Excel’de ki 3 Joker (Wildcard) Karakter

Yıldız (*), Soru İşareti (?) ve Tilda (~)

Merhaba,

Bu yazımızda, Excel eğitimlerimizde filtreleme işlemlerinde ve fonksiyonlarda özellikle anlattığımız çok kullanışlı olan joker karakterler (Wildcard) hakkında sizleri bilgilendireceğim.

Joker Karakter Nedir?

Bir ifadenin nasıl yazıldığını tam olarak hatırlamadığınız veya bir ifade içinde daha özel bir arama yapmak istediğimizde aradığımız değerleri bulmak için kullandığımız karakterlere Joker karakterler denir.
Joker karakterler metinde bilinmeyen karakterlerin yerine geçebilen özel karakterlerdir ve birbirine benzeyen ancak aynı olmayan verilere sahip birden çok öğeyi bulmak için kullanılırlar.

Excel’de kullanılabilecek üç farklı joker karakter var ve bunların her birinin farklı bir özelliği vardır.

Bu Joker karakterler: Yıldız işareti (*), Soru işareti (?) ve Tilda (~) işaretleridir.

Şimdi bu işaretlerin her birini örnekler ile detaylıca inceleyelim.

1.Yıldız Karakteri (*)

Yıldız (*) karakteri en çok kullanılan karakterdir. Bu karakterimiz farklı birçok program ve sistemde de kullanılabilir. Örneğin Windows, Sap, Access vb.

Yıldız joker karakteri, bir karakterden fazla herhangi bir metni temsil eder.

Örneğin;

Ca* ifadesinde * karakteri; Ca ile başlayan metin uzunluğu fark etmeyen her şey olabilir anlamına gelir. Can, Canan, Cansu, Canlı, Canavar gibi birçok kelimeyi temsil edebilir.

*Ca ifadesi ise; Ca ifadesi öncesinde hangi karakterlerin olduğu ve ne kadar uzunlukta olduğu önemli değil, sonu Ca ile biten bütün kelimeleri temsili eder. Örneğin Almanca, Kanca, Kolayca, Onlarca vb.

Yıldız (*) işaretinin nasıl kullanıldığını bir filtreleme işlemi üzerinde görelim.

Aşağıdaki gibi Ad Soyadlardan oluşan bir verimiz var, amacımız bu veri üzerinde adı Ahmet olan kayıtları filtrelemek istiyoruz.

Önce verimize Filtre uyguluyoruz.

    

Daha sonrasına açılan pencerede Arama kısmına Ahmet* ifadesini yazıyoruz.


Tamam düğmesine tıkladığımızda, listemiz artık Ahmet ile başlayan tüm kayıtlara göre filtreleniyor.


Filterimizi A* diye değiştirirsek bu seferde A karakteri ile başlayan tüm isimler listelenecektir.

Ya da *ka* gibi bir ifade yazarsak içinde ka ifadesi geçen bütün isimler listelenecektir.

2. Soru İşareti Karakteri (?)

Soru işareti joker karakteri herhangi sadece bir karakterin yerini alır. Özellikle daha spesifik aramalarda kullanılır.

Bu karakteri kullandığımız zaman ifadelerin metin uzunluğunda bir sınırlama söz konusudur, yani ifadeler * karakteri gibi sonsuz uzunlukta olmazlar.

Örneğin;

Can?? ifadesinde bu kelimenin toplamda beş karakter ile sınırlı olduğu son iki karakterinin herhangi bir karakter olabileceği anlamına gelir. Bu kelimeler Canan, Cansu, Caner, Canlı gibi olabilir ama Candan olmaz çünkü Candan beş karakterden fazladır.

Yukarıdaki örneği aşağıdaki gibi bir filtreleme işleminde görelim.

    

Daha sonra Arama kısmına Can?? İfadesini yazalım ve Tamam düğmesine tıklayalım.

Ve sonuç olarak aşağıdaki gibi filtrelemenin yapıldığını görebiliriz.


3. Tilda İşareti Karakteri (~)

Excel, yıldız işareti ve soru işaretini varsayılan olarak joker karakter olarak algılar, bu tür karakterlerin aslında ifademizin bir parçası olduğu durumlarda olabilir. Bu sebepten dolayı Excel’in bunu ayırt etmesi için Tilda karakterlerini kullanırız.

Bazı durumlarda yıldız işareti ve soru işareti karakterlerini Excel’in joker karakter olarak algılamamasını isteriz. Örneğin veriler içinde ? karakteri olabilir veya * karakteri olabilir bunu joker karakter olarak algılamasın diye başına bir Tilda işareti yerleştiririz.

