan B7 hücresinin satış toplamına bölümünde matematiksel işlem olarak 0’a bölme işlemi gerçekleşemeyeceği için C7 hücresinde #SAY/0! hatası verdi. Hücredeki hata türüne göre kullanılabilecek mantıksal fonksiyonlar değişse de biz burada en temel hata işleme fonksiyonu olan Eğerhata işlevi ile bu problemi çözeceğiz.

Eğerhata işlevi formüldeki hataları yakalamayı ve bu hatalar için istenen ifadelerin yazılmasını sağlar. Bir formül bir hata sonucu döndürürse belirttiğimiz sayısal veya metinsel değeri verir; aksi takdirde, formülün sonucunu verir.

Burada yaptığımız işlemi Eğerhata fonksiyonunun içine alıp bu şekilde işlemi yaptıralım. İşlem sonucu bir hata ifadesi belirecekse bu hatanın yerine istediğimiz ifade yazsın. Örneğimizdeki durum için ortalama fiyat sütununda bir hata mevcutsa bu hataların yerine 0 yazmasını istiyoruz.

Görüldüğü gibi artık hata ibarelerinden kurtulup daha uygun gösterime sahip bir dokümanımız oldu.

Eğerhata fonksiyonu, fonksiyonlardan en çok Ehatalıysa fonksiyonu ile karşılaştırılarak anılır. Bu noktada belirtilmesi gereken Ehatalıysa fonksiyonun Eğerhata fonksiyonundan farklı olarak sadece hata denetimi yaptığıdır. Eğerhata gibi kullanmak isteniyorsa başına ekstra bir eğer formülü girilmelidir.

Hataya özel hata işlevini gerçekleştiren başka fonksiyonlar da vardır. Eğerhata fonksiyonu bunların en geniş çaplı olanıdır. Her türlü hata için bir işlem döndürür. Gönül ister ki Excel’deki tüm işlemleriniz hatasız olsun ama eğer çeşitli hatalarla karşılaşıyor olursanız bu fonksiyonu kullanabilirsiniz.

Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

 

Özel Biçimlendirme kodlarının en faydalı kullanımları!

Merhaba,

Bu makalemde Excel’de özel biçimlendirme kodları ile verilerimizi nasıl farklı şekillerde gösterebileceğimizi anlatacağım.

Excel’de verilerimizi farklı bir şekilde göstermek için Hücreleri Biçimlendir’i kullanırız. Excel’in Giriş sekmesinin Sayı grubunda hücre içeriklerimizi Sayı, Tarih, % Yüzde, Para birimi, Ondalık vb. şeklinde gösterebileceğimiz hazır biçimlendirme formatları vardır.


Ancak bazen verilerimize farklı şekillerde görmek için farklı biçimlendirmeler uygulamak isteriz o zaman bu biçimlendirme kodlarını bizim yazmamız gerekir. Böyle durumlarda herhangi bir Excel hücresinde sağ tıklayınca Hücreleri Biçimlendir’i seçersek açılan pencereden isteğe uyarlanmış kendi biçimlendirme kodlarımızı kullanabiliriz.


Veya aşağıdaki gibi sayı grubunun sağ kösesinde ki işaretine tıklayınca da Hücreleri Biçimlendir penceresini açabiliriz. Ya da CTRL+1 kısayolu ile de Hücreleri Biçimlendir penceresini açabilirsiniz.


İsteğe uyarlanmış biçimlendirmede hücrenin içeriği değişmez yalnızca görünen formatı değişir. Özellikle sayısal değerlerini yuvarlanmasında bu durum sizleri yanıltmasın. Excel hücrenin orijinal değerini arka planda tutar ama görseldeki değer yuvarlatıldığından farklı görünebilir. Özellikle hesaplamalarda Excel hücrenin gerçek değerini baz alır.

Özellikle biçimlendirme kodlarında ağırlıklı olarak aşağıdaki karakterler kullanılır;

  • Sayısal değerler için # ve 0 (Sıfır) karakterleri
  • Metinsel değerler için @ karakteri
  • Mtinler çift tırnaklar içinde yazılır. Ör. # “adet”
    gibi.
  • Renkler için Kırmızı, Yeşil, Sarı, Mavi vs. İngilizce ise Red, Green, Yellow, Blue gibi.
  • Tarih Saat değerleri için g,a,y,s,d,n (Gün,Ay,Yıl,Saat,Dakika,Saniye) karakterleri kullanılır. Office İngilizce kullanılıyor ise d,m,y,h,m,s karakterleri kullanılır.

