Günlük ofis prosedürlerini gerçekleştirmek ve şirket çalışanlarına idari desteği sağlamak, yüksek iletişim ve zaman planlaması gerektiren süreçlerdir. Bu prosedürler, içerisinde malzeme stoklarının kontrolü, çalışan zaman planlamaları, etkinlik planlanmaları, ve şirketlerin kendi iş tanımlarına göre detaylandırabilecekleri birçok farklı süreci barındırır. Bahsedilen süreçlerin, çoğu zaman iletişim kopuklukları veya yeterince senkronize oluşturulamamış zaman planlamalarından dolayı verimsiz hale gelip süreci daha da uzattıkları hemen hemen her kurumda yaşanan iş aksamalarına sebep olur.

İDARİ İŞLER SÜREÇLERİNDE NEDEN OTOMASYONA İHTİYAÇ DUYARIM?

İdari işler süreçlerinde, bilginin doğru zamanda, doğru ve anlaşılır bir şekilde ulaştırılması, ve süreç takibinin en basite indirgenerek sürdürülmesi en önemli faktördür. İK tarafından bir çalışan için açılacak envanter talebi eski usul yöntemler değil de otomasyon ile yürütüldüğünde işlemin verimliliği büyük ölçüde artar. Talebin bütün tanımlanmış bilgileri eksiksiz olarak idari işlere uygun format ile aktarılmış ve talep takiplerinin birbiri ile karıştırılmasının önüne geçilmiş olur.

Power Platform çözümleri sayesinde İdari İşler Uygulamasını; İK, idari işler, veya diğer tüm departman çalışanları için farklı yetkinlikler ile kullanabilirsiniz. Sistemin farklı kullanıcılar için farklı ara yüz tasarımları ve fonksiyonları olmasına rağmen uygulamanın dizaynı birbirini tamamlayan süreçlerden oluşur.

İDARİ İŞLER’E AÇILAN TALEPLERİ ORGANİZE HALDE GÖRMENİN ÖNEMİ NEDİR?

İdari işler süreçleri takibinin tek bir panelden sağlanması, talep karışıklığının önünde duran ilk elementtir. Açılan taleplerin ilk filtrelenmesi olarak talebin kim tarafından geldiğini belirlenmesi talep kontrollerinde kolaylık sağlar. Personel talepleri daha sınırlı ve dinamik içerikleri barındırırken İK taleplerinde statik ve belirli bir düzene göre açılan taleplere rastlama olasılığı daha fazladır. İdari işler çalışanı kendi denetim mekanizmasını bu ayrıma göre daha rahat belirleme şansına sahip olur.

Aynı zamanda İK veya personel tarafından oluşturulan talep doğrultusunda tetiklenen akışlar talep statüsünün aktif / pasife çekilmesini sağlayarak idari işler çalışanına güncel bir bilgi sunmuş olur.

Taleplerin genel bilgilerinin yanında detayına da erişilmesi mümkündür. Talep detayında karşımıza çıkan en önemli bilgi, onay durumudur. Talebin kimlerin onayına gittiği ve kimlerden onay alıp kimlerin onayını hala beklediği bilgisi sürecin daha şeffaf ilerlemesini sağlar. Talep reddedilse bile, talebin neden reddedildiği sistemde kayıtlı kalacağı için, benzer taleplerin önceki talep eksiklikleri göz önünde tutularak oluşturulmasına imkan sağlar.

Sistem aynı zamanda stok kontrolünü de mümkün kılar. Açılan talebi onaya yönlendirmeden stok durumunu kontrol ederek ve güncelleme olanağı da sağlayarak hızlı şekilde gerekli aksiyonu aldırabilir.

Şirket içi süreçlerin devamının ve gelişiminin sağlanmasında departmanlar arası entegrasyon seviyesi, yapılan işin niteliğini belirleyen en önemli faktördür. Bu faktörü güçlü yön haline getirmenin en sağlam yolu otomasyonlardan geçer. Otomasyonlar ile sağlanan sistematiklik, gerekli bilgi aktarımı, ve takip edilebilirlik süreçlerin normaldekinden kat kat hızlı işlemesini sağlar. Bu yazıda, otomasyonların idari işler fonksiyonlarına uyarlanarak nasıl daha verimli ve sorunsuz ilerleyebileceğinin önünü açmış olduk.
.

