Excel’i Excel Yapan 15 Özellik

 

Herkese merhaba,

Yine uzun bir yazı ile beraberiz.
Biliyorsunuz Excel uzun bir süredir ofis yaşamının vazgeçilmez bir parçası. Sizin için Excel’i Excel Yapan Özellikleri derleyelim istedik.
Anlatılacak o kadar çok konu, o kadar çok özellik var ki, bu yazıda size; Excel denizindeki bilmeniz gereken önemli özellikleri anlatıyor olacağız.

Hadi başlayalım.

Nedir Bu Özellikler?

‣ Kısayollar
‣ Formüller (Fonksiyonlar/İşlevler)
‣ Pivot Table (Özet Tablo)
‣ Koşullu Biçimlendirme
‣ Veri Doğrulama
‣ Sıralama
‣ Filtre
‣ Gelişmiş Filtre
‣ Joker Karakterler
‣ Grafikler
‣ Hızlı Doldurma
‣ Bul ve Değiştir
‣ Metni Sütunlara Dönüştür
‣ Dış Veri Al
‣ VBA (Makro)

 

 

► KISAYOLLAR

Excel’deki kısayolların bir özellik olup olmadığı tartışılır, fakat bize göre oldukça önemli bir özelliktir.
Çünkü kısayollar bize, var olan özelliklere daha hızlı erişmemizi ve uygulamamızı sağlar.
Bunu yapabilmesi bile çok değerlidir.

Hemen her program oluşturulurken, bazı menülere ya da özelliklere daha hızlı erişilebilmesi için, o menü ve özelliklere bir takım klavye kısayol tuşları ataması yapılır. İlaveten bilgisayar dünyasında da sıklıkla kullanılan global kısayollar da vardır.

Excel’de En Çok Kullanılan ve Hız Kazandıran 40 Kısayolu Türkçe ve İngilizce olarak, aşağıdaki bağlantılardan indirebilirsiniz.

Türkçe
İngilizce

Bu kısayollarla, Excel’de hareket ederken, işinizi daha hızlı yapabilmenin yanı sıra daha özgüvenli bir çalışma olanağı sağlar. Bu sayede tablolarınızda hızlı toplamlar alır, tüm tabloyu tek hareketle seçer, filtreyi hızlıca ekler, menülerde bir sağa bir sola gidip özellik aramak yerine o özelliğe atanan tuşları kullanarak hızımıza hız katabiliriz.

 

 

► FONKSİYONLAR (İŞLEVLER / FORMÜLLER)

 

Hiç şüphesiz Excel’i kullanmamızdaki en büyük nedenlerden biri de; içerisinde barındırdığı ve kullanmamıza imkân tanınan yerleşik işlevleridir. Günlük kullanımda genellikle tablolar hazırlıyoruz, o tablolardaki finansal rakamların, satış stok adetlerinin toplamlarını, istatistiklerini, analizini yapmak istiyoruz. Excel bunun için bize birçok araç sunuyor, bunlardan biri de Fonksiyonlar.

Excel’de şerit olarak adlandırdığımız menülerin olduğu kısımda birçok menü var ve her menüde o menü adıyla ilgili olan ve olmayan birçok özellik mevcut. Fakat Formüller menüsü komple ve sadece Formüllerle alâkalıdır. Oldukça da geniş bir konudur. O yüzden Microsoft bu konu için ayrı bir menü oluşturmuştur.

Birçok formül kategorisi bulur. İhtiyacımıza uygun fonksiyonları bilirsek, direkt olarak sayfada o fonksiyon adını yazıp formüle başlarız ama bilmiyorsak o zaman Formüller menüsündeki uygun kategoriden ihtiyacımıza uygun fonksiyonu bulup ilerleyebiliriz.

Excel’de birçok fonksiyon, yapılacak iş ne ise ona uygun ve akılda kalıcı biçimde isimlendirilir. Örneğin; bir tarihten yıl, ay veya gün parçasını almak istiyorsak, hâli hazırda kendi isimleriyle, YIL, AY, GÜN fonksiyonları vardır, onları kullanabiliriz. Bu duruma birçok örnek verebiliriz. Meselâ bir sütundaki en büyük veya en küçük sayıyı bulmak için, MAK ve MİN adında fonksiyonlar vardır. Bir verinin sütunda kaçıncı sırada olduğunu bulmak için KAÇINCI adında bir fonksiyon vardır.

