Yoğun çalıştığınız zamanlarda kendinize vakit yaratmaya çalışmak için çaba harcamanız gerekiyor. Eve giderken bir alışveriş listesi hazırlamak, gitmek istediğiniz tiyatro ve filmlerin listesini çıkarmak veya doğum günü listesi oluşturmak… Günlük işlerinizin çoğu basit ve kolay halledilebilir olarak gözükse de işten çıktığınız zaman çoğu planınızı unutabiliyorsunuz. Bu noktada sizin yerinize hatırlamanıza yardımcı olacak olan Microsoft To-Do ile tanışmanızı isterim. To-Do ile hem iş süreçlerinizi hem de kişisel planlarınızı kolay ve düzenli bir şekilde takip edebiliyorsunuz. Masalarınızın üstüne yapıştırdığınız kağıtlar, sürekli biten ve yeniden almak zorunda kaldığınız ajandalar size yeterli olmuyor.  Bitirdiğiniz işlerin üzerini çizebilme hissi size mutluluk verse de takip edilebilir olmayı zorlu bir hale getiriyor.

To-Do ile bitirdiğiniz işlerin üzerini çizebilme mutluluğunu yaşayabildiğiniz gibi sizin için akıllı bir ajanda görevini üstlenmiş oluyor. Gerektiğinde size hatırlatmalar yaparak listelerinizi tamamlayabilmenizi sağlıyor. Yolda yürürken aklınıza bir konu veya halletmeniz gereken bir iş geldiğinde planlarınıza hızlı bir şekilde dahil edebiliyorsunuz. Böylelikle işlerinizi unutma ve notlarınızı kaybetme ihtimaliniz de ortadan kalkmış oluyor.

Office 365 ile gelen görev hatırlatıcısı: To-Do

Değişen iş modelleri algısıyla birlikte zamanınızın çoğunu evinizden çok iş alanlarınızda geçiriyorsunuz. Bazen mesai yapmak bazen de evden çalışmak durumunda kalıyorsunuz. Bu nedenle de kendinize ve yapmak istediğiniz birçok işe zaman yaratamıyorsunuz.

İşlerinizi yaparken doğru sıralamayı yapabiliyor olmak ve zaman yönetiminizi, yaptığınız planlara göre ayarlayabilmek iş süreçlerinizde rahat hareket edebilmenizi sağlıyor. Yoğunluk ve aceleyle geçirdiğiniz zaman nedeniyle çoğu işiniz kalıyor ve yetiştiremiyorsunuz. Bu noktada devreye size yardımcı olacak task management araçları (görev yönetimi) giriyor. (Daha önceki yazımızı okuyarak detaylı bilgi edinmek için linke tıklayın.)

İşlerinizi mobil olarak takip edebiliyor olmak için zamandan ve mekandan bağımsız çalışma alanları yaratmanız gerekiyor. Bu nedenle de task managament kullanımınızı alışkanlık haline getirebilmek, iş süreçlerinizi düzenli bir şekilde yürütebilmenizi sağlıyor. Bu sayede kurumsal hayatınızda daha verimli ve zamanınızdan tasarruf ederek çalışabiliyorsunuz.

Ancak bunların yanı sıra özel hayatınıza vakit ayıramamak motivasyonunuzu ve enerjinizi de olumsuz etkiliyor. Yoğun çalışma şartları altında özel hayatınızda yapmak istediğiniz işleri kaçırabiliyor ve zaman yaratamıyorsunuz. Bu noktada bireysel olarak kullanabileceğiniz ve bu sayede kendinize zaman aralıkları yaratabileceğiniz bir uygulama olan Microsoft To-Do size destek olacaktır.

Microsoft Planner’da planladığınız görevlerinizi To-Do içerisinde de görebiliyorsunuz. Ek olarak Outlook’ta “İzle” işaretli olan e-postalarınızı To-Do’dan da takip edebiliyorsunuz. İster e-posta üzerinde sağ tuşa tıklayarak, ister “Görevler” kategorisine doğrudan ekleyerek veya yukarıdaki görev çubuğundan etiketler bölümünden izle diyerek e-postalarınızı takip edebiliyorsunuz.

Planlarınıza destek olan Microsoft To-Do

Microsoft To-Do, Office 365 uygulamalarıyla birlikte gelen ve ücretsiz olarak kullanabileceğiniz bir uygulama. Bireysel veya şirket kullanıcısı olarak Microsoft hesabınız varsa To-Do uygulamasını kullanmaya başlayabiliyorsunuz. Şirket hesabınızdan otomatik olarak girebiliyor, Microsoft store’den To-Do uygulamasını İndirdikten sonra, kullanıcı adı bilgilerinizi girerek anında kendinize listeler oluşturmaya başlayabiliyorsunuz.

Microsoft To-Do ile Neler Yapabilirsiniz?

• To-Do uygulamasını ilk açtığınızda karşınıza gelen boş listelere görevlerinizi ve listelerinizi eklemeye başlayabiliyorsunuz.
• İşlerinizi kendinize günlük olarak atayabiliyorsunuz. Gün sonunda, To-Do günlük işlerinizi otomatik olarak listenizden kaldırarak yeni bir sayfayla güne başlamanızı sağlıyor. Bu yüzden günlük olarak listelediğiniz işlerinizi o gün bitirememiş iseniz önemli olarak işaretleyebiliyor ve günlük listenizden silinse de hala yapılacak işlerinizde kalmaya devam ediyor.
• Listelerinizi oluşturduğunuzda isim verebilir, ikon koyabilir, tema renkleri ve ara yüz ekleyebiliyorsunuz.
• Listelerinizin üzerine tıkladığınızda detayları görebiliyorsunuz. Bitirmeniz gereken işlerinizi kendinize hatırlatabilirken, bitiriş tarihi de belirleyebiliyorsunuz. Tüm işlerinizi bitirdikten sonra listenizi kapatabiliyorsunuz.
• Dosya ekleyebiliyor veya izlemek istediğiniz videoların linklerini koyabiliyorsunuz.
• Listelerinizi istediğiniz kişilerle paylaşabiliyor ve birlikte takip edebiliyorsunuz. Örneğin ev arkadaşınızla bir alışveriş listesi hazırladınız ve o listeyi birlikte takip ederek eklemeler yapabiliyorsunuz. Listenizdeki hangi eksikler tamamlanmış görebiliyorsunuz. Hem işte hem de özel hayatınızda istediğinizle ortak listeler oluşturabiliyor, istediğiniz zaman listeden o kişiyi çıkartabiliyorsunuz.

Eskiden Wunderlist uygulaması kullanıcısıysanız, Microsoft’un Wunderlist’i satın almasıyla To-Do’ya tasklarınızı otomatik olarak alabiliyorsunuz. Kişi isminin yazdığı alandan, ayarlar diyerek Wunderlist bilgilerinizi girdiğinizde listelerinizi To-Do’ya aktarabiliyorsunuz.