İnsan kaynaklarının şüphesiz en temel işlevi kurum içindeki iletişim ağını en sağlıklı şekilde kurabilecek sistemleri geliştirmektir. İş hayatında kavramlar ve yöntemleri hızla değişirken, insan kaynakları departmanlarının da iş yapış şekilleri aynı oranda değiştiğini söyleyebiliriz. İnsan kaynakları ve çalışan iletişimleri günümüzde daha önce olduğundan daha hızlı sağlanmalıyken, insan kaynakları departmanının yol haritasını çizdiği geribildirimlerin de aynı hızda gerçekleşmesi gerekmektedir. İşveren markalaşmasının yükseldiği bu dönemde kurum içi iletişim geleneksel yöntemlere bırakılmayacak kadar hızlı olmak zorunda. İletişim bütünlüğünün korunması ve çalışanın duyuru ve geri bildirimleri tek bir portaldan sağlıyor olması çalışan verimliliği sağladığı gibi insan kaynakları departmanlarının verimliliğini sağlayacaktır. Bu verimlilik uzun vadede istihdamı da doğrudan etkiliyor olacaktır. İşte bu noktada İnsan kaynaklarının işe alımdan, duyurulara, çalışan etkileşiminden, çalışanın iş yapış biçimlerini iyileştirmesine uzanan yolculukta bir yardımcıya ihtiyaç duymasına yol açıyor. Microsoft Teams’in kolay kullanılabilen arayüzü ve özellikleri bu ihtiyaca cevap verebilmekte. Nasıl mı? Gelin birlikte keşfedelim.

İşe alım sürecinde Teams

Açılan bir pozisyona gelen adayların profillerini ve istihdamı sağlayacak olan personelin notlarını en hızlı paylaşabildiği bir ortam gerekmekte. Bu bilgi paylaşımları, çoğu zaman ekipler arasında fiziksel toplantılara ihtiyaç duyarken, uygun vakit aralıklarını denk getirememek nedeniyle ertelenen görüşmeler istihdam sürelerini geciktirebiliyor. Microsoft Teams’in ilgili kişileri ekleyebildiğiniz sohbet odaları veya kanalları bu vakit kaybına yol açan sürece adeta ilaç oluyor.

Yeni başlayan oryantasyonu

İşe yeni başlayan çalışanların oryantasyon sürelerinin en sorunsuz şekilde tamamlanması insan kaynakları için oldukça Önemli bir süreçtir. Mailler veya her an kaybolabilecek basılı materyallerin insan kaynaklarının oryantasyon planlarına ket vurabilmekte. Fiziksel oryantasyon toplantılarının mümkün olmadığı uluslararası yapılanmaya sahip şirketlerin, kurum kültürleri ve kuralları hatta çalışanın görev tanımı gibi asla fire verilmemesi gereken konularda tüm çalışanlara eşit kaynak erişimi sağlamaları gerekmekte. Bugün yeni işe başlayan bir çalışanın şirketi hakkında tüm içeriklere erişebilmesi birkaç yol ile mümkün. Bunun en dertsiz ve tasasız yolu kuşkusuz ki kurumsal hafızanın yaratıldığı dijital platformlar diyebiliriz. Microsoft Teams kanal veya sohbet odalarında bulunan dosya arşivi bölümü bu duruma en etkili çözüm diyebiliriz. Bu arşivlerde şirket sunumlarından, guideline’lara, logolardan, yönetmeliklere kadar pek çok belgeyi güvenle saklayabilir ve çalışanlarınızla paylaşabilirsiniz.

Duymayan kalmasın dediğiniz duyuruları en hızlı şekilde iletin

Şirket duyuruları çoğu zaman hayati önem taşır. Değişen izin çizelgeleri, şirketin tüm çalışanları sosyal veya yasal olarak etkileyecek duyuruları eş zamanlı tüm çalışanlara ulaşması insan kaynakları departmanlarının dert edindiği konulardan biridir. Microsoft Teams’in özelleştirebileceğiniz kanal veya sohbet odalarında duyuru konularına özel başlıklar açabilir  ya da aynı duyuruyu birden fazla kanalda paylaşabilirsiniz.

