Yazar: Marketing Team

Dijital ortamda çalışmak, verimli ve hızlı olabileceğiniz bir çalışma ortamı sağlıyor. Peki dijital ortamda çalıştığınız zaman belgelerinize ulaşmak, değişiklik yapmak veya saklamanın yollarını biliyor musunuz?

Bir doküman üzerinde çalışırken, bilgisayarınızın aniden kapanması veya bozulması gibi olumsuz durumlarla karşılaşmamak için aldığınız önlemler yeterli olmayabilir. Uzun uğraşlar sonucunda hazırladığınız bir dökümanı, bilgisayarınızın aniden kapanması durumunda (yedeklenememiş veya kaydedilememiş ise) dokümanı kurtaramayabilirsiniz. Diğer bir yandan üzerinde çalıştığınız bir dökümanı manuel olarak kaydetmek ve kontrol altında tutmak dökümanınızı kurtarmanızı sağlarken, manuel olarak kaydetmeyi unutma ihtimaliniz tüm bu süreci riske atabilir.

Manuel kaydettiğiniz bir senaryoyu düşünelim. Örneğin, bilgisayarınızda bir Excel dosyası üzerinde çalışıyorsunuz ve bilgisayarınız aniden kapandı. Geri açtığınızda, dökümanları kurtarmak için Excel ya da Word gibi Office uygulamaları size “kaydetmeden kapanan verileri kurtarmak istiyor musunuz?” diye bir uyarı veriyor. Bu durumda geçici olarak bilgisayarınızda saklanan bir versiyonu açabilir veya o dosyanıza hiç ulaşamayabilirsiniz. Sonuç olarak uzun uğraşlar sonucu yaptığınız işe en baştan başlamanıza ve zaman kaybınıza neden olur.

Office Uygulamasının Güncel Sürümü: Autosave

Teknolojiyle birlikte dijitalleşen çalışma alanlarınız, iş hayatınızın büyük bir alanını kapsıyor. Tüm iş süreçlerinizi dijital ortamda yürütürken belgeleriniz de sizin için hayati bir önem taşıyor. İş süreçlerinizi doğru yürütmediğiniz takdirde, dosyalarınızın ve verilerinizin kaybolmaması için uğraşmak, düzenlenmek veya arayıp bulmaya çalışmak hem zamanınızı hem de çalışma verimliliğinizi olumsuz etkileyebiliyor. Bu sebeple de Office uygulamasının güncel sürümü sayesinde size daha verimli ve hızlı çalışma ortamı sağlayacak “Otomatik kaydetme” yani “Autosave” özelliğinden bahsetmek istiyorum. Bu güncellemeyle birlikte manuel olarak dosyalarınızı kaydetmeniz gerekmeyecek. Böylelikle üzerinde çalıştığınız belgeyi belli aralıklarla otomatik olarak kaydederek herhangi bir olumsuz durumda yaptığınız değişiklikler koruma altında kalacak.

Otomatik Kaydetme, Office 365 aboneliğiniz var ise Excel, Word ve PowerPoint gibi Microsoft Office uygulamalarında kullanabileceğiniz yeni bir özellik olarak karşınıza çıkıyor. Siz çalışırken dosyanızı birkaç saniye aralıklarla kaydettiği için dökümanlarınıza bıraktığınız haliyle ulaşabiliyorsunuz.

OneDrive veya SharePoint gibi ortak doküman alanları, aynı doküman üzerinde birden çok kişiyle birlikte çalışmanıza olanak sağlıyor. Dosyalarınızı ortak kullanım haline getirmek için üzerinde çalıştığınız belgelerinizi OneDrive ve SharePoint Online gibi bulut depolama alanlarına senkronize etmiş olmalısınız. Bu işlemi dosyalarınızı “Teams” uygulamasına yükleyerek de yapabilirsiniz. Böylelikle AutoSave özelliği de otomatik olarak Office uygulamalarınızda aktif hale gelmiş oluyor.

AutoSave Özelliğini Kullanmak Çok Kolay

Yeni bir belge açtığınızda veya internetsiz bir ortamda çalışırken Autosave özelliği karşınıza kapalı olarak gelir. Autosave modunu açmak için öncelikle belgelerinizi OneDrive veya SharePoint gibi bir bulut depolama alanına kaydetmelisiniz. Böylece belgelerinizi bulut depolama alanına kaydettiğiniz zaman otomatik olarak Autosave butonu aktif hale geliyor. Aktif hale gelmesiyle birlikte üzerinde çalıştığınız dosyayı bilgisayarınız aniden kapansa veya dosyayı kaydetmeyi unutsanız bile kaybetmemiş oluyorsunuz.

