OnBoarding & OffBoarding Uygulaması ile Süreçleri Verimli Hale Getirmenin Yolu

İşe alım ve işten çıkarma süreçlerinin takibini en pratik ve doğru şekilde tutmak şimdi PowerApps ile çok kolay!

İK SÜREÇLERİNDE NEDEN OTOMASYONA İHTİYAÇ DUYARIM?

  İşe alım ve işten çıkarma süreçlerinde iletişim en yüksek düzeyde tutulmalıdır. Bu süreçlerde, birden fazla departman ortak ve uyumlu bir şekilde hareket etmelidir. Yeni bir çalışan işe alınacağı zaman, bütün departmanların ilgili sürece destek vermesi gerekmektedir. İşe giriş belgelerinin tesliminin aksamaması, gerekli eşyaların hazırlanması, çalışanın sistem erişim ve yetkilendirmelerinin sağlanması ve ilgili grup ve ekiplere dahil edilmesi gibi birçok sürecin tamamlanmasında yaşanacak aksaklık ve verimsizlikler bütün bir süreci kısa veya uzun süreli olarak etkileyecektir. Aynı şekilde, hesap transferi ve hesap kapama süreçlerinde yaşanabilecek en küçük hatalar bile (yanlış hesap transferi, transfer sürecinin tamamlanamaması) veri güvenliğinin tehdidi gibi büyük sonuçlara yol açacaktır. Yaşanabilecek hataların oranını en aza indirmek ve süreci baştan sona verimli hale getirmek otomasyon çözümleri ile mümkün hale gelecektir.

  Power Platform çözümleri sayesinde dilediğiniz zaman yeni kayıt açabilir, kişi bilgilerini doldurabilir, gerekli ekiplere kullanıcıları dahil edebilirsiniz. Bilgilerin eksik girilmesi ve/veya unutulması durumunda sistem kaydı almayacak ve sizi kaydı eksiksiz bir şekilde doldurmanız için teşvik edecektir.

Graphical user interface, application Description automatically generated

EKSİK VERİ İLE KAYIT OLUŞTURULDUĞUNDA VEYA VERİ FAZLALIĞINDA SÜREÇ NASIL ETKİLENİR?

  Şirkete yeni çalışan alımı yapıldığında, çalışanın bilgilerinin eksiksiz olarak doldurulması sürece olan etkisi açısından oldukça kritik bir rol oynar. Çalışan bilgileri tam olmadığında, bunu daha sonra geri dönüp düzeltmek; kullanılan altyapı sebebiyle süreci olduğundan daha karmaşık hale getirebilir. İhtiyaç olduğu zaman istenilen bilgiye ulaşamama, bir de bunun yanısıra başka bir düzeltme sürecine girilmesi zaman planlaması verimsizliğine sebep olur. Aynı zamanda, bir kere oluşturulan kaydın düzenli bir şekilde listelenmesi ve kayda dair bütün bilgilerin güncel bir şekilde ulaşılabilir oluşu, ilgili kaydın birden çok kez girilmesine engel olur. Bu da, otomasyon çözümünün getirdiği süreçlerin basite indirgenmesinin en büyük kanıtlarından biridir.

OTOMASYON ONBOARDING SÜREÇLERİNİ NASIL İYİLEŞTİRİR?

  Oluşturulan yeni kayıt için tamamlanması gereken bütün süreçleri listede görebilir, her bir liste ögesini kendi belirlediğiniz çalışan tipi filtrenize göre seçebilir veya ilgili ögeyi sürecin dışında bırakabilirsiniz. Burada seçilen süreçler ilgili akışları tetikleyerek istediğiniz aksiyonu almanıza imkan sağlar.

  Açılan ve var olan tüm kayıtları kayıt listesinde görüntüleyebilir, her bir kayıt için onaylanma durumunu aynı arayüzden kontrol edebilirsiniz. Açtığınız kayıtların düzenlemesini de yine aynı ekrandan gerçekleştirerek bütün bilgilerin güncel tutulmasını sağlayabilirsiniz.

Graphical user interface, table Description automatically generated

AKIŞLARIN OTOMATİKLEŞTİRİLMESİ MANUEL İŞLEMLERE KIYASLA NASIL BİR AVANTAJ SAĞLAR?

  İşe alım süreçlerinde şirketlerin kendi çerçevesinde tanımladığı yerine getirilmesi gereken birtakım süreçler vardır. Bu süreçler, belirli bir zaman sonra İK çalışanı tarafında ezber hale gelebilse de, her bir süreç tek tek el ile yapıldığında, belirli bir standarttan uzaklaşılmış ve profesyonellikten ödün verilmiş olur. Şirketin kendi oluşturacağı düzene uygun ve bütün İK çalışanlarının aynı kalıplar ile ilerlemesi sürecin eksiksiz işlemesine olanak ve kolaylık sağlar. Gönderilen maillerde kullanılan dilin, içeriklerin, ve temanın farklılaşması; çoğu zaman önemsiz gibi görünse de profesyonellikten uzaklaşıldığının belli başlı göstergelerinden biridir ve süreçleri absürt bir şekilde verimsiz hale getirebilir.

OFFBOARDING SÜREÇLERİNDE OTOMASYONUN SAĞLADIĞI AVANTAJLAR NELERDİR?

  Hesap kapama ve transfer süreçleri veri hassasiyeti açısından dikkat edilmesi gereken konulardan biridir. Kapatılan hesaba dair silinmeyen hassas veriler şirket etiğini zedeleyen bir tutum olurken, yanlış hesap transferleri birçok açıdan veri hassasiyetini baltalayacak bir sebep haline gelir. İşten ayrılan veya yıllık izin kullanan bir çalışanın hesap yetkilerinin başka gruptaki bir çalışana devrinde, transfer işleminin hatalı ilerlemesi şirket verilerinin çalınmasına kadar birçok sorun yaratabilir.

Graphical user interface, application, website Description automatically generated

  İş süreçleri, iletişimin ve koordine hareket etmenin gerekli olduğu bir alandır. Üretilen emeğin değerinin katlanarak artması, farklı departmanların koordine ve sistematik bir şekilde hareket etmesiyle mümkün olur. Bu sebeple, otomasyon çözümlerinin şirket içi hareketliliği arttırmasındaki payı günümüzde hiç olmadığı kadar kendini hissettirmektedir. Bu verimliliği, işe alım ve işten çıkarma operasyonlarına kazandırdığı entegrasyon, sistematiklik, ve bilgi bütünlüğü kazanımları sayesinde açık bir şekilde görebiliriz.

Start typing and press Enter to search

X