Formüllerin çalışma prensibi şöyledir; sizden bazı argümanlar isterler, siz o istediği argümanları verirseniz, formül de gerekli aramayı veya hesaplamayı yapıp geriye bir değer döndürür.  Bazı argümanların girilmesi gereklidir/zorunludur, bazıları ise opsiyonel yani isteğe bağlıdır, girilmese de formül çalışır. Fakat opsiyonel olan argüman girilirse başka bir sonuç, girilmezse başka bir sonuç geri dönebilir. O yüzden opsiyonlara iyi karar vermek gerekir.

Fonksiyonların içinde, uçucu diye tabir ettiğimiz anlık veya günlük ya da her hesaplamada değişebilen fonksiyonlar da vardır. Örneğin; BUGÜN() , ŞİMDİ() , RASTGELEARADA  vb. fonksiyonlardır. Bir hücreye =BUGÜN() formülünü yazarsanız size o günün tarihini verir, dosyayı yarın açtığınızda da yine açtığınız günün tarihini verir. Aynı şekilde =ŞİMDİ() formülünü yazarsanız size o anki tarih ve saati birleşik olarak verecektir.

 

Microsoft Tarafından Belirtilen En Popüler 10 İşlev/Fonksiyon

İşlev	Açıklama
TOPLA	Hücrelere değerler eklemek için bu işlevi kullanın.
EĞER	Bir koşul Doğru olduğunda belirli bir değerin ve Yanlış olduğunda başka bir değerin döndürülmesi için bu işlevi kullanın.
ARA	Tek bir satır veya sütunda arama yapmanız ve bir değeri ikinci satır veya sütundaki aynı konumda bulmanız gerektiğinde bu işlevi kullanın.
DÜŞEYARA	Tablodaki veya aralıktaki öğeleri satır temelinde arayarak bulmanız gerektiğinde bu işlevi kullanın. Örneğin bir çalışanın numarasına göre soyadını arayabilir veya soyadını arayarak telefon numarasını bulabilirsiniz (aynı bir telefon rehberi gibi).
KAÇINCI	Bir hücre aralığındaki bir öğeyi aramak için bu işlevi kullanın ve sonra bu öğenin aralıktaki göreli konumunu döndürün. Örneğin, A1:A3 aralığı 5, 7 ve 38 değerlerini içeriyorsa, =KAÇINCI (7;A1:A3;0) formülü 2 sayısını, çünkü 7 aralıktaki ikinci öğedir.
ELEMAN	Dizin sayısı temelinde en fazla 254 değer arasından birini seçmek için bu işlevi kullanın. Örneğin değer1’den değer7’ye kadar olan değerler haftanın günleriyse, 1 ve 7 arasındaki bir sayı dizin_sayısı olarak kullanıldığında ELEMAN işlevi günlerden birini döndürür.
TARİH	Belirli bir tarihi temsil eden sıralı seri numarası döndürmek için bu işlevi kullanın. Bu işlev en çok, yıl, ay ve günün formüller veya hücre başvuruları tarafından sağlandığı durumlarda kullanışlıdır. Örneğin YYYYAAGG gibi Excel’in tanımadığı bir biçimde tarih içeren bir çalışma sayfanız olabilir. İki tarih arasındaki gün, ay veya yıl sayısını hesaplamak için ETARİHLİ işlevini kullanın.
GÜNSAY	İki tarih arasındaki günlerin sayısını almak için bu işlevi kullanın.
BUL, BULB	BUL ve BULB ikinci bir metin dizesi içinde bir metin dizesi bulur. İkinci metin dizesinin ilk karakterinden ilk metin dizesinin başlangıç konumuna ait sayıyı döndürür.
İNDİS	Tablo veya aralığın içindeki bir değeri veya değerin başvurusunu bulmak için bu işlevi kullanın.

 

 

► PİVOT TABLE (ÖZET TABLO)

Pivot Table, verilerinize ilişkin karşılaştırmaları, kalıpları ve eğilimleri görmek amacıyla verileri hesaplamanıza, özetlemenize ve analiz etmenize yönelik güçlü bir araçtır. Ekle menüsündeki Tablolar grubu içerisinden erişilir.

