Posta kutusu neden mahkeme nedeniyle tutma durumuna alınır?
Kuruluşunuz bir yasal işlemle ilişkiliyse, kanıt olarak kullanılabilecek e-posta iletileri gibi ilgili verileri korumak için önlem almanız gerekebilir. Bu gibi durumlarda, belirli kişiler tarafından gönderilen ve alınan tüm e-postayı veya kuruluşunuzda belirli bir süre boyunca alınan ve gönderilen tüm e-postaları korumanız gerekebilir. Posta kutularını mahkeme nedeniyle tutma durumuna almak, bu tür yasal gereklilikleri sağlamanın ilk adımıdır. Genelde, posta kutularını keşif yöneticisi, avukat veya kuruluşunuzdaki diğer bir yetkili memur mahkeme nedeniyle tutma durumuna alır.
Bir posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alındığında ne olur?
Kullanıcılar iletilerini Silinmiş Öğeler klasöründen sildiğinde ya da bir posta kutusu öğesini kalıcı olarak silmek için Shift+Delete tuşlarına bastığında silinen öğeler kullanıcının posta kutusunda gizli bir klasöre kopyalanır. Bu klasöre Kurtarılabilir Öğeler adı verilir. Aynı zamanda dumpster adı da verilir.
Dumpster klasöründeki öğeler varsayılan olarak 14 gün tutulur, ardından Microsoft Exchange tarafından silinir. Bir posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alındığında Dumpster klasörü silinmez ve klasördeki öğeler süresizce saklanır. Mahkeme nedeniyle tutma durumu kullanıcının günlük e-posta akışını etkilemez, böylece kullanıcılar normalde olduğu gibi posta kutusu öğelerini değiştirip silmeye devam edebilirler.
Kullanıcılar öğeleri Dumpster klasöründen el ile silebilirler.
- Microsoft Outlook 2010 Klasör sekmesini tıklatın, Silinmiş Öğeleri Kurtar > Seçili Öğeleri Temizle’yi seçin
- Outlook Web App Silinmiş Öğeler > Silinmiş Öğeleri Kurtar > Seçili Öğeleri Temizle
Kullanıcının posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alınırsa, Microsoft Exchange Dumpster klasöründen el ile temizlenen öğeleri tutar.
Bir posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumundan çıkarıldığında ne olur?
Bir posta kutusu artık mahkeme nedeniyle tutma durumunda olmadığında Microsoft Exchange silinen öğeleri ya da özellikleri değiştirilen öğelerin kopyalarını saklamaz. Mahkeme nedeniyle tutma nedeniyle tutulan öğeler anında Dumpster klasöründen silinmez ancak, Microsoft Exchange’in 14 günden eski öğeler için Dumpster klasörünü sonraki denetlemesinde temizlenir.
Bu özelliğimizden bu şekilde bahsettikten sonra Ofis 365 Online Portal üzerinde bu özelliğin nasıl devreye alındığını inceleyelim. Öncelikle portalımıza yönetici hesabımızla login olalım.
Litigation özelliğini aktif edeceğimiz ilgili kullanıcımıza gelip kullanıcının Exchange ayarlarına girerek “Litigation Hold” özelliğini enable ediniz. Sağ tarafta açılan pencerede ilgili kullanıcının ne kadar süreyle maillerinin saklanacağını belirmenizi istemektedir. Burayı boş bırakmanız durumunda sınırsız olarak tutmaktadır. İlgili seçeneği kendinize göre doldurarak aşağıdan “Save” butonuna tıklayarak işlemlerinizi tamamlayınız.
Kullanıcının maillerine daha sonradan portal üzerinden erişebilmemiz için Office 365 yönetici kullanıcımıza aşağıdaki hakları vermemiz gerekmektedir.
Aşağıda Member kısmına eklediğim kullanıcı portal üzerinde yöneticisine yetkisine sahip kullanıcıdır.
Not: İlgili hakları verdikten sonra 24 saat beklemeniz gerekmektedir.
Son aşamada ise 24 saat bekledikten sonra Litigation özelliğini aktif ettiğiniz kullanıcı ile ilgili maillere ulaşıp ulaşamadığımızın testini gerçekleştirebiliriz.
Karşımıza çıkan seçenekte sadece 1 kullanıcının maillerine ulaşmak istediğimiz için “Specify mailbox to search” seçeneğini seçerek hangi kullanıcının maillerine ulaşacaksak ilgili kullanıcıyı aşağıdaki gibi ekliyoruz.
Bir sonraki seçenekte aşağıda bize ilgili kullanıcının tüm maillerine mi yoksa sadece arama kriterlerine göre mi maillerini çekeceğini sormaktadır.
Arama Kriterleri ; Şu kişiden gelen mailler , Şu kişilere göndereilmiş mailler , Şu tarih aralığı gibi seçenekleri belirtebilirsiniz.
Ben tüm datayı görmek istediğim için aşağıdaki seçeneği seçerek ilerliyorum.
Finish diyerek kuralımızı tamamlıyoruz.
Panel üzerinden aşağıdaki gibi ilgili kullanıcının mailbox boyutuna göre kurtarılan maillerin indirilmeye hazır hale gelmesini beklemeniz gerekmektedir. Status kısmındaki “Estimate Succeeded” onayını aldıktan sonra maillerimizi bilgisayarımıza PST olarak indirebilmekteyiz.
PST’yi indirdikten sonra Outlook’a eklediğimizde kullanıcının tüm maillerine ulaşabileceğiz…
Not : Litigation Hold özelliğini kulanabilmeniz adına aşağıdaki paketlerden birine sahip olmanız gerekmektedir.