Örneğin bizler aşağıdaki tabloda Monitör* yazan ifadeleri filtreleyelim. Bunun için Monitör* yazarsak bu Monitör kelimesi ile başlayan sonrası herhangi bir karakter olabilir anlamına gelen her şey olabilir. Burada Monitör? İfadesi de gelir, Monitör ifadesi de gelir bu bizim istediğimiz bir durum değildir.

Önce verimize filtre işlemini uygulayalım.

    

Daha sonra filtre penceresinin Arama kısmına Monitör~* ifadesini yazalım. Bu ifade de * işaretinin başına ~ işaretini koyduğumuz için * karakteri Excel tarafından joker karakter olarak algılanmayacaktır ve gerekli filtreleme işlemi yapılacaktır.


Sonuç olarak aşağıdaki sadece iki adet kayıt filtrelenecektir.


Fonksiyonlarda Joker Karakterleri Kullanma

Excel’de verileri filtrelemek ve bulmak için joker karakterler kullanılıyor ama asıl önemli kullanım yerlerinden biride fonksiyonlar. Örneğin Düşeyara kullanıyorsanız aradığınız değer ile tablodaki değerlerin birebir eşleşmesi gerekmektedir. Ancak bazı durumlarda bu olmayabilir. Örneğin kayıtların sonunda boşluk karakteri varsa birebir eşleşme olmayacaktır.

Joker karakterlerini EğerSay, ÇokEğerSay, ETopla, ÇokEtopla, EğerOrtalama, ÇokEğerOrtalama, Ara, YatayAra, DüşeyAra, VSeçTopla vb. birçok fonksiyonda kullanabiliriz.

Bu durumu bir örnek üzerinden anlatalım. Düşeyara ile alakalı bir örnek yapalım.

Aşağıdaki A:B aralığındaki tablolun A sütununda İlçe/İl şeklinde yazmaktadır.

Bizlerin elinde sadece ilçe listesi olsun ve bu kayıtları A:B aralığından çekmek isteyelim.


Bunun için E2 hücresine DüşeyAra fonksiyonunu uygulayacağız.


Fakat sonuç gelmeyecektir çünkü birebir bir eşleşme gerçekleşmedi.

Bizim istediğimiz olay Şişli ifadesi ile başlayan A:B aralığındaki ilk değeri bulmak.

Bunun için iki yöntem vardır.

  1. Doğrudan * karakterini D2 hücresindeki Şişli ifadesinin sağına yazmak.


  2. Diğer yöntem ise ki bu daha kullanışlıdır, * karakterini fonksiyon içine yazmaktır. Bunun için fonksiyonu aşağıdaki gibi değiştiriyoruz.


    Ve sonuç itibari ile aşağıdaki gibi görüyoruz.


    Yukarıdaki örneklerde görüldüğü üzere Joker karakterler gerek filtreleme de gerekse fonksiyonlarda kullanılması çok avantajlıdır.

    Başka bir makalede görüşmek üzere hoşça kalın.

 

Excel’de Açılır Listelerle Verilerin Doğruluğunu Sağlayın!

Hücrelere tek tek veri girişi yapmak bazen çok fazla zaman alabilir ve aynı zamanda yanlış veri girme olasılığının artmasına sebep olabilir. Seçimleri açılır listeden yapmak verilerin girişinin daha hızlı ve daha doğru yapılmasına yardımcı olur.

Şimdi İleri Excel Eğitimi konularımızdan biri olan bu işlemi,  ürünleri açılır liste üzerinden seçebildiğimiz bir örnek üzerinden inceleyelim.

       1.Adım: Açılır liste eklemek istediğiniz hücreleri seçtikten sonra Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları Grubundan Veri Doğrulama seçilir.

       2.Adım: Açılan Veri Doğrulama ekranında varsayılan olarak Doğrulama Ölçütü “Herhangi Bir Değer” olarak gelmektedir. Burada açılır listeler oluşturmak için Doğrulama Ölçütü olarak “Liste” seçilmelidir.

       3.Adım: Doğrulama Ölçütü olarak Listeyi seçtikten sonra açılır listeye eklenecek veriler “Kaynak” kısmına eklenir. Bunu 2 yoldan yapabiliriz. Öncelikle; örnek üzere satın alınan ürünler kaynak kısmına, aralarına noktalı virgül (;) koyarak girilir.