Microsoft Teams ile İnsan Kaynaklarının Sağlayacağı Faydalar Nelerdir?

• Kurumsal hafıza ile Önemli belge paylaşımlarını en hızlı ve kalıcı şekilde düzenlemek.
• Ana merkezde bulunmayan fakat şirketi şehirdışı veya yurtdışında temsil etmesi gereken çalışanlarla mobil uygulama sayesinde kesintisiz iletişimde olmak.
• Mail trafiğini düşürerek bildirim özelliği ile güncel kalmalarını sağlamak.
• Geleneksel yöntemlerle toplanan tüm çalışan bilgisi veya geribildirimini dijitalleştirerek gözden kaçırma olasılığını ortadan kaldırmak.
• Konu özelinde kanal veya sohbet odası oluşturarak en hızlı iletişim ağını sağlamak.

Microsot Teams ile yeni nesil iletişim çözümlerini birlikte oluşturmak isterseniz size anlatacak çok fazla başarı hikayemiz var. Takipte kalın!

Microsoft Teams’te siz de tüm şehir, şube, departmanlar için ekip oluşturup üyelerini manuel olarak yöneten yüzlerce kurumdan biri misiniz? Bir kere kimin nasıl eklenmesini istediğinizi anlatsanız ve ondan sonra isteklerinize göre herkes otomatik ilgili gruplara dahil olsa nasıl olurdu?

Üyeleri manuel olarak ekleyip çıkarmak yerine dinamik ekipler yaratarak otomatik olarak yönetebilirsiz. Örneğin satış ekibinizin turn-over’ı çok yüksekse ve her değişiklikte düzenlemeleri tek tek yapmaktansa ufak bir dokunuşla uzun vadede rahatlık sağlayabilirsiniz.

Dinamik üyelik (dynamic membership) ile Azure Azure Active Directory (Azure AD)’deki attribute’ların kontrol edilerek ilgili kuralların uygulanmasını sağlayabilir, böylece açtığınız ekipler için dinamik grupları kullanarak, üyeleri ekleyip çıkarma işlemlerini otomatize edebilirsiniz.

Dinamik gruplar oluşturma özelliği kullanabilmek için öncelikle Azure AD Premium P1 lisansınız olması gerekmektedir.

1. Dinamik grup oluşturmak için öncelikle Azure AD Yönetim Merkezi üzerinden “Gruplar” sayfasına gidin ve “Yeni Grup” seçeneği ile devam edin.
   

1. Bu aşamada yeni oluşturacağınız grubun niteliklerini belirlemelisiniz. Grup türünü “Office 365” olarak seçtikten sonra, grup adı ve açıklamalarını girin. Üyelik türü “Dinamik Kullanıcı” olarak seçildikten sonra aşağıdan “Dinamik Kullanıcı Üyeleri” adı altında hangi kurallara göre kullanıcı ekleneceğine dair sorgu alanı açılır.
   

1. Özellik içerisinden departman adı, şehir bilgisi gibi hangi attribute’a göre ilerleneceğinize karar verin. Daha sonra equals (eşittir), contains(içerir) gibi işleçlerinizi belirleyin. Bu aşamada bir veya daha fazla kural yazabilirsiniz.
   

   Biz aşağıda üyelerin departman bilgisi IK olanların dahil olacağı bir ekibin kuralını yazarak ilerleyeceğiz.
   

1. Daha sonra ilgili kişiler bu gruba birkaç dakika içerisinde dahil olacaklardır. Bu grubu Teams üzerinde açmak ve dinamik olarak yansımasını sağlamak için Microsoft Teams uygulamanıza gidin ve Ekipler sekmesi içinde Ekip Oluştur> Şuradan Oluştur> Mevcut bir Office 365 Grubu aşamaları sonrasında Azure AD üzerinde oluşturduğunuz ekibi bularak seçiminizi yapın.

