Receipents

Office 365 ile gelen Exchange Online’daki mailboxların, grupların, kaynakların, kontaktların, paylaşım kutularının, migration süreçlerini yönettiğiniz “Receipents” bölümü adım adım anlatılacaktır. “Recipients” başlığında Exchange Online’daki nesnelerin barındığı bölümdür.

Mailboxes

Kullanıcılara Office 365 admin center’da atanan lisans ile beraber Exchange Online tarafında mailbox’ları otomatik oluşacaktır. Kullanıcıların kutuları “Recipients” başlığı altındaki “mailboxes” bölümünde görünecek ve yönetilecektir. Şekildeki arayüzde kullanıcı mailbox’ları gözlemlenmektedir. “…” olan bölüme tıklanması durumunda görsel olarak tablodaki başlıkların değiştirilmesi, mailbox’lara ait istenilen özelliklerin export edilmesi ve detaylı arama kriterleri oluşturularak mailbox’lara ait yönetimsel aksiyonların alınmasını sağlar. Herhangi bir kullanıcının mailbox’larına dair yapılan ayarların özetleri ve bu ayarların değiştirilmesi için bazı ayarlara ait linkler sağ panelde gözlemlenecektir. Daha detaylı ayarların yapılması için ilgili kullanıcının seçilmesinin ardından, ister kullanıcıya çift tıklanır istenirse de şekildeki arayüzde de görüldüğü üzere kalem ikonu tıklanmalıdır.

Kullanıcı mailbox’ına tıklanması durumunda, mailbox’a ait detaylı konfigürasyonlar yapılabilecektir.”general” başlığı altında kullanıcının Active Directory’den çekmiş olduğu isim, ikinci isim, soyisim, kullanıcı ID’si gibi genel ayarlar gözlemlenir. Bu değerler ortamda Directory Sync Tool olmaması durumunda değiştirilebilir. Burada yapılan değişik ise Office 365 admin center’da da gözlemlenecektir. “Hide from address lists” başlığı altından kullanıcının mail adresinin adres listesinden saklanmasını sağlar. Böylelikle diğer kullanıcıların adres defterinden bu mail adresini araması durumunda ulaşamayacaktır. “Custom attribute” ile kullanıcının var olan özelliklerine ek olarak başka özelliklerinde eklenir. Örneğin kullanıcıların kan gruplarınında tutulması gerektiğinde buradaki attributelerden birine yazılarak ilgili Office 365 ortamında tutulmuş olacaktır.

“Mailbox usage” bölümünde her kullanıcıya atanan 50 GB mailbox boyutunun ne kadar kullanıldığına dair bilgi görülmektedir. Böylelikle Offcie 365 yöneticileri hangi kullanıcının ne kadar mailbox’ını kullandığını gözlemlenebilir.

Şekildeki arayüzde yine Active Directory’den gelen kullanıcıya ait bilgiler yer almaktadır. Bu veriler aynı zamanda kullanıcının kontakt bilgisidir. Buradaki temel başlıklar şehir bilgisi, ülke bilgisi, telefon numarası gibi bilgilerdir. Böylelikle diğer kullanıcılar, ilgili kullanıcının kontakt kartına bakmak istediklerinde buradaki bilgileri gözlemleyeceklerdir.

“organization” bölümünde kullanıcının firmadaki departman, şirket ya da yönetici gibi bilgilerinin girildiği bölümdür. Kullanıcıların bu tarz bilgilerinin doğru girilmesi gerek rule yazılırken gerekse de gruplar oluşturulurken kullanılacak ve ona göre filtrelemeler yapılmasını sağlar.

“Email address” bölümünde ise kullanıcıya ait email address bilgisini gözlemlenir. Buradaki değerlerden “SMTP” tipindeki email adreslerinden sadece biri ile mail atılabilmektedir. Ancak koşullar doğrultusunda alt smtp adreslerinin de açılması mümkündür. Böylelikle alt smtp adreslerinden mail alabilecek ama mail atamayacaktır. “SIP” tipindeki mail adresi ise Lync Online için kullanılacak email adres bilgisidir. Kullanıcının mail atabileceği email adresi duruma göre çift tıklanarak değiştirilebilir. Yeni smtp adresinin eklenme işlemi “+” işareti ile devam edilecektir. Yeni smtp adresi üzerinden mail atılma işlemi gerçekleşecek ise yeni smtp adresinin oluşturulması sırasında “Make this the reply address” işaretlenmelidir.