Birkaç yıl önce, iş hayatımızın önemli parçalarından biri olan iş seyahatlerimiz dünya çapında gerçekleşen Covid salgını ile bazen rafa kaldırıldı, bazen askıya alındı. Pandemi bitişi ile özlediğimiz ve sevdiğimiz, bazen mecbur olup sevdiklerimizden ayrıldığımız iş seyahatlerimiz tekrardan gündeme gelmeye başladı. Bizim ihtiyacımız olan bu seyahatleri bir sürü evrakla ve yazılı metinlerle yaparken artık yeni teknolojilerden faydalanmanın zamanı sizce de gelmedi mi?

Biz Seyahat Etmeyi Özledik ama Belki de Biraz Unuttuk!

Pandemi süresi o kadar uzun sürdü ki bütün çalışanlar olarak bizde bazı görevlerimizi tam anlamıyla nasıl yaptığımızı unuttuk. En önemliside birçok yasaktan sonra farklı şehirlere ve/veya ülkelere gitmek gibi gibi… Telaş yapmayın, artık kolayı var! İş seyahatleri tekrar gündeme alırken kurumsal seyahat programınızı Seyahat Talep Uygulaması ile artık kontrol altına alabiliriz. Yurt dışı ve yurt içi seyahat planlarınıza  yön vermek için sunulan bir çok olanak ile onay hiyararşinizi belirleyebilirsiniz.

Şimdi Seyahat uygulamamızın içeriğini birlikte incelemeye ne dersiniz?

Önce bir talep edelim dimi?

“Seyahat Taleplerim” ekranı üzerinden kolaylıkla daha önce ki taleplerinizi görüntüleyebilirsiniz. Taslaklarınızı bile! Ayrıntılı bir biçimde taleplerinizi görüntüleyip düzenleyebilir, iptal edebilir tamamlayabilirsiniz. Sıra geldi yeni iş seyahati talebimize 😊

Talep nedenizi, hangi lokasyondan hangi lokasyona gideceğinizi, tarihlerinizi belirleyip talep oluşturup, Ulaşım ve Konaklama için detaylarınızı belirleyip  sizde iş seyahatinizi ilgili birime onaya gönderebilirsiniz.

Son Aşama “Avans”!

Seyahat planınıza kolaylıkla avanslarınızı çeşitli para birimerinde ekleyebilir. Seyahatinizin tadını çıkarabilirsiniz.

İşte bu kadar!

Seyahat Uygulamamız sizin içinde kolaylıkla iş seyahatlerinizi  planlayabilir.

Society

Technology

Future

İşe alım ve işten çıkarma süreçlerinin takibini en pratik ve doğru şekilde tutmak şimdi PowerApps ile çok kolay!

İK SÜREÇLERİNDE NEDEN OTOMASYONA İHTİYAÇ DUYARIM?

  İşe alım ve işten çıkarma süreçlerinde iletişim en yüksek düzeyde tutulmalıdır. Bu süreçlerde, birden fazla departman ortak ve uyumlu bir şekilde hareket etmelidir. Yeni bir çalışan işe alınacağı zaman, bütün departmanların ilgili sürece destek vermesi gerekmektedir. İşe giriş belgelerinin tesliminin aksamaması, gerekli eşyaların hazırlanması, çalışanın sistem erişim ve yetkilendirmelerinin sağlanması ve ilgili grup ve ekiplere dahil edilmesi gibi birçok sürecin tamamlanmasında yaşanacak aksaklık ve verimsizlikler bütün bir süreci kısa veya uzun süreli olarak etkileyecektir. Aynı şekilde, hesap transferi ve hesap kapama süreçlerinde yaşanabilecek en küçük hatalar bile (yanlış hesap transferi, transfer sürecinin tamamlanamaması) veri güvenliğinin tehdidi gibi büyük sonuçlara yol açacaktır. Yaşanabilecek hataların oranını en aza indirmek ve süreci baştan sona verimli hale getirmek otomasyon çözümleri ile mümkün hale gelecektir.

  Power Platform çözümleri sayesinde dilediğiniz zaman yeni kayıt açabilir, kişi bilgilerini doldurabilir, gerekli ekiplere kullanıcıları dahil edebilirsiniz. Bilgilerin eksik girilmesi ve/veya unutulması durumunda sistem kaydı almayacak ve sizi kaydı eksiksiz bir şekilde doldurmanız için teşvik edecektir.

EKSİK VERİ İLE KAYIT OLUŞTURULDUĞUNDA VEYA VERİ FAZLALIĞINDA SÜREÇ NASIL ETKİLENİR?

