Teknolojinin ofis süreçlerinize dahil olmasıyla, kağıtla işleyen formalitelerden uzaklaşmak kaçınılmaz oluyor. Dolayısıyla teknolojiyle birlikte gelen kâğıttan uzaklaşma süreci çoğu işinizi dijital ortamda yapabilmeyi beraberinde getiriyor. Peki siz çalışma alanlarınıza teknolojiyi nasıl dahil ediyorsunuz?

İş süreçlerinizde hız ve verimlilik her şeyin başında geliyor. Şirketinizdeki çalışanlarla ve müşterilerinizle iletişim sağlamak, takip ve analiz edebilmek ise stratejilerinizi belirlemede önemli bir rol oynuyor. Şüphesiz ki anketler, müşteri memnuniyetini ölçmek, ürünleriniz özelinde sorular göndermek, müşterilerinizin hangi konularda memnun veya memnun olmadıklarını, istek ve taleplerini öğrenmek için en iyi yollardan biridir. Anket sonuçları, iş stratejilerinizi müşterilerinizden gelen dönüşlere göre şekillendirmek ve gelişim sağlamak için size oldukça faydalı bir yol haritası çıkaracaktır.  Anketler sadece müşterileriniz için değil, çalışanlarınızın memnuniyeti hakkında bilgi sahibi olmak için şirket içinde kolayca uygulayabileceğiniz birer geri bildirim araçlarıdır. Böylece çalışanlarınızın dönüşlerine göre mutsuz oldukları koşulları analiz ederek iyileştirme sürecine girebilirsiniz. Dolayısıyla çalışanlarınız için doğru çalışma koşulları oluşturarak hız ve verimliliklerini, şirkete bağlılıklarını da arttırabilirsiniz.

Çoğu şirket için anket hazırlama ve yayma süreçleri uzun ve zor olabiliyor. Anket hazırlamak, dağıtmak, cevapları toplamak, analiz etmek gibi süreçler uzun ve karmaşıklaşabiliyor. Peki siz anket ve test süreçlerinizi nasıl yapıyorsunuz? Bu noktada daha kolay, hızlı ve ücretsiz bir şekilde yapabileceğiniz Microsoft Forms ile tanışmak isteyebilirsiniz. Forms sayesinde kendi formunuzu hazırlayabiliyor, en doğru ve hızlı analizleri yapabiliyorsunuz.

OFFICE 365 UYGULAMARIYLA GELEN KOLAYLIK: MICROSOFT FORMS 

Microsoft Forms, Office 365 paketleriyle gelen ücretsiz ürünlerden bir tanesi. Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 ve E5 lisansları gibi paketlere sahip olan herkes Forms uygulamasını kullanabilir ve birkaç kolay adımda anket veya test formları oluşturabilir.

Nasıl kullanılır? 

Microsoft Forms adresi üzerinden girerek Yeni Form ya da Yeni Test’e tıklayarak formunuzu oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Formunuzu düzenlemek için:

• Forma Başlık ekleyin.
• Eklemek istediğiniz soru biçimlerini seçin. (Çoktan seçmeli, uzun yanıtlı, tarihli, sıralamalı sorular sorabilir, derecelendirme yapabilirsiniz.)
• Tasarımınızı değiştirebilirsiniz. (Temanızı, görsellerinizi masa üstünüzden seçebilir veya Forms içerisindeki temaları kullanabilirsiniz.)
• Oluşturduğunuz formu ön izleme yaparak görebilir ayrıca telefonda da nasıl görüneceğine bakabilirsiniz.
• Formunuzu şirket içi veya şirket dışı e-posta, QR kod ve benzeri birçok yöntemle paylaşabilirsiniz.

İsterseniz aşağıda yer alan gelişmiş ayarlarla formlarınızı özelleştirebilirsiniz.

• Soruların ve şıkların yerlerini karıştırabilirsiniz.
• Seçilen cevaba göre değişen yanıtlar belirleyebilirsiniz.
• Gelen yanıtları anında görebilir ve grafikler üzerinden analiz edebilirsiniz.
• Bir anket doldurulduğunuzda e-posta bildirimleri alabilirsiniz.
• Anket sonuçlarını Excel çıktısı olarak alabilirsiniz.
• Anketlerde birden fazla kişiyle birlikte çalışabilirsiniz.

