Bilişim sektörünün önde gelen distribütörlerinden Penta ile PassGate ürünümüz hakkında 2 Ekim Çarşamba günü saat 10:00’da Webinar ortamında konuşuyoruz. Webinar’a katılım için linke tıklayabilirsiniz.
Bilişim sektörünün önde gelen distribütörlerinden Penta ile PassGate ürünümüz hakkında 2 Ekim Çarşamba günü saat 10:00’da Webinar ortamında konuşuyoruz. Webinar’a katılım için linke tıklayabilirsiniz.
Herkes Dijital Dönüşüm’den bahsediyor. Eskiden web sitesi yapmak dijital dönüşüm için yeterli olsa da şimdi bir şirketin ne kadar kağıt tükettiğinden, mesai yükünü ne kadar aza indirebildiğine kadar her şeyi sorguladığımız bir döneme girdik. Her değişimin olduğu gibi dijital dönüşümün ortaya çıkardığı yeni kavramlar mevcut. Bu kavramlardan Dijital İş Yeri olmak da bir hazırlık ve oryantasyon süresi gerektiriyor. Hazırlık evresi düşündüğümüzden daha uzun bir süre alabilecekken, oryantasyon süresi de bu bütün değişimin en can alıcı yeri oluyor.
İster 1000 kişi istihdam eden bir anonim şirket olun ister 4 kişilik küçük ölçekli bir şirket olun. Size zaman kaybettiren, iş yapış biçiminizi olumsuz etkileyen ve sizi çeşitli konularda tehlikeye atacak tüm konular dijital iş yeri olmanız için size nedenler sağlayabilir.
Ofiste çıkacak bir yangının yok ettiği dosyalar
Çalınan parolaların tehlikeye attığı şirket verileriniz
Mail imzasına olmadığı ünvanı yazarak şirketinizi oldukça zor duruma sokacak bir çalışan
Önem taşıyan duyurularınızı eşit yapamadığınız çalışanlarınız
Dijital dönüşüme bağlı ortaya çıkan yeni kullanıcı alışkanlıkları ve bu alışkanlıklardan türetilen yeni çözümler de aslında dijitale dönüşen şirketlerin meyveleri oluyor. Dijital iş yeri olmak için kullanılan çözümler öncelikle zaman kazandırarak çalışan verimliliğini artırırken doğal olarak çalışan motivasyonunu yükseltiyor. Çalışan motivasyonunun oldukça zor sağlandığı günümüz ekonomisi ve şartlarında dijital işyerine gidilen yoldaki teknoloji tabanlı çözümler planlananın ötesinde fayda sağlıyor. İş hayatımızda vaktimizi çok alıyor dediğimiz ve yıl 2019 neden hala bunu kağıda yazıyoruz dediğimiz konuların çoğunun çözülmesi Dijital iş yerine dönüşümdeki en belirleyici adımlar diyebiliriz.
Dijital işyeri olmanın evrelerini yazdığımız bu e-book’ta neler var?
Dijital İşyeri Olmanın 4 Adımı E-book’unu indirdikten sonra bir dönüşüme ihtiyacınız olduğunu belirlediniz fakat bu planlamayı yalnız yapamayacağınızı düşündüğünüzde yanınızdayız. PEAKUP’ın iş hayatı için geliştirdiği teknolojiler dijital dönüşümde size hız kazandıracakken, dijital işyeri olmak şirket verimliliğinizi arttırak size yeni tasarruf çözümleri sağlayacak.
Yoğun çalıştığınız zamanlarda kendinize vakit yaratmaya çalışmak için çaba harcamanız gerekiyor. Eve giderken bir alışveriş listesi hazırlamak, gitmek istediğiniz tiyatro ve filmlerin listesini çıkarmak veya doğum günü listesi oluşturmak… Günlük işlerinizin çoğu basit ve kolay halledilebilir olarak gözükse de işten çıktığınız zaman çoğu planınızı unutabiliyorsunuz. Bu noktada sizin yerinize hatırlamanıza yardımcı olacak olan Microsoft To-Do ile tanışmanızı isterim. To-Do ile hem iş süreçlerinizi hem de kişisel planlarınızı kolay ve düzenli bir şekilde takip edebiliyorsunuz. Masalarınızın üstüne yapıştırdığınız kağıtlar, sürekli biten ve yeniden almak zorunda kaldığınız ajandalar size yeterli olmuyor. Bitirdiğiniz işlerin üzerini çizebilme hissi size mutluluk verse de takip edilebilir olmayı zorlu bir hale getiriyor.