Aşağıdaki tabloda, Giriş sekmesinin Sayı grubunda bulunan kullanılabilir sayı biçimlerinin özeti verilmektedir.

Biçim Açıklama
Genel Bir sayı yazdığınızda Excel’in uyguladığı varsayılan sayı biçimi. Genel biçim ile biçimlendirilmiş sayılar, çoğunlukla tam olarak yazdığınız biçimde görüntülenir. Ancak hücre, sayının tamamını gösterebilecek genişlikte değilse, Genel biçimi ondalık sayıları yuvarlar. Genel sayı biçimi ayrıca, büyük sayılar (12 veya daha çok basamaktan oluşan) için bilimsel (üslü) gösterim kullanır.
Sayı Sayıların genel görüntülenişi için kullanılır. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Para birimi Genel para değerleri için kullanılır ve sayılarla varsayılan para birimi simgesini görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını, binlik ayırıcı kullanmak isteyip istemediğinizi ve negatif sayıları nasıl görüntülemek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Finansal Bu da para değerleri için kullanılır ancak, bir sütundaki para birimi simgelerini ve sayıların ondalık hanelerini hizalar.
Tarih Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre tarih değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan tarih biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Saat Tarih ve saat seri numaralarını, belirlediğiniz tür ve yerel ayara (konum) göre saat değerleri olarak görüntüler. Yıldız işareti (*) ile başlayan saat biçimleri, Denetim Masası’nda belirlenen bölgesel tarih ve saat ayarlarındaki değişikliklere yanıt verir. Yıldız işareti olmayan biçimler Denetim Masası ayarlarından etkilenmez.
Yüzde Hücre değerini 100’le çarpar ve sonucu yüzde simgesiyle (%) görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Kesir Sayıyı, belirlediğiniz kesir türüne göre kesir olarak görüntüler.
Bilimsel Sayıyı, sayının bir kısmının yerine E+n kullanarak üslü gösterimle görüntüler. Burada E (Üs), kendinden önceki sayıyı 10 üssü n ile çarpar. Örneğin 2 ondalık basamaklı Bilimsel biçimi, 12345678901 sayısını, 1,23 çarpı 10 üssü 10 anlamına gelen 1,23E+10 olarak görüntüler. Kullanmak istediğiniz ondalık basamak sayısını belirleyebilirsiniz.
Metin Hücre içeriğini metin olarak kabul eder ve sayı yazdığınızda bile içeriği tam olarak yazdığınız gibi görüntüler.
Özel Sayıyı; posta kodu, telefon numarası veya Sosyal Güvenlik numarası olarak görüntüler.
Özel Var olan bir sayı biçimi kod kopyasını değiştirmenize olanak sağlar. Sayı biçim kodları listesine eklenen özel sayı biçimi oluşturmak için bu biçimi kullanın. 200 ve 250 özel sayı biçimleri arasındaki, bilgisayarınızda yüklü Excel’in dil sürümüne bağlı olarak ekleyebilirsiniz.

Şimdi aşağıdaki birçok örnek ile konumuzu iyice pekiştirelim.

1- Değerleri % Formata Dönüştürme

  • % işareti sayıyı yüzdeye çevirir, virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0% olarak yazmalısınız.

2- Virgülden Sonra Gösterilecek Basamak Sayısı

  • Virgülden sonra koyduğunuz 0 (sıfır) adedi virgülden sonra gösterilecek basamak sayısını belirtir.


  • Virgülden sonra 0 (sıfır) koymadık sayıyı yuvarlayarak tek basamaklı değer yazdı.


Not: Eğer ondalık ayracınız virgül değil nokta ise format kodunu 0.0 olarak yazmalısınız.

3- Bindelik Ayracı

  • #.##0 her binlik dilimde bindelik ayracı kullan.


Not: Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0 olarak yazmalısınız.

  • _) Büyük rakamların tamamını sığdırmak için hücre genişliğini arttırır.


  • Formatın soluna gelen her bir . (nokta) işareti sayıdan üç sıfır atar. iki nokta koyar isek altı sıfır atmış oluruz.


