Metni Sütunlara Dönüştür İşlevi’nin Bilinmeyen 3 Yeteneğini Daha Keşfedin

Bu makalede metni sütunlara dönüştür işlevinin bilinmeyen 3 yeteneğini keşfedeceğiz. Her zaman orada olmasına rağmen fark edilemeyen bazı özelliklere değineceğiz.

“Metni sütunlara dönüştür’ün, bir sütundaki metinleri sütunlara dağıtmaktan başka ne özelliği var ki?” diye düşünüyorsanız, haydi gelin birlikte adım adım keşfedelim!

Dışarıdan veri aldığımızda genellikle bu veriler bir arada gelir ve bulundukları hücre içerisinde sola yaslı şekilde konumlanırlar. Bunun sebebi verilerin Excel tarafından metin olarak algılanmasıdır. Excel’de metinler sola yaslı yazılırken, sayısal değerler sağa yaslı yazılırlar. Müşteri bilgileri verisi çektiğimizi düşünelim, T.C. Kimlik Numaraları ile Ad Soyad verilerinin ayrı ayrı sütunlarda olması beklenir ama ayrı sütunlarda gelmeyebilir. Veriler bir arada olursa metin olarak algılanacağından T.C. Kimlik numarasına göre işlemler yapmak çok zor hale gelir hatta bazı durumlarda imkansızlaşabilir. Benzer bir durum Personel Adları ile İl verilerinin aynı sütunda olması sonucu yaşanacaktır. Dışarıdan çektiğimiz verilere farklı bir örnek de negatif sayılardan oluşan bir liste üzerinden olsun. Bu listedeki sayıların eksi işaretleri, sayıların solunda değil de alışılmışın dışında sağında yer alıyor olabilir.

Bütün bunları nasıl düzelteceğiz? Haydi okumaya devam edelim ve birlikte görelim.

Elimizdeki listede İl, Yıl, Ay gibi farklı kriterlerde değerler bulunuyor. Bu değerler bir arada yazılı olduğunda, Metni Sütunlara Dönüştür özelliği ile ayrı ayrı yazabilirsiniz, sütunların veri türlerini değiştirebilirsiniz,…

Aşağıdaki örnek liste Metni Sütunlara Dönüştür özelliği ile düzenlenmiştir. Resimleri incelersek son sütundaki oranların, ilk resimde nokta ile ayrılıyorken ikinci resimde virgül ile ayrıldığını siz de fark edeceksiniz.

İşleme başlayalım! Yalnızca verilerin bulunduğu sütunu seçeriz ve Veri sekmesinden Veri Araçları grubuna oradan da Metni Sütunlara Dönüştür’e tıklarız.

Açılan pencerede iki farklı seçenek karşımıza çıkar.

Sınırlandırılmış seçeneği, nokta, virgül, tire, boşluk gibi işaretlerle ayrılmış uzunlukları farklı olan veriler için kullanılır.

Sabit Genişlikli seçeneği ise veriler beilirli bir karakterden bölmek için kullanılır. Örnek olarak T.C. kimlik numaraları, barkod numaraları, seri numaraları ya da plakalar gibi uzunlukları eşit olan veriler için kullanılabilir.

Bizim örnek listemizdeki verilerin, noktalı virgül, tire ve boşluk gibi simgelerle ayrılmış olduğunu önizleme penceresinde de görüyoruz, bu yüzden Sınırlandırılmış seçeneğini seçerek İleri butonuna tıklıyoruz.

Bir sonraki adımda listemizdeki verileri ayıran simgelerin neler olduğunu bu simgelerin isimlerinin yanlarına işaretleme yaparak verinin tek seferde ayrılmasını sağlarız. Verilerin ayrıldığını yine önizleme penceresinden izleriz. Listemiz bu pencerede bulunmayan bir simge ile ayrılmış olduğunda ise, Diğer kutucuğunu seçip onun hemen sağındaki kutucuğa bu simgeyi yazarız.

