Dynamics365 veya Salesforce CRM sisteminizde yeni bir kayıt oluşturduğunuzda veya mevcut bir kayıt üzerinde değişiklik yapıldığında, Facebook timeline’ınızda yeni bir post paylaşıldığında, bir HTTP request aldığınızda, hava durumu yağışlı olduğunda Onedrive veya OneDrive for Business hesaplarınızda yeni bir dosya oluşturulduğunda, Visual Studio Team Services (VSTS) üzerinde çalıştığınız proje Github’a yayınlandığında veya önceden belirlediğiniz kriterlere uygun bir e-posta aldığınızda Office 365 ve Twilio servislerini beraber kullanarak SMS gönderebilirsiniz.

Paylaşmaya çalıştığım senaryolar sadece buzdağının görünen yüzü Microsoft Flow servisini kullanarak, yazılım bilgisine gerek duymadan birçok koşul belirleyebilir ve SMS gönderimi yapabilirsiniz. Tabi Yazılım ekibiniz veya bu yönde bir yetkinliğiniz varsa yapabilecekleriniz hayal gücünüzle sınırlı.

Bu yazımda; belirleyeceğimiz bir gelen e-posta taslağı üzerinden SMS gönderimini paylaşıyor olacağım.

1. Adım: Twilio Hesabınızı Oluşturun
   

İlk önce kendinize bir Twilio hesabı oluşturmalısınız.

Twilio (https://www.twilio.com/) telefon numarası satin alabildiğiniz ve bu numaralar üzerinden SMS, Video, Ses, Fax ve benzeri biçok servisi programlama dillerini kullanarak kendi uygulamalarınızla konuşturabildiğiniz bir servis sağlayıcı.

Bu işlemi https://www.twilio.com/ adresine girerek ekranın sağ üstünde yer alan “Kayıt Ol” veya “Sign Up” butonu aracılığıyla yapabilirsiniz. Hesap oluşturma adımları birçok web sitesinde olduğu gibi standart kullanıcı adı, e-posta ve şifre benzeri bilgileri eklemenizi bekleyen bir form karşınıza çıkartıyor. Bu adımı tamamladığınızda aşağıda görselini paylaştığım konsol’a erişeceksiniz.

1. Adım: Telefon Numaranızı Belirleyin
   

Hesabınızı aktifleştirdikten sonra Twilio sizi belirli kısıtlamalar çerçevesinde servisi ücretsiz olarak kullanma imkanı sunacaktır. Ücretsiz kullanım dahilinde sistemin önerdiği numaralar içerisinden bir seçim yapabilir ve SMS gönderimi yapacağınız telefon numarasını belirleyebilirsiniz. İsterseniz sol taraftaki yönlendirme panelinden “Telefon Numaraları” veya “Phone Numbers” başlığını seçerek aktif numaralarınızı görüntüleyebilir veya üyeliğinizi yükselterek yeni numaralar satın alabilirsiniz.

Üyeliğinizi yükseltmek genelde korkutucu gelse de Twilio üzerinden kredi kartınızı girdiğinizde kullanmak istediğiniz servisi kullanmaya başlamadan herhangi bir ücret ödemezsiniz, örneğin bir numara satın almak istediğinizde, telefon numarası başına aylık 1$ ve buna ek olarak gönderdiğiniz SMS başına 0.029$ seviyelerinde gönderim ücreti ödemeniz söz konusu elbette bu ücretler kullandığınız ülke ve servis bazında değişiklikler gösteriyor. Özetle çok ufak tutarlarla kullanmaya başlayabilirsiniz.

Telefon numarası seçimi yapmak oldukça basit özellikle istediğiniz bir numara biçimini seçebilir, hangi servisleri kullanmak istediğiniz belirleyebilir veya basitçe ara butonuna basarak karşınıza gelen telefon numaraları içerisinden herhangi birini seçebilirsiniz. Bu adım sonrası Twilio tarafında yapacaklarınız hemen hemen tamamlandı.

1. Adım: “Microsoft Flow” İş Akışınızı Oluşturun.
   

Microsoft Flow, Office 365’in belirli paketleri ile ücretsiz gelen bir iş akış servisi. Flow, basit bir anlatımla hem Office 365’in içerisindeki birçok uygulama ile hem de 3.parti Salesforce, Dropbox ve benzeri birçok servisle entegre olabilen, belirlediğiniz kurallar çerçevesinde sizin için aksiyon serileri oluşturabilen bir iş akışı servisi. Aslında bu kadar çok işi yapabilmesi oldukça hayranlık uyandırıcı özellikle de ücretsiz gelen bir servis için. Birkaç senaryo ile ne demek istediğimi sanırım daha iyi anlatabilirim, örneğin SharePoint Online üzerindeki bir listenize girdi yapıldığında ki sanırım bu senaryo SharePoint üzerinde yıllardır yapılan elektronik form süreçlerinin en sıkıntılı noktalarından biri olan SharePoint iş akışlarının yerine geçiyor, bu kişinin yöneticisine otomatik bir onay e-postası gönderebilir ve buradan gelen cevaba göre başka işlemleri başlatabilirsiniz veya ikinci bir senaryo olarak bu yazımın konusu olan bir e-posta geldiğinde SMS gönderimi yapabilirsiniz.