Diğer bir yol ise verilerin başka bir hücreden kaynak gösterilerek alınmasıdır. Bunun için kaynak içerisine tıkladıktan sonra ürünlerin bulunduğu hücreleri seçerek veri girişin yapılır. Kaynak gösterilen hücreler silinirse açılır listeler boş gelecektir.

       4. Adım: Veri Doğrulama işlemini gerçekleştirdiğiniz hücrenin yanında açılır liste işareti çıkmaktadır. Bu işarete tıklayarak açılır listenizi kullanmaya başlayabilirsiniz.

Veri girişini çok daha kısa zamanda ve doğru bir şekilde açılır listeler ile sağlayabilirsiniz. Ayrıca Veri Doğrulama ile hücrelere girilecek verilerin kontrolü için sayı değeri, karakter sayısı gibi sınırlandırmalar da yapılabilir.

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Gelişmiş Filtre İle Birden Fazla Koşulu Sağlayan Verileri Hızlıca Listeleyin

Bir firmanın satış departmanı, Excel’de bulunan yıllık satış verilerinden yalnızca Ocak ayında yapılmış  satışları görmek isteyebilir, İK departmanı eğitim derecesi lise olan çalışanlarını listelemek isteyebilir. Bu tip, birbirine bağlı kriterler olmadığı durumlarda filtre kullanabiliriz. Filtre, her sütunda istenen tüm değerleri arar ve  filtreler. Peki, İK  verilerinden 24 yaşındaki lise mezunlarını ve 23 yaşındaki önlisans mezunlarını filtrelemek istediğimizde, filtre ile doğru sonuca ulaşabilir miyiz? Bu makalede birbirine bağlı birden fazla kriter olduğunda, filtreleme sonucunun yanlış geldiğini ve doğru sonuca ulaşmak için ne yapmamız gerektiğini inceleyeceğiz.  Gelişmiş filtre, karmaşık ölçütlere göre filtreleme işlemini gerçekleştirmeye yarar. Gelişmiş filtrenin nasıl işlediğini anlamak için İK departmanı ile ilgili olan örnekten devam edelim.

Excel sayfasındaki  listede İK departmanına ait çalışan, eğitim durumu ve yaş sütunlarını görüyorsunuz. İstenen ölçütler de F1:G3 aralığında belirtilmiştir. Buna göre eğitim derecesi lise; yaşı 24 olan ve eğitim derecesi ön lisans; yaşı 23 olan kişileri filtrelenmesi istenmiştir. Bu durumda normal filtre kullanılırsa firmada lise mezunu-23 yaş ve ön lisans mezunu-24 yaş varsa bu kayıtlar da listelenecektir. Normal filtreleme tüm kuralları tek tek değerlendirir ve hepsine uyan tüm satırları getirir.

Gördüğünüz gibi bizim asıl ölçütümüz lise mezunu-24 yaş ve ön lisans mezunu-23 iken lise mezunu-23 ve ön lisans-24 yaş da listelenmiştir.

Şimdi gelişmiş filtre adımlarıyla sadece bu kriterlerin elde edilmesini sağlayalım. Gelişmiş filtre’ye Veri sekmesi-> Sırala ve Filtre Uygula veri grubundan ulaşabilirsiniz.

Gelişmiş filtre seçeneği için Excel’de Veri-> Sırala ve Filtrele Uygula-> Gelişmiş seçilir.

 

Gelişmiş filtre komutuna basıldığında öncelikle liste aralığı için verilerin olduğu alan seçilir. Sonra ölçütlerin bulunduğu I2:J4 aralığı seçilir. Burada önemli olan ölçütlerin başlıklarıyla listedeki ölçütlerin uygulanacağı sütunların başlıkları aynı olmalıdır. Çünkü kriterlerinizi yazdığınız başlığın altında arar.

Filtrelenen listeyi ana listenin bulunduğu yerde veya hedef alanına bir konum belirtilerek başka bir alanda gösterebiliriz.  Hedef belirtilmediğinde, filtrelenen yeni verileri, ana verilerinizin yerinde gösterdiği için ana veriler kaybolur.

Sonuç olarak istediğimiz görüntü aşağıdaki gösterilmiştir.

Birden fazla filtreleme kriteriniz olduğunda, Gelişmiş Filtre ile kriter alanını seçerek tek hamlede tüm filtrelerin verilerinize uygulanmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca gelişmiş filtre kriterlerini detaylandırmak istediğinizde, aşağıdaki mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz.

Başka bir konuda buluşuncaya kadar hoşça kalın.

 

Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları kolayca kaldırın!