Excel dilinin Türkçe ya da İngilizce olmasına bağlı olarak simgesel farklılıklar gösterir. Bu farklılıklar ondalık sayılar ile tarihleri etkileyebilir. Bu karışıklığı önlemek için Excel diline uygun düzenlemeleri yapmamız gerekiyor. Pek de bilinmeyen bu düzenleme nasıl yapılıyormuş görelim.

Gelişmiş…

butonu tıklanır ve Gelişmiş Metin İçeri Aktarma Ayarları penceresi açılır. Bu pencere içerisinden sözünü ettiğimiz ayarlamaları yaparız. Burada Ondalık ve Binlik ayraçlarının yerlerini değiştireceğiz. Nokta yazan yere virgül, virgül yazan yere nokta yazarak bu pencereyi kapattığımızda oran verilerimiz virgül ile yazılmış oldu.

Metni Sütunlara Dönüştür ile yapılabileceğini düşünmemiş olabileceğiniz bir başka problemin çözümüne bakalım. Dışarıdan aldığımız negatif sayıların işaretlerinin sağda olduğu durumlarda Excel bu sayıları sayı olarak değil de metin olarak algılamaktadır ve bu sebeple de matematiksel hesaplamalar yapılamamaktadır. Bu problemi çözmek için Metni Sütunlara Dönüştür’ü seçip açılan pencereden yalnızca İleri ve Son butonlarına basarsak, eksi işaretinin sola geçtiğini görürüz.  Artık eksi işaretinin sağda olması da dert değil 🙂

Ayrıca isteğe bağlı olarak hücredeki verilerin türlerini de değiştirebiliriz. Adım 3 deki pencere bizim bu işlemi yapmamızı sağlıyor. Her bir sütun başlığının içerdiği veri türüne göre seçim yapılarak  veri türleri değiştirilebilir.

 

İç İçe Eğerler Yazmak İçin Kahve Molanızı İptal Etmenize Gerek Yok; Gelin Düşeyara’yı Deneyin

Bu makalemizde Düşeyara ve İç içe Eğer ‘i çeşitli durumlar için karşılaştırarak bazı durumlarda hangisinin daha kullanışlı olacağını göreceğiz.

İK departmanının iş yerindeki çalışma sürelerine göre yıllık izin sayılarını yazmak istediği bir listede veya ürünler için kategorilerine göre gelecek komisyon miktarlarını eşleştirmek istediğinizde hangi yolu tercih edersiniz? Özellikle formül kullanmaya yeni başlayanlardansanız aklınıza ilk olarak İç içe Eğer fonksiyonu yazmak gelebilir. Peki bu tip durumlarda Düşeyara fonksiyonunu kullanmayı hiç düşündünüz mü?

Şimdi Düşeyara ve İç içe Eğer ‘i karşılaştırmaya başlayalım. İyi okumalar!

       Elimizde, satış kategorilerine göre komisyon miktarlarını   gösteren bir listemiz var. Burada, satış kategorilerine göre   komisyon miktarlarını iki fonksiyonu da kullanarak   bulacağız.

 

 

 

 

İki fonksiyonu karşılaştırırken ilk dikkat çeken kısım fonksiyonların uzunlukları olsa gerek. Bu kısa liste için 9 eğer fonksiyonunu iç içe yazmamız gerekir. İç içe eğer yazarken veri girişleri için ne kadar parantez, noktalı virgül, çift tırnak kullanmanız gerektiğini bir düşünün. Güzel bir kahve molanıza mâl olabilir. Öte yandan Düşeyara fonksiyonunu tek adımda kullanabiliriz.

Herhangi bir hücrede değişiklik yapıldığında Düşeyara fonksiyonu sorgulamada herhangi bir sıkıntı çekmeyecek, listeye yeni veri eklendiğinde aranılan verinin sonucunu vermeye devam edecektir. Ancak yazdığınız iç içe eğer fonksiyonuna veri girişini hücre isimlerini belirterek değil de, aşağıdaki örnekte yüzde değerlerinin formüle yazılmış olması gibi manuel girdiyseniz her değişen yüzdel bilgisini fonksiyonun içine tekrar yazmanız gerekecektir. Ayrıca manuel giriş yapmak basit harf hataların risklerini arttırabilir.

