Covid-19 salgınının getirdiği mecburiyetlerden biri de uzaktan çalışmak ve bu sürece uyum sağlayabilmek. Birçok şirket dijitalleşme, dijital iş yeri olma kavramlarına karşı mesafeli dururken aniden gelen değişimlere de hazırlıksız yakalandılar. Bu sürece hızlı ve en kolay yoldan uyum sağlayabilmek için ise dijital iş yeri olmanın ilk adımı kurum içi iletişim platformlarından geçiyor.

Daha verimli ve hızlı çalışabilmek, çalışanları motive edebilmek ve uzaktan çalışmanın zorluklarını aşabilmek için kurum içi iletişim platformuyla atacağınız 13 adımdan bahsedeceğiz.

1- Çalışanlarınızın dijital deneyimlerini arttırın!

Çalışanlarınızı dijitalleşmeye alıştırmak ve güvenlerini kazanmak için başlangıç olarak kurum içi iletişim platformlarından başlayabilirsiniz. Çalışanlarınız için uyum sağlama sürecini eğlenceli ve hızlı bir hale getirerek dijitalleşmeye karşı olumsuz bakış açılarını kırabilirsiniz. Dijital platformları deneyimleyen çalışanlar bu sayede teknoloji ve dijitalleşmeye karşı ön yargılarından kurtulabilirler.

2- Uzaktan çalışmak sizi korkutmasın

Uzaktan çalışmak eskiden bir lüks gibi görülürken şu an içinde bulunulan durum ile birlikte zorunluluk haline geldi. Karantina gibi olağan üstü süreçler yaşayan öğrenciler, sosyalleşme alanından uzaklaşan çalışanlar depresyon, motivasyon eksikliği gibi sorunlarla da karşı karşıya kalabiliyor. Bunun önüne geçmek için en kolay yollardan birisi de dijital platformlarınızla birlikte iletişiminizi tek bir çatı altından toplayabilmek. Çalışanlarınızla birlikte dijital araçlardan yararlanarak, iletişiminizde sürekliliği koruyabilirsiniz. Böylelikle uzaktan çalışma sürecinde işlerin veya eğitimlerin aksaması korkusunu ortadan kaldırabilirsiniz. Doğru stratejilerle uzaktan da daha hızlı ve verimli çalışmak, ofiste çalışmak kadar mümkün.

3- İletişimi Merkezileştirin

Uzaktan eğitim ve uzaktan çalışma süreçlerinde iletişim kopukluklarının önüne geçmek gerekiyor. Yaşanabilecek olumsuz senaryoları da göz önünde bulundurarak herkesin aynı anda aynı hızda bilgilendirme, duyuru, etkinlik takvimi gibi merkezi bir iletişim kanalına ihtiyaçları oluyor. Merkezi olarak iletişime geçen kişiler uzaktan çalışırken bile güncel haberlerden ve takip edilmesi gerekenlerden haberdar oluyor.

4- Şirket kültürünüzü yaygınlaştırın

Çalışanlara şirket kültürünü kabul ettirebilmek hatta sevdirebilmek çok da kolay değil. Kurum içi iletişim portalları bu noktada yardımcı bir rol üstleniyor. Oyunlaştırılan iş süreçleri, eğlenceli aktiviteler, kolaylaşan iş takip süreçleri ile birlikte çalışanların iş yükleri daha dengeli bir şekil alabiliyor. İş takiplerini düzenli yaparak aradıkları dosya, belge veya fotoğraflara hızlı bir şekilde ulaşabiliyor zamanlarından kazanabiliyorlar. Bu sayede daha mutlu çalışanlar daha düzenli ilerletilen iş süreçleriyle şirket kültürünüzü benimsetebiliyorsunuz.