“mailbox feature” başlığı altında seçilen kullanıcıya uygulanan çeşitli kuralların gözlemlenmesi ve değiştirilmesi gerçekleştirilir. Varsayılanda kullanıcıya otomatik gelen kurallar vardır. Ancak bunların değiştirilmesi ya da yeni oluşturulacak bu kuralların kullanıcıya atanma durumu da söz konusudur. Örneğin varsayılanda gelen retention policy yerine Exchange Admin Center’da yeni retention policy’nin oluşturuması ve ardından kullanıcıya atanması gerçekleştşrşlebilir. Onun dışında kullanıcı mailbox’larına ait bazı özelliklerin etkinleştirilme ya da etkin olan özelliklerin kapatılma işlemi gerçekleştirilir. “Phone and Voice Feature” başlığı altından Unified Messaging rolü etkinleştirilebilir. Mobile Devices bölümünde ise kullanıcıların mobil cihazlarında kullandıkları ActiveSync ve cihazlar için olan Owa’nın kapatılma işlemi gerçekleştirilebilir.

Şekildeki arayüzde “mailbox features” bölümüne ait diğer özelikler ve bu özelliklerin etkin olup olmadığına dair ayarlamalar yapılır. “Email Connectivity” başlığı altından Outlook Web Apps’in, IMAP, POP3, Litigation hold, arşiv özelliklerinin kullanıcı tarafından kullanılmasına ya da kapatılmasına dair konfigürasyonlar yapılır. “Mail Flow” başlığı altından ise “Mail Flow” yani kullanıcıya gelen maillerin hangi adrese forward edileceği, mesaj boyutlarna dair ayarların neler olduğu ya da ilgili kullanıcının kimlerden mail alıp kimlere mail göndereceğine dair ayarların yapıldığı bölümdür.

Şekildeki arayüzde kullanıcının üye olduğu Distribution gruplar gözlemlenir.

“MailTip” arayüzünde diğer kullanıcıların ilgili kullanıcıya mail atarken kullanıcıları uyaran metnin yazılır. Böylelikle ilgili kullanıcıya gönderilmemesi gereken ya da gereksiz maillerin daha kullanıcıya iletilmeden diğer kullanıcıların uyarılması sağlanır. Buraya girilecek metin en fazla 175 karakter olmakla beraber diğer kullanıcıların göreceği ve burada yazan metne göre işlem yapmasını sağlayacaktır.

“Mailbox delegation” başlığında “Send As”, “Send of Behalf” ve “Full Access” gibi yetkilendirmeler yapılır. “Send As” ile eklenecek “A” kullanıcısı, bu kullanıcının(ali) herhangi hesap bilgisi olmadan kullanıcının mail adresi ile diğer kullanıcıya mail atabilecektir. Maili alan kullanıcılar bu durumu hissetmeyecek ve bu kullanıcının(ali) mail adresinden mail geldiğini göreceklerdir. “Send on Behalf” bölümüne eklenecek “A” kullanıcısı, bu kullanıcı(ali) adına mail atabilecek ve maili alan kullanıcılar A kullanıcısının bu kullanıcı(ali) kullanıcısı adına mail attığını mailde görebileceklerdir. “Full Access” bölümüne eklenecek “A” kullanıcısı bu kullanıcının(ali) mailbox’ında full yetkili davranabilecektir.

Exchange Admin Center arayüzündeki Security group hem mail atmakta hem de hak ataması sırasında kullanılan grup tipidir. Yani buradaki gruba mail atılabileceği gibi OneDrive veya SharePoint gibi dokümanlar üzerinde hak atamalarında da kullanılabilmektedir. Bu grubu oluşturabilmek için Exchange Admin Center’daki “Groups” başlığı altından “+” işaretine tıklanır. Şekilde yeni security grubunun oluşturulmasında display name, alias, email adresi ya da açıklama bilgilerinin girileceği arayüz yer almaktadır. “Owners” grubunda ise grup sahiplerinin belirlenmesi sağlanır. Bu grubu ilk oluşturan kullanıcı ototmatik olarak grup sahibi yetkisine de sahip olacaktır.Ayrıca bu arayüzde üyelerin ekleneceği “Memebers” başlığı ve grup sahiplerinin onayından geçtikten sonra grup üyelerinin eklenmesi için “Owner approval is required” seçenekleri yer almaktadır. Grup üyeleri sadece grup sahipleri tarafından kaldırılabilir.