Büyük bir tablomuz varsa ve bu tablodan istediğiniz alanlara göre özet tablolar oluşturmak istediğimizde bu özelliği kullanırız. Kullanımı oldukça basit olmasına rağmen, çok güçlü ve hızlı bir veri analizi, raporlama yapmamıza olanak sağlar.  Bu şekilde bir tablonuz varsa bu tablodan birçok özet rapor çıkarabilirsiniz. Eğer tablomuzda tarihsel bir alan varsa o zaman tüm tarihsel süreçler için, yıllık, çeyrek, ay, haftalık ve günlük bazda raporlar hazırlayabilirsiniz.

Aşağıda tablodan, Firma, ithalat no veya ürün referansı bazında toplam miktarlar ve tutarlar nedir? Yine aynı alanlara göre yıllık, çeyrek, aylık, haftalık bazda toplam miktar ve tutarlar nedir? gibi birçok rapor elde edebilirsiniz.

 

Pivot Table oluşturduktan sonra sağ tarafta Alanlar Listesi gelecektir. Hazırlamak istediğimiz özet raporda kullanacağımız alanları seçerek ya da sürükle bırak ile ilgili alanlara taşıdığımızda raporumuz şekillenecektir.

Pivot Table oluşturduktan sonra Analiz ve Tasarım menülerinden raporun tasarımını düzenleyebilir, bize sunulan Pivot Table araçlarından Dilimleyici, Zaman Çizelgesi ve Pivot Chart’ı kullanarak raporumuzda hızlı filtrelemeler yapıp grafikle birlikte görsellik katabilirsiniz.

 

 

► KOŞULLU BİÇİMLENDİRME

Excel’de çok sık kullanılan bir özellik de Koşullu Biçimlendirmedir. Bu özellik; belirli hücre aralıklarını belirli koşullara göre, genellikle o koşula uyan hücrelerin ark plânlarını renklendirme ile vurgulayarak belirginleştirmek için kullanılır. Giriş menüsünde Stiller grubu içerisindedir.

Kullanabileceğimiz bazı hazır koşullar sunulmuştur. Hazır koşullar bize yeterli olmadığında ise, formüllerle kendi kurallarımızı oluşturup o kurallara uyan hücrelerde biçimlendirme işlemini sağlayabilirsiniz. Tabii bunun için önce formüllere hâkim olmanız gerekir.

Bize hazır verilen kuralları, Koşullu Biçimlendirmeyi seçtiğimizde aşağıdaki gibi görebiliyoruz. Sayısal, metinsel ve tarihsel verilere göre biçimlendirmeleri kolaylıkla yapabiliriz.

Eğer bize verilen kurallar yeterli gelmez ise, o zaman Yeni Kural seçeneğinden “Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan”ı seçip ilgili alana formülü yazarak istediğimiz koşul sağlanan hücreleri vurgulayabiliyoruz.

İstersek bir alanda birden fazla Koşullu Biçimlendirme de oluşturabiliyoruz. Bu biçimlendirmelerin hangi koşullara göre yapıldığını görmek veya değiştirmek adına Kuralları Yönet kısmını kullanabiliriz.

Sayfada bir alandaki veya sayfanın tamamındaki oluşturulan kuralları temizlemek için Kuralları Temizle seçeneğini kullanabiliriz.

 

Koşullu Biçimlendirme ile ilgili, Veri Çubukları, Renk Ölçekleri ve Simge Kümeleri kurallarına göre hazırlanmış örnekleri aşağıda görebilirsiniz. Biçimlendirme kurallarını kullanarak tablolarınıza renk katabilir ve görsel analizleri elde edebilirsiniz.

Üstelik koşullara göre renklendirme işlemlerini makro gibi üst düzel bilgiye sahip olmadan da, yerleşik olan bu özellikle kolayca sağlayabiliyorsunuz.

Veri Çubukları, Renk Ölçekleri ve Simge Kümeleri ile ilgili hazırlanmış birkaç örneği aşağıda görebilirsiniz.

 

 

► VERİ DOĞRULAMA

Excel’de Veri Doğrulama özelliğini de sıklıkla kullanıyoruz.
Tanım olarak şöyle yapabiliriz; bir hücre veya bir hücre aralığına sadece girilmesi istenilen verilerin girilmesini ve onun haricinde herhangi veri girişini engelleyen bir özelliktir. Veri menüsünde Veri Araçları grubu içerisinde yer alır.