İncelemek isteyenler için birkaç ufak not eklemek faydalı olacaktır, Flow, Azure üzerindeki Logic Apps servisinin aslında bir anlamda son kullanıcı yansıması dolayısıyla buradaki birçok aşamanın biraz daha kapsamlı biçimine Azure Logic Apps üzerinden de ulaşabilirsiniz.

Microsoft Flow’un Office 365 ve Dynamics 365 dahilinde ücretsiz olarak geldiği paketleri bugünkü hali ile aşağıda bulabilirsiniz.

Office 365 Paketleri:

• Office 365 Business Essentials
  
• Office 365 Business Premium
  
• Office 365 Education
  
• Office 365 Education Plus
  
• Office 365 Enterprise E1
  
• Office 365 Enterprise E3
  
• Office 365 Enterprise E5
  

Dynamics 365 Paketleri:

• Dynamics 365 Enterprise Sales
  
• Dynamics 365 Enterprise Field Service
  
• Dynamics 365 Enterprise Marketing
  
• Dynamics 365 Enterprise Customer Service
  
• Dynamics 365 Enterprise Project Service Automation
  
• Dynamics 365 Enterprise Operations
  
• Dynamics 365 Business Edition Financials
  
• Dynamics 365 Enterprise, Plan 2
  
• Dynamics 365 Enterprise, Plan 1
  
• Dynamics 365 Business Edition Plan
  

Office 365 kullanıcıları için Flow’a giriş yapmak için Office 365 portalınıza girip aşağıdaki butonlardan “Flow” başlığını seçebilir veya ekranın sol üst kısmında yer alan menü simgesini tıklayarak içerisinden yine aynı şekilde “Flow” butonuna ulaşabilirsiniz.

Flow sayfasına gittiğinizde sizi önceden oluşturduğunuz iş akışlarını içeren bir liste karşılıyor olacak, bu listenin hemen sağ üst kısmında “Yeni bir Şablon” oluşturma butonu yer alıyor.

Bu buton sizi iş akışınızı oluşturacağınız ve kurallar belirleyebileceğiniz iş akışı tasarım ekranına yönlendiriyor olacak. Bu bölümü düzenli olarak incelemenizi özellikle tavsiye ederim, çünkü düzenli olarak yeni servisler ekleniyor, kapsamlı IT yazılım projeleriyle bütçelendirmeniz gereken bazı işleri basit bir şekilde yapabilir veya önce çalıştığından emin olduğunuz ve asıl projenizin tüm adımlarını deneyimlemenize olanak sağlayan bir prototip üretebilirsiniz.

SMS gönderimi için şablonumuza sırasıyla Office 365 Outlook servisini ekledikten sonra “Yeni E-posta geldiğinde” alt kategorisini seçerek ilerliyoruz. Bu adım içerisinde oluşturduğunuz kartta nasıl bir e-posta aldığınızda SMS gönderimi yapmak istediğinizi belirlemeniz gerekiyor, aşağıdaki örnekte paylaştığım üzere To, CC ve Subject alanlarını doldurarak ilk kuralımı belirliyorum. İkinci aşama için “Yeni Adım” veya “New Step” butonu ve altında açılan seçim alanından “Aksiyon Ekle” veya ” Add an Action” seçimini yapmalısınız. Açılır listeden Twilio servislerini bulduktan sonra “SMS Gönder” veya “Send Text Message” kategorisini ekleyin. Açılan Twilio kartı üzerinden sizden “Account ID” ve “Authentication Token” bilgisi istenecek, ilgili alanlara ilk adımda açmış olduğunuz Twilio hesabınızın ana sayfasında yer alan bilgileri ekleyerek devam edebilirsiniz. Bu aşama bir kere tamamlandıktan sonra Twilio servisini kullanarak oluşturacağınız yeni iş akışlarında otomatik olarak hatırlanacak.

İlk kartımız olan Outlook e-Posta adımında olduğu gibi bu adımda da göndereceğiniz SMS’e dair koşullar belirlemeniz istenecektir. Hangi numaraya gönderim yapmak istediğiniz, ve mesajın içeriğini belirlemeniz yeterli.

Flow içerisindeki tüm adımları parametrik bir şekilde de belirleyebilirsiniz. Örneğin bu örnekte bir önceki adım olan e-posta gönderimi sırasında e-postanın içerisinde yer alan Konu, Gönderen bilgisi ve benzeri alanların tag’lerini kullanabilir ve bu işlemi tüm manuel adımlardan uzaklaştırabilirsiniz. Bu senaryoya daha akılcı bir yaklaşım SQL, Excel veya bir SharePoint listesi gibi bir tablo yapısında yer alan bilgileri bu parametrik tag’ler aracılığıyla almak olacaktır.

Bu adımları tamamlayıp kaydettikten sonra Flow sizi oluşturduğunuz iş akışını takip edebileceğiniz bir ekrana yönlendiriyor olacak geriye kalan tek adım ilk testinizi gerçekleştirmek.

1. Adım: Test
   

Bir önceki adımda belirlediğimiz e-posta koşulları ile bir gönderim yapın. E-posta gönderimi gerçekleştikten sonra Flow üzerindeki Outlook ve Twilio bağlantısı aracılığıyla işlemleri başlatacak ve belirlediğiniz telefon numarasına SMS gönderimini gerçekleştirecektir.