5- IK departmanlarının duyurularını tek bir portal üzerinden takip edin

IK departmanlarını mutlu eden yol arkadaşlarından biri de kuşkusuz kurum içi iletişim platformlarıdır. Çünkü her çalışana ayrı ayrı ulaşmak, bilgilendirmek, KVKK süreçleri gibi ifade etmeleri gereken birçok konu ve cevaplanması gereken oldukça fazla soru var. Kurum içi platformlar sayesinde IK, merak edilen tüm hukuksal, sosyal, kurumsal süreçleri uygulama kartları aracılığıyla herkesle paylaşabiliyorlar. Düzenli ve takip edilebilir bir alan sayesinde her çalışanın sorunlarını, motivasyonunu, problemlerini rahatlıkla takip edebiliyorlar.

6-Eski tip altyapılarla hazırlanmış kurum içi iletişim platformlarından uzaklaşın

Sürekli güncellenmesi gereken özellikler, katılımcı sayısı engeli ile sürekli ödenen ücretler, danışmanlıklara ihtiyaç duyulması ve yavaş açılan sayfalar derken birçok şirket kurum içi iletişim platformlarına karşı önyargılı olabiliyor. Uğraştıran ve sürekli takibinin yapılması gereken süreçlere çok fazla dahil olmak istemiyorlar. Bu noktada lisanslı olmadan, alt yapısında bulut teknolojilerini kullanan  Velocity ile kullanıcı sayısından bağımsız sürekli güncel ve hızlı bir kurum içi iletişim platformuna sahip olabilirsiniz.

7- BT departmanlarınız üzerinden iş yükünü alın!

Özellikle eski tip alt yapılarla kurulmuş veya şirketinizin hazırladığı kurum içi iletişim portallarında güncellemeleri yapmak BT departmanlarının iş yükü olarak kalıyor. Çünkü sürekli yeni özellikler gelen, bilgilendirme, etkinlik gibi verilerin girilmesi BT departmanların görevi. Bu nedenlerden dolayı da her zaman BT departmanlarından bir veya birkaç kişiyi kurum içi iletişim portalıyla ilgilenmesi için feda etmiş oluyorsunuz. Sürekli güncelleme alan portallarda ya dışarıdan destek almak ya da şirket içerisindeki çalışanınızı görevlendirmek hem zaman hem de maliyet bakımından size oldukça yük olacaktır. Velocity, hazır portal özelliği ile BT departmanlarına ihtiyaç duymadan sürekli kendini günceller. Bu sayede bir çalışan üzerindeki eforu almış olursunuz.

8- Office 365 desteği

Velocity kullanmaya başlamak için Office 365 hesabınızın bulunması zorunlu olmadığı için her çalışanınız rahatlıkla portala giriş yapabilir. Velocity, çalışanlarınızın hem Office 365 hesapları ile hem de herhangi bir kurumsal e-posta platformuna bağımlı olmadan sadece e-posta adresleri ile giriş yapmasını destekler; aynı anda hibrit erişim de mümkündür.

Velocity, Office 365 ve Microsoft Teams kullanıcıları için sunduğu entegre intranet çözümü içerisinde sohbet tabanlı çalışma ortamı ile eşsiz bir entegrasyon sağlar.

 9- Velocity for Teams

Aylık 75 milyonun üzerinde aktif kullanıcıyla dünya çapında hizmet veren Microsoft Teams, ekip çalışmalarının merkezi konumundadır. Tüm sohbetler, toplantılar, dosyalar ve uygulamalar tek bir çalışma alanından ulaşılabilir. Bu sayede ekiplerin birlikte daha hızlı ve verimli çalışmasını sağlamış olursunuz.

Tüm uygulamalar arasında yapılan değerlendirmedeki süreçte Velocity, Microsoft Teams’e entegre edilen globaldeki tüm uygulamalar arasında ilk 8 uygulama arasına seçildi. Microsoft Teams içerisinden ulaşabildiğiniz Velocity ile bu sayede iletişiminiz ve iş süreçleriniz takibini daha rahat yapabiliyorsunuz. Sadece iş süreçlerinizle değil sosyal paylaşımlarınızla da ekip arkadaşlarınız ve yöneticileriniz arasında kesintisiz iletişim halinde kalabiliyorsunuz.  Uzaktan da olsa ortak çalışma alanlarını ekip arkadaşlarınız ile birlikte sağlayabiliyorsunuz. Dosyalarınıza, duyurulara, belgelerinize, burç yorumlarınıza, servis saatlerinize ve daha birçok bilgilendirmeye uygulama kartı içerisinden ulaşabiliyor, kurum içi iletişiminizi ve şirket kültürünüzü eş zamanlı olarak tüm çalışanlarınızla paylaşabiliyorsunuz.