  Şirkete yeni çalışan alımı yapıldığında, çalışanın bilgilerinin eksiksiz olarak doldurulması sürece olan etkisi açısından oldukça kritik bir rol oynar. Çalışan bilgileri tam olmadığında, bunu daha sonra geri dönüp düzeltmek; kullanılan altyapı sebebiyle süreci olduğundan daha karmaşık hale getirebilir. İhtiyaç olduğu zaman istenilen bilgiye ulaşamama, bir de bunun yanısıra başka bir düzeltme sürecine girilmesi zaman planlaması verimsizliğine sebep olur. Aynı zamanda, bir kere oluşturulan kaydın düzenli bir şekilde listelenmesi ve kayda dair bütün bilgilerin güncel bir şekilde ulaşılabilir oluşu, ilgili kaydın birden çok kez girilmesine engel olur. Bu da, otomasyon çözümünün getirdiği süreçlerin basite indirgenmesinin en büyük kanıtlarından biridir.

OTOMASYON ONBOARDING SÜREÇLERİNİ NASIL İYİLEŞTİRİR?

  Oluşturulan yeni kayıt için tamamlanması gereken bütün süreçleri listede görebilir, her bir liste ögesini kendi belirlediğiniz çalışan tipi filtrenize göre seçebilir veya ilgili ögeyi sürecin dışında bırakabilirsiniz. Burada seçilen süreçler ilgili akışları tetikleyerek istediğiniz aksiyonu almanıza imkan sağlar.

  Açılan ve var olan tüm kayıtları kayıt listesinde görüntüleyebilir, her bir kayıt için onaylanma durumunu aynı arayüzden kontrol edebilirsiniz. Açtığınız kayıtların düzenlemesini de yine aynı ekrandan gerçekleştirerek bütün bilgilerin güncel tutulmasını sağlayabilirsiniz.

AKIŞLARIN OTOMATİKLEŞTİRİLMESİ MANUEL İŞLEMLERE KIYASLA NASIL BİR AVANTAJ SAĞLAR?

  İşe alım süreçlerinde şirketlerin kendi çerçevesinde tanımladığı yerine getirilmesi gereken birtakım süreçler vardır. Bu süreçler, belirli bir zaman sonra İK çalışanı tarafında ezber hale gelebilse de, her bir süreç tek tek el ile yapıldığında, belirli bir standarttan uzaklaşılmış ve profesyonellikten ödün verilmiş olur. Şirketin kendi oluşturacağı düzene uygun ve bütün İK çalışanlarının aynı kalıplar ile ilerlemesi sürecin eksiksiz işlemesine olanak ve kolaylık sağlar. Gönderilen maillerde kullanılan dilin, içeriklerin, ve temanın farklılaşması; çoğu zaman önemsiz gibi görünse de profesyonellikten uzaklaşıldığının belli başlı göstergelerinden biridir ve süreçleri absürt bir şekilde verimsiz hale getirebilir.

OFFBOARDING SÜREÇLERİNDE OTOMASYONUN SAĞLADIĞI AVANTAJLAR NELERDİR?

  Hesap kapama ve transfer süreçleri veri hassasiyeti açısından dikkat edilmesi gereken konulardan biridir. Kapatılan hesaba dair silinmeyen hassas veriler şirket etiğini zedeleyen bir tutum olurken, yanlış hesap transferleri birçok açıdan veri hassasiyetini baltalayacak bir sebep haline gelir. İşten ayrılan veya yıllık izin kullanan bir çalışanın hesap yetkilerinin başka gruptaki bir çalışana devrinde, transfer işleminin hatalı ilerlemesi şirket verilerinin çalınmasına kadar birçok sorun yaratabilir.

  İş süreçleri, iletişimin ve koordine hareket etmenin gerekli olduğu bir alandır. Üretilen emeğin değerinin katlanarak artması, farklı departmanların koordine ve sistematik bir şekilde hareket etmesiyle mümkün olur. Bu sebeple, otomasyon çözümlerinin şirket içi hareketliliği arttırmasındaki payı günümüzde hiç olmadığı kadar kendini hissettirmektedir. Bu verimliliği, işe alım ve işten çıkarma operasyonlarına kazandırdığı entegrasyon, sistematiklik, ve bilgi bütünlüğü kazanımları sayesinde açık bir şekilde görebiliriz.