Sonuç olarak Microsoft Flow ve Twilio servislerini kullanarak Office 365 SMS servisi oluşturabilir ve bu uygulamayı hesabınıza transfer geldiğinde bankalardan gelen e-posta bildirimlerine bağlayarak müşterilerinize SMS bilgilendirmesi yapabilir, müşterilerinizin bir problemin çözülmesi için açtığı destek taleplerine dair durum bildirimlerini alabilir veya kargo gönderimleriniz sonucu aldığınız bilgilerden otomatik SMS’ler üretebileceğiniz farklı senaryolar oluşturabilirsiniz.

Birçok Office 365 planları içerisinde kullanıcılar için Office uygulamalarını 5 cihaza kurabilme hakkı yer almaktadır. Birçok iş süreçlerinde Office uygulamalarının dağıtımı otomatik hale getirilmiş merkezi olan EDT (Enterprise Deployement Toolkit)’ler ile yapılsa da bazı zaman kullanıcılar Office uygulamalarını yüklemek için Office 365 portallarından BYOD olarak kurabilmektedir.

Varsayılanda kullanıcılar Office 365 portallarından birden fazla Office uygulamalarını yükleyebilmektedir. Offfice sürümlerinden Office 2016 (PC ve MAC için), Office 2013 ve Office 2011 (Mac için) kullanıcıların yükleyebileceği sürümlerdir. Aynı zamanda InfoPath 2013, SharePoint Designer 2013 ve Skype for Business/Lync araçlarının da Office 365 portallarından kurulumu yapılabilmektedir.

Office kurulumları dışında Office uygulamaları ile güncelleştirmelerde son derece önemlidir. Office 2016 güncelleştirmelerinde varsayılanda yeni gelen güncelleştirme özelliklerinden her 4 ayda bir yapılan güncelleştirme kanalı olan Deferred channel kullanılmaktadır. (Güvenlik ile ilgili olan güncelleştirmeler ise aylık olarak yayınlanmaktadır.)

Office 365 planları ile gelen Office uygulamalarına ait varsayılanda gelen bu özellikler merkezi bir yerden değiştirilebilir. Böylelikle kurumlar kendilerine özgü bazı ayarları Office 365 Admin panellerinden yapabilmektedir. Örneğin firma olarak sadece Office 2016 versiyonunun Office 365 portallarından indirilmesi sağlanabilir. Böylelikle firma Office uygulamaları bakımından standart oluşturabilir. İstenirse de Office uygulamalarının yüklenmesi pasif hale getirilebilir. Aynı zamanda varsayılanda gelen Office 2016 uygulamaları ile ilgili güncelleştirme ayarlarında da Office 365 Admin panelinden yapılandırılabilir. Bunun için Office 365 Admin panelinden “Settings” bölümüne gelinir. Buradaki “Apps” bölüünden “Office software download settings” bölümüne gelinir.

Aşağıdaki arayüzde de görüldüğü üzere Office 2016 uygulaması, güncelleştirmesi, ek özelliklerden InfoPath 2013 ve SharePoint Designer 2013′ün, Office 2013 ‘ün ve içerisindeki ek özelliklerin, aynı zamanda Spftware for Mac bölümünden de Mac için Office 2016′nın ve Lync for Mac 2011′in aktif ya da pasif olması ile ilgili ayarlar yapılandırılabilir.

 

 

Office 365′in sağladığı servisler ve firmalara sağladığı avantajlardan dolayı birçok firma alt yapısını Office 365 platformuna aktarmaktadır. Office 365 servislerinden Exchange Online hizmetini kullanacak firmalar ise direkt hizmeti cloud platformunda kullanılması ile başlayabileceği gibi var olan hali hazırdaki mail hizmetlerindeki verilerin aktarılması ile kullanabilirler. Sektörde birçok firmanın farklı farklı mail hizmeti kullanıyor olması akıllara hali hazırdaki verilerin ya da yapılandırmanın nasıl aktarılabileceği sorusunu getirmektedir. Office 365 farklı mail hizmetleri için farklı senaryolar sunmaktadır.

Bunlar aşağıdaki şekilde de görüldüğü üzere Cutover Migration, Staged Migration, Remote Migration ve IMAP Migration’dır. Herbir taşıma methodunun farklı ön gereksinimler olup alt yapılardaki farklılıklara göre dizayn edilmiştir. Bunlar dışında POP3 ya da Lotus Notes gibi geçiş senaryolarında ise Office 365 özelliklerinden ya da third party uygulamalardan yararlanılabilir.

Hybrid Deployement Nedir?

Hybrid Deployement firmalarda var olan Exchange topoloji ile Office 365 platformundaki Exchange Online hizmeti ile beraber kullanılmasını sağlayan geçiş senaryosudur. Firma alt yapısında Exchange mimarisi var ise ve belirli kullanıcılar Office 365 platformuna taşınacaksa ve var olan mail hizmeti ile entegre çalışacaksa (Adres defterleri, takvim süreçleri gibi) bu ortamlarda hybrid deployement senaryosuna ile ilerlenmelidir. Diğer bir durum ise kullanıcı sayısı veya Exchange versiyonlarından kaynaklı diğer senaryolar kullanılamıyorsa hybrid deployement senaryosu kullanılabilir. Örneğin 10.000 kullanıcılı ve Exchange 2013 alt yapısı kullanan ve tüm alt yapısını Office 365 platformuna geçirmek isteyen firmada da yine Hybrid Deployement yapılmalıdır. Bunun nedeni diğer taşıma methodlarının ön gereksinimlerini karşılayamamasından kaynaklıdır. Buradan da anlaşılacağı gibi kullanıcı sayısı, Exchange versiyonu ve firmanın tüm yapıyı mı yoksa belirli kullanıcıları mı Office 365′e geçirmek istediği bilgileri önemli kriterlerden biridir.

