Exchange Admin Center’daki “Groups” bölümünde mail atmakta kullanılacak olan grupların tanımlanması yapılır. Burada 3 çeşit grup vardır. Bunlar “Distribution group”, “Security group” ve “Dynamic distribution group”tur. Her grubun kendi özel yapabilirlikleri vardır. “Distribution group” mail atmakta kullanılırken “Security group” hem mail hem de hak atamasında kullanılmaktadır. “Dynamic Distribution Group” ise kullanıcıların özelliklerine göre grup üyelerini belirleyen grup çeşididir. Haliyle her grubun ortak buluştuğu özellikleri var iken farklı özelliklere de sahiptirler. Şekildeki arayüzde grupların oluşturulması, ayarları ile ilgili değişikliklerin yapılması, silinmesi, grupların özelliklerine göre export edilmesi gibi işlemler gerçekleştirilir.
Distribution Group ve Özellikleri
“Distribution Group” mail atmak için kullanılan gruptur. Bu gruba ait üyeler Office 365 yönetici tarafından belirlenmeli ve eklenmelidir. Exchange Admin Center’daki “Groups” başlığı altından oluşturulur. “+” işaretine tıklanarak grup çeşitlerinden “Distribution Group” seçeneği ile devam edildiğinde yeni grubun oluşturulma işlemi gerçekleştirilir. Yeni distribution group oluşturulurken girilmesi gereken bazı parametreler şekildeki gibidir. Grup ismi, alias bilgisi, email adresi, açıklama bölümü, owner bilgisi girilmelidir. Burada girilmesi gereken bölümler * ile gösterilmiştir.
Yeni distribution group’un oluşturulurken yukarıdaki verilerin girilmesi dışında şekildeki özelliklerde konfigüre edilebilmektedir. Burada “Members” başlığı altında grup üyelerinin belirlenirken, “Add group owners as a members” ile grup sahibinin de grup üyesi yapılacağına dair ayar yapılır. “+” işareti ile yeni üyelerin eklenmesi sağlanır. “Choose whether owner approval is required to join the group” bölümünde belirlenen gruba üye eklenmesi durumunda grup sahibinin onayından geçip geçmeyeceği ile ilgili ayar yapılır. “Open” seçeneğinin işaretlenmesi ile herhangi bir onay mekanizmasından geçmeden gruba kullanıcıların üye olabilmeleri sağlanırken, “Closed” seçeneği ile grup sahipleri tarafından grup üyelerinin eklenebileceği ve “Owner approval” seçeneği ile de üye olmak adına gelen tüm taleplerin grup sahipleri tarafından kabul ya da iptal edileceğine ilişkin konfigürasyonlar yapılır. “Choose whether the group is open to leave” ile de gruptan çıkmak isteyen grup üyelerine ilişkin ayarlar yapılır. “Open” seçeneği ile grup sahipleri tarafından herhangi onay mekanizması olmadan üyelerin ayrılabileceğine dair izin veilir. “Closed” seçeneği ile de üyeler sadece grup sahipleri tarafından ilgili gruptan çıkarılabilineceğine ilişkin ayar yapılır.
Oluşturulan distribution gruba dair detaylı ayarlar yapmak için ilgili gruba çift tıklanır ya da ilgili grubun üstüne gelinerek Exchange Admin Center’daki “Groups” başlığındaki kalem ikonuna tıklanmalıdır. Gerekli aksiyonun alınmasından sonra şekildeki arayüz kullanıcıyı karşılamaktadır. Burada sol bölümdeki başlıkların herbirinde çeşitli ayarlar yer almaktadır. “General” bölümünde distribution grubun oluşturulması sırasında girilen isim,alias ve email adres gibi bilgiler görülmektedir. İstenildiği takdirde bu bilgiler düzenlenebilir. “Hide this group from address lists” ise bu grubun adres listesinden gizlenmesidir. Böylelikle adres defterinde herhangi bir arama yapıldığı zaman bu email adresini göremeyeceklerdir.
“Ownership” başlığında distribution grubuna sahiplik yapacak hesap bilgisi girilmelidir. Varsayılanda grubu oluşturan kullanıcı grubun sahibidir. Sahibi demek, ilgili grup ile ilgili her türlü ayarı yapabilmektir.
