Günlük ofis prosedürlerini gerçekleştirmek ve şirket çalışanlarına idari desteği sağlamak, yüksek iletişim ve zaman planlaması gerektiren süreçlerdir. Bu prosedürler, içerisinde malzeme stoklarının kontrolü, çalışan zaman planlamaları, etkinlik planlanmaları, ve şirketlerin kendi iş tanımlarına göre detaylandırabilecekleri birçok farklı süreci barındırır. Bahsedilen süreçlerin, çoğu zaman iletişim kopuklukları veya yeterince senkronize oluşturulamamış zaman planlamalarından dolayı verimsiz hale gelip süreci daha da uzattıkları hemen hemen her kurumda yaşanan iş aksamalarına sebep olur.

İDARİ İŞLER SÜREÇLERİNDE NEDEN OTOMASYONA İHTİYAÇ DUYARIM?

İdari işler süreçlerinde, bilginin doğru zamanda, doğru ve anlaşılır bir şekilde ulaştırılması, ve süreç takibinin en basite indirgenerek sürdürülmesi en önemli faktördür. İK tarafından bir çalışan için açılacak envanter talebi eski usul yöntemler değil de otomasyon ile yürütüldüğünde işlemin verimliliği büyük ölçüde artar. Talebin bütün tanımlanmış bilgileri eksiksiz olarak idari işlere uygun format ile aktarılmış ve talep takiplerinin birbiri ile karıştırılmasının önüne geçilmiş olur.

Power Platform çözümleri sayesinde İdari İşler Uygulamasını; İK, idari işler, veya diğer tüm departman çalışanları için farklı yetkinlikler ile kullanabilirsiniz. Sistemin farklı kullanıcılar için farklı ara yüz tasarımları ve fonksiyonları olmasına rağmen uygulamanın dizaynı birbirini tamamlayan süreçlerden oluşur.

İDARİ İŞLER’E AÇILAN TALEPLERİ ORGANİZE HALDE GÖRMENİN ÖNEMİ NEDİR?

İdari işler süreçleri takibinin tek bir panelden sağlanması, talep karışıklığının önünde duran ilk elementtir. Açılan taleplerin ilk filtrelenmesi olarak talebin kim tarafından geldiğini belirlenmesi talep kontrollerinde kolaylık sağlar. Personel talepleri daha sınırlı ve dinamik içerikleri barındırırken İK taleplerinde statik ve belirli bir düzene göre açılan taleplere rastlama olasılığı daha fazladır. İdari işler çalışanı kendi denetim mekanizmasını bu ayrıma göre daha rahat belirleme şansına sahip olur.

Aynı zamanda İK veya personel tarafından oluşturulan talep doğrultusunda tetiklenen akışlar talep statüsünün aktif / pasife çekilmesini sağlayarak idari işler çalışanına güncel bir bilgi sunmuş olur.

Taleplerin genel bilgilerinin yanında detayına da erişilmesi mümkündür. Talep detayında karşımıza çıkan en önemli bilgi, onay durumudur. Talebin kimlerin onayına gittiği ve kimlerden onay alıp kimlerin onayını hala beklediği bilgisi sürecin daha şeffaf ilerlemesini sağlar. Talep reddedilse bile, talebin neden reddedildiği sistemde kayıtlı kalacağı için, benzer taleplerin önceki talep eksiklikleri göz önünde tutularak oluşturulmasına imkan sağlar.

Sistem aynı zamanda stok kontrolünü de mümkün kılar. Açılan talebi onaya yönlendirmeden stok durumunu kontrol ederek ve güncelleme olanağı da sağlayarak hızlı şekilde gerekli aksiyonu aldırabilir.

Şirket içi süreçlerin devamının ve gelişiminin sağlanmasında departmanlar arası entegrasyon seviyesi, yapılan işin niteliğini belirleyen en önemli faktördür. Bu faktörü güçlü yön haline getirmenin en sağlam yolu otomasyonlardan geçer. Otomasyonlar ile sağlanan sistematiklik, gerekli bilgi aktarımı, ve takip edilebilirlik süreçlerin normaldekinden kat kat hızlı işlemesini sağlar. Bu yazıda, otomasyonların idari işler fonksiyonlarına uyarlanarak nasıl daha verimli ve sorunsuz ilerleyebileceğinin önünü açmış olduk.
.