      Excel ileri eğitim konularından Yinelenenleri Kaldır işlevi, Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları sizin yerinize bulabilir ve onları çok hızlı ve kolay bir şekilde kaldırarak verilerinizi benzersiz hale getirebilir!

      İşlem çok basit!

     Mükerrer kayıtları kaldırmak istediğimiz liste seçilir ya da listenin içinde bir hücreye tıklanır.

     Veri Sekmesi-> Veri Araçları Grubundan-> Yinelenenleri Kaldır butonu tıklanır.

Listemizdeki veriler, kişisel bilgiler olduğundan satır boyunca birbirleriyle ilişkilidirler. Listede Ad Soyad, Unvan ve İl bilgilerinin birebir aynı olduğu başka satırlar varsa, kaldırması için açılan Yinelenenleri Kaldır penceresindeki Sütunlar alanından Ad Soyad, Unvan, İl sütunlarının her biri seçilir ve Tamam butonu tıklanır.

Bu işlem sonunda yinelenen değerler kaldırılmıştır.

 

 Yinelenenleri Kaldır penceresini inceleyelim:    

Tümünü Seç butonu seçili olduğunda tüm sütun değerleri birbirleriyle ilişkili olarak değerlendirilerek, benzersiz değerlere ulaşılır.
Tüm Seçimleri Kaldır butonu sütun seçimlerini kaldırır.
Verilerimde üst bilgi var seçeneği ise sütun başlıklarımızı temsil eder. Sütun başlıklarınız varsa bu seçeneği seçeriz. Aksi halde başlıklarla veriler arasında aynı olan değerler denk gelirse başlık veri olarak kabul edilir ve kaldırma işlemine dahil edilir.
Sütunlar penceresinden mükerrerliğinin kontrol edilmesini istediğimiz sütunları seçebiliriz.

 

Tablo içerisinde bir veya birkaç sütun seçilerek yinelenenleri kaldırma işlemi yapmaya başlandığında ilgili seçimin doğruluğunu sınamak için Yinelenenleri Kaldır Uyarısı Penceresi açılır. Bu ekranda Seçimi genişlet ve Geçerli seçimle devam et isimlerinde iki seçenek vardır. Aşağıdaki gibi uygulanabilirler…

 

  1. Seçimi genişlet ; Eğer verilerimizin yukardaki örnekte olduğu gibi, birbiri ile bağı varsa, mutlaka seçimi genişlet diyerek ilgili listenin tamamının seçilmesi sağlanmalıdır, böylece kaldırma işlemi tüm satırlar için gerçekleşir.    

    Ardından Yinelenenleri Kaldır penceresi açılır. Buradan yinelenmesini istemediğimiz sütunun başlığını seçeriz. Ad Soyad ve Unvan alanlarının benzeşmesine bakmaksızın, yalnızca il bazında mükerrer olan kayıtların kaldırması için yalnızca İl seçeneğini işaretleriz.  

      

    Açılan pencerede mükerrer değerlerin ve benzersiz değerlerin sayısı karşımıza gelir. Bu işlem sonucunda il bazında mükerrer değerler kaldırılmış olacaktır.    

  2. Bu işleme,  Geçerli seçimle devam et  ile işleme devam edilirse, yinelenenleri kaldır penceresinde  yalnızca il sütunu görünür ve bu şekilde işlem yapıldığında, sütunlar birbirlerinden bağımsız şekilde değerlendirilerek yalnız il sütunundaki yinelenen değerler kaldırılır ve verileriniz arasındaki veri bütünlüğünün bozulmasına neden olur. Ancak, eğer listenizdeki sütunların değerleri  birbirleriyle ilişkili değilse, yalnızca tek sütun seçerek  ilgili sütun üzerinden kaldırma işlemi yapabilirsiniz.

 

 

 

 

Excel Veri Doğrulama (Data Validation)

Bu yazımızda özellikle Excel Eğitimlerimizde detaylıca anlattığımız önemli bir konu olan Excel Veri Doğrulama (Data Validation) Metodları hakkında bilgi vermeye çalışacağız.

Excel’de Veri Doğrulama ile kullanıcıların bir sayfada sadece istenilen hücre aralıklarına sizin koyduğunuz kısıtlamalar dahilinde veri girişi yapmasını sağlayabilirsiniz. Bu özellik ile izin verilmeyen hücre aralıklarına veri girişi yapılmasını engellemiş olursunuz. Veri Doğrulama ile hücreye Tamsayı, Ondalıklı Sayı, Liste, Metin Uzunluğu, Tarih, Saat türlerinden birini kullanabileceğiniz gibi özel bir durumda Formül yazarak da Özel veri doğrulama ölçütleri tanımlayabilirsiniz.