Not 1 : Eğer bindelik ayracınız nokta değil virgül ise #,##0,, olarak yazmalısınız.

Not 2 : Burada sayıyı bölmüyoruz görsel olarak sıfır atılmış halini görüyoruz.

4- Sayının Yanına Text Yazma (10 Adet, 100 Milyon Gibi)

  • Tırnak işareti ile sayının yanına metin, birim yazabiliriz.


Not: Sayının yanında metin olması matematiksel işlem yapmamızı engellemez.

5- Sayının Soluna Sıfır Getirme

  • Her bir sıfır girilen rakamın soluna getirilerek rakamı sıfır sayısı dolacak şekilde tamamlar.


6- Pozitif, Negatif Sayılar ve Sıfır’ın Biçimlendirilmesi

  • Formatın başına köşeli parantez ile getireceğimiz renk adları değeri renklendirir.

3 koşullu renklendirme yapalım. Bunun için hücre formatı önüne köşeli parantez içinde renk adı girilmeli.


7- Belli Bir Koşula Bağlı Biçimlendirme

  • [<30][green]0;[>30][blue]0;”-“30 dan küçük ise yeşil, büyük ise mavi, 30 ise “-” olsun.


8- Tarih Gösterimi

  • Eğer Ingilizce Excel kullanıyorsanız tarih formülleri için

g (gün) yerine d (day)

a (ay) yerine m (month) yazmalısınız.

y yıl ve year ayni harfle başladığı için değişiklik yapmanıza gerek yok.


9- Diğer Biçimlendirmeler

  • @ işareti hücre içindeki değeri simgeler, * işareti bir sonra gelen karakteri hücre genişliği kadar yaz anlamına gelir.


  • 0 (sıfır) sayısı ile kaç basamak sonrası ayıracağımızı belirttik, –ile de ayraç tipini koyduk.


Not: Hücreleri metin biçimine getirerek de istediğimiz birimi rakamın yanına yazabiliriz. Ancak metin biçimindeki hücreler üzerinde toplam, çıkarma gibi sayısal işlemler yapamayız.

Yukardaki örneklerden anlaşılacağı üzere Hücre Biçimlendirme kodları hücrelerin gerçek değerlerini değiştirmez sadece farklı bir şekilde görüntülenmesini sağlar.
Bir başka makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

PivotTable Hesaplanmış Alan Ekleme

Merhaba,

Bu makalemizde İleri Excel eğitimizde en çok üstünde durduğumuz konu olan PivotTable’a nasıl Hesaplanmış Alan (Calculated Field) ekliyoruz hep birlikte örnekleriyle birlikte görelim.

Hesaplanmış Alan/Calculated Field Ekleme

Excel’de ana veride var olan alanları kullanarak yeni alanları hesaplamak mümkün. Bunun için PivotTable’nın Hesaplanmış Alan Ekleme özelliğini kullanıyoruz. Hesaplanmış alan ekleyerek ana veride yeni hesaplamalar yapmadan PivotTable üzerinde sanal olarak matematiksel işlemleri kolaylıkla yapabileceğimiz alanları ekleyebiliyoruz.

Hemen konuyu daha derinleştirmek için örneğimize başlayalım.

Aşağıdaki tablodan bir PivotTable yapıyoruz.


Ürün bilgisi Satır alanına Satış Tutarı bilgisi de Değerler alanına atıyoruz.


Aşağıdaki gibi bir Pivot elde ettik.


Yukarıdaki PivotTable’da bizim yapmak istediğimiz hesaplama ise Satış Tutarının %18’ni hesaplamak. Bunun için ana veride Satış Tutarının %18’i hesaplanmamış, bu işlemi PivotTable üzerinden yaparak ana veride herhangi bir veri büyümesinin de önüne geçmiş oluyoruz.

Özet Tablo üzerinde iken menüde aktif olan PivotTable araçlarına/PivotTable Tools gidiyoruz ve Çözümle sekmesinin Hesaplamlar grubundan Alanlar/Öğeler ve Kümeler yazan yerden Hesaplanmış Alan/Calculated Field komutuna tıklıyoruz.


Hesaplanmış Alan komutuna tıklayınca aşağıdaki gibi Hesaplanmış Alan Ekle penceresi açılıyor.