To-Do ile bitirdiğiniz işlerin üzerini çizebilme mutluluğunu yaşayabildiğiniz gibi sizin için akıllı bir ajanda görevini üstlenmiş oluyor. Gerektiğinde size hatırlatmalar yaparak listelerinizi tamamlayabilmenizi sağlıyor. Yolda yürürken aklınıza bir konu veya halletmeniz gereken bir iş geldiğinde planlarınıza hızlı bir şekilde dahil edebiliyorsunuz. Böylelikle işlerinizi unutma ve notlarınızı kaybetme ihtimaliniz de ortadan kalkmış oluyor.
Değişen iş modelleri algısıyla birlikte zamanınızın çoğunu evinizden çok iş alanlarınızda geçiriyorsunuz. Bazen mesai yapmak bazen de evden çalışmak durumunda kalıyorsunuz. Bu nedenle de kendinize ve yapmak istediğiniz birçok işe zaman yaratamıyorsunuz.
İşlerinizi yaparken doğru sıralamayı yapabiliyor olmak ve zaman yönetiminizi, yaptığınız planlara göre ayarlayabilmek iş süreçlerinizde rahat hareket edebilmenizi sağlıyor. Yoğunluk ve aceleyle geçirdiğiniz zaman nedeniyle çoğu işiniz kalıyor ve yetiştiremiyorsunuz. Bu noktada devreye size yardımcı olacak task management araçları (görev yönetimi) giriyor. (Daha önceki yazımızı okuyarak detaylı bilgi edinmek için linke tıklayın.)
İşlerinizi mobil olarak takip edebiliyor olmak için zamandan ve mekandan bağımsız çalışma alanları yaratmanız gerekiyor. Bu nedenle de task managament kullanımınızı alışkanlık haline getirebilmek, iş süreçlerinizi düzenli bir şekilde yürütebilmenizi sağlıyor. Bu sayede kurumsal hayatınızda daha verimli ve zamanınızdan tasarruf ederek çalışabiliyorsunuz.
Ancak bunların yanı sıra özel hayatınıza vakit ayıramamak motivasyonunuzu ve enerjinizi de olumsuz etkiliyor. Yoğun çalışma şartları altında özel hayatınızda yapmak istediğiniz işleri kaçırabiliyor ve zaman yaratamıyorsunuz. Bu noktada bireysel olarak kullanabileceğiniz ve bu sayede kendinize zaman aralıkları yaratabileceğiniz bir uygulama olan Microsoft To-Do size destek olacaktır.
Microsoft Planner’da planladığınız görevlerinizi To-Do içerisinde de görebiliyorsunuz. Ek olarak Outlook’ta “İzle” işaretli olan e-postalarınızı To-Do’dan da takip edebiliyorsunuz. İster e-posta üzerinde sağ tuşa tıklayarak, ister “Görevler” kategorisine doğrudan ekleyerek veya yukarıdaki görev çubuğundan etiketler bölümünden izle diyerek e-postalarınızı takip edebiliyorsunuz.
Microsoft To-Do, Office 365 uygulamalarıyla birlikte gelen ve ücretsiz olarak kullanabileceğiniz bir uygulama. Bireysel veya şirket kullanıcısı olarak Microsoft hesabınız varsa To-Do uygulamasını kullanmaya başlayabiliyorsunuz. Şirket hesabınızdan otomatik olarak girebiliyor, Microsoft store’den To-Do uygulamasını İndirdikten sonra, kullanıcı adı bilgilerinizi girerek anında kendinize listeler oluşturmaya başlayabiliyorsunuz.
Microsoft To-Do ile Neler Yapabilirsiniz?
Eskiden Wunderlist uygulaması kullanıcısıysanız, Microsoft’un Wunderlist’i satın almasıyla To-Do’ya tasklarınızı otomatik olarak alabiliyorsunuz. Kişi isminin yazdığı alandan, ayarlar diyerek Wunderlist bilgilerinizi girdiğinizde listelerinizi To-Do’ya aktarabiliyorsunuz.