Veri Doğrulama’yı kullandığınızda kullanıcı kural koyulmuş hücrelerden birine tıkladığında bir uyarı mesajı göstererek kullanıcıya hücreye gireceği aralık ve veri türü hakkında bilgi verebilirsiniz. Eğer kullanıcı sizin koyduğunuz kurallar dışında bir değer girdi ise hata mesajı göstererek girilen değerlerin geçersiz olduğunu gösterebilirsiniz.

Veri Doğrulama özelliğine Veri Sekmesi > Veri Araçları gurubunda ulaşabilirsiniz.

Veri Doğrulamanın yanındaki oku tıkladığımızda açılan listeden tekrar Veri Doğrulama seçeneğini seçiyoruz. Ayrıca bu listeden veri doğrulama kuralı oluşturduğumuzda geçersiz olan verileri daire içine alınmasını sağlayan (Geçersiz Veriyi Daire İçine Al) özelliğimizi de kullanabiliriz.

Veri Doğrulama seçeneğini tıkladığımızda aşağıda görülen ayarlarımızı yapacağımız Veri Doğrulama penceresi açılır.

Yukardaki pencere ilk açıldığında İzin Verilen kısmında Herhangi Bir Değer yazan bu ifade sizin Excel hücrelerine istediğiniz her veriyi kısıtlama olmaksızın giriş yapabileceğiniz anlamına gelir.

Bir senaryo üzerinden özelliğimizin uygulamasını yapalım.

Örneğin bir Excel Sayfasında A1:A5 aralığına sadece 18 ile 50 arasıda tamsayı tipinde bir değer girişi yapmak istiyoruz. Kullanıcı bu aralıktan herhangi bir hücreye tıkladığında bir uyarı iletisi göstererek hangi değerleri girebileceği hakkında bir mesaj gösterilmesini sağlayacağız. Eğer kullanıcı izin verilen aralık veya tür dışında bir değer girişi yaparsa Hata Uyarısı göstereceğiz ve duruma göre ya hiç giriş yapamamasını veya bir uyarı gösterip yinede devam et şeklinde bir şeçenek sunarak giriş yaptırabiliriz.

Aşağıdaki pencerede İzin Verilen kısmında Tamsayıyı seçiyoruz ve 18 ile 50 arası bir sayıya izin verecek dediğimiz için Veri kısmına arasında olarak şeçiyoruz en az ve en çok kısımlarına sırayla 18 ve 50 değerlerini giriyoruz. Böylece kuralımızı koymuş olduk bu kadar yapmamız yeterlidir. İstersek Girdi iletisi ve Hata Uyarısı ayarlarınıda yapabiliriz eğer yapmaz isek sistemin varsayılan ayarı geçerli olur.

Şimdide Girdi İletisini hazırlayalım. Bunun için Girdi İletisi sekmesine tıklıyoruz ve aşağıda solda bulunan ekran geliyor. Bu ekranda Başlık kısmına “Lütfen okuyunuz” tarzında bir ileti Girdi iletisi kısmına da detaylı bir mesaj yazabilirsiniz.

Ve son olarak “Hata” Uyarısı ayarını yapalım. Amacımız sadece 18-50 arasında bir değer girişi yapıldı ise izin verilecek aksi durumda kesinlikle giriş yapılmasın şeklinde bir ayar yapacağız Stil kısmında Durma ifadesini seçersek kesinlikle giriş yapamaz ama Uyarı veya Bilgi ifadelerini seçersek önce bir uyarı alır Devam et seçeneğini seçersek giriş yapılır. Başlık kısmında Hata oluştu, Hata İletisi kısmında da Girdiğiniz değer geçerli değildir uyarısını verdirebiliriz.

Yukardaki tüm ayarları yaptıktan sonra kullanıcı veri girdiğinde aşağıdaki gibi bir görüntüyle karşılaşır. Eğer girilen değerler şartları sağlıyor ise bir sorun oluşmaz.

Ama girilen değerler geçersiz olursa seçtiğiniz Stil’e göre ki biz Durma Stilini seçtik hiçbir şekilde o değeri giremeyiz ve aşağıdaki gibi bir hata penceresi açılır.

Eğer Stil olarak Uyarı seçilirse aşağıdaki gibi bir mesaj çıkar.