àà

1. Teams’e ilgili üyelerin geldiğini görebilirsiniz.
   

1. Ekibinizin isminin yanındaki 3 noktaya tıklayıp “Ekibi Yönet” seçeneği ile ilerlerseniz “Üyeler” sekmesinde, ekibinizin yeni bir ekip üyesinin eklenip çıkarılmasını engelleyen üyelik ayarlarına sahip olduğuna dair bir uyarı belirdiğini görebilirsiniz.
   

1. Bundan sonra departman bilgisi “IK” olarak girilecek tüm üyeler bu Office 365 grubunun, dolayısıyla da Microsoft Teams ekibinin üyesi olarak otomatik ekleneceklerdir.
   

NOT:
Microsoft Teams’in üyelikler üzerinde yaptığınız değişiklikleri yansıtması birkaç dakikadan 2 saate kadar sürebilir!

Microsoft Teams sadece bir sohbet veya telekonferans aracı değildir; aynı zamanda iş süreçlerinizi bir araya toplayan bir çatı uygulamadır. Teams’i efektif bir şekilde kullanarak iş süreçlerinizdeki farkı hissedebilirsiniz. Aşağıda PEAKUP olarak uygulayıp verimimizi yüksek ölçüde arttırdığımız birkaç yöntemden bahsedeceğim.

1. Ekiplerin “Dosyalar” Sekmesini Verimli Kullanın!
   

   Şube, departman ve proje gibi gruplarınız açıldıktan sonra dökümanlarınızı klasörleyerek tutun. Grup içerisine atılan dökümanları ilgili klasörlere taşıyın ve olabildiğince düzenli tutun. “Görüşmeler “içerisinden direkt olarak gönderilen dosyalar dökümanlar otomatik olarak “Dosyalar” sekmesinin altına zaman sırasıyla atılır. Ancak klasörler kronolojik sırayı bozarak bu sıranın hep en yukarısında görüntülenir; böylece klasörlediğiniz dosyalara rahatça ulaşabilirsiniz.
   

   

2. Sık Kullandığınız Dosyaları Tab olarak Pinleyin!
   

   Proje dökümanı olan bir Word Dosyası, sık kullandığınız bir Excel, ekipçe hazırladığınız sunum olan bir PowerPoint dosyası gibi hızlıca ulaşmak istediğiniz dökümanları ekiplerinize/sohbet grularınıza pinleyin, zaman kaybınızı minimuma indirin.
   

    

   

3. Planner ile Görev Takibinizi Kolayca Yapın!
   

   Planner entegrasyonu ile ekipçe görev takibinizi kolayca yapabilirsiniz. Görevlerinizi belirlediğiniz etiketlerle sınıflandırma seçeneğiniz de mevcut.
   

   “Another Teams-based project involves 15 members that manage IT deployments and fleets of computer equipment. “We use the SharePoint site in Teams to store project documentation, Planner for project management, and OneNote for production meeting notes,” says Goletto. “I use Microsoft Flow to summarize progress notes from Planner once a week. Now we spend less time with agenda items in meetings and more time brainstorming and being creative with new ideas that benefit the business.”  -Air France
   

   

4. Forms ile Geri Bildirim Toplayın!
   

   Microsoft Forms entegrasyonu ile “Geri Bildirim Toplama Formu’nuzu oluşturup Teams’e entegre edebilirsiniz. Etkinlik katılımı, memnuniyet formu, bilgi yarışması, algı anketi vb. her türlü anket sonucunu Forms ile kolaylıkla toplayabilirsiniz. Aynı zamanda bilgi toplama aracı olarak da kullanarak saha çalışanlarınızdan istediğiniz verileri alabilirsiniz.
   