Ayrıca, listeye yeni bir satır eklendiğinde Eğer fonksiyonuna bu değerler otomatik olarak gelmez. Fonksiyona yeni değerleri sizin girmeniz gerekir. Düşeyara için, liste içine yeni bir satır eklediğinizde listeyi tekrar belirtmenize gerek yoktur. Liste içine eklendiği için o satırı da listenin bir parçası olarak görür ve aranılan verinin sonucunu getirmeye devam eder. Liste sonuna satır eklerseniz, Düşeyara’da seçimin dışında kaldığı için listenin devamı gibi algılayamaz. Bu sorunun çözümü için listeyi tabloya dönüştürüp dinamik hale getiririz. Yeni satırları hemen tablo bitiminden eklerseniz, dinamik tablo çalışma prensibi gereği satırları tablo alanı içine alır ve Düşeyara da arama sonuçlarında onları da gösterir.

Peki listeyi başka yere taşırsak ne olur? Listeyi farklı bir yere taşıdığımızda Düşeyara, çalışma mantığı gereği listenin bulunduğu yeni yerini fonksiyonda güncelleyecektir ve istediğiniz işlemi gerçekleştirmeye devam edecektir.

Şu ana kadar Düşeyara’nın İç İçe Eğer’den daha avantajlı olduğu durumları gördük. İç İçe Eğer’in de Düşeyara’ya göre tercih edilebileceği bir nokta elbette mevcuttur. Eğer’e karşı Düşeyara’nın dezavantajı Düşeyara’nın çalışma prensibi gereği aramaya başlanan sütunun sağındaki değerleri verip solundaki değerleri veremeyişidir. İç İçe Eğer ise istediğiniz hücreyi seçerek herhangi bir işlem yapmanıza olanak sağlar. Elbette sütunların yerlerini değiştirip Düşeyara kullanabilecek hale getirebilirsiniz. 😉 

Herhangi bir listede bir değer sorgulaması yapılıyorsa Düşeyara,
İç İçe Eğer’e göre oldukça pratik bir fonksiyondur. İç içe Eğer yazarken “Nerede kaldım ben?” gibi bir durumla karşılaşırken; Düşeyara fonksiyonunu yazarken dikkatinizin dağılmasından önce fonksiyonu çoktan yazmış ve uygulamış olursunuz.

Ve son bir bilgi daha, listedeki bir değeri, belirlenen aralıklara uymasına göre bir tanım vermek istersek Düşeyara’da aralık bak kısmına 1 yazarak bu işlemi gerçekleştirebiliriz. Bu konuyu anlattığımız bir sonraki makalemizde görüşünceye kadar hoşça kalın.

Sunularınız Hiç Bu Kadar İddialı Olmamıştı

Slaytlar arası geçişte nesnelerinizi canlandırmak mı istiyorsunuz? Dönüşüm efekti, slaytlar arasında yumuşak geçiş animasyonları yapmanızı sağlayan yeni bir Office 365 özelliğidir. Bu harika yenilik; özel kelimeleri vurgularken, eğitim esnasında bir nesnenin parçalarını ayırıp tanıtırken, firma analiz toplantılarında grafik değişimlerini yumuşak geçişler ile gösterirken, harita ya da çeşitli resimlerde odaklanmayı kolaylaştırmak için büyütme etkisi yaratırken kullanılabilir.  Tahmin ve yorumlama becerisi sayesinde dönüşüm efekti; nesneleri, sözcükleri ve karakterleri hareket ettirmeye, renklerini değiştirmeye, yakınlaştırmaya veya hepsini aynı anda yapmaya olanak sağlar. Bunun için iki slaydın en az bir ortak nesnesi, karakteri olmalıdır. Ya da dönüşmesini istediğiniz slaydın kopyasını oluşturup bu kopyadaki nesneyi taşımak, yeniden boyutlandırmak, döndürmek ve yeniden renklendirmek gibi değişiklikleri yaptıktan sonra dönüşüm efektini uygulayabilirsiniz. PowerPoint otomatik olarak iki slayt arasındaki farkları hesaplayıp kesintisiz geçiş yapar. Bu geçiş efektini öğrendiğinizde ne kadar kolay ve zaman kazandırıcı bir özellik olduğunu siz de göreceksiniz.