Yukardaki bu mesajda Evet’i tıklarsak değer girişi kabul edilir. Diyelim ki tüm girişler yapıldı ama bizim kural koyarken sınırladığımız alanlar dışında da veriler girilmiş bunlar hangileridir tespit etmek istersek Geçersiz Veriyi Daire İçine Al seçeneğini seçiyoruz.

Ve bu işlem sonunda geçersiz olan veriler kırmızı daire içine otomatik alınır. Bu kırmızı daireleri temizlemek istersek Doğrulama Dairelerini Temizle seçeneğini seçeriz.

Yukarıda anlatılan süreç diğer veri türleri olan Ondalıklı Sayı, Metin Uzunluğu, Tarih, Saat türleri içinde aynı şekildedir.

Veri Doğrulama ile Açılır Listeler Yapmak

Açılır liste bir hücreye tıkladığımızda seçeneklerin gelmesidir. Bu özellik de bir Veri Doğrulama kuralıdır. Bir örnek ile konuyu anlatalım.

A1 hücresine tıkladığımızda açılır listeden departman bilgileri olan Finans, Muhasebe, Satış alanlarını seçebileceğimiz bir liste oluşturalım bunun için Veri Doğrulama penceresini açtıktan sonra Liste’yi seçip bilgileri arasında noktalı virgül olacak şekilde giriyoruz.

Yukardaki ayarı yaptığımızda A1 hücresinde aşağıdaki gibi açılır listeden seçim yapabiliriz.

Formül ile Veri Doğrulama Kuralı Oluşturmak

Veri Doğrulamada formül kullanmak bize sunulan var olan özellikler ile işin içinden çıkamayacağımız durumlarda kullanılır. Bu formülleri yazarken özellikle durumların sağlanıp sağlanmamasına göre bir formül yapısı kurarız ve bu formüllerin sonuç itibari ile Doğru veya Yanlış ifadelerini oluşturmaları gerekir.

Bir örnek ile konuyu anlatalım. Örnek: A1 hücresine girilecek metin C karakteri ile başlıyor ise hücreye giriş yapılabilir olsun aksi taktirde hiçbir şekilde giriş yapılmayacak.

Bunun için A1 hücresini seçtikten sonra Veri Doğrulama penceresini açıyoruz ve Özel’i seçtikten sonra Formül kısmına =Soldan(A1;1)=”C” formülünü yazıyoruz.

Tamam düğmesini tıkladıktan sonra A1 hücresine sadece C karakteri ile başlayan bir kelime girdiğimizde giriş yapılacak diğer durumlarda giriş yapılamayacak kuralı koymuş oluruz.

Aşağıdaki resimde görüldüğü gibi A1 hücresine Ali yazdığımızda hata alıyoruz çünkü C karakteri ile başlamıyor. (Varsayılan hata uyarısı)

Fakat A1 hücresine C karakteri ile başlayan Cihan ifadesini yazdığımızda herhangi bir sorunla karşılaşmıyoruz.

Böylelikle Veri Doğrulama yöntemleri ile hücreler içerisine rapor ya da hesaplamalar için doğru verilerin girilmesini kesin olarak sağlayabiliriz.

Başka bir yazıda görüşmek dileğiyle.

Metni Sütunlara Dönüştür (Text To Columns)

Excel’in en yararlı ve pratik özelliklerinden biride şüphesiz Metni Sütunlara Dönüştür sihirbazıdır. Bu yazımızda bu özelliğin detaylarını irdeleyeceğiz.

Çok işlevsel bir özellik olmasından dolayı İleri Excel eğitimlerimizde 7-8 farklı çözüm yöntemini uygulamaları ile gösterip anlattığımız bu konunun birkaç özelliğini aşağıdaki makalemizde bulabilirsiniz.

Bu özellik ile tek sütunda olan verileri farklı sütunlara ayrıştırabiliriz. Özelliğimiz bir nevi veri birleştirme işleminin tersidir aslında. Kullanımı oldukça kolay olan bu özellik ile verileri ayrıştırırken iki durum söz konusudur.

  1. Sınırlandırılmış Veriler
  2. Sabit Genişlikli Veriler

Sınırlandırılmış veri herhangi bir karakter ile ayrılan verilere denir. Örneğin Adı Soyadı yazılırken arada kullanılan boşluk karakteri bir sınırlandırma karakteridir.

Sabit Genişlikli veri ise metin uzunluğu anlamında eşit ve sınırlandırılmış veriye göre düzenli verilerdir. Örneğin Telefon numarası, Vergi numarası gibi.

