İnsan Kaynakları’nın KVKK ile 9 Adımda İmtihanı

Kişisel Verilerin Koruma Kanunu’nun(KVKK) 2016’da hayatımıza girmesinden sonra markaların son kullanıcılardan izin alma yarışlarına girdiğini hepimiz biliyoruz. Son kullanıcıdan  verilerini saklamaları yönünde izinlerini alan şirketlerin KVKK adına kendi üstlerine düşeni yaptıkları yanılgısına düşmelerine yol açarken, kendi iç süreçlerinde bu adımı atlıyor olmaları bir takım cezai durumlar yaşamalarına yol açıyor. Bu nedenle KVKK’nın şirketlerde bir dönüşüme yol açtığı aşikar. Bu dönüşüm üst yönetimde karar noktasında başlayan, operasyonun tümünü gerçekleştirecek olan İnsan Kaynaklarından geçen, çalışanın her anında çalışana dokunan  bir yapıda tasarlanmalıdır. İşte bu noktada insan kaynakları gibi tüm çalışanların dolaylı olarak bağlı olduğu  bir departmanın alması gereken önlemler ortaya çıkıyor.

İnsan kaynaklarının KVKK’yı ihlal etmeye yaklaştığı anlar istihdam öncesinden başlarken, çalışanın şirkete adım attığı ilk an ve  sonrasında da devam eden süreci kapsıyor. Alınması gereken önlemleri sizin için sıraladık.

  • İş başvurusu yapan adayı bilgilendirmeyi unutmayın

Adayın kişisel bilgilerinin olduğu CV’lerin ne kadar süre şirket veritabanında tutulacağını sadece ilgili kişiler dışında paylaşımda olmayacağını ve ne zaman imha veya anonimleştirileceğini ayrıntılı olarak aday ile paylaşmalısınız. Tüm bu süreçleri dijital ortamda Microsoft Forms ile kurgulayabilirsiniz. Nasıl olduğunu öğrenmek için tıklayın

  • CV’leri(Özgeçmişleri) en güvenli koşulda saklayın

CV’lerin saklanma koşullarının (dijital veya fiziksel) herhangi bir ofis kazası veya siber saldırıya karşı korunaklı olması gereklidir. Fiziksel ortamdaysa kilitli dolaplarda ilgili görevlinin dışında erişime uygun olmadığından emin olurken, dijital ortamdaysa siber saldırılara karşı gerekli bilgi işlem çözümlerine sahip olmalısınız. Bu güvenli saklama koşulları için Microsoft’un OneDrive’ını kullanabilir ya da yeni nesil insan kaynakları iletişim portalı olarak konumlanan Microsoft Teams platformunu kullanabilirsiniz. Yardım almak için bizimle iletişime geçin.

  • kişilerin bilgilerinin (referans) onaylı olduğundan emin olun
  1. kişilerin bilgileri bulunan CV’lerde adaydan rıza alınması gerekliyken, adayın da referans aldığı kişiden rıza alması gerekmektedir. Bunu yapabılmek ıcın calısanlar CV’lerını paylastıklarını dijital ortamlar üzerinden onay verebileceği bir alan yaratılması gerekir veya mülkatalar sırasında bu beyanı yazılı ır form aracılığı ile alınması gerekir.
  • Özlük dosyası içeriği değişti, çalışanlarınızdan istediğiniz bu maddeler için ek önlemler alın

KVKK’ya göre özel nitelikli kişisel verilere giren sağlık bilgileri veya sabıka kaydının adaydan istenmesi durumunda  muhafaza koşullarının KVKK süreçlerine uygun olması gerekmektedir.

  • Çalışanlarınıza KVKK’yı anlatın ve sözleşmelerinize KVKK maddesi ekleyin

Çalışanlarınıza KVKK’ya yönelik haklarını basılı veya dijital ortamda aktarıyor olmalısınız. İlettiğiniz KVKK prosedürünü edindiğinde dair bir maddeyi hatta onay almanız gereken (çalışan fotoğraflarının sosyal mecralarda paylaşımı vb.) konuları çalışma sözleşmelerinize ekleyebilirsiniz.

  • Çalışanların fotoğraflarını paylaşmadan onay almayı unutmayın

Çalışan fotoğraflarının izinsiz bir şekilde dijital veya basılı mecralarda paylaşılması KVKK’ya göre ihlal nedenidir. Mutlaka önceden çalışandan onayları alınmalıdır. Fotoğraf kullanım onayı için kurum içi iletişimde kullandığınız intranetler oldukça iş görebilirken, çalışma sözleşmelerine ekleyeceğiniz maddeler de bu konuya çözüm sağlayacaktır. Güvenlik kameralarını konumlandırırken dikkatli olun

  • Güvenlik kameraların açılarını çalışanın özel hayatına müdahale etmeyecek şekilde konumlandırılmasına özen gösterin.

Kameranın çalışanların ekranlarını doğrudan görüntüleyecek şekilde yerleştirilmemesine özen gösterirken, şirketinize gelecek olan misafirlerinizi de şirket içerisinde güvenlik kamerası olduğunu bilmelerini sağlayacak yönlendirmeler konumlayabilirsiniz.

  • Parmak izi veya retina taraması özel nitelikli kişisel veridir güvenlik çözümlerinde tercih etmemeye özen gösterin.

Şirket giriş  çıkışlarda biyometrik parmak izi ve retinaya alternative çözümler üretebilirsiniz. Örneğin çalışanın ID’sini yükleyebilecek ve temassız olarak geçiş işlemini yapacak sistemler bu sorun için bir çözüm olabilir.

  • Bilgi işlem departmanınıza risk analizi yaptırın

Dijital ortamda saklanan verilerin saklanma koşullarını en iyi hale getirmek zorundasınız iç ve dış siber saldırılara uğramamak için risk analizine sokulması gerekiyor.  Çalışan dijital verilerinin kanunlara uygun biçimde belirlenen süreler boyunca saklanması herhangı bır talep oldugunda sistem kayıtlarına hızlıza bakılabilmesi gereklidir.

Insan kaynaklarının ve IT departmanlarının soru işaretlerinde başvurması gereken başucu düzenlemeleri nelerdir?

  • 4857 sayılı İş Kanunu,
  • 5510 Sayılı SSGSK Kanunu,
  • 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 6098 Sayılı Borçlar Kanunu,
  • 6698 Sayılı Kişisel Verileri Kanunu ve yönetmelikler gereği,
  • Çalışma Bakanlığı ve SGK Müfettişlerince yapılan denetimlerde,
  • Veri bankasında gerektiğinde iletişime geçmek üzere,
  • İstatistiksel Çalışmalar için,
  • Ayrıca mahkeme ve bilirkişi incelemelerinde sunmak üzere,
  • Yerel Kolluk Kuvvetleri ve Organize Sanayi Müdürlüğü’ne istenmesi durumunda sunmak üzere

Start typing and press Enter to search

Özgeçmişleriniz İş Başvurularınızın Fragmanı Olsunİnsan Kaynakları
X