Daha birçok özellikle hızlı ve kolay bir şekilde yeni bir anket veya test formları oluşturabilirsiniz.

HIZLI VE KOLAY BİR ŞEKİLDE ANKET OLUŞTURUN

İş yerlerinizde değerlendirme formları oluşturmak göründüğü kadar basit olamayabilir. Oluşturulan formların saklanması oldukça önem taşırken, tekrar bakmak istediğinizde bulunması veya kâğıt üzerinden yapılan değerlendirmelerin kaybolması durumunda sıkıntılı zamanlar yaşayabilirsiniz.  Sonuçların uzun süren raporlanma süreçleri gibi durumlarla karşılaşabiliyorsunuz ve bu uzun süre verimlilik kaybına yol açabiliyor. Microsoft Forms ile kolay ve hızlı bir şekilde, doğru hedef kitleye hazırladığınız anketleri gönderebilir ve analiz edebilirsiniz.

ANKETİNİZİ DİLEDİĞİNİZ GİBİ ŞEKİLLENDİRİN

Örneğin müşterileriniz için ürün memnuniyeti ile ilgili bir anket hazırlıyorsunuz.  Sorunuzu seçebilir, cevap biçimine karar verebilirsiniz. İster çoktan seçmeli, isterseniz yoruma açık bırakabilirsiniz. Yapacağınız testte neler olması gerektiğine siz karar verebilir, belirlediğiniz puan sistemiyle göndermek istediğiniz hedef kitleye formunuzu yollayabilirsiniz.

ANKETİNİZİ KOLAYCA İLETİN

Şirket içinde bir anket yapmak istiyorsanız çalışanlarınız özelinde form oluşturabilirsiniz. Şirket dışı bir form oluşturduğunuzda seçtiğiniz mail adreslerine link ile iletebilirsiniz. (Şirket dışına gönderdiğiniz anketi Office 365 lisansı olmayan kişiler de doldurabilir.)

TÜM SEKTÖRLER İÇİN MICROSOFT FORMS

Sadece şirketler değil üniversiteler, kafeler, psikologlar, anketörler gibi daha birçok alan için de Microsoft Forms ile anket ve testlerinizi oluşturabilirsiniz. Bir marketing departmanı müşteri memnuniyeti özelinde anket hazırlayabilir. Bu sayede müşterilerinizden hızlı dönüşler alabilir ve pazarlama stratejilerinizi müşterilerinizin isteklerine göre belirleyebilirsiniz.

Üniversitelerde akademisyenler veya öğrenciler için hazırlanan anket veya testlerle hızlı bir şekilde sonuç alınabilir. Çoktan seçmeli sınav sistemini, hazırladığınız form üzerinden dijitale taşıyabilirsiniz. Soruların ve şıkların yerlerini değiştirerek hazırlayabileceğiniz testte, daha doğru sonuçlar elde edebilirsiniz. Böylelikle uzun süren sınav kağıtlarını okuma sürecini aşmış olursunuz.

ANKETLERİNİZİ ONEDRIVE ÜZERİNDEN HAZIRLAYIN

Microsoft Forms üzerinden anket veya test hazırlayabildiğiniz gibi OneDrive üzerinden de formlarınızı oluşturabildiğinizi biliyor muydunuz? Ayrıca OneDrive üzerinden hazırladığınız anketinizi sürekli saklayabilirsiniz. OneDrive sayesinde verilerinizi çalışmak için excel’de açabilir ve anketinize eklemeler geldiğinde manuel müdahale etmeden yeni verilere ulaşabilirsiniz. OneDrive üzerinden hazırladığınız test veya anketlerin sağladığı diğer bir avantaj ise çoklu çalışma imkânı sağlamasıdır. Dolayısıyla OneDrive’nızda kayıtlı olan excel’in linkini yöneticinizle paylaşarak takip etmesini sağlayabilir ya da diğer bir kişiyle de paylaşarak üzerinde birlikte çalışabilirsiniz. Böylece formunuza eklenen her yeni veri için bir rapor paylaşmak zorunda kalmazsınız. Ayrıca hazırladığınız formu Power BI uygulamasından da açabilir ve anket verilerinizi görselleştirebilirsiniz. Normal süreçlerde Power BI raporu hazırlamak için ilgili kişiye gidip, gelen verileri raporlamasını isteyebilirken, Forms üzerinden hazırladığınız anketi Power BI üzerinden açabildiğiniz için aracı bir kişiye gerek kalmadan raporunuzu görebilirsiniz.