Office 365 taşıma senaryolarından birisi olan Hybrid Deployment ile Office 365 içerisinde yeni bir Exchange Online organizasyonu oluşturulmakta ve bu organizasyon yerelde barındırılan Exchange Server organizasyonu ile entegre edilmektedir. Bu entegrasyon işleminde yerel Active Directory kaynakları bulut hizmetleri ile senkronize edilmekte ve aşağıdaki özellikler aktif edilmektedir.

• Yerel Exchange Server ve Office 365 arasında güvenli mail trafiği
  
• Ortak paylaşılan bir domain alanı için (ör: domain.com) her iki exchange organizasyonu tarafından da yönetilen mail akışı
  
• Birleştirilmiş GAL adres listesi
  
• Yerel Exchange Server ve Office 365 arasında free/busy takvim bilgilerinin ortak kullanılması
  
• Gelen ve giden maillerin merkezi kontrollerinin gerçekleştirilmesi. İstenildiği takdirde tüm mail trafiği yerel veya online Exchange sunucular üzerinden yönlendirilebilir.
  
• Yerel Exchange Server ve Office 365 tarafından kullanılan ortak Outlook Web App adresi
  
• İki taraflı istenildiği zaman mailbox taşıma işleminin gerçekleştirilebilmesi
  
• Yerel Exchange Server ve Office 365 arasında Message Tracking, MailTips ve Multi-Mailbox Search işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi
  
• Yerel Exchange Server hesapları için bulut tabanlı mesaj arşivleme imkanı
  

Aşağıdaki diyagramda örnek bir Hybrid Deployment mimarisi görülmektedir. Yerel Exchange Server Client Access Server ile Office 365 hibrid entegrasyonu gerçekleştirilmiştir.

Yerel Exchange Server mimarisinden Hibrit mimariye geçildikten sonra aşağıdaki genel değişiklikler sağlanabilmektedir.

Hybrid Deployment sonucunda birleştirilmiş bu yapı her iki organizasyon için tek bir konsol üzerinden yönetilebilir.

Office 365 Genel Bakış E-Kitap- Bölüm 3 e- kitabında Office 365 ile gelen Microsoft Planner hizmetine dair tüm detayları öğrenebilirsiniz. Bu kitap sayesinde Office 365 Planner özellikleri ile takım çalışmalarında görevlerin tanımlanması, yönetilmesi ve raporlanması gibi birçok özelliği deneyimleyebilirsiniz.

İçindekiler:

• Microsoft Planner
  
  • Oturum Açma ve Plan Oluşturma
    
  • Kişi Ekleme ve Çıkarma
    
  • Görev Ekleme ve Görevlerin Ayarları
    
  • Görevlerin Tamamlanması
    
  • Görevlerin Kutularla Kategorilere Ayrılması
    
  • Görevlerin Raporlanması
    
  • Microsoft Planner ile İşbirliğini Arttırın
    

E-Kitaptan Alıntı:
Günümüz koşullarında, insanlar iş dünyasında verimlilik ve üretkenliği arttırmak adına bireysel çalışmalardan çok belirli departman ya da iş kolları ile ekipler halinde çalışırlar. Ekip çalışmasının temelinde iş birimleri ve iş birimlerine atanan görevler vardır. Haliyle bu görevlerin belirli noktalarda takibi ve koordinasyonu gerekmektedir. Ekip içerisindeki bu senkronizasyon ve görev dağılımları iş verimliliği ve hızlılığı açısından en önemli unsurdur.
Office 365’in sunmuş olduğu hizmetlere bakıldığın da ise Microsoft’un yaklaşımı doğrultusunda insanların iş hayatları doğasında yapmış oldukları takım çalışmalarını daha kolay, verimli ve etkin kullanacakları araçlar sunmaktadır. İşte bu noktada Office 365 Planner, takım içerisindeki ekip çalışmalarını, görev atamalarını, görevlerin içerisindeki süreçlerin takibi, görevlerin monitörlenmesi gibi birçok özelliği üzerinde bulunduran basit ve kolay kullanılan bir araçtır.
İndirme Linki : Office 365 Genel Bakış – Bölüm 3

Office 365′de en çok kullanılan mail kutularından biri de Shared Mailbox’tır. Shared Mailbox ile herhangi lisans atamadan ortak ya da paylaşımlı kullanılan mail kutuları oluşturulur ve belirli kullanıcılara yetkiler verilerek erişim sağlanır. Böylelikle aslında kullanıcılar paylaşımlı mail kutularını gerek Outlook’larında gerekse de OWA’larında Shared Mailbox’ları görebilirler. Yetkileri doğrultusunda da bu mail kutusunda işlemler yapabilirler. Bu yetki tanımlamaları ise Powershell komutları ile yapılabilirken aynı zamanda Shared Mailbox üzerinde full yetkiye sahip kullanıcı tarafından da Outlook uygulaması ya da OWA arayüzünden yapılabilir. Yetkiler konusunda sıklıkla karşılaşılan durumlardan biri de “read only” yani okuma yetkisinin verilmesidir. Böylelikle yetki tanımlanan kullanıcılar ortak mail kutusu üzerinde sadece okuma hakkına yani görüntüleme hakkına sahip olacaktır.