Geliştirdiği hizmet ve çözümlerle 700’ün üzerinde yurt içi ve yurt dışındaki müşterilerine hizmet veren PEAKUP, yeni atılımlar ile büyümeye devam ediyor. İhracat odaklı büyüme hedefi bulunan şirket, hedef büyütüyor ve yatırımlarını genişletiyor. Çağa uygun olarak ürün ve hizmet yelpazesini geliştiren PEAKUP, Temmuz ayında açtığı Londra ofisiyle de yurt dışına adım attı.
Türkiye’nin 860’ıncı Ar-Ge merkezi olan ve cirosunun yüzde 20’sini Ar-Ge çalışmalarına ayıran PEAKUP, beş yıl üst üste Türkiye’nin en iyi bulut bilişim firması unvanına da sahip. Yıllık ortalama yüzde 307 oranında büyüme kaydederek Bilişim 500 listesine giren PEAKUP, bu yıl Bilişim 500 Türkiye merkezli üretici listesi iş uygulamaları kategorisinde 2’nci sırada yer aldı. Aynı zamanda Deloitte Technology Fast 50 ve EMEA 500 listelerinde de art arda Türkiye’nin en hızlı büyüyen 6’ncı teknoloji şirketi olarak yer alıyor.
Bugüne kadar dış yatırım almadan iç kaynaklarıyla büyüyen PEAKUP, geçtiğimiz Temmuz ayında Londra’da ofis açtı. Londra ofisi aracılığıyla İngiltere başta olmak üzere diğer Avrupa ülkelerine de ilk olarak yeni nesil pazarlama teknolojisi ürünü olarak kendi geliştirdiği Sign&Go ile giriş yaptı. PEAKUP’ın yurt dışı hedefleri arasında 2020 yılında ABD pazarına girmek bulunuyor.
Türkiye’den küresel teknoloji markası çıkabileceğini göstermek ve bu konuda ilham vermek istediklerini belirten PEAKUP CEO’su Ahmet Toprakçı, değerlendirmesini şöyle sürdürdü: “Kaliteli ve katma değerli hizmetlerimizi sunmak adına çıktığımız bu yolda, küresel bir marka yaratabilmek için çalışmaya devam ediyoruz. Sekizinci yılımıza girerken, ürünlerimizi yurt dışına yaygınlaştırma stratejimize uygun bir adım olarak, yapılanmamızı gerçekleştirerek çalışmalarımızı bu yılın Temmuz ayı itibarıyla PEAKUP TEKNOLOJİ A.Ş. unvanı ile sürdürmeye başladık. Bu süreçte; ülkemizin teknoloji ihracıyla kalkınacağına inanarak yetkin, genç ve motivasyonu yüksek ekibimizle PEAKUP’ı küresel ölçekte bir teknoloji şirketi haline getirmek için çalışmaya devam ediyoruz.”
Dijitalleşmeyle birlikte şirketlerin izledikleri iş tanımları da değişiyor ve bu süreçlere adaptasyon sağlayabilmek kolay olmuyor. Kullandığınız her bir uygulama, dijitalleşme adına kullanıcıya ek yük getiriyor. Bunu minimalize etmediğiniz zaman ise işlevselliğini kaybediyor. Birçok farklı uygulama, farklı kullanıcılar, farklı şifreler şirketiniz için güvenlik açığı oluşturmasının yanı sıra son kullanıcı için de karmaşık ve alışılması zor bir ortam yaratıyor. Bu nedenle birçok firma ve kullanıcı, dijitalleşme sürecine ayak uyduramıyor. Deneme yanılma kültürü günümüzün önemli konularından biri haline geliyor. Doğru uygulamanın ne olduğuna karar verebilmek için vazgeçebiliyor olmak şirketlerin dijital süreçlerinde yardımcı oluyor.
İş süreçlerinizin planını yaparken bunu düzenli bir şekilde önceliklendirebilmek, zaman yönetiminiz açısından da önemli bir rol oynuyor. Bu noktada da devreye Task Management (Görev yönetimi) giriyor. Haftalık planlarınızı iş stratejilerinize göre yapabilirsiniz ve bu planları task listlerinize (Görev listesi) girdiğiniz zaman planlarınızı oluşturmuş olursunuz. Hangi işi yapacağınızı bilemediğiniz anda girdiğiniz task listler sayesinde daha planlı yol alabilirsiniz. Birçok işinizi beraber ve paralelde yapabilmek, kullandığınız uygulamalarla birlikte iş süreçlerinizi basitleştirir. Bu konu hakkında detaylı bilgi almak isterseniz önceki yazımızı linke tıklayarak okuyabilirsiniz.