Oluşturulan security gruba dair detaylı ayarlar yapmak için ilgili gruba çift tıklanır ya da ilgili grubun üstüne gelinerek Exchange Admin Center’daki “Groups” başlığındaki kalem ikonuna tıklanmalıdır. Gerekli aksiyonun alınması ile şekildeki arayüz kullanıcıyı karşılamaktadır. Burada sol bölümdeki başlıkların herbirinde çeşitli ayarlar yer almaktadır. “General” bölümünde security grubun oluşturulması sırasında girilen isim,alias ve email adres gibi bilgiler görülmektedir. İstenildiği takdirde bu bilgiler düzenlenebilir. “Hide this group from address lists” ise bu grubun adres listesinden gizlenmesidir. Böylelikle adres defterinde herhangi bir arama yapıldığı zaman bu email adresini göremeyeceklerdir.

“Ownership” başlığında security grubuna sahiplik yapacak hesap bilgisi girilmelidir. Varsayılanda grubu oluşturan kullanıcı grubun sahibi olarak otomatik olarak atanacaktır. Grubun sahibi yetkisi demek ilgili grup ile ilgili her türlü ayarı yapabilmektir.

“Membership” başlığında ise grup üyeleri belirlenir. Varsayılanda grup sahibi grup üyesi iken, yeni üyenin eklenme işlemi “+” işareti ile kullanıcıların seçilmesi ile gerçekleşir. “-” işareti ile kullanıcıların gruptan çıkarılma işlemi yapılacaktır.

“membership approval” bölümü, grup sahibinin onayından geçtikten sonra gruba üye eklenebileceğine ilişkin ayarın yapıldığı arayüzdür. Bunun için “Owner approval is required” seçeneği seçilmelidir. Gruptan herhangi bir üyenin çıkarılma işlemi sadece grup sahibi tarafından yapılmalıdır.

“Delivery management” arayüzünde ilgili grubun şirket içi ve şirket dışından mail alabileceğine dair ayar yapılır. Hatta sadece belirli kullanıcılardan mail alması sağlanabilir. “Only senders inside my organization” seçeneğinin seçilmesi ile ilgili grubun sadece şirket içerisinden mail alması sağlanır. “Senders inside and outside of my organization” bölümünde ise şirket içinden ve şirket dışı mail adreslerinden mail almasına izin verilir. “+” işaretine tıklanarak belirli kullanıcıların ya da mail hesaplarının belirlenmesi ile grubunun burada belirlenen mail hesaplarından mail alması sağlanabilir. Böylelikle kullanıcı bazlı kısıtlama yapılmış olunur.

“Message Approval” bölümü gruba atılan mailler için moderatorün belirlendiği arayüzdür. Buradaki moderatorün rolü gruba gelen maillerin burada belirlenen kullanıcı ya da kullanıcıların onayından geçtikten sonra grup üyelerine iletilmesinin sağlanmasıdır. Önce bu özelliğin etkinleştirilmesi için “Messages sent to this group have to be approved by a moderator”ün seçilmesi gerekir. Bu özelliğin aktif edilmesinden sonra “Groups moderators” başlığı altından moderator kullanıcıların seçimi yapılır. “Senders who don’t require message approval” başlığı altında seçilen kullanıcıların gruba mail atmaları durumunda herhangi onay mekanizmasına takılmadan direkt mail atmaları sağlanabilir. Böylelikle moderator onayından bazı kişilerin hariç tutulması da sağlanmış olunur.

“email options” seçeneğinde ise distribution grubunun mail atarken kullanacağı SMTP adresi ve alt SMTP adresleri yer alabilir. Burada alt SMTP adresleri de oluştutulabilir. Böylelikle bu SMTP adreslerine gelen mailleri grup alacaktır ama bu SMTP adresinden mail atamayacaktır. Mail atacağı SMTP adresi için mail adresinin oluşturulması sırasında “Make this the reply address seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir.” Daha sonradan da mail atacağı SMTP adresinin değiştirilmesi söz konusudur.