Açılan bu pencerede Ad yazan yere alanımıza vermek istediğimiz ismi giriyoruz. Biz KDV adını vereceğiz.

Formül yazan yere de 0 değerini silip Satış Tutarı ifadesine çift tıklayarak bu değerin burada yazılmasını sağlıyoruz daha sonra bu ifadeyi 0,18 değeri ile çarpıyoruz ve Ekle düğmesine tıklayarak alanımızı ekliyoruz.


KDV baslığı adında bir hesaplanmış alan eklenmiş oldu.

Ve PivotTable aşağıdaki gibi hesaplanmış alanımızı kullanabiliyoruz.


Yapılan işlemi aşağıdaki gif’den detaylıca izleyebilirsiniz.

Hesaplanmış alanda formülü güncelleme:

1. Ayni şekilde PivotTable araçlarına/PivotTable Tools gidelim ve seçenekler tabından Hesaplanmış Alan/Calculated Field komutuna tıklayalım.

2. Ad listesinden düzenlemek istediğimiz hesaplanmış alan adını seçelim.

3. Değişiklikleri yaptıktan sonra Değiştir tuşuna ardından da Tamam’a
basalım.


KDV alanını seçtikten sonra aşağıdaki gibi formül gelecektir. Formülü %8 olarak güncelledikten sonra Değiştir düğmesine tıklayarak formülü değiştirmiş olduk.


Hesaplanmış alanı silme:

1.Ayni şekilde PivotTable Araçlarına/PivotTable Tools gidelim ve seçenekler tabından Hesaplanmış Alan/Calculated Field komutuna tıklayalım.

2.Ad listesinden silmek istediğimiz hesaplanmış alan adını seçelim.

3. Sil komutuna tıklayalım.

Görüldüğü gibi PivotTable ile ana veride olmadığı halde PivotTable ile yeni alanlar oluşturmak çok kolay bir işlem. Bu sayede Pivot’u yaptığımız tablodaki verilerimiz hiç büyümeden daha karmaşık hesaplamaları kolaylıkla yapabileceğiz.

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Hızlı Doldur (Flash Fill)

Bu makalemizde sizlere Excel eğitimlerimizde keyifle anlattığımız bir özellik olan Hızlı Doldurma özelliğinden bahsedeceğim.

Hızlı doldurma; Excel 2013 ile gelen, hızlı veri girişini sağlamak için geliştirilmiş oldukça başarılı bir çözümdür. Bu özellik sayesinde Excel’e veri girişi yapılırken hücrelerde var olan verilerde bir düzen algıladığında, Excel geriye kalan hücreleri otomatik doldurur ve kolayca veri girişi sağlanmış olur.

Hızlı doldurma özelliği ağırlıklı olarak metinsel ifadeleri ayrıştırma, birleştirme gibi işlemlerde kullanılır. Çeşitli özellikler kullanılarak çok basit bir verinin ayrıştırılmasının yanı sıra çok karmaşık formüllerle ayrıştırılabilen veya ayrıştırılması formüllerle de çok zor olan bir metinsel ifade de istediğimiz kısımları kolaylıkla ayırabildiğimiz bir yöntemdir.

Metin fonksiyonlarıyla yapılan; bir kelimenin ilk harfi, ilk üç harfi ya da her kelimenin üçüncü karakteri vb. metin verilerinin parçalanmasına ilişkin bir kalıbı algılayıp uygulamayı sağlar.

Tipik kalıplar içinde metin parçalarını tanımak, telefon numaraları ve tarih verisinin parçalarını tanımak gibi uygulamalar vardır.

Excel’in 2013 sürümü ile hayatımıza giren Hızlı Doldur özelliğini Excel’de birkaç farklı yerde bulunur.

  1. Excel’de Veri sekmesi‘nin Veri Araçları grubunda görebilirsiniz.

  1. Giriş sekmesinin Düzenle grubunda Doldur özelliğinin altında da bulabilirsiniz.

  1. Bir hücreyi çoğaltmak için hücrenin sağ alt kısmındaki noktadan aşağı doğru çektiğimizde doldurma seçenekleri olarak Hızlı Doldurma’yı görebilirsiniz.