Bu süreçlerle birlikte görev tanımlarınız ve yönetimleriniz de zamanla değişiyor. Planladığınız işlerin takibini yapmak ise daha karmaşık ve zorlu oluyor. Aynı anda birden çok işi yapabilmeye çalışmak ve doğru yönetememek zaman ve verimliliğinizi olumsuz etkiliyor. Peki sizce işlerinizi aklınızda tutmaya çalışmak veya kaybolma potansiyeli olan kağıtlara not almak ne kadar yararlı olabilir? Örneğin herkesin yaşadığı bir işlerini planlayamama durumu vardır. Uzun süredir üzerinde çalıştığınız bir işi bitirdiğinizde sonrasında ne yapacağınızı veya hangi işten başlayacağınızı bilemeyebilirsiniz. Aldığınız notları bulamayabilir, bilgisayarınıza yapıştırdığınız post-itlerinizi kaybedebilirsiniz. Bu durum da sizi iş süreçlerinizde zaman kaybetmenize neden olabilir.
Bu noktada sizi iş takibinizi daha verimli bir şekilde yapabilmenizi sağlayacak ve size zaman kazandıracak Microsoft Planner ile tanıştırmak isterim. İş takibinizi yaparken Planner’da oluşturduğunuz görev listesinden yardım alabilirsiniz. Böylece hangi sırayla ne kadar sürede işlerinizi tamamlayacağınızı bilebilirsiniz. Sıraladığınız işleriniz sayesinde daha düzenli ve planlı bir şekilde çalışabilirsiniz.
Microsoft Planner mobil, web ve Microsoft Teams içerisinde çalışabilen bir yönetim aracıdır. Office 365 uygulamalarıyla birlikte ücretsiz olarak kullanmaya başlayabileceğiniz Planner, yüzbinlerce kullanıcının geri bildirimleriyle sürekli geliştirilmeye devam eden bir uygulama olmasıyla da size iş süreçlerinizin takibinde iyi bir yol arkadaşı oluyor.
Yöneticilerin şirket ihtiyaçları, şirket stratejilerine uygun olarak planladıkları yıllık stratejik planları vardır. Bu planları ekip bazına indirdiğinizde daha taktiksel olmak gerekebilir. Şirketlerdeki yönetim hiyerarşisi yukarıdan aşağıya doğru ilerledikçe, görevler daha anlık ve haftalık olabiliyor. İşte bu noktada ekip ihtiyaçlarına göre teknolojik çözümler seçebilmek, iş süreçlerinizi ve takibinizi daha da kolaylaştırır. Dijitalleşmeyle birlikte, geleneksellikten uzaklaşan şirketler için artık görev takiplerini de kâğıttan uzaklaştırarak yeni iş modellerine ayak uydurmaları gerekiyor.
Yapacağınız işleri sıralayıp, önceliklendirerek planlı bir çalışma ortamı hazırlayabilirsiniz. Böylece kendinize ayırabileceğiniz zamanları da rahatlıkla planlayabilirsiniz.
Planner üzerinde Office 365 uygulamalarına bağlı olarak departmanlarla birlikte veya bağımsız görev ekranları oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz görev ekranlarını ortak olarak tek bir panelden yönetebilirsiniz.
Örneğin, tasarım, pazarlama, strateji veya dijital anlamda sosyal mecraları ayırabilir, her ekip için kategorilere bölebilirsiniz. Kategoriler üzerinde gördüğünüz görev kartlarıyla kim hangi iş üzerinde çalışıyor görebilirsiniz.
Bir departman üzerinde fazla iş yükü varsa o departmanda işlerin gecikebileceğini öngörebilir ve ona göre alternatif süreçler üretebilirsiniz. Böylelikle ekibinizdeki iş süreçlerini görebilmeniz, işlerinizi de ona göre planlayabilmenizi sağlayabilirsiniz. Ortak çalışmak durumunda kaldığınız zaman ekip arkadaşlarınızın planıyla kendi planınız arasına uygun bir zaman ekleyebilirsiniz. Bu sayede çalışma modellerinizi daha doğru kullanabileceğiniz alanlar yaratmak zamanınızı iyi yönetebilmenizi de sağlar.