“Membership” başlığında ise grup üyeleri belirlenir. Varsayılanda grup sahibi grup üyesi iken, yeni üyenin eklenme işlemi “+” işareti ile kullanıcıların seçilmesi ile gerçekleşir. “-” işareti ile kullanıcıların gruptan çıkarılmasına ilişkin konfigürasyon yapılır.
“membership approval” ile distribution grubun oluşturulması sırasında da anlatıldığı üzere gruba yeni üyenin eklenmesi ya da var olan üyenin gruptan çıkarılma işlemi onay mekanizması ile gerçekleştirilebilir ya da grup sahipleri tarafından bu işlemlerin gerçekleştirileceğine ilişkindir. Yeni oluşturulan distribution grup sırasında yapılan bu konfigürasyon sonradan değiştirilmek istenildiğinde şekildeki arayüzdeki seçenekler ile gerçekleştirilecektir.
“Delivery management” arayüzünde ilgili grubun şirket içi ve şirket dışından mail alabileceğine dair ayar yapılır. Hatta sadece belirli kullanıcılardan mail alması sağlanabilir. “Only senders inside my organization” seçeneğinin seçilmesi ile ilgili grubun sadece şirket içerisinden mail alması sağlanır. “Senders inside and outside of my organization” bölümünde ise şirket içinden ve şirket dışı mail adreslerinden mail almasına izin verilir. “+” işaretine tıklanarak belirli kullanıcıların ya da mail hesaplarının belirlenmesi ile grubunun burada belirlenen mail hesaplarından mail alması sağlanabilir. Böylelikle kullanıcı bazlı kısıtlama yapılmış olunur.
“Message Approval” bölümü gruba atılan mailler için moderatorün belirlendiği arayüzdür. Buradaki moderatorün rolü gruba gelen maillerin burada belirlenen kullanıcı ya da kullanıcıların onayından geçtikten sonra grup üyelerine iletilmesinin sağlanmasıdır. Önce bu özelliğin etkinleştirilmesi için “Messages sent to this group have to be approved by a moderator”ün seçilmesi gerekir. Bu özelliğin aktif edilmesinden sonra “Groups moderators” başlığı altından moderator kullanıcıların seçimi yapılır. “Senders who don’t require message approval” başlığı altında seçilen kullanıcıların gruba mail atmaları durumunda herhangi onay mekanizmasına takılmadan direkt mail atmaları sağlanabilir. Böylelikle moderator onayından bazı kişilerin hariç tutulması da sağlanmış olunur. Örneğin satış grubuna gelen mailler satış müdürünün onayından geçsin ancak kendi attıkları ve genel müdürlerin attıkları mailler onay mekanizamasından geçmeden direkt iletilsin gibi.
“email options” seçeneğinde ise distribution grubunun mail atarken kullanacağı SMTP adresi yer alacaktır. Burada alt SMTP adresleri de oluştutulabilir. Böylelikle bu SMTP adreslerine gelen mailleri grup alacaktır ama bu SMTP adresinden mail atamayacaktır. Mail atacağı SMTP adresi için mail adresinin oluşturulması sırasında “Make this the reply address seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir.” Daha sonradan da mail atacağı SMTP adresinin değiştirilmesi söz konusudur.
“MailTip” bölümünde gruba mail atacak kullanıcılar için not amaçlı uyarı metninin girilir. Böylelikle gereksiz ya da gönderilmemesi gereken maillerinde bu uyarı ile kullanıcıları uyararak önüne geçilmiş olunacaktır. Buradaki arayüze maksimum 175 karakter metin girilebilir.
“group delegation” başlığı altında “Send As” ve “Send On Behalf” seçenekleri yer almaktadır. Bu iki seçenekteki temel amaç grup üzerinde delegasyon işleminin yapılmasıdır. “Send As” bölümünde belirli kullanıcılara bu gruba ait mail adresinden mail atma yetkisinin verilir. Böylelikle bu maili alan kullanıcılar bu gruptan mailin geldiğini göreceklerdir. Örneğin IK distribution grubuna ait mail adresi üzerinde “Send As” yetkisi “A” kullanıcısına verilmesi durumunda “A” kullanıcı IK mail adresinden mail atabilecek ancak maili alan kullanıcılar bunun IK mail adresinden geldiğini görebileceklerdir. “Send on Behalf” ise belirli kullanıcıların bu grup adına mail atmalarına izin verilmesidir. Ancak burada kimin bu grup adına mail attığı maili alan kişiler tarafından gözlemlenecektir.