   

5. Intranet’inizi de Teams Çatısı Altına Alın!
   

   Mevcut intranetiniz Sharepoint üzerinde veya https tabanlı bir websitesi ise Teams’e entegre ederek onu da çatı içerisine alabilirsiniz. “Velocity” ismindeki kendi yazılım ekibimizin geliştirdiği Intranet çözümümüzü biz PEAKUP olarak kendi genel Teams kanalımıza entegre ederek kapı giriş sistemi, doğum günleri, döviz kurları gibi bilgilerimizi de Teams’den çıkmadan görüntüleyebilmekteyiz.
   

   

6. Sosyal Medyanın Gücünden Faydalanın!
   

   Twitter entegrasyonu yaparak Reklamcılık gibi departmanlara Flow ile belli başlıklarda yapılan yorumların bildirim olarak düşmesini sağlayarak müşteri memnuniyet bildirimleri ve kampanya bildirimlerinizi anlık olarak Microsoft Teams içinden alabilirsiniz.
   

   

7. PowerApps ve Flow ile İş Akışlarınıza Teams’i Dahil Edin!
   

   PowerApps ile geliştirdiğiniz uygulamalarınız varsa başta kağıt işi olmak üzere farklı türdeki süreçlerinizi dijitalleştirebilir ve Teams entegrasyonu ile tek çatı altında birleştirebilirsiniz.
   

   

8. Stream ile Toplantılarınızı Yayınlayın!
   

   Stream entegrasyonu ile toplantılarınızı/canlı yayınlarınızı kaydederek daha sonra Stream üzerinden, dolayısıyla Teams içerisinden izleyebilirsiniz.
   

   
   

Hepimizin itiraf etmek istemediği ortak bir bağımlılığı var. Güne başlarken ve günü bitirirken en çok onunla vakit geçiriyoruz. Kaybetme korkumuz had safhada. Onsuz bir saat bile geçirmek mümkün değil. Onunla film izlediğimiz, uzun sohbetler ettiğimiz, sayesinde her yeni şeye en hızlı kavuştuğumuz yetmiyormuş gibi işimize dahil ediyoruz. Sosyal hayatımızla iş hayatımızın tam ortasında duran vazgeçilmezimiz cep telefonlarımız.  Hayatımızdaki çoğu insandan rol çalan cep telefonlarımıza bağımlı olduğumuz konusunda hemfikiriz. Aksini iddia etmeye çalışan ve teknoloji detox’una girenlerin oruçlarını yine telefonlarıyla açtığını biliyoruz. Hal böyleyken biz de günlük rutinimizde yanımızdan ayırmadığımız cep telefonlarımızla Microsoft Teams’in nasıl mükemmel uyumu yakaladığını size anlatmak istedik.

Sessiz’e almaktan çekinmeyin

Gün içinde hem sosyal medyadan, hem kişisel mesajlaşma uygulamalarından hem de iş uygulamalarından yoğun bir bildirim yağmuruna tutulduğumuz aşikar. Dükkanı kapatıp Bodrum’a yerleşemeyeceğimize göre zaman zaman bu bildirimlere kısıtlamalar getirebilliriz. Şirketimizle olan tüm iletişimimizi üzerinden sağlayabildiğimiz Microsoft Teams’in Sessiz Saatler özelliğini aktif etmek için uygulama üzerinden şu adımları izleyebilirsiniz. Ayarlar – Bildirimler – Sessiz Saatler

Toplantılarınızda tek tıkla istediğiniz içeriği paylaşın

Cep telefonunuzla toplantı yapıyor olmanız dilediğiniz içeriği katılımcılara sunamayacağınız anlamına gelmiyor. Microsoft Teams’in toplantı odalarında gerçekleştirdiğiniz görüşmeler sırasında PowerPoint sunumlarından, fotoğraf veya belgeye dair pek çok içeriği eş zamanlı katılımcılara gönderebilirsiniz.

