Pool Car, mevcut şirket araçlarının yönetiminin, kontrolünün, araçların kişiler tarafından rezervasyon edilmesinin ve bu rezervasyonların onay süreçlerinin yürütülebildiği bir uygulamadır.

Şirket içi Araç Kullanımının Yönetimi

Şirket içi araç kullanımına sahip her firma, araçların yönetimi ve takibi konusunda zorluklarla karşılaşmaktadır. Çalışanların araç rezervasyon isteğinde bulunabildiği ve yönetici tarafından bu rezervasyonun onaylanmasıyla bu süreçler bir uygulama üzerinden yapılabilir. Böylelikle hem sürecin yönetimi, takibi kolaylaşacaktır hem de mevcut araç bilgilerinin düzenli bir şekilde tutulması sağlanacaktır.

Şirketlerde araç yönetimi ve takibinin yapılamaması, kişisel amaçlı araç kullanımı, kullanım amaçlarının yöneticiye bildirilmemesi, araca dair bilgilerin tutulamaması, araca kimin hasar verdiğinin bulunamaması, iş önemine göre araç kullanım önceliğinin sağlanamaması gibi zorluklar vardır.

Pool Car Application çözümüyle, kişisel amaçlı araç kullanımının önüne geçilecek, araç bilgileri (km, kaç saat kullanıldığı, hasar durumu) kayıt altına alınacaktır. Ayrıca yöneticiler kullanım amaçlarını görebilecekler ve işlerin önceliğine göre onay verebileceklerdir ve araç rezervasyonlarındaki karışıklık ortadan kaldırılacaktır.

Araç kullanım verimliliği artacaktır ve kullanım maliyetleri düşecektir.

Bu uygulamayla araçların rezervasyonları kolaylıkla yapılabilecek, rezervasyonların takibi- onay süreçleri kolay bir şekilde yönetilebilecektir. Böylelikle araç yönetimi, takibi kısmında yaşanan zorlukların üstesinden gelinebilecektir.

Şirket, çalışanlarının araç alma süreçleri bir dizi manuel süreçte gerçekleşiyor. İzin ve onay süreçlerinde sıkça kağıt kullanımı, IK departmanlarının araçları düzenli olarak takip edebilmesi ve çalışanların taleplerini karşılık verebilmesi oldukça zaman kaybına neden oluyor. Hem çalışan izin talebinin onayını beklerken bir dizi süreçten geçiyor hem de IK departmanları araçların onay ve takip işleri için oldukça zaman harcıyor. Bu noktada Pool Car araç izin ve takip süreçlerini rahatlatacak bir uygulamadır.

Çalışanların araç rezervasyon isteğinde bulunabildiği ve yönetici tarafından bu rezervasyonun onaylanmasıyla bu süreçleri Pool Car ile dijitale taşınır. Böylelikle hem sürecin yönetimi, takibi kolaylaşır hem de mevcut araç bilgilerinin düzenli bir şekilde tutulması sağlanır.

Onay süreçleri anlık olarak hangi aşamada olduğu rahatlıkla takip edilir. Bu sayede tekrar tekrar IK departmanlarına gitmeden süreçler kolaylıkla izlenir.

Onaylanma sürecinde, onaylanan aracın bildirimi Microsoft Teams içerisinden de bildirim olarak gelir. Bu sayede herhangi bir aşamayı kaçırmamış ve takip edilebilirliğini kolaylaştırmış olur.