Birçok izin verilen hazır Veri Doğrulama ölçütümüz mevcuttur. Bu ölçütleri aşağıdaki resimde görebilirsiniz.

Tüm sayı: herhangi bir karşılaştırma metnini seçip, hücrelere sadece o sayıların girilmesini sağlayan ölçüttür.

Ondalık: hücrelere yazılan sayıların ondalıklı kısmını kontrol ettirip belirttiğiniz ondalık kısım haricinde veri girişini engeller.

Liste: hücreleri seçince bir açılır liste oluşturup o açılır listeden seçim yaparak hücrelere veri girişini yapmanızı sağlar.

Tarih: hücrelere belirtilen tarihler haricinde bir veri girişini engeller.

Saat: hücrelere belirtilen saatler haricinde bir veri girişini engeller.

Metin uzunluğu: herhangi bir karşılaştırma metnini seçip, hücrelere girilecek olan verilerin karakter sayılarını sınırlar.

Özel: Bu ölçütte, formüllerle kendi kurallarımızı oluşturarak, o kurallara uyan verilerin hücreye girişini sağlar.

Liste ve Özel ölçütlerinde formüllerle özel ölçütler oluşturabiliyoruz. İstersek birbirleriyle ilişkili veri doğrulama listeleri de oluşturabiliriz. Bunun için tabloyu uygun bir biçimde hazırlamak ve veri aralıklarını Ad Tanımlama özelliğiyle tanımlamak gerekir, sonrasında birbiriyle ilişkilendirebilirsiniz.

 

 

► SIRALAMA

Tablolarımızda başlıklarımızı yazdıktan sonra alt alta verileri girerken veya bize hazır olarak gelen bir tablomuzda veriler her zaman Alfabetik, Sayısal ve Tarihsel olarak sıralı bir şekilde olmayabiliyor ve bir veya birden fazla alana göre verilerimizi sıralama yapma ihtiyacı hissediyoruz, işte burada Excel’in Sıralama özelliği yardımımıza yetişiyor.

Bu özelliğe birçok farklı noktadan erişebiliyoruz.

• Giriş menüsünde en sağdaki Düzenleme grubu içerisinden
• Veri menüsündeki Sırala ve Filtre Uygula grubu içerisinden
• Hızlı Erişim Araç Çubuğuna ekler isek oradan
• Filtreleme için aktif edilen Filtre oklarını tıklayarak
• Sağ Click menüsünden Sırala üzerine gelerek

 

Sıralama özelliğini kullanırken yapılan en önemli hata; tablomuzda boş bir sütun bırakmaktır. Bazen sütun ekleyip daha sonra o sütunu silmek yerine gizleyebiliyoruz ve tabloda bir sıralama yapmak istediğimizde de, aslında ana tablomuzu ikiye bölüp sol taraf ayrı bir tablo, sağ taraf da ayrı bir tablo olarak işlem görmesine ve herhangi bir sıralamada tablonun genel bütünlüğünü kaybedip, ayrı ayrı sıralamaya dahil olup, verilerin karışmasına sebep olmakta. Böyle bir durum vahim sonuçlar doğurabilir.

Eğer tek bir sütuna göre sıralama yapacaksanız, hangi sütuna göre sıralama yapılacaksa o sütundaki herhangi bir hücreyi seçmeniz yeterli olacaktır. Hiçbir zaman tablonun tamamını veya bir sütunu seçmenize gerek yoktur.

Birden fazla sütuna göre sıralama yapmak isterseniz de o zaman Özel Sıralama penceresini kullanmalısınız.

 

Bu pencerede istenilen alanlara göre, Hücre Değeri, Hücre Dolgu ve Yazı Tipi Rengi ve Hücredeki Koşullu Biçimlendirme Simgesi koşullarını baz alarak, alfabetik, sayısal, tarihsel, hücre renklerine ve Özel Listelere göre sıralamalar yapabilirsiniz.

 

 

► FİLTRE

Tablolarımızda istediğimiz bir veya daha fazla alanda Filtreleme yaparak, sadece istediğimiz verilerin tabloda görünmesini sağlayabiliyoruz. Bunun için Filtre özelliğini de sıklıkla kullanıyoruz. Excel’in demirbaş özelliklerinden biridir ve genellikle Sıralama özelliğiyle yan yana veya altlı üstlü şeklinde yer alır. Yani Sıralama özelliğine ulaştığımız her yerden Filtre özelliğine de erişebiliyoruz.