Masaüstünde başlayan görüşmelerinizi cep telefonunuza aktarabilirsiniz

Microsoft Teams’in gelişmiş mobil uygulaması, masanıza mahkum olmadan iş hayatınızı mobil olarak devam ettirmenize olanak sağlıyor. Masaüstünde başlattığınız görüşmeyi yarıda kesmeden cep telefonunuza aktararak kesintisiz bir iletişim sürdürebileceğiniz günler çok yakın. Heyecanla bu özelliği bekliyoruz.

Yazmaya mı üşendiniz? O zaman konuşun.

Sesli mesajlar hayatımıza girince iletişimlerimiz hayli renklendi. Bazen yazamayacak kadar yorgun veya aynı anda fiziksel olarak başka bir işle ilgileniyor olmak sizi iletişiminizden koparmasın. Alışveriş yaparken, araba kullanırken veya yemek yaparken bile iş arkadaşlarınızı cevapsız bırakmamanıza olanak sağlayan sesli mesajlar özelliği can kurtaracaktır. Deneyin.

Koyu tema çok havalı

Şu an sosyal medyada popüler olan tüm uygulamalara birer birer gelen koyu tema özelliği Microsoft Teams’de de var.  Cep telefonlarınızı düşük ışıkta kullanmak zorunda kaldığınız anlarda göz sağlığınızı olumsuz etkilememesi için Koyu Tema’yı tercih edebilirsiniz. Gözlerimizi korurken cep telefonlarımızın sarjını da daha az tüketeceğimizi söylemeden geçemiyoruz.

Office Lens ile okunabilir belgeler

Belgeleri taramak için kocaman tarayıcılara ihtiyaç duyduğumuz günler geride kaldı. Microsoft Teams’in sohbet alanında bulunan fotoğraf çekme özelliğine şimdi de Office Lens entegrasyonu geldi.  Dijital olarak arşivlemek istediğiniz belgeyi veya beyaz tahta notlarını kameranın beyaz tahta veya belge moduyla kaydedebilirsiniz.

Microsoft Teams eklentilerini dilediğiniz gibi düzenleyin

Adeta bir uzantımız haline gelen cep telefonlarımızı dilediğimiz gibi yönetebilmemiz iyi hissettirken Teams’imizi de neden düzenleyemeyelim? Artık Microsoft Teams’in uygulamalarını da ihtiyaçlarınıza ve önceliklerinize göre uygulama barından sürükle bırak yöntemiyle düzenleyebilirsiniz.

Konum at

Ofis dışında çok vakit geçirenler veya birden fazla ofisi olan şirketlerin çalışanları. Artık konum göndermek için başka bir uygulamaya geçmenize gerek yok. Sohbet kanalınızda en altta bulunan üç noktaya tıklayın ve konumunuzu dilediğiniz kişiyle paylaşın.

Hiçbir mesaj gözden kaçmasın

Bildirim yağmurunda gözden kaçmaması gereken veya o an okuyamadığınız mesajları kolayca okunmamış olarak işaretleyebilirsiniz. Bunun için tek yapmanız gereken mesajın üzerine gelip sola kaydırmak.

Vardiyalar özelliği ile tüm kontrol sizde

Mesai saatleri değişkenlik gösteren bir çalışansanız Microsoft Teams’in Vardiyalar özelliği kontrolü size bırakıyor. Bu özellikle vardiyalarınızı görüntüleyebilir, düzenleyebilir hatta bildirim almaya ayarlayabilirsiniz.

Şüphesiz ki bir iş gününü bazen tek başınıza bazen de ekip arkadaşlarınızla planlamak çoğu zaman zor oluyor. Planlamayı çeşitli toollar ya da geleneksel yöntemlerle halletiniz diyelim. Peki o planı aynı çatı altında bulunduğunuz arkadaşlarınızla nasıl uygulayacaksınız? Bağlı olduğunuz departman arkadaşlarınızın ya da planınızda mutlaka birlikte çalışmak zorunda olduğunuz arkadaşınızın ofis dışında olduğu senaryoyu düşünelim. Aynı anda aynı yerde çalışmanın mümkün olmadığı durumlarda aksayan işlerinizin de motivasyonunuza etkisini de hepimiz biliyoruz.