  1. Hızlı Doldur özelliğini Ctrl+E kısayolu ile kullanabilirsiniz.

Hızlı Doldurma varsayılan olarak açıktır ve bir düzen algıladığında verilerinizi otomatik olarak doldurur. Eğer beklendiği gibi çalışmazsa, Hızlı Doldurma’nın açık olup olmadığını aşağıdaki şekilde kontrol edebilirsiniz.

  1. Dosya > Seçenekler‘i tıklatın.
  2. Gelişmiş‘i tıklatın ve Otomatik Olarak Hızlı Doldur kutusunun işaretli olduğundan emin olun.

  3. Tamam‘ı tıklatın ve çalışma kitabınızı yeniden başlatın.

Bir örnekle özelliğimizi detaylıca görelim.

Örnek 1: Aşağıdaki tabloda tek sütunda yazılan Ad ve Soyadları ayrı ayrı sütunlarda gösterelim.

Yapacağımız işlem Adı Sütununa ilk satırına listenin ilk kaydı olan Tarık ismini yazıyoruz ve imlecimiz Tarık yazan hücrenin üzerinde iken Veri Sekmesi Veri Araçları grubuna gidip Hızlı Doldur özelliğine tıklıyoruz veya Ctrl+E kısayol tuşlarına basıyoruz.

Evet hepsi bu kadar başka bir işlem yapmanıza gerek yok sonuç aşağıdaki gibi olacaktır.

Aşağıdaki gif’de birçok farklı senaryoda Hızlı Doldur özelliği ile verilerimizi hızlıca nasıl düzenlediğimizi görebilirsiniz.

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

Formüllü Hücreler Hiç Bu Kadar Güvende Olmamıştı

Çoğumuz, formül içeren Excel belgelerimizi  iş arkadaşlarımıza gönderiyor ya da belge üzerinde birlikte çalışıyoruz.  Hayal etmesi bile kötü ama, onlarca formülün olduğu ve binbir zahmetle hazırladığımız  bu sayfalarda bir iş arkadaşınızın yanlışlıkla bazı formülleri sildiğini düşünelim… Hücrelerinizi savunmasız bıraktığınız için, birbirine bağlı formülleriniz ve verileriniz can çekişmeye başlıyorlar!

Bir sürü formüllü hücreyi tek tek seçmek ve korumak güç olabilir. Ama üzülmeyin! Bu makale ile formüllü hücreleri tek hamlede seçip koruma altına alacağız! Artık formüllü hücrelerimiz tam bir Karate Kid! (Yoksa siz Karate Kid’i bilmiyor musunuz?)

3 temel şifreleme işlemi vardır:
Çalışma kitabını şifre ile koruduğumuzda ilgili Excel dosyası şifre ile açılabilir olacaktır. Bu dosyada yalnızca var olan sayfalar üzerinde çalışılabilecek ve yeni sayfalar eklemek mümkün olmayacaktır.
Sayfaları koruma ile de veri girişi, satır silme, sütun silme, sıralama yapma gibi sayfa kullanımını kısıtlayan bir koruma yapılabilir.
Hücre koruma ise isimlendirmeden de anlaşılacağı gibi belirli bir hücre ya da hücreler üzerinde yapılıyor. Tüm hücreleri değil de belirli bir alandaki hücreleri şifrelemeyi, diğer hücrelerde çalışmayı serbest bırakmak istediğimizde başvurduğumuz bir yöntemdir.

Excel’de her hücrenin şifre ile korunabilmesi için bir kilit alt yapısı vardır. Excel’in kilit alt yapısını bir kapının kilit mekanizması gibi düşünebiliriz. Kilit mekanizması olmayan bir kapı kilitlenebilir mi? Tabi ki hayır! Bu kilit alt yapısı default olarak tüm Excel belgelerinde,  tüm hücreler için aktif durumdadır ancak aşağıda açıklayacağımız adımlarla devreye girerler.

Adım 1- Formüllü hücrelerin bulunduğu Excel sayfasındaki tüm hücreleri seçeriz ve sayfaya sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir penceresini açarız. Koruma içindeki Kilitli seçeneğini pasif yaparız.

Adım 2- Giriş sekmesindeki Düzenleme grubundan Bul ve Seç’e tıklayıp açılan listeden Özel Git’i seçeriz. Bu işlem için alternatif kısayol tuşu ise klavyedeki f5 tuşudur. f5 tuşuna bastıktan sonra açılan pencereden Özel.. ‘e tıklarız. Yapılan bu iki işlemde de aynı pencereye gideriz.