Office 365 Exchange Admin Center’da “recipients” bölümündeki “shared” bölümünde Shared Mailbox’lar gözlemlenir. Aynı zamanda “+” işaretine tıklanması ile yeni Shared Mailbox oluşturulur. Display Name, Email address, Alias ve Full Access hakkında sahip kullanıcı bilgileri tanımlandıktan sonra Shared Mailbox oluşturulur.

Gerekli mail kutusunun oluşturulmasının ardından “Read-Only” yetkisinin verilme işlemi gerçekleştirilir. Bunun için temelde 2 farklı yöntem söz konusudur. Bunlardan birincisi Powershell komutlarının kullanılması iken bir diğer full yetkili birinin hesabı ile girilip Shared Mailbox’ın açılması ve yetkilendirmenin yapılmasıdır. Öncelikle Powershell komutu ile ilerlenecektir. Bunun için aşağıdaki komut dizini kullanılmalıdır.

Add-MailboxFolderPermission -Identity TestSharedM@ecan1.onmicrosoft.com -User ahmet@ecan1.onmicrosoft.com -AccessRights Reviewer

Yukarıdaki örnek komuta bakıldığında “TestSharedM” adlı Shared Mailbox’ında Ahmet kullanıcısına Reviewer yani sadece görüntüleyebilir bir nevi okunabilir yetkisi verilmiştir.

Powershell dışında Shared Mailbox üzerinde full yetkili olan birinin yine ilgili mail kutusunda izin verilmesi ile de bu işlem gerçekleştirilebilir. Bunun için ilgili kişi ister OWA’da isterse de Outlook uygulamasında mail hesabına erişmesi gerekmektedir. Buradaki test ortamında Shared Mailbox üzerinde full yetkili birinin OWA arayüzünden ilgili kutuya erişiminin sağlanması ile gerçekleştirilir. Şekilde de görüldüğü üzere full yetkili kullanıcı OWA arayüzünden “Open another mailbox” seçeneğini tıklamalıdır.

Şekilde de görüldüğü üzere full yetkili kullanıcının girmesi gereken Shared Mailbox adının girileceği arayüz görüntülenecektir. Burada kullanıcı yetkili olduğu Shared Mailbox’I açmı olacaktır.

Yetkili kullanıcı ile açılan Shared Mailbox üzerinde yetkilendirme yapmak için mail kutusunun üzerinde saga tıklanır. İlgili Shared Mailbox’ın üzerinde saga tıklandığında “Premission” bölümünden ilgili izinlerin verileceği ekran görüntülenecektir.

Şekilde de görüldüğü üzere ilgili mail kutusundaki yetkiler gözlemlenmektedir. Varsayılan da gelen ayarların yanı sıra Powershell komutu ile eklenen ayar da burada gözlemlenmektedir. Ahmet kullanıcısının “Reviewer” yetkisine sahip olduğu ve sadece ilgili mail kutusunu Ahmet kullanıcısının görebileceğine dair gerekli ayar gözlemlenecektir. İstenildiği durumda bu ayarlar değiştirilebilir, silinebilir ya da yeni yetki atamaları verilebilir.

Gerekli ayarların yapılmasından sonra kullanıcıların ilgili Shared Mailbox’a erişimi OWA ya da Outlook uygulaması kullanılacaktır. Burada OWA arayüzünden erişim aktarılacaktır. Bunun için ilgili kullanıcı ile oturum açılır ve OWa arayüzüne gelinir. OWA arayüzünde hesabın üzerinden sağa tıklanarak “Add shared folder” ile ilgili Shared Mailbox açılır.

Şekilde de görülldüğü üzere “TestSharedM” görüntülenecektir. Ancak altındaki dosyalar gözlemlenmeyecektir. İlgili kutudaki hangi dosyalara erişim sağlanacak ise ilgili kullanıcıya gerekli izinler yukarıda anlatılan yöntemle verilmelidir.

Aşağıdaki şekilde de görüldüğü üzere Inbox klasöründe de Ahmet’e yetkilendirme yapılmıştır. Ahmet kullanıcısı Shared Mailbox’daki Inbox klasöründe görüntüleme yani sadece okuma yetkisine sahip olacaktır. Okuma yetkisi verilen kullanıcılarda, Shared Mailbox içerisindeki herhangi mail üzerinde saga tıklandığında “Delete” ve “Move” seçeneklerinin pasif geldiği gözlemlenecektir.

Bu ve buna benzer yetkilendirmeler Shared Mailbox’larda uygulanabilir. Buradaki yetkiler doğrultusunda da ortak kullanılan bu alanda kullanıcılar IT yöneticilerin vermis olduğu yetkiler kadar işlemler yapılabilir.

Raporlama her firma için önemli süreçlerden biri olup, firmalarraporlarından aldıkları çıktılar sonucunda iyileştirme çalışmalar yapıp, alt yapısındaki süreçleri takip etmekedir. Office 365 teknolojisinde de raporlama servisi Office 365’in sunduğu servislere dair olup, yöneticiler tarafından gözlemlenmektedir. Bu sayede IT çalışanları sahip oldukları Offie 365 servislerine dair bilgi sahibi oldukları gibi kullanıcılarının bu servisleri ne kadar efektif kullandığını gözlemleyebilmektedir. Burada Office 365 servislerinden Exchange Online, Yammer Kurumsal, Skype For Business, OneDrive For Business, SharePoint Online, Microsoft Office ile ilgili raporlardan bazılarına eski admin portaldan erişirken yeni admin portaldan ilgili servislere ait kullanım raporları monitor edilebilir. Yeni admin portalındaki raporlar servislerin kullanımı ile ilgili detaylı bilgilerin yer aldığı görsellerde interaktif kullanıma da sahiptir. Office 365’deki raporlar 7, 30, 90, 180 gün olarak alınabilir ve dashboard’lardan da detaylara ulaşılabilir. Raporlarda kullanıcı bazlı detaylara da ulaşmak mümkündür. Örneğin bir kullanıcının ne kadar mail atıp aldığı gibi bilgiye ulaşılırken, Yammer Kurumsalda kaç postu okuduğu, beğendiği gibi servis bazlı kullanıcıların aktivitelerini de gözlemlemek mümkündür.