Microsoft Planner, Ofiice365’in tüm servisleriyle entegre olduğu için dokümanlarınızı bulutta da tutabiliyorsunuz. Örneğin Planner’a eklediğiniz bir dokümana ekip arkadaşlarınız da erişebiliyor veya birlikte çalışabiliyorsunuz. Bu sayede bilgisayarınızdaki birden fazla aynı belge yerine tek bir dosya üzerinden çalışarak dosyalarınızın sadeliğini ve tekliğini de korumuş oluyorsunuz.
Ayrıca mobilleşen iş süreçleriyle beraber Planner sayesinde iş takibinizi mobil üzerinden yapabiliyorsunuz. Unuttuğunuz veya evde çalışmanız gereken işlerinizi telefonunuzdan da takip ederek zamandan ve mekândan bağımsız olarak cebinizde tüm planlarınızı taşıyabiliyorsunuz.
Microsoft Planner’da;
Çalışan verimliliğinin ve motivasyonunun yüksek olduğu çalışma ortamlarında daha verimli ve hızlı sonuçlar elde edebiliyorsunuz. Hem jenerasyon farkı hem de dünyanın geldiği rekabetçi ve yaratıcı ortamda var olabilmenin ve çalışabilmenin ön şartlarından biri haline gelen verimlilik kavramı iş süreçlerinizi anlık, haftalık veya aylık olarak planlamanızı gerektirebilir.
Microsoft Planner ile iş süreçlerinizi planlarken kendinize de ayırabileceğiniz zamanları öngörebiliyor ve planlarınıza göre daha motive çalışma ortamı sağlayabiliyorsunuz.
İş rutininizdeki dağınıklığı bir kenara atın ve Planner’la kendinize dijital bir not defteri oluşturun.
Günümüzün en önemli yeni nesil iş modellerinden biri de aynı anda birden çok işi beraber yapabilmekten geçiyor. Hızlı olmak ve işleri aynı anda yürütebilmek zorlayıcı olsa da gerekli teknolojik desteği sağladığınız zaman işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Sağlayacağınız desteklerden biri olarak Windows 10 ile gelen Multitasking yani çok görevlilik, bu konuda size yardımcı olabilecek özellik olarak karşınıza çıkıyor. Bu özelliği kullanmaya başladığınız takdirde birden çok işi düzenli ve hızlı bir şekilde yapabilirsiniz.
İşlerinizi doğru sırada ve paralel şekilde yapmak alışılması zor bir süreçtir. Ancak birden fazla işi aynı anda yapabilmeye başladığınız zaman bu rutine rahatlıkla alışabilirsiniz.
Herkesin görevleri arasında bir takım uzun ve kısa işler vardır. Bu işlerin bir kısmı zihninizi meşgul eden bir kısmı da otomatik olarak yaptığınız rutin günlük işlerdir. Üzerinde çalıştığınız bir konu arasına bazen başka işler de eklemeniz gerekebilir. Böyle durumlarda üzerinde çalıştığınız işleri unutabilir veya geciktirebilirsiniz. Bir tarafa ağırlık verirken diğer işleri kaçırmak ve dahil olamamak ise hem verimliliğinizi düşürebilir hem de iş yerinizde yetersiz görünmenize sebep olabilir. Operasyonel ve stratejik işleri aynı anda yürütebilmeyi başardığınız takdirde ise daha düzenli olmanın yanı sıra iş süreçlerinizde hızlı yol alabilirsiniz.
İşlerinizi aynı anda yürütebilmek için bilgisayar ekranınızda birden fazla sayfa açık olabiliyor. Ancak ekranınızdaki dağınık ve düzensiz görüntü motivasyon ve dikkatinizi de olumsuz etkileyebiliyor. Windows 10 Multitasking ile daha derli toplu bir çalışma ortamı sağlayabilir ve o anda açık olan veya önceden üzerinde çalıştığınız tüm ekran ve dosyalar arasında geçiş yapabilirsiniz.