Bu pencereden Formüller seçeneğini seçeriz ve bu seçimi yaptıktan sonra listemizde ne kadar formüllü hücre varsa hepsi aynı anda seçili hale gelecektir.

Ardından formüllü hücreler seçiliyken sağ tıklayarak Hücreleri Biçimlendir penceresi tekrarda açarak kilitleri aktif duruma getiririz.

Yalnızca formüllü hücrelerin kilit mekanizması aktif edildiğine göre artık sayfayı şifreleyebiliriz.

Adım 4- Gözden Geçir sekmesinde Koru grubuna geliriz buradan Sayfayı koruyu seçeriz. Açılan pencereden sayfa şifresini yazdıktan sonra koruma işlemi tamamlanmış olacaktır. Bu işlemin ardından sayfamıza uyguladığımız şifrelemeler yalnızca formüllü hücreleri etkilemiş olacaktır.

Bu işlemlerden sonra artık Excel dosyalarınıza, sayfalarınıza ya da hücrelerinize kendilerini koruyacak gücü verebilirsiniz.

Formüllü hücrelerinizi kilitlemek bu kadar kısa ve kolay iken, siz de verilerinizi koruma altına almayı unutmayın!

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Ufkunuzu 2 Katına Çıkarma Vaadi: Düşeyara’yı [aralık_bak]= 1 Yazarak Kullanmayı Öğrenin!

Belirtilmesi gereken aralıklar için uzun uzun İç İçe Eğerler yazmaktan sıkılıp Düşeyara kullanmayı denediniz mi?

İK departmanında çalışan biri olarak kişilerin çalıştıkları yıllara göre izin günleri sayısını bulma görevi size kalmış olabilir. Ürünleri belirli aralıklara göre sınıflandırmanız istenmiş olabilir. Sizden önce gelenler belki de bunu Doğu Ekspresi yolu kadar uzun iç içe eğerlerle çözüyorlardı. Buna karşılık siz “Yok mu bunun daha pratik, hızlı bir yolu?” dediyseniz, bizdensiniz! Pratik bir yolu var gerçekten, gelin birlikte bakalım.

Düşeyara’yı bu ana kadar bir değerin aynısını listede bulmak için mi kullandınız? Zaten metin arıyorsanız böyle kullanmak doğru bir yaklaşımdır. Peki sayılara, belirlenen aralıklarlara göre istenen değerleri atamak için Düşeyara kullanabileceğimizi biliyor muydunuz? Gelin bu özelliğe bir örnekle değinelim.

Elimizde araç parçalarına göre arıza gerçekleşme oranlarının olduğu bir listemiz var. Bu listemizdeki oranların sağ tarafta gösterilen risk grubu aralıklarına göre adlandırılması ve daha sonra bir sorgulama alanında yazılan değerin hangi risk grubuna ait olduğu bulunması isteniyor.

İkinci adımda Düşeyara yapabileceğimiz aklımıza hemen gelmiştir. İlk adım için listeye Risk Grubu sütunu eklediğimizde bu sütundaki verileri oluşturmak için iç içe eğer mi yazacağız? Vakti verimli kullanmak adına bu işi Düşeyara yazarak hiç yıpranmadan halledebiliriz.

Düşeyara’da aralık bak kısmına 1 yazdığımızda Düşeyara yaklaşık eşleme yapacaktır. Değerin aynısını bulamasa bile, çalışma mantığı gereği, ona en yakın taban değerine karşılık gelen aralığa ait kategoriyi getirecektir. Burada önemli olan ölçütleri Düşeyara fonksiyonunu kullanabilecek görünüme getirmek ve taban değerlerini küçükten büyüğe sıralamaktır. Sıralama yaparak değerlerin başka bir aralığa gitmesini engellemiş oluruz.

Ölçütlerimizi tekrar düzenleyerek bu problemimizi çözmeye başlayalım. Grup tabanları başlığı altına grupların değer aralıklarının tabanlarını yazalım. Bu taban değerlerini Düşeyara yapabilmemiz için risk grupları başlığının sol tarafına yazmamız gerekir. Bu sayede taban değerine bakarak oranı bir risk grubuna atayabilir. Son olarak sıralama işlemini yaparız.