Şimdi İleri PowerPoint Eğitimi konularımızdan biri olan bu özelliği, örnekler üzerinden inceleyelim.

Dağınık harflerden oluşan bir slayttan düzenli kelimelerin yazıldığı bir slayda geçiş için yapmanız gereken ikinci slaytta istediğiniz değişikliği yapıp Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçeneklerini Karakter yapıp slaydı başlatmak.

1.Adım: Slaydınıza sağ tıklayıp “Slaydı Çoğalt” ile çoğalttıktan sonra ikinci slayda istenilen yazıyı yazabilirsiniz. Örnekte alfabe yazılı bir slayt çoğaltılıp “Dönüşüm (Morph)” yazılmıştır.

2.Adım: Slaytları seçtikten sonra Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçenekleri Karakter yapılmalıdır.

3.Adım: Sununuzu başlatarak karakterlerinizin nasıl hareketlendiğini izleyin 🙂

 

Nesneleri parçalara ayırıp tanıtmak için slaytları çoğaltıp her adım için üzerlerinde istenilen değişiklikler yapılmalıdır. Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçeneklerini Nesneler yapıp slaydı başlatarak, sununuza hayat verebilirsiniz.

1.Adım: Nesnenizin olduğu slaydı çoğalttıktan sonra her adım için istenilen değişiklikler yapılmalıdır. Örnekte ilk önce bisiklet çoğaltılmış, ikinci slaytta parçalara ayrılmış, üçüncü slaytta yazılar eklenmiş ve son slaytta da eski haline getirilmiştir.

2.Adım: Slaytları seçtikten sonra Geçişler sekmesinin altında bulunan Bu Slayda Geçiş bölümünden Dönüşüm efektini seçtikten sonra Slayt Seçenekleri Nesneler yapılmalıdır.

3.Adım: Sununuzu başlatarak nesnelerinizin nasıl hareketlendiğini izleyin 🙂

Office 365 ile 2016 yılında hayata giren Dönüşüm efekti, büyük bir potansiyele sahiptir ve slaytlar arasında yumuşak geçiş animasyonları yapmanızı sağlar. Bu görsel şölenlerin yanısıra eğitimlerinizi daha eğitici hale getirebilir, ürünlerinizi daha detaylı tanıtabilir, büyüme raporlarınızın sunumunda hareketli grafiklerle etkileyiciliği arttırabilirsiniz. Dönüşüm efektinden daha fazla verim almak için 3B nesnelerle çalışmayı deneyin.

Keyifli sunumlar…

 

E Posta Pazarlamada Doğru Şekilde İçerik Hazırlama

Geçtiğimiz günlerde dünyada Black Friday (Kara Cuma) olarak bilinen indirim kampanyasıyla online alışveriş mağazalarının diğer adıyla e-ticaret sitelerinin kullanıcılarına indirim kampanyaları hakkında gönderdikleri binlerce sms, email ve mobil uygulama üzerinden bildirimlere şahit olduk. Bazen rahatsız edici seviyeye ulaşan bu pazarlama ve reklamcılık aktivitesi aslında doğru yapıldığında hem müşteriyi hem de reklam vereni oldukça kazançlı ve mutlu bir hale getirebilir.

Bu makalede email marketing bölümünü ele alacağız. Email marketing (eposta pazarlama) yaparken dikkat edilmesi gereken hususları gördüğüm ve bildiğim kadarıyla anlatmaya çalışacağım. Eposta pazarlama 3 aşamadan oluşan bir dijital pazarlama yöntemidir. Yaklaşan yılbaşında ve ilerleyen dönemlerde bu makalenin, yapılacak olan email marketing kampanyalarında faydalı olmasını diliyorum. İki ya da üç aşamalı olarak yazacağım bu makalede bir email pazarlama kampanyasının döngüsünde önemli olan noktalara değinmeye çalışacağım.