Microsoft Teams özellikle son güncellemeleriyle size nefes aldırmaya geliyor. Hadi başlayalım.

İçerik kamerası ve akıllı görüntü yakalayıcısı özelliği ile uzaktan toplantılar boyut atlıyor

Çalışma şeklimiz her ne kadar dijitalleşse de halen çoğu toplantıda beyaz tahtaya notlar alınıyor ve toplantı çoğu zaman beyaz tahtanın etrafında gerçekleşiyor. Microsoft Teams’in özellikle ofis dışında toplantıya katılmak durumunda olan çalışanların toplantı kalitesini bir üst seviyeye çıkarmak için yeni bir çözümü var. İçerik kamerası ve akıllı görüntü yakalayıcısı sayesinde uzaktan katıldığınız bir toplantı odasındaki beyaz tahtayı kullanıcılar dijitalleştirebilecekler. Böylece odadaki beyaz tahtanın ışığını yükseltip, üzerindeki yazıların okunabilirliği arttırıp hatta önünden geçen diğer toplantı katılımcısını transparanlaştırmasıyla adeta fiziksel dünya ile sanal dünya arasında deneyim alanı oluşturuyor.

Linke tıklayarak videoyu izleyebilirsiniz.

Skype for Business’a veda ediyoruz.

1Ekim itibariyle Skype For Business satışını bırakacağını duyuran Microsoft, Teams’in gelişmiş çalışma deneyimiyle Skype For Business’daki tüm özellikleri aynı bünyede buluşturarak uzaktan görüntülü toplantı deneyimine yeni bir boyut katıyor. Bu konudaki diğer blog yazımız için tıklayın.

Anonslarınızı Özelleştirerek, Dikkat Çekin

Duyurular, kanal akışında çoğu zaman öne çıkmakta zorlanabiliyor. Microsoft Teams’e Haziran 2019’da gelen duyuru özelleştirme özelliği ile duyurularınızın başlığını renklendirebiliyor ve büyük puntolarla yazı yazabiliyorsunuz.

Artık Oto-güncellemeler Düşük Bant Genişliğinde Geliyor

Güncellemelerin yüksek bant genişliği kullanması nedeniyle sistemi yorduğu aşikâr. Microsoft Teams artık oto güncellemelerini düşük bant genişliği kullanmaya başladığını duyurdu. Düşük bant genişliği için admin panelinde herhangi bir değişikliğe ihtiyaç duyulmuyor. Bu özellik varsayılan olarak gelmektedir. Harika değil mi?

Chat Gruplarına 100 Kişiye Kadar Katılımcı Ekleyebilirsiniz

Kesintisiz kurumsal iletişimde Microsoft Teams Chat gruplarının yararlılığı konusunda hem fikiriz. Spesifik konularda, spesifik çalışanlarla hızlı bir iletişim içinde olmak verimli olabiliyor.

Günlük hayatımızda dijital mesajlaşma iletişimimizi WhatsApp, Messenger gibi güvenlik konusunda kullanıcıları tereddütte bırakan uygulamalar aracılığı ile gerçekleştirdiğimiz için chat konusunda hepimiz aynı yerdeyiz. Özellikle Microsoft Teams’in mobil uyumluluğu ve bilgi güvenliğindeki önlemleri sayesinde

Kurumsal iletişimde her zaman önde olacağını söylemek zor olmaz. Şimdi chat gruplarına 100 kişiye kadar katılımcı ekleme özelliği ile Microsoft Chat grupları iletişimde bize hız kazandırmaya devam edecek.