Başlangıç olarak fonksiyonu C3 hücresine yazalım. Aradığımız değer parçanın arıza oranı yani b3 hücresi, aradığımız tablo kategori ve grup tabanlarının olduğu tablo, değerini yazacağı alan risk gruplarının yazılı olduğu 2.sütun ve en önemli kısım aralık bak kısmı 1 veya doğru. Bu fonksiyonu aşağıya çektiğimizde her oranın bir risk grubuna ait olduğunu görebilirsiniz. İkinci adım için zaten her zamanki gibi düşey ara yapacağımızı yukarıda söylemiştik.

Ne kadar kolay olduğunu fark ettiniz mi? Artık bu yöntemi kullanmayı seçtiğinizde ölçüt listenizi tamamen silmediğiniz müddetçe tekrar fonksiyonları düzenlemek zorunda kalmayacak bu şekilde fazladan efor sarf etmenize gerek kalmamış olacak. Şimdi artan zaman sizin!

Bir sonraki makalemizde görüşünceye kadar hoşça kalın.

Excel’de ki 3 Joker (Wildcard) Karakter

Yıldız (*), Soru İşareti (?) ve Tilda (~)

Merhaba,

Bu yazımızda, Excel eğitimlerimizde filtreleme işlemlerinde ve fonksiyonlarda özellikle anlattığımız çok kullanışlı olan joker karakterler (Wildcard) hakkında sizleri bilgilendireceğim.

Joker Karakter Nedir?

Bir ifadenin nasıl yazıldığını tam olarak hatırlamadığınız veya bir ifade içinde daha özel bir arama yapmak istediğimizde aradığımız değerleri bulmak için kullandığımız karakterlere Joker karakterler denir.
Joker karakterler metinde bilinmeyen karakterlerin yerine geçebilen özel karakterlerdir ve birbirine benzeyen ancak aynı olmayan verilere sahip birden çok öğeyi bulmak için kullanılırlar.

Excel’de kullanılabilecek üç farklı joker karakter var ve bunların her birinin farklı bir özelliği vardır.

Bu Joker karakterler: Yıldız işareti (*), Soru işareti (?) ve Tilda (~) işaretleridir.

Şimdi bu işaretlerin her birini örnekler ile detaylıca inceleyelim.

1.Yıldız Karakteri (*)

Yıldız (*) karakteri en çok kullanılan karakterdir. Bu karakterimiz farklı birçok program ve sistemde de kullanılabilir. Örneğin Windows, Sap, Access vb.

Yıldız joker karakteri, bir karakterden fazla herhangi bir metni temsil eder.

Örneğin;

Ca* ifadesinde * karakteri; Ca ile başlayan metin uzunluğu fark etmeyen her şey olabilir anlamına gelir. Can, Canan, Cansu, Canlı, Canavar gibi birçok kelimeyi temsil edebilir.

*Ca ifadesi ise; Ca ifadesi öncesinde hangi karakterlerin olduğu ve ne kadar uzunlukta olduğu önemli değil, sonu Ca ile biten bütün kelimeleri temsili eder. Örneğin Almanca, Kanca, Kolayca, Onlarca vb.

Yıldız (*) işaretinin nasıl kullanıldığını bir filtreleme işlemi üzerinde görelim.

Aşağıdaki gibi Ad Soyadlardan oluşan bir verimiz var, amacımız bu veri üzerinde adı Ahmet olan kayıtları filtrelemek istiyoruz.

Önce verimize Filtre uyguluyoruz.

    

Daha sonrasına açılan pencerede Arama kısmına Ahmet* ifadesini yazıyoruz.


Tamam düğmesine tıkladığımızda, listemiz artık Ahmet ile başlayan tüm kayıtlara göre filtreleniyor.


Filterimizi A* diye değiştirirsek bu seferde A karakteri ile başlayan tüm isimler listelenecektir.

Ya da *ka* gibi bir ifade yazarsak içinde ka ifadesi geçen bütün isimler listelenecektir.

2. Soru İşareti Karakteri (?)

Soru işareti joker karakteri herhangi sadece bir karakterin yerini alır. Özellikle daha spesifik aramalarda kullanılır.

Bu karakteri kullandığımız zaman ifadelerin metin uzunluğunda bir sınırlama söz konusudur, yani ifadeler * karakteri gibi sonsuz uzunlukta olmazlar.

