Düşeyarasız Yapamayanlara: Birden Çok Koşula Göre Düşeyara!

Düşeyara’yı sevmeyen var mı? Sonu gelmeyen listelerde Düşeyara fonksiyonuyla istediğimiz değerleri anında bulabildik. O zaman Excel’i kullanmaktan ne kadar da keyif alıyoruz! Peki, aynı anda birden çok koşula göre değer atama yapılması gereken durumlarda da Düşeyara’yı kullanabilir miyiz? Örneğin, tarihlere ve kişilere göre yapılan satışları bulmak istediğinizde? Cevap: Evet, kullanabiliriz!

Düşeyara, çalışma mantığı gereği tek bir hücreyi alarak belirtilen sütunda arama işlemi yapar. Aranacak tabloda sağa doğru arama yapabilir, solundaki değerleri bulamaz. Eğer Düşeyara tek bir hücreyi alarak arama yapıyorsa bizim çok kritere göre aramamızda Düşeyara’yı nasıl kullanacağız? Aslında bu işlemi Düşeyara’nın huyuna suyuna gitmek olarak adlandırabiliriz. Hadi konumuzu örneğimizle açıklığa kavuşturalım.

Elimizde ad, soyad ve unvanların olduğu bir listemiz mevcut. Bu listede yapılmak istenen ada göre unvanı getirmesi ancak burada bir problem var ki aynı adda çalışanlar mevcut. Bu listemiz için Düşeyara yapmaya karar verdik çünkü hepsine tek tek girmek oldukça manasız.

Düşeyara yapmaya karar verdik ancak bir problem var: Düşeyara tek bir hücreye göre arama yapabilir, bizim koşulumuz ise ad ve soyad olarak iki hücrede bulunuyor. Böyle bir durumda Düşeyara fonksiyonu yazmanın önüne bir adım ekleyerek fonksiyonumuza göre verilerimizi  düzenlemiş olacağız. Bu adımımız, koşullarımızı tek bir sütunda toplamak oluyor. Örneğimizde ad ve soyad değerlerini tek bir sütunda birleştireceğiz. Birleştirme işlemini; “&” işareti, Birleştir fonksiyonu ya da Metinbirleştir fonksiyonu ile yapabilirsiniz.

Bu işlem sonucunda listemiz Düşeyara kullanabileceğimiz duruma gelmiş oldu. Artık o bildiğimiz ve sevdiğimiz Düşeyara’yı yapmaya devam edebiliriz.

Excel’de elimizde bulunan her liste her zaman Düşeyara yapmamıza olanak vermiyor olabilir. Koşul sayısı dışında Düşeyara yapabilmemizi kısıtlayan bir durum söz konusu değilse Düşeyara kullanmak için koşullar tek bir sütunda toplanabilir. Biz de bu makalemizde Düşeyara kullanımına uygun olmayan listemizi nasıl uygun hale getirebileceğimiz üzerine konuştuk.

Bir sonraki makalemizde görüşmek dileğiyle,hoşçakalın.

İç İçe Eğerler Yazmak İçin Kahve Molanızı İptal Etmenize Gerek Yok; Gelin Düşeyara’yı Deneyin

Bu makalemizde Düşeyara ve İç içe Eğer ‘i çeşitli durumlar için karşılaştırarak bazı durumlarda hangisinin daha kullanışlı olacağını göreceğiz.

İK departmanının iş yerindeki çalışma sürelerine göre yıllık izin sayılarını yazmak istediği bir listede veya ürünler için kategorilerine göre gelecek komisyon miktarlarını eşleştirmek istediğinizde hangi yolu tercih edersiniz? Özellikle formül kullanmaya yeni başlayanlardansanız aklınıza ilk olarak İç içe Eğer fonksiyonu yazmak gelebilir. Peki bu tip durumlarda Düşeyara fonksiyonunu kullanmayı hiç düşündünüz mü?

Şimdi Düşeyara ve İç içe Eğer ‘i karşılaştırmaya başlayalım. İyi okumalar!