OneDrive hakkında detaylı bilgi almak için önceki yazılarımızı okuyabilirsiniz.

ANKETLERDE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU’NA NE KADAR HAKİMSİNİZ?

Türkiye’de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre (KVKK), kanun ile belirlenmiş ve teknoloji ile olağan yaşamın getirilerine bağlı olarak genişletilebilir olduğu düşüncesiyle kısıt konulmamış olan kişisel veri tanımı çerçevesinde, bu verilerin işlenmesi belirli ilke ve şartlara bağlı oluyor. Kanunun öngördüğü belki de en temel şart olan kişinin verisinin işlenmesi için, rıza vermesi/veri işlemesi yapan tarafın kişinin rızasının alınmasını, kanuna uygunluk sağlanabilmesinin ilk koşulu olarak önümüze çıkarıyor. Peki Türkiye’de ve dünyada birçok şirketin yaptığı hatalardan birinin ne olduğunu biliyor musunuz?  Şirketinize iş görüşmesi için gelen bir adayın iznini almadan CV’sini çoğaltmak, ekip içi veya ilintili işlerle ilgili olarak ekip dışına da taşabilecek hallerde bir başka departmanla paylaşmak, görüşme sonrasında da yine adayın rızası alınmadan CV’yi muhafaza etmek, muhafaza işlemini güvenlik gerekliliklerine bağlı olarak gerçekleştirmemiş olmak ve kanun ile belirlenmiş sürelere riayet etmemek; KVKK’nın kapsamına dahil edilen işlemlerden herhangi birini gerçekleştirerek işleme faaliyeti gerçekleştiriyor olmak veri koruması konularından biri olarak karşınıza çıkıyor.

Aday görüşmelerinde adayların verilerini Forms ile işlemeyi düşündünüz mü? Düşünmediyseniz başınız dertte demektir.

Bu konuda size bir çözüm önerimiz var:

Görüşmesini yapacağınız adaylar için Forms üzerinden hazırladığınız formları doldurtarak adayın iznini alabilirsiniz. Forms üzerinde oluşturulacak olan rıza metni içerisine de aşağıda yer aldığı gibi birtakım önemli hususları ekleyerek kişinin hangi verilerinin işlemeye konu olabileceği bilgilendirmesini de gerçekleştirebilirsiniz:

• Özgeçmişinizi hangi yolla bize ilettiniz? (İnternet, maili posta yolu vb.)
• Yapılacak görüşme esnasında kayda geçirilecek verilerinizin de muhafazasına/işlenmesine müsaade ediyor musunuz? (CCTV kayıtları, ek kimlik bilgileri, görüşmede yöneltilen sorulara verilen yanıtlar vb.)
• CV’nizde yer alan referanslar bölümündeki kişilerin verilerinin 3. Kişiler tarafından işlenebilecek olduğu yönünde rıza alınması ile ilgili 3. Kişiler tarafından bu kişilerle iletişime geçilebilecek olduğu yönünde bilgilendirmeyi gerçekleştirdiniz mi?

Özelinde yasal metninizle beraber kısa anket soruları hazırlayarak adayın rızasını alabilirsiniz. Aday, verilerinin işlenmesine izin verdiği zaman OneDrive’da saklayarak sonrasında bile bu verilere ulaşabilirsiniz. Bu sayede kimden ne zaman veri alındığını ve ver işleme faaliyetine gösterilen rızanın kapsamını takip edebileceğiniz bir sistem tasarlayabileceğiniz gibi kendinize bir CV datası da oluşabilirsiniz.