10- Uygulama kartları

Kurum içi iletişim portallarının en önemli özelliği istediğiniz bilgiyi edinebileceğiniz sayısız uygulama kartlarının olmasıdır. Üstelik istediğiniz bir konu özelinde yeni kartlar ekleyebiliyorsunuz. Duyuru, servis saatleri, doğum günleri, dosyalar gibi birçok uygulama kartı ile iş süreçlerinizi ve sosyal aktivitelerinizi takip edebiliyorsunuz. Uygulama kartları sayesinde aradığınız dosyalar için harcadığınız zamanın önüne geçebiliyorsunuz. Tüm belgeleriniz tek bir uygulama kartı içerisinde ve istediğiniz an istediğiniz yerde aradığınız belgeye ulaşabilirsiniz.

Tek bir merkez içerisinde birçok uygulama kartı sayesinde kurum içi iletişim süreçlerinizin takibini kolaylaştırabilirsiniz.

11- Sosyalleşme

Sadece iş süreçlerinizin takibi açısından değil ekip arkadaşlarınızla birlikte sosyalleşmek ve karşılıklı iletişiminizi daha da güçlendirmek için portalınızdan yararlanabilirsiniz. Birbirinize izlemek veya okumak için önerilerde bulunabileceğiniz, fotoğraflarınızı paylaşabileceğiniz veya burç yorumlarınızı okuyabileceğiniz alanlar yaratabilirsiniz.

12- Dosya ve duyurularınıza her zaman ulaşılabilir olun

Zaman ve mekan bağımsız hareket edebildiğiniz mobil uyumlu Velocity’e nerede olursanız olun giriş yapabiliyorsunuz. Özellikle saha çalışanlarının şirket içerisinde yapılan duyuru, bilgilendirme, servis saatleri, KVKK, aydınlatma metinleri ve iş prosedürleri gibi süreçlerini iletebilmek, tüm gelişmelerden haberdar edebilmek çoğu şirket için sancılı bir süreç. Velocity’nin mobil uyumlu olması sayesinde farklı lokasyonlarda olan tüm çalışanlarınız tek bir portal altından şirket gündeminizi takip edebiliyor, dosya ve belgelerine anında erişilebilir oluyorlar. Herhangi bir olumsuzluk anında dosyalarınızın taşınabilir olması sizi birçok kriz anından kurtarılabilir kılıyor.

13- Covid-19 salgınına karşı sosyal izolasyonunuzu programlayın

Covid-19 süreciyle birlikte gündeminiz de virüs ve etkileri oldu. Bu süreçte neler yapmamız gerek, ne gibi önlemler almalıyız, şirketiniz nasıl önlemler aldı gibi soruları Velocity içerisinde oluşturduğunuz Covid-19 uygulama kartı içerisinden takip edebilirsiniz.

Covid-19 tedbirleriyle ilgili karar alma süreçlerini ve şirket içi veya şirketler arası iletişim bütünlüğünü sağlarken, hızlı bir şekilde bilgi alma alanı haline getirebilirsiniz.

Özellikle şirket giriş-çıkış alanları ya da yemekhaneler gibi bölümlerde çalışanlarınızın birbirleriyle olan sosyal mesafelerini en aza indirecek önlemler alabilirisiniz. Sosyal mesafe kurallarına uyarak daha az çalışanla dönüşümlü olarak mesai saatlerini ayarladığınız, daha güvenli ve hijyenli yolculuk için servis saatlerini takip edebilecekleri programlar hazırlayabilirsiniz. Bu sayede hızlı ve güvenli bir iletişim süreci başlatmış olursunuz. Çalışanlarınızın sağlıklı bir şekilde işe giriş çıkışlarını kontrol edebilir, olumsuz bir durumda takip sisteminiz sayesinde erkenden teşhis ve önlem alabilirsiniz.