Raporlama her firma için önemli süreçlerden biri olup, firmalarraporlarından aldıkları çıktılar sonucunda iyileştirme çalışmalar yapıp, alt yapısındaki süreçleri takip etmekedir. Office 365 teknolojisinde de raporlama servisi Office 365’in sunduğu servislere dair olup, yöneticiler tarafından gözlemlenmektedir. Bu sayede IT çalışanları sahip oldukları Offie 365 servislerine dair bilgi sahibi oldukları gibi kullanıcılarının bu servisleri ne kadar efektif kullandığını gözlemleyebilmektedir. Burada Office 365 servislerinden Exchange Online, Yammer Kurumsal, Skype For Business, OneDrive For Business, SharePoint Online, Microsoft Office ile ilgili raporlardan bazılarına eski admin portaldan erişirken yeni admin portaldan ilgili servislere ait kullanım raporları monitor edilebilir. Yeni admin portalındaki raporlar servislerin kullanımı ile ilgili detaylı bilgilerin yer aldığı görsellerde interaktif kullanıma da sahiptir. Office 365’deki raporlar 7, 30, 90, 180 gün olarak alınabilir ve dashboard’lardan da detaylara ulaşılabilir. Raporlarda kullanıcı bazlı detaylara da ulaşmak mümkündür. Örneğin bir kullanıcının ne kadar mail atıp aldığı gibi bilgiye ulaşılırken, Yammer Kurumsalda kaç postu okuduğu, beğendiği gibi servis bazlı kullanıcıların aktivitelerini de gözlemlemek mümkündür.

Şekilde de görüldüğü üzere Office 365 servislerine ait rapor başlıkları vardır:

Office 365 servislerinin kullanım oranlarını gösteren başlıklar ve detaylar aşağıdaki gibidir:

Email activity report: Email activity raporunda kullanıcılara atılan, alınan ve okunan mail detayları gözlemlenmektedir. Bu rapor sayesinde aktif mail kullanımına ait detay elde edilirken, mail hizmetini kullanmayan kullanıcılar da tespit edilebilir. Kullanıcı bazlı değerlere de erişilebilir. Ayrıca bu rapora ait görüntülenmek istenen sutün başlıkları arttırılabilir. Tüm raporlarda olduğu gibi bu raporda export edilebilir.

 

 

Office activations report: Office activations raporunda masaüstünde ya da mobil cihazlarında aktif Office subscriptionlara sahip kullanıcı bilgileri ve Office subscription aktif edilen, cihaz sayıları ve platformlarına ait bilgi edinebilir. Bu rapordaki değerler kullanıcı bazlı alınabilir ve export edilebilir. Ayrıca rapor sayesinde lisans aktif edilen ancak aktif olmayan değerlere de erişebilir.

SharePoint site usage report: Sharepoint online site’larından group ve team site’larına ait detaylara ve depolama alanlarının kullanım bilgisine SharePoint site usage raporunda erişebilir. Toplam site ve aktif site sayısına yine bu rapordan erişilebilir. Son aktif tarih bilgisine de erişmek mümkündür.

 

OneDrive for Business usage report: OneDrive For Business’da kullanıcı başına kullanılan dosya sayısı, son aktif kullanım tarihi ve kullanılan alana ait verilere erişmek için kullanılan raporlamadır. Şekilde de görüldüğü üzere Activity, Sites ve Storage parametrelerine göre grafiklerin görüntülenmesi sağlanır.

 

 

Skype for Business report: Skype For Business servisine ait gerek kullanıcıların toplantıda dakika olarak geçirdiği süreyi ve IM, call gibi peer to peer aktivitelerine ait detayların erişildiği rapordur. Bu rapor sayesinde kullanıcıların Skype For Business servislerini ne kadar aktif kullandığı bilgisine erişilebilir. Bu raporlar belirlenen zamana göre export edilebilir.

Yammer report: Yammer Kurumsal kullanımına ait kullanıcı bazlı ayarların gözlemlendiği rapordur. Kullanıcıların Yammer Kurumsal servisinde kaç post paylaştığı, okuduğu ve beğendiği bilgisine erişilir. Bu raporlar belirli periyotlarda export edilebilir.

 

Görüldüğü üzere Office 365 raporları sayesinde kullanıcılara sunulan servislerin kullanım bilgilerine erişilebilir ve çıkan sonuçlar doğrultusunda kullanmayan kullanıcılarda iyileştirmelere gidilebilir. Raporlar aynı zamanda CSV formatında export edilerek gerekli filtrelemeler de yapılabiir. Ilerleyen dönemlerde raporların aartması, Power Bı ile entegrasyonu ve public API’ler ile de programlamada kullanılması beklenmektedir.