Kısayol tuşu: Ctrl + Shift + L  – ( Tabloda Filtre yoksa ekler, varsa kaldırır. )

Excel’de bir Otomatik Filtre, bir de Gelişmiş Filtre vardır, ikisinde de Joker Karakterleri kullanabiliyoruz. Filtre özelliğinde, filtreleme uygulamak istediğiniz alandaki veri türüne göre;

• Metin Filtreleri
• Sayı Filtreleri
• Tarih Filtreleri

Seçeneklerini kullanarak daha hızlı ve özel filtrelemeler yapabilirsiniz.

      

Ayrıca sütunda bir renklendirme kullanılmışsa, Renge Göre Filtre seçeneğini de kullanarak verilerin filtrelenmesini sağlayabiliyoruz. Hangi rengi seçerseniz o renkte olan hücreleri filtrelendiğini göreceksiniz.

Bir veriyi ararken Joker Karakterleri de kullanabildiğimizden bahsetmiştik.
Özellikle de * (yıldız) karakterini Ara kutucuğunda kullanarak arama kısıtlaması yapabilirsiniz.

 

 

► GELİŞMİŞ FİLTRE

Bildiğiniz üzere, otomatik filtre özelliği ile tek bir alanda en fazla iki şarta göre ve/veya şeklinde filtrelemeler yapabiliyoruz. Eğer veri tabanı sorgusu gibi, birden fazla alanda birden fazla koşula eşit veya içeren verileri tablomuzda filtrelemek ya da sonuçları başka bir alanda listelemek istiyorsak o zaman Gelişmiş Filtre özelliğini kullanabiliriz. Bu özellik, Veri menüsünden Filtrenin hemen sağ alt köşesinde Gelişmiş adıyla yer alır.

Bu özellik bize iki şey sunar;

• Belirtilen tek bir alan veya alanlara göre benzersiz ifadeleri başka bir yerde listelemek
• Tablodaki veriler içerisinde, başka bir alanda belirtilen sütunlara ve ölçütlere uyan veriler varsa onları ya tablo üzerinde filtreler ya da sonuçları başka bir yerde listeler.

ilk maddeye göre örnek görseli aşağıda bulabilirsiniz.
Burada şunu demiş olduk; F1:F193 hücre aralığındaki Yalnızca benzersiz kayıtları N1 hücresinden itibaren listele. Sonucu N sütununda görebilirsiniz.

ikinci maddeye göre örnek görseli aşağıda bulabilirsiniz.
Burada şunu demiş olduk; A1:K193 aralığındaki veriler içerisinde, M1:O3 aralığındaki veriler varsa M6 hücresinden itibaren sonuçları listele.

 

 

► JOKER KARAKTERLER

Birçok programda olduğu gibi Excel’de de formüllerde veya bazı özelliklerde bize verilen Joker Karakterleri kullanabiliyoruz. Bu Joker Karakterler bize, metnin tamamını yazmadan belli bir kısmını yazıp, öncesinde, sonrasında ya da içerisinde geçen ifadeleri bulmamızda yardımcı olur.

Üç farklı Joker karakter mevcuttur.

•  * (Asterisk) Yıldız
•  ? (Soru İşareti)
•  ~ (Tilde) Yaklaşıklık İşareti

Harf, sözcük aramalarında kullanılırlar.
Metin filtreleri için karşılaştırma ölçütleri olarak ve içeriği arayıp değiştirirken Joker Karakterler kullanabiliriz.

 

* (asterisk) Birden çok karakter için kullanılır. Klavyedeki tüm karakterleri kapsar.

Örnek: “İst*” İst ile başlayan anlamına gelir.
Örnek: “*ist” ist ile biten anlamına gelir.
Örnek: “*ist*” İçinde ist geçen anlamına gelir.

 

? (soru işareti) Herhangi bir karakter için kullanılır.

Örnek: “Mura?” Mura ile başlayan ve devamında herhangi bir harf var anlamındadır.
Örnek: “?urat” Herhangi bir harf ile başlayan ve urat ile devam eden anlamındadır.
Murat, Surat gibi ifadeleri bulmanızı sağlar.

 

~ (tilde) ise, soru işareti, asterisk veya tilde içerenleri bulmak için kullanılır.