Dijital ortamda çalışmak, verimli ve hızlı olabileceğiniz bir çalışma ortamı sağlıyor. Peki dijital ortamda çalıştığınız zaman belgelerinize ulaşmak, değişiklik yapmak veya saklamanın yollarını biliyor musunuz?

Bir doküman üzerinde çalışırken, bilgisayarınızın aniden kapanması veya bozulması gibi olumsuz durumlarla karşılaşmamak için aldığınız önlemler yeterli olmayabilir. Uzun uğraşlar sonucunda hazırladığınız bir dökümanı, bilgisayarınızın aniden kapanması durumunda (yedeklenememiş veya kaydedilememiş ise) dokümanı kurtaramayabilirsiniz. Diğer bir yandan üzerinde çalıştığınız bir dökümanı manuel olarak kaydetmek ve kontrol altında tutmak dökümanınızı kurtarmanızı sağlarken, manuel olarak kaydetmeyi unutma ihtimaliniz tüm bu süreci riske atabilir.

Manuel kaydettiğiniz bir senaryoyu düşünelim. Örneğin, bilgisayarınızda bir Excel dosyası üzerinde çalışıyorsunuz ve bilgisayarınız aniden kapandı. Geri açtığınızda, dökümanları kurtarmak için Excel ya da Word gibi Office uygulamaları size “kaydetmeden kapanan verileri kurtarmak istiyor musunuz?” diye bir uyarı veriyor. Bu durumda geçici olarak bilgisayarınızda saklanan bir versiyonu açabilir veya o dosyanıza hiç ulaşamayabilirsiniz. Sonuç olarak uzun uğraşlar sonucu yaptığınız işe en baştan başlamanıza ve zaman kaybınıza neden olur.

Office Uygulamasının Güncel Sürümü: Autosave

Teknolojiyle birlikte dijitalleşen çalışma alanlarınız, iş hayatınızın büyük bir alanını kapsıyor. Tüm iş süreçlerinizi dijital ortamda yürütürken belgeleriniz de sizin için hayati bir önem taşıyor. İş süreçlerinizi doğru yürütmediğiniz takdirde, dosyalarınızın ve verilerinizin kaybolmaması için uğraşmak, düzenlenmek veya arayıp bulmaya çalışmak hem zamanınızı hem de çalışma verimliliğinizi olumsuz etkileyebiliyor. Bu sebeple de Office uygulamasının güncel sürümü sayesinde size daha verimli ve hızlı çalışma ortamı sağlayacak “Otomatik kaydetme” yani “Autosave” özelliğinden bahsetmek istiyorum. Bu güncellemeyle birlikte manuel olarak dosyalarınızı kaydetmeniz gerekmeyecek. Böylelikle üzerinde çalıştığınız belgeyi belli aralıklarla otomatik olarak kaydederek herhangi bir olumsuz durumda yaptığınız değişiklikler koruma altında kalacak.

Otomatik Kaydetme, Office 365 aboneliğiniz var ise Excel, Word ve PowerPoint gibi Microsoft Office uygulamalarında kullanabileceğiniz yeni bir özellik olarak karşınıza çıkıyor. Siz çalışırken dosyanızı birkaç saniye aralıklarla kaydettiği için dökümanlarınıza bıraktığınız haliyle ulaşabiliyorsunuz.

OneDrive veya SharePoint gibi ortak doküman alanları, aynı doküman üzerinde birden çok kişiyle birlikte çalışmanıza olanak sağlıyor. Dosyalarınızı ortak kullanım haline getirmek için üzerinde çalıştığınız belgelerinizi OneDrive ve SharePoint Online gibi bulut depolama alanlarına senkronize etmiş olmalısınız. Bu işlemi dosyalarınızı “Teams” uygulamasına yükleyerek de yapabilirsiniz. Böylelikle AutoSave özelliği de otomatik olarak Office uygulamalarınızda aktif hale gelmiş oluyor.