Email kampanyalarınızı gönderirken kendinize ait olan listeye gönderim yapmanız çok önemlidir. Bir başkasının email listesine gönderim yapmanız hem size hem de kullanıcılara zarar vereceği gibi kanunen de yasaktır. Birçok email gönderim şirketi zaten eğer listenin size ait olmadığını düşünürse veya bundan kuşkulanırsa, bununla ilgili olarak email listesini nereden ve nasıl edindiğinizle ilgili olarak sizden kanıt ve bilgi isteyecektir. Bu aşamada uyguladıkları kontrol algoritmaları ve teknikleri konusunda oldukça başarılı olan email gönderim platformlarının tamamında bu uygulama ile karşılaşacağınızdan emin olabilirsiniz.

Email içeriklerini hazırlarken aşağıda yer alan hususlara dikkat etmeniz, gönderdiğiniz emaillerin hem inbox’a düşerek daha çok dikkat çeken bir bölümde yer almasını hem de açılma ve tıklanma oranlarını arttırarak sarf ettiğiniz eforun dönüşünü sağlayacaktır.

Şunu kesin olarak belirtmek gerekir ki çok büyük listeye sahip olmaktansa çok yüksek açılma, tıklanma ve dönüşüm oranlarına sahip olmak daha iyidir. Büyük listelere sahipseniz ve az açılma oranı problemiyle karşı karşıyaysanız bazı şeyleri yanlış yapıyor olabilirsiniz.

  1. Email İçeriği ve Şablon

Müşterilerinize gönderim yaparken tek bir imajı olduğu gibi göndermeniz neredeyse hiçbir etki yapmayacaktır. Özellikle bilgisayar kullanımı konusunda kısıtlı bir kitleye gönderim yapıyorsanız her şeyi olabildiğince anlaşılır tutmanız gerekmektedir. Bu nedenle imaj yerine HTML içerik veya tamamen Text içerik göndermeniz daha doğru olacaktır.

Photoshop veya bir başka tasarım programıyla çizdiğiniz emailleri HTML’e çevirip gönderirken veya var olan standart email şablonunuzu kullanırken imajlardan olabildiğince kurtulmanız gerekiyor. Bu hem gönderim süresinde etki eden hem de kullanıcının emaili görüntülediği clientda hızlı açılmasını sağlayacaktır. Eğer bolca imajın olduğu bir içeriği gönderiyorsanız mutlaka belli parçalara bölmeniz ve IMG etiketi içerisindeki ALT özelliğini o resimle ilgili olarak doldurmanızı tavsiye ederim.

Fotoğraflara alt özelliğini dolu olarak gönderdiğiniz durumlarda, varsayılan olarak imajların kapalı geldiği tüm email görüntülemelerinde kullanıcıyı fotoğrafları görmeye ve emaili açmaya doğru daha fazla ikna edici bir içeriğe sahip olacaksınız. ALT bilgisi bu aşamada imaj hakkında kullanıcıya ön bilgi sağlamaktadır.

İmajlara alternatif olarak CSS ile uygun şekilde biçimlendirilmiş olarak email şablonlarını %50 imaj %50 Text olarak hazırlamak hem zaman hem de kullanıcı tarafında oldukça uygun bir yöntemdir.

Bu şekilde hem “Satın Al”, “Sepete Ekle”, “Sipariş Ver” gibi butonların bir şekilde kullanıcılar tarafından görüntüleneceğinden kesin olarak emin olabilirsiniz.