Bu karakteri yazabilmeniz için ALTGR + Ü harfine basıp boşluk tuşuna basılabilir.

Yıldız, Soru işareti ve Yaklaşıklık işaretini aramak/belirtmek için kullanılır.
Yıldız ve Soru işaretlerine siz bir veya birden fazla karakteri temsil etmiyorsunuz,
siz sadece bir yıldız veya soru işaretisiniz anlamına gelir.

Formüllerde kullanılabileceğinden söz etmiştik. Şimdi dilerseniz ona bir örnek verelim.

Aşağıdaki tabloda Ürün sütununda SU ile başlayanların Toplam Ürün Satış Miktarını bulmak istesek, ölçüt kısmına “SU*” yazmamız yeterli olacaktır.

Aynı şekilde Filtre özelliğinde de Joker Karakterleri kullanabileceğimizi yukarıda belirtmiştik.
Filtredeki Ara kutucuğuna aşağıdaki gibi *e? yazdığımızda; herhangi bir karakterle başlıyor ama sondan ikinci karakteri e olan ve sonu herhangi bir metinsel karakter olanları filtrele demiş olduk.

 

 

► GRAFİKLER

Grafikler, verilerinizi hedef kitleniz üzerinde en fazla etki bırakacak şekilde görselleştirmenize yardımcı olur. Düz tablolar ile raporlar sunmak yerine, göze daha hoş gelen etkileyici grafikler tercih edilebilir. Excel bu noktada bize birçok grafik türü sunmakta. Özellikle Excel 2013 ve sonrasında grafikler oluşturmak çok daha kolay bir hâle geldi. Artık bize tablomuza uygun grafik türlerini de önererek acaba hangi grafik türünü seçmem gerekir soruna gerek kalmıyor.

Grafiğin anlaşılmasını kolaylaştırmak için verilerimizi olabildiğince sadeleştirmeliyiz. Herhangi bir grafik türüne grafik başlığı ve eksen başlıkları ekleyebilirsiniz. Eksen başlıkları normalde grafikte görüntülenebilen tüm eksenlerde kullanılabilir ve buna 3-B grafiklerdeki derinlik (seri) eksenleri de dahildir. Bazı grafik türlerinin (radar grafikler gibi) eksenleri vardır ancak bunlar eksen başlığı görüntüleyemez. Eksenleri olmayan grafiklere eksen başlıkları ekleyemezsiniz (pasta veya halka grafikler gibi).

 

 

► HIZLI DOLDURMA

Bu muhteşem özellik, Excel 2013 versiyonuyla birlikte hayatımıza giriş yaptı.
Öncesinde birkaç formülü iç içe yazarak elde edebildiğimiz sonuçları artık tek bir tuşla hızlıca görebiliyoruz.
Bu özelliği Veri Menüsündeki Veri Araçları grubu içerisinde bulabilirsiniz.

Önceden Metin Fonksiyonları ile ya da Metni Sütunlara Dönüştürme Sihirbazı ile uğraşıp yapabildiğimiz işleri artık tek bir özellikle yapabilir hâle geldik diyebiliriz.

Bu özelliği kullanırken mantığımız şöyle olmalı; öncesinde ana metinden almak istediğimiz kısmı ve nasıl almak istediğimizi tek bir hücrede belirtiyoruz, sonrasında CTRL + E kısayolu ile diğer hücrelere de uygulanmasını sağlayabiliyoruz.

 

Bu Özellikle Neler Yapabiliriz?

• Tek bir hücredeki Ad Soyadları ayrı sütunlara ayırabilirsiniz.
• Ayrı sütunlardaki verileri tek bir hücrede birleştirebilirsiniz.
• Metnin başında, sonunda veya ortasındaki boşluklu verilerden, almak istediğimiz veriyi düzgüne ayırabilirsiniz.
• Hücre içindeki sayı ve metinleri ayıklayabilirsiniz.
• Bir metni veya sayıyı olmasını istediğimiz biçime dönüştürebiliyoruz.
• Metnin tamamını büyük harfe çevirebiliyoruz.
• Metnin tamamını küçük harfe çevirebiliyoruz.
• Her bir kelimenin sadece baş harflerini alabiliyoruz.
• Ayrı hücrelerde yer alan gün, ay, yıl değerlerinden bir tarih oluşturabiliyoruz.
• Hücrede ondalıklı kısmı nokta ile yazılan sayıları virgüle dönüştürebiliyoruz.
• Hücredeki ondalıklı bir sayıdan tam sayı ve ondalık kısmını ayırabiliyoruz.
• Hücredeki telefon numarasını istediğimiz format dönüştürebiliyoruz.
• E-Posta adreslerindeki kullanıcı adı ve domain kısımlarını ayırabiliyoruz.
  ve daha birçok özel metin düzenleme işlerimizde kullanabiliyoruz.