Şekilde de görüldüğü üzere Office 365 servislerine ait rapor başlıkları vardır:

Office 365 servislerinin kullanım oranlarını gösteren başlıklar ve detaylar aşağıdaki gibidir:

Email activity report: Email activity raporunda kullanıcılara atılan, alınan ve okunan mail detayları gözlemlenmektedir. Bu rapor sayesinde aktif mail kullanımına ait detay elde edilirken, mail hizmetini kullanmayan kullanıcılar da tespit edilebilir. Kullanıcı bazlı değerlere de erişilebilir. Ayrıca bu rapora ait görüntülenmek istenen sutün başlıkları arttırılabilir. Tüm raporlarda olduğu gibi bu raporda export edilebilir.

 

 

Office activations report: Office activations raporunda masaüstünde ya da mobil cihazlarında aktif Office subscriptionlara sahip kullanıcı bilgileri ve Office subscription aktif edilen, cihaz sayıları ve platformlarına ait bilgi edinebilir. Bu rapordaki değerler kullanıcı bazlı alınabilir ve export edilebilir. Ayrıca rapor sayesinde lisans aktif edilen ancak aktif olmayan değerlere de erişebilir.

SharePoint site usage report: Sharepoint online site’larından group ve team site’larına ait detaylara ve depolama alanlarının kullanım bilgisine SharePoint site usage raporunda erişebilir. Toplam site ve aktif site sayısına yine bu rapordan erişilebilir. Son aktif tarih bilgisine de erişmek mümkündür.

 

OneDrive for Business usage report: OneDrive For Business’da kullanıcı başına kullanılan dosya sayısı, son aktif kullanım tarihi ve kullanılan alana ait verilere erişmek için kullanılan raporlamadır. Şekilde de görüldüğü üzere Activity, Sites ve Storage parametrelerine göre grafiklerin görüntülenmesi sağlanır.

 

 

Skype for Business report: Skype For Business servisine ait gerek kullanıcıların toplantıda dakika olarak geçirdiği süreyi ve IM, call gibi peer to peer aktivitelerine ait detayların erişildiği rapordur. Bu rapor sayesinde kullanıcıların Skype For Business servislerini ne kadar aktif kullandığı bilgisine erişilebilir. Bu raporlar belirlenen zamana göre export edilebilir.

Yammer report: Yammer Kurumsal kullanımına ait kullanıcı bazlı ayarların gözlemlendiği rapordur. Kullanıcıların Yammer Kurumsal servisinde kaç post paylaştığı, okuduğu ve beğendiği bilgisine erişilir. Bu raporlar belirli periyotlarda export edilebilir.

 

Görüldüğü üzere Office 365 raporları sayesinde kullanıcılara sunulan servislerin kullanım bilgilerine erişilebilir ve çıkan sonuçlar doğrultusunda kullanmayan kullanıcılarda iyileştirmelere gidilebilir. Raporlar aynı zamanda CSV formatında export edilerek gerekli filtrelemeler de yapılabiir. Ilerleyen dönemlerde raporların aartması, Power Bı ile entegrasyonu ve public API’ler ile de programlamada kullanılması beklenmektedir.

 

Office 365 Genel Bakış E-Kitap- Bölüm 2 e- kitabında Office 365, Office 365 grup ve Office 365 grup özellikleri ile ilgili detaylı bilgiler yer almaktadır., Bu kitap sayesinde Office 365 Grup özellikleri ile takım çalışmalarında kullanacağınız birçok özelliği deneyimleyebilirsiniz.

İçindekiler:

• Office 365 Grup
  
  • Office 365 Grup Oluşturma
    
• Office 365 Grup Özellikleri
  
  • Konuşmalar
    
  • Takvim
    
  • OneNote
    
  • Bağlayıcılar
    
  • Microsoft Planner
    
  • SharePoint Online
    

E-Kitaptan Alıntı:

Günümüz koşullarında, insanların iş hayatlarında bireysel çalışmalardan çok takım çalışmasına daha yatkın oldukları, verimli ve etkin çalışmaları takım olarak yaptıkları çalışmalar ile elde ettikleri gözlemlenmiştir. Microsoft bu noktada grup çalışmalarındaki motivasyonu şöyle tanımlamaktadır:

“Groups brings together People, Conversations, and Content across Office 365. By providing an integrated experience that link together email conversations, file storage, and calendar event management, Groups create an integrated experience for teams to focus on group activity. Groups can be public to enable information sharing within your company, or private for teams that deal with sensitive subjects.”