  1. İster Pure(Salt) Text içerik isterseniz HTML içerik gönderin, yeni çıkan kanunlarla birlikte kullanıcıların şirketiniz hakkında bilgi sahibi olabilecekleri adres, telefon gibi bilgilere email kampanyanızın en altında yer vermek zorundasınız. Bunun yanında kullanıcıların listeden çıkabileceği linki de aynı şekilde içerik olarak bulundurmak sizi bağlayan bir diğer kanun ve kurallardan birisidir.
  2. Sosyal medya hesaplarınızı, blog adresinizi vb. email kampanyanızda adres ve abonelikten ayrılma bilgilerinin yer aldığı bölümden bir önceki satırda belirtmeniz genel olarak kullanıcıların kampanyanızla ilgilenmiyorsa bile sizi sosyal medyada takip etmenizi sağlayabilecek, onları bu yönde kanalize edebileceğiniz yegâne yollardan birisidir. Sosyal medya gibi linklerin yanında ayrıca mobil uygulamalarınızın linklerini de paylaşmanız oldukça iyi olacaktır.
  3. İçerik içerisinde kullanılan bazı önemli kelimeler ve linklere dikkat etmeniz gerekiyor. BitLy gibi link kısaltma servislerini email kampanyanız içerisinde kullanıyor olmanız, iyi bir spam skoruna sahip olmanıza ve her şeyi doğru yapmanıza rağmen sizi spam kutusuna düşürecektir. Bunun yanında viagra, porn gibi kelimeler Gmail, Hotmail ve Yahoo gibi servisler için abusive filtrelerine veya kullanıcının client’ında kurulu güvenlik uygulamalarına takılacağından direkt olarak gönderimleriniz spam kutusuna düşecektir ve belki de hiçbir şekilde kullanıcıya ulaşmayacaktır.
  4. Gönderdiğiniz içerikte bulunan resimleri bir CDN içerisinde tutmak ve PNG formatında olduğu gibi sıkıştırarak yayına almanız içeriğin hızlıca yüklenmesini sağlar. Bunun için TinyPng sitesinden faydalanabilirsiniz.

Genel olarak bu başlıklar ve kurallar doğrultusunda email içeriklerinizi hazırladığınızda inbox’a ulaşma, görüntülenme, açılma ve tıklamalarda hareketlilik elde edeceğinizi umuyorum. Aslında birçok email sağlayıcısının önerdiği hatta bazılarının zorunlu kıldığı DKIM ve SPF kayıtlarınızı da mutlaka yapmış olmanız gerekmektedir. Bunu domain bilgilerinizi yönettiğiniz kontrol panelinden gireceğiniz ilgili A ve TXT kayıtlarıyla sağlayabilirsiniz.

 

Excel’de Açılır Listelerle Verilerin Doğruluğunu Sağlayın!

Hücrelere tek tek veri girişi yapmak bazen çok fazla zaman alabilir ve aynı zamanda yanlış veri girme olasılığının artmasına sebep olabilir. Seçimleri açılır listeden yapmak verilerin girişinin daha hızlı ve daha doğru yapılmasına yardımcı olur.

Şimdi İleri Excel Eğitimi konularımızdan biri olan bu işlemi,  ürünleri açılır liste üzerinden seçebildiğimiz bir örnek üzerinden inceleyelim.

       1.Adım: Açılır liste eklemek istediğiniz hücreleri seçtikten sonra Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları Grubundan Veri Doğrulama seçilir.

       2.Adım: Açılan Veri Doğrulama ekranında varsayılan olarak Doğrulama Ölçütü “Herhangi Bir Değer” olarak gelmektedir. Burada açılır listeler oluşturmak için Doğrulama Ölçütü olarak “Liste” seçilmelidir.

       3.Adım: Doğrulama Ölçütü olarak Listeyi seçtikten sonra açılır listeye eklenecek veriler “Kaynak” kısmına eklenir. Bunu 2 yoldan yapabiliriz. Öncelikle; örnek üzere satın alınan ürünler kaynak kısmına, aralarına noktalı virgül (;) koyarak girilir.

Diğer bir yol ise verilerin başka bir hücreden kaynak gösterilerek alınmasıdır. Bunun için kaynak içerisine tıkladıktan sonra ürünlerin bulunduğu hücreleri seçerek veri girişin yapılır. Kaynak gösterilen hücreler silinirse açılır listeler boş gelecektir.