 

 

► BUL ve DEĞİŞTİR

 Excel’de aktif hücrede veya çalışma kitabında herhangi bir veriyi ararken, bildiğiniz üzere CTRL+F veya CTRL+H kısayol tuşları ile Bul ve Değiştir penceresini çağırabiliyoruz. Bu özelliği sıklıkla kullanıyoruz. Kullanırken de ilk yapmamız gereken, Seçenekler butonuna tıklamak olmalı. Çünkü son yapmış olduğumuz arama hafızada kalır ve pencereyi çağırdığımızda daha önce seçeneklerden bir seçim yapıldıysa o seçimler işaretli olarak gelir ve bunlar bir sonraki aramayı etkilerler.

Aranan kutucuğuna yazılan herhangi bir metin, çalışma sayfası içerisinde içerir şeklinde aranır ve varsa bulunan hücreleri pencere altında listeler.

Bu aşamada bir ipucu verelim; yukarıdaki tabloda görebildiğiniz gibi, arama yaptığımızda pencere altında tüm bulunanlar listelenip ilk kayıt seçili durumda geliyor, hazır seçiliyken CTRL+A tuşları ile tüm bulunan kayıtları seçebiliyoruz. Tümünü seçince de istersen seçilmiş olan hücreleri renklendirebilir, silebilir vb. gibi işlerinizi toplu olarak gerçekleştirebilirsiniz.

İlaveten aradığımız veriyi “Büyük/Küçük harf eşleştir”erek veya “Tüm hücre içeriğini eşleştir”erek aramayı kısıtlayabiliyoruz. İsterseniz Aranan kısmında Joker Karakterleri ( * ? ~ ) de kullanarak daha hızlı ve spesifik aramalarınızı gerçekleştirebilirsiniz.

Değiştir sekmesinde de aradığımız bir veriyi başka bir veri ile değiştirebiliyoruz. Yine seçeneklerden seçim yaparak aramayı kısıtlayabiliriz. İsteseniz de aradığınız bir biçim var ise, onu başka bir biçimle de değiştirebilirsiniz.

Değiştir Penceresinde Joker Karakterlerin gücünü kullanarak ekstra özel işler de çıkarabiliyoruz.
Örneğin; bir sütunda alt alta hücre içerisinde hem metinsel, hem de sayısal veriler var, bu iki veri arasında da aşağıdaki gibi sadece boşluk karakteri olsun. Değiştir Penceresinde * karakterinin gücünü kullanarak, boşluktan önceki tüm karakterleri boş bırak diyebiliyoruz, bu sayede de hücrelerin içerisinde boşluktan önceki tüm karakterleri silecek ve sadece sayılar kalacaktır. Bunu yapmak için, Aranan kısmına yıldız boşluk (* ), Yeni değer kısmını da boş bırakıyoruz.

 

 

► METNİ SÜTUNLARA DÖNÜŞTÜR

Excel’de bazen Metin Belgelerinden, CSV formatlı dosyalardan veri almak isteyebiliyoruz, ya da bize hazır bir tablo gelebiliyor. Bu dosyalarda genellikle veriler, virgüllerle ya da noktalı virgüllerle yan yana gösterilir. Biz de bu hazır tabloda virgüllerle birleşik olan verileri, Metni Sütunlara Dönüştürme sihirbazı ile belirtilen her bir ayraçtan öncesini ve sonrasını farklı farklı sütunlara ayırıp, düzgün bir tablo olarak görünmesini sağlayabiliyoruz.

Bu özelliğe Veri menüsündeki Veri Araçları grubu içerisinden erişebilirsiniz.

Örnek bir veri üzerinde çalışma şekline bir bakalım.
Aşağıdaki gibi bir tablomuz var, A sütunundaki verileri ayraç noktalarından itibaren öncesini ve sonrasını yan taraftaki sütunlara ayıracağız. Verilerimize baktığımızda ayraç olarak kabul edeceğimiz ayırıcılarımız, noktalı virgül ve nokta karakterleridir ve bunların da birden fazla tekrar edebildiğini görüyoruz.