       Elimizde, satış kategorilerine göre komisyon miktarlarını   gösteren bir listemiz var. Burada, satış kategorilerine göre   komisyon miktarlarını iki fonksiyonu da kullanarak   bulacağız.

 

 

 

 

İki fonksiyonu karşılaştırırken ilk dikkat çeken kısım fonksiyonların uzunlukları olsa gerek. Bu kısa liste için 9 eğer fonksiyonunu iç içe yazmamız gerekir. İç içe eğer yazarken veri girişleri için ne kadar parantez, noktalı virgül, çift tırnak kullanmanız gerektiğini bir düşünün. Güzel bir kahve molanıza mâl olabilir. Öte yandan Düşeyara fonksiyonunu tek adımda kullanabiliriz.

Herhangi bir hücrede değişiklik yapıldığında Düşeyara fonksiyonu sorgulamada herhangi bir sıkıntı çekmeyecek, listeye yeni veri eklendiğinde aranılan verinin sonucunu vermeye devam edecektir. Ancak yazdığınız iç içe eğer fonksiyonuna veri girişini hücre isimlerini belirterek değil de, aşağıdaki örnekte yüzde değerlerinin formüle yazılmış olması gibi manuel girdiyseniz her değişen yüzdel bilgisini fonksiyonun içine tekrar yazmanız gerekecektir. Ayrıca manuel giriş yapmak basit harf hataların risklerini arttırabilir.

Ayrıca, listeye yeni bir satır eklendiğinde Eğer fonksiyonuna bu değerler otomatik olarak gelmez. Fonksiyona yeni değerleri sizin girmeniz gerekir. Düşeyara için, liste içine yeni bir satır eklediğinizde listeyi tekrar belirtmenize gerek yoktur. Liste içine eklendiği için o satırı da listenin bir parçası olarak görür ve aranılan verinin sonucunu getirmeye devam eder. Liste sonuna satır eklerseniz, Düşeyara’da seçimin dışında kaldığı için listenin devamı gibi algılayamaz. Bu sorunun çözümü için listeyi tabloya dönüştürüp dinamik hale getiririz. Yeni satırları hemen tablo bitiminden eklerseniz, dinamik tablo çalışma prensibi gereği satırları tablo alanı içine alır ve Düşeyara da arama sonuçlarında onları da gösterir.

Peki listeyi başka yere taşırsak ne olur? Listeyi farklı bir yere taşıdığımızda Düşeyara, çalışma mantığı gereği listenin bulunduğu yeni yerini fonksiyonda güncelleyecektir ve istediğiniz işlemi gerçekleştirmeye devam edecektir.

Şu ana kadar Düşeyara’nın İç İçe Eğer’den daha avantajlı olduğu durumları gördük. İç İçe Eğer’in de Düşeyara’ya göre tercih edilebileceği bir nokta elbette mevcuttur. Eğer’e karşı Düşeyara’nın dezavantajı Düşeyara’nın çalışma prensibi gereği aramaya başlanan sütunun sağındaki değerleri verip solundaki değerleri veremeyişidir. İç İçe Eğer ise istediğiniz hücreyi seçerek herhangi bir işlem yapmanıza olanak sağlar. Elbette sütunların yerlerini değiştirip Düşeyara kullanabilecek hale getirebilirsiniz. 😉 

Herhangi bir listede bir değer sorgulaması yapılıyorsa Düşeyara,
İç İçe Eğer’e göre oldukça pratik bir fonksiyondur. İç içe Eğer yazarken “Nerede kaldım ben?” gibi bir durumla karşılaşırken; Düşeyara fonksiyonunu yazarken dikkatinizin dağılmasından önce fonksiyonu çoktan yazmış ve uygulamış olursunuz.

Ve son bir bilgi daha, listedeki bir değeri, belirlenen aralıklara uymasına göre bir tanım vermek istersek Düşeyara’da aralık bak kısmına 1 yazarak bu işlemi gerçekleştirebiliriz. Bu konuyu anlattığımız bir sonraki makalemizde görüşünceye kadar hoşça kalın.