       4. Adım: Veri Doğrulama işlemini gerçekleştirdiğiniz hücrenin yanında açılır liste işareti çıkmaktadır. Bu işarete tıklayarak açılır listenizi kullanmaya başlayabilirsiniz.

Veri girişini çok daha kısa zamanda ve doğru bir şekilde açılır listeler ile sağlayabilirsiniz. Ayrıca Veri Doğrulama ile hücrelere girilecek verilerin kontrolü için sayı değeri, karakter sayısı gibi sınırlandırmalar da yapılabilir.

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Gelişmiş Filtre İle Birden Fazla Koşulu Sağlayan Verileri Hızlıca Listeleyin

Bir firmanın satış departmanı, Excel’de bulunan yıllık satış verilerinden yalnızca Ocak ayında yapılmış  satışları görmek isteyebilir, İK departmanı eğitim derecesi lise olan çalışanlarını listelemek isteyebilir. Bu tip, birbirine bağlı kriterler olmadığı durumlarda filtre kullanabiliriz. Filtre, her sütunda istenen tüm değerleri arar ve  filtreler. Peki, İK  verilerinden 24 yaşındaki lise mezunlarını ve 23 yaşındaki önlisans mezunlarını filtrelemek istediğimizde, filtre ile doğru sonuca ulaşabilir miyiz? Bu makalede birbirine bağlı birden fazla kriter olduğunda, filtreleme sonucunun yanlış geldiğini ve doğru sonuca ulaşmak için ne yapmamız gerektiğini inceleyeceğiz.  Gelişmiş filtre, karmaşık ölçütlere göre filtreleme işlemini gerçekleştirmeye yarar. Gelişmiş filtrenin nasıl işlediğini anlamak için İK departmanı ile ilgili olan örnekten devam edelim.

Excel sayfasındaki  listede İK departmanına ait çalışan, eğitim durumu ve yaş sütunlarını görüyorsunuz. İstenen ölçütler de F1:G3 aralığında belirtilmiştir. Buna göre eğitim derecesi lise; yaşı 24 olan ve eğitim derecesi ön lisans; yaşı 23 olan kişileri filtrelenmesi istenmiştir. Bu durumda normal filtre kullanılırsa firmada lise mezunu-23 yaş ve ön lisans mezunu-24 yaş varsa bu kayıtlar da listelenecektir. Normal filtreleme tüm kuralları tek tek değerlendirir ve hepsine uyan tüm satırları getirir.

Gördüğünüz gibi bizim asıl ölçütümüz lise mezunu-24 yaş ve ön lisans mezunu-23 iken lise mezunu-23 ve ön lisans-24 yaş da listelenmiştir.

Şimdi gelişmiş filtre adımlarıyla sadece bu kriterlerin elde edilmesini sağlayalım. Gelişmiş filtre’ye Veri sekmesi-> Sırala ve Filtre Uygula veri grubundan ulaşabilirsiniz.

Gelişmiş filtre seçeneği için Excel’de Veri-> Sırala ve Filtrele Uygula-> Gelişmiş seçilir.

 

Gelişmiş filtre komutuna basıldığında öncelikle liste aralığı için verilerin olduğu alan seçilir. Sonra ölçütlerin bulunduğu I2:J4 aralığı seçilir. Burada önemli olan ölçütlerin başlıklarıyla listedeki ölçütlerin uygulanacağı sütunların başlıkları aynı olmalıdır. Çünkü kriterlerinizi yazdığınız başlığın altında arar.

Filtrelenen listeyi ana listenin bulunduğu yerde veya hedef alanına bir konum belirtilerek başka bir alanda gösterebiliriz.  Hedef belirtilmediğinde, filtrelenen yeni verileri, ana verilerinizin yerinde gösterdiği için ana veriler kaybolur.

Sonuç olarak istediğimiz görüntü aşağıdaki gösterilmiştir.

Birden fazla filtreleme kriteriniz olduğunda, Gelişmiş Filtre ile kriter alanını seçerek tek hamlede tüm filtrelerin verilerinize uygulanmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca gelişmiş filtre kriterlerini detaylandırmak istediğinizde, aşağıdaki mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz.

