Office 365′in sunduğu Exchange Online hizmeti sayesinde kullanıcılara atanan mail kutuları ve bunların yönetimi sağlanmaktadır. Mail izleme, kurallar, güvenlik gibi mail kutuları ile ilgili birçok ayar Exchange Admin Center’dan yapılmaktadır.
IT çalışanlarının en çok kullandığı özelliklerden biri de full erişim yetkisidir. Full erişim yetkisi sayesinde yetki verilen mail kutusunda kullanıcılar tüm haklar ile erişim sağlayabilmektedir. Bu özellik çoğu zaman bir yöneticinin ekibindeki birinin mail kutusuna erişimek istediğinde ya da IT çalışanlarının bazı ayarları yapmaları için full Access (erişim) yetkisine sahip olması gereken durumlarda kullanılmaktadır. Bir kullanıcıya mail kutusu üzerinde full yetki verilmesi durumunda Outlook’unda otomatik yetkisi olduğu kullanıcının mail kutusu görünmektedir. Bu durum bir iki kişide çok sorun oluşturmaz iken full erişim hakkı olduğu kullanıcı sayısı arttığında sorun olmaya başlayacaktır. Full Access yetki verilmesi durumunda otomatik olarak Outlook’a mail kutusuna gelmesi işlemi Auto-Mapping olarak adlandırılmaktadır. Örneğin IT çalışanlarının 100 mail kutusu üzerinde full yetkili olması durumunda Outlook’larında 100 kullanıcının mail kutusu otomatik gelecektir. Bu gibi durumlarda Auto-Mapping özelliğinin kapatılması gerekmektedir. Bu işlem ise Powershell komutları ile gerçekleştirilir.
Bunu örnek üzerinden anlatmak gerekirse Ezgi kullanıcısına Ayşe mail kutusu üzerinde full erişim yetkisi verelim ve daha sonrasında Ezgi’nin Outlook’unda Ayşe’nin mail kutusu otomatik gelmemesi için Auto-Mapping özelliğini kapatalım.
Şekilde de görüldüğü üzere Ezgi’ye yetki vermek için Ayşe’nin mail kutusuna gelinir ve üzerine çift tıklanarak mail kutusuna ait ayarların olduğu pencere açılır. Burada sol panelde seçenekler yer almaktadır. Full Access (Erişim) yetkisi için “Mailbox Delegation” sekmesine gelinir ve + işareti ile Full Access başlığın altına ilgili kullanıcı eklenir. Bu örnekte Ezgi’ye yetki verileceği için Ezgi kullanıcı eklenecektir. Bu durumda Auto-Mapping özelliği varsayılanda açık olduğu için otomatik Outlook’unda Ayşe’nin mail kutusunu da gözlemleyecektir. Bunun için Full Access yetkisini verirken Auto-Mapping özelliğini de kapatmak isteniliyorsa Powershell komutu ile gerekli yetkiyi verilir.
Auto-Mapping özelliğinin kapatılması ve full erişim için kullanılacak komut aşağıdaki gibidir:
Add-MailboxPermission -Identity ‘ayse ak’ -User ‘Ezgi CAN’ -AccessRight FullAccess -Automapping $false
Bu komut aynı şekilde shared mailbox’larda da kullanılabilmektedir.