Metni Sütunlara Dönüştür özelliği bir sihirbaz olduğu için 3 adımda bitecek bir işlemdir. Özelliğimiz ile ilgili farklı örnekler üzerinden konumuzu anlatalım.

Örnek 1:

Aşağıdaki tabloda amacımız tek sütunda verilen Adı Soyadı bilgilerinden Adı kısmının B sütununa Soyadı kısmının ise C sütununa gelmesini istiyoruz.

Yukardaki tabloda öncelikle A sütunu taratıyoruz ve Veri Sekmesinin Veri Araçları grubunda Metni Sütunlara Dönüştür özelliğine tıklıyoruz.

Daha sonra aşağıdaki pencere açılacaktır.

Tarattığımız A sütunundaki veri, Adı Soyadı bilgilerinden oluşan bir veridir ve boşluk karakteri ile ayrılmıştır haliyle bir sınırlandırma olduğu için Sınırlandırılmış seçeneği ile devam edip İleri düğmesini tıklıyoruz ve aşağıdaki ekranımız geliyor.

Yukarıdaki adıma geldiğimizde verilerin hangi ayırıcı karakter(ler) ile ayrıldığını seçiyoruz. Bu kısımda birden fazla seçeneği işaretleyebiliriz veya burada olmayan bir karakter ise Diğer kısmına o karakteri yazabiliriz örneğin “/” karakteri gibi. Aynı zamanda Veri Önizleme kısmından yaptıklarımızın sonuçlarını anlık görebiliyoruz. İleri demeden önce bu kısmı incelemenizi tavsiye ederim. Yukarıdaki işlem için Boşluk kutucuğunu seçip İleri diyoruz ve aşağıdaki son adımımız olan 3. Adım geliyor.

Bu adımda son diyerek direkt işlemi bitirebiliriz ama buradada bazı şeyleri bilmeniz faydanıza olacaktır. Öncelikle Sütun veri biçiminde Genel seçeneği seçili bu ayar Excel’in standart hücre formatıdır ve son deyip işlemi bitirdiğimizde Excel de bu kısım Genel olarak gözükecektir. Eğer Metini seçersek Excel hücresinde formatı Metin olacaktır.Tarih seçeneği ise Tarih bilgisi olan sütünun Excele hangi formatta yansıyacağıdır. (GAY=Gün Ay Yıl formatı gibi.) Eğer Sutunu içeri aktarma seçeneğini seçerseniz bu sutunu Excel’e yazmadan atlayacaktır.

Hedef kısmında ise ayrıştırmanın hangi hücreden itibaren yapılacağını gösterir. Biz burada herhangi bir hedef göstermez isek yanındaki dolu hücreleri ezer o yüzden kaç sutuna ayrılacağını önizleme kısmında gördüğümüzde ona göre boş sutun açmalıyız veya başka bir hedef hücre göstermeliyiz.

Gelişmiş kısmı ise sayısal verileri Excel’e yazarken ondalık ve binlik ayraçlarını ayarlamak içindir. Örneğin Türkiye’de sayılar yazılırken ondalık ayırcaç virgül, binlik ayıraç ise noktadır ama Amerika da ise bu durum tam tersidir. Önemli bir durumdur dikkat edilmezse sayısal değerlerde hata olabilir.

Son düğmesine tıkladığımızda Hedef kısmına B1 hücresini seçtiğimiz için ayrıştırma işlemi B sütununda Ad’lar C sütununda da Soyad’lar olacak şekilde aşağıdaki gibi ayrıştırılır.

Örnek 2: Tarihleri Düzenlemek

Tek sütunda geçersiz bir formatta yazılan tarihleri arasında Nokta(.) olacak şekilde düzenleyelim.

İlk etapta veriyi taratıp Metni sütunlara Dönüştür Özelliğimize tıklıyoruz.

İlk adımda hiçbir şey yapmadan İleri diyoruz.

2. Adımda da hiçbir şey yapmıyoruz ve İleri diyoruz.

3. Adımda Sütun veri biçimi kısmında Tarih’i seçiyoruz ve bilgilerin YılAyGün formatında olduğunu anlaması için “YAG” kalıbını seçiyoruz ve Hedef kısmında B1 hücresine tıklıyoruz.

Son düğmesine tıkladığımızda aşağıdaki şekilde Tarih alanındaki bilgilerimizi düzenlemiş oluyoruz.

Başka bir makalede görüşmek üzere hoşçakalın.

Varsayılan PivotTable Düzenini Kişiselleştirme

Bu yazımızda PivotTable Düzenini Kişiselleştirme konusunu detaylıca inceleyeceğiz.