Başka bir konuda buluşuncaya kadar hoşça kalın.

 

Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları kolayca kaldırın!

      Excel ileri eğitim konularından Yinelenenleri Kaldır işlevi, Excel listelerinizdeki mükerrer kayıtları sizin yerinize bulabilir ve onları çok hızlı ve kolay bir şekilde kaldırarak verilerinizi benzersiz hale getirebilir!

      İşlem çok basit!

     Mükerrer kayıtları kaldırmak istediğimiz liste seçilir ya da listenin içinde bir hücreye tıklanır.

     Veri Sekmesi-> Veri Araçları Grubundan-> Yinelenenleri Kaldır butonu tıklanır.

Listemizdeki veriler, kişisel bilgiler olduğundan satır boyunca birbirleriyle ilişkilidirler. Listede Ad Soyad, Unvan ve İl bilgilerinin birebir aynı olduğu başka satırlar varsa, kaldırması için açılan Yinelenenleri Kaldır penceresindeki Sütunlar alanından Ad Soyad, Unvan, İl sütunlarının her biri seçilir ve Tamam butonu tıklanır.

Bu işlem sonunda yinelenen değerler kaldırılmıştır.

 

 Yinelenenleri Kaldır penceresini inceleyelim:    

Tümünü Seç butonu seçili olduğunda tüm sütun değerleri birbirleriyle ilişkili olarak değerlendirilerek, benzersiz değerlere ulaşılır.
Tüm Seçimleri Kaldır butonu sütun seçimlerini kaldırır.
Verilerimde üst bilgi var seçeneği ise sütun başlıklarımızı temsil eder. Sütun başlıklarınız varsa bu seçeneği seçeriz. Aksi halde başlıklarla veriler arasında aynı olan değerler denk gelirse başlık veri olarak kabul edilir ve kaldırma işlemine dahil edilir.
Sütunlar penceresinden mükerrerliğinin kontrol edilmesini istediğimiz sütunları seçebiliriz.

 

Tablo içerisinde bir veya birkaç sütun seçilerek yinelenenleri kaldırma işlemi yapmaya başlandığında ilgili seçimin doğruluğunu sınamak için Yinelenenleri Kaldır Uyarısı Penceresi açılır. Bu ekranda Seçimi genişlet ve Geçerli seçimle devam et isimlerinde iki seçenek vardır. Aşağıdaki gibi uygulanabilirler…

 

  1. Seçimi genişlet ; Eğer verilerimizin yukardaki örnekte olduğu gibi, birbiri ile bağı varsa, mutlaka seçimi genişlet diyerek ilgili listenin tamamının seçilmesi sağlanmalıdır, böylece kaldırma işlemi tüm satırlar için gerçekleşir.    

    Ardından Yinelenenleri Kaldır penceresi açılır. Buradan yinelenmesini istemediğimiz sütunun başlığını seçeriz. Ad Soyad ve Unvan alanlarının benzeşmesine bakmaksızın, yalnızca il bazında mükerrer olan kayıtların kaldırması için yalnızca İl seçeneğini işaretleriz.  

      

    Açılan pencerede mükerrer değerlerin ve benzersiz değerlerin sayısı karşımıza gelir. Bu işlem sonucunda il bazında mükerrer değerler kaldırılmış olacaktır.    

  2. Bu işleme,  Geçerli seçimle devam et  ile işleme devam edilirse, yinelenenleri kaldır penceresinde  yalnızca il sütunu görünür ve bu şekilde işlem yapıldığında, sütunlar birbirlerinden bağımsız şekilde değerlendirilerek yalnız il sütunundaki yinelenen değerler kaldırılır ve verileriniz arasındaki veri bütünlüğünün bozulmasına neden olur. Ancak, eğer listenizdeki sütunların değerleri  birbirleriyle ilişkili değilse, yalnızca tek sütun seçerek  ilgili sütun üzerinden kaldırma işlemi yapabilirsiniz.