Şimdi bu özelliği kullanarak verilerimizi istediğimiz tabloya dönüştürelim.

• İlk olarak verilerimizin olduğu A2:A16 aralığını seçiyoruz.
• Veri menüsünden Metni Sütunlara Dönüştür’ü seçiyoruz.
• Pencerenin ilk aşamasındayken Sınırlandırılmış türünü seçip İleri
• Soldaki Ayırıcılardan Noktalı Virgülü ve Diğer seçeneğini seçip nokta koyuyoruz.
• Yan taraftaki Ardışık ayırıcıları tek olarak işle seçeneğini seçip İleri
• Son aşamada Hedef olarak B2’yi belirtip Son butonuna basıyoruz.

Sonuç olarak soldaki karmaşık olan veriyi, ayraç noktalarından ayırarak bu şekilde farklı sütunlara aktarıp tablo hâline getirebiliyoruz.

Bu ve buna benzer birçok işimizi bu özellikle çözebiliyoruz.

Örneğin;

• 22102019 olarak yazılan sayıları Tarih formatına dönüştürebiliyoruz.
• 1,000.00 şeklinde binlik ve ondalık ayırıcılarımız ters yazıldığında ayırıcıları ters çevirip 000,00 olarak dönüşmesini sağlayabiliyoruz.
• Sayılarda negatif işareti sayının sonunda olduğu durumlarda da – (eksi) işaretini sayının önüne alabiliyoruz.

gibi vb. bazı işlerimizi de bu özellikle kolaylıkla yapabiliyoruz.

 

 

► DIŞ VERİ AL

Excel’in sadece basit bir tablolama ve hesaplama uygulaması olmadığını bilmek gerek. Bize göre Excel uygulaması dünyadaki en geniş kapsamlı ve en gelişmiş uygulamadır. Sektör ve meslek bağımsız çalışabilmesiyle, hatta kabaca tabir etmek gerekirse; masa başında oturan herkesin bu uygulamayı kullanabilmesiyle benzersiz olduğunu ve sürekli gelişmekte olduğunu her yeni versiyonda bize göstermekte.

Dış Ver Al özelliği de, Excel üzerinden birçok veri tabanına, veri kaynağına ve online servislere bağlanıp verileri Excel’e alıp Tablo, Pivot Table ve Pivot Chart olarak gösterebilmenizi, analizler yapabilmenizi sağlar. Oldukça farklı ve geniş veri kaynaklarına bağlanabilmesinin yanında basit olarak da Txt, Csv, Json, XML gibi yapılardan da veriler alabilmenize olanak sağlar.

 

 

► EXCEL & VBA (MAKRO)

Microsoft Office paket programı içinde bulunan programların bazılarında, kullanıcıya kolaylık olsun diye ve sürekli tekrar edilen (rutin) işlemleri otomatik hale getirmek için Makro komutu kullanıcıya sunulmuştur.

Makrolar hazırlanırken, Excel’in arka plânında çalışan Visual Basic programlama dili de hazır halde beklemektedir. Herhangi bir kayıt yapıldığında bu programlama dili aktif hale gelir ve sizin yapmış olduğunuz herhangi bir makro komutunu programlama diline çevirir. Böylece daha sonra, hazırlamış olduğunuz makroyu çalıştırmak veya düzenlemek istediğinizde Excel bu imkânı size rahatlıkla sunar.

Excel’in en güçlü özelliklerinde biri de hiç şüphesiz VBA tarafı, yani Makrolardır. Office yüklenirken arka plânında hazır olarak gelen bu dili kullanarak, günlük rutin işlerinizi, haftalık, aylık raporlarınızı, koda dökebilir ve çok daha hızlı bir şekilde, hatta saniyeler içinde verilerinizi listeleyip raporlayabilirsiniz.

UserForm üzerinde ise ihtiyacınıza yönelik programlar hazırlayabilir, bu programları firma bünyesinde herkesin kullanmasını sağlayabilirsiniz.

 

Bu yazıyı çevrenizle de paylaşıp birçok kişinin de bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz.

Hoşça kalın. 👍🏻

Şimdi excel eğitimi teklifi al!