Office 365’in sunmuş olduğu hizmetlere bakıldığın da ise Microsoft’un yaklaşımı doğrultusunda insanların iş hayatları doğasında yapmış oldukları takım çalışmalarını daha kolay, verimli ve etkin kullanacakları araçlar sunmaktadır. İşte bu noktada Office 365 Grup, Microsoft’un “An End-to-End Experience with Groups” yani “Gruplar arasındaki uçtan uca deneyim” tezine dayanan takımların işbirliği içerisinde çalışmasına yönelik teknolojidir.

İndirme Linki :  Office 365 Genel Bakış – Bölüm 2

Office 365 Groups, ekip çalışmasına yönelik hizmetlerden birisi olup, ekip üyelerinin yazışmalarını, ortak OneNote kullanımını, ortak OneDrive For Business alanlarının olduğu, ortak takvim kullanımı, Connector’ler ile farklı vendorların hizmetleri ile entegre çalışma imkanı gibi birçok özelliğe sahiptir. Temel hedef, ekipler için verimleçalışma platformlarının oluşturulmasıdır. Çıktığı günden bu yana kullanımının hızla arttığı gözlemlenmekte olup, günde güne de gerek yönetici tarafında gerekse de son kullanıcı tarafında yetenekleri artmaktadır.

Son kullanıcılar Office 365 Groups’larını Office 365 portallarından oluşturabilmektedir. Bunun için Office 365 Portal’da “Outlook” bölümüne gelinir ve bu bölümdeki “Groups” başlığında gözlemlenecektir. İlgili gruba tıklandığında o grubun özelliklerine erişim sağlanır. Şekilde de görüldüğü üzere demo olarak bir grup oluşturulmuştur.

Office 365 Groups’ları ile ilgili birçok ayarlama grubu oluşturan kullanıcı tarafından yapılmakta olup, yönetici panelinde de ilgili grup ve ayarları yeralmakta ve yöneticiler tarafından yönetilecektir. Oluşturulan Office 365 Groups’ları Office 365 Exchange Admin Center’daki group’ların olduğu bölümde gözlemlenecektir. Şekilde de görüldüğü üzere Office 365 Group’larının birçok özelliği burada gözlemlenmektedir. “Send As” bu özelliklerden birisidir. “Send As” yetkisi sayesinde kullanıcılar Office 36 Groups’un mail adresinden mail atılabilirler. Böylelike atılan maili alan kullanıcılar gönderen mail adresini grubun mail adresini göreceklerdir. Temelde kullanıcılar grup adına mail atmış olacaklardır. Bu işlem için Exchange Admin Center’dan ilgili Office 365 Groups’a çift tıklanır ve “group delegation” bölümündeki “Send As” bölümüne yetki verilecek kullanıcı eklenmelidir. Bu işlem sonucunda eklenen kullanıcı grup mail adresinden mail atma yetkisine sahip olacaktır.

Verilen “Send As” yetkisinin OWA’dan testi için yetki verilen kullanıcı ile Office 365 portaldan Outlook arayüzü açılmalıdır. Böylelikle OWA arayüzünden Send As yetkisinin kullanımı da gösterilecektir. Şekilde de görüldüğü üzere ilgili kullanıcının yeni mail penceresini açması ile maili atan kullanıcının mail adresi görğnmemekte olup, atılan her mail varsayılan da kullanıcı mail adresi üzerinden atılacaktır. Başkası adına mail atılması durumunda “From” sekmesine gelinmelidir. Bunun için OWa arayüzünden açılan mail penceresinde “…”ya tıklanır ve “Show From” seçilir.

“Show From”un seçilmesi ile ilgili mailin kimin tarafından atılacağı gözlemlenir. Şekilde de görüldüğü üzere varsayılanda ilgili kullanıcı mail adresi gözlemlenecektir. Ancak başkası adına mail atmak için bu mail adresinin kaldırılması gerekmektedir. Bunun için ise mail adresinin üzerine gelinir, saga tıklanır ve “Remove” seçeneği ile devam edilir.

Varsayılanda gelen bu mail adresinin kaldırılması ile artık yetki verilen Office365 Groups’un mail adresinin girilmesi gerekmektedir. DemoOffice365Groups’un mail adresinin eklenmesi ile yetki verilen kullanıcı ilgili grup adına mail atma işlemini gerçekleştirebilir. Yetkisi olmaması durumunda yetkisinin olmadığına dair hata alınacaktır.

Şekilde de görüldüğü üzere yetki verilen kullanıcı Office365 Groups adına mail atabildi ve mail içerisinde gönderen adres bilgisi demo olarak kullanılan Office 365 Groups’un mail adresi olarak gözlemlenmektedir. Atılan bu mail ise gönderen kullanıcının “Send Items” bölümünde yer alacaktır.

Office 365′in core servislerinden biri olan Yammer sayesinde kullanıcılar sosyal ağ ortamını kurumsal anlamda kullanabilirler. Yammer temelde firmalara kurumsal ağ sağlayarak kullanıcıların birbirleri ile iletişimini ve firmalarına ait yenilikleri ya da gelişimlerini de sosyal ağdan takip etmelerine olanak sağlamaktadır. Office 365 panellerinde varsayılanda kapalı gelen Yammer servisi, Office 365 panellerinden aktif edilir ve aktif edildikten sonra kullanıcılara otomatik lisans atandığı için kullanıma başlamaktadırlar. Application launcher’larına gelen Yammer uygulamasına kullanıcılar oturumlarını açarken aşağıdaki adımlar ile oturum açmaktadırlar.