Örneğin;

Can?? ifadesinde bu kelimenin toplamda beş karakter ile sınırlı olduğu son iki karakterinin herhangi bir karakter olabileceği anlamına gelir. Bu kelimeler Canan, Cansu, Caner, Canlı gibi olabilir ama Candan olmaz çünkü Candan beş karakterden fazladır.

Yukarıdaki örneği aşağıdaki gibi bir filtreleme işleminde görelim.

    

Daha sonra Arama kısmına Can?? İfadesini yazalım ve Tamam düğmesine tıklayalım.

Ve sonuç olarak aşağıdaki gibi filtrelemenin yapıldığını görebiliriz.


3. Tilda İşareti Karakteri (~)

Excel, yıldız işareti ve soru işaretini varsayılan olarak joker karakter olarak algılar, bu tür karakterlerin aslında ifademizin bir parçası olduğu durumlarda olabilir. Bu sebepten dolayı Excel’in bunu ayırt etmesi için Tilda karakterlerini kullanırız.

Bazı durumlarda yıldız işareti ve soru işareti karakterlerini Excel’in joker karakter olarak algılamamasını isteriz. Örneğin veriler içinde ? karakteri olabilir veya * karakteri olabilir bunu joker karakter olarak algılamasın diye başına bir Tilda işareti yerleştiririz.

Örneğin bizler aşağıdaki tabloda Monitör* yazan ifadeleri filtreleyelim. Bunun için Monitör* yazarsak bu Monitör kelimesi ile başlayan sonrası herhangi bir karakter olabilir anlamına gelen her şey olabilir. Burada Monitör? İfadesi de gelir, Monitör ifadesi de gelir bu bizim istediğimiz bir durum değildir.

Önce verimize filtre işlemini uygulayalım.

    

Daha sonra filtre penceresinin Arama kısmına Monitör~* ifadesini yazalım. Bu ifade de * işaretinin başına ~ işaretini koyduğumuz için * karakteri Excel tarafından joker karakter olarak algılanmayacaktır ve gerekli filtreleme işlemi yapılacaktır.


Sonuç olarak aşağıdaki sadece iki adet kayıt filtrelenecektir.


Fonksiyonlarda Joker Karakterleri Kullanma

Excel’de verileri filtrelemek ve bulmak için joker karakterler kullanılıyor ama asıl önemli kullanım yerlerinden biride fonksiyonlar. Örneğin Düşeyara kullanıyorsanız aradığınız değer ile tablodaki değerlerin birebir eşleşmesi gerekmektedir. Ancak bazı durumlarda bu olmayabilir. Örneğin kayıtların sonunda boşluk karakteri varsa birebir eşleşme olmayacaktır.

Joker karakterlerini EğerSay, ÇokEğerSay, ETopla, ÇokEtopla, EğerOrtalama, ÇokEğerOrtalama, Ara, YatayAra, DüşeyAra, VSeçTopla vb. birçok fonksiyonda kullanabiliriz.

Bu durumu bir örnek üzerinden anlatalım. Düşeyara ile alakalı bir örnek yapalım.

Aşağıdaki A:B aralığındaki tablolun A sütununda İlçe/İl şeklinde yazmaktadır.

Bizlerin elinde sadece ilçe listesi olsun ve bu kayıtları A:B aralığından çekmek isteyelim.


Bunun için E2 hücresine DüşeyAra fonksiyonunu uygulayacağız.


Fakat sonuç gelmeyecektir çünkü birebir bir eşleşme gerçekleşmedi.

Bizim istediğimiz olay Şişli ifadesi ile başlayan A:B aralığındaki ilk değeri bulmak.

Bunun için iki yöntem vardır.

  1. Doğrudan * karakterini D2 hücresindeki Şişli ifadesinin sağına yazmak.


  2. Diğer yöntem ise ki bu daha kullanışlıdır, * karakterini fonksiyon içine yazmaktır. Bunun için fonksiyonu aşağıdaki gibi değiştiriyoruz.


    Ve sonuç itibari ile aşağıdaki gibi görüyoruz.


    Yukarıdaki örneklerde görüldüğü üzere Joker karakterler gerek filtreleme de gerekse fonksiyonlarda kullanılması çok avantajlıdır.

    Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.