İleri Excel eğitimlerimizde en çok ilgi çeken konulardan biri şüphesiz PivotTable özelliği. 

Excel’de PivotTable yaptığımız zaman PivotTable’nin ilk görünüm varsayılan bir düzenle gelir. Biz bu düzeni değiştirip farklı düzenlerde raporlarımızı görmek isteyebiliriz. Bunun için Excel 2016’dan itibaren Varsayılan PivotTable Düzeni özelliği ile PivotTable’nin istenilen düzende gelmesini sağlayabiliriz.

Bu özellik ile düzenimizi bir kereye mahsus yapıp Excel’e tanıtırsak bir daha ki sefere yapmak istediğimiz aynı tarzda bir Pivot düzeni için uğraşmak zorunda kalmayıp zamanımızı daha verimli kullanabiliriz.

Bu özelliği Office 365’de kullanmak için gerekli güncellemeyi yapmanız gerekiyor.

Özellikle Excel’i çok etkin kullanan kullanıcıların beklentileri her sürümde daha fazla oluyor. Office 365 aboneliği sayesinde bu beklentilerimize yakın zamanda kavuşabiliriz. Örneğin bu özelliğe aşağıdaki özellikler de eklense daha verimli olabilirdi.

  1. Excel’e sadece bir PivotTable düzeni eklenebiliyor. Birden fazla düzen eklenmesi çok mantıklı olurdu hatta bu düzenlere istediğimiz adları vererek rapor şablonları olarak kullanabilirdik.
  2. Varolan düzenleri ilk PivotTable Oluştur penceresinde seçme fırsatı olsaydı çok kullanışlı olabilirdi.
  3. PivotTable alan listesindeki Değerler bölgesi genelde Sum ayarında gelir ama bazen Count ‘da olabiliyor. Bunun Excel’de bir ön ayarı yok burada olsaydı çok kullanışlı bir ayar olurdu. Bu ayarı şu anda makro ile yapabiliyoruz veya tek tek değiştiriyoruz.

İlgilenenler için makrosu aşağıdaki gibidir.

    Private Sub Workbook_Open()

    Dim pf As PivotField

With Selection.PivotTable

    .ManualUpdate = True

    For Each pf In .DataFields

        With pf

        .Function = xlSum

        End With

    Next pf

    .ManualUpdate = False

End With

End Sub

Yeni özelliğimizi kullanmaya başlamak için;

Dosya > Seçenekler > Veri > Varsayılan Düzeni Düzenle düğmesini tıklayın.


Veri grubunda ayrıca büyük verilerle çalışırken pivotun daha performanslı çalışmasını sağlayabiliriz. Ayrıca diğer veri çözümleme eklentilerini de aktifleştirebiliriz. Bunun yanında Excel 2016’Dan itibaren Tarih/Saat içeren alanları pivotta Satır ya da sütunlarda kullandığımızda otomatik gruplandırma devreye giriyor daha önceki sürümlerde bunu manuel yapıyorduk. Yine eskisi gibi kullanmak istiyorsanız bu özelliğin tik işaretini kaldırabilirsiniz.

Varsayılan Düzen Düzenleme seçenekleri:


  • Düzen alma – Varolan bir PivotTable içinde bir hücreyi seçin ve İçeri Aktar düğmesini tıklatın.

    Bu PivotTable’nın ayarları otomatik olarak Excel’e aktarılır ve sonraki seferlerde kullanılabilir.


  • Alt Toplamlar – Üst, Alt  veya Tüm AltToplamları gösterme veya kaldırma işlemi buradan yapılır.
  • Genel Toplamlar – Genel toplamları açma kapatma ayarları buradan yapılır.
  • Rapor Düzeni – Sıkıştırılmış, Anahat veya Sekmeli rapor düzenlerini buradan seçebilirsiniz.
  • Boş Satırları – PivotTable her öğeden sonra otomatik boş bir satır ekler.
  • PivotTable Seçenekleri – Standart PivotTable Seçenekleri iletişim kutusunu açar.


  • Tüm Öğe Etiketlerini Yinele – Yinelenen değerlerin gözterilmesini sağlar.
  • Filtre Uygulanan Öğeleri Toplamlara Ekle – Filtrelenmiş verilelerin sonuçlarının toplamlarda görmeye yarar.
  • Excel varsayılanlarına Sıfırla – Bu ayar ile Excel’in varsayılan PivotTable ayarları geri yüklenir.

Başka bir makalede görüşmek dileğiyle,

Hoşçakalın.