Yammer core servisine kullanıcıların oturum açmaları ile ilgili yeni özellik daha geldi. Office 365 kimliklerini zorunlu kılma özelliği. Bu özellik Yammer servisine diğer Office 365 servisleri gibi sorunsuz bağlanılmasını ve kullanıcı yönetimi adına Office 365 kullanıcılarına tek kimlik ile bu servislere erişim imkanı sağlar. Yammer’da Office 365 kimliğini zorunlu kılarak ve Office 365 için federe kimlik kullanımını konfigüre ederek. ,yöneticiler Yammer’ın da içinde olduğu Office 365′in tüm servislerinde Single Sign-On (SSO) yapabilme yeteneğine sahip olacaklardır. Daha önce SSO mekanizmasını federe mimari ile sağlayabilirken Yammer alt yapısında SSO yapısını kurmak Microsoft’un desteği ile yapılandırılabiliyordu. Bu özellik sayesinde yöneticiler SSO alt yapısını Yammer’da daha kolay entegre edebileceklerdir.

Office 365 Kimlik Zorlaması ile Yammer’ın Çalışma Mimarisi

Aşağıdaki flowchard’da Office 365 kimlik zorlaması aktif edilen ve edilmeyen Yammer ortamlarında kullanıcıların Yammer uygulamasına bağlanırken geçirdikleri döngü gösterilmiştir.

1. Kullanıcılar Yammer’da oturum açmaya çalışır ve oturum açma bölümü gelir.
   
2. Kullanıcılar, mail adreslerini girerler.
   
3. Office 365 kimliği zorlanmış ise Office 365 kimliği ile giriş yapacaktır. Eğer federe kimlik doğrulama modeli entegre edilmiş ise SSO alt yapısı ile oturumlarını açacaklardır.
   
4. Yammer’ın varsayılan ayarı olan Office 365 kimliğinin zorunlu kılınmadığı durumlarda, eğer kullanıcı Office 365 kullanıcı hesabını Yammer uygulaması ile bağlanmış ise Office 365 hesabı ile oturumunu açabilecektir.
   
5. Yammer’ın varsayılan ayarı olan Office 365 kimliğinin zorunlu kılınmadığı durumlarda, kullanıcı Office 365 kimliği ile Yammer uygulamasına bağlamamış ise kullanıcının Yammer kimliği(mail ve parola) ile oturumunu açabilecektir.
   

Aşağıdaki tablo, Yammer uygulamasında Office 365 kimliğinin zorunlu olduğu ya da olmadığı durumlar ile ilgili oturum açarken kullanıcı davranışlarını göstermektedir.

Yammer uygulamasında varsayılanda açık olmayan bu özellik, Yammer yöneticileri tarafından Yammer’daki yönetim panelinden yapılması gerekmektedir. Bunun için “Security settings” bölümündeki “Enforce Office 365 Identity in Yammer” başlığındaki “Enforce Office 365 identity in Yammer” işaretlenmelidir.

Office 365 kimliğinin zorunlu kılınmak istenilmesi ile şekildeki arayüz kullanıcıları karşılayacaktır. Bu özellik sayesinde Yammer kullanan etkin kullanıcı sayısı ve bu kullanıcılara ait oturumun kapatılıp kapatılmayacağı seçeneği yöneticiye sunulmaktadır. Oturumun kapatılma seçeneği seçilirse aktif Yammer kullanan kullanıcıların oturumlarını yeniden açması gerekecektir. Bu durumun bildirileceği kullanıcılara iletilebilecek örnek metin de yöneticilere sunulmaktadır. Gerekli ayarlamaların yapılması ile “Yes,I am ready” seçeneği ile devam edilir.

Yapılan ayarın kaydedilmesi için Yammer yönetim panelinden “Save” butonuna tıklanır. Böylelikle artık kullanıcılar Office 365 kimliklerini Yammer uygulamasında da kullanmak zorunda kalıp, tek bir kimlik ile Office 365′in tüm servislerine erişim sağlamış olacaktır.

 

Office 365 Genel Bakış E-Kitap- Bölüm 1 e- kitabında Office 365, Office 365 portalına, App Luncher’a ve Office 365 Ana Sayfasına dair detaylı bilgiler yer almaktadır., Bu kitap sayesinde Office 365 portal kullanımı deneyiminizi arttırabilirsiniz.

İçindekiler:

•    Office 365
  
•    Office 365 Yetenekleri ile İş Hayatını Kolaylaştırın
  
•    Office 365 Portal
  
•    Office 365 Ana Sayfası
  
•    App Luncher
  
•    Office 365 Portal Ayarları
  

E-Kitaptan Alıntı:

       “Office 365, bulut bilişimdeki “SaaS” modelini kullanan; kullanıcılara Exchange Online, SharePoint Online, Skype For Business Online, One Drive Business, Yammer Enterprise, Office 365 ProPlus teknolojileri sunan bulut platformudur. Bu hizmetlerin yanı sıra iş verimliliğini arttıracak Office Suite ürünleri de yer alır. Office 365 Suite ürünleri içerisinde Office Delve, Office 365 Groups, Office 365 Video, Sway, Microsoft Planner, Microsoft Teams özellikleri bulunur. Office 365 sunduğu bu özellikler ile iletişim ve birlikte çalışma çözümlerini, çevrimiçi sürümlerini, tanıdık Microsoft Office deneyimi ile bulutta birleştirmektedir. ”

İndirme Linki :  Office 365 Genel Bakış E-Kitap – Bölüm 1