“MailTip” arayüzünde, diğer kullanıcıların ilgili gruba mail atarken kullanıcıları uyaran metin yazılmalıdır. Böylelikle ilgili gruba gönderilmemesi gereken ya da gereksiz maillerin daha gruba iletilmeden diğer kullanıcıların uyarılması sağlanır. Buraya girilecek metin en fazla 175 karakter olmakla beraber diğer kullanıcıların göreceği ve burada yazan metne göre işlem yapmasını sağlayacaktır.

“Mailbox delegation” başlığında “Send As” ve “Send of Behalf” yetkilendirmeler yapılır. “Send As” ile eklenecek kullanıcı ya da kullanıcılar ile bu grubun mail adresi ile diğer kullanıcılara mail atabilecektir. Maili alan kullanıcılar bu durumu hissetmeyecek ve grup mail adresinden mail geldiğini göreceklerdir. “Send on Behalf” bölümüne eklenecek kullanıcı ya da kullanıcılar, grup adına mail atabilecek ve maili alan kullanıcılar eklenen kullanıcı ya da kullanıcılar tarafından grup adına mail attığını mailde görebileceklerdir.

Resources mailbox yani kaynak mail kutusu şirket içerisinde ortak kullanılan odalar veya eşyalara (projeksiyon cihazı gibi) tanımlanan mail kutularıdır. Firmalarda ortak kullanılan bu kaynakların kullanımlarına yahut yönetilmesine dair birçok durum ile karşılaşılmaktadır. Örneğin ortak kullanılan toplantı odasının uygun saatlerde bir kullanıcı tarafından önceden rezerve edilmesi ile diğer kullanıcıların aynı saatte aynı toplantı odasını rezerve edememelerini sağlar. Böylelikle kullanıcılar ortak kullanım alanlarını uygun zamanlamalar yaparak kullanabilecekler ve ortak kullanım alanlarının da yönetimi ve takibi daha kolay olacaktır. Bunun gibi işlemler yine ortak kullanılan cihazlar ya da eşyalar içinde yapılabilmektedir. Şekilde de görüldüğü üzere “Room mailbox” ve “Equipment mailbox” adında iki başlık yer almaktadır. “Room mailbox” toplantı odaları, konferans odaları gibi fiziksel lokasyonlar için kullanılırken, “Equipment mailbox” projeksiyon cihazı, beyaz tahta, firma araçları gibi ortak kullanılan eşyalar için tasarlanmış mailbox’lardır.

Equipment Mailbox

“Equipment mailbox” aslında “room mailbox”mantığı ile çalışan mail kutusudur. Burada fiziksel bir lokasyona mail kutusu atanması yerine ortak kullanılan eşyalara mail kutusu açılmasıdır. Ortak eşyaya örnek vermek gerekirse şirket arabası, laptop, akıllı tahta, projeksiyon cihazı gibi. Buradaki amaç, ortak kullanılan bu eşyaların rezerve edilmesi ile hangi eşyanın nerede, ne kadar süre kullanılacak, kim kullanacak gibi raporlamalar ile hem takibi hem de yönetimi yapılmış olunacaktır. Şekilde Exchange Admin Center’daki “Receipents” başlığındaki “Resources” bölümünden “Equipment mailbox” seçeneği ile devam edilmesi ile kullanıcıyı karşılayan arayüzdür. Burada “equipment mailbox”a ait isim ve mail adres bilgisi girilecektir. “Save” seçeneği ile devam edildiği durumda mail kutusu oluşturulmuş olacaktır. Data detaylı ayarları yapabilmek için oluşturulan mail kutusuna çift tıklanmalıdır.

Oluşturulan “equipment mailbox”a çift tıklanması durumunda, mail kutusu oluşturulurken girilen equipment name, mail adres gibi bilgilerin yanında, “equipment”ın kapasitesi varsa departmanı ve şirket bilgi de yer almaktadır. Aynı zamanda “Hide from address lists” ile de adres defterinden ilgili mail kutusuna ait mail adresine ait bilgiler gözlemlenemeyecektir. Spesifik bir özelliğin de girilmek istenilmesi durumunda “Custom Attributes” bölümüne gerekli verilerin girilmesi gerekmektedir.

