fbpx

OneNote Hiç Bitmeyen Defteriniz Olacak

 In Microsoft Office

Ofisinizde geçirdiğiniz zamanı ve çalışma sürelerinizi düşünürsek çoğu işinizi yetiştirememek en temel şikayetlerinizden biri oluyor. Zamanınızı doğru kullanamamak, verilen işlerin yoğunluğundan kaçamamak ve takibini yapmaya çalışmak zamanınızın çoğunu alıyor. Bu yoğun tempoyla birlikte girilen toplantılar da iş süreçlerini etkiliyor. Uzun süren toplantı süreleri, yeni eklenen işler derken planlarınız aksıyor. Bu nedenle de doğru bir iş planı oluşturarak zamanınızı iyi yönetebilmeniz gerekiyor.

Toplantı sırasında doğru ve hızlı not almak, iş süreçlerinizi planlarken önemli bir rol oynuyor. Sürekli toplantı halinde olmak verimsiz bir gün geçirmenize sebep olabiliyor. Harvard Business Review’in makalesinde toplantı süreçlerinin verimli ve yeterli geçmediğinden bahsediliyor.

“Çeşitli sektörlerde 182 üst düzey yöneticiyi araştırdık: % 65’i toplantıların kendi işlerini yapmalarını engellediğini belirtti. % 71’i toplantıların verimsiz ve yetersiz olduğunu, % 64’ü toplantıların odaklı çalışmalarına engel olduğunu belirtti.  % 62’si ise toplantıların takımlarının bir arada çalışma zamanlarını azalttığını belirtti.”

Toplantı süreçlerini 3 adımda daha verimli hale getirebilirsiniz:

1-Not Alma Alışkanlığı Edinin

Yapılan en büyük yanlışlardan biri de toplantı sırasında not almamaktır. Aklınızda tutabileceğinizi veya not almaya gerek olmadığını düşündüğünüz zamanlar oluyor. Ancak akılda tutmaya çalışmak iş süreçlerinizi de riske atıyor. Unutulabilen işler, daha sonradan önceliklendirmeniz gerekebilen konular yazılı bir yerde kalmadığı müddetçe unutulabiliyor ve bu durum da işlerinizin eksik yapılmasına neden oluyor. Not alma alışkanlığı edinmek iş süreçlerinizi daha planlı ve düzenli yürütmenizi sağlıyor.

Önemli detayları, konu başlıklarını kısa ve anlaşılır bir şekilde not almanız hem toplantı hızına yetişebilmeniz hem de gereksiz bilgi kalabalığından kurtulmanızı sağlar. Böylelikle hızlı, kolay ve anlaşılır bir şekilde not tutabilirsiniz.

2- Toplantılarınıza Odaklanın

Toplantılar iş hayatımızın bir gerçeği. Bazen uzayan toplantılarda dikkatiniz dağılabiliyor ve konuyu kaçırabiliyorsunuz. Bu süreçleri verimli hale getirmek ise sizin elinizde. Toplantı sırasında konuya odaklanmak ve konu bütünlüğüne dahil olabilmek akılda kalıcılığı ve toplantı sırasında hakimiyetinizi arttırır. Konuya hakim olduğunuz müddetçe de iş süreçlerinizde daha hızlı ve düzenli çalışma imkanı elde edebilirsiniz.

3- Size En Uygun Not Alma Tekniğini Bulun

Farklı not alma teknikleri deneyin. En rahat nasıl not alabildiğinizi bu şekilde anlayabilirsiniz. Ses kaydı alabilir (Kişisel Verilerin Korunması Kanununa dikkat ederek), ajanda veya not defterinize gerekli notları alabilirsiniz. Ancak her işinizi dijital ortamda yürüttüğünüzü düşünürsek kağıtlara not almak eskisi kadar efektif olmayacaktır. Bu noktada size not tutma konusunda zamanınızı ve iş süreçlerinizi takip edebilmeyi kolaylaştıracak OneNote’u önerebilirim.

 Toplantı Notlarınızı OneNote ile Hatırlayın

Sürekli not almanız gereken zamanlarda veya toplantı halinde olduğunuz durumlarda defterlerinize veya ajandalarınıza aldığınız notları arayıp anında bulamayabilirsiniz.  Hatırlamak için her zaman defterinizi yanınızda taşımak ise sizin için zor olabilir.  Çünkü aldığınız notlar tek bir defterle sınırlı kalmayacaktır. Hangi defterde hangi notlarınız vardı diye hatırlamaya çalışmak ve aradığınızı bulmak zamanınız açısından oldukça verimsiz olacaktır. OneNote ile tuttuğunuz notlar sayesinde kendinize daha verimli bir çalışma alanı yaratabilirsiniz.

  • Neler Yapabilirsiniz?

Toplantı notları veya ofis içinde / ofis dışında toplantılar şeklinde gruplamalar yapıp her toplantı notunu ayrıca tutabilirsiniz. Bunu yaparken gereken ilk ve önemli nokta, toplantılarla notları senkronize edebilmenin bir yolu olmasıdır.

OneNote uygulamasını açtığınızda sayfa ekle + toplantı ayrıntılarına girdiğiniz zaman sağ tarafta takvim sayfası açılıyor. Buradan hangi toplantı notunu alacağınızı seçebiliyorsunuz.

Toplantıya kimlerin katıldığını OneNote-Ekle-Toplantı- Katılımcılar kısmından toplantıya katılan kişileri işaretleyebilirsiniz. Bu sayede toplantıya katılmayan kişilerle notlarınızı paylaşmak durumunda kalmazsınız.

onenote_kiileriekleme_2

Defterlerinize aldığınız notları ilgili kişilere iletmek de ayrı bir zaman aldığı kesin. OneNote ile aldığınız notları hızlıca arayıp bulabilir ve toplantı sonrasında alınan kararları, görev dağılımlarını katılımcılarla paylaşabilirsiniz.

Sağ tarafta paylaşa tıklayarak aldığınız notları seçtiğiniz kişilerle e-posta seçeneğini seçerek paylaşabilirsiniz.

onenote_notlarpaylama_3

Toplantılarınızdan daha fazla verim alabilmek ve zamanınızı iyi yönetebilmek iş süreçlerinizi sizin için kolaylaştıracaktır. OneNote ile aldığınız notları her zaman bir arada tutabilir ve aramak istediğiniz notları zorlanmadan bulabilirsiniz. Üstelik bütün bunları yanınızda defter taşımadan cep telefonunuz üzerinden de gerçekleştirebilirsiniz.

OneNote sayesinde biten defterlerinize veda edebilirsiniz çünkü sizin hiç bitmeyen bir defteriniz zaten var!

OneNote’un eski versiyonu artık bilgisayarlarınızda daha az gördüğünüz, ağırlıkla mobil tarafını kullandığınız halde devam edecek. Bundan sonra kurduğunuz uygulamalarda yeni versiyonu göreceksiniz.

Son Yazılar
İletişim

Start typing and press Enter to search