Multitasking, Windows 10’ un bulutla birlikte çalışmasından gelen bir özelliktir. Bilgisayar ekranınızın sol alt kısmında taskview butonuna tıklayarak veya Windows+Tab kısa yolu ile ekranı açabiliyorsunuz. Bu özellik sayesinde üzerinde çalıştığınız açık olan tüm belgelerinizi görebiliyor, o an açık olmayan ama önceden çalışmış olduğunuz doküman, web sitesi ve olabilecek tüm uygulamalara ulaşabiliyorsunuz. Örneğin bir doküman üzerinde çalışıyorsunuz ve dokümanı yanlışlıkla kapattınız veya önceden çalıştığınız belgelerinizi bulamıyorsunuz. Bu özelliği, hızlıca geçmiş dokümanlarınızı görebileceğiniz akıllı bir asistan olarak kullanabilirsiniz. Kapatmış olduğunuz veya eskiden üzerinde çalıştığınız belgelerinizi 30 gün öncesine kadar görebilirsiniz. Ancak ayırt edilmesi gereken bir konu olarak, aradığınız belgeleri kaydetmezseniz arama sonuçlarını göremiyorsunuz. Kaydetmeden kapattığınız bir dosyaya tekrar ulaşabilmek zorlu bir süreç olarak karşınıza çıkıyor. Bu süreç için ise çözüm önerimiz olan Autosave özelliğini kullanabilirsiniz. Daha detaylı bilgi için önceki yazımızı okumak isteyenler buraya tıklayabilir.
Geçmiş işlerinizi görebilmenizin yanı sıra isterseniz yeni bir masaüstü açarak da işlerinizi yürütebilirsiniz. Örneğin bir konu üzerinde çalışırken, yeni açtığınız masaüstünde başka bir konu üzerinde çalışabilirsiniz. Birden çok masaüstünde ayrı işleri takip edebilir ve bu sayede daha düzenli bir şekilde işlerinizi hallederken hızlı çalışma imkânı sağlayabilirsiniz. Yukarıda anlatılan taskview butonuna tıklayarak veya Windows+Tab kısa yolu ile açılan ekranın üst kısmında yer alan + New Desktop (Yeni Masaüstü) mevcuttaki masaüstünüzün temiz bir kopyasını oluşturarakişlerinizi kategorize ederek tamamlamanıza yardımcı olur.
Multitasking özelliğini aktifleştirmek için ayarlar sekmesine girerek, gizlilik kısmında etkinlik geçmişinden iki şekilde ayarlayabilirsiniz:
Etkinliklerinizi toplanmasına izin verdiğinizde bilgisayarınızda olan geçmiş dataları toplayıp size göstermiş oluyor. Buluta saklama özelliğine izin verdiğinizde ise farklı Windows 10 kullanan diğer bilgisayarlarda (yetkilendirme yaptığınız alternatif bilgisayarınız) çalıştığınız dokümanları ve geçmiş aramalarınızı görüntüleyebiliyorsunuz. Bu da size mekândan bağımsız çalışma özgürlüğünü veriyor.
Kısacası Multitasking özelliği sizi mobilleştirir ve iş süreçlerinizi kolaylaştırabilir. Belgelerinizi istediğiniz an ve yerde elinizin altında tutabilir, aramak istediğiniz dosyayı aratarak bulabilirsiniz. Dosya unutmak veya kaybetmek ise sizin için artık korkutucu bir durum değil çünkü Multitasking özelliği size her zaman ikinci şansı verecektir.
Teknolojinin ofis süreçlerinize dahil olmasıyla, kağıtla işleyen formalitelerden uzaklaşmak kaçınılmaz oluyor. Dolayısıyla teknolojiyle birlikte gelen kâğıttan uzaklaşma süreci çoğu işinizi dijital ortamda yapabilmeyi beraberinde getiriyor. Peki siz çalışma alanlarınıza teknolojiyi nasıl dahil ediyorsunuz?
İş süreçlerinizde hız ve verimlilik her şeyin başında geliyor. Şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlamak, takip ve analiz edebilmek ise stratejilerinizi belirlemede önemli bir rol oynuyor. Şüphesiz ki anketler, müşteri memnuniyetini ölçmek, ürünleriniz özelinde sorular göndermek, müşterilerinizin hangi konularda memnun veya memnun olmadıklarını, istek ve taleplerini öğrenmek için en iyi yollardan biridir. Anket sonuçları, iş stratejilerinizi müşterilerinizden gelen dönüşlere göre şekillendirmek ve gelişim sağlamak için size oldukça faydalı bir yol haritası çıkaracaktır. Anketler sadece müşterileriniz için değil, çalışanlarınızın memnuniyeti hakkında bilgi sahibi olmak için şirket içinde kolayca uygulayabileceğiniz birer geri bildirim araçlarıdır. Böylece çalışanlarınızın dönüşlerine göre mutsuz oldukları koşulları analiz ederek iyileştirme sürecine girebilirsiniz. Dolayısıyla çalışanlarınız için doğru çalışma koşulları oluşturarak hız ve verimliliklerini, şirkete bağlılıklarını da arttırabilirsiniz.