“Booking delegates” bölümünde ise rezervasyon taleplerine karşı alınacak aksiyonların nasıl olacağına dair ayarlar yapılacaktır. Burada gelen eşyaya dair rezervasyon talebine karşı onaylanma ya da reddedilme işleminin otomatik olarak gerçekleştirilmesi için “Accept or decline booking requests automatically” işaretlenmelidir. Ancak bu onay ya da red işlemi için belirli kullanıcı ya da kullanıcılara yetkinin verilmesi de “Select delegates who can accept or decline booking requests” seçeneği ile sağlanacaktır.

Şekildeki arayüzde rezervasyon işleminin zamanlama ile ilgili işlemler yapılır. “Allow repeating meetings” ile eşyalara ait toplantıların sürekli, tekrar edilen tarihlere bağlanabileceğine dair izin verilir. “Allow scheduling only during wokring hours” ile de iş saatleri içerisinde rezervasyonların yapılması sağlanır. “Always decline if the end date is beyond this limit” ise belirlenen limitin aşılması durumunda gelen rezervasyon talebini reddetilmesidir. “Equipmet mailbox”ın bulunduğu rezervasyonlarda en fazla 180 gün sonrasına kadar rezerve işleminin yapılacağı aksi durumda reddedileceğine dair işlemin yapılmasıdır. Aynı zamanda 24 saat boyunca rezerve etme işlemi gerçekleştirilmelidir. Rezerve talep eden kullanıcıya gönderilecek cevap mailin konfigüre edilme işlemi “If you want the meeting organizer to receive a reply, enter the text below” başlığı altına girilecek metin ile yapılabilir. Böylelikle buraya girilen metin, mail rezervasyon talep eden kullanıcıya cevap olarak gönderilecektir.

“Contact information” başlığında ise “equipment mailbox”a ait lokasyon, şehir, posta kodu gibi verilerin girilir.

Şekilde ortak eşyaya mail atılması sırasında kullanılacak SMTP adresleri gözlemlenmektedir. Bu SMTP adresleri değiştirilebilmekte ve istenilen SMTP adres üzerinden mail atma işlemi gerçekleştirilecektir. Aynı zamanda alt SMTP adreslerinin de tanımlanması mümkündür.

“MailTip” bölümünde “equipment mailbox”a mail atacak kullanıcılar için not amaçlı uyarı metninin girilir. Böylelikle gereksiz ya da gönderilmemesi gereken maillerinde bu uyarı ile kullanıcıları uyararak önüne geçilmiş olunacaktır. Buradaki arayüze maksimum 175 karakter metin girilebilir.

Şekilde ise “equipment mailbox”a ait yetkilendirme işlemi yapılacaktır. Burada yapılacak belirli yetkilendirme seviyeleri yer almaktadır. “Send As” yetkisine sahip olanlar “equipment mailbox”ın SMTP adresi üzerinden mail atabileceklerdir ve maili alanlar başkası tarafından mailin atıldığını gözlemleyememek ile beraber “equipment mailbox”tan mailin geldiğini göreceklerdir. “Send on Behalf” bölümünde ise bu “equipment mailbox” adına mail atma yetkisi verme işlemidir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta yetki verilenler bu “equipment mailbox”a ait SMTP adresi üzerinden mail attıklarında, maili alan kullanıcılar bu mailin yetkili kullanıcı tarafından “equipment mailbox” SMTP adresinden atıldığını gözlemleyeceklerdir. “Full Access” yetkisi atananlar ise “equipment mailbox” üzerinde tüm yetkilere sahip olurlar. Aslında burada “equipment mailbox” üzerinde sahip yetkisine sahiptir demek yanlış olmayacaktır.

Gerekli ayarların yapılmasından sonra artık kullanıcılar toplantı talep ederlerken gerek room mailbox gerekse de equipment mailbox’ları eklemeleri durumunda uygunluk durumuna göre rezerve edebilecekler, böylelikle bu kaynakları kimlerin ne zaman ve ne kadar kullandıklarına dair bilgilere ulaşılacaktır.