Belgelerinizin Güvenliğinden Endişe Etmeyin

İş hayatınızda verilerin anlık kaydedilmesi ve bir dosya üzerinde birden fazla kişiyle aynı anda veya uzaktan çalışabilir olmak daha verimli ve hızlı çalışmanıza olanak sağlıyor. Office dökümanlarınızın OneDrive gibi ortak depolama alanlarına ya da Teams’in içerisindeki files alanına dosyalarınızı yükleyerek, ortak kullanım alanı oluşturabilirsiniz. OneDrive hakkında daha detaylı bilgi için önceki yazılarımızı okuyabilirsiniz.

Böylece erişmek istediğiniz belgenin nerede olduğunu rahatlıkla bulabilirsiniz. Çünkü çalıştığınız bir dosya üzerinden ilerleyen süreç, karışık ve uzun olabiliyor. Örneğin hazırladığınız bir dökümanı başka birisine yolluyorsunuz ve o kişi üzerinde değişiklikler yaparak size tekrar yolluyor. Bu bütün alışveriş toplam süreci oldukça uzatıyor.  İlk başta hazırladığınız dosyayı bulamayabilir veya dosyanın en son halini karıştırabilirsiniz. İşte bu noktada masaüstünde bulunan karışık dosya düzenini OneDrive, SharePoint veya Teams gibi uygulamalarda aşmış oluyorsunuz. Teams içerisinde bulunan dosyanız üzerinden bir değişiklik yaptığınızda anlık olarak kaydediliyor ve belge kalabalıklığından kurtulmuş oluyorsunuz. Bu özelliklere ek olarak dosya üzerinde birçok kişiyle uzaktan da çalışma imkânı elde etmiş oluyorsunuz. Daha sağlıklı bir çalışma süreciyle, işlerinizi hızlı bir şekilde halletmiş olarak verimlilik sağlıyorsunuz. Ek olarak bir sorunla karşılaştığınız zaman hangi dosyaya müdahale etmeniz gerektiğini biliyorsunuz. Tüm bu adımlar ile dosyalarınız üzerinde güvenliği de sağlamış oluyorsunuz. Örneğin sunum dosyanızın güncel halinde bir sorun var ve buna müdahale etmeniz gerekiyor. Dosyanın ismine tıkladığınız zaman dosya üzerinde kaydedilen önceki versiyonlarına ulaşabiliyorsunuz. Bu sayede dökümanınızın eski haline dönebiliyorsunuz. Daha da önemlisi üzerinde değişiklik yapılmasını istemediğiniz bir belgenin erişim iznini kapatabiliyor ve üzerinde yapılabilecek değişiklikleri engelleyebiliyorsunuz.

Ortak depolama alanlarını kullanmaya başladığınız takdirde, dosyalarınıza istediğiniz her yerden ulaşabiliyor ve Autosave özelliği sayesinde anlık kaydedebiliyorsunuz. Kimin hangi satırda ne zaman çalıştığını görebiliyor, geçmiş belgelerinize ulaşabiliyor, kaydedilmemiş belgelerinizi kurtarabiliyorsunuz. Bunların hepsini aynı doküman içerisinde yapabiliyor ve çalışma disiplininizi değiştirmiş oluyorsunuz.

Verimli ve hızlı bir çalışma ortamı sağlamak için yapmanız gereken tek şey güncel Office 365 uygulamalarına sahip olmaktan geçiyor.

PEAKUP’ın Office 365 çözümlerine göz atmak için  tıklayın.

Şirketinizdeki Dosyalarınızın Güvenliğini OneDrive’a bırakabilirsiniz

Geleneksel yöntemleri kullanmakla birlikte şirketlerde güvenlik açığı da daha büyük bir sorun haline geliyor. Çünkü şirketiniz için önemli olan ve dışarı çıkmaması gereken dosyaların kontrolünü sağlayabilmek eski nesil yöntemlerle çok zor olabiliyor. Şirketiniz dışarıdan etki ve siber saldırı ile karşı karşıya kalabiliyor. Dolayısıyla hem güvenli olmak hem de mobil olmak geleneksel anlayışla çelişiyor. Güvenlik anlamında OneDrive, şirketinizin sizin için sağladığı depolama alanına senkronize olduğu için, gizlilik konusunda önemli dosyalarınızın şirket dışına çıkmaması size destek olacaktır. Böylelikle dosyalarınız hiçbir şekilde şirket dışına çıkamıyor. Çalışanlarınızdan biri hatalı bir şekilde dökümanı e-posta olarak şirket dışına atmaya çalışırsa, çalışanınız kurumsal güvenlik politikalarınıza uygun olarak paylaşımını engelleyecektir. Böylelikle OneDrive, kullanıcının hatasından kaynaklı güvenlik açığından şirketinizi korumuş oluyor.