Çoğu şirket için anket hazırlama ve yayma süreçleri uzun ve zor olabiliyor. Anket hazırlamak, dağıtmak, cevapları toplamak, analiz etmek gibi süreçler uzun ve karmaşıklaşabiliyor. Peki siz anket ve test süreçlerinizi nasıl yapıyorsunuz? Bu noktada daha kolay, hızlı ve ücretsiz bir şekilde yapabileceğiniz Microsoft Forms ile tanışmak isteyebilirsiniz. Forms sayesinde kendi formunuzu hazırlayabiliyor, en doğru ve hızlı analizleri yapabiliyorsunuz.
Microsoft Forms, Office 365 paketleriyle gelen ücretsiz ürünlerden bir tanesi. Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 ve E5 lisansları gibi paketlere sahip olan herkes Forms uygulamasını kullanabilir ve birkaç kolay adımda anket veya test formları oluşturabilir.
Nasıl kullanılır?
Microsoft Forms adresi üzerinden girerek Yeni Form ya da Yeni Test’e tıklayarak formunuzu oluşturmaya başlayabilirsiniz.
Formunuzu düzenlemek için:
İsterseniz aşağıda yer alan gelişmiş ayarlarla formlarınızı özelleştirebilirsiniz.
Daha birçok özellikle hızlı ve kolay bir şekilde yeni bir anket veya test formları oluşturabilirsiniz.
İş yerlerinizde değerlendirme formları oluşturmak göründüğü kadar basit olamayabilir. Oluşturulan formların saklanması oldukça önem taşırken, tekrar bakmak istediğinizde bulunması veya kâğıt üzerinden yapılan değerlendirmelerin kaybolması durumunda sıkıntılı zamanlar yaşayabilirsiniz. Sonuçların uzun süren raporlanma süreçleri gibi durumlarla karşılaşabiliyorsunuz ve bu uzun süre verimlilik kaybına yol açabiliyor. Microsoft Forms ile kolay ve hızlı bir şekilde, doğru hedef kitleye hazırladığınız anketleri gönderebilir ve analiz edebilirsiniz.
Örneğin müşterileriniz için ürün memnuniyeti ile ilgili bir anket hazırlıyorsunuz. Sorunuzu seçebilir, cevap biçimine karar verebilirsiniz. İster çoktan seçmeli, isterseniz yoruma açık bırakabilirsiniz. Yapacağınız testte neler olması gerektiğine siz karar verebilir, belirlediğiniz puan sistemiyle göndermek istediğiniz hedef kitleye formunuzu yollayabilirsiniz.
Şirket içinde bir anket yapmak istiyorsanız çalışanlarınız özelinde form oluşturabilirsiniz. Şirket dışı bir form oluşturduğunuzda seçtiğiniz mail adreslerine link ile iletebilirsiniz. (Şirket dışına gönderdiğiniz anketi Office 365 lisansı olmayan kişiler de doldurabilir.)
Sadece şirketler değil üniversiteler, kafeler, psikologlar, anketörler gibi daha birçok alan için de Microsoft Forms ile anket ve testlerinizi oluşturabilirsiniz. Bir marketing departmanı müşteri memnuniyeti özelinde anket hazırlayabilir. Bu sayede müşterilerinizden hızlı dönüşler alabilir ve pazarlama stratejilerinizi müşterilerinizin isteklerine göre belirleyebilirsiniz.
Üniversitelerde akademisyenler veya öğrenciler için hazırlanan anket veya testlerle hızlı bir şekilde sonuç alınabilir. Çoktan seçmeli sınav sistemini, hazırladığınız form üzerinden dijitale taşıyabilirsiniz. Soruların ve şıkların yerlerini değiştirerek hazırlayabileceğiniz testte, daha doğru sonuçlar elde edebilirsiniz. Böylelikle uzun süren sınav kağıtlarını okuma sürecini aşmış olursunuz.
