SHAREPOINT ONLINE: FILE SERVER HİZMETİNİZİ BULUTA TAŞIYIN

Herkese merhaba. Bu yazımızda son zamanlarda müşterilerimizden gelen ofis dışında çalışan personellerin File Server sistemine VPN aracılığıyla bağlandıklarında yaşamış oldukları sorunlar üzerine müşterilerimize sunduğumuz Sharepoint Online çözümünden bahsedeceğiz.

 

Öncelikle Sharepoint Online Office 365 altında yer alan ve Cloud tabanlı bir hizmettir. Sharepoint Online’a erişebilmeniz için internet olan bir cihaz olması yeterlidir. Dolayısıyla herhangi bir VPN aracına veya entegrasyona ihtiyac duymadan internete erişen her cihazdan username ve password bilgilerini kullanarak erişebilirsiniz.

 

SHAREPOİNT ONLİNE’A VERİLERİ NASIL TAŞIRIM ?

Local File Server üzerindeki verilerimizi Sharepoint  Migration Tool kullanarak Sharepoint Online altyapısına kolayca taşıyabiliriz. File Server üzerine migration tool kurulumu yaptıktan sonra uygulamaya Sharepoint Online üzerinde yetkili bir kullanıcı ile login oluyoruz.

picture1

Gelen ekranda aşağıda göreceğiniz üzere File share seçilerek Local’de bulunan klasörlerin/dosyaların transfer edilmesini sağlayabiliriz. File Share seçeneği ile devam ediyoruz.

picture2

Bu alanda hangi klasörün taşınacağını belirliyoruz. Bu örneğimizde Local File Server’da bulunan “Share” klasörü ve altındaki dosyaları taşıyacağımız için Share klasörünü seçerek devam ediyoruz.

picture3

Klasörümüzü belirledikten sonra verilerimizi Office 365 altında hangi servise taşıyacağımızı belirlediğimiz seçeneğe sıra geldi. Burada göreceğiniz gibi Sharepoint Online’a verilerimizi aktarabildiğimiz gibi Teams veya OneDrive altyapılarına da migration tool kullanarak aktarım gerçekleştirebiliriz. Biz bu örneğimizde SharePoint seçerek devam ediyoruz.

picture4

Şuana kadar yaptığımız ayarlarda Local File Server’da ki bir klasörü SharePoint’e aktaracağımızı belirledik. Burada da Sharepoint altyapısında hangi Site’a verimizi aktaracağımızı belirliyoruz. Bu örnekte sharepoint üzerinde bulunan EG-SPO site’ını kullanacağız.

picture5

Verilerimizin transferi sırasında aşağıdaki görselde göreceğiniz ayarlar ile taşıma yöntemlerimizi belirleyebiliriz. Biz taşıyacağımız dosyaların version geçmişlerini taşımayı bu örnekte seçerek devam edeceğiz. Migrate butonuna bastığımızda Local File Server’da belirlediğimiz Share klasörünü belirlediğimiz Sharepoint Site’ının altına transfer edilmeye başlayacaktır.

picture6

Verilerimizin boyutuna göre dosyaların transfer edilmesi zaman alacaktır. Dosya transfer işlemi tamamlandığında aşağıda göreceğiniz ekran ile karşılacaksınız. Bu ekranda dosyataşıma işleminin raporuna erişebilir ve bir problem olup olmadığını analiz edebilirsiniz. Bizim dosya taşıma işlemimizin başarıyla sonuçlandığını görüyoruz. Şimdi gelin Sharepoint üzerine transfer ettiğimiz dosyalarımıza nasıl erişeceğimizi birlikte görelim.

picture7

Portal.office.com üzerinde Sharepoint Site’ıma eriştiğimde aşağıda göreceğiniz gibi Documents altına transfer ettiğim klasör gelmiş durumda.

picture8

Bu noktadan sonra tıpkı Local File Server üzerinde kullandığınız yetkilendirme mantığı gibi Sharepoint üzerinde de “Manage Access” sayesinde user veya grup bazlı yetkilendirmeler yaparak yetki verdiğiniz kişilerin bu klasöre erişmesini sağlayabilirsiniz

picture9

Buraya kadar aslında verilerimizin transferinin ne kadar kolay bir şekilde transefer edildiğini gördük. Burada kafalardaki soru şu olacaktır diye düşünüyorum. Kullanıcılarımız bu veriye nasıl erişecek ? Kullanıcılarımız sharepoint online altyapısında bulunan dosyalarına herhangi bir cihazdan portal.office.com adresine eriştiği takdirde kolayca erişebilirler. İkinci bir yöntem ise aşağıdaki ekranda göreceğiniz üzere kullanıcılarımız “Sync” butonuna bastıklarında OneDrive ajanı ile birlikte Windows 10 bilgisayarlarına ilgili klasörü mapleyebilirler.

picture10

Sync butonuna bastıktan sonra eğer bilgisayarımızda OneDrive ajanı yüklü değil ise yüklenmesini öneren bir uyarı alacaklar veya benim örneğimdeki gibi OneDrive ajanı yüklü ise OneDrive ile aç şeklinde uyarı alacaklar. OneDrive ile  aç diyerek devam ediyoruz.

picture12

OneDrive ajanı işlemlerini tamamladıktan sonra aşağıdaki görselde göreceğiniz gibi Sharepoint Site ve altındaki klasör ve dosylarım bilgisayarıma maplenmiş bir formatta kullanım sağlayabilir hale geliyoruz. Bu noktadan sonra kullanıcı bu map altında çalışabilir ve bu lokasyona kaydedeceği her bir dosya direct Sharepoint Online’a sync olmuş olacaktır.

picture13

Sizlerle bu yazımızda Local File Server’daki verilerimiz SharePoint altyapısına nasıl taşınır ve kullanıcı deneyimi nasıl etkilenir sorularına yanıt aradık. Bir sonraki yazımızda görüşmek dileğiyle.

Start typing and press Enter to search

SharePoint Framework (SpFx) İçerisinde jQuery KullanımıSharePoint
SharePoınt ve Teams: Kanallara bağlı klasörlerGenel, Microsoft Teams, SharePoint
X