GERİ
Office 365 Exchange Online Dynamic Distribution Group

Office 365 Exchange Online Dynamic Distribution Group

by Ezgi CAN, 9 Haziran 2017

Dynamic Distribution Group ile kullanıcıların özelliklerine göre grup üyelerinin belirlendiği grup tipidir. Örnek vermek gerekirse buradaki üyeler, kullanıcı hesaplarının eklenmesi yerine kullanıcıların sahip oldukları özelliklere göre filtrelenmesi ve grup üyesi olarak eklenmesi sağlanır. Mesela departmanı muhasebe olan kullanıcılar denildiğinde kullanıcıların özellikleri bölümündeki departman bilgisi muhasebe olarak girilen tüm kullanıcıları alacaktır. Böylelikle kullanıcıların hesap bilgilerine göre tek tek girilmesi yerine var olan özelliklerine göre üyelerin eklenmesi sağlanır. Adı da üstünde dinamik gruptur. Çünkü yeni bir kullanıcının eklenmesi sırasında burada belirtilen özellikte bir kullanıcı ise gruba otomatik olarak üye olacaktır. Aynı şey silinen kullanıcı için de geçerlidir.

“Dynamic Distribution Group”, Exchange Admin Center arayüzünde bulunan “Groups” başlığı altından oluşturulur. “+” işaretinin tıklanmasının ardından yeni dynamic distribution grubun oluşturulması için şekildeki arayüz kullanıcıları karşılamaktadır. Bu arayüzde “Dynamic Distribution Group”a ait display name, alias, açıklama veya owner bilgisi gibi veriler girilir.


Yeni Dynamic Distribution grubun oluşturulması sırasında “Members” başlığı yer almaktadır. Bu başlık ile grup üyelerinin hangi türdeki mailbox’ların olacağına ilişkin seçim yapılır. Burada “All receipent types” ile grup üyelerinin hepsinden mail alınabileceği, “Only the following receipent types” ile de resource mailbox’larından, Exchange kullanıcı mailbox’larından, external adrese sahip mail kullanıcılarından, external mail kontaktlarından, mail atabilen gruplardan herhangi biri ya da birkaç tanesinin seçilmesi ile grup üyelerinin mailbox türlerinden mail alınabilineceğine dair ayarlar yapılır. “Membership in this group will be determined by the rules you set up below” seçeneği ile de grup üyelerinin için kullanılacak kural belirlenir.


“Membership in this group will be determined by the rules you set up below” başlığında yer alan “Add a rule” butonu tıklandığı durumda filtreleme yapılacak özelliğin seçilmesi ve bu özelliğin alacağı değerin girilecektir. Örneğin “Company” özelliğinin seçilmesinin ardından, şirket bilgisinin ne olacağı verisi girilir. Böylelikle aslında grup üyelerinin kim olacapı da belirlenmiş olunur. Company bilgisi burada girilen veriye eşit olan tüm kullanıcılar grubun üyesi olacaktır.


Oluşturulan dynamic Grup ile detaylı konfigürasyon ayarları ilgili grubun üstüne çift tıklanarak ya da Exchange Admin Center’daki “Groups” başlığı altında yer alan kalem ikonu ile yapılabilinecektir. “general” başlığı altında gruba ait display name, alias, açıklama ve “Hide this group from address lists” başlıkları yer almaktadır. Bu değerlerin bazıları grubun oluşturulması sırasında girilir.


“Owner” başlığı altında grub sahipliği yetkisi verilecek kullanıcının seçilir. Burada “browse” seçeneği ile ilgili kullanıcı bilgisi değiştirilebilir.


“Membership” başlığı altından grubun oluşturulması sırasında grup üyelerine dair ayarların yapılır. Burada grup üyesi olabilecek mailbox’lar ve bu mailbox’ların sahip olması gereken özellik ya da özellikler belirlenir.


“Delivery management” arayüzünde ilgili grubun şirket içi ve şirket dışından mail alabileceğine dair ayar yapılır. Hatta sadece belirli kullanıcılardan mail alması sağlanabilir. “Only senders inside my organization” seçeneğinin seçilmesi ile ilgili grubun sadece şirket içerisinden mail alması sağlanır. “Senders inside and outside of my organization” bölümünde ise şirket içinden ve şirket dışı mail adreslerinden mail almasına izin verilir. “+” işaretine tıklanarak belirli kullanıcıların ya da mail hesaplarının belirlenmesi ile grubunun burada belirlenen mail hesaplarından mail alması sağlanabilir. Böylelikle kullanıcı bazlı kısıtlama yapılmış olunur.


“Message Approval” bölümü gruba atılan mailler için moderatorün belirlendiği arayüzdür. Buradaki moderatorün rolü gruba gelen maillerin burada belirlenen kullanıcı ya da kullanıcıların onayından geçtikten sonra grup üyelerine iletilmesinin sağlanmasıdır. Önce bu özelliğin etkinleştirilmesi için “Messages sent to this group have to be approved by a moderator”ün seçilmesi gerekir. Bu özelliğin aktif edilmesinden sonra “Groups moderators” başlığı altından moderator kullanıcıların seçimi yapılır. “Senders who don’t require message approval” başlığı altında seçilen kullanıcıların gruba mail atmaları durumunda herhangi onay mekanizmasına takılmadan direkt mail atmaları sağlanabilir. Böylelikle moderator onayından bazı kişilerin hariç tutulması da sağlanmış olunur.


“email options” seçeneğinde ise dynamic distribution grubunun mail atarken kullanacağı SMTP adresi yer alacaktır. Burada alt SMTP adresleri de oluştutulabilir. Böylelikle bu SMTP adreslerine gelen mailleri grup alacaktır ama bu SMTP adresinden mail atamayacaktır. Mail atacağı SMTP adresi için mail adresinin oluşturulması sırasında “Make this the reply address seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir.” Daha sonradan da mail atacağı SMTP adresinin değiştirilmesi söz konusudur.


“MailTip” bölümünde gruba mail atacak kullanıcılar için not amaçlı uyarı metninin girilir. Böylelikle gereksiz ya da gönderilmemesi gereken maillerinde bu uyarı ile kullanıcıları uyararak önüne geçilmiş olunacaktır. Buradaki arayüze maksimum 175 karakter metin girilebilir.


“group delegation” başlığı altında “Send As” ve “Send On Behalf” seçenekleri yer almaktadır. Bu iki seçenekteki temel amaç grup üzerinde delegasyon işleminin yapılmasıdır. “Send As” bölümünde belirli kullanıcılara bu gruba ait mail adresinden mail atma yetkisinin verilir. Böylelikle bu maili alan kullanıcılar bu gruptan mailin geldiğini göreceklerdir. Örneğin IK dynamic distribution grubuna ait mail adresi üzerinde “Send As” yetkisi “A” kullanıcısına verilmesi durumunda “A” kullanıcı IK mail adresinden mail atabilecek ancak maili alan kullanıcılar bunun IK mail adresinden geldiğini görebileceklerdir. “Send on Behalf” ise belirli kullanıcıların bu grup adına mail atmalarına izin verilmesidir. Ancak burada kimin bu grup adına mail attığı maili alan kişiler tarafından gözlemlenecektir.