Başka bir örnek verecek olursak, bir satış ekibinin müşterilere teklif gönderebilmesi için müşteri verilerini çıkarıyorsunuz ve masaüstüne kaydediyorsunuz. Bilgisayarınızın bozulması veya çalışanınızın işten ayrılması demek verilerinizin de kaybolması anlamına geliyor. Eğer şirketinizde OneDrive kurulu ise verilerinize şirketinizden çıktığı anda müdahale edebilir ve uzaktan yok edebilme şansına sahip olabiliyorsunuz.

Diğer Uygulamalardan Farkı ne?

Verilerinizin yedeklenmesi ile ilgili kullanabileceğiniz farklı bir sürü uygulama var ancak dökümanlarınızın güvenliği ve sizin çalışma hızınız açısından dosyalarınız üzerinden değişiklik yaptığınızda anlık senkronize edilmesi gerekiyor. Çalışanla, sıklıkla çalıştıkları dosyalar üzerinden değişiklik yapıyor ve bu yüzden dosyaların her an yedeklenebilir olması gerekiyor. Dolayısıyla diğer uygulamalar bunu OneDrive kadar hızlı ve anlık biçimde senkronize edebilir düzeyde değil. OneDrive verilerinizi hızlı bir şekilde senkronize edebildiği için yapılan değişiklikleri anlık yedekleyebiliyor.

Masaüstünde çalışılan dosyaları kaydedip çıktınız ve o dosya üzerinden düzeltmeniz gereken bir durum oluştu. Telefonunuzdan OneDrive uygulamasına girip masaüstünde kayıtlı olan dökümana ulaşabiliyor ve üzerinden değişiklik yapabiliyor. Ofisinize dönüp bilgisayarınızı açtığınızda yaptığınız değişikliği masa üstünüzde görebiliyorsunuz.

Office 365’niz Varsa OneDrive’a zaten sahipsiniz

Office 365 hesabınız olması durumunda OneDrive diğer Office uygulamaları ile birlikte bilgisayarınıza yükleniyor ve birkaç tıkla dosyalarınızın yedeğini alabiliyorsunuz. Bu işlem sonrasında fotoğraflarınız, dosyalarınız ve verilerinizi OneDrive’a eşitleyebiliyorsunuz. Daha sonrasında ise herhangi bir ek ayar gerekmeksizin kullanmak çok kolay. Dosyalarınızı masaüstüne kaydettiğiniz anda her an her yerde ulaşabiliyor olacaksınız.

OneDrive, masaüstünün yedeğini alabilme özelliğiyle son kullanıcıya büyük kolaylık ve hız sağlıyor. Kullanıcılar birden çok cihaz kullanırken, masaüstüne kaydettikleri verilere aynı anda farklı cihazlardan hızlıca ulaşabiliyorlar ya da bilgisayarın başına herhangi bir şey geldiği zaman OneDrive sayesinde bu olumsuz sonuçların etkilerinden kurtulabiliyorlar.

Verileriniz OneDrive Sayesinde Güvende

İnternete bağlı yaşadığımız bu zamanda mobil uygulamaları da aktif bir şekilde kullanıyor ve bize sağladığı özelliklerden yararlanabiliyoruz. Bu özelliklerin hepsinden faydalanabilmek için internete bağlanan bir cihazın olması yeterli olacaktır. Dolayısıyla biz OneDrive ile beraber yeni nesil teknolojileri, cihaz – form faktörlerinden bağımsızlaştırıyoruz. Yani bir laptop, Ipad, playstation, tablet veya android bir cihaz fark etmeksizin verilerimize her an ulaşabiliyoruz. Kısaca OneDrive, her bir dijital araçta sizin çalışabilir olmanızı sağlıyor.

Geleneksel yöntemlerin hâkim olduğu zamanlarda masa üstüne kaydettiğiniz dosyalarınızın telefonunuzda da bulunması için kendinize mail atmak gibi farklı yollara başvurabiliyorsunuz. Ancak bilgisayarınızda OneDrive kurulu ise verilerinizi telefonunuzla da eşitlediği için ofisten çıktığınız anda dökümanlarınıza telefonunuzdan da ulaşabileceğinizi biliyor musunuz? Detaylı bilgi için Önceki yazımızı linke tıklayarak okuyabilirsiniz.

Şehir dışına toplantıya gittiniz ve önemli tüm dosyalarınız, sunumlarınız bilgisayarınızda. Bir sorunla karşılaştınız ve bilgisayarınızdaki tüm veriler kayboldu veya bilgisayarınız çalındı. OneDrive uygulamanız olduğu için dosyalarınıza telefonunuzdan erişim imkânı sağlayabilir veya herhangi bir bilgisayara bağlandığınız takdirde dosyalarınıza ulaşabilirsiniz. Böylelikle verimliliğinizden ve hızınızdan herhangi bir olumsuzluk durumda bir şey kaybetmemiş oluyorsunuz. Dolayısıyla OneDrive, zaman ve mekân farketmesizin işlerinize devam etmenizi sağlayan çözüm olarak karşımıza çıkıyor.