AutoSave Özelliğini Kullanmak Çok Kolay

Yeni bir belge açtığınızda veya internetsiz bir ortamda çalışırken Autosave özelliği karşınıza kapalı olarak gelir. Autosave modunu açmak için öncelikle belgelerinizi OneDrive veya SharePoint gibi bir bulut depolama alanına kaydetmelisiniz. Böylece belgelerinizi bulut depolama alanına kaydettiğiniz zaman otomatik olarak Autosave butonu aktif hale geliyor. Aktif hale gelmesiyle birlikte üzerinde çalıştığınız dosyayı bilgisayarınız aniden kapansa veya dosyayı kaydetmeyi unutsanız bile kaybetmemiş oluyorsunuz.

Belgelerinizin Güvenliğinden Endişe Etmeyin

İş hayatınızda verilerin anlık kaydedilmesi ve bir dosya üzerinde birden fazla kişiyle aynı anda veya uzaktan çalışabilir olmak daha verimli ve hızlı çalışmanıza olanak sağlıyor. Office dökümanlarınızın OneDrive gibi ortak depolama alanlarına ya da Teams’in içerisindeki files alanına dosyalarınızı yükleyerek, ortak kullanım alanı oluşturabilirsiniz. OneDrive hakkında daha detaylı bilgi için önceki yazılarımızı okuyabilirsiniz.

Böylece erişmek istediğiniz belgenin nerede olduğunu rahatlıkla bulabilirsiniz. Çünkü çalıştığınız bir dosya üzerinden ilerleyen süreç, karışık ve uzun olabiliyor. Örneğin hazırladığınız bir dökümanı başka birisine yolluyorsunuz ve o kişi üzerinde değişiklikler yaparak size tekrar yolluyor. Bu bütün alışveriş toplam süreci oldukça uzatıyor.  İlk başta hazırladığınız dosyayı bulamayabilir veya dosyanın en son halini karıştırabilirsiniz. İşte bu noktada masaüstünde bulunan karışık dosya düzenini OneDrive, SharePoint veya Teams gibi uygulamalarda aşmış oluyorsunuz. Teams içerisinde bulunan dosyanız üzerinden bir değişiklik yaptığınızda anlık olarak kaydediliyor ve belge kalabalıklığından kurtulmuş oluyorsunuz. Bu özelliklere ek olarak dosya üzerinde birçok kişiyle uzaktan da çalışma imkânı elde etmiş oluyorsunuz. Daha sağlıklı bir çalışma süreciyle, işlerinizi hızlı bir şekilde halletmiş olarak verimlilik sağlıyorsunuz. Ek olarak bir sorunla karşılaştığınız zaman hangi dosyaya müdahale etmeniz gerektiğini biliyorsunuz. Tüm bu adımlar ile dosyalarınız üzerinde güvenliği de sağlamış oluyorsunuz. Örneğin sunum dosyanızın güncel halinde bir sorun var ve buna müdahale etmeniz gerekiyor. Dosyanın ismine tıkladığınız zaman dosya üzerinde kaydedilen önceki versiyonlarına ulaşabiliyorsunuz. Bu sayede dökümanınızın eski haline dönebiliyorsunuz. Daha da önemlisi üzerinde değişiklik yapılmasını istemediğiniz bir belgenin erişim iznini kapatabiliyor ve üzerinde yapılabilecek değişiklikleri engelleyebiliyorsunuz.

Ortak depolama alanlarını kullanmaya başladığınız takdirde, dosyalarınıza istediğiniz her yerden ulaşabiliyor ve Autosave özelliği sayesinde anlık kaydedebiliyorsunuz. Kimin hangi satırda ne zaman çalıştığını görebiliyor, geçmiş belgelerinize ulaşabiliyor, kaydedilmemiş belgelerinizi kurtarabiliyorsunuz. Bunların hepsini aynı doküman içerisinde yapabiliyor ve çalışma disiplininizi değiştirmiş oluyorsunuz.

Verimli ve hızlı bir çalışma ortamı sağlamak için yapmanız gereken tek şey güncel Office 365 uygulamalarına sahip olmaktan geçiyor.

PEAKUP’ın Office 365 çözümlerine göz atmak için  tıklayın.