Microsoft Forms üzerinden anket veya test hazırlayabildiğiniz gibi OneDrive üzerinden de formlarınızı oluşturabildiğinizi biliyor muydunuz? Ayrıca OneDrive üzerinden hazırladığınız anketinizi sürekli saklayabilirsiniz. OneDrive sayesinde verilerinizi çalışmak için excel’de açabilir ve anketinize eklemeler geldiğinde manuel müdahale etmeden yeni verilere ulaşabilirsiniz. OneDrive üzerinden hazırladığınız test veya anketlerin sağladığı diğer bir avantaj ise çoklu çalışma imkânı sağlamasıdır. Dolayısıyla OneDrive’nızda kayıtlı olan excel’in linkini yöneticinizle paylaşarak takip etmesini sağlayabilir ya da diğer bir kişiyle de paylaşarak üzerinde birlikte çalışabilirsiniz. Böylece formunuza eklenen her yeni veri için bir rapor paylaşmak zorunda kalmazsınız. Ayrıca hazırladığınız formu Power BI uygulamasından da açabilir ve anket verilerinizi görselleştirebilirsiniz. Normal süreçlerde Power BI raporu hazırlamak için ilgili kişiye gidip, gelen verileri raporlamasını isteyebilirken, Forms üzerinden hazırladığınız anketi Power BI üzerinden açabildiğiniz için aracı bir kişiye gerek kalmadan raporunuzu görebilirsiniz.
OneDrive hakkında detaylı bilgi almak için önceki yazılarımızı okuyabilirsiniz.
Türkiye’de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre (KVKK), kanun ile belirlenmiş ve teknoloji ile olağan yaşamın getirilerine bağlı olarak genişletilebilir olduğu düşüncesiyle kısıt konulmamış olan kişisel veri tanımı çerçevesinde, bu verilerin işlenmesi belirli ilke ve şartlara bağlı oluyor. Kanunun öngördüğü belki de en temel şart olan kişinin verisinin işlenmesi için, rıza vermesi/veri işlemesi yapan tarafın kişinin rızasının alınmasını, kanuna uygunluk sağlanabilmesinin ilk koşulu olarak önümüze çıkarıyor. Peki Türkiye’de ve dünyada birçok şirketin yaptığı hatalardan birinin ne olduğunu biliyor musunuz? Şirketinize iş görüşmesi için gelen bir adayın iznini almadan CV’sini çoğaltmak, ekip içi veya ilintili işlerle ilgili olarak ekip dışına da taşabilecek hallerde bir başka departmanla paylaşmak, görüşme sonrasında da yine adayın rızası alınmadan CV’yi muhafaza etmek, muhafaza işlemini güvenlik gerekliliklerine bağlı olarak gerçekleştirmemiş olmak ve kanun ile belirlenmiş sürelere riayet etmemek; KVKK’nın kapsamına dahil edilen işlemlerden herhangi birini gerçekleştirerek işleme faaliyeti gerçekleştiriyor olmak veri koruması konularından biri olarak karşınıza çıkıyor.
Aday görüşmelerinde adayların verilerini Forms ile işlemeyi düşündünüz mü? Düşünmediyseniz başınız dertte demektir.
Bu konuda size bir çözüm önerimiz var:
Görüşmesini yapacağınız adaylar için Forms üzerinden hazırladığınız formları doldurtarak adayın iznini alabilirsiniz. Forms üzerinde oluşturulacak olan rıza metni içerisine de aşağıda yer aldığı gibi birtakım önemli hususları ekleyerek kişinin hangi verilerinin işlemeye konu olabileceği bilgilendirmesini de gerçekleştirebilirsiniz:
Özelinde yasal metninizle beraber kısa anket soruları hazırlayarak adayın rızasını alabilirsiniz. Aday, verilerinin işlenmesine izin verdiği zaman OneDrive’da saklayarak sonrasında bile bu verilere ulaşabilirsiniz. Bu sayede kimden ne zaman veri alındığını ve ver işleme faaliyetine gösterilen rızanın kapsamını takip edebileceğiniz bir sistem tasarlayabileceğiniz gibi kendinize